Nghiên cứu hoạt động xuất nhập khẩu của công ty TNHH Yushen Logistics Việt Nam – chi nhánh TP.HCM

Về kế toán - Thanh toán nội bộ và bên ngoài - Lập báo cáo thuế hàng tháng, quý, năm - Hướng dẫn thực thi các qui định và chuẩn mực về kế toán cho các bộ phận trong công ty - Ghi chép, ph

BẢO HIỂM VẬN TẢI NGOẠI THƯƠNG GIẢNG VIÊN: Trần Nguyễn Thu Phương

A.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH YUSEN LOGISTICS VIỆT NAM

I GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY

 Tên Công ty: Công ty TNHH Yusen Logistics Việt Nam

 Tên tiếng Anh: Yusen Logistics Viet Nam Co,.Ltd

 Tên viết tắt: YLVN

 Giấy phép đầu tư số 694/GP-HCM ngày 06/09/2004 do Ủy ban Nhân Dân TP.HCM cấp

 Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH Hai Thành Viên trở lên

 Trụ sở chính : Phòng 705-708 , Tòa nhà Saigon Riverside Office Center, 2A- 4A TônĐức Thắng, Quận 1, TP.HCM

 Vốn điều lệ Công ty là 600.000USD

 Vốn đầu tư thực hiện Dự Án là 2.000.000 USD

 Thành viên VIFFAS từ năm 2006

 Giấy chứng nhận thành viên IATA từ năm 2006

 Giấy chứng nhận thành viên FIATA từ năm 2006

II QUÁ TRÌNH THÀNH LẬP VÀ PHÁT TRIỂN

 Ngày thành lập: 06/09/2004

 Các nhà đầu tư:

- Yusen Logistics ( Singapore ) PTE.LTD

- Sea & Air Freight International ( Safi)

- Investment Consultancy and Technology Transfer Co.,Ltd

Các chi nhánh ở khu vực phía Nam:

 Cung cấp các dịch vụ Logistics và giao nhận vận tải quốc tế

 Phạm vi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008

Là công ty cung cấp dịch vụ giao nhận toàn cầu, Công ty TNHH Yusen Logistics (Việt Nam )xác định nền tản phát triển ổn định và lâu dài của công ty chỉ dựa trên sự hài lòng của kháchhàng

Công ty luôn tập trung vào nhu cầu của khách hàng để phát triển chất lượng dịch vụ, nâng caonguồn nhân lực, khả năng chuyên môn và phương pháp quản lý của công ty nhằm đạt được mụcđích cung cấp các dịch vụ hoàn hảo cho khách hàng

Đáp ứng đầy đủ và làm hài lòng khách hàng là ưu tiên hàng đầu của công ty Vì thế, Ban Giámđốc và toàn thể nhân viên của công ty TNHH Yusen Logistics (Việt Nam) luôn phục vụ kháchhàng theo phương châm sau đây để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ của công ty:

CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CÁC BỘ PHẬN TRONG CÔNG TY

 Bộ phận Kế toán – Tài chính

a Về tài chính

- Lập kế hoạch ngân quỹ, lưu chuyển tiền tệ

- Lập kế hoạch tính lợi nhuận ước tính năm sau khi kết thúc năm tài chính theo yêu cầucủa Ban Giám đốc

- Lập báo cáo tài chính quý, năm theo yêu cầu của Ban Giám Đốc và Công ty Mẹ

- Theo dõi các yêu cầu ký quỹ của hãng airlines

- Theo dõi các khoản vay nợ trong nước và nước ngoài (nếu có)

- Quản lý các nguồn tài chính, tiền mặt, tài khoản tại văn phòng chính và các chi nhánh

- Lưu trữ chứng từ sổ sách tài chính

b Về kế toán

- Thanh toán nội bộ và bên ngoài

- Lập báo cáo thuế hàng tháng, quý, năm

- Hướng dẫn thực thi các qui định và chuẩn mực về kế toán cho các bộ phận trong công ty

- Ghi chép, phản ánh kịp thời và đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong sổ sách kế toán

- Theo dõi quản lý TSCĐ theo ghi nhận của kế toán

- Theo dõi và quản lý công nợ tồn đọng, nợ khó đòi

- Lưu trữ các chứng từ sổ sách kế toán

- Theo dõi và cập nhật các thông tin, qui định về thuế và kế toán cho Ban giám đốc công ty

 Bộ phận Hành chính – Nhân Sự

- Tham vấn cho Ban giám đốc về chính sách hành chính – nhân sự sao cho có hiệu quả nhất

- Tuyển dụng và đào tạo nhân viên

- Quản lý, lưu trữ hồ sơ, dữ liệu về nhân viên.

- Xin giấy phép lao động, visa, thẻ cư trú cho người nước ngoài làm việc tại Công ty

- Tổ chức đánh giá nhân viên hàng năm

- Tính công, lập bảng lương

- Báo cáo thuế thu nhập cá nhân của nhân viên Công ty

- Báo cáo bảo hiểm y tế, Bảo hiểm xã hội của nhân viên Công ty

- Quản lý công văn đến

- Quản lý con dấu Công ty

- Hỗ trợ bộ phận kế toán trong việc thanh toán quá hạn của khách hàng mà mình phụ trách

- Cung cấp báo cáo và điều tra thị trường

- Tham vấn cho Ban giám đốc về chính sách Sales

 Bộ phận Customer Service ( AFF, OFF Department )

- Thực hiện nghiệp vụ của Customer service của Công ty cho khách hàng

- Xử lý các yêu cầu, khiếu nại của khách hàng

- Liên lạc với các đại lý nước ngoài để xử lý công việc liên quan

- Thiết lập mối quan hệ tốt với nhà cung ứng

- Lựa chọn nhà cung ứng phù hợp

- Cung cấp dữ liệu chính xác trong hệ thống phần mềm

- Lưu trữ hồ sơ các lô hàng

- Hỗ trợ bộ phận sales trong việc cung cấp thông tin về giá, lịch trình, nhà cung ứng, các

thông tin xử lý hàng…

- Tham vấn cho Ban giám đốc về vấn đề dịch vụ khách hàng sao cho hiệu quả

 Bộ phận hiện trường hàng không (Air export Terminal Section)

- Tiếp cận và xử lý hàng air xuất khẩu tại Terminal

- Theo dõi, báo cáo các lô hàng có vấn đề

- Giải quyết rắc rối phát sinh cho các lô hàng tại Terminal, kết hợp với bộ phận liên

quan

- Làm báo cáo hàng xuất hàng ngày

- Cập nhật thông tin về hiện trường cho Ban giám đốc và các bộ phận liên quan

 Bộ phận Operation Administration Department

- Quản lý và kiểm soát hợp đồng đại lý nước ngoài

- Tham vấn cho Ban giám đốc về chính sách quản lý hoạt động kinh doanh sao cho có

- Theo dõi và thực hiện việc đăng ký , thu thập và thông báo về những kỳ thi IATA

- Theo dõi và quản lý việc đánh giá các nhà cung cấp tại Việt Nam

- Đánh giá nội bộ hoạt động operation

- Lập kế hoạch huấn luyện nhân viên để tăng cường kỹ năng

 Bộ phận Sales Domestics

a Bán hàng nước ngoài:

- Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp có kinh nghiệm, có năng lực cạnh tranh

- Tìm hiểu về các phương thức và qui trình bán hàng ngoài nước

b Bán hàng nội địa:

- Duy trì các khách hàng hiện tại, phát triển kinh doanh về chất lượng cho khách hàngnày

- Kiểm soát về giá cho khách hàng logistics

- Phát tiển thêm nhiều khách hàng logistics

c Chăm sóc khách hàng:

- Giải quyết các vấn đề khiếu nại của khách hàng, hoặc các yêu cầu bất thường củakhách hàng

- Giám sát dịch vụ logistics để đảm bảo đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của khách hàng

d Kiểm soát chi phí và việc thanh toán:

- Kiểm soát giá mua về vận tải bằng xe tải và khai quan từ nhà cung cấp

- Nhập các chi phí vào hệ thống, hỗ trợ bộ phận trong việc thu tiền khách hàng

- Giải thích cho khách hàng về các khoản chi phí phát sinh bất thường

e Tư vấn về các quy định xuất – nhập khẩu:

- Tư vấn cho các đại lý nước ngoài về các quy định liên quan đến logistics

- Tham vấn cho Ban giám đốc về chính sách sales logistics sao cho hiệu quả nhất

- Tư vấn cho khách hàng trong nước về các quy định về dịch vụ logistics, thuế…

B QUY TRÌNH XỬ LÝ HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY

I QUY TRÌNH XỬ LÝ HÀNG NHẬP ĐƯỜNG BIỂN

1 Mục đích

Qui định trình tự các bước công việc và hướng dẫn chi tiết của từng bước công việc cần phảithực thiện trong bộ phận Ocean Import

Để nhân viên trong Bộ phận có thể nắm rõ công việc của mình phải làm

Để các bộ phận có liên quan có thể tham khảo để phục vụ cho công việc của bộ phận liên quan.Làm tài liệu hướng dẫn và đào tạo nhân viên mới

2 Phạm vi áp dụng

Bộ phận Ocean Import, thuộc OCEAN FREIGHT DEPARTMENT

3 Định nghĩa – Chữ viết tắt

 Attacched List: Danh mục đính kèm

 Cnee: Consignee

 OI: Ocean Import: Hàng nhập bằng đường biển

 D/O: Delivery Order: Lệnh giao hàng

 FHD: Free House Delivery: Giao hàng tận nơi miễn phí

 HB/L: House Bill of Lading: Vận đơn đường biển thứ cấp

 MB/L: Master Bill of Lading: Vận đơn đường biển chủ

 POD: Proof of Delivery: Giấy xác nhận đã giao hàng

 Shipping Advice/Pre-alert: Thông báo về lô hàng

 Sales Invoices: Hóa đơn bán hàng do YLIV phát hành từ Yunas

 GDS: Hệ thống xử lý dữ liệu tự động của công ty YLIV

 YLIV: Yushen Logistics International Vietnam Co., ltd

 YLSV: Yushen Logistics International Solutions Vietnam Co., ltd (Nhà cung cấp độc quyềncủa YLIV)

4 Nội dung

4.1 Sơ đồ bước công việc

Bảng sơ đồ bước công việc dưới đây dựa trên các bước cơ bản nhất, nếu lô hàng có yêu cầu đặc biệt khác thì nhân viê trực thuộc bộ phận phải liên hệ với trưởng bộ phận để được hướng dẫn chi tiết hơn Tuy nhiên, thứ tự các bước công việc có thể thay đổi một cách uyễn chuyễn khi cần thiết.

Bước 1 Nhân viên YLIV

tàuBước 4 Nhân viên YLIV

Nhận thông báo hàngđến của hãngtàu/forwarderBước 5 Nhân viên YLIV

Làm thông báo hàngđến và lệnh giao hàngcủa YLIV

Thông báo hàng đến

và lệnh giao hàngBước 6 Nhân viên OI Gửi thông bảo hàng

của YLIV đến khách

hàngBước 7 Nhân viên YLIV

Lấy lệnh giao hàngbản chính từ hãng tàu/

forwarder

Bước 8 Nhân viên YLIV Hoàn thành bộ lệnh

giao hàngBước 9 Nhân viên OI Giao lệnh giao hàng

cho khách hàngBước 10 Nhân viên OI

Hoàn tất Sales Invoice

và chuyển cho Phòng

kế toánBước 11 Nhân viên OI Lưu chứng từ

4.2 Diễn giải chi tiết các bước công việc

Bước 1 Nhận thông tin/chứng

từ đại lý nước ngoài

Nhận thông tin lô hàng nhập (Shipping Advice) từ đại lý nướcngoài qua

email/fax/GDS cho những lô hàng chưa

về vào mỗi sáng In chứng từ, kiểm tra thông tin trên MB/L

và HB/L có đúng với nhau không Xử lý tại chổ các trường hợp sai, lỗi, v.v

Photocopy HB/L thêm

02 bản Một bản đóng dấu YLSV, giao cho khách hàng cùng với

lệnh giao hàng Bản còn lại đóng dấu

“Attached List” gửi cho hãng tàu/

forwarder (khai báo hàng đến)

Bước 2 Gửi Attached List cho

hãng tàu/forwarder

Đóng dấu “AttachedList” lên HB/L, ghi sốMB/L và gửi cho hãngtàu (bằng fax hoặcemail) Theo dõi rồixác nhận lại với hãngtàu/forwarder xem họ

Bước 3 Theo dõi thông tin tàu

về

Thông thường kháchhàng gửi chứngtừ/thông báo lô hàngnhập có ghi ngày tàuđến dự kiến, kiểm tralại thông tin này với

hãng tàu/forwarder

nếu đến ngày tàu vềnhưng YLSV chưanhận được thông báohàng đến từ hãngtàu/forwarder

Trong trường hợp một

số khách hàng cầnhàng gấp, YLSV sẽkiểm tra trước xem

tàu về cảng nào đểbáo khách hàng mở tờkhai trước

Bước 4

Nhận thông báo hàngđến của hãngtàu/forwarder

Hãng tàu/forwarder sẽgửi thông báo hàngđến cho YLSV (thôngthường 1-2 ngày trướckhi tàu về hoặc ngayngày tàu về) bằngemail hoặc fax Kiểmtra các thông tin xemtàu về ngày nào, cảngnào… để làm thôngbáo hàng đến và lệnhgiao hàng của YLSV.Bước 5 Làm thông báo hàng

đến và lệnh giao hàngcủa YLSV

Sau khi nhận đượcthông báo hàng đến từhãng tàu/forwarder,nhân viên của YLSV

sẽ tạo thông báo hàngđến và lệnh giao hàngcủa YLSV trong hệthống Có hai trườnghợp:

 Đối với những lôhàng nhận đượcthông tin từ đại lý qua

hệ thống:

- Xác nhận thông tintrên Yastem rồi làmthông báo hàng đến

và lệnh giao hàng

 Đối với những lôhàng không có dữ liệutrên hệ thống:

- Phải nhập tay vào

hệ thống sau đó làm

Sau khi hoàn thànhthông báo hàng đếncủa YLSV, kiểm trađối chiếu lại với thôngtin trên HB/L Sau đốgửi thông báo hàngdến cho khách hàngbằng email hoặc bằngfax (Thông thườnggửi trong ngày.)Lưu lại kết quả khifax thông báo hàng

đến

Nếu khách hàng/đại lýnước ngoài có yêu cầuđặc biệt khách vớichứng từ đã nhận (vídụ: báo giá, FHD…

v.v) sẽ chuyển yêucầu cho bộ phận cóliên quan

Bước 7

Lấy lệnh giao hàngbản chính từ hãng tàu/

đi lấy lệnh

Lệnh giao hàng củahãng tàu lấy cùngngày tàu về hoặc saungày tàu về một ngàytùy theo hãngtàu/forwarder

Bước 8 Hoàn thành bộ lệnh

giao hàng

Đối chiếu lại thông tingiữa lệnh giao hàng

bản chính nhận từhãng tàu/forwarder vàlệnh giao hàng.

Hoàn thành bộ lệnhgiao hàng cho kháchhàng, thông thườnggồm có:

 04 tờ lệnh giao hàngcủa YLSV

 02 hoặc 03 tờ lệnhgiao hàng của hãngtàu/ Forwarder

 01 HB/L có đóngdấu YVN

Bước 9 Giao lệnh giao hàng

của YLSV

Yêu cầu khách hàngcung cấp HB/L gốc vàgiấy giới thiệu củacông ty (nếu HB/LSurrendered) trướckhi giao lệnh giaohàng cho khách hàng

Đối với những lô hàngđóng tiền mặt:

Phát hành SalesInvoice và chuyểnqua Phòng Kế tians

để phát hành VATInvoice cho kháchhàng đóng tiền trướckhi nhận lệnh

Đối với những lô hàngchuyển khoản:

Chỉ phát hàng SalesInvoice rồi lưu lạitrong hồ sơ để cuối

tháng chuyển khoảncho kế toán.Đối với những lô hànglàm dịch vụ Logistics

do YLSV cung cấp:Không phát hành bất

cứ loại hóa đơn nàongay cả khi giao lệnh.Cuối tháng kiểm tralại hệ thống, xemphòng SalesDomestics của YLIV

đã nhập chi phí củaLogistics hay chưa,rồi tiến hành pháthành Sales Invoice.Bước 10 Hoàn tất Sales Invoice

và chuyển Phòng Kế

toán

Trước ngày Phòng Kếtoán đóng hệ thống(bộ phận này thôngbáo hàng tháng), tiếnhành kiểm tra và hoàntất lần cuối các SalesInvoice còn thiếu.Tập trung toàn bộSales Invoice củanhững lô hàng chuyểnkhoản vào cuối thánghoặc cuối kỳ thanhtoán, chuyển chotrưởng bộ phận kiểmtra rồi chuyển choPhòng Kế toán.Trong trường hợpphát sinh chi phí màđại lý nước ngoài phảithanh toán, nhập chiphí vào hệ thống và

phát hành SalesInvoice, chuyểnPhòng Kế toán.

Bước 11 Lưu chứng từ

Hồ sơ lô hàng đượclưu theo ngày tàu đếnrồi cất giữ lại tại nơiqui định Thôngthường gồm có:

Để nhân viên trong Bộ phận có thể nắm rõ công việc của mình phải làm

Để các bộ phận có liên quan có thể tham khảo để phục vụ cho công việc của bộ phận liên quan.Làm tài liệu hướng dẫn và đào tạo nhân viên mới

2 Phạm vi áp dụng

Bộ phận Ocean Export, thuộc OCEAN FREIGHT DEPARTMENT

3 Định nghĩa – Chữ viết tắt

 AMS: Automated Manifesr System: Hệ thống kiểm soát Manifest tự động

 OE: Ocean Export: Hàng xuất bằng đường biển (thuộc YLIV)

 LCL: Less Container Load: Đóng hàng chưa đầy công

 FCL: Full Container Load: Đóng hàng đầy công

 FHD: Free House Delivery: Giao hàng tận nơi

 FMC: U.S Federal Maritime Commission: Ủy ban Hàng hải liên bang Hoa Kỳ

 HB/L: House Bill of Lading: Vận đơn đường biển thứ cấp

 MB/L: Master Bill of Lading: Vận đơn đường biển chủ

 NVOCC: Non Vessel Operating Common Carrier

 Shipping Advice/Pre-alert: Thông báo về lô hàng

 Sales Invoices: Hóa đơn bán hàng do YLIV phát hành từ Yunas

 YLIV: Yushen Logistics International Vietnam Co., ltd

 YLSV: Yushen Logistics International Solutions Vietnam Co., ltd (Nhà cung cấp độcquyền của YLIV)

4 Nội dung

4.1 Sơ đồ các bước công việc

Bảng sơ đồ các bước công việc dưới đây dựa trên các nước cơ bản nhất, nếu lô hàng có yêu cầuđặc biệt khác thì nhân viên trược thuộc bộ phận phải liên hệ với trưởng phòng bộ phận để đượchướng dẫn chi tiết hơn

Bước công việc Người thực hiện Nội dung Tài liệu/Hồ sơBước 1 Nhân viên OE

Hợp tác YLSV để cậpnhật giá mua của hãngtàu /NVOCC

Bước 2 Asst.Mgr & Chief OE

Nhận thông tin lôhàng xuất/gửi bookingconfirmation; bookingnote/ filing rate toFMC

Booking Note

Bước 3 Nhân viên OE

Kiểm tra các chi tiếtHB/L cho hãngtàu/NVOCC

Bước 4

Nhân viên OE

Cung cấp chi tiết pháthành MB/L cho hãngtàu/NVOCCNhân viên YLSV Nhập AMS cho lô

hàngBước 5 Nhân viên OE

Phát hành SalesInvoice và nhập chiphí phát sinhBước 6 Nhân viên OE Gửi Pre-alert cho đại

Nhập lại AMS (nếucó)/ Bảo đảm AMS đãđược chấp nhận

Bước 8 Nhân viên YLSV Truyền file dữ liệu

của lô hàngBước 9 Nhân viên OE Báo cáo

Bước 10 Nhân viên OE Lưu hồ sơ

5 Diễn giải chi tiết các bước công việc

Bước 1: Cập nhật giá mua của hãng tàu/NVOCC

- Liên lạc với YLSV để lấy giá và cập nhập vào dữ liệu giá trong hệ thống

- Cập nhật Sailing Schedule trên server, hàng FCL và LCL

- Cung cấp thông tin hàng tại cảng cho bộ phận Sales, khách hàng, quản lý cấp trên

Bước 2: Nhận thông tin lô hàng xuất/Gửi Booking Conformation hoặc Booking Note/Filing

Rate to FMC (nếu có)

 Asst.Mgr & Chief OE

- Nhận thông tin lô hàng xuất từ phía khách hàng, đại lý, bộ phận sales qua email, fax,điện thoại

- Trường hợp cước Collect, viết email cho đại lý xin sự đồng ý xuất hàng của ngườinhận hàng

- Sau khi được đồng ý xuất hàng từ phía đại lý, liên lạc với người gửi hàng lấy thông

cụ thể cho việc booking như:

 Đóng hàng tại bãi hoặc mang container rỗng về kho riêng

 Có yêu cầu địa điểm cảng đóng hay không

 Khi nào hàng có sẵn & thời gian hoàn tất thủ tục hải quan

 Nhân viên YLSV

- Đối với hàng đi Mỹ, tiến hàng nhập giá cho FMC (Filing rate to FMC)

Bước 3: Kiểm tra các chi tiết HB/L từ YLSV

- Yêu cầu khách hàng gửi chứng từ (invoice, packing list, hoặc shipping advice) để pháthành HB/L

- Kiểm tra chi tiết:

 Với hàng lẻ: gọi điện thoại kiểm tra số khối thực tế với NVOCC