quản lý thư viện tại trường ĐH KHTN - ĐH QGHN

Cùng với tốc độ phát triển và ứng dụng rộng rãi của công nghệ thông tin, việc tin học hoá trong quản lý càng trở nên cần thiết

CHƯƠNG 1 : ĐẶT VẤN ĐỀ

1 Giới thiệu bài toán quản lý thư viện

Cùng với tốc độ phát triển và ứng dụng rộng rãi của công nghệ thông tin,

việc tin học hoá trong quản lý càng trở nên cần thiết

Trong những năm gần đây, cùng với việc phát triển trong nhiều lĩnh vực,

thư viện sách là một trong những nhu cầu cần thiết yếu trong công việc và cuộc

sống của mọi người Số lượng sách ngày càng nhiều, bên cạnh đó nhu cầu xem

và mượn sách cũng ngày càng gia tăng Tại các thư viện lớn như Thư viện Quốc

Gia, Thư viện Hà Nội…vấn đề mượn và đọc sách của độc giả ngày càng trở nên

khó khăn hơn cho cả độc giả lẫn thủ thư mà nguyên nhân chủ yếu là do việc tìm

kiếm khó khăn, không nắm được tình trạng sách, khó nhắc đòi sách quá hạn,

quản lý bản gốc ra vào kho khó khăn, không có khả năng liên kết giữa nhiều thư

viện, làm hồ sơ sách phức tạp…

Tuy nhiên ứng dụng Công nghệ thông tin cho thư viện ở nước ta còn nằm

trong qui mô hạn hẹp Trong bối cảnh đó, việc xây dựng chương trình quản lý

thư viện điện thử là vô cùng cần thiết nhằm nâng cao tri thức cũng như giảm

thiểu những khó khăn của thủ thư và độc giả

Quản lý thư viện điện tử có nhiệm vụ quản lý, phục vụ công tác tra cứu,

nghiên cứu của độc giả Hệ thống quản lý thư viện phải nắm giữ được số lượng

sách trong thư viện, phân loại sách theo từng chương mục cụ thể để có thể dễ

dàng, thuận tiện cho việc truy tìm Quản lý đặt sách,quản lý NXB để đặt sách và

nhận sách đặt, ghi nhận mượn-trả-đòi sách quá hạn, quản lý bạn đọc, quản lý

được nội dung điện tử để có thể lấy nội dung trực tiếp Ngoài ra hệ thống cũng

cần phải biết được tình trạng sách hiện tại (sách đang ở đâu,như thế nào…), phải

được cập nhật thông tin mỗi khi bổ sung các tư liệu mới hoặc thanh lý các tư

liệu không còn giá trị Đối với việc tr cứu, hệ thống phải đưa ra biên mục các

sách có trong thư viện, sao cho độc giả dễ dàng tìm được những tư liệu cần

thiết Quản trị tự động khả năng tra sách từ xa, liên kết các thư viện cả tra cứu và

mượn sách

Để giải quyết bài toán trên cơ sở thực tế, nhóm em đã tiến hành khảo sát

và thực nghiệm bài toán quản lý thư viện tại trường ĐH KHTN - ĐH QGHN

2 Khảo sát thư viện trường ĐH KHTN

2.1 Cơ cấu tổ chức

Error!

Mô tả sơ lược về cơ cấu tổ chức:

 Ban quản lý thư viện : Chịu trách nhiệm điều hành chung cho toàn bộ

các công tác trong thư viện

 Phòng nghiệp vụ: Lập kế hoạch mua sách mới, thanh lý sách cũ, kế

hoạch phục vụ độc giả, cấp thẻ độc giả

 Bộ phận bổ sung tài liệu: Liên hệ các NXB để mua sách, các đơn vị, cá

nhân cung ứng sách đưa vào thư viện

 Nhân viên thủ thư: Tiếp nhận sách đánh mã số, phân loại sách, kiểm tra

độc giả có thẻ đọc sách, thống kê và tra cứu sách

2.2 Quy trình quản lý sách và sinh viên

Công việc quản lý sách trong thư viện được quản lý theo một quy trình

như sau:

Đối với việc nhập sách:

Ban quản lý thư viện

Bộ phận bổ sung tài liệu Phòng nghiệp

vụ Thủ thư

Mỗi khi bổ sung sách mới bộ phận bổ sung tài liệu sẽ lập kế hoạch bổ

sung tài liệu dựa trên Catolog NXB và tên các loại sách hiện có ở các hiệu sách

Nếu kế hoạch bổ sung tài liệu được duyệt thì bộ phận này sẽ tiến hành đi mua về

và làm một số thao tác sau trước khi nhập sách vào kho:

Đóng dấu thư viện lên sách

Phân loại sách theo lĩnh vực:

Ví dụ: Tin học, y học, nghệ thuật…

Phân loại sách theo môn loại:

Sách về tin học: Cơ sở dữ liệu, mạng máy tính, tối ưu hoá…

Sách về toán: Toán cao cấp, hình giải tích…

Đánh mã số cho sách: Mã số sách gồm: mã phân loại ghép với mã môn

loại ghép với số thứ tự sách và số tập của sách

Viết các thông tin về sách (mã số sách, tên sách, tên tác giả, nơi xuất bản,

năm xuất bản, giá tiền, số trang, tập ) vào fix bỏ hộp fix

Các hộp fix được phân loại theo lĩnh vực như: kinh tế, điện tử vi tính…

Trong mỗi hộp lại phân nhỏ theo một số đặc thù nhất định Các hộp fix cũng

được phân loại theo vần đầu của tên tác giả hoặc tên sách

Nhận độc giả mới:

Khi độc giả đến đăng ký làm thẻ sinh viên và nộp một hình của độc giả và

kèm theo lệ phí làm thẻ Nhân viên cấp thẻ sẽ phát phiếu đăng kí để bạn đọc

khai báo theo hình thức như sau:

Sau đó bạn đọc sẽ được cấp một thẻ đọc sách, mỗi thẻ có một số thẻ riêng

không trùng với các số thẻ khác ở đây số thẻ chính là mã số của độc giả Mã số

độc giả được đánh theo khoá học gồm 6 chữ số Trong đó 2 chữ số đầu tiên chỉ

khoá học, 4 chữ số sau chỉ số thứ tự sinh viên thuộc khoá học đó Hình thức thẻ

như sau:

Thẻ đọc sách của độc giả có giá trị khi đã được ký duyệt đầy đủ và nó chỉ

có giá trị trong khoá học hiện tại

2.3 Quy tắc xử lý

Chu trình mượn sách:

Một sinh viên mượn sách phải đến thư viện của trường và làm các bước

sau:

 Tra sách cần tìm trên hộp fix hoặc hệ thống máy tính của thư viện

 Điền vào Phiếu yêu cầu tìm sách toàn bộ tên sách,mã sách,tên tác

giả…vào phiếu rồi đưa thủ thư

 Trường hợp sách nếu được thủ thư tìm được, thủ thư yêu cầu độc

giả ký nhận sách Sau khi thủ thư nhận lại phiếu yêu cầu có ký nhận của thì giao

sách và giữ lại phiếu yêu cầu

 Nếu không tìm được sách theo yêu cầu độc giả có thể cất phiếu yêu

cầu tìm sách đó cho lần sau

Tuỳ theo đối tượng sẽ có quy cách mượn sách khác nhau

- Đối với sinh viên

Môĩ lần được mượn:

 Sách giáo trình: Mỗi sinh viên được mượn tối đa 8 quyển (nếu thư

viện đủ sách) Mượn từ đầu kỳ đến cuối kỳ

 Sách tham khảo: Mỗi lần mượn tối đa 2 quyển, thời gian mượn

không quá 15 ngày

- Đối với cán bộ công chức

+ Được mượn tối đa 7 cuốn + Thời hạn mượn 1 tháng

- Đối với nghiên cứu sinh Cao học, sinh viên tại chức…

+ Phải cược tiền khi mượn sách

+ Khi trả phải trừ khấu hao để tu bổ tài liệu

+ Mức trừ khấu khao tuỳ theo quy định hiện hành

+ Được mượn tối đa là 7 cuốn (trong đó có 2 cuốn là tham khảo) + Thời hạn mượn đối với giáo trình là 1 kỳ, tài liệu tham khảo 15 ngày

