1. Mục đích
Qui định trình tự các bước công việc và hướng dẫn chi tiết của từng bước công việc cần phải thực thiện trong bộ phận Air Export – Terminal
Để nhân viên trong Bộ phận có thể nắm rõ công việc của mình phải làm.
Để các bộ phận có liên quan có thể tham khảo để phục vụ cho công việc của bộ phận liên quan.
Làm tài liệu hướng dẫn và đào tạo nhân viên mới.
2. Phạm vi áp dụng
Bộ phận Air Export – Terminal trực thuộc AIR FREIGHT FORWARDING DEPARTMENT
3. Định nghĩa - Chữ viết tắt
• AE: Air Export – Hàng xuất đường hàng không
• AMS: Automated Manifest Systems – Hệ thống kiểm soát Manifest tự động • Cargo Terminal: Ga hàng hóa
• CS: Customer Services
• CSAE: Customer Services - Air Export
• BB Invoice: Break Bulk Invoice – Hóa đơn thu lại của đại lý nước ngoài • D/O: Delivery Order – Lệnh giao hàng
• FHD: Free House Deivery – Giao hàng tận nơi
• HAWB: House Airway Bill: Vận đơn hàng không thứ cấp • MAWB: Master Airway Bill: Vận đơn hàng không chủ
• Manifest: Bản kê khai hàng hóa của đại lý chở trên máy bay, liệt kê thông tin của các HAWB trong cung MAWB
• POD: Proof of Delivery: Giấy xác nhận giao háng • Shipping Advice/ Pre-Alert: Thông báo về lô hàng
• Sales Invoice: Hóa đơn bán hàn do YILV phát hành từ hệ thống
• TCS: Tân Sơn Nhất Cargo Service Co.,Ltd.: Công ty TNHH dịch hàng hóa sân bay Tân Sơn Nhất
• SCSC: SAIGON CARGO SERVICE CORPORATION – Công ty cổ phần dịch vụ hàng hóa Sài Gòn
• Tracing: Thuật ngữ dùng để mô tả công việc đăng nhập vào trang web của nhà vận chuyển để truy xuất dữ liