Giải pháp hoàn thiện việc lập và luân chuyển chứng từ kế toán thanh toán hàng hóa xuất nhập khẩu tại các doanh nghiệp ở Thành phố HCM
Trang 1MỤC LỤC Mở đầu
CHƯƠNG 1 KHÁI LUẬN VỀ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN THANH TOÁN
HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI DOANH NGHIỆP 1
1.1 CHỨNG TỪ KẾ TOÁN: 1
1.1.1 Khái niệm về chứng từ kế toán: 1
1.1.2 Ý nghĩa và tính chất pháp lý của chứng từ kế toán: 2
1.1.3 Hệ thống chứng từ kế toán: 3
1.1.3.1 Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc: 3
1.1.3.2 Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn: 3
1.1.4 Nội dung của chứng từ kế toán: 4
1.1.4.1 Chứng từ thông thường: [ 7,7] 4
1.1.4.2 Chứng từ điện tử: [7,3] 4
1.1.5 Phân loại chứng từ kế toán: 4
1.1.5.1 Phân loại theo tính chất pháp lý của chứng từ: 4
1.1.5.2 Phân loại theo công dụng của chứng từ: 5
1.1.5.3 Phân loại theo trình tự lập chứng từ: 6
1.1.5.4 Phân loại theo địa điểm lập chứng tư:ø 6
1.1.5.5 Phân loại theo nội dung các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phản ảnh trong chứng từ: 6
1.1.5.6 Phân loại theo tính cấp bách của chứng từ: 7
1.1.5.7 Phân loại theo số lần sử dụng: 7
1.1.5.8 Phân loại theo phương tiện lập chứng từ: 7
1.1.6 Nguyên tắc lập chứng từ kế toán: 7
1.1.6.1 Nguyên tắc lập chứng từ kế toán: [7, 8] 7
Trang 21.1.6.2 Ký chứng từ kế toán: [7, 8] 9
1.1.7 Quản lý, kiểm tra và chỉnh lý chứng từ kế toán: 10
1.1.7.1 Quản lý chứng từ kế toán: [7, 9] 10
1.1.7.2 Kiểm tra chứng từ kế toán: 10
1.1.7.3 Chỉnh lý chứng từ kế toán: 11
1.1.8 Tổ chức luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán: 11
1.1.9 Bảo quản, lưu trữ và xử lý trong trường hợp chứng từ bị mất hoặc bị hủy hoại: 12
1.1.9.1 Bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán: 12
1.1.9.2 Xử lý trong trường hợp chứng từ kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại: 14 1.2 CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TRONG PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN QUỐC TẾ HÀNG HOÁ XUẤT- NHẬP KHẨU: 14
1.2.1 Đặc điểm, ý nghĩa và yêu cầu của chứng từ kế toán trong phương thức thanh toán quốc tế hàng hoá xuất- nhập khẩu: 14
1.2.2 Bộ chứng từ cơ bản trong thanh toán xuất nhập khẩu: [ 2, 248-280] 16 1.2.2.1 Bộ chứng từ cơ bản trong thanh toán cho hàng hóa nhập khẩu:.16 1.2.2.2 Bộ chứng từ cơ bản trong thanh toán cho hàng xuất khẩu: 21
1.2.3 Chứng từ kế toán trong các phương thức thanh toán xuất nhập khẩu: 22 1.2.3.1 Chứng từ kế toán trong phương thức chuyển tiền: 22
1.2.3.1.1 Bằng hình thức điện báo (T/ T: Telegraphic Transfer): 22
1.2.3.1.2 Hình thức thư chuyển tiền (M/T: Mail Transfer): 23
1.2.3.2 Chứng từ kế toán trong phương thức ghi sổ (Open Account) 23
Trang 31.2.3.2.1 Chứng từ kế toán trong phương thức thanh toán nhờ thu
(Collection Of Payment – Encaissement): 23 (1) Nhờ thu trơn, (Clean Collection): 24 (2) Nhờ thu kèm chứng từ (Documentary Collection): 24 1.2.3.2.2 Chứng từ kế toán trong phương thức thanh toán tín dụng
chứng từ (L/C:Documentary Credit – Le Credit Documentaire): 25 (1) Bộ hồ sơ, chứng từ đối với trường hợp nhập khẩu hàng hoá: 27 (2) Bộ hồ sơ, chứng từ đối với trường hợp xuất khẩu hàng hoá: 28 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VIỆC LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN THANH TOÁN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU (XNK) TẠI CÁC DOANH NGHIỆP Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 29 2.1 Sự phát triển và đặc điểm của các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu tại Thành phố Hồ Chí Minh 29 2.1.1 Sự phát triển: 29 2.1.2 Đặc điểm: 30 2.2 Thực trạng việc lập và luân chuyển chứng từ kế toán thanh toán hàng hóa Xuất Nhập Khẩu tại doanh nghiệp ở Thành phố Hồ Chí Minh .32 2.2.1 Công ty Cổ phần ngoại thương và phát triển đầu tư (FIDECO): 32 2.2.1.1 Chức năng và nhiệm vụ: 32 2.2.1.2 Thị trường xuất-nhập-khẩu: 33 2.2.1.3 Công tác lập và luân chuyển chứng từ kế toán xuất-nhập-khẩu hàng hóa: 34 2.2.1.3.1 Công tác lập chứng từ kế toán thanh toán hàng hóa xuất nhập khẩu: 34
A Khâu nhập khẩu hàng hóa: 34
Nhập khẩu trực tiếp: 34
Trang 4 Nhập khẩu ủy thác: 35
B Khâu xuất khẩu hàng hóa: 36
Xuất khẩu trực tiếp: 36
Ủy thác xuất khẩu: 38
Chiết khấu bộ chứng từ xuất khẩu: 39
2.2.1.3.2 Luân chuyển chứng từ kế toán: 39
2.2.1.3.3 Nhận xét về công tác lập và luân chuyển chứng từ xuất-nhập khẩu tại công ty FIDECO 40
2.2.2 Công ty TNHH Vinh Nam: 41
2.2.2.1 Chức năng và nhiệm vụ .41
2.2.2.2 Thị trường xuất-nhập-khẩu: 42
2.2.2.3 Công tác lập và luân chuyển chứng từ kế toán xuất-nhập khẩu hàng hóa .43
2.2.2.3.1 Công tác lập chứng từ kế toán thanh toán hàng hóa xuất nhập khẩu: 43 Nhập khẩu trực tiếp: 43
Chứng từ thanh toán tiền hàng nhập khẩu: 43
Hàng hóa nhập khẩu trả lại: 44
Tái nhập hàng hóa nhập khẩu trả lại: 44
2.2.2.3.2 Luân chuyển chứng từ kế toán: 44
2.2.2.3.3 Nhận xét về công tác lập và luân chuyển chứng từ xuất-nhập khẩu tại công ty 45
2.2.3 Công ty kinh doanh Thủy hải sản (A P T Co) 46
2.2.3.1 Chức năng và nhiệm vụ: 47
2.2.3.2 Thị trường xuất-nhập-khẩu: 47
Trang 52.2.3.3 Công tác lập và luân chuyển chứng từ kế toán xuất-nhập-khẩu
hàng hóa .48
2.2.3.3.1 Công tác lập chứng từ thanh toán hàng hóa xuất nhập khẩu 48 Xuất khẩu trực tiếp: 48
Ủy thác xuất khẩu: 48
Hàng xuất khẩu bị trả lại: 49
Tái xuất khẩu của hàng xuất khẩu bị trả lại: 50
2.2.3.3.2 Công tác luân chuyển chứng từ kế toán: 50
2.2.3.3.3 Nhận xét về công tác lập và luân chuyển chứng từ xuất-nhập khẩu tại công ty A P T Co 51
2.2.4 Công ty NIDEC COPAL (VIETNAM) CO, LTD .52
2.2.4.1 Chức năng và nhiệm vụ .52
2.2.4.2 Thị trường xuất-nhập-khẩu .52
2.2.4.3 Công tác lập và luân chuyển chứng từ kế toán xuất-nhập khẩu hàng hóa .52
2.2.4.3.1 Công tác lập chứng từ thanh toán hàng hóa xuất nhập khẩu 52 Xuất-Nhập khẩu trực tiếp: 52
Nhập khẩu hàng hoá trả lại: 53
Xuất khẩu hàng hóa bị trả lại: 53
2.2.4.3.2 Luân chuyển chứng từ kế toán: 54
2.2.4.3.3 Nhận xét về công tác lập và luân chuyển chứng từ xuất-nhập khẩu tại công ty 55
2.2.5 Công ty TNHH Thương mại ANAM 55
2.2.5.1 Chức năng và nhiệm vụ: 56
Trang 62.2.5.2 Thị trường xuất-nhập-khẩu .56
2.2.5.3 Công tác lập và luân chuyển chứng từ kế toán xuất-nhập-khẩu hàng hóa .56
2.2.5.3.1 Công tác lập chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa: 56
Nhập khẩu trực tiếp hàng hoá gởi kho ngoại quan: 56
2.2.5.3.2 Luân chuyển chứng từ kế toán: 57
2.2.5.3.3 Nhận xét về công tác lập và luân chuyển chứng từ xuất-nhập khẩu tại công ty 58
2.3 Đánh giá thực trạng việc lập và luân chuyển chứng từ kế toán thanh toán haØng hóa xuất-nhập khẩu taÏi các doanh nghiệp ở thành phố Hồ Chí Minh 58 2.3.1 Việc lập chứng từ kế toán: 58
2.3.1.1 Những ưu điểm: 58
2.3.1.2 Các mặt hạn chế cần hoàn thiện: 59
2.3.2 Việc luân chuyển chứng từ kế toán: 61
2.3.2.1 Ưu điểm: 61
2.3.2.2 Các mặt hạn chế cần hoàn thiện: 61
2.4 Kết luận chương 2: 62
CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VIỆC LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN THANH TOÁN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÁC DOANH NGHIỆP Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 64
3.1 Quan điểm và phương hướng hoàn thiện: 64
3.1.1 Quan điểm: 64
3.1.2 Phương hướng hoàn thiện: 65
Trang 73.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc lập và luân chuyển chứng từ kế toán thanh toán hàng hoá xuất nhập khẩu hiện nay tại các doanh nghiệp ở
thành phố Hồ Chí Minh .66
3.2.1 Đối với các doanh nghiệp: 66
Về hệ thống chứng từ: 66
Về cơ cấu chứng từ: 67
Về nội dung chứng từ: 71
Kiểm tra, chỉnh lý chứng từ: 93
Tổ chức luân chuyển chứng từ: 93
Đào tạo đội ngũ nhân viên kế toán đối với công tác lập và luân chuyển chứng từ xuất nhập khẩu hàng hoá: 95
Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc lập và luân chuyển chứng từ kế toán: 95
3.2.2 Đối với các cơ quan, ban ngành chức năng có liên quan: 96
Đối với Ngân hàng: 96
Đối với cơ quan Thuế: 97
Đối với cơ quan Hải quan: 98
Đối với Bộ tài chính: 99
3.2.3 Kết luận chương 3: 100
KẾT LUẬN
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
Trang 8CHƯƠNG 1 KHÁI LUẬN VỀ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN THANH TOÁN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI DOANH NGHIỆP
1.1 CHỨNG TỪ KẾ TOÁN:
1.1.1 Khái niệm về chứng từ kế toán:
Theo Điều 1 của Chế độ chứng từ ban hành kèm theo Quyết định số 186 ngày 14/3/1995 của Bộ Tài chính thì “Chứng từ kế toán là bằng chứng xác minh nội dung các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành” Theo Điều 4, Mục 7, Chương I “ Những qui định chung” của luật kế toán số 03/2003/QH11 đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 17 tháng 6 năm 2003: “ Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán”
Tuy nhiên, theo quan điểm của tôi, khái niệm nêu trên chưa được rõ ràng bởi vì bất kỳ một nghiệp vụ kinh tế tài chính của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh khi phát sinh đều được phản ảnh thông qua chứng từ kế toán Tùy theo cách phân loại mà khái niệm về chứng từ kế toán có khác nhau, có loại chứng từ kế toán phản ảnh cho một nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, đã hoàn thành và được dùng làm căn cứ để ghi sổ kế toán, cũng có loại chứng từ kế toán tuy có phát sinh nhưng chưa hoàn thành nên chưa thể làm cơ sở cho việc ghi sổ kế toán, chẳng hạn như chứng từ mệnh lệnh, hợp đồng kinh tế đã được ký kết mang tính nguyên tắc, L/C đã được mở nhưng trong quá trình thực hiện có sự tu chỉnh bổ sung…
Trang 9Do vậy ở đây cần phân biệt khái niệm của chứng từ kế toán và chứng từ kế toán làm căn cứ để ghi sổ kế toán Chúng tôi xin được nêu hai khái niệm về chứng từ kế toán như sau:
(1) Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ảnh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh chưa hoàn thành hoặc đã hoàn thành
(2) Chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ảnh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành
1.1.2 Ý nghĩa và tính chất pháp lý của chứng từ kế toán:
- Lập chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của toàn bộ công tác kế toán tại doanh nghiệp, nó là phương tiện để kế toán ghi nhận thông tin các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và thực sự đã hoàn thành theo thời gian và đặc điểm nhằm phản ảnh được thực tế khách quan của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó
- Là căn cứ để kế toán ghi sổ nhằm hệ thống hóa được thông tin và kiểm tra, giám sát được các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh
- Là căn cứ pháp lý của số liệu kế toán, giúp cho việc kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế, tái chính phát sinh
- Là cơ sở để xác định người chịu trách nhiệm vật chất có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi trong chứng từ, nó còn là cơ sở để kiểm tra ý thức chấp hành mệnh lệnh, chỉ thị của cấp dưới đối với cấp trên trong hoạt động sản xuất kinh doanh Ngoài ra, chứng từ còn là căn cứ để cơ quan pháp luật giải quyết các tranh chấp, khiếu tố, khiếu nại nếu có
- Kiểm tra chứng từ kế toán là phương pháp chủ yếu trong công tác thanh tra, kiểm tra kiểm soát, kiểm toán hoạt động kinh tế, tài chính ở các doanh nghiệp nhằm phát hiện những hành vi vi phạm pháp luật hoặc những hành vi phi kinh tế như tham ô, lãng phí,…
Trang 101.1.3 Hệ thống chứng từ kế toán:
Theo qui định về chế độ chứng từ kế toán ban hành kèm theo quyết định số 1141/TC-QĐ-CĐKT của Bộ trưởng Bộ Tài chính ký ngày 1 tháng 11 năm
1995 thì hệ thống chứng từ bao gồm 02 (hai) loại: Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn
1.1.3.1 Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc:
Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là hệ thống chứng từ phản ảnh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi Đối với loại chứng từ này Nhà nước tiêu chuẩn hóa về qui cách biểu mẫu, chỉ tiêu phản ảnh, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các đơn vị kế toán hoặc từng đơn vị kế toán cụ thể [ 14, Đ.3]
1.1.3.2 Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn:
Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ kế toán
do cơ quan nhà nước có thẩm quyền qui định Các đơn vị kinh tế, trên cơ sở đó, vận dụng vào từng trường hợp cụ thể cho thích hợp Ngoài các nội dung đã được qui định trên mẫu, đơn vị kinh tế có thể thêm, bớt một số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị nhưng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ [ 14, Đ.3]
Nội dung của hệ thống chứng từ kế toán bao gồm 5 (năm) chỉ tiêu:
(1) Chỉ tiêu lao động và tiền lương
(2) Chỉ tiêu hàng tồn kho
(3) Chỉ tiêu bán hàng
(4) Chỉ tiêu tiền mặt
(5) Chỉ tiêu tài sản cố định
Đối với hệ thống chứng từ kế toán mang tính đặc thù và chứng từ kế toán thuộc chỉ tiêu sản xuất do các Bộ, Ngành qui định, được phép thực hiện khi có sự chấp thuận bằng văn bản của Bộ Tài chính hoặc cơ quan được Bộ Tài chính ủy quyền
Trang 111.1.4 Nội dung của chứng từ kế toán:
1.1.4.1 Chứng từ thông thường: [ 7,7]
Để xác minh tính pháp lý của chứng từ kế toán và đảm bảo cho việc kiểm tra được nội dung thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phản ảnh trong các chứng từ, chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố chủ yếu sau:
(a) Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
(b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
(c) Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
(d) Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
(e) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
(f) Số lượng, đơn giá, số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; Tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để Thu, Chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
(g) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán
1.1.5 Phân loại chứng từ kế toán:
Chứng từ kế toán có thể được phân loại theo các tiêu thức sau:
1.1.5.1 Phân loại theo tính chất pháp lý của chứng từ:
- Chứng từ bắt buộc: Là những chứng từ dùng để phản ảnh thông tin hạch
toán ban đầu về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tác động đến tài sản
Trang 12của đơn vị Hệ thống chứng từ ban đầu mang tính pháp lý cao và đại bộ phận mẫu chứng từ ban đầu được nhà nước qui định nhằm đảm bảo tính pháp lý của chứng từ Thí dụ như Phiếu chi tiền mặt, phiếu thu tiền mặt, phiếu nhập kho hàng hóa…
- Chứng từ tự lập: Là những chứng từ do đơn vị kế toán thiết lập để xác
định thông tin về các nghiệp vụ nội sinh, liên quan đến việc phân bổ các loại chi phí, tính giá các đối tượng, xác định kết quả kinh doanh Các chứng từ này thường không được qui định mẫu thống nhất mà do các đơn vị tự thiết lập để ghi nhận thông tin về các nghiệp vụ phát sinh, làm cơ sở cho việc ghi sổ kế toán tại đơn vị Tuy nhiên, các chứng từ này vẫn cần phải có đầy đủ các yếu tố như chứng từ bắt buộc để có thể kiểm tra tính hợp lý của các chỉ tiêu số lượng, ngăn ngừa việc tính toán, ghi chép tùy tiện Thí dụ như bảng kê chi tiết chi phí phân bổ trong kỳ, bảng kê chi tiết chi phí sản xuất sản phẩm A…
1.1.5.2 Phân loại theo công dụng của chứng từ:
- Chứng từ mệnh lệnh: Là loại chứng từ dùng để truyền đạt những mệnh
lệnh, chỉ thị của người lãnh đạo hay người có thẩm quyền cho bộ phận cấp dưới thi hành như: Lệnh chi tiền, Lệnh xuất kho vật tư, Lệnh xuất kho hàng hóa…
