Đối với các loại hàng hóa và dịch vụ khác nhau thì sẽ được phân cho các bộ phận liên quan thực hiện việc mua và nhận hàng hóa theo bảng 2.4 sau:
Bộ phận thực hiện Hàng hóa và dịch vụ đƣợc phép mua
Bộ phận mua hàng Mua hàng hóa là mua đồ dùng hỗ trợ, in ấn, quà
tặng cho quảng cáo, khuyến mãi, tặng khách hàng của bộ phận kinh doanh (tại tp.HCM), in ấn tem, toa của bộ phận Logistics.
26
Thực hiện mua hàng hóa theo yêu cầu của Tổng
Giám Đốc.
Bộ phận IT Bản quyền sử dụng phần mềm; thiết bị máy móc
văn phòng; bảo trì vật tư thiết bị văn phòng; khác….
Bộ phận nhân sự Văn phòng phẩm; chuyển phát thư tín, công văn;
vệ sinh văn phòng, cây cảnh; taxi; tư vấn (thuộc về bộ phận nhân sự), tuyển dụng; thuê văn phòng; phúc lợi nhân viên, đồng phục nhân viên; khác…. Bộ phận bán hàng và
Marketing
Quảng cáo; hội thảo, hội nghị khách hàng; vé máy
bay (cho các hoạt động sale, marketing), thuê phương tiện vận chuyển, khách sạn; khác….
Bộ phận logistics Vận chuyển, kho bãi, xếp dỡ hàng hóa, thuê dịch
vụ xuất nhập khẩu….
Các bộ phận khác Thư ký mua vé máy bay, làm visa, đặt phòng
khách sạn, thuê xe…..
(bảng 2.4: Bảng phạm vi hàng hóa dịch vụ được phép mua của từng bộ phận)
2.2.2.2. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
Kiểm soát chung
Kiểm soát đối tượng sử dụng
o Do sử dụng của các phần mềm IBM Lotus và SAP là các phần mềm mở dùng cho
nội bộ, để hạn chế việc truy cập không cần thiết vào hệ thống tin của công ty, mỗi nhân viên sẽ được cấp mật khẩu xác nhận riêng và được phân quyền truy nhập (xem, cập nhật, chỉnh sửa) trong phạm vi của công việc. Việc phân quyền này chỉ được thực hiện bởi các quản lý cấp cao của công ty.
27
Các mật khẩu này sẽ được thay đổi định kỳ một năm theo yêu cầu của kiểm soát nội bộ của công ty mẹ Fresenius Kabi
o Các đối tượng bên ngoài công ty đều bị hạn chế truy nhập vào hệ thống, chỉ được
truy nhập vào cổng thông tin chung duy nhất của công ty thông qua mật khẩu dành riêng cho khách thông qua nhân viên tiếp tân của công ty.
Kiềm soát dữ liệu
o Sử dụng phận mềm IBM Lotus giúp cho các nhân viên của công ty có thể dễ dàng
trao đổi thông tin giữa các bộ phận hoặc giữa các chi nhánh với nhau trên toàn thế
giới, giúp cho việc xử lý thông tin được đẩy nhanh tiến độ và được quản lý dễ
dàng hơn.
Với sự hỗ trợ của phòng IT và các quy định về lưu trữ, thay đổi mật khẩu, phân
quyền truy nhập… giúp cho thông tin luôn được bảo mật, an toàn và được sử dụng đúng mục đích, đúng đối tượng.
Song song đó, công ty còn sử dụng phần mềm SAP, tích hợp nhiều phân hệ khác
nhau như phân hệ quản lý nguyên vật liệu, bán hàng, kế toán tài chính… giúp cho kế toán thanh toán dễ dàng cập nhật thông tin nhanh nhất về các đơn hàng, tên nhà cung cấp, hàng nhập… được các bộ phận khác nhập liệu lên hệ thống.
Kiểm tra chứng từ, sổ sách
Các chứng từ phải được các bộ phận có liên quan tập hợp đầy đủ theo quy chuẩn
hoạt động của công ty (các chứng từ yêu cầu cho từng hoạt động mua sản phẩm sẽ được trình bày ở mục “Kiểm soát chi tiết”).
Bộ phận có nhu cầu mua hàng tập hợp đầy đủ các chứng từ theo quy chế hoạt động thành một bộ chứng từ, đưa cho kế toán thanh toán kiểm tra và nhập liệu. Kế toán thanh toán sau khi kiểm tra, nếu bộ chứng từ đầy đủ theo quy chế của công ty thì đóng dấu “Received” (“Đã nhận”) để xác nhận
28
Tên nhà cung cấp, ngày phát sinh sẽ được phần mềm trực tiếp kiểm tra trên hệ thống, riêng nghiệp vụ, số lượng và giá trị sẽ do nhân viên kế toán thực hiện kiểm tra thông qua hóa đơn của nhà cung cấp.
Các bộ chứng từ sẽ được đánh số thứ tự theo mã quy định của công ty Vd: mã số: 1000000684419213
Trong đó: “684” là số thứ tự “4192” là mã công ty “13” là năm 2013
Các loại sổ sách như sổ cái, sổ chi tiết công nợ, các loại báo cáo… đều được tích
hợp trong hệ thống, dễ dàng cho việc sử dụng và quản lý.
