Chứng từ kế toán là gì trình tự lập và luân chuyển chứng từ kế toán về hàng tồn kho (xuất kho, nhập kho)

Trình tự lập và luân chuyển chứng từ kế toán về hàng tồn kho xuất kho, nhập kho A.Lời mở đầu Hiện nay, khi nước ta đi theo con nền kinh tế thị trường thì kế toán càng phát huy được vai

Đề tài 4: Chứng từ kế toán là gì? Trình tự lập và luân chuyển chứng từ kế toán về

hàng tồn kho (xuất kho, nhập kho)

A.Lời mở đầu

Hiện nay, khi nước ta đi theo con nền kinh tế thị trường thì kế toán càng phát huy được vai trò của nó Nó thực sự đã trở thành một công cụ không thể thiếu để quản lí quá trình sản xuất, tái sản xuất một cách có hiệu quả nhất và

để đảm bảo kế toán là công cụ quản lý,g iám sát chặt chẽ, có hiệu quả mọi hoạt động kinh tế, tài chính, cung cấp thông tin đầy đủ, trung thực, kịp thời, công khai, minh bạch, đáp ứng nhu cầu tổ chức, quản lý điều hành của cơ quan nhà nước doanh nghiệp , tổ chức và cá nhân.Trong kế toán có 4 phương pháp chính đó là: phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp tính giá và phương pháp cân đối kế toán Trong 4 phương pháp trên thì phương pháp chứng từ kế toán là phương pháp tiền đề để tiếp thu các phương pháp kia, vì vậy để nắm chắc về kế toán đầu tiên chúng ta phải nắm chắc được phương pháp chứng từ kế toán Sau đây chúng ta sẽ đi nghiên cứu về chứng từ kế toán- biểu hiện của phương pháp chứng từ kế toán, và trình tự lập và luân chuyển chứng từ hàng tồn kho

B.Nội dung

I Chứng từ kế toán.

1 Khái niệm, nội dung, yêu cầu, phân loại chứng từ kế toán.

Theo điều 4 luật kế toán việt nam quy định: chứng từ kế toán là những giấy

tờ và vật mang tin( băng từ, đĩa từ, ) phản ánh nghiệp vụ phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán

Bản chứng từ là minh chứng về tính hợp pháp đồng thời là phương tiện thông tin về kết quả của nghiệp vụ kinh tế

Như vậy, thực chất của chứng từ kế toán là những giấy tờ được in sẵn theo mẫu qui định, chúng được dùng để ghi chép những nội dung vốn có của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, gây ra sự biến động đối với các loại tài sản, các loại nguồn vốn cũng như các đối tượng kế toán khác Ngoài ra, chứng từ còn có thể là các băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán

Trong quá trình hoạt động của các đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

và hoàn thành một cách thường xuyên, do vậy việc lập chứng từ làm cơ sở chứng minh trạng thái và sự biến động của các loại tài sản, các loại nguồn vốn, chi phí hoặc doanh thu cũng mang tính chất thường xuyên và là một yêu cầu cần thiết khách quan

b Nội dung và yêu cầu của chứng từ kế toán

Lập chứng từ là một phương pháp kế toán được dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã thực sự hoàn thành trên giấy tờ hoặc vật mang tin theo qui định theo thời gian, địa điểm phát sinh cụ thể của từng nghiệp vụ.Lập chứng từ là bước công việc đầu tiên trong toàn bộ qui trình kế toán của mọi đơn vị kế toán Nó ảnh hưởng trực tiếp và đầu tiên đến chất lượng của công tác kế toán Vì vậy khi lập chứng từ cần phải đảm bảo yêu cầu chính xác và kịp thời đồng thời phải đảm bảo về mặt nội dung bắt buộc

 Nội dung cơ bản của một bản chứng từ kế toán bao gồm các yếu tố cơ bản và các yếu tố bổ sung