Loại chứng từ này chỉ mới chứng minh nghiệp vụ kinh tế chứ chưa nói đến mức độ hoàn thành của nghiệp vụ nên chưa phải là căn cứ để ghi chép vào sổ kế toán
- Chứng từ chấp hành: Là những chứng từ chứng minh cho một nghiệp vụ
kinh tế nào đó đã thực sự hoàn thành như: Phiếu thu tiền mặt, Phiếu chi tiền mặt, Phiếu nhập- xuất kho vật tư, hàng hóa… Loại chứng từ này được dùng làm
cơ sở để ghi sổ kế toán
- Chứng từ làm thủ tục ghi sổ kế toán: Là những chứng từ dùng để phân
loại, tổng hợp số liệu của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cùng loại nhằm làm giảm bớt khối lượng công việc ghi sổ kế toán, tạo thuận lợi cho việc ghi sổ và đối chiếu các loại tài liệu
Trang 13Đây chỉ là những chứng từ trung gian, phải kèm theo chứng từ ban đầu mới có đầy đủ cơ sở pháp lý chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ, chẳng hạn như chứng từ ghi sổ, Giấy thanh toán tiền tạm ứng…
- Chứng từ liên hợp: Là loại chứng từ mang đặc điểm của hai (02) hoặc ba
(03) loại chứng từ nói trên Ví dụ: Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức, Bảng kê mua hàng và thanh toán chi phí…
1.1.5.3 Phân loại theo trình tự lập chứng từ:
- Chứng từ ban đầu: Là loại chứng từ được lập trực tiếp ngay khi nghiệp
vụ kinh tế phát sinh hay vừa hoàn thành Ví dụ: Phiếu thu tiền mặt, Phiếu chi tiền mặt, Hóa đơn bán hàng, Phiếu xuất-nhập kho vật tư, hàng hóa…
- Chứng từ tổng hợp: Là loại chứng từ dùng để tổng hợp số liệu của các
nghiệp vụ kinh tế cùng loại nhằm làm giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản trong ghi sổ kế toán như: Bảng tổng hợp chứng từ gốc, Bảng kê phân loại chứng từ gốc…
1.1.5.4 Phân loại theo địa điểm lập chứng tư:ø
- Chứng từ bên trong: Là chứng từ được lập tại đơn vị về các nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh có liên quan đến tài sản của đơn vị
- Chứng từ bên ngoài: Là chứng từ do các đơn vị và cá nhân bên ngoài
đơn vị lập về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính có liên quan đến tài sản của đơn
Trang 14- Chứng từ tiền lương…
1.1.5.6 Phân loại theo tính cấp bách của chứng từ:
- Chứng từ bình thường: Là những chứng từ phản ảnh chi phí thực tế phát
sinh trong phạm vị định mức
- Chứng từ báo động: Là những chứng từ phản ảnh chi phí thực tế phát
sinh ngoài định mức nhằm cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho việc quản lý chi phí
Cách phân loại này thường được sử dụng ở các doanh nghiệp tập hợp chi phí sản xuất-kinh doanh và tính giá thành sản phẩm theo phương pháp định mức
1.1.5.7 Phân loại theo số lần sử dụng:
- Chứng từ sử dụng một (01) lần: Là những chứng từ dùng để ghi nhận
thông tin về nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh chỉ tiến hành một lần, sau đó được chuyển để ghi vào sổ kế toán
- Chứng từ sử dụng nhiều lần: Là những chứng từ dùng để ghi nhận thông
tin của một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh nhiều lần theo trật tự thời gian phát sinh trong một thời kỳ ngắn, nhằm giảm bớt số lượng chứng từ và thủ tục chứng từ Ví dụ: Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức, thẻ kho, thẻ tài sản cố định…
1.1.5.8 Phân loại theo phương tiện lập chứng từ:
- Chứng từ viết tay;
- Chứng từ lập bằng máy tính;
- Chứng từ điện tử
1.1.6 Nguyên tắc lập chứng từ kế toán:
1.1.6.1 Nguyên tắc lập chứng từ kế toán: [7, 8]
- Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị, kế toán đều phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
Trang 15- Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung qui định trên mẫu Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có qui định mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải có đầy đủ các nội dung qui định đã nêu trên
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; Khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai và ghi “ Hủy”
- Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên theo qui định, Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau Chứng từ kế toán do đơn vị kế toán lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị thì liên gởi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vị phát hành hóa đơn
- Chứng từ kế toán phát sinh ở ngoài lãnh thổ Việt Nam ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt Bản dịch chứng từ ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài Các chứng từ ít phát sinh thì phải dịch toàn bộ chứng từ Các chứng từ phát sinh nhiều lần thì phải dịch các nội dung chủ yếu theo qui định của Bộ Tài chính
- Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán đó
- Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo qui định như chứng từ viết tay, phải được in ra giấy và lưu trữ theo qui định pháp luật:
+ Khi một chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch thì chứng từ điện tử sẽ có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính và
Trang 16khi đó chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu trữ để theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán
+ Một chứng từ điện tử đã thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính chuyển thành chứng từ bằng giấy thì chứng từ bằng giấy đó chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ kế toán, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán
+ Việc chuyển đổi chứng từ bằng giấy thành chứng từ điện tử hoặc ngược lại được thực hiện theo đúng qui định về lập, sử dụng, kiểm soát, xử lý, bảo quản, lưu giữ chứng từ điện tử và chứng từ bằng giấy [ 12,4]
1.1.6.2 Ký chứng từ kế toán: [7, 8]
- Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẳn Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký Luật pháp nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký
- Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên
- Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo qui định của pháp luật + Chữ ký điện tử là thông tin dưới dạng điện tử được gắn kèm một cách phù hợp với dữ liệu điện tử nhằm xác lập mối liên hệ giữa người gởi và nội dung của dữ liệu điện tử đó Chữ ký điện tử xác nhận người gởi đã chấp nhận và chịu trách nhiệm về nội dung thông tin trong chứng từ điện tử
+ Chữ ký điện tử phải được mã hóa bằng mật mã; được xác lập riêng cho từng cá nhân để xác định quyền và trách nhiệm của người lập và những người liên quan chịu trách nhiệm về tính an toàn và chính xác của chứng từ điện tử Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký tay trên chứng từ giấy
Trang 17+ Trường hợp thay đổi nhân viên kỹ thuật giải mã thì phải thay đổi lại ký hiệu mật mã, chữ ký điện tử, các khóa bảo mật và phải thông báo cho các bên liên quan đến giao dịch điện tử
+ Người được giao quản lý, sử dụng ký hiệu mật phải đảm bảo bí mật và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu để lộ gây thiệt hai tài sản của đơn vị và của các bên tham gia giao dịch [12,4]
1.1.7 Quản lý, kiểm tra và chỉnh lý chứng từ kế toán:
1.1.7.1 Quản lý chứng từ kế toán: [7, 9]
- Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo qui định của pháp luật
- Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán
- Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu
- Trường hợp đơn vị có dự án vay nợ, nhận viện trợ từ nước ngoài theo cam kết phải nộp bản chứng từ chính cho nhà tài trợ nước ngoài, cần phải sao chụp chứng từ Chứng từ sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận của người đại diện theo pháp luật của nhà tài trợ hoặc của đơn vị kế toán
1.1.7.2 Kiểm tra chứng từ kế toán:
Nội dung của việc kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:
- Tính rõ ràng, trung thực và đầy đủ các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ
- Tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
- Tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ
Trang 18- Kiểm tra việc chấp hành qui chế quản lý nội bộ của những người lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính [14, Đ.9]
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và con số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra và ghi sổ phải trả lại hoặc báo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại hay bổ sung thủ tục và điều chỉnh lại mới làm căn cứ ghi sổ
1.1.7.3 Chỉnh lý chứng từ kế toán:
Những thiếu sót của việc lập chứng từ kế toán phát hiện được khi kiểm tra phải được tiến hành chỉnh lý nhằm bảo đảm tính hợp lệ, tính đúng đắn của chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán
Chỉnh lý chứng từ kế toán là công việc chuẩn bị cho việc vào sổ kế toán Chỉnh lý chứng từ bao gồm: phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh, theo địa điểm phát sinh, ghi giá trên chứng từ (nếu có), bổ sung và chỉnh sửa các sai sót theo qui định của pháp luật
1.1.8 Tổ chức luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán:
Luân chuyển chứng từ là giao chứng từ lần lượt tới các bộ phận có liên quan để những bộ phận này nắm được tình hình số liệu ghi vào sổ kế toán
Tổ chức lưu chuyển chứng từ là việc xác định lộ trình cụ thể của từng loại chứng từ, chứng từ phải đi qua bộ phận nào, bộ phận nào có nghiệp vụ kiểm tra, xử lý và ghi sổ kế toán, bộ phận nào sẽ lưu trữ chứng từ Ví dụ: phòng kinh doanh lập hóa đơn bán hàng chuyển cho khách hàng liên 2, phòng kế toán liên 3 để thu tiền bán hàng hoặc khách hàng nợ lại tiền hàng; Phiếu xuất kho (PXK) hàng xuất bán, chuyển đến thủø kho để xuất hàng và ghi vào thẻ kho, cuối cùng PXK chuyển cho phòng kế toán (Kế toán hàng hóa) để ghi sổ kế toán, tính giá vốn hàng bán
Trang 19Tùy theo từng loại chúng từ, đơn vị cần lập trình tự luân chuyển chứng từ cho phù hợp, đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, không làm trở ngại cho công tác kế tóan
1.1.9 Bảo quản, lưu trữ và xử lý trong trường hợp chứng từ bị mất hoặc bị hủy hoại:
1.1.9.1 Bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán:
Vì là tài liệu gốc, có giá trị pháp lý nên sau khi dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán, chứng từ phải được bảo quản và lưu trữ cẩn thận Phải phân lọai và sắp xếp một cách có khoa học để khi cần đối chiếu, kiểm tra, dễ dàng tìm kiếm [12, 14-16]
Việc bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán nói chung và chứng từ kế toán nói riêng cần thực hiện theo các quy định sau:
- Chứng từ kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ Kho lưu trữ phải có đầy đủ thiết bị bảo quản và bảo đảm an toàn trong quá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật
- Tài liệu kế toán của đơn vị kế toán nào thì được lưu trữ tại kho đơn vị đó Đơn vị có thể thuê tổ chức “Dịch vụ lưu trữ” thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán
• Đối với tài liệu kế toán của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, chi nhánh và văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam, trong thời gian hoạt động tại Việt Nam theo giấy phép đầu tư hoặc giấy phép thành lập được cấp, phải được lưu trữ tại đơn vị kế toán trong lãnh thổ Việt Nam Khi doanh nghiệp trên kết thúc hoạt động tại Việt Nam thì tài liệu kế toán được lưu trữ tại nơi theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán
• Đối với các đơn vị giải thể, phá sản, thì toàn bộ tài liệu kế toán năm còn đang thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán có liên quan đến việc giải thể,
Trang 20phá sản, được lưu trữ tại nơi theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán
• Đối với đơn vị cổ phần hóa, chuyển đổi hình thức sỡ hữu, thì toàn bộ tài liệu kế toán bao gồm tài liệu của các kỳ kế toán năm còn đang thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến cổ phần hóa, chuyển đổi hình thức sở hữu được lưu trữ tại đơn vị kế toán là chủ sỡ hữu mới hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định cổ phần hóa, chuyển đổi hình thức sở hữu
• Đối với các đơn vị được chia, tách thành hai hay nhiều đơn vị mới thì tài liệu kế toán được lưu trữ tại đơn vị mới (nếu phân chia được); lưu trữ tại đơn vị kế toán bị chia, tách (nếu không phân chia được); hoặc lưu trữ tại nơi cơ quan có thẩm quyền quyết định chia, tách đơn vị Tài liệu kế toán có liên quan đến chia, tách thì lưu trữ tại các đơn vị mới được chia, tách
• Đối với các đơn vị được sát nhập từ hai hay nhiều đơn vị cũ, thì tài liệu kế toán năm còn đang hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến việc sát nhập phải được lưu trữ tại đơn vị sát nhập
• Tài liệu kế toán về an ninh, quốc phòng phải đưa vào lưu trữ theo quy định của pháp luật
- Chứng từ kế toán lưu trữ phải là bảøn chính Trường hợp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu hoặc vì yêu cầu cần giao bản chính cho bên đối tác là nhà tài trợ nước ngoài thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị hủy hoại phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận [12, 11-14]
- Thời hạn lưu trữ tài liệu, chứng từ kế toán kể cả chứng từ điện tử được thực hiện theo qui định tại điều 30 đến điều 33 Nghị định 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính Phủ nước CHXHCN Việt Nam
Trang 211.1.9.2 Xử lý trong trường hợp chứng từ kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại:
Mọi trường hợp mất chứng từ gốc đều phải báo cáo với thủ trưởng và kế toán trưởng đơn vị biết để có biện pháp xử lý kịp thời Riêng trường hợp mất hóa đơn bán hàng, biên lai, cheque trắng phải báo cáo cơ quan thuế, cơ quan công an địa phương số lượng hóa đơn bị mất, hoàn cảnh bị mất để có biện pháp xác minh, xử lý theo pháp luật Sớm có biện pháp thông báo và vô hiệu hóa chứng từ bị mất [ 7, 16] Chứng từ kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan như thiên tai, hỏa hoạn, đơn vị kế toán phải đến đơn vị mua hoặc đơn vị bán hàng hóa, dịch vụ và các đơn vị khác có liên quan để xin sao chụp chứng từ kế toán bị mất Trên chứng từ kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận của người đại diện theo pháp luật của đơn vị mua, đơn vị bán hoặc của đơn vị kế toán khác [12, 7 ]
1.2 CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TRONG PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
QUỐC TẾ HÀNG HOÁ XUẤT- NHẬP KHẨU:
1.2.1 Đặc điểm, ý nghĩa và yêu cầu của chứng từ kế toán trong
phương thức thanh toán quốc tế hàng hoá xuất- nhập khẩu:
(1) Đặc điểm của chứng từ kế toán thanh toán hàng hoá xuất- nhập khẩu: Trong các phương thức thanh toán xuất nhập khẩu, tất cả các bên liên hệ trong giao dịch thanh toán đều căn cứ trên chứng từ chứ không căn cứ vào hàng hóa, dịch vụ hoặc các công việc khác mà các chứng từ có thể liên quan đến
(2) Ý nghĩa, yêu cầu của việc lập và luân chuyển chứng từ kế toán thanh toán xuất- nhập khẩu hàng hoá:
Đối với doanh nghiệp, bộ chứng từ kế toán trong mọi phương thức thanh toán hàng hoá xuất- nhập khẩu bao gồm nhiều loại chứng từ khác nhau Việc lập và luân chuyển chứng từ kế toán thanh toán hàng hoá xuất nhập khẩu tại các doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng Do đó, chứng từ khi lập cần:
Trang 22+ Phải đúng qui định của nhà nước, của Luật Kế toán, Chuẩn mực kế toán, Luật Thương mại, thông lệ quốc tế…
+ Phải phù hợp với yêu cầu của khách hàng, của Ngân hàng để thu hoặc thanh toán tiền hàng xuất - nhập khẩu
+ Phải đúng qui định của Hải quan khi lập thủ tục hải quan cho lô hàng xuất-nhập khẩu
+ Phải đúng qui định của cơ quan Thuế khi hoàn thuế, quyết toán thuế + Phải phù hợp với qui định của cơ quan quản lý cấp trên
