Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua và thanh toán đối với hàng hóa và dịch vụ không phục sản xuất tại công ty cổ phần PRESENiUS KABI BIDIPHAR

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH – NGÂN HÀNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH MUA VÀ THANH TOÁN ĐỐI VỚI HÀNG HÓA VÀ DỊCH VỤ KHÔNG PHỤC SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FRESENIUS KABI BIDIPHAR Ngành: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Chuyên ngành: KIỂM TOÁN Giảng viên hướng dẫn: Ths. Trịnh Ngọc Anh Sinh viên thực hiện : Lê Thanh Đại MSSV: 1054030092 Lớp: 10DKKT01 TP. Hồ Chí Minh, 2014 ii LỜI CAM ĐOAN Em cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của em. Những kết quả và các số liệu trong luận văn tốt nghiệp được thực hiện tại công ty Cổ phần Fresenius Kabi Bidiphar, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác. Em hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này. TP. Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 07 năm 2014 Sinh viên thực tập (ký tên) iii LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô đã tận tình chỉ dạy em trong suốt thời gian qua, đặc biệt là cô Ngọc Anh. Cô đã giúp cho em hiểu được cách thức để trình bày một bản báo cáo, cách thức để nghiên cưu hoạt động của một doanh nghiệp thực tế và cách áp dụng những kiến thức mà mình đã học vào thực tế nhu thế nào, giúp cho em hiểu được công việc mà mình sẽ làm trong tương lai. Thứ hai, em xin cảm ơn đến các anh chị, cô chú trong công ty Cổ phần Fresenius Kabi Bidiphar đã hướng dẫn em rất nhiều trong suốt hai tháng thực tập vừa qua. Nhờ có sự chỉ bảo của chị Dương ở phòng xuất nhập khẩu, chị Thư phòng nhân sự, chi Gấmvà cô Mai ở phòng kế toán đã hổ trợ em rất nhiều trong việc thu thập và giải thích về các thông tin, số liệu của công ty. Cuối cùng, em xin được cảm ơn bạn bè, gia đình của mình đã giúp em trong suốt thời gian qua. Tp. Hồ Chí Minh, ngày 20.tháng 07 năm 2014 (SV Ký và ghi rõ họ tên) iv NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN Tp.Hồ Chí Minh , ngày 20 tháng 07 năm 2014 Giảng viên hướng dẫn v MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN 1.1. TỔNG QUAN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ NỢ PHẢI TRẢ…… 4 1.1.1. Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ……………………………………… 4 1.1.1.1. Định nghĩa……………………………………… …………………………… 4 1.1.1.2. Các bộ phận cấu thành………………………….…………… … ………….4 1.1.2. Tổng quan về mua hàng hóa, dịch vụ và thanh toán.………………………….6 1.1.2.1. Đặc điểm………………………………………………………………… 6 1.1.2.2. Sai phạm có thể xảy ra…………………………………………………… … 6 1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI MUA VÀ THANH TOÁN ĐỐI VỚI HÀNG HÓA VÀ DỊCH VỤ KHÔNG PHỤC VỤ CHO SẢN XUẤT…………… ………… 7 1.2.1. Các thủ tục kiểm soát chung…………………………………………………….7 1.2.1.1. Phân chia trách nhiệm đầy đủ……………………………… …… ……… 8 1.2.1.2. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin………………………………… ………8 1.2.2. Kiểm tra độc lập việc thực hiện…………………………………………………8 1.2.3. Các thủ tục kiểm soát chi tiết……………………………………… ……… 9 vi 1.2.3.1. Kiểm soát quá trình mua hàng………………………… ……………… … 9 1.2.3.2. Kiểm soát quá trình nhận hàng……………………… ………………… 11 1.2.3.3. Kiểm soát quá trình thanh toán…………… …………………… ……… 11 KẾT LUẬN CHƢƠNG I…………………………………………………………….