Quản lý thư viện tại trường Đại học Khoa học tự nhiên - ĐHQGHN
1 CHƯƠNG 1 : ĐẶT VẤN ĐỀ 1. Giới thiệu bài tốn quản lý thư viện Cùng với tốc độ phát triển và ứng dụng rộng rãi của cơng nghệ thơng tin, việc tin học hố trong quản lý càng trở nên cần thiết. Trong những năm gần đây, cùng với việc phát triển trong nhiều lĩnh vực, thư viện sách là một trong những nhu cầu cần thiết yếu trong cơng việc và cuộc sống của mọi người. Số lượng sách ngày càng nhiều, bên cạnh đó nhu cầu xem và mượn sách cũng ngày càng gia tăng. Tại các thư viện lớn như Thư viện Quốc Gia, Thư viện Hà Nội…vấn đề mượn và đọc sách của độc giả ngày càng trở nên khó khăn hơn cho cả độc giả lẫn thủ thư mà ngun nhân chủ yếu là do việc tìm kiếm khó khăn, khơng nắm được tình trạng sách, khó nhắc đòi sách q hạn, quản lý bản gốc ra vào kho khó khăn, khơng có khả năng liên kết giữa nhiều thư viện, làm hồ sơ sách phức tạp… Tuy nhiên ứng dụng Cơng nghệ thơng tin cho thư viện ở nước ta còn nằm trong qui mơ hạn hẹp. Trong bối cảnh đó, việc xây dựng chương trình quản lý thư viện điện thử là vơ cùng cần thiết nhằm nâng cao tri thức cũng như giảm thiểu những khó khăn của thủ thư và độc giả. Quản lý thư viện điện tử có nhiệm vụ quản lý, phục vụ cơng tác tra cứu, nghiên cứu của độc giả. Hệ thống quản lý thư viện phải nắm giữ được số lượng sách trong thư viện, phân loại sách theo từng chương mục cụ thể để có thể dễ dàng, thuận tiện cho việc truy tìm. Quản lý đặt sách,quản lý NXB để đặt sách và nhận sách đặt, ghi nhận mượn-trả-đòi sách q hạn, quản lý bạn đọc, quản lý được nội dung điện tử để có thể lấy nội dung trực tiếp. Ngồi ra hệ thống cũng cần phải biết được tình trạng sách hiện tại (sách đang ở đâu,như thế nào…), phải được cập nhật thơng tin mỗi khi bổ sung các tư liệu mới hoặc thanh lý các tư liệu khơng còn giá trị. Đối với việc tr cứu, hệ thống phải đưa ra biên mục các sách có trong thư viện, sao cho độc giả dễ dàng tìm được những tư liệu cần thiết. Quản trị tự động khả năng tra sách từ xa, liên kết các thư viện cả tra cứu và mượn sách. THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 2 Để giải quyết bài tốn trên cơ sở thực tế, nhóm em đã tiến hành khảo sát và thực nghiệm bài tốn quản lý thư viện tại trường ĐH KHTN - ĐH QGHN. 2. Khảo sát thư viện trường ĐH KHTN 2.1. Cơ cấu tổ chức Error! Mơ tả sơ lược về cơ cấu tổ chức: Ban quản lý thư viện : Chịu trách nhiệm điều hành chung cho tồn bộ các cơng tác trong thư viện. Phòng nghiệp vụ: Lập kế hoạch mua sách mới, thanh lý sách cũ, kế hoạch phục vụ độc giả, cấp thẻ độc giả. Bộ phận bổ sung tài liệu: Liên hệ các NXB để mua sách, các đơn vị, cá nhân cung ứng sách đưa vào thư viện Nhân viên thủ thư: Tiếp nhận sách đánh mã số, phân loại sách, kiểm tra độc giả có thẻ đọc sách, thống kê và tra cứu sách. 2.2. Quy trình quản lý sách và sinh viên Cơng việc quản lý sách trong thư viện được quản lý theo một quy trình như sau: Đối với việc nhập sách: Ban quản lý thư viện Bộ phận bổ sung tài liệu Phòng nghiệp vụ Thủ thư THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 3 Mỗi khi bổ sung sách mới bộ phận bổ sung tài liệu sẽ lập kế hoạch bổ sung tài liệu dựa trên Catolog NXB và tên các loại sách hiện có ở các hiệu sách. Nếu kế hoạch bổ sung tài liệu được duyệt thì bộ phận này sẽ tiến hành đi mua về và làm một số thao tác sau trước khi nhập sách vào kho: Đóng dấu thư viện lên sách Phân loại sách theo lĩnh vực: Ví dụ: Tin học, y học, nghệ thuật… Phân loại sách theo mơn loại: Sách về tin học: Cơ sở dữ liệu, mạng máy tính, tối ưu hố… Sách về tốn: Tốn cao cấp, hình giải tích… Đánh mã số cho sách: Mã số sách gồm: mã phân loại ghép với mã mơn loại ghép với số thứ tự sách và số tập của sách. Viết các thơng tin về sách (mã số sách, tên sách, tên tác giả, nơi xuất bản, năm xuất bản, giá tiền, số trang, tập ) vào fix bỏ hộp fix. Các hộp fix được phân loại theo lĩnh vực như: kinh tế, điện tử vi tính… Trong mỗi hộp lại phân nhỏ theo một số đặc thù nhất định. Các hộp fix cũng được phân loại theo vần đầu của tên tác giả hoặc tên sách. Nhận độc giả mới: Khi độc giả đến đăng ký làm thẻ sinh viên và nộp một hình của độc giả và kèm theo lệ phí làm thẻ. Nhân viên cấp thẻ sẽ phát phiếu đăng kí để bạn đọc khai báo theo hình thức như sau: Phiếu đăng ký Họ và tên: …………………………… . Lớp: …………………………………… Mã số sinh viên: ………………………. THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 4 Sau đó bạn đọc sẽ được cấp một thẻ đọc sách, mỗi thẻ có một số thẻ riêng khơng trùng với các số thẻ khác. ở đây số thẻ chính là mã số của độc giả. Mã số độc giả được đánh theo khố học gồm 6 chữ số. Trong đó 2 chữ số đầu tiên chỉ khố học, 4 chữ số sau chỉ số thứ tự sinh viên thuộc khố học đó. Hình thức thẻ như sau: Thẻ đọc sách của độc giả có giá trị khi đã được ký duyệt đầy đủ và nó chỉ có giá trị trong khố học hiện tại. 2.3. Quy tắc xử lý Chu trình mượn sách: Một sinh viên mượn sách phải đến thư viện của trường và làm các bước sau: Tra sách cần tìm trên hộp fix hoặc hệ thống máy tính của thư viện. Điền vào Phiếu u cầu tìm sách tồn bộ tên sách,mã sách,tên tác giả…vào phiếu rồi đưa thủ thư. Trường hợp sách nếu được thủ thư tìm được, thủ thư u cầu độc giả ký nhận sách. Sau khi thủ thư nhận lại phiếu u cầu có ký nhận của thì giao sách và giữ lại phiếu u cầu. Nếu khơng tìm được sách theo u cầu độc giả có thể cất phiếu u cầu tìm sách đó cho lần sau. Quy tắc mượn sách: THẺ ĐỌC SÁCH Số thẻ: Họ và tên: Lớp: Ngày tháng năm Mã số sinh viên: GIÁM ĐỐC (Có giá trị đến ngày / / ) 3x4 THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 5 Tuỳ theo đối tượng sẽ có quy cách mượn sách khác nhau. - Đối với sinh viên. Mơĩ lần được mượn: Sách giáo trình: Mỗi sinh viên được mượn tối đa 8 quyển (nếu thư viện đủ sách). Mượn từ đầu kỳ đến cuối kỳ. Sách tham khảo: Mỗi lần mượn tối đa 2 quyển, thời gian mượn khơng q 15 ngày. - Đối với cán bộ cơng chức. + Được mượn tối đa 7 cuốn + Thời hạn mượn 1 tháng. - Đối với nghiên cứu sinh Cao học, sinh viên tại chức… + Phải cược tiền khi mượn sách. + Khi trả phải trừ khấu hao để tu bổ tài liệu. + Mức trừ khấu khao tuỳ theo quy định hiện hành. + Được mượn tối đa là 7 cuốn (trong đó có 2 cuốn là tham khảo) + Thời hạn mượn đối với giáo trình là 1 kỳ, tài liệu tham khảo 15 ngày. Nếu q hạn 1 ngày thì sẽ khơng được mượn sách trong vòng 1 tháng. Xử lý sách mới nhập: + Kiểm tra số lượng đầu vào + Phân loại sách + Đánh mã số + Phân bổ về các phòng đọc Xử lý sinh viên: tuỳ theo vi phạm, có 2 mức xử lý: + Thu thẻ từ 1 3 tháng. + Thu thẻ vĩnh viễn, thơng báo cho Hội đồng kỷ luật, cơ sở đào tạo Quy trình mượn sách: THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 6 Hình 1: Qui trình mượn sách của hệ thống Quy trình trả sách: Hình 2: Quy trình trả sách 2.4. Nhận xét Quy trình tìm kiếm, mượn, trả…của hệ thống hiện tại diễn ra hết sức thủ cơng, đã bộc lộ những nhược điểm sau: Nhận u cầu trả sách Xác nhận thơng tin trả Lưu thơng tin trả sách Lập phiếu trả Tổng hợp tình hình trả Nhận u cầu mượn sách Trả lời sinh viên Lập thơng tin phiếu mượn Nhận khẳng định từ sinh viên Tổng hợp tình hình mượn Từ chối Huỷ bỏ Sửa đổi Xác nhận u cầu mượn và khả năng đáp ứng THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 7 Việc lưu trữ thơng tin về sách, thẻ thư viện và các thơng tin cần thiết trong cơng tác mượn trả đều được tiến hành thủ cơng bằng sổ sách và các chứng từ với một số lượng lớn và lưu trữ trong nhiều năm. Chính vì vậy gây nhiều khó khăn cho cơng tác quản lý, tốn nhiều thời gian và cơng sức cho thủ thư với những biện pháp bảo quản và hình thức kiểm tra, kiểm kê phức tạp. Xử lý số liệu chậm và khơng chính xác, nếu lưu trữ có sai sót thì việc sửa đổi gặp nhiều khó khăn. Việc thống kê theo định kì và theo u cầu đột xuất khơng kịp thời và thiếu chính xác. Vấn đề liên thơng giữa các thư viện là khơng thể thực hiện được. Chính những nhược điểm nói trên và mục tiêu nâng cao chất lượng phục vụ, quản lý hiệu quả việc mượn trả sách của thư viện nên nhóm em xây dựng hệ thống này nhằm tin học hố cơng việc của thư viện. Các u cầu đối với tính năng hệ thống: Hệ thống mới được xây dựng cần cho phép lưu trữ, cập nhật sách một cách tự động, dễ dàng với khối lượng lớn. Cho phép sinh viên truy vấn các thơng tin về thư viện thơng qua mạng internet linh động, nhanh và chính xác. Tối thiểu hố thời gian tìm kiếm sách, thống kê sách, có những cách tìm kiếm khác nhau. Hệ thống cần thích hợp với việc gia tăng số lượng sách, số lượng độc giả. Cho phép tự động hố việc đăng kí mượn sách thực hiện bởi chính sinh viên qua mạng internet, thực hiện bởi thủ thư qua giao diện thân thiện với người dùng. Cung cấp đầy đủ và chính xác các thơng tin về thư viện: các loại sách hiện có, số lượng còn, số lượng mượn. Cơ sở dữ liệu hệ thống đầy đủ và thống nhất quản lý các hoạt động của sinh viên như mượn sách, sử dụng dịch vụ, hình thức trả sách…. Dữ liệu được đưa vào kiểm tra và chuẩn hố phải đảm bảo sự đúng đắn và chặt chẽ trong cơng tác quản lý. THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 8 Tự động hố các tác nghiệp của hệ thống: đăng kí mượn, quản lý phiếu mượn, quản lý sách, tra cứu sách, thống kê danh mục sách trong thư viện, danh sách sinh viên đang mượn, vi phạm nội quy thư viện….nhằm tăng hiệu suất cơng việc, tính chính xác trong việc quản lý sách cũng như sinh viên. Các u cầu khác đối với hệ thống: Hệ thống tin cậy và chính xác, giao diện thân thiện, dễ sử dụng, hệ thống linh động, dữ liệu truy cập nhanh. Hệ thống đảm bảo bảo mật cho người sử dụng, đảm bảo người dùng thực hiện đúng phạm vi chức năng. Với những u cầu đặt ra, chúng em đã lựa chọn các phương pháp và cơng cụ để phát triển hệ thống. THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 9 CHƯƠNG 2 : PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN 1. Sơ đồ phân rã chức năng của hệ thống Thủ thư thực hiện Đăng nhập quản trị: Khi người dùng đăng nhập trang quản trị, thơng số do người dùng nhập sẽ được so sánh trong bảng CSDL. Nếu đúng thì người dùng được phép vào và quản lý trang quản trị với quyền hạn đã được cấp bởi Admin. Quản lý sách: Việc quản lý sách là một trong những chức năng cơ bản của bài tốn quản lý thư viện. Quản lý sách bao gồm các chức năng : thêm, chỉnh sửa, xố. Sách HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN Thủ thư thực hiện Quản lý sách Quản lý thể thư viện Quản lý 10' title='hệ thống quản lý thư viện 2010'>HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN Thủ thư thực hiện Quản lý sách Quản lý thể thư viện Quản lý viện trường học' title='hệ thống quản lý thư viện trường học'>HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN Thủ thư thực hiện Quản lý sách Quản lý thể thư viện Quản lý viện bằng access' title='hệ thống quản lý thư viện bằng access'>HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN Thủ thư thực hiện Quản lý sách Quản lý thể thư viện Quản lý mựơn trả Trả lời thơng tin phản hồi góp ý Độc giả thực hiện Đăng nhập thư viện Tìm kiếm sách Đăng ký mượn sách Gửi thơng tin phản hồi góp ý Tìm kiếm và xử lý học viên Lập báo cáo thống kê Đăng nhập quản trị THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 10 trong thư viện được quản lý theo loại sách và nhóm sách hoặc cũng có thể phân biệt theo nội dung. Hình 4: Sơ đồ phân rã chức năng Quản lý sách Cập nhật sách: Hình 5 : Sơ đồ phân rã chức năng Cập nhật sách Cập nhật loại sách: Cập nhật sách Thêm sách Sửa thơng tin sách Xố sách Quản lý sách Cập nhật sách Cập nhật loại sách Cập nhật nhóm sách Cập nhật nhà xuất bản Tìm kiếm và sử lý sách THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN [...]... định có cho sinh viên đó đăng ký mượn sách hay khơng Quản lý thẻ thư viện Cập nhật thẻ thư viện Cập nhật vi phạm nội quy 12 THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Hình 10 : Sơ đồ phân rã chức năng Quản lý thẻ thư viện Cập nhật thẻ thư viện : Cập nhật thẻ thư viện Thêm thẻ thư viện Sửa thẻ thư viện Xố thẻ thư viện Hình 11 : Sơ đồ phân rã chức năng Cập nhật thẻ thư viện Cập nhật vi phạm nội quy: Cập nhật vi phạm nội... trả sách thực sự, chức 13 THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN năng quản lý thơng tin mượn và quản lý thơng tin trả sẽ giúp thủ thư cập nhật các thơng tin này một cách nhanh chóng và chính xác Quản lý mượn trả Nhận u cầu mượn Quản lý thơng tin mượn Quản lý thơng tin trả Hình 13: Sơ đồ phân rã chức năng Quản lý mượn trả Trả lời thơng tin phản hồi, góp ý: Đối với bài tốn quản lý thư viện, việc cung cấp chức... bản, một nhà xuất bản có thể xuất bản nhiều sỏch 24 THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 2.7 Các tác vụ đối với thư viện và các thực thể có liên quan Quản lý sách: Cập nhật loại sách Cập nhật nhóm sách Cập nhật nhà xuất bản Cập nhật sách Quản lý thẻ thư viện: Danh mục lớp Danh mục khoa Quản lý mã thẻ Quản lý mượn trả: Đối với bạn đọc mượn đọc tại chỗ thì phải đảm bảo trả trong ngày Cập nhật... so với sách cần tìm Tìm kiếm, xử lý sách Tìm kiếm