- Các yếu tố cơ bản: là các yếu tố bắt buộc phải có trong tất cả các loại chứng từ, là căn cứ chủ yếu đảm bảo sự chứng minh về tính hợp pháp, hợp

lệ của chứng từ, là cơ sở để thực hiện chức năng thông tin về kết quả của nghiệp vụ Các yếu tố cơ bản bao gồm:

 Tên và số hiệu của của chứng từ: khái quát loại nghiệp vụ được chứng từ phản ánh

 Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân lập chứng từ: là yếu tố giúp cho việc kiểm tra về mặt địa điểm của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ

sở để xác định trách nhiệm đối với nghiệp vụ kinh tế

 Số chứng từ và ngày tháng năm lập chứng từ: ngày tháng ghi trên chứng từ là yếu tố quan trọng chứng minh tính hợp lí về mặt thời gian, là căn cứ xác định thời gian ghi sổ kế toán, thời gian lưu trữ và hủy chứng từ Số chứng từ bao gồm kí hiệu và số thứ tự của chứng từ

 Nội dung kinh tế cụ thể của nghiệp vụ: cần ghi đầy đủ, ngắn gọn nhưng phải đảm bảo tính thiing dụng và dễ hiểu

 Quy mô của nghiệp vụ về số lượng, giá trị( chỉ tiêu giá trị đồng thời được viết bằng chữ và bằng số)

 Tên, địa chỉ của các đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán: đây

là cơ sở xác định đối chiếu và thanh tra về địa điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế tài chính

 Tên, chữ kí của người lập và chịu trách nhiệm thi hành và phê duyệt nghiệp vụ: trên chứng từ tối thiểu phải có 2 chữ kí, những đối tượng thực hiện nghiệp vụ phải kí trực tiếp, không được kí qua giấy than Trong trường hợp liên quan đến tư cách pháp nhân của đơn vị kế toán thì phải có tên, chữ kí của ngươi đại diện theo pháp luật và đóng dấu của đơn vị

- Các yếu tố bổ sung: là các yếu tố không bắt buộc đối với chứng từ, là các yếu tố có vai trò thông tin thêm nhằm làm rõ các đặc điểm cá biệt của từng loại nghiệp vụ hay góp phần giảm nhẹ hoặc đơn giản hóa các công tác kế toán, ví dụ:

 Quan hệ của các chứng từ đến sổ sách kế toán, tài khoản kế toán

 Quy mô kế hoạch hay định mức của nghiệp vụ.

 Phương thức thực hiện

 Thời gian bảo hành

 Yêu cầu của chứng từ kế toán

Theo quy định tại điều 6 Luật kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003 của Quốc Hội khóa 11 thì yêu cầu của kế toán được quy định như sau:

 Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ

kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính

 Phản ánh kịp thời, đúng thời gian quy định thông tin, số liệu kế toán

 Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thông tin, số liệu kế toán

 Phản ánh trung thực hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế, tài chính

c Phân loại

Việc phân loại chứng từ kế toán được tiến hành theo nhiều tiêu thức khác nhau: theo hình thức và và tính chất của chứng từ, theo địa điểm lập chứng

từ, theo nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ, mức đọ phản ánh của chứng từ, các quy đinh về quản lí chứng từ tương ứng với mỗi tiêu thức chứng từ kế toán được chia thành các loại chứng từ sau:

Phân loại theo công dụng của chứng từ:

· Chứng từ mệnh lệnh: dùng để truyền đạt mệnh lệnh từ cấp trên xuống cấp dưới (lệnh chi tiền, lệnh xuất kho vật tư…) Loại chứng từ này chỉ mới chứng minh xuất xứ của nghiệp vụ kinh tế, chưa nói lên mức độ hoàn thành nên chưa là căn cứ ghi chép vào sổ kế toán

· Chứng từ chấp hành: là chứng từ chứng minh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và hoàn thành: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập xuất vật tư… Chứng từ

chấp hành cùng với chứng từ mệnh lệnh sẽ được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán

· Chứng từ thủ tục kế toán: chứng từ này có mục đích phân loại các nghiệp

vụ kinh tế có liên quan theo từng đôí tượng cụ thể tạo thuận tiện cho việc ghi

sổ kế toán Đây là chứng từ trung gian nên phải kèm theo chứng từ ban đầu mới đầy đủ cơ sở pháp lý chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ (bảng kê, chứng từ ghi sổ…)

· Chứng từ liên hợp: là loại chứng từ mang đặc điểm của hai hay ba loại chứng từ trên như: hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất vật tư theo hạn mức…

Phân loại theo trình tự lập chứng từ:

Chứng từ ban đầu: lập trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế mới vừa phát sinh

hay hoàn thành: Hoá đơn, phiếu xuất vật tư, Phiếu thu chi tiền mặt…

Chứng từ tổng hợp: loại chứng từ dùng tổng hợp số liệu của các nghiệp vụ

kinh tế phát sinh cùng loại để giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản hoá khâu ghi sổ như: Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại phiếu thu…

Phân loại phương thức lập chứng từ:

Chứng từ một lần: chỉ ghi chép NVKT phát sinh một lần sau đó chuyển vào sổ

kế toán như phiếu thu, phiếu chi, biên bản kiểm kê quỹ…

Chứng từ nhiều lần: là chứng từ ghi một loại NVKTphát sinh tiếp diễn nhiều

lần, sau môí lần các con số được cộng dồn tới một giới hạn đã định trước thì không sử dụng được nữa và được ghi vào sổ kế toán

Phân loại theo địa điểm lập chứng từ:

Chứng từ bên trong: được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp như bảng tính

khấu hao, bảng tính giá thành

Chứng từ bên ngoài: Phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn mua hàng…

Phân loại theo nội dung chứng từ: Tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp

rất đa dạng và phong phú nên chứng từ có nhiều loại để phản ánh tính chất đa dạng đó Chứng từ phản ánh:

· Chỉ tiêu lao động tiền lương

· Chỉ tiêu tài sản cố định

· Chỉ tiêu bán hàng

· Chỉ tiêu tiền tệ

· Chỉ tiêu hàng tồn kho…

Phân loại theo quy định của nhà nước:

Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc: là hệ thống chứng từ phản

ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ hoặc có tính quản lý rộng rãi Phải thực hiện theo đúng mẫu thống nhất, theo phương pháp lập, trình tự xử lý chứng từ và áp dụng cho từng đơn vị kế toán

cụ thể

Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn: là những chứng từ chủ yếu sử dụng nội

bộ đơn vị Gồm những chứng từ kế toán được quy định thành mẫunhưng đơn

vị có thể thực hiện theo nguyên bản hoặc được phép bổ sung, them bớt một số chỉ tiêu cho phù hợp với ywu cầu quản lý của đơn vị nhưng phải đảm bảo đầy

đủ nội dung của chứng từ kế toán

2 Trình tự xử lí, luân chuyển chứng từ kế toán.

Tất cả các chứng từ kế tán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán Cuối cùng thì sẽ được lưu trữ, bảo quản và sau khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định đối với từng loại chứng từ, nó sẽ được huỷ

Trình tự xử lí luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:

 Kiểm tra chứng từ :Tất cả các chứng từ được chuyển đến bộ phận

kế toán đều phải được kiểm tra

 Hoàn chỉnh chứng từ:Là bước tiếp theo sau khi kiểm tra chứng từ bao gồm: việc ghi các yếu tố cần bổ sung, phân loại chứng từ và lập định khoản trên các chứng từ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán

 Chuyển giao và sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán: Các chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra , hoàn chỉnh đảm bảo tính hợp pháp cần được chuyển giao cho các bộ phận có nhu cầu thu nhận ,xử lí thông tin

về nghiệp vụ kinh tế phản ánh trên chứng từ Các bộ phận căn cứ chứng từ nhận được tập hợp làm cơ sở ghi sổ kế toán

 Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán:Đối với chứng từ điện tử là các băng từ ,đĩa từ,thẻ thanh toán phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian,được bảo quản với đủ điều kiện kỹ thuật chống thoái hóa chứng

từ điện tử và chống tình trạng truy cập thông tin bất hợp pháp từ bên ngoài Đồng thời chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải in ra giấy để lưu trữ theo quy định về lưu trữ tài liệu kế toán

Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán:

 Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;

 Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;

 Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán

II.Chứng từ hàng tồn kho

1 Khái quát chung về chứng từ hàng tồn kho

Hàng tồn kho của doanh nghiệp bao gồm rất nhiều loại như: nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ, thành phẩm, bán thành phẩm, Để quản lý hàng tồn kho, kế toán sử dụng chứng từ là Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho để hạch toán cho tất cả các loại hàng tồn kho

Đồng thời, để theo dõi cho từng loại hàng tồn kho, tại kho, thủ kho mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng cho từng loại hàng; còn tại Phòng kế toán, kế toán mở sổ chi tiết để theo dõi cho cả về mặt số lượng và giá trị của từng loại, từng thứ hàng tồn kho tương ứng với thẻ kho đã mở Việc lập phiếu nhập kho và xuất kho được lập từ các số liệu có được Các số liệu này phải chính xác, rõ ràng

2 Quy trình lập và luân chuyển chứng từ kế toán về hàng tồn kho

a Quy trình tổ chức phiếu nhập kho

Trong kế toán, phiếu nhập kho được gọi là chứng từ thực hiện, vì nó chứng minh nghiệp vụ về nhập kho một loại hàng tồn kho nào đó Phiếu nhập kho là do kế toán hoặc người phụ trách viết khi muốn cho vật tư, sản phẩm, hàng hóa nhập kho Để nhập kho, phải có chứng từ thể hiện rõ nguồn gốc của việc nhập kho mà ghi sổ cho phù hợp (chứng từ nguồn) Chứng từ nguồn về hàng tồn kho có nhiều loại, nhưng cơ bản bao gồm: hóa đơn mua hàng, hóa đơn GTGT, biên bản bàn giao sản phẩm sản xuất hoàn thành, giấy giữ hộ tài sản, Vậy làm thế nào để người quản lý kiểm soát được hàng nhập kho? Sau đây là quy trình luân chuyển phiếu nhập kho:

Bước 1: Người giao hàng (có thể là nhân viên phụ trách thu mua, nhân viên sản xuất của DN hoặc người bán) đề nghị giao hàng nhập kho

Bước 2: Ban kiểm nhận lập biên bản nhận cho nhập kho vật tư, hàng hóa, sản phẩm Ban kiểm nhận bao gồm thủ kho, kế toán vật tư, cán bộ phụ trách

bộ phận, người đề nghị giao hàng

Bước 3: Kế toán vật tư hoặc phụ trách bộ phận sẽ tiến hành lập Phiếu nhập kho theo hóa đơn mua hàng, phiếu giao nhận sản phẩm với ban kiểm nhận Bước 4: Người lập phiếu, người giao hàng và phụ trách bộ phận ký vào Phiếu nhập kho

Bước 5: Chuyển Phiếu nhập kho cho thủ kho tiến hành việc kiểm nhận, nhập hàng, ghi sổ và ký Phiếu nhập kho

Bước 6: Chuyển Phiếu nhập kho cho kế toán vật tư để ghi sổ kế toán Bước 7: Kế toán vật tư tổ chức bảo quản và lưu trữ phiếu nhập

Các bước trong quá trình nhập kho hàng tồn kho, không có sự can dự của chủ doanh nghiệp trong quá trình nhập hàng Bởi vì, hàng nhập vào có thể kéo dài trong nhiều ngày và việc kiểm nhận hàng đòi hỏi người có chuyên môn trong việc xem xét hàng nhập nên thường giao cho cán bộ phụ trách làm, sau này chỉ việc kiểm tra lại chứng từ và đối chiếu thẻ kho với sổ chi tiết theo định

kỳ là được

Tuy nhiên đối với Phiếu xuất kho, do liên quan đến tài sản được tiêu dùng nên phải có ký duyệt của chủ doanh nghiệp (Giám đốc)

b Quy trình tổ chức phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho được gọi là chứng từ thực hiện, vì nó chứng minh cho nghiệp vụ về xuất kho một loại hàng tồn kho nào đó Phiếu xuất kho là do kế toán hoặc người phụ trách viết khi muốn xuất vật tư, sản phẩm, hàng hóa Khi xuất kho, phải căn cứ vào các nguyên nhân xuất thông qua các chứng từ nguồn bao gồm: Lệnh xuất kho, phiếu xin lĩnh vật tư, hóa đơn bán hàng, hợp đồng cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ

Vậy làm thế nào để người quản lý kiểm soát được hàng xuất kho? Sau đây

là quy trình luân chuyển Phiếu xuất kho:

Bước 1: Người có nhu cầu về vật tư, sản phẩm, hàng hóa lập giấy xin xuất hoặc ra lệnh xuất đối với vật tư, sản phẩm, hàng hóa

Bước 2: Chuyển cho chủ doanh nghiệp (Giám đốc) hoặc phụ trách đơn vị duyệt lệnh xuất

Bước 3: Phụ trách bộ phận hoặc kế toán vật tư căn cứ vào đề nghị xuất hoặc lệnh xuất tiến hành lập Phiếu xuất kho

Bước 4: Chuyển Phiếu xuất kho cho thủ kho tiến hành xuất vật tư, sản phẩm, hàng hóa; sau đó, ký vào Phiếu xuất kho rồi giao chứng từ lại cho kế toán vật tư

Bước 5: Khi nhận Phiếu xuất kho, chuyển cho Kế toán trưởng ký duyệt chứng từ rồi ghi sổ kế toán

Bước 6: Trình Phiếu xuất kho cho thủ trưởng (Giám đốc) ký duyệt chứng

từ, thường là trình ký theo định kỳ, vì chứng từ đã được duyệt xuất ngay từ đầu, nên thủ trưởng chỉ kiểm tra lại và ký duyệt

Bước 7: Kế toán vật tư sẽ tiến hành bảo quản và lưu giữ chứng từ

Trên đây là một số nét chủ yếu về quy trình luân chuyển các chứng từ hàng tồn kho dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa

III Ví dụ thực tế về quy trình lập và luân chuyển chứng từ hàng tồn kho Thực trạng tổ chức kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở công ty dịch vụ nuôi trồng thủy sản TW

Thủ tục nhập, xuất kho và chứng từ kế toán

1,Đối với chứng từ nhập kho:

Sau khi thành phẩm được hoàn thành, tổ trưởng lập bảng kê đồng thời giao số sản phẩm đó cho bộ phận KCS kiểm tra Khi kiểm tra xong sẽ tiến hành lập phiếu kiểm tra chất lượng (theo mẫu) trong đó đưa ra kết luận lô thuốc có bị hỏng hay không Nếu đạt tiêu chuẩn, bộ phận KCS sẽ giao cho thủ kho Tại kho, thủ kho xác nhận số thuốc nhập kho, sau đó sẽ báo lên phòng kế toán thông qua phiếu nhập kho được ghi theo chỉ tiêu số lượng (có xác nhận của xưởng trưởng)

Tại phòng kế toán, kế toán hàng hóa xem xét tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ

mà thủ kho gửi lên (có đủ chữ ký của thủ kho, người nhập, xưởng trưởng) rồi viết phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên:

- 1 liên lưu tại phòng kế toán

- 1 liên chuyển xuống cho thủ kho để vào thẻ kho

Ví dụ:

NV 37: Ngày 20/4/2011, nhập kho thành phẩm, PNK 10, số lượng: 10800