…13 CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ MUA VÀ THANH TOÁN ĐỐI VỚI HÀNG HÓA VÀ DỊCH VỤ KHÔNG PHỤC VỤ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FRESENIUS KABI BIDIPHAR 2.1. GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN FRESENIUS KABI BIDIPHAR……….15 2.1.1. Lịch sử hình thành …………………………………………………………… 15 2.1.2. Thông tin chung……………………………………………… …………… 15 2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý…………………………… ……………… 17 2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức…………………………………………………… 17 2.1.3.2. Chức năng các phòng ban……………………………… …… ……… 19 2.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán………………………………………………….…… 20 2.1.4.1. Cơ cấu phòng……………………………………………… … ………….….20 2.1.4.2. Chức năng của phòng……………………………………………………….…21 2.1.4.3. Hình thức kế toán và phƣơng pháp hạch toán tại công ty Cổ phần Fresenius Kabi Bidiphar…… …………………………………………………… … 22 2.1.4.4. Nhận xét tổ chức công tác kế toán……………………………….……………23 2.2. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN ĐỐI VỚI HÀNG HÓA VÀ DỊCH VỤ KHÔNG PHỤC VỤ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FRESENIUS KABI BIDIPHAR……………………………………………………………… ………25 vii 2.2.1. Mục tiêu kiểm soát ………………………………………………………….… 25 2.2.2. Các thủ tục kiểm soát chung………………………………………………… 25 2.2.2.1. Phân chia trách nhiệm…………………………………………… ……….…25 2.2.2.2. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin……………… …………………….… 26 2.2.2.3. Ủy quyền và xét duyệt…………………………… …… ……………….… 28 2.2.2.4. Kiểm tra độc lập việc thực hiện……………………………………….………28 2.2.3. Các thủ tục kiểm soát chi tiết………………………………………….……… 29 2.2.3.1. Kiểm soát quá trình mua hàng…………… …………………………….… 29 2.2.3.2. Kiểm soát quá trình nhận hàng………………… ……………………….… 35 2.2.3.3. Kiểm soát quá trình thanh toán……………… …………………………… 39 2.2.4. Ví dụ thực tế………………………………………………………………….….46 2.2.4.1. Mua/thuê hàng hóa và dịch vụ đối với nhà cung cấp mới…… ………… 46 2.2.4.2. Mua/thuê hàng hóa và dịch vụ của các nhà cung cấp đƣợc ƣu tiên (“preferred vendors)……………………………… ……… …… ………….56 KẾT LUẬN CHƢƠNG II…………………………………….……………………… 66 CHƢƠNG III: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 3.1. Nhận xét……………………………………………………………… …….68 3.1.1. Về các thủ tục kiểm soát chung………….………………………… … 68 3.1.2. Với các thủ tục kiểm soát chi tiết……………………………….………… ….68 3.2. Kiến nghị……………………………………………………………………… 69 3.2.1. Đối với thủ tục kiểm soát chung……………………………… ………….… 69 3.2.2. Đối với kiểm soát chi tiết……………………………………………….… ….70 viii KẾT LUẬN CHƢƠNG III…………………………………….…… ………….…… 72 PHỤ LỤC 73 KÝ HIỆU BẢNG BIỂU 74 ix Bảng biểu và sơ đồ Bảng 1.1: Bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ…………………… …….2 Bảng 1.2: Bảng sai phạm xảy ra đối với quy trình mua hàng và thanh toán……… 5 Bảng 2.1: Ngành nghề kinh doanh…………………………………………………16 Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức của công ty…………………………………………… 18 Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức phòng kế toán………………………………………….20 Sơ đồ 2.3: Phương pháp kế toán bằng máy vi tính……………………………… 21 Bảng 2.4: Bảng phạm vi hàng hóa dịch vụ được phép mua của từng bộ phận… 24 Sơ đồ 2.5: Trình tự lựa chọn nhà cung cấp……………………………………… 30 Bảng 2.6: Trình tự đánh giá nhà cung cấp…………………………………………32 Bảng 2.7: Mức yêu cầu bảng báo giá………………………………………………33 Bảng 2.8: Quy trình mua hàng (bộ phận yêu cầu không trực tiếp mua)…… 37 Bảng 2.9: Quy trình mua hàng (bộ phận yêu cầu trực tiếp mua)………………… 38 Sơ đồ 2.10: Quy trình thanh toán………………………………………………… 45 1 LỜI MỞ ĐẦU Đối với mỗi doanh nghiệp, việc có được một mức lợi nhuận cao, danh tiếng trong thương trường là điều ai cũng mong muốn. Nhưng đi kèm với nó là rất nhiều vấn đề có thể xảy ra, khiến cho mục tiêu của doanh nghiệp bị đe doạ và triển vọng phát triển không như mong muốn. Vì vậy, để có thể giảm thiểu bớt được rủi ro khách quan hay chủ quan thì cần phải có một hệ thống kiểm soát nội bộ vững chắc. Việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ vững chắc thì đi đôi với nó là sự đầu tư vô cùng lớn để có hoàn thiện hệ thống, đồng nghĩa với việc lợi nhuận sẽ giảm. Do đó, hiện nay có khá là nhiều các doanh nghiệp bỏ qua lợi ích của hệ thống kiểm soát đem lại, không quan tâm đến quản trị rủi ro, dẫn đến việc kinh doanh thất bại. Thông qua việc tìm hiểu và nghiên cứu hệ thống kiểm soát quá trình mua/thuê hàng hóa và dịch vụ không phục vụ sản xuất của công ty Cổ phần Fresenius Kabi Bidiphar, sẽ giúp chúng ta rút ra điểm hay và điểm còn thiếu từ việc áp dụng các công cụ, lí thuyết và nghệ thuật của lãnh đạo trong việc quản trị và kiểm soát rủi ro tại công ty. Mục tiêu nghiên cứu:  Tìm hiểu cách thức xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua và thanh toán tại công ty cổ phần Fresenius Kabi Bidiphar.  Thông qua nghiên cứu thực tế xây dựng hệ thống kiểm soát tại công ty và so sánh với cơ sở lý luận kiểm soát nội bộ quy trình mua và thanh toán, em rút ra nhận xét và đưa ra các kiến nghị cho công ty để hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát. Phạm vi nghiên cứu  Bài nghiên cứu được thực hiện tại trụ sở công ty Cổ phần Fresenius Kabi Bidiphar tại thành phố Hồ Chí Minh.  Hàng hóa/ dịch vụ trong quá trình nghiên cứu được dùng cho hoạt động quản lý doanh nghiệp và bán hàng, không liên quan đến hoạt động sản xuất. Bố cục bài gồm có ba phần như sau: 1. Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ mua hàng và thanh toán Nêu lên những kiến thức căn bản, làm tiền đề cho bài luận văn. [...]... KIỂM SOÁT NỘI BỘ MUA VÀ THANH TOÁN ĐỐI VỚI HÀNG HÓA VÀ DỊCH VỤ KHÔNG PHỤC VỤ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FRESENIUS KABI BIDIPHAR 14 2.1 GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN FRESENIUS KABI BIDIPHAR 2.1.1.Lịch sử hình thành 01/12/2008: Công ty cổ phần Fresenius Kabi Bidiphar được thành lập là kết quả của quá trình đàm phán hợp tác sau hơn một năm giữa Tập đoàn sản xuất dược phẩm đa quốc gia Fresenius Kabi (thuộc... kế toán để cập nhật những sự thay đổi, bổ sung hay cải tiến của các phần hành trong phần mềm  Nên tăng cường thêm một số nhân viên kế toán để giảm bớt công việc của các kế toán hiện tại, nhằm tăng sự hữu hiệu trong công tác kế toán của công ty 24 2.2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN ĐỐI VỚI HÀNG HÓA VÀ DỊCH VỤ KHÔNG PHỤC VỤ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FRESENIUS KABI BIDIPHAR. ..2 Tìm hiểu về kiểm soát nội bộ chu trình mua/ thuê hàng hóa và dịch vụ không phục vụ sản xuất của công ty 3 Rút ra nhận xét và kiến nghị biện pháp Đi sâu vào nghiên cứu quy trình mua hàng cụ thể, từ đó rút ra kinh nghiệm xây dựng hệ thống kiểm soát tại công ty, đưa ra ý kiến góp ý hoàn thiện quy trình Trong quá trình nghiên cứu thực tế, có thể sẽ không tránh được thiếu sót trong việc tìm hiểu nên... ghi sót hóa đơn  Không theo dõi kịp thời hàng trả lại cho nhà cung cấp hoặc được giảm giá Trả tiền nhà cung cấp khi chưa được phê duyệt; trễ hạn 1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI MUA VÀ THANH TOÁN ĐỐI VỚI HÀNG HÓA VÀ DỊCH VỤ KHÔNG PHỤC VỤ CHO SẢN XUẤT 1.2.1.Mục tiêu kiểm soát Kiểm soát nội bộ mua hàng và thanh toán phải đạt được ba mục tiêu sau:  Sự hữu hiệu và hiệu quả hoạt động: đơn vị cần mua hàng đúng... và nền tảng cho việc xây dựng thành một hệ thống hoàn chỉnh tùy theo tình hình thực tế tại công ty Thông qua những lý thuyết này đã giúp em hoàn thành bài nghiên cứu thực tế về việc tổ chức hệ thống kiểm soát mua hàng và thanh toán đối với hàng hóa/ dịch vụ không phục vụ sản xuất tại công ty Fresenius Kabi Bidiphar (sẽ được trình bày ở chương kế tiếp sau đây) 13 CHƢƠNG II THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT... dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của công ty  Purchasing (bộ phận mua hàng) : thực hiện công việc mua sắm hàng hóa, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất và hoạt động chung của công ty 19  Logistics (bộ phận xuất nhập khẩu): thực hiện công việc mua/ bán hàng hóa với nước ngoài và quản lý việc xuất/ nhập hàng tại kho  Human Resources (bộ phận nhân sự): tổ chức quản lý nhân sự, nghiên cứu, đề xuất. .. cô, anh chị trong công ty có thể góp ý, sửa chữa để bài nghiên cứu của em được hoàn thiện hơn 2 CHƢƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN 3 1.1 TỔNG QUAN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ NỢ PHẢI TRẢ 1.1.1.Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.1.1 Định nghĩa Theo COSO 2013, kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của... về mua hàng hóa, dịch vụ và thanh toán 1.1.2.1 Đặc điểm Mua hàng và thanh toán là một chu trình quan trọng đối với doanh nghiệp Sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình này sẽ ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động của đơn vị và là mối quan tâm của nhiều nhà quản lý  Chu trình mua hàng và thanh toán trải qua nhiều công đoạn và liên quan đến nhiều tài sản nhạy cảm khác nên rất dễ bị tham ô, lợi dụng  Với. .. ngoài công ty và có sự liên quan đến nhiều bộ phận trong tổ chức nên không thể không tránh được trường hợp xảy ra sai sót và gian lận làm ảnh hưởng đến hoạt động, doanh thu và danh tiếng của doanh nghiệp Vì vậy, kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán góp phần giảm thiểu được rủi ro do sai sót hoặc gian lận gây ra Những thông tin liên quan đến kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng và thanh toán được... độc lập với chức năng đặt hàng  Bộ phận đặt hàng cần tách biệt với bộ phận nhận hàng  Kế toán không được kiêm nhiệm thủ kho 1.2.2.2 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin  Kiểm soát chung: hoạt động kiểm soát áp dụng cho tất cả các hệ thống ứng dụng để đảm bảo cho hệ thống này hoạt động liên tục và ổn định Thủ tục kiểm soát bao gồm:  Kiểm soát đối tượng sử dụng  Đối tượng bên trong: phân quy n sử . TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ MUA VÀ THANH TOÁN ĐỐI VỚI HÀNG HÓA VÀ DỊCH VỤ KHÔNG PHỤC VỤ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FRESENIUS KABI BIDIPHAR 2.1. GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN FRESENIUS KABI BIDIPHAR …….15. trễ hạn 1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI MUA VÀ THANH TOÁN ĐỐI VỚI HÀNG HÓA VÀ DỊCH VỤ KHÔNG PHỤC VỤ CHO SẢN XUẤT 1.2.1. Mục tiêu kiểm soát Kiểm soát nội bộ mua hàng và thanh toán phải đạt được. toán …………………………….……………23 2.2. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN ĐỐI VỚI HÀNG HÓA VÀ DỊCH VỤ KHÔNG PHỤC VỤ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FRESENIUS KABI BIDIPHAR ……………………………………………………………