đơn giản Tim kiếm nâng cao Hình 9 : Sơ đồ phân rã chức năng Tìm kiếm, xử lý sách Quản lý thẻ thư viện: (Quản lý độc giả) Độc giả ở đây là sinh viên vì vậy cần phải làm các cơng việc sau: Tạo thẻ thư viện, quản lý việc sinh viên vi phạm nội quy của thư viện Cơng việc này rất quan trọng, dựa trên những thơng tin này thủ thư ra quyết định có cho sinh viên... TRỰC TUYẾN MỤC LỤC CHƯƠNG 1: ĐẶT VẤN ĐỀ 1 1 Giới thiệu bài tốn quản lý thư viện 1 2 Khảo sát thư viện trường ĐH KHTN 2 2.1 Cơ cấu tổ chức 2 2.2 Quy trình quản lý sách và sinh viên 2 2.3 Quy tắc xử lý 4 2.4 Nhận xét 6 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN 9 1 Sơ đồ phân rã chức năng của hệ thống 9 2 Biểu đồ luồng dữ liệu... tìm kiếm Tìm kiếm, xử lý sinh viên Tìm kiếm đơn giản Tìm kiếm nâng cao Hình 14: Sơ đồ phân rã chức năng Quản lý tìm kiếm, xử lý sinh viên Lập báo cáo, thống kê: 14 THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Hệ thống báo cáo (thống kê) đựơc phân thành hai loại: Các thống kê liên quan đến độc giả của thư viện Các thống kê liên quan đến tài ngun sách của thư viện Từ việc thống kê này thủ thư có cáI nhìn tổng quan... các trường hợp q hạn (vi phạm) sách Báo cáo thống kê: Thống kê sách nhập trong kỳ Thống kê các sách hỏng, rách, mất… Thống kê tần suất mượn sách của từng đầu sách Số lần mượn sách của bạn đọc Quản lý cán bộ: Thống kê các cán bộ đang cơng tác tại thư viện Phân quyền hạn cho từng cấp, từng chức vụ 25 THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN MỤC LỤC CHƯƠNG 1: ĐẶT VẤN ĐỀ 1 1 Giới thiệu bài tốn quản. .. phạm nội quy Quản lý mượn, trả Chức năng quản lý mượn trả giúp thủ thư giải quyết u cầu mươn sách của sinh viên u cầu mượn sách của sinh viên sẽ được gửi cho thủ thư, dựa vào thơng tin sách mượn của sinh viên cũng như thơng tin sách trong kho thủ thư sẽ quyết định có đáp ứng nhu cầu mượn sách của sinh viên đó hay khơng Quyết định này được thơng báo cho sinh viên Nếu được chấp nhận thư viện sẽ hẹn sinh... 17 THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Các tác nhân: Một tác nhân là một thực thể ngồi hệ thống có trao đổi thơng tin với hệ thống Tên tác nhân là một danh từ Biểu diễn Tên tác nhân Biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống: 18 THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 19 THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Diễn giải: + Mơ tả chức năng: + Mơ tả luồng dữ liệu: + Mơ tả kho dữ liệu: + Mơ tả tác nhân: 20 THƯ... cấp chức năng cho phép sinh viên và thủ thư cùng trao đổi, giải đáp các thắc mắc là rất thiết thực Nó giúp cho việc liên lạc giữa sinh viên và thủ thư được nhanh chóng và chính xác Sinh viên có thể gửi thơng tin thắc mắc góp ý tới thủ thư Chức năng này của hệ thống sẽ cung cấp cho thư thư chức năng trả lời tin tức của sinh viên Tìm kiếm, xử lý sinh viên: Tương tự chức năng tìm kiếm sách, chức năng . quản lý thư viện. Quản lý sách bao gồm các chức năng : thêm, chỉnh sửa, xố. Sách HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN Thủ thư thực hiện Quản lý sách Quản lý thể. nhật thẻ thư viện Thêm thẻ thư viện Sửa thẻ thư viện Xố thẻ thư viện THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 14 năng quản lý thơng tin mượn và quản lý thơng