Thuyết trình Lập và luân chuyển chứng từ kế toán

Vậy có những quy định gì lập chứng từ kế toán?slide3 Theo điều 18 Luật kế toán 2015 quy định: - Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phả

ĐẠI HỌC NHA TRANG KHOA KINH TẾ

CHỦ ĐỂ LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

NHÓM 2

MỤC LỤC

I GIỚI THIỆU

II NỘI DUNG

1 Lập chứng từ kế toán

2 Chứng từ điện tử

3 Ký chứng từ kế toán

4 Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán

5 Bảo quản chứng từ kế toán

6 Tài liệu tham khảo – Luật kế toán số: 88/2015/QH13 III KẾT LUẬN

I Mở bài

Như các bạn đã biết, chứng từ kế toán dùng để phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành Trong quá trình hoạt động của đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành xẩy ra thường xuyên Vì vậy việc lập và luân chuyển chứng từ kế toán tất yếu trở thành khâu quan trọng nhất trong công tác kế toán, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của thông tin kế toán Cũng vì thế, nhóm mời cô và các bạn cùng tham gia bài thuyết trình của nhóm để tìm hiểu cách lập và luân chuyển chứng từ kế toán sao cho rõ ràng, đầy

đủ, kịp thời, chính xác theo đúng quy định của Luật kế toán 2015 (slide2)

II Nội dung

1.Lập chứng từ kế toán.

Lập chứng từ là khâu đầu tiên và quan trọng nhất trong công tác kế toán, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của thông tin kế toán Vậy có những quy định gì

lập chứng từ kế toán?(slide3)

Theo điều 18 Luật kế toán 2015 quy định:

- Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn

vị kế toán phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho

mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.(slide 6)

VD: Các nghiệp vụ kinh tế tại 1 công ty sản xuất như: Chi tạm ứng cho nhân

viên mua nguyên vật liệu (ảnh 1), chi tiền mặt nộp vào tài khoản ngân hàng(ảnh 2), khách hàng ứng tiền trước để mua hàng,(ảnh 3) ta cần phải lập

chứng từ liên quan như: Phiếu chi, Phiếu thu,… để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành

- Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn

vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung

quy định tại điều 16 của Luật kế toán 2015 ( điều 16 nội dung chứng từ kế toán ghi trong tài liệu tham khảo đã đưa cho các nhóm)

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán Khi viết sai chứng từ kế

toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.(slide 7)

- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các

liên phải giống nhau.(slide 8)

VD: Hóa đơn GTGT 01GTKT3 (gia tăng khấu trừ) sẽ có 3 liên Mỗi hóa đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên

- Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán

- Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện từ thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ

2.Chứng từ điện tử.

- Khái niệm: Chứng từ điện tử là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử trong hoạt động tài chính

- Chứng từ điện tử là một hình thức của thông điệp dữ liệu, bao gồm: Chứng

từ kế toán điện tử; chứng từ thu, chi ngân sách điện tử; thông tin khai và thực hiện thủ tục hải quan điện tử; thông tin khai và thực hiện thủ tục thuế điện tử; chứng từ giao dich chứng khoán điện tử; báo cáo tài chính điện tử; báo cáo quyết đoán điện tử và các loại chứng từ điện tử khác phù hợp với từng loại giao dịch

theo quy định của pháp luật (slide 9+10_ 1 số ví dụ các chứng từ điện tử) ( điều 17 chứng từ điện tử tham khảo thêm ở trong tltk)

3.Ký chứng từ kế toán.(tham khảo điều 19 kí chứng từ kế toán trong tltk)

Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút

bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng

từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó

Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho

kế toán trưởng

Chữ ký đứng đầu của người doanh nghiệp (Tổng Giám Đốc, Giám đốc hoặc người được ủy quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) và dấu

đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống với chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng

Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) không được ký ‘thừa ủy quyền’ của người đứng đầu doanh nghiệp Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác

Để tăng cường kiểm soát, các doanh nghiệp mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được ủy quyền), tổng giám đốc (và người được ủy quyền) Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai cho thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền) quản

lý để tiện kiểm tra khi cần Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký Những cá nhân có quyền hoặc được ủy quyền ký chứng từ, không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký

Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do tổng giám đốc (giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt

chẽ, an toàn tài sản (slide 12+13 đọc lưu ý trên slide 13)

4.Trình tự luân chuyển, kiểm tra chứng từ kế toán và ghi sổ kế toán

Tùy theo yêu cầu quản lý mà chứng từ được lập ở nhiều nơi khác nhau (do đơn

vị lập hoặc tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài), nhưng tất cả các chứng từ phải được chuyển giao ngay cho bộ phận kế toán sau khi nghiệp vụ kinh tế tài chính được thực hiện Khi nhận chứng từ, kế toán tiến hành kiểm tra những chứng từ

kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán

- Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán

+ Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;

+ Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình giám đốc doanh nghiệp ký duyệt;

+ Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;

+ Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán

+ Việc lưu chuyển chứng từ có thể khái quát qua sơ đồ sau:

- Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán.

(bỏ) Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý mà chứng từ được lập ở nhiều nơi khác

nhau (do đơn vị lập hoặc tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài), nhưng tất cả chứng từ phải được chuyển ngay cho bộ phận kế toán sau khi nghiệp vụ kinh tế được thực hiện Khi tiếp nhận chứng từ, kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ cả về hình thức lẫn nội dung Chất lượng kiểm tra chứng từ có ý nghĩa quyết định đến tính trung thực và tính chính xác của số liệu kế toán

+ Kiểm tra về mặt hình thức là kiểm tra việc tuân thủ nguyên tắc lập chứng từ: Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán, không cạo sửa, tẩy xóa hoặc dùng các biện pháp khác làm mất số liệu trên chứng từ, chữ ký thực để tránh trường hợp giả mạo;

+ Kiểm tra về mặt nội dung là kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán đúng với quy định hiện hành của Nhà nước, phù hợp với mức được phê chuẩn và kiểm tra tính chính xác của số liệu trên chứng từ, phù hợp với các tài liệu kế toán khác

- Lưu ý khi sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán

Thứ nhất, đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và

chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ

Thứ hai, sau khi kiểm tra, nhân viên kế toán thực hiện việc tính giá trên chứng

từ và ghi chép định khoản để hoàn thiện chứng từ

Lập chứng

từ

Sử dụng chứng từ

Kiểm tra chứng từ

Sử dụng & lưu trữ

Quy định Hình thức

& nội dung

Thứ ba, chỉ khi nào chứng từ kế toán đã được kiểm tra và hoàn chỉnh mới được

sử dụng để làm căn cứ ghi sổ

5 Bảo quản chứng từ kế toán.(điều 41_bảo quản lưu trữ tài liệu kt trong tlkt)

- Chứng từ kế toán sau ghi vào sổ kế toán cần phải quản lý, bảo quản tại phòng

kế toán, đưa vào lưu trữ trong vòng 12 tháng kể từ ngày kết thúc niên độ kế toán, sau đó chứng từ kế toán được lưu trữ chung ở đơn vị theo quy định 5 năm, 10 năm hoặc lưu trữ vĩnh viễn theo quy định của pháp luật

Theo quy định của Luật kế toán 2015:

+ Lưu trữ 5 năm: đối với chứng từ không dùng ghi sổ, chứng từ dùng trong quản lý điều hành doanh nghiệp;

+ Lưu trữ 10 năm: đối với chứng từ dùng ghi sổ, sổ kế toán, BCTC;

+ Lưu trữ vĩnh viễn: đối với tài liệu có ý nghĩa kinh tế về an ninh quốc phòng

- Mọi trường hợp mất chứng từ gốc đều phải báo cáo với giám đốc và kế toán trưởng đơn vị biết để có biện pháp xử lí kịp thời Riêng trường hợp mất hóa đơn bán hàng, biên lai, séc trắng phải báo cáo cơ quan thế hoặc cơ quan công an địa phương số lượng hóa đơn mất, hoàn cảnh bị mất để có biện pháp xác minh, xử lí theo pháp luật Đồng thời phải có sớm biện pháp thông báo và vô hiệu hóa chứng

từ bị mất (slide 18)

*Ví dụ tình huống về lập chứng từ kế toán:

Vào lúc 8h25 phút sáng ngày 25 tháng 4 năm 2017, sinh viên Nguyễn Thanh Bình, lớp K38A Kế toán, trường Đại học Huế đến phòng kế toán để nộp tiền học phí kì I năm 2017-2018, bằng tiền mặt số tiền 800.000 đồng Kế toán đã lập chứng từ và sinh viên đã nộp đủ số tiền nêu trên

Hãy đóng vai kế toán của Trường Đại học Huế và lập biên lai thu tiền học phí cho sinh viên này.* Trong slide*

Các bạn hãy xem bài làm của chúng mình

6.Tài liệu tham khảo

6.1 Luật kế toán số: 88/2015/QH13

Điều 16:

+ Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;

+ Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

+ Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

+ Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; + Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng

số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

+ Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán

Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định tại khoản 1 Điều này, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ

Điều 17 Chứng từ điện tử

1 Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà

không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc

trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán

2 Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng

3 Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán

Điều 18 Lập và lưu trữ chứng từ kế toán

1 Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính

2 Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này

3 Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai

4 Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau

5 Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán

6 Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 17, khoản 1 và khoản 2 Điều này Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 của Luật này Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ

Điều 19 Ký chứng từ kế toán

1 Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ Chữ

ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ

2 Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký

3 Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên

4 Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy

Điều 41 Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

1 Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ

2 Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế toán đó; nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận

3 Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc

kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán

4 Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

5 Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

a) Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị

kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;

b) Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật

có quy định khác;

c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng

6 Chính phủ quy định cụ thể từng loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạn lưu trữ quy định tại khoản 5 Điều này, nơi lưu trữ và thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ

III Kết luận

Tóm lại, để lập và luân chuyển được chứng từ kế toán ta phải chú trọng đến những quy định trong luật kế toán, các nghị định liên quan cũng như tài liệu trong bộ môn Kế toán Hy vọng qua bài thuyết trình ngắn ngủi của nhóm các bạn

có thể hiểu thêm về việc lập và luân chuyển chứng từ kế toán Đồng thời nhóm mong nhận được sự góp ý của cô để bài thuyết trình được hoàn thiện hơn