Vì vậy, các loại chứng từ cần phải được lập hoàn chỉnh, đúng qui định, không bị lỗi, không sai sót, phù hợp theo qui định nhà nước (Luật kế toán, chế độ chứng từ kế toán, Chuẩn mực kế toán-kiểm toán), thông lệ quốc tế và các cơ quan chức năng như Ngân hàng, Hải quan, Thuế, Kiểm toán, quản lý và Kiểm soát nội bộ doanh nghiệp
(3) yêu cầu về các chứng từ của cơ quan chức năng:
- Đối với Ngân hàng: Doanh nghiệp phải xuất trình đầy đủ các loại chứng từ qui định trong hợp đồng, nhất là qui định của Tín dụng chứng từ (L/C) khi yêu cầu thanh toán hoặc nhờ thu Các chứng từ kế toán chủ yếu khi xuất trình gồm:
+ Hoá đơn thương mại,
+ Vận đơn,
+ Tờ khai hải quan,
+ Hợp đồng kinh tế,
+ Giấy chứng nhận xuất xứ;
+ Lệnh chuyển tiền
Ngoài ra, có thể có những chứng từ khác do Ngân hàng yêu cầu hoặc do L/Của hoặc hợp đồng kinh tế qui định
- Đối với Hải quan: Gồm các loại chứng từ như
+ Hợp đồng kinh tế;
+ Hoá đơn thương mại;
Trang 23+ Giấy đăng ký xuất- nhập khẩu;
+ giấy phép xuất nhập khẩu (nếu mặt hàng xuất nhập khẩu buộc phải có giấy phép);
+ Vận đơn (Tuỳ từng trường hợp);
+ Phiếu đóng gói;
+ Giấy chứng nhận xuất xứ: Khi doanh nghiệp được miễn, giảm thuế xuất-nhập khẩu có điều kiện;
+ Giấy phép đầu tư & giấy chứng nhận/ quyết định về ưu đãi đầu tư (đối với trường hợp xuất nhập khẩu được hưởng ưu đãi về thuế);
+ Giấy giới thiệu…
- Đối với cơ quan Thuế:
+ Hoá đơn Giá trị gia tăng;
+ Hợp đồng kinh tế (Nếu có);
+ Chứng từ thanh toán tiền hàng xuất khẩu thông qua Ngân hàng;
+ Chứng từ, hoá đơn hợp pháp, hợp lệ theo qui định cơ quan Thuế
1.2.2 Bộ chứng từ cơ bản trong thanh toán xuất nhập khẩu: [ 2, 280]
248-1.2.2.1 Bộ chứng từ cơ bản trong thanh toán cho hàng hóa nhập khẩu:
(1) Hóa đơn thương mại (HĐTM: Commercial Invoice): Là chứng từ
cơ bản trong các chứng từ hàng hóa do người bán lập xuất trình cho người mua sau khi đã gởi hàng Đây là chứng từ mà người bán yêu cầu người mua trả tiền hàng theo tổng giá trị tiền đã được ghi trên hóa đơn Nếu bộ chứng từ có hối phiếu kèm theo, thông qua HĐTM, người trả tiền có thể kiểm tra lệnh đòi tiền trong nội dung của hối phiếu; Nếu không dùng hối phiếu để thanh toán, HĐTM sẽ thay thế cho hối phiếu làm cơ sở cho việc đòi tiền và trả tiền
Trang 24(2) Phiếu đóng gói (P/L: Packing list): Là chứng từ liệt kê những mặt
hàng, loại hàng được đóng gói trong một kiện hàng nhất định do người sản xuất hoặc người xuất khẩu lập khi đóng gói hàng, được dùng để kiểm, đếm hàng hóa trong mỗi kiện
Phiếu đóng gói được lập làm 03 (ba) bản: Một bản để trong kiện hàng dùng để đối chiếu hàng hóa thực tế với hàng hóa do người bán đã gởi; một bản được tập hợp cùng các phiếu đóng gói khác thành một bộ đầy đủ các phiếu đóng gói của lô hàng dùng để kiểm tra điển hình các kiện hàng; và một bản cũng được tập hợp thành bộ gởi kèm HĐTM để trình ngân hàng, làm cơ sở cho thanh toán tiền hàng
(3) Bảng kê chi tiết (Specification): Là chứng từ hàng hóa, trong đó
thống kê cụ thể tất cả các loại hàng và các mặt hàng của lô hàng trên HĐTM hoặc hợp đồng kinh tế nào đó Có hai (02) loại bảng kê chi tiết:
- Bảng kê chi tiết được lập khi ký kết hợp đồng Bảng này được xem như phụ lục hợp đồng và là một bộ phận của hợp đồng
- Bảng kê chi tiết được lập khi gởi hàng cho người mua Bảng kê này thực
ra là bảng tổng hợp của những phiếu đóng gói nhằm bổ sung và cụ thể hóa các chi tiết trên hóa đơn
(4) Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O: Certificate of Origin): Là chứng
từ do Phòng Thương mại của nước xuất khẩu cấp cho chủ hàng, xác nhận nơi sản xuất hoặc nguồn gốc xuất phát của hàng hóa, nếu hợp đồng hoặc L/C không đòi hỏi thì người xuất khẩu có thể tự cấp
C/O giúp Hải quan có căn cứ tính thuế quan trên cơ sở áp dụng biểu thuế
ưu đãi, thi hành chính sách khu vực…xác nhận với một mức độ nhất định về chất lượng hàng hóa nhất là thổ sản của một địa phương nhất định
C/O có nhiều loại:
- Form A: dùng cho các mặt hàng xuất khẩu sang các nước thuộc hệ thống GSP (Generalized system of preferences), ưu đãi thuế quan phổ cập
Trang 25- Form B: dùng cho tất cả các nước
- Form O: dùng xuất khẩu cà phê qua các nước thuộc hiệp hội cà phê thế giới như Mỹ, Thái Lan, Singapore…
- Form X: dùng cho xuất khẩu cà phê đi các nước khác ngoài hiệp hội
- Form T: dùng cho các mặt hàng dệt xuất khẩu sang thị trường chung Châu Âu (EEC)
(5) Hóa đơn lãnh sự (Consular Invoice): Là hóa đơn có sự chứng
nhận của Lãnh sự nước nhập khẩu đang công tác tại nước xuất khẩu một khu vực lân cận chứng thực về giá cả hàng hóa Tùy thuộc vào sự qui định của mỗi nước mà sự chứng nhận của Lãnh sự trên hóa đơn sẽ khác nhau Việc xuất trình hóa đơn lãnh sự cho cơ quan Hải quan nước nhập khẩu là bắt buộc đối với những nước mà thuế nhập khẩu được tính theo giá trị hàng
(6) Hóa đơn hải quan (Custom Invoice): Ở một số nước qui định, khi
nhập khẩu hàng hóa phải xuất trình hóa đơn hải quan cho cơ quan Hải quan nhằm thuận tiện cho việc thống kê hàng nhập khẩu, xác định nguồn gốc hàng hóa trên cơ sở đó thay thế C/O, ngăn chận việc bán phá giá, xác định chính xác giá của hàng hóa nhằm ngăn chận thương nhân khai giá giả để trốn thuế
(7) Bảo hiểm đơn (Insurance Policy): Là chứng từ do công ty bảo
hiểm cấp cho người được bảo hiểm, dùng để khiếu nại và đòi bồi thường cơ quan bảo hiểm khi có rủi ro xảy ra cho số hàng đã được mua bảo hiểm theo nội dung
của đơn bảo hiểm
(8) Giấy chứng nhận số lượng (C/Q: Certificate of Quantity): Là
chứng từ xác định số lượng hàng hóa mà người bán giao cho người mua Giấy này có thể do cục kiểm nghiệm phẩm chất hàng hóa xuất nhập khẩu hoặc công
ty giám định hoặc đơn vị xuất khẩu lập Ở Việt Nam do công ty Vinacontrol cấp Giấy này thường được dùng trong trường hợp đối tượng mua bán là hàng hóa,
điều cần biết là số lượng hơn là trọng lượng
Trang 26(9) Giấy chứng nhận trọng lượng (Certificate of Weight): Là chứng
từ xác nhận khối lượng hàng hóa do Cục kiểm nghiệm hàng hóa xuất nhập khẩu hoặc cơ quan Hải quan hoặc công ty giám định cấp Việt Nam do công ty Vinacontrol cấp Đây là cơ sở để người mua đối chiếu giữa hàng mà người bán
đã gởi với hàng thực nhận về khối lượng của từng mặt hàng cụ thể
(10) Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of Quality): Là chứng
từ xác nhận chất lượng hàng hóa có thể do người sản xuất hoặc cơ quan chuyên môn như Cục kiểm nghiệm hàng hóa xuất nhập khẩu hoặc công ty giám định cấp tùy theo nội dung trong hợp đồng mua bán ngoại thương nhằm chứng minh sự phù hợp giữa chất lượng của hàng hóa với qui định của hợp đồng Việt Nam thường do Trung tâm Đo lường Chất lượng Tiêu chuẩn 3 hoặc Vinacontrol Riêng đối với hàng Thủy hải sản sẽ do cơ quan National Fisheries Quanlity Assurance & Veterinary Directorate Branch 4 “Nafiquaved” cấp kể cả giấy
chứng nhận vệ sinh (Health Cert: Certificate of Health)
(11) Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certifiacte/ Health Cert): là
chứng từ xác định tình trạng không độc hại của hàng hóa đối với người tiêu dùng
do cục kiểm nghiệm hàng hóa xuất nhập khẩu cấp
(12) Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật(Phytosanitory Certificate):
Là chứng từ do cơ quan bảo vệ và kiểm dịch thực vật cấp cho chủ hàng để xác nhận hàng hóa là thực vật hoặc sản phẩm thực vật là không có nấm độc, sâu bọ, cỏ dại…có thể gây bệnh cho cây cối ở nơi đường đi của hàng hóa, ở nơi đến nhằm định rõ phẩm chất của hàng hóa là hoàn toàn phù hợp với hợp đồng và bổ sung giấy tờ để làm thủ tục xuất nhập khẩu Tại Thành phố Hồ Chí Minh do
Phòng Kiểm dịch thực vật thuộc Bộ Nông nghiệp cấp
(13) Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (Veterinary Certificate):
Là chứng từ do cơ quan thú ý cấp cho chủ hàng để chứng nhận hàng hóa là không có vi trùng gây dịch bệnh cho cây-con giống hoặc chứng nhận động vất
Trang 27hàng hóa đã được tiêm chủng để phòng dịch bệnh nhằm định rõ phẩm chất của hàng hóa là hoàn toàn phù hợp với hợp đồng và bổ sung giấy tờ để làm thủ tục
xuất nhập khẩu
(14) Tờ khai hải quan (Custom Declaration): Là chứng từ trong đó
chủ hàng khai báo chi tiết về hàng hóa xuất- nhập khẩu để cơ quan Hải quan
kiểm tra khi hàng hóa đi ngang qua biên giới quốc gia
Khi làm thủ tục hải quan, chủ hàng phải đính kèm với tờ khai các giấy tờ cần thiết như: giấy phép xuất nhập khẩu, HĐTM, bản kê chi tiết, phiếu đóng gói, các loại giấy chứng nhận có liên quan, được qui định của quốc gia xuất- nhập khẩu hoặc hợp đồng thương mại ngoại thương
(15) Vận đơn đường biển (B/L: Bill of Lading): Là chứng từ chuyên
chở hàng hóa trên biển do người vận tải cấp cho người gởi hàng nhằm xác định quan hệ pháp lý giữa người vận tải với chủ hàng Đây là biên lai của người vận tải xác nhận là đã nhận hàng để chuyên chở, thực hiện hợp đồng vận chuyển B/L là chứng từ xác nhận quyền sở hữu đối với những hàng hóa ghi trong hóa đơn, cho phép người nắm giữ bản gốc của vận đơn nhận hàng háo khi tàu cập
bến, có quyền bán hoặc chuyển nhượng hàng hóa ghi trên vận đơn
B/L có tác dụng làm căn cứ để khai Hải quan; làm thủ tục xuất hoặc nhập khẩu; làm chứng từ kèm theo HĐTM trong bộ chứng từ mà người bán gởi cho người mua hoặc ngân hàng để thanh toán tiền hàng; làm chứng từ để cầm cố, mua bán, chuyển nhượng hàng hóa; làm căn cứ xác định lượng hàng đã gởi đi, dựa vào đó theo dõi việc thực hiện hợp đồng
Nội dung của B/L sẽ khác nhau do loại B/L được sử dụng khác nhau như B/L đích danh (Straight B/L: Ghi rõ tên người nhận hàng), B/L theo lệnh (To Order B/L: Hàng hóa được giao theo lệnh người gởi hàng hoặc theo lệnh người nhận hàng), B/L xuất trình (To Bearer B/L: Không ghi tên người nhận hàng, hàng hóa sẽ giao cho người xuất trình B/L) Việc sử dụng loại vận đơn nào là căn cứ vào cách chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa trên vận đơn B/L về
Trang 28danh nghĩa do người vận tải cấp nhưng trong thực tế người gởi hàng lập theo mẫu B/L do hãng tàu cấp Thuyền trưởng căn cứ vào biên lai nhận hàng của thuyền phó (Shipmaster’s Receipt) để ký vào B/L và phê chú nếu thấy cần
B/L là chứng từ quan trọng nhất vì nó xác nhận quyền sở hữu hàng hóa và được dùng làm chứng từ chủ yếu để nhận hàng ở nơi đến Tùy theo phương thức vận tải mà có các chứng từ vận tải như: vận tải đường biển (B/L), Vận đơn đa phương thức (Combined Transport Document), Vận đơn theo hợp đồng thuê tàu (Charter Party Bill of Lading), Vận đơn hàng không (AWB: Air Way Bill)…
Bộ chứng từ nhập khẩu chủ yếu do bên bán, nhà xuất khẩu lập và giao cho bên mua, nhà nhập khẩu để làm thủ tục nhận hàng và thanh toán tiền hàng
1.2.2.2 Bộ chứng từ cơ bản trong thanh toán cho hàng xuất khẩu:
Về cơ bản, bộ chứng từ thanh toán cho hàng xuất khẩu giống như bộ chứng từ thanh toán cho hàng nhập khẩu Ngoài ra còn có các chứng từ sau:
(1) Hối phiếu (Draft/ Bill of Exchange): Là một mệnh lệnh đòi tiền
vô điều kiện do người xuất khẩu, người bán, người cung ứng dịch vụ…ký phát đòi tiền người nhập khẩu, người mua, người nhận cung ứng…và yêu cầu người này phải trả một số tiền nhất định, tại một thời điểm nhất định, trong một thời gian xác định cho người hưởng lợi qui định trong mệnh lệnh ấy Nếu hối phiếu không kèm chứng từ thương mại gọi là hối phiếu trơn và nếu có kèm chứng từ thì gọi là hối phiếu kèm chứng từ Hối phiếu có giá trị pháp lý là hối phiếu được lập với đầy đủ nội dung qui định trên hối phiếu Ngoài ra, hối phiếu được dùng trong phương thức L/Cø thì có thêm các yếu tố về HĐTM, thư tín dụng…
Trong quan hệ mậu dịch quốc tế, hối phiếu chính là công cụ, phương tiện cho nhà xuất khẩu đòi tiền nhà nhập khẩu
(18) Biên nhận nhận hàng (Shipmaster’s receipt): Là biên nhận hoặc
biên lai chứng nhận hàng hóa đã được đưa lên tàu đúng theo P/L do thuyền phó ký, làm cơ sở để thuyền trưởng ký B/L hoặc phê chú nếu thấy cần
Trang 29(19) Beneficiary’s Certificate (Ben’s Cert): là các giấy chứng nhận do
người thụ hưởng, nhà xuất khẩu lập theo thoả thuận trong nội dung hợp đồng hoặc L/C
1.2.3 Chứng từ kế toán trong các phương thức thanh toán xuất nhập khẩu:
1.2.3.1 Chứng từ kế toán trong phương thức chuyển tiền:
1.2.3.1.1 Bằng hình thức điện báo (T/ T: Telegraphic Transfer):
T/T có nghĩa là ngân hàng thực hiện việc chuyển tiền bằng cách điện ra lệnh cho Ngân hàng đại lý ở nước ngòai trả tiền cho người nhận
Chứng từ kế toán trong phương thức T/T gồm:
- Hợp đồng kinh tế ngoại thương (Commercial Contract/HĐKT): Trong đó điều khoản thanh toán được ghi rõ là thanh toán theo phương thức chuyển tiền bằng điện
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Do người bán phát hành cho người mua
- Tờ khai Hải quan cho lô hàng nhập khẩu (Custom Declaration)
- Vận đơn đường biển hoặc đường hàng không… (B/L/ Air way Bill )
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
- Phiếu đóng gói (Packing List)
- Các giấy chứng nhận khác theo nội dung qui định trong hợp đồng
Ngoài ra, căn cứ vào hình thức thanh toán trước hoặc sau khi nhận hàng được qui định trong hợp đồng mà bộ chứng từ thanh toán có thể đầy đủ hoặc không như đã nêu trên khi Ngân hàng thanh toán chuyển tiền
Nhận xét: Hình thức này có lợi cho nhà xuất khẩu vì nhận tiền nhanh nhưng không có lợi cho nhà nhập khẩu vì phí chuyển tiền cao
Trang 301.2.3.1.2 Hình thức thư chuyển tiền (M/T: Mail Transfer):
Theo hình thức M/T, ngân hàng thực hiện việc chuyển tiền bằng cách gởi thư ra lệnh cho ngân hàng đại lý ở nước ngoài trả tiền cho người nhận
Bộ chứng từ thanh toán theo hình thức chuyển tiền bằng thư về cơ bản giống như hình thức chuyển tiền bằng điện
1.2.3.2 Chứng từ kế toán trong phương thức ghi sổ (Open
Account)
Đây là phương thức thanh toán mà trong đó nhà xuất khẩu khi xuất khẩu hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ thì ghi nợ cho bên nhập khẩu vào một cuốn sổ (tài khoản) riêng của mình và việc thanh toán các khoản nợ này được thực hiện trong kỳ nhất định như hàng tháng, quý Thông thường, phương thức này chỉ áp dụng trong thanh toán giữa hai đơn vị quan hệ thường xuyên và tin cậy lẫn nhau
vì nhà xuất khẩu đã thực hiện một “ Tín dụng thương mại”
Bộ chứng từ kế toán thanh toán theo phương thức ghi sổ được cụ thể bằng phương thức nhờ thu hoặc phương thức tín dụng chứng từ như dưới đây:
1.2.3.2.1 Chứng từ kế toán trong phương thức thanh toán nhờ thu (Collection Of Payment – Encaissement):
Phương thức thanh toán nhờ thu được thực hiện thống nhất theo “ qui tắc thống nhất về nghiệp vụ nhờ thu” do phòng Thương mại quốc tế (ICC) ban hành
số xuất bản 522- năm 1995 có hiệu lực kể từ ngày1/1/1996
Chứng từ theo phương thức nhờ thu là các chứng từ qui định thực hiện theo đúng chỉ thị thì chứng từ đó mới được thanh toán hoặc được chấp nhận
Bộ chứng từ thanh toán theo phương thức nhờ thu gồm:
- Về chứng từ tài chính (Financial Documents): Hối phiếu, Lệnh phiếu, Cheque…
- Về chứng từ thương mại (Comercial Documents): Hóa đơn thương mại, chứng từ hàng hóa (Packing List, Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng, phẩm
Trang 31chất, kiểm nghiệm, bảng kê chi tiết), B/L, chứng từ bảo hiểm, và các chứng từ khác
- Hối phiếu hoặc Cheque đòi tiền
- Thư ủy nhiệm của ngân hàng kèm hối phiếu gởi ngân hàng đại lý tại nước nhập khẩu để nhờ thu hộ
(1) Nhờ thu trơn, (Clean Collection):
Là phương thức thanh toán mà trong đó nhà xuất khẩu sau khi giao hàng cho nhà nhập khẩu, chỉ ký phát tờ hối phiếu hoặc nhờ thu tờ Cheque để đòi tiền nhà nhập khẩu và yêu cầu ngân hàng thu số tiền ghi trên hối phiếu hoặc cheque đó và không kèm theo một điều kiện nào khác cho việc trả tiền
Bộ chứng từ kế toán gồm:
- Hợp đồng kinh tế ngoại thương;
- Bộ chứng từ hàng hóa gởi thẳng cho nhà nhập khẩu để nhận hàng, không gởi cho ngân hàng;
- Bộ chứng từ trong thanh toán nhờ thu (Gồm các chứng từ của bộ chứng từ kế tóan cơ bản đã nêu ở phần 1 2 - mục 1 2 2)
- Hối phiếu hoặc Cheque đòi tiền
- Thư ủy nhiệm của ngân hàng kèm hối phiếu gởi ngân hàng đại lý tại nước nhập khẩu để nhờ thu hộ tiền
Nhận xét: Phương thức thanh toán này không đảm bảo quyền lợi cho nhà xuất khẩu, ngân hàng chỉ đóng vai trò trung gian đơn thuần Ngân hàng không chịu trách nhiệm nếu bên nhập khẩu không thanh toán Ngân hàng thu phí cho cả trường hợp thu hoặc không thu được tiền của bên nhập khẩu
(2) Nhờ thu kèm chứng từ (Documentary Collection):
là phương thức thanh toán mà trong đó nhà xuất khẩu nhờ ngân hàng thu hộ tiền từ nhà nhập khẩu căn cứ vào hối phiếu và bộ chứng từ hàng hóa gởi kèm hối phiếu với điều kiện là nhà nhập khẩu đồng ý trả tiền hoặc chấp nhận hối phiếu
thì ngân hàng mới giao bộ chứng từ hàng hóa cho nhà nhập khẩu để nhận hàng
Trang 32- Nếu là nhờ thu trả tiền ngay (D/P: Documents against payment): nhà nhập khẩu phải trả tiền thanh toán ngay thì ngân hàng mới giao bộ chứng từ gốc để nhận hàng
- Nếu là nhờ thu chấp nhận trả tiền theo chứng từ (D/A: Documents against Acceptance): nhà nhập khẩu chỉ cần ký chấp nhận lên hối phiếu thì ngân hàng sẽ giao bộ chứng từ gốc
Nhận xét: Sử dụng phương thức này, quyền lợi của nhà xuất khẩu có đảm bảo hơn, không bị mất hàng nếu nhà nhập khẩu không thanh toán Trách nhiệm của ngân hàng được nâng cao hơn nhưng tốc độ thanh toán vẫn chậm, rủi ro cho bên xuất khẩu vẫn lớn
1.2.3.2.2 Chứng từ kế toán trong phương thức thanh toán tín dụng chứng từ (L/C:Documentary Credit – Le Credit
Documentaire):
Đây là một trong các phương thức thanh toán rất phổ biến Nội dung của phương thức được thực hiện theo bản “qui tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ” (UCP: Uniform Customs and practice for documentary credit) do phòng thương mại quốc tế (ICC) ban hành Hiện nay văn bản mới nhất đang được thực hiện là ICC-UCP-No500 có giá trị hiệu lực kể từ ngày 01/01/1994
L/C là một văn kiện của Ngân hàng (NH) được lập ra theo yêu cầu của nhà nhập khẩu (người xin mở L/C) nhằm cam kết trả tiền cho nhà xuất khẩu (người hưởng lợi) một số tiền nhất định, trong một thời gian nhất định với điều kiện người này thực hiện đúng và đầy đủ những điều khoản qui định trong L/C đó
Ưu điểm của L/C:
NH là người trung gian Thu - chi hộ tiền, là người đại diện bên nhập khẩu thanh toán tiền hàng cho bên xuất khẩu, đảm bảo cho bên xuất khẩu thu được tiền tương ứng với hàng hóa mà họ đã cung ứng và đảm bảo cho bên nhập khẩu nhận được hàng tương ứng với số tiền mà họ phải thanh toán
Trang 33Về các bên có liên quan trong L/C:
- Người xin mở L/C (Applicant for the Credit): Thông thường là người mua, nhà nhập khẩu
- Người hưởng lợi (Beneficiary): Là nhà xuất khẩu hàng hóa, người bán
- NH mở L/C/ NH phát hành (The issuing bank): Là NH phục vụ nhà nhập khẩu, cung cấp tín dụng cho nhà nhập khẩu
- NH thông báo L/C (The advising bank): Là NH phục vụ cho nhà xuất khẩu, thông báo cho người bán biết là L/C đã được mở NH này thường ở nước của người xuất khẩu
Ngoài ra còn có các NH khác tham gia trong phương thức thanh toán này:
- NH xác nhận (The cofirming bank): là NH xác nhận trách nhiệm của mình sẽ cùng NH mở L/C đảm bảo việc trả tiền cho nhà xuất khẩu trong trường hợp NH mở L/C không đủ khả năng thanh toán NH này có thể là NH thông báo L/C hoặc là một NH khác do nhà xuất khẩu yêu cầu Thường là NH lớn có uy tín trên thị trường tín dụng và tài chính quốc tế
- NH thanh toán (The paying bank): Có thể là NH mở L/C hoặc NH khác được NH mở L/C chỉ định thay mình thanh toán cho nhà xuất khẩu hoặc chiết khấu hối phiếu
- NH thương lượng (The negotiating bank): là NH đứng ra thương lượng bộ chứng từ và thường cũng là NH thông báo L/C
- NH chuyển nhượng (Transfering bank), NH chỉ định (Nominated bank),
NH hoàn trả (Reimbursing bank), NH đòi tiền (Claiming bank), NH chấp nhận (Accepting bank), NH chuyển chứng từ (Remitting bank) được giao trách nhiệm cụ thể trong L/C
L/C được lập có nội dung gần như giống đơn xin mở L/C
Trong thanh toán quốc tế hiện nay đang áp dụng phổ biến một số loại L/C chủ yếu như sau:
- Thư tín dụng trả tiền ngay (L/C At Sight);
Trang 34- Thư tín dụng có thể hủy ngang (Revocable L/C);
- Thư tín dụng không thể hủy ngang (Irrevocable L/C);
- Thư tín dụng không thể hủy bỏ có xác nhận (Confirmed
Irrevocable L/C);
- Thư tín dụng tuần hoàn (Revolving L/C);
- Thư tín dụng chuyển nhượng (Transferred L/C);
- Thư tín dụng giáp lưng (Back to back L/C);
- V V…
(1) Bộ hồ sơ, chứng từ đối với trường hợp nhập khẩu hàng hoá:
- HĐ mua bán ngoại thương hoặc đơn chào hàng
- Đơn xin mở L/C gởi NH phục vụ mình yêu cầu mở L/C cho nhà xuất khẩu, người bán Đơn xin mở L/C được lập tối thiểu là 02 (hai) bản, NH sau khi đóng dấu, ký xác nhận sẽ giữ lại một bản và trả lại đơn vị nhập khẩu một bản
- Một số chứng từ gởi kèm theo đơn xin mở L/C:
+ Giấy đăng ký kinh doanh;
+ Giấy phép nhập khẩu hoặc quota nhập nếu là mặt hàng bắt buộc phải có giấy phép hoặc quota nhập khẩu;
+ Hợp đồng thương mại;
+ Phương án kinh doanh;
+ Báo cáo tài chính
Ngoài những chứng từ này, NH còn có thể yêu cầu nhà nhập khẩu cung cấp những chứng từ khác có liên quan đến việc mở L/C theo qui định của NH
- L/C do NH lập gởi cho nhà xuất khẩu thông qua NH thông báo tại nước xuất khẩu L/C có thể được gởi bằng được hàng không bưu chính hoặc bằng điện tín (Telex) hoặc bằng hệ thống SWIFT (Society for World-wide Interbank and Financial Telecommunication – Hiệp hội viễn thông liên Ngân hàng và các tổ chức tài chính quốc tế)
Trang 35(2) Bộ hồ sơ, chứng từ đối với trường hợp xuất khẩu hàng hoá:
Các chứng từ mà nhà xuất khẩu xuất trình cần được nêu rõ ràng, cụ thể và chặt chẽ như trong hợp đồng hoặc L/C các yêu cầu này xuất phát từ đặc điểm của hàng hóa, phương thực vận tải, công tác thanh toán và tín dụng, của tính chất hợp đồng và các nguồn pháp lý có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng đó
Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hoặc loại L/C nhà nhập khẩu đã mở, đã thông báo và được nhà xuất khẩu chấp nhận, trong đó có qui định những loại chứng từ do bên nhập khẩu yêu cầu mới được thanh toán, như:
- Hối phiếu: Gồm 02 liên;
- Hóa đơn thương mại: Số lượng bản được lập, gồm số lượng bản chính, bản copy (thông thường là 3/3 bản chính hoặc tùy thuộc vào qui định trong L/C);
- Vận đơn (B/L/ Airway Bill…): Cũng qui định số lượng bản được lập như hóa đơn Cũng có loại vận đơn, trong đó có ghi điểu kiện về ký hậu B/L, tình trạng thanh toán cước vận chuyển (Trường hợp bán hàng theo giá CNF, CIF); (Thông thường là 3/3 bản gốc);
- Giấy chứng nhận Số lượng/ Chất lượng/ Trọng lượng: Do cơ quan chức năng, người xuất khẩu phát hành hoặc chứng nhận (Nếu không qui định trong L/C, thường do nhà sản xuất lập);
- Chứng từ mua bảo hiểm: Thực hiện khi hàng bán theo giá CIF, người mua bảo hiểm, loại hàng hóa cần được mua bảo hiểm, loại bảo hiểm được mua, số tiền mua bảo hiểm…;
- Giấy chứng nhận xuất xứ: (C/O: Certificate of Origin) được lập theo Form phù hợp với loại hàng hóa XNK hoặc nước NK, Cơ quan phát hành và ký xác nhận (Thường do phòng thương mại phát hành theo mẫu qui định); Số bản thông thường theo nguyên tắc gồm 01 bản gốc (Original) và 02 bản Copy;
- Phiếu đóng gói: (P/L: Packing list);
- Biên nhận nhận hàng (Shipmaster’s Receipt)
Trang 36CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VIỆC LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN THANH TOÁN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU (XNK) TẠI CÁC DOANH NGHIỆP Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