Nếu quá hạn 1 ngày thì sẽ không được mượn sách trong vòng 1 tháng

Hình 1: Qui trình mượn sách của hệ thống

Quy trình trả sách:

Hình 2: Quy trình trả sách

2.4 Nhận xét

Quy trình tìm kiếm, mượn, trả…của hệ thống hiện tại diễn ra hết sức thủ

công, đã bộc lộ những nhược điểm sau:

Nhận yêu cầu mượn sách

Trả lời sinh viên

Lập thông tin phiếu mượn

Nhận khẳng định từ sinh viên

Tổng hợp tình hình mượn

Từ chối

Huỷ

bỏ Sửa

đổi

Xác nhận yêu cầu mượn và khả năng đáp

ứng

 Việc lưu trữ thông tin về sách, thẻ thư viện và các thông tin cần thiết

trong công tác mượn trả đều được tiến hành thủ công bằng sổ sách và các chứng

từ với một số lượng lớn và lưu trữ trong nhiều năm Chính vì vậy gây nhiều khó

khăn cho công tác quản lý, tốn nhiều thời gian và công sức cho thủ thư với

những biện pháp bảo quản và hình thức kiểm tra, kiểm kê phức tạp

 Xử lý số liệu chậm và không chính xác, nếu lưu trữ có sai sót thì việc

sửa đổi gặp nhiều khó khăn

 Việc thống kê theo định kì và theo yêu cầu đột xuất không kịp thời và

thiếu chính xác

 Vấn đề liên thông giữa các thư viện là không thể thực hiện được

Chính những nhược điểm nói trên và mục tiêu nâng cao chất lượng phục

vụ, quản lý hiệu quả việc mượn trả sách của thư viện nên nhóm em xây dựng hệ

thống này nhằm tin học hoá công việc của thư viện

Các yêu cầu đối với tính năng hệ thống:

 Hệ thống mới được xây dựng cần cho phép lưu trữ, cập nhật sách

một cách tự động, dễ dàng với khối lượng lớn

 Cho phép sinh viên truy vấn các thông tin về thư viện thông qua

mạng internet linh động, nhanh và chính xác

 Tối thiểu hoá thời gian tìm kiếm sách, thống kê sách, có những

cách tìm kiếm khác nhau Hệ thống cần thích hợp với việc gia tăng số lượng

sách, số lượng độc giả

 Cho phép tự động hoá việc đăng kí mượn sách thực hiện bởi chính

sinh viên qua mạng internet, thực hiện bởi thủ thư qua giao diện thân thiện với

người dùng

 Cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin về thư viện: các loại

sách hiện có, số lượng còn, số lượng mượn

 Cơ sở dữ liệu hệ thống đầy đủ và thống nhất quản lý các hoạt động

của sinh viên như mượn sách, sử dụng dịch vụ, hình thức trả sách…

 Dữ liệu được đưa vào kiểm tra và chuẩn hoá phải đảm bảo sự đúng

đắn và chặt chẽ trong công tác quản lý

 Tự động hoá các tác nghiệp của hệ thống: đăng kí mượn, quản lý

phiếu mượn, quản lý sách, tra cứu sách, thống kê danh mục sách trong thư viện,

danh sách sinh viên đang mượn, vi phạm nội quy thư viện….nhằm tăng hiệu

suất công việc, tính chính xác trong việc quản lý sách cũng như sinh viên

Các yêu cầu khác đối với hệ thống:

 Hệ thống tin cậy và chính xác, giao diện thân thiện, dễ sử dụng, hệ

thống linh động, dữ liệu truy cập nhanh

 Hệ thống đảm bảo bảo mật cho người sử dụng, đảm bảo người

dùng thực hiện đúng phạm vi chức năng

Với những yêu cầu đặt ra, chúng em đã lựa chọn các phương pháp và

công cụ để phát triển hệ thống

CHƯƠNG 2 : PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN

1 Sơ đồ phân rã chức năng của hệ thống

Thủ thư thực hiện

 Đăng nhập quản trị:

Khi người dùng đăng nhập trang quản trị, thông số do người dùng nhập sẽ

được so sánh trong bảng CSDL Nếu đúng thì người dùng được phép vào và

quản lý trang quản trị với quyền hạn đã được cấp bởi Admin

 Quản lý sách:

Việc quản lý sách là một trong những chức năng cơ bản của bài toán quản

lý thư viện Quản lý sách bao gồm các chức năng : thêm, chỉnh sửa, xoá Sách

trong thư viện được quản lý theo loại sách và nhóm sách hoặc cũng có thể phân

biệt theo nội dung

Hình 6 : Sơ đồ phân rã chức năng Cập nhật loại sách

Hình 8: Sơ đồ phân rã chức năng Cập nhật nhà xuất bản

Tìm kiếm, xử lý sách:

ở chức năng này, thủ thư có thể tìm kiếm sách theo ý muốn

Thủ thư được cung cấp hai chức năng:

+ Tìm kiếm đơn giản: thực hiện việc tìm kiếm theo tên sách, bất kỳ sách

nào có tên chứ các từ khoá do thủ thư đưa ra đều hiển thị lên trang kết quả phía

thủ thư

+ Tìm kiếm nâng cao: cho phép tìm kiếm theo nhiều tieu chí nư tìm theo

tên sách, tác giả, loại, nhóm giúp nâng cao độ chính xác của kết quả trả về so với

sách cần tìm

Hình 9 : Sơ đồ phân rã chức năng Tìm kiếm, xử lý sách

 Quản lý thẻ thư viện: (Quản lý độc giả)

Độc giả ở đây là sinh viên vì vậy cần phải làm các công việc sau:

Tạo thẻ thư viện, quản lý việc sinh viên vi phạm nội quy của thư viện

Công việc này rất quan trọng, dựa trên những thông tin này thủ thư ra quyết định

có cho sinh viên đó đăng ký mượn sách hay không

Quản lý thẻ thư viện

Cập nhật thẻ thư viện

Cập nhật vi phạm nội quy

Tìm kiếm, xử lý sách

Tìm kiếm đơn giản

Tim kiếm nâng cao

Hình 10 : Sơ đồ phân rã chức năng Quản lý thẻ thư viện

Chức năng quản lý mượn trả giúp thủ thư giải quyết yêu cầu mươn sách

của sinh viên Yêu cầu mượn sách của sinh viên sẽ được gửi cho thủ thư, dựa

vào thông tin sách mượn của sinh viên cũng như thông tin sách trong kho thủ

thư sẽ quyết định có đáp ứng nhu cầu mượn sách của sinh viên đó hay không

Quyết định này được thông báo cho sinh viên Nếu được chấp nhận thư viện sẽ

hẹn sinh viên ngày nhận sách Khi sinh viên mượn hoặc trả sách thực sự, chức

Thêm thẻ thư viện

Sửa thẻ thư viện

Xoá thẻ thư viện

năng quản lý thông tin mượn và quản lý thông tin trả sẽ giúp thủ thư cập nhật

các thông tin này một cách nhanh chóng và chính xác

Hình 13: Sơ đồ phân rã chức năng Quản lý mượn trả

 Trả lời thông tin phản hồi, góp ý:

Đối với bài toán quản lý thư viện, việc cung cấp chức năng cho phép sinh

viên và thủ thư cùng trao đổi, giải đáp các thắc mắc là rất thiết thực Nó giúp

cho việc liên lạc giữa sinh viên và thủ thư được nhanh chóng và chính xác Sinh

viên có thể gửi thông tin thắc mắc góp ý tới thủ thư Chức năng này của hệ

thống sẽ cung cấp cho thư thư chức năng trả lời tin tức của sinh viên

 Tìm kiếm, xử lý sinh viên:

Tương tự chức năng tìm kiếm sách, chức năng này cũng hỗ trợ 2 phương

pháp tìm kiếm

Hình 14: Sơ đồ phân rã chức năng Quản lý tìm kiếm, xử lý sinh viên

 Lập báo cáo, thống kê:

Tìm kiếm, xử lý sinh viên

Tìm kiếm đơn giản

Tìm kiếm nâng cao

Quản lý mượn trả

Nhận yêu cầu mượn

Quản lý thông tin mượn

Quản lý thông tin trả

Hệ thống báo cáo (thống kê) đựơc phân thành hai loại:

 Các thống kê liên quan đến độc giả của thư viện

 Các thống kê liên quan đến tài nguyên sách của thư viện

Từ việc thống kê này thủ thư có cáI nhìn tổng quan về các vấn đề trong

thư viện như:

 Sách nhập trong kỳ

 Tần suất mượn sách (số lần sách được mượn)

 Tần suất mượn sách của từng sinh viên (số lần mượn sách của sinh

Hình 15: Sơ đồ phân rã chức năng Lập báo cáo thống kê

1.2 Chức năng cung cấp cho độc giả

 Tìm kiếm sách:

Ở chức năng này học viên có thể tìm kiếm sách theo ý muốn tương tư như

thủ thư

Lập báo cáo thống kê

Lập báo cáo sách Lập báo cáo sinh viên

Hình 16: Sơ đồ phân rã chức năng Tìm kiếm sách

 Đăng ký mượn sách:

Sau khi đăng nhập với thẻ thư viện đã có, độc giả có thể tra cứu các loại

sách mình cần, nếu có nhu cầu mượn thì chức năng này sẽ phục vụ độc giả

Trên trang kết quả tìm kiếm sẽ hiển thị các sách phù hợp với yêu cầu của

học viên, sẽ có các ô chọn để sinh viên đánh dấu các cuốn sách cần yêu cầu

đăng ký mượn và gửi đến thủ thư, dữ liệu sẽ được xử lý và cập nhật vào bảng

Hình 17: Sơ đồ phân rã chức năng Đăng ký mượn sách

2 Biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống

Một số khái niệm:

 Biểu đồ luồng dữ liệu: là một loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả một

quá trình xử lý thông tin với các yêu cầu:

 Sự diễn tả ở mức logic

Đăng ký mượn sách

Đăng ký mượn

Huỷ đăng ký mượn

Xem thông tin mượn trả

Tìm kiếm sách

Tìm kiếm đơn giản

Tìm kiếm nâng cao

 Chỉ rõ các chức năng con phải thực hiện để hoàn tất quá trình xử lý

cần mô tả

 Chỉ rõ các thông tin được chuyển giao giữa các chức năng đó và

qua đó phần nào thấy được trình tự thực hiện chúng

 Các chức năng: Một chức năng là một quá trình biến đổi dữ liệu (thay

đổi giá trịn, cấu trúc, vị trí của mỗi dữ liệu hoặc một số dữ liệu đã tạo ra một dữ

liệu mới)

 Tên chức năng phải là một từ động

 Biểu diễn chức năng

 Luồng dữ liệu: Một luồng dữ liệu là một tuyến truyền dẫn thông

tin vào hay ra một chức năng nào đó

 Biểu diễn

 Các kho dữ liệu: Một kho dữ liệu là một dữ liệu được lưu lại để có

thể truy cập nhiều lần về sau

 Tên kho dữ liệu phải là danh từ

 Biểu diễn

Tên luồng dữ liệu

Tên kho dữ liệu

Số hiệu Tên chức năng

 Các tác nhân: Một tác nhân là một thực thể ngoài hệ thống có trao

đổi thông tin với hệ thống

 Tên tác nhân là một danh từ

 Biểu diễn

Biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống:

Tên tác nhân

Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0

Diễn giải:

+ Mô tả chức năng:

+ Mô tả luồng dữ liệu:

+ Mô tả kho dữ liệu:

+ Mô tả tác nhân: