Tổng quan về thư viện trường Đại học y Hà Nội

Tổng quan về thư viện trường đại học y Hà Nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HOÁ HÀ NỘI KHOA THÔNG TIN THƯ VIỆN

-

BÀI TIỂU LUẬN CUỐI KHOÁ

TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN

ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI

LỜI NÓI ĐẦU

Trong xu thế hội nhập và toàn cầu hoá, Thông tin có một vai trò

cực kỳ to lớn trong sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội của đất nước đặc

biệt là trong nền kinh tế tri thức ngày nay

Trong hoạt động thông tin để thích ứng với thị trường, đáp ứng

việc đảm bảo thôgn tin cho người dùng tin tích cực, hiện hữu, cũng như

cho người dùng tin tiềm năng là hết sức quan trọng

Thư viện Trường Đại học Y Hà Nội là một thư viện lớn tỏng số các

thư viện của các trường Đại học trên toàn quốc Thư viện phục vụ thông

tin về vấn đề y dược Hơn một thế kỷ trôi qua hoạt động của thư viện

Đại học Y đã từng bước xây dựng và phát triển thư viện trở thành một

thư viện hiện đại Từ một nguồn tài liệu ít ỏi, nay sốt tư liệu tài liệu đã

rất phong phú và đa dạng: SGK, trong nước và nguồn tư liệu nước ngoài

(chủ yếu sách ra tính) và các cơ sở dữ liệu khác Trong tương lai thư

viện sẽ thay đổi toàn bộ bằng kho mở để cho tiện việc phục vụ và nâng

cao chất lượng giảng dạy, học tập, nghiên cứu của các sinh viên, các nhà

nghiên cứu cán bộ Đội ngũ cán bộ có chuyên môn giỏi, nhiệt huyết với

công việc, tinh thần trách nhiệm cao

Do điều kiện thực tập hạn chế về không gian và thời gian, chúng

tôi đã thực tập qua (4 tuần) tại thư viện của Trường Đại học Y (11/5 đến

4/6)

Trong qúa trình thực tập, chúng tôi đã nhận được hướng dẫn, chỉ

bảo nhiệt tình của các cán bộ chuyên môn nghiệp vụ của thư viện Thực

tập tại đây chúng tôi được tiếp cận với dây chuyền hoạt động của thư

viện

Qua báo cáo thực tập này, tôi muốn gửi lời cám ơn chân thành tới

Ban lãnh đạo của Thư viện và cán bộ thư viện Trường Đại học Y Người

trực tiếp hướng dẫn chúng tôi hoàn thành đợt thực tập này

Em xin chân thành cảm ơn

PHẦN I TỔNG QUAN VỀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI

I LỊCH SỬ HÌNH THÀNH PHÁT TRIỂN

Thư viện Đại học Y Hà Nội là một trong những Thư viện lớn và

xuất hiện sớm nhất trong các thư viện Đại học của cả nước Được thành

lập năm 1902 trải qua 100 năm hoạt động và thay đổi Thư viện Đại học

Y Hà Nội đã từng bước xây dựng và phát triển vững chắc

Tiền thân của Thư viện Đại học Y Hà Nội là trường Cao đẳng

Đông Dương, phụ trách thư viện là một thư ký thuật nha học chính Đông

Dương Nhiệm vụ chính của thư viện là việc phục vụ đào tạo Bác sĩ,

Dược sĩ, chuyên gia cao cấp về y học, Dược học cho nền y tế Việt Nam

và cả Đông Dương Địa điểm ban đầu của thư viện là số 13 Phố Lê

Thánh tông - Hà Nội

Từ năm 1962 cùng việc hình thành Đại học Khoa từ Đại học Y

dược, Thư viện Đại học Y Dược khoa tách thành hai thư viện là Thư

viện Đại học Y Hà Nội và Đại học Dược khoa

Năm 1969 Thư viện Đại học Y Hà Nội lại chia tách một lần nữa

phần lớn cơ sở vật chất, nhân lực của thư viện chuyển thành thư viện y

học Trung ương nay là Viện Thông tin thư viện y học Trung ương do Bộ

Y tế quản lý, phần con lại do Đại học Y Hà Nội quản lý chính là Thư

viện Đại học Y Hà Nội ngày nay

Từ năm 1980 cơ sở chính của Đại học Y Hà Nội chuyển về số 1

phố Tôn Thất Tùng, Thư viện Đại học Y Hà Nội ngày nay và thư viện có

điều kiện tăng cường cơ sở vật chất, đội ngũ cán bộ ngày một lành mạnh

từ tư liệu được bổ sung ngày càng nhiều và đa dạng

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC

1 Chức năng, nhiệm vụ

1.1 Chức năng

Ngành Y tế bản thân còn là một ngành có tính quốc tế cao, không

phụ thuộc vào các yếu tố xã hội cũng như địa lý Vì vậy trung tâm còn

có chức năng là một đơn vị đầu mối quan trọng trong quan hệ hợp tác

của Bộ y tế Việt Nam với các tổ chức y tế thế giới phục vụ việc đào tạo

bác sĩ, học viên, chuyên gia cao cấp về y học cho ngành y tế trong và

ngoài nước

1.2 Nhiệm vụ

Sưu tầm, bổ sung, lưu trữ và sử lý các tài liệu có liên quan trực

tiếp và gián tiếp với lĩnh vực chuyên ngành Y - Dược học Các đề tài

nghiên cứu ứng dụng tin học trong quản lý thư viện, cơ sở dữ liệu, quy

trình biên soạn và xuất bản các tư liệu, tài liệu, các công cụ, bộ chủ đề y

học, từ điển Y dược giải nghĩa, phân loại thư viện y học, phân loại bệnh

tật quốc tế, kỷ yếu công trình ngành Y, sổ tay y học

- Biên soạn, biên tập các tư liệu, công cụ trư cự

- Xây dựng kế hoạch phát triển thư viện, xây dựng mục lục tra

cứu, cơ sở dữ liệu điện tử để phục vụ cán bộ, giáo viên, học viên, sinh

viên trong trường và trong ngành y tê.s

2 Cơ cấu tổ chức

Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Y - Hà Nội là một

đơn vị trực thuộc nằm trong hệ thống Bộ Y tế và được sự chỉ đạo trực

tiếp của Bộ Y tế

Cơ cấu của Viện được hình thành và phát triển được dựa trên

nguyên tắc chỉ đạo tập trung và cso sự hợp tác chặt chẽ giữa các phong

ban với nhau nhằm đạt hiệu quả thông tin cao nhất Thư viện Trường Đại

học Y - Hà Nội bao gồm 5 bộ phận

Phòng nghiệp vụ và thông tin: Bổ sung tài liệu, làm cơ sở dữ liệu

(xây dựng các mục lục, thư mục, và các cơ sở dữ liệu điện tử), hướng

dẫn độc giả tìm kiếm thông tin trên đĩa CD, cơ sở dữ liệu trên máy, tra

Internet

- Phòng Đọc sinh viên: lưu trữ tài liệu tra cứu, sách, báo, tạp chí,

luận án, luận văn, băng hình… phục vụ sinh viên tra cứu, mượn, đọc

sách và bằng hình tại thư viện

- Phòng đọc mở: lưu trữ toàn bộ sách báo mới của các chuyên

khoa, tài liệu tra cứu phục vụ nghiên cứu, học tập của cán bộ, học viên

và sinh viên năm cuối

- Phòng mượn cán bộ: Lưu trữ toàn bộ sách chuyên ngành cho

cán bộ trong trường mượn nghiên cứu

- Phòng giáo trình: lưu trữ toàn bộ sách giáo khoa cho sinh viên

Y1 > Y6 mượn

- Phòng máy (internet): nhằm tra cứu tài liệu cho độc giả Độc giả

thể là sinh viên, cao học, nghiên cứu sinh

3 Thành tựu nổi bật

Đã phục vụ hằng chục nghìn (35.000 lượt đọc/năm) bạn đọc trong

những năm qua

Xây dựng cơ sở dữ liệu Y - Dược, bao gồm sách, báo, luận văn,

công trình nghiên cứu Y - Dược

Kể từ năm 2001 thư viện đã có một mạng máy tính hiện đại, thư

viện đã mở rộng khả năng khai thác thư viện điện tử trên mạng của nhà

trường Với việc Đại học Y - Hà Nội kết hợp nối trực tiếp vào màng

Internet, thư viện độc giả có thể truy nhập tới các tài nguyên thông tin

trên mạng Internet toàn cầu, kể cả các thư viện điện tử khác theo phần

mềm tra cứu liên thư viện

III CÁC TRANG THIẾT BỊ PHỤC VỤ CÔNG TÁC THÔNG

TIN TƯ LIỆU

1 Cơ sở vật chất

Với mặt bằng 15000m2 trong một toà nhà hai tầng có phòng đạo

rộng rãi, thoáng mát, thư viện có một địa điểm khá lí tưởng cho cán bộ

và sinh viên học tập và nghiên cứu Ngoài sách giáo trình ra thư viện còn

có trên 7936 cuốn sách tiếng Việt tham khảo; 7216 cuốn sách La Tinh;

25.000 cuốn sách giáo khoa; luận án trên 3.000 cuốn; Tạp chí Tiếng Việt

10.000 cuốn Tạp chí nước ngoài, 50.000 cuốn, với trên 3000 cuốn luận

án, với băng cátsét: 50.000 băng

Băng hình, băng đĩa CD (Medline) từ năm 1964 đến năm 2002 với

vài chục ngàn cơ sở dữ liệu toàn văn được cập nhật theo từng tháng Với

mạng máy tính hiện đại và những máy chủ, máy trạm hiện đại đã được

tích hợp Internet của Đại học Y - Hà Nội Với việc kết nối trực tiếp vào

mạng Internet, từ thư viện có thể truy cập tới các tài nguyên thông tin

trên mạng Internet toàn cầu kể cả các thư viện điện tử khác theo các

phần mềm tra cứu liên thư viện

2 Nguồn nhân lực

Từ ngày mới thành lập nhân lực của cơ quan có rất ít chỉ có 2 đến

3 người, song qua thời gian phát triển số lượng nhân lực của cơ quan đã

lên tới 17 cán bộ trọng đó có cán bộ tốt nghiệp từ đại học trở lên

Phòng Giáo trình : 2 người

Phòng đọc cán bộ (phòng ngoại văn) : 1 người

Phòng đọc sinh viên : 4 người

Phòng mượn : 2 người

Phòng máy : 1 người

Phòng thư mục: 5 người

1 y công, tạp vụ, 1 công tác hành chính

Công tác phục vụ, thư viện mở cửa 3 tuần trong ngày kể cả ngày

thứ bẩy, phục vụ cho 35.000 lượt đọc/năm, cán bộ và học viên với hàng

chục nghìn lượt mượn trong một tháng

Các cán bộ có năng lực và nhiệt huyết với công việc, điều đó đưa

đến hiệu quả tốt cho những người tra cứu thông tin

PHẦN II

CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ VÀ PHỤC VỤ VỀ THÔNG TIN TƯ LIỆU

CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y - HÀ NỘI (DÂY TRUYỀN

THÔNG TIN TƯ LIỆU)

I CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ

Bổ sung

Xử lý

Lưu trữ, bảo quản và phổ biến thông tin

Dây truyền thông tin - tư liệu của trung tâm được tổ chức theo

chuyên ngành Y - Dược học Với chức năng bổ sung toàn bộ những xuất

bản phẩm bằng tiếng Việt

Hiện nay vốn tài liệu có trong thư viện khoảng 85% - 90% tài liệu

y Số lượng trên 500 đầu báo bằng tiếng nướcn goài và trên 100 đầu báo

bằng tiếng Việt

1 Bổ sung

Chỉ trong những năm gần đây trung tâm mới nhận được sự trở về

kinh phí do Bộ Y tế cấp và nhận được một khoản đáng kể từ các t chức

quốc tế Công ty chế tạo thiết bị Y - Dược Với nguồn kinh phí từ 200

triệu đến 400 triệu mỗi năm Với nguồn kinh phí còn chưa nhiều thư

viện chỉ có khả năng bổ sung các loại tài liệu bằng tiếng Việt được xuất

bản trong nước và một phần rất ít tài liệu nước ngoài số còn lại chủ yếu

được tài trợ từ các tổ chức y tế thế giới và một số đại sứ quán biếu tặng

Các tài liệu phần lớn được mua thông qua đơn đặt hàng tại

Xienhasabr và nhà xuất bản y học

2 Xử lý

Tài liệu sau khi được nhận về sẽ được đưa sang bộ phận xử lý với

chức năng phân loại theo kho, số đăng ký tổng quát, số đăng ký cá biệt,

biên mục (phân loại chữ cái kết hợp với BBK) Khi đ ã phân loại xong,

tài liệu được nhập vào máy và hình thành phiếu tra cứu theo ký hiệu

phân loại cho từng tài liệu và xếp chúng theo trật tự giá sách mang ký

hiệu tương ứng với tài liệu để tiện việc tìm kiếm

VD: Tài liệu luận văn thì được xếp vào khung giá sách và mang ký

Bao gồm toàn bộ sách Y - Dược học về ngành có liên quan như:

sinh hoá, hoá học, sinh vật được in bằng tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng

Pháp và một số sách bằng tiếng Nga, tiếng Đức cùng một số tài liệu của

tổ chức y tế thế giới (WHO), luận án và từ điển tra cứu với tổng số

khoảng 7216 cuốn sách là tinh, 7936 cuốn sách tiếng Việt

3.3 Kho tạp chí

Thư viện gồm có tạp chí tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga và tiếng

Việt trong đó tạp chí nước ngoài chiếm phần lớn Tạp chí có tổng số

khoảng 600 đâu tạp chí

Ngoài sách và tạp chí thư viện còn lưu trữ khoảng trên 3000 báo

cáo (luận án) sau đại học của cán bộ ngành Y - Dược học Việt Nam

II CÔNG TÁC PHỤC VỤ

1 Thông tin hiện có

Từ năm 2002 đến nay mà tổng số sách trong thư viện đã tăng lên

30% tổng số hiện có

- Sách thư viện tham khảo có : 7936 cuốn

- Sách la tinh : 7216 cuốn

- Sách giáo khoa : 25.000 cuốn

- Luận án trên : 3000 cuốn

- Tạp chí tiếng Việt trên 100 đầu tạp chí (10.000 cuốn)

- Tạp chí nước ngoài : trên 500 đầu tạp chí (50.000 cuốn)

Ngoài ra còn có các cơ sở dữ liệu :

- Băng : 50.000 băng catset

- Đĩa : Mediline có từ 66 đến nay được cập nhật theo từng tháng

- Có khoảng 1023 từ điển các loại Phần lớn các tư liệu gốc được

đưa ra phục vụ rộng rãi cho độc giả

2 Trình tự tìm kiếm

Tổ chức thông tin: theo truyền thống và theo tự động hoá

- Tra cứu truyền thống

Tra cứu thông tin - tư liệu được tổ chức theo hợp phích, phiếu theo

mục lục chủ đề và mục lục chữ cái, dưới hình thức phục vụ tại chỗ và

phục vụ có chọn lọc Người dùng có thể tìm thông tin qu tủ phiếu mục

lục chữ cái hoặc mục lục phân loại của thư viện Y học Quốc gia NLM

(National Library of mediêin) Sau đó viết nhan đề và hoặc mẵ tài liệu

cần tìm ra phiếu yêu cầu Thủ thư sẽ đưa ra những tài liệu cần tìm và

người dùng tin có thể sử dụng tại chỗ hoặc có thể photo những tài liệu

cần thiết thông qua dịch vụ photo copy của thư viện với giá 200đ/trang

- Tìm tin tự động hoá:

Đưa tin học hoá vào công tác hoạt động của thư viện cho phép

nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu trên máy Người dùng tin có thể tìm

mọi trường theo tư khoá có thể là (nhan đề, tác giả - năm xuất bản, nhà

xuất bản, chỉ số phân loại) dựa vào toán tử tìm AND, OR, Not

Cấu trúc của Cơ sở dữ liệu:

CSDL Y - Dược

Hộp combo chứa toán tử tìm : AND, OR, NOT

VD: Độc giả muốn tìm chủ đề liên quan về “thần kinh”

Thực hiện như sau :

Đánh từ “thần kinh” vào ô “nhan đề”

Sau đó nhấn vào lệnh “tìm” sẽ cho ta kết quả tìm

Hiện nay theo con số thống kê của thư viện

- Phòng đọc sinh viên (phòng đóng, phục vụ tại chỗ): phục vụ

khoảng 1600 lượt bạn đọc trong một năm

Tài liệu tra cứu là các luận án, tất cả các loại sách khác như luận

văn và sách tham khảo từ Y1 > Y6 Ngày mở cửa 3 buổi sáng, chiều,

tôi và mỗi sinh viên chỉ được mượn tối đa là 3 tài liệu và đổi lại tài liệu

sau nửa tiếng trước khi hết giờ

Trong kho sách xếp theo khổ

VD: Sách thư viện của kho đóng có thể xếp theo khổ A,B,C

A Khổ nhỏ; B : khổ vừa; C : khổ lớn

Sách xếp theo khổ có thuận lợi cho cán bộ thủ thư là : kết cả ai

người biết về chuyên môn hay không đều có thể cho mượn sách được

Tìm

Hạn chế: ở phòng đọc thời gian phục vụ tốn, chất lượng không

nhiều, người cán bộ phải mất nhiều công sức về sự trao đổi sách của độc

giả

Số lượng sinh viên đọc thì đông mà chỗ ngồi hạn chế đặc biệt là

vào các kỳ thi

- Phòng giáo trình: bao gồm toàn bộ giáo trình từ Y1 đến Y6 phục

vụ chủ yếu là sinh viên Phục vụ khoảng 7000 đến 8000 bạn đọc/học kỳ

Toàn bộ sách, báo mới xuất bản từ năm 1975 đến nay

- Phòng ngoại văn (kho mở): Sách được xếp theo môn loại, phục

vụ cho cán bộ chuyên ngành, sau Đại học Hàng năm phục vụ khoảng

1500 đến 1800 lượt bạn đọc

Cán bộ làm ở phòng này yêu cầu phải biết về tiếng Anh, tin học

Tuy nhiên theo cách sắp xếp như vậy có những hạn chế như giá xếp phức

tạp, người cán bộ phải có chuyên môn Theo dự định của tương lai thì

các thư viện nên tiến hành toàn bộ bằng kho mở để giúp cho :

+ Độc giả tìm sách một cách dễ dàng theo từng ngành của mình

+ Cách xếp theo kho mở không tốn diện tích

- Phòng mượn của cán bộ, sau Đại học: là toàn bộ sách cũ sau 5

năm và gần như là toàn bộ bằng ngoại ngữ

Toàn bộ sách xếp theo ngôn ngữ nhưng tới đây sẽ xếp theo chủ đề

Phòng này nhằm phục vụ cán bộ, cao học, học sinh đọc tại chỗ và photo

Thực hiện nhiệm vụ xây dựng đề án thực hành trang chủ về thông

tin Y - Dược trên mạng tin học của Bộ y tế, trung tâm thông tin thư viện

trường Đại học y đã tiến hành khảo sát nghiên cứu, xây dựng các CSDL

và nội dung thông tin trên mạng, tổ chức đào tạo cán bộ thiết kế quản lí

mạng

Các thành tố chủ yếu của mạng thôgn tin Y - Dược bao gồm:

+ Giới thiệu trung tâm và các dịch vụ của trung tâm

+ Danh mục các cơ quan y tế Trung ương và địa phương, sơ đồ tổ

chức ngành y tế, danh mục các trong web về y tế, y học Việt Nam và thế

giới

- CSDL Y- Dược Việt Nam: sách, bài báo Y - Dược, luận án và các

công trình nghiên cứu khoa học Y - Dược, được tra cứu qua phần mềm

CDS/ISIS for Windows, và được cập nhật thường xuyên

- Tài liệu trong và ngoài nước

- Dịch vụ tra cứu và hỗ trợ: Từ điển Y-Dược, phân loại bệnh tật

Quốc tế chủ đề Y học Medline…

- Tạp chí Y - Dược trên mạng: Tạp chí thông tin Y - Dược, tạp chí

y học thực hành được học, y học, y học Việt Nam

- Hỏi đáp thường xuyên

- Cấu trúc của mạng Y - Dược được chia làm 2 giai cấp

+ Giai đoạn 1: Tổ chức mạng cục bộ của Trung tâm (mạng LAN)

+ Giai đoạn 2: Hoà nhập với mạng của Bộ y tế trở thành một bộ

phận của mạng Internet của mạng Y tế và kết nối với các mạng khác

trong toàn ngành thông qua giao thức Internet hoặc kết nối mạng viễn

thông khác

Để đảm bảo và đáp ứng một cách nhanh chóng, chính xác yêu cầu

của người dùng tin thư viện đã chú trọng đến việc tin học hoá các hoạt

động tra cứu và tìm tin thông qua hệ thống máy tính có cài đặt phần

mềm LIBOL