2.1 Sự phát triển và đặc điểm của các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu tại Thành phố Hồ Chí Minh
2.1.1 Sự phát triển:
Các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu tại Thành phố Hồ Chí Minh kể từ cuối những năm 90 đến nay đã có sự phát triển và tăng trưởng đáng kể cả về mặt chất lượng lẫn số lượng
Vào đầu những năm 90, nền kinh tế Việt Nam khi chuyển từ nền kinh tế kế hoạch hóa, tập trung sang nền kinh tế thị trường định hướng XHCN Lúc bấy giờ, thành phần kinh tế chủ yếu là Doanh nghiệp nhà nước, các thành phần kinh tế khác rất hạn chế hoặc rất ít và không đủ sức cạnh tranh do chính sách và cơ chế nhà nước chưa thật sự bình đẳng giữa các thành phần kinh tế
Từ đó đến nay, theo trào lưu chung của thế giới, nền kinh tế Việt Nam đang từng bước hội nhập với nền kinh tế thế giới nói chung và với nền kinh tế của các nước trong khu vực nói riêng, đặc biệt là sự kiện Việt Nam gia nhập vào khối ASEAN vào năm 1995 đã là động lực thúc đẩy kinh tế Việt Nam dần mở cửa, tự do hóa rộng rãi trong kinh doanh hàng hóa và dịch vụ Theo đó, sự phân biệt giữa các thành phần kinh tế ngày một giảm dần khoảng cách
Trang 37Để phát triển và tăng trưởng kinh tế, nhà nước đã ban hành nhiều chính sách ưu đãi như ưu đãi đầu tư, ưu đãi về thuế… đã nâng số lượng doanh nghiệp hiện nay tại TP HCM đến năm 2000 như sau:
Vào 31/12/2000, theo số liệu thống kê của Cục Thống kê TP HCM, số doanh nghiệp thực tế có hoạt động trên địa bàn TP HCM là 8 622 đơn vị, chia
ra số DNNN là 678 đơn vị, DN ngoài nhà nước là 7 387 đơn vị và DN có vốn đầu tư nước ngoài là 557 đơn vị [24]
Trong nền kinh tế thị trường, cạnh tranh là công cụ hữu hiệu để thúc đẩy phát triển kinh tế, nâng cao hiệu quả và chất lượng kinh doanh, đồng thời sẽ tạo dựng nên những doanh nghiệp đủ điều kiện, đủ mạnh và đủ sức cạnh tranh trên thị trường trong nước và quốc tế Từ đó, các doanh nghiệp Việt Nam cũng ngày một phát triển và lớn mạnh cả về chất và lượng Chính nền kinh tế thị trường tạo điều kiện cho hoạt động của các doanh nghiệp không còn giới hạn trong phạm vi một nước mà đã thông thương thương mại giữa các Quốc gia với nhau, từ đó quan hệ trong thanh toán giữa các doanh nghiệp cũng dần được mở rộng bởi nhiều phương thức thanh toán khác nhau, nhanh chóng hơn, an toàn hơn, hiệu quả hơn
2.1.2 Đặc điểm:
Doanh nghiệp Việt Nam, tuy có một số lượng doanh nghiệp có sự đầu tư trang thiết bị, máy móc, công nghệ, cải tiến sản phẩm theo hướng thị trường để nâng cao khả năng cạnh tranh nhưng đại bộ phận doanh nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh vẫn còn là doanh nghiệp vừa và nhỏ nên rất hạn chế về các nguồn lực chủ yếu như nguồn lực tài chính, nguồn nhân lực Tốc độ triển khai, ứng dụng công nghệ mới trong qui trình sản xuất còn rất chậm, mức độ đầu tư còn thấp, sức cạnh tranh của các doanh nghiệp vẫn còn là điều đáng lo ngại Khả năng thâm nhập hàng hóa Việt Nam vào thị trường thế giới vẫn còn rất hạn chế nên xuất khẩu sẽ là hướng để tăng trưởng nhanh và tăng trưởng bền vững đối với
Trang 38doanh nghiệp Do đó, sự năng động, nhạy cảm, nắm bắt thông tin thị trường, hiểu biết luật lệ, thông lệ quốc tế trong kinh doanh và thanh toán là điều mà doanh nghiệp luôn phải đối mặt và quan tâm
Giai đoạn 2006-2010 là giai đoạn mà nền kinh tế Việt Nam nói chung và kinh tế Thành Phố Hồ Chí Minh nói riêng sẽ chính thức gia nhập WTO, hội nhập mạnh mẽ vào nền kinh tế khu vực và thế giới Đứng trước tình hình mới này các doanh nghiệp sẽ chịu rất nhiều sức ép về cạnh tranh nhưng cũng mở ra nhiều cơ hội cho việc phát triển nhanh hơn Một khi nền kinh tế Việt Nam hội nhập kinh tế thế giới và ngày càng phát triển cũng sẽ tạo ra những phương thức thanh toán xuất nhập khẩu hiệu quả hơn Trong điều kiện thanh toán hiện nay, nhiều phương thức thanh toán quốc tế đã được hệ thống các ngân hàng Việt Nam chuyển đổi từ chứng từ bằng giấy là chủ yếu sang dạng chứng từ điện tử trong thanh toán quốc tế đã góp phần nâng cao hiệu quả cho việc sử dụng vốn của doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu Việt Nam
Do thành phố chiếm tỷ trọng lớn trong nhiều ngành kinh tế, lại có tốc độ tăng cao nên đã đóng góp vào sự tăng trưởng chung của cả nước và đã có một vị trí đặc biệt quan trọng trong 5 năm từ 1995-2000: 26% GDP, 31% giá trị sản xuất công nghiệp, 34% giá trị các ngành dịch vụ, 49% kim ngạch xuất khẩu, 28% tổng mức hàng hóa bán lẻ và dịch vụ… [24]
Lợi thế của trào lưu hội nhập với nền kinh tế thế giới là các doanh nghiệp của mọi thành phần kinh tế đều được đối xử bình đẳng trước pháp luật, được tự
do thương mại, đặc biệt là tạo cho các doanh nghiệp Việt Nam những cơ hội giao thương với các nước khác trên thế giới …Bên cạnh đó, trước tình hình mới này các doanh nghiệp Việt Nam cũng gặp không ít khó khăn, thử thách trong sự cạnh tranh khốc liệt cả trong nước lẫn ngoài nước Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp Việt Nam nói chung, doanh nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng phải tự khẳng định mình, Phải nhanh chóng nâng cao khả năng cạnh tranh kinh doanh, nhất là trong lĩnh vực xuất nhập khẩu vì đây là nhiệm vụ trọng tâm và cơ bản để
Trang 39phát triển kinh doanh trong điều kiện nền kinh tế thị trường định hướng XHCN và chủ động hội nhập kinh tế quốc tế
2.2 Thực trạng việc lập và luân chuyển chứng từ kế toán thanh toán hàng hóa Xuất Nhập Khẩu tại doanh nghiệp ở Thành phố Hồ Chí Minh
Tùy thuộc vào phương thức thanh toán được chọn mà bộ chứng từ kế toán thanh toán hàng hóa XNK tại doanh nghiệp sẽ được lập và luân chuyển sao cho phù hợp, đúng qui định, đáp ứng được yêu cầu kiểm soát, quản lý của nhà nước và nội bộ doanh nghiệp
Nhằm rút ra những tính chất phổ biến, làm cơ sở cho sự đánh giá thực trạng việc lập và luân chuyển chứng từ kế toán thanh toán hàng hóa XNK, qua khảo sát thực tế, tôi xin giới thiệu một số doanh nghiệp kinh doanh XNK có trụ sở đóng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh như dưới đây
2.2.1 Công ty Cổ phần ngoại thương và phát triển đầu tư (FIDECO):
o Tên Công ty: Công ty Cổ phần ngoại thương và phát triển đầu tư
o Tên tiếng Anh: Foreign Trade Development and Investment Corporation
of Hochiminh City
o Tên giao dịch: FIDECO
o Trụ sở chính: 28 Đường Phùng Khắc Khoan, Quận I, TP Hồ Chí Minh
2.2.1.1 Chức năng và nhiệm vụ:
- Liên doanh hợp tác đầu tư;
- xây dựng dân dụng;
- Gia công, chế tác đá quý theo quy định hiện hành của nhà nước;
Trang 40- Dịch vụ: Tư vấn quản trị kinh doanh, Đào tạo dạy nghề, Xuất khẩu lao động, Tin học
- Duy trì và mở rộng giao dịch với các thị trường xuất nhập khẩu mà công
ty có quan hệ: Hongkong, Singapore, Thái Lan với các mặt hàng xuất khẩu là nông sản, hải sản, đồ gỗ và sản phẩm chế biến
- Khai thác mở rộng thêm thị trường Châu Á, đặc biệt là thị trường Trung Quốc và các mặt hàng chế biến cao cấp từ đồ gỗ, từ hải sản
- Tiếp tục quan hệ xuất nhập khẩu với 43 doanh nghiệp thuộc các nước như: Nhật, Đài Loan, Uùc, Malaysia, Hàn Quốc, Pháp, Đức, Hà Lan,… mà công ty có quan hệ từ năm 1996
- Tái lập và mở rộng quan hệ song phương trực tiếp với các đơn vị kinh tế tại các nước cộng hòa như Liên xô cũ và Đông Aâu về các mặt hàng nông sản, đồ gỗ, chế biến
- Đẩy mạnh hợp tác, liên doanh đầu tư với các đơn vị kinh tế trong và ngoài nước về lĩnh vực kinh doanh địa ốc và dịch vụ
2.2.1.2 Thị trường xuất-nhập-khẩu:
Gồm các nước:Pháp, Nhật Bản, Peru, Trung Quốc, Taiwan, Hồng Kông, Indonesia, Aán Độ, Korea, Malaysia, Thái lan, Singapore
Thị trường xuất khẩu:
Gồm các nước: Mỹ, Korea, Nhật Bản, Malaysia / Sabah
