Nghiên cứu hoạt động xuất nhập khẩu của công ty TNHH Yushen Logistics Việt Nam – chi nhánh TP.HCM

BẢO HIỂM VẬN TẢI NGOẠI THƯƠNG GIẢNG VIÊN: Trần Nguyễn Thu Phương Nhóm 15 Nhóm đề tài 1 Số thứ tự 1E Nguyễn Hữu Thiện Bùi Thị Ngọc Hiếu Võ Thị Bích Lệ Đỗ Thị Thúy Ngân Tên đề tài: Nghiên cứu hoạt động xuất nhập khẩu của công ty TNHH Yushen Logistics Việt Nam – chi nhánh TP.HCM A.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH YUSEN LOGISTICS VIỆT NAM I. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY • Tên Công ty: Công ty TNHH Yusen Logistics Việt Nam • Tên tiếng Anh: Yusen Logistics Viet Nam Co,.Ltd • Tên viết tắt: YLVN • Giấy phép đầu tư số 694/GP-HCM ngày 06/09/2004 do Ủy ban Nhân Dân TP.HCM cấp. • Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH Hai Thành Viên trở lên. • Trụ sở chính : Phòng 705-708 , Tòa nhà Saigon Riverside Office Center, 2A- 4A Tôn Đức Thắng, Quận 1, TP.HCM. • Vốn điều lệ Công ty là 600.000USD • Vốn đầu tư thực hiện Dự Án là 2.000.000 USD • Thành viên VIFFAS từ năm 2006 • Giấy chứng nhận thành viên IATA từ năm 2006 • Giấy chứng nhận thành viên FIATA từ năm 2006 II. QUÁ TRÌNH THÀNH LẬP VÀ PHÁT TRIỂN • Ngày thành lập: 06/09/2004 • Các nhà đầu tư: - Yusen Logistics ( Singapore ) PTE.LTD - Sea & Air Freight International ( Safi) - Investment Consultancy and Technology Transfer Co.,Ltd  Các chi nhánh ở khu vực phía Nam: - Trụ sở chính: • Phòng 705-708 , Tòa nhà Saigon Riverside Office Center, 2A- 4A Tôn Đức Thắng, Quận 1, TP.HCM. • Điện thoại: ( 84-8) 3521 8495 , Fax: ( 84-8) 3521 8494 • MST: 030367869 - Văn phòng Airport: • Tòa nhà Hải Âu, Phòng 301, 39B Trường Sơn, P.4, Q.Tân Bình, TP.HCM • Tel : ( 84-8 ) 3848 8491 , Fax : (84-8) 3795 8896  Các Chi nhánh ở Khu vực phía Bắc: - Chi nhánh Hà Nội: • Phòng 808, Tòa nhà HITC, số 39 đường Xuân Thủy, Quận Cầu Giấy, Hà Nội, VN. • Tel : ( 84-4) 3795 8895 , Fax ( 84-4) 3795 8896  NGÀNH NGHỀ KINH DOANH: • Cung cấp các dịch vụ Logistics và giao nhận vận tải quốc tế. • Phạm vi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 Là công ty cung cấp dịch vụ giao nhận toàn cầu, Công ty TNHH Yusen Logistics (Việt Nam ) xác định nền tản phát triển ổn định và lâu dài của công ty chỉ dựa trên sự hài lòng của khách hàng. Công ty luôn tập trung vào nhu cầu của khách hàng để phát triển chất lượng dịch vụ, nâng cao nguồn nhân lực, khả năng chuyên môn và phương pháp quản lý của công ty nhằm đạt được mục đích cung cấp các dịch vụ hoàn hảo cho khách hàng. Đáp ứng đầy đủ và làm hài lòng khách hàng là ưu tiên hàng đầu của công ty . Vì thế, Ban Giám đốc và toàn thể nhân viên của công ty TNHH Yusen Logistics (Việt Nam) luôn phục vụ khách hàng theo phương châm sau đây để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ của công ty: - Nhanh chóng - An toàn - Chính xác - Tin cậy -  SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY  CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CÁC BỘ PHẬN TRONG CÔNG TY  Bộ phận Kế toán – Tài chính a. Về tài chính - Lập kế hoạch ngân quỹ, lưu chuyển tiền tệ - Lập kế hoạch tính lợi nhuận ước tính năm sau khi kết thúc năm tài chính theo yêu cầu của Ban Giám đốc. - Lập báo cáo tài chính quý, năm theo yêu cầu của Ban Giám Đốc và Công ty Mẹ - Theo dõi các yêu cầu ký quỹ của hãng airlines. - Theo dõi các khoản vay nợ trong nước và nước ngoài (nếu có) - Quản lý các nguồn tài chính, tiền mặt, tài khoản tại văn phòng chính và các chi nhánh. - Lưu trữ chứng từ sổ sách tài chính. b. Về kế toán - Thanh toán nội bộ và bên ngoài - Lập báo cáo thuế hàng tháng, quý, năm - Hướng dẫn thực thi các qui định và chuẩn mực về kế toán cho các bộ phận trong công ty - Ghi chép, phản ánh kịp thời và đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong sổ sách kế toán - Theo dõi quản lý TSCĐ theo ghi nhận của kế toán. - Theo dõi và quản lý công nợ tồn đọng, nợ khó đòi - Lưu trữ các chứng từ sổ sách kế toán - Theo dõi và cập nhật các thông tin, qui định về thuế và kế toán cho Ban giám đốc công ty  Bộ phận Hành chính – Nhân Sự - Tham vấn cho Ban giám đốc về chính sách hành chính – nhân sự sao cho có hiệu quả nhất - Tuyển dụng và đào tạo nhân viên - Quản lý, lưu trữ hồ sơ, dữ liệu về nhân viên. - Xin giấy phép lao động, visa, thẻ cư trú cho người nước ngoài làm việc tại Công ty. - Tổ chức đánh giá nhân viên hàng năm - Tính công, lập bảng lương - Báo cáo thuế thu nhập cá nhân của nhân viên Công ty - Báo cáo bảo hiểm y tế, Bảo hiểm xã hội của nhân viên Công ty - Quản lý công văn đến - Quản lý con dấu Công ty  Bộ phận Sales - Giữ gìn các khách hàng hiện tại, phát triển bán dịch vụ mới cho khách hàng hiện tại. - Phát triển khách hàng mới - Hỗ trợ các bộ phận CS trong việc liên hệ khách hàng và giải quyết các vấn đề gặp phải trong quá trình làm việc - Hỗ trợ bộ phận kế toán trong việc thanh toán quá hạn của khách hàng mà mình phụ trách - Cung cấp báo cáo và điều tra thị trường - Tham vấn cho Ban giám đốc về chính sách Sales.  Bộ phận Customer Service ( AFF, OFF Department ) - Thực hiện nghiệp vụ của Customer service của Công ty cho khách hàng. - Xử lý các yêu cầu, khiếu nại của khách hàng. - Liên lạc với các đại lý nước ngoài để xử lý công việc liên quan. - Thiết lập mối quan hệ tốt với nhà cung ứng - Lựa chọn nhà cung ứng phù hợp - Cung cấp dữ liệu chính xác trong hệ thống phần mềm. - Lưu trữ hồ sơ các lô hàng. - Hỗ trợ bộ phận sales trong việc cung cấp thông tin về giá, lịch trình, nhà cung ứng, các thông tin xử lý hàng…. - Tham vấn cho Ban giám đốc về vấn đề dịch vụ khách hàng sao cho hiệu quả.  Bộ phận hiện trường hàng không (Air export Terminal Section) - Tiếp cận và xử lý hàng air xuất khẩu tại Terminal. - Theo dõi, báo cáo các lô hàng có vấn đề - Giải quyết rắc rối phát sinh cho các lô hàng tại Terminal, kết hợp với bộ phận liên quan. - Làm báo cáo hàng xuất hàng ngày - Cập nhật thông tin về hiện trường cho Ban giám đốc và các bộ phận liên quan  Bộ phận Operation Administration Department - Quản lý và kiểm soát hợp đồng đại lý nước ngoài. - Tham vấn cho Ban giám đốc về chính sách quản lý hoạt động kinh doanh sao cho có hiệu quả nhất - Theo dõi, kiểm soát và duy trì việc thực hiện các qui trình Iso 9001- 2008 trong công ty - Quản lý các hợp đồng bảo hiểm trách nhiệm của người chuyên chở. - Theo dõi và thực hiện việc đăng ký , thu thập và thông báo về những kỳ thi IATA - Theo dõi và quản lý việc đánh giá các nhà cung cấp tại Việt Nam - Đánh giá nội bộ hoạt động operation. - Lập kế hoạch huấn luyện nhân viên để tăng cường kỹ năng  Bộ phận Sales Domestics a. Bán hàng nước ngoài: - Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp có kinh nghiệm, có năng lực cạnh tranh. - Tìm hiểu về các phương thức và qui trình bán hàng ngoài nước. b. Bán hàng nội địa: - Duy trì các khách hàng hiện tại, phát triển kinh doanh về chất lượng cho khách hàng này. - Kiểm soát về giá cho khách hàng logistics - Phát tiển thêm nhiều khách hàng logistics c. Chăm sóc khách hàng: - Giải quyết các vấn đề khiếu nại của khách hàng, hoặc các yêu cầu bất thường của khách hàng. - Giám sát dịch vụ logistics để đảm bảo đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của khách hàng. d. Kiểm soát chi phí và việc thanh toán: - Kiểm soát giá mua về vận tải bằng xe tải và khai quan từ nhà cung cấp. - Nhập các chi phí vào hệ thống, hỗ trợ bộ phận trong việc thu tiền khách hàng. - Giải thích cho khách hàng về các khoản chi phí phát sinh bất thường. e. Tư vấn về các quy định xuất – nhập khẩu: - Tư vấn cho các đại lý nước ngoài về các quy định liên quan đến logistics. - Tham vấn cho Ban giám đốc về chính sách sales logistics sao cho hiệu quả nhất. - Tư vấn cho khách hàng trong nước về các quy định về dịch vụ logistics, thuế… B. QUY TRÌNH XỬ LÝ HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY I. QUY TRÌNH XỬ LÝ HÀNG NHẬP ĐƯỜNG BIỂN 1. Mục đích Qui định trình tự các bước công việc và hướng dẫn chi tiết của từng bước công việc cần phải thực thiện trong bộ phận Ocean Import. Để nhân viên trong Bộ phận có thể nắm rõ công việc của mình phải làm. Để các bộ phận có liên quan có thể tham khảo để phục vụ cho công việc của bộ phận liên quan. Làm tài liệu hướng dẫn và đào tạo nhân viên mới. 2. Phạm vi áp dụng Bộ phận Ocean Import, thuộc OCEAN FREIGHT DEPARTMENT 3. Định nghĩa – Chữ viết tắt • Attacched List: Danh mục đính kèm • Cnee: Consignee • OI: Ocean Import: Hàng nhập bằng đường biển • D/O: Delivery Order: Lệnh giao hàng • FHD: Free House Delivery: Giao hàng tận nơi miễn phí • HB/L: House Bill of Lading: Vận đơn đường biển thứ cấp • MB/L: Master Bill of Lading: Vận đơn đường biển chủ • POD: Proof of Delivery: Giấy xác nhận đã giao hàng • Shipping Advice/Pre-alert: Thông báo về lô hàng • Sales Invoices: Hóa đơn bán hàng do YLIV phát hành từ Yunas • GDS: Hệ thống xử lý dữ liệu tự động của công ty YLIV • YLIV: Yushen Logistics International Vietnam Co., ltd • YLSV: Yushen Logistics International Solutions Vietnam Co., ltd (Nhà cung cấp độc quyền của YLIV) 4. Nội dung 4.1. Sơ đồ bước công việc Bảng sơ đồ bước công việc dưới đây dựa trên các bước cơ bản nhất, nếu lô hàng có yêu cầu đặc biệt khác thì nhân viê trực thuộc bộ phận phải liên hệ với trưởng bộ phận để được hướng dẫn chi tiết hơn. Tuy nhiên, thứ tự các bước công việc có thể thay đổi một cách uyễn chuyễn khi cần thiết. Bước công việc Người thực hiện Nội dung Tài liệu/Hồ sơ Bước 1 Nhân viên YLIV Nhận thông tin/chứng từ lô hàng nhập từ đại lý nước ngoài. Bước 2 Nhân viên YLIV Gửi Attached List cho hãng tàu/forwarder Bước 3 Nhân viên YLIV Theo dõi thông tin về tàu Bước 4 Nhân viên YLIV Nhận thông báo hàng đến của hãng tàu/forwarder Bước 5 Nhân viên YLIV Làm thông báo hàng đến và lệnh giao hàng của YLIV Thông báo hàng đến và lệnh giao hàng Bước 6 Nhân viên OI Gửi thông bảo hàng của YLIV đến khách hàng Bước 7 Nhân viên YLIV Lấy lệnh giao hàng bản chính từ hãng tàu/forwarder Bước 8 Nhân viên YLIV Hoàn thành bộ lệnh giao hàng Bước 9 Nhân viên OI Giao lệnh giao hàng cho khách hàng Bước 10 Nhân viên OI Hoàn tất Sales Invoice và chuyển cho Phòng kế toán Bước 11 Nhân viên OI Lưu chứng từ 4.2. Diễn giải chi tiết các bước công việc Các bước công việc Diễn giải bước Người thực hiện YLIV YLSV Bước 1 Nhận thông tin/chứng từ đại lý nước ngoài Nhận thông tin lô hàng nhập (Shipping Advice) từ đại lý nước ngoài qua email/fax/GDS cho những lô hàng chưa về vào mỗi sáng. In chứng từ, kiểm tra thông tin trên MB/L và HB/L có đúng với nhau không. Xử lý tại chổ các trường hợp sai, lỗi, v.v. Photocopy HB/L thêm 02 bản. Một bản đóng dấu YLSV, giao cho khách hàng cùng với lệnh giao hàng. Bản còn lại đóng dấu “Attached List” gửi cho hãng tàu/ forwarder (khai báo hàng đến). Bước 2 Gửi Attached List cho hãng tàu/forwarder Đóng dấu “Attached List” lên HB/L, ghi số MB/L và gửi cho hãng tàu (bằng fax hoặc email). Theo dõi rồi xác nhận lại với hãng tàu/forwarder xem họ đã nhận được “Attached List” hay chưa. Lập hồ sơ cho lô hàng nhập. (Thường được thực hiện vào ngày nhận Pre-alert). Bước 3 Theo dõi thông tin tàu về. Thông thường khách hàng gửi chứng từ/thông báo lô hàng nhập có ghi ngày tàu đến dự kiến, kiểm tra lại thông tin này với hãng tàu/forwarder nếu đến ngày tàu về nhưng YLSV chưa nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu/forwarder. Trong trường hợp một số khách hàng cần hàng gấp, YLSV sẽ kiểm tra trước xem tàu về cảng nào để báo khách hàng mở tờ khai trước. Bước 4 Nhận thông báo hàng đến của hãng tàu/forwarder Hãng tàu/forwarder sẽ gửi thông báo hàng đến cho YLSV (thông thường 1-2 ngày trước khi tàu về hoặc ngay ngày tàu về) bằng email hoặc fax. Kiểm tra các thông tin xem tàu về ngày nào, cảng nào… để làm thông báo hàng đến và lệnh giao hàng của YLSV. Bước 5 Làm thông báo hàng đến và lệnh giao hàng của YLSV Sau khi nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu/forwarder, nhân viên của YLSV sẽ tạo thông báo hàng đến và lệnh giao hàng của YLSV trong hệ thống. Có hai trường hợp: • Đối với những lô hàng nhận được thông tin từ đại lý qua hệ thống: - Xác nhận thông tin trên Yastem rồi làm thông báo hàng đến và lệnh giao hàng. • Đối với những lô hàng không có dữ liệu trên hệ thống: - Phải nhập tay vào hệ thống sau đó làm thông báo hàng đến và lệnh giao hàng. Bước 6 Gửi thông báo hàng của YLSV đến cho khách hàng. Sau khi hoàn thành thông báo hàng đến của YLSV, kiểm tra đối chiếu lại với thông tin trên HB/L. Sau đố gửi thông báo hàng dến cho khách hàng bằng email hoặc bằng fax. (Thông thường gửi trong ngày.) Lưu lại kết quả khi fax thông báo hàng đến. Nếu khách hàng/đại lý nước ngoài có yêu cầu đặc biệt khách với chứng từ đã nhận (ví dụ: báo giá, FHD… v.v) sẽ chuyển yêu cầu cho bộ phận có liên quan. Bước 7 Lấy lệnh giao hàng bản chính từ hãng tàu/forwarder Sau khi nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu/forwarder, sao một bản chuyển cho nhân viên văn thư đi lấy lệnh. Lệnh giao hàng của hãng tàu lấy cùng ngày tàu về hoặc sau ngày tàu về một ngày tùy theo hãng tàu/forwarder. Bước 8 Hoàn thành bộ lệnh giao hàng Đối chiếu lại thông tin giữa lệnh giao hàng bản chính nhận từ hãng tàu/forwarder và lệnh giao hàng. Hoàn thành bộ lệnh giao hàng cho khách hàng, thông thường gồm có: [...]... Service Co.,Ltd.: Công ty TNHH dịch hàng hóa sân bay Tân Sơn Nhất • SCSC: SAIGON CARGO SERVICE CORPORATION – Công ty cổ phần dịch vụ hàng hóa Sài Gòn • Tracing: Thuật ngữ dùng để mô tả công việc đăng nhập vào trang web của nhà vận chuyển để truy xuất dữ liệu về trình trạng lô hàng 4 Sơ đồ các bước công việc Bước công việc Người thực hiện Bước 1 Nhân viên BK-AE Nội dụng Nhận thông tin lô hàng xuất từ nhân... giữa các Công ty trong và ngoài nước, và trong tương lai khi thương mại quốc tế ngày càng trở nên sôi động hơn thì vị trí của các công ty Logistics cũng ngày càng trở nên quan trọng, điều này đặt ra mục tiêu ngành vận tải quốc tế nói chung và công ty Yusen Logistics Việt Nam nói riêng, phải không ngừng thay đổi và mở rộng đầu tư thêm những loại hình dịch vụ đảm bảo cung ứng đầy đủ các nhu cầu của khách... giấy giới thiệu của khách hàng IV QUY TRÌNH XỬ LÝ CHỨNG TỪ HÀNG XUẤT BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG 1 Mục đích Qui định trình tự các bước công việc và hướng dẫn chi tiết của từng bước công việc cần phải thực thiện trong bộ phận Air Export – Customer Services Để nhân viên trong Bộ phận có thể nắm rõ công việc của mình phải làm Để các bộ phận có liên quan có thể tham khảo để phục vụ cho công việc của bộ phận liên... Thuật ngữ dùng để mô tả công việc đăng nhập vào trang web của nhà vận chuyển để truy xuất dữ liệu về trình trạng lô hàng 4 Sơ đồ các bước công việc Bước công việc Người thực hiện Nội dung Tài liệu/Hồ sơ Nhân viên Air Export Nhận thông tin lô Bước 1 – Customer Services hàng xuất Sắp xếp các lô hàng/ Nhân viên Air Export Bước 2 Xác nhận lại thong tin – Customer Services với khách hàng Nhập dữ liệu lô hàng... • YLIV: Yushen Logistics International Vietnam Co., ltd • YLSV: Yushen Logistics International Solutions Vietnam Co., ltd (Nhà cung cấp độc quyền của YLIV) 4 Nội dung 4.1 Sơ đồ các bước công việc Bảng sơ đồ các bước công việc dưới đây dựa trên các nước cơ bản nhất, nếu lô hàng có yêu cầu đặc biệt khác thì nhân viên trược thuộc bộ phận phải liên hệ với trưởng phòng bộ phận để được hướng dẫn chi tiết... định trình tự các bước công việc và hướng dẫn chi tiết của từng bước công việc cần phải thực thiện trong bộ phận Air Export – Terminal Để nhân viên trong Bộ phận có thể nắm rõ công việc của mình phải làm Để các bộ phận có liên quan có thể tham khảo để phục vụ cho công việc của bộ phận liên quan Làm tài liệu hướng dẫn và đào tạo nhân viên mới 2 Phạm vi áp dụng Bộ phận Air Export – Terminal trực thuộc... HB/L • S/I • A/N • D/O II.QUY TRÌNH XỬ LÝ HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 1 Mục đích Qui định trình tự các bước công việc và hướng dẫn chi tiết của từng bước công việc cần phải thực thiện trong bộ phận Ocean Export Để nhân viên trong Bộ phận có thể nắm rõ công việc của mình phải làm Để các bộ phận có liên quan có thể tham khảo để phục vụ cho công việc của bộ phận liên quan Làm tài liệu hướng dẫn và... DEPARTMENT 3 Định nghĩa – Chữ viết tắt • AE: Air Export – Hàng xuất đường hàng không • AMS: Automated Manifest Systems – Hệ thống kiểm soát Manifest tự động • BK: Booking: Đặt giữ chổ trên chuyến bay của hãng hàng không • Cargo Terminal: Ga hàng hóa • CSAE: Customer Services - Air Export • BB Invoice: Break Bulk Invoice – Hóa đơn thu lại của đại lý nước ngoài • D/O: Delivery Order – Lệnh giao hàng • FHD:... các chi tiết HB/L cho hãng tàu/NVOCC Cung cấp chi tiết phát hành MB/L cho hãng tàu/NVOCC Nhập AMS cho lô hàng Phát hành Sales Invoice và nhập chi phí phát sinh Gửi Pre-alert cho đại lý Theo dõi tình trạng lô hàng/ Thông báo bất thường nếu có Nhập lại AMS (nếu có)/ Bảo đảm AMS đã được chấp nhận Truyền file dữ liệu của lô hàng Báo cáo Lưu hồ sơ Tài liệu/Hồ sơ Booking Note 5 Diễn giải chi tiết các bước công. .. Conformation/Booking Note cho hàng lẻ III QUI TRÌNH XỬ LÝ HÀNG NHẬP ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG 1 Mục đích Qui định trình tự các bước công việc và hướng dẫn chi tiết của từng bước công việc cần phải thực thiện trong bộ phận Air Import Để nhân viên trong Bộ phận có thể nắm rõ công việc của mình phải làm Để các bộ phận có liên quan có thể tham khảo để phục vụ cho công việc của bộ phận liên quan Làm tài liệu hướng dẫn và đào . tài: Nghiên cứu hoạt động xuất nhập khẩu của công ty TNHH Yushen Logistics Việt Nam – chi nhánh TP. HCM A.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH YUSEN LOGISTICS VIỆT NAM I. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY • Tên Công ty: . Công ty: Công ty TNHH Yusen Logistics Việt Nam • Tên tiếng Anh: Yusen Logistics Viet Nam Co,.Ltd • Tên viết tắt: YLVN • Giấy phép đầu tư số 694/GP -HCM ngày 06/09/2004 do Ủy ban Nhân Dân TP. HCM cấp dữ liệu tự động của công ty YLIV • YLIV: Yushen Logistics International Vietnam Co., ltd • YLSV: Yushen Logistics International Solutions Vietnam Co., ltd (Nhà cung cấp độc quyền của YLIV) 4.