Việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ ở các bộ phận phải được sự thông qua của trưởng
bộ phận và của Giám đốc (nếu có)
(Đối với các hàng hóa, dịch vụ có giá trị lớn hơn mười triệu VNĐ thì cần có sự phê duyệt của Tổng Giám đốc trước khi thực hiện).
Nếu như Tổng Giám đốc không thể xét duyệt do lý do cá nhân như đi công tác… thì
có thể ủy quyền cho người khác trong ban Giám đốc bằng văn bản và chứng từ này phải được lưu vào hồ sơ (được trình ra nếu có yêu cầu từ cơ quan Thuế).
2.2.2.4. Kiểm tra độc lập việc thực hiện
Các bộ chứng từ do các bộ phận thực hiện mua hàng tập hợp sẽ được kế toán thanh toán kiểm tra và xác nhận trước khi thanh toán
Đồng thời, bộ phận Tuân thủ (Compliance) sẽ thực hiện kiểm tra thường xuyên hoặc đột xuất hoạt động và các chứng từ liên quan đến việc mua hàng và thanh toán (ví dụ: Hợp
29
đồng khi kí kết với nhà cung cấp phải có sự xét duyệt của bộ phận tuân thủ trước, rồi mới trình Tổng Giám đốc).
Ngoài ra, theo sự yêu cầu của công ty mẹ Fresenius Kabi, công ty phải thực hiện gửi báo cáo tài chính đã được kiểm toán về công ty mẹ mỗi năm và định kỳ tháng tư sẽ có các kiểm soát viên nội bộ từ công ty mẹ xuống công ty để kiểm tra việc tuân thủ quy chế hoạt động của công ty.
2.2.3.Các thủ tục kiểm soát chi tiết
2.2.3.1. Kiểm soát quá trình mua hàng
Yêu cầu mua hàng
Chứng từ: Tất cả các nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ đều phải có giấy đề nghị
mua hàng hóa/dịch vụ (Purchase Requisition). Đối với hàng hóa/dịch vụ dùng cho hoạt động marketing hoặc bán hàng như quảng cáo, hội thảo, vé máy bay đi công tác… thì cần có thêm kế hoạch marketing/bán hàng.
Hai chứng từ trên đều phải có sự xét duyệt của Ban Giám đốc và trưởng bộ phận (theo bảng 2.4).
Trình tự: Nhân viên có nhu cầu mua hàng hoặc bộ phận mua hàng lập phiếu đề
nghị mua hàng, trình cho trưởng bộ phận và Giám đốc (nếu có) xét duyệt.
Xét duyệt yêu cầu
Tất cả các yêu cầu mua hàng của các phòng ban đều phải có sự xét duyệt của trưởng bộ phận và Giám đốc (nếu có).
Lựa chọn nhà cung cấp
Việc chọn lựa nhà cung cấp được dựa trên tiêu chí giá cả và cung cách phục vụ. Thông thường có 2 trường hợp xảy ra:
30
Không đạt
Đạt
Lựa chọn nhà cung cấp mới
Trong trường hợp không chọn các nhà cung cấp mà công ty đã xét duyệt trở thành “nhà cung cấp được ưu tiên” (preferred vendors) mà chọn nhà cung cấp mới phải qua trình tự sau:
- Bộ phận được giao chon nhà cung cấp (bảng 2.4 trang 25) sẽ thực hiện tìm
nhà cung cấp theo tiêu thức của công ty
- Sau khi tìm được nhà cung cấp thì gửi thư hoặc gọi điện đề nghị được nhận
“bảng báo giá” từ nhà cung cấp.
- So sánh bảng báo giá từ các nhà cung cấp mới, kèm theo so sánh các tiêu
chí về cung cách phục vụ. Tất cả các nhận xét đều được ghi lại trong “Bảng so sánh”
- Nếu thấy giá cả và cung cách phục vụ phù hợp của nhà cung cấp nào tốt
hơn thì liên lạc nhà cung cấp đó để đặt hàng.
Các bước thực hiện và chứng từ (Sơ đồ 2.5: Trình tự lựa chọn nhà cung cấp) Tìm nhà cung cấp Yêu cầu và nhận báo giá Chọn nhà cung cấp So sánh báo giá Bảng báo giá Bảng so sánh
31
Các thư ký của bộ phận chịu trách nhiệm tìm nhà cung cấp sẽ thực hiện các công việc trên. Tuy nhiên, việc chọn nhà cung cấp hay không còn phải được trưởng bộ phận xét duyệt rồi mới được đặt hàng.
Trường hợp nhân viên công ty có sở hữu một phần hoặc toàn bộ vốn của nhà cung cấp được chọn hoặc là người thân, bạn bè thì phải công bố rõ ràng trong quá trình xét duyệt.
Lƣu ý:
Trường hợp nêu trên không áp dụng đối với các nhà cung cấp dịch vụ ăn uống.
Đề nghị “nhà cung cấp đƣợc ƣu tiên” mới
Trường hợp bộ phận có nhu cầu mua hàng thấy rằng một số nhà cung cấp mới có chất lượng dịch vụ tốt và có dự định sẽ sử dụng dịch vụ của họ lâu dài thì có thể yêu cầu lên Ban Giám đốc xem xét đưa các nhà cung cấp này lên thành “nhà cung cấp được ưu tiên”.
Các bộ phận đề nghị sẽ chuẩn bị “Bộ hồ sơ đề nghị nhà cung cấp mới” gồm:
o Bảng báo giá
o Thông tin nhà cung cấp
o Bảng so sánh
o Danh sách nhà cung cấp được chọn
o Bộ chứng từ đã thực hiện mua hàng hóa, dịch vụ (4 lần gần nhất)
(Khi sử dụng hàng hóa/dịch vụ của nhà cung cấp cũ mà cảm thấy rằng nhà cung cấp đó không còn phù hợp nữa (do cung cách phục vụ tệ, hàng hóa/dịch vụ kém chất lượng…), bộ phận có thể sử dụng thử một nhà cung cấp mới. Sau bốn lần sử dụng thử nhà cung cấp mới với cùng một hàng hóa giống nhà cung cấp cũ, nếu thấy tất cả các lần mua hàng đều thực hiện đúng theo hợp đồng thì có thể trở thành “nhà cung cấp được ưu tiên”. Bộ chứng
32
từ của cả bốn lần đều phải đầy đủ giống như một bộ chứng từ mua hàng thông thường (sẽ được trình bày ở mục sau))
Sau đó, bộ hồ sơ này sẽ được trình cho Ban Giám đốc xem xét
Ban Giám đốc sau khi xét duyệt xong thì kí vào “Danh sách nhà cung cấp được chọn”, bộ phận lập danh sách lưu lại bộ chứng từ.
Đánh giá nhà cung cấp
Các bộ phận trong công ty sẽ thực hiện đánh giá nhà cung cấp trong phạm vi của mình (bảng 2.4 trang 25) với các tiêu chí:
- Đối với hàng hóa: chất liệu, chất lượng, hình ảnh, màu sắc và thời gian thực
hiện.
- Đối với dịch vụ: địa điểm, giá trọn gói và dịch vụ thực hiện.
o Các bộ phận sẽ liệt kê danh sách các nhà cung cấp được đánh giá thành bảng
“Danh sách nhà cung cấp được chọn hiện hành”.
o Bộ phận sẽ thực hiện phỏng vấn về hàng hóa và nhà cung cấp mà những nhân
viên có sử dụng về chất lượng, cung cách phục vụ…, ghi vào bảng “Đánh giá chất lượng hàng hóa, dịch vụ” và “Biểu mẫu đánh giá nhà cung cấp”.
o Thư ký của các bộ phận đánh giá sẽ tập hợp các chứng từ trên và trình cho
Ban Giám đốc xét duyệt và lưu giữ tại bộ phận. Các bước thực hiện và chứng từ (bảng 2.6)
33
Cuối mỗi năm sẽ thực hiện lựa chọn danh sách, đánh giá và lựa chọn lại. Các “nhà cung cấp được ưu tiên” trong năm không sử dụng thì cần phải được rà soát lại.
Đặt hàng
Bảng báo giá
Nhằm đảm bảo cho việc mua hàng đúng với giá thỏa thuận ban đầu trong hợp đồng và yêu cầu về kiểm soát của Kiểm toán nội bộ công ty mẹ, công ty đề ra các mức yêu cầu bảng báo giá như sau:
Mức đặt hàng (VNĐ) Yêu cầu báo giá
Trên 4 triệu Một báo giá gốc
Từ 4 triệu đến 20 triệu Hai báo giá (ít nhất một báo giá gốcvà một báo giá qua fax
hoặc email có con dấu của công ty)
Trên 20 triệu Ba báo giá (ít nhất một báo giá gốc và hai báo giá qua fax
hoặc email có con dấu của công ty) (bảng 2.7: Mức yêu cầu bảng báo giá) Lựa chọn nhà cung
cấp để đánh giá
Phê duyệt danh sách nhà cung cấp được chọn Đánh giá/ phỏng vấn công ty Danh sách nhà cung cấp được chọn hiện hành Đánh giá chất lượng hàng hóa, dịch vụ
Biểu mẫu đánh giá nhà cung cấp
34
Nếu mua/thuê hàng hóa và dịch vụ của nhà cung cấp được ưu tiên (preferred
vendor) thì chỉ cần có một bảng báo giá gốc kẹp chung với bộ chứng từ thanh toán, nếu như hàng hóa có giá cố định trong một thời gian dài thì chỉ cần bản sao từ bảng giá trong hợp đồng, không cần bản gốc.
Trường hợp hàng hóa là sản phẩm thương hiệu (bút bi Thiên Long, nón bảo hiểm Protect…) của chính nhà sản xuất thì chỉ cần một bảng báo giá.
Các trường hợp bảng giá mà còn trong thời hạn hiệu lực thì có thể được sử dụng nhằm tiết kiệm thời gian tìm báo giá.
Các trường hợp tham khảo giá hàng hóa là thiết bị điện tử, điện gia dụng, hàng hóa có thương hiệu, bảng giá được đăng trên các website của nhà cung cấp uy tín như Nguyễn Kim, Hoàng Long, Phong Vũ…thì được xem như là một bản báo giá mà không cần báo giá đóng mộc của công ty. Bản báo giá trong trường hợp này phải có tên nhà cung cấp, tên và hình ảnh sản phẩm, giá cả, đường link, ngày in báo giá.
Các trường hợp không có “Bảng báo giá” khác các trường hợp nêu trên thì cần phải có sự xét duyệt của Giám đốc tài chính/Tổng giám đốc
Đặt hàng
Có 2 trường hợp xảy ra sau khi đã làm giấy yêu cầu mua/thuê hàng hóa, dịch vụ và báo giá từ nhà cung cấp:
o Trường hợp hợp đồng đã ký với nhà cung cấp vẫn còn hiệu lực thì bộ phận thực
hiện mua hàng lập “Đơn đặt hàng” (Purchase order)
o Trường hợp hợp đồng đã ký với nhà cung cấp đã hết hiệu lực thì bộ phận thực
hiện mua hàng sẽ thực hiện liên hệ với nhà cung cấp để soạn thảo hợp đồng, trình cho bộ phận Tuân thủ và Tổng Giám đốc xét duyệt. Hợp đồng sẽ được soạn thào thành bốn bản (hai bản tiếng Anh, hai bản tiếng Việt), mổi bên sẽ giữ hai bản.
35
Đơn đặt hàng phải có chữ ký của trưởng bộ phận gồm hai bản sẽ được gửi đến nhà cung cấp để xác nhận rồi được gửi trả lại một bản.
Tất cả các trường hợp đều cần có đơn đặt hàng, ngoài trừ các trường hợp sau:
o Giá trị hàng hóa/dịch vụ dưới bốn triệu đồng.
o Chi phí văn phòng hàng ngày (mua trái cây, thức ăn phục vụ hội họp; bánh kẹo,
thức uống phục vụ văn phòng) diễn ra tại văn phòng công ty, chi phí hợp lệ khác (chyển phát thư tín, công văn, sao y công chứng, hoa cây cảnh…).
o Chi phí thuê kho bãi, vận chuyển, bốc xếp, vì hoạt động có tính chất liên tục,
lặp đi lặp lại hàng ngày, giá cố định và có ký kết hợp đồng cho cả năm (xuất nhập khẩu).
o Chi phí thuê mua dịch vụ xuất nhập khẩu, chi phí hủy hàng (xuất nhập khẩu).
Xác nhận cam kết mua hàng
Sau khi gửi đơn đặt hàng, bộ phận Mua hàng hoặc bộ phận có yêu cầu mua theo dõi để đảm bảo nhà cung cấp đồng ý bán hàng theo đúng trong đơn đặt hàng. Nếu có sự thay đổi, đơn hàng sẽ được lập lại hoặc điều chỉnh cho phù hợp với yêu cầu của hai bên (các tài liệu liên quan đến việc điều chỉnh, thay đổi được lưu kèm hồ sơ gốc). Đối với hợp đồng, nhà cung cấp sẽ gửi bản nháp để kiểm tra. Các bản nháp sẽ được các thư ký gửi cho bộ phận Tuân thủ để được xem xét về các điều khoản và cách thức trình bày. Sau khi được xác nhận và ký bảng nháp, các thư ký thông báo những điểm cần chỉnh sửa và yêu cầu nhà cung cấp làm lại (nếu có sai sót). Hợp đồng chỉnh sửa xong sẽ được gửi nháp lần nữa để kiểm tra rồi gửi bản chính (hai bản) cho công ty. Công ty ký tên và gửi lại một bản cho nhà cung cấp.
2.2.3.2. Kiểm soát quá trình nhận hàng
Khi nhà cung cấp giao hàng
36
Thư ký của bộ phận yêu cầu sẽ trực tiếp gặp bên giao hàng để trực tiếp kiểm tra hàng, lập phiếu “Đánh giá chất lượng hàng hóa/dịch vụ”. Nếu chất lượng hàng hóa không tốt, không như yêu cầu thì phản hồi ngay với nhà cung cấp để yêu cầu cấp lại hàng hóa. Sau khi hàng hóa đã đủ và đúng theo yêu cầu, Thư ký ký xác nhận và giữ một liên/một bản phiếu giao hàng hoặc thanh lý/bàn giao dịch vụ để làm căn cứ đã nhận hàng.
Phiếu “Đánh giá chất lượng hàng hóa/dịch vụ” sẽ được lưu lại tại bộ phận yêu cầu và làm cơ sở để Kiểm toán nội bộ kiểm soát quá trình mua hàng.
Trường hợp 2: Bộ phận yêu cầu không trực tiếp mua hàng
Bộ phận mua hàng sẽ trực tiếp nhận hàng và thông báo cho bộ phận yêu cầu mua hàng về số lượng và chất lượng hàng mua. Sau khi kiểm tra, nếu thấy không đúng, bộ phận yêu cầu sẽ thông báo cho bộ phận mua hàng không chấp nhận hàng và phản hồi ngay với nhà cung cấp để sửa chữa, cung cấp lại.
Sau khi hàng hóa đã đúng yêu cầu, bộ phận yêu cầu hàng hóa/dịch vụ lập phiếu “đánh giá chất lượng hàng hóa/dịch vụ” và đưa cho bộ phận mua hàng lưu lại. Đồng thời bộ phận yêu cầu (hoặc thủ kho nếu như bộ phận yêu cầu mua hàng yêu cầu giao trực tiếp đến) kí nhận và giữ lại một liên/một bản các phiếu giao hàng, thanh lý… để làm bằng chứng.
Quy trình mua/thuê hàng hóa và dịch vụ không phục vụ sản xuất
Bộ phận yêu cầu mua hàng không đồng thời thực hiện mua/thuê hàng hóa và dịch
vụ (bảng 2.8 trang 37)
Bộ phận yêu cầu mua hàng đồng thời thực hiện mua/thuê hàng hóa và dịch vụ
37 Không đạt ạt Không đạt Đạt Không đạt
(*) Trường hợp giao trực tiếp theo yêu cầu của bộ phận yêu cầu mua hàng
Các bước thực hiện Chứng từ Thực hiện
Bộ phận yêu cầu mua hàng
Bộ phận mua hàng
Bộ phận mua hàng
Bộ phận mua hàng
Bộ phận yêu cầu mua hàng
Bộ phận yêu cầu mua Bộ phận mua hàng lưu biên bản kiểm tra chất lượng hàng hóa
Thủ kho, Bộ phận yêu cầu mua hàng
Lập yêu cầu mua hàng
Kiểm tra yêu cầu
Tìm & nhận báo giá
So sánh, lựa chọn nhà cung cấp Lập & phê duyệt đơn đặt hàng, hợp đồng Làm việc với nhà cung cấp (nếu có) Nhận và kiểm tra hàng Nhập kho/ Nhận hàng* Giấy đề nghị mua hàng Bảng kế hoạch bán hàng/ marketing Bảng báo giá Bàng so sánh Đơn đặt hàng Hợp đồng Đánh giá chất lượng hàng hóa/dịch vụ Phiếu giao hàng Hóa đơn Đạt Đạt
38
Không đạt
Đạt
Các bước thực hiện Chứng từ Thực hiện
Bộ phận yêu cầu mua hàng
Bộ phận yêu cầu mua hàng
Bộ phận yêu cầu mua hàng
Bộ phận yêu cầu mua hàng
Bộ phận yêu cầu mua hàng
Bộ phận yêu cầu mua hàng
Bộ phận yêu cầu mua hàng
(**) Không áp dụng cho trường hợp thuê dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo, sự kiện Lập yêu cầu mua hàng
Tìm & nhận báo giá So sánh, lựa chọn
nhà cung cấp Lập & phê duyệt
đơn đặt hàng**, hợp đồng Làm việc với nhà cung cấp (nếu có) Nhận và kiểm tra hàng Giấy đề nghị mua hàng Bảng kế hoạch bán hàng/ marketing Bảng báo giá Bảng so sánh Đơn đặt hàng Hợp đồng Đánh giá chất lượng hàng hóa/dịch vụ Phiếu giao hàng Hóa đơn Nhận hàng
39
2.2.3.3. Kiểm soát quá trình thanh toán
Quy định về thanh toán tiền mua hàng
Bộ chứng từ thanh toán
Ngoài những chứng từ cần thiết để thanh toán các khoản dưới đây, các chứng từ khác cũng có thể kèm theo nhằm hỗ trợ cho việc xem xét thanh toán.
Bộ chứng từ được nêu ở dưới là bộ chứng từ thanh toán chung, dùng cho các nhà
cung cấp. Riêng trường hợp các nhà cung cấp được ưu tiên (“nhà cung cấp được ưu
tiên” ) hoặc nhà cung cấp xài nhiều lần thì “Hợp đồng” không nhất thiết phải kẹp vào
(trừ lần đầu tiên), có thể kẹp bản sao (nếu cần).
oThanh toán vật tư và dịch vụ không liên quan đến sản xuất
Phần này áp dụng cho những chi phí như đấu thầu, thuê xe cho mục đích kinh doanh, photocopy, công chứng, ấn phẩm quảng cáo….
Đối với các nhà cung cấp được ưu tiên thì không cần bảng báo giá cho mỗi lần mua hàng, nhưng nếu có sự thay đổi so với lần trước thì phải có bảng báo giá đính kèm (ngoại trừ văn phòng phẩm, khách sạn và vé máy bay). Hàng khuyến mãi/quảng cáo cần có bảng báo giá cho từng lần.
Chứng từ yêu cầu:
- Giấy đề nghị mua hàng hóa/dịch vụ đã được phê duyệt
- Giấy đề nghị thanh toán đã được phê duyệt
- Bảng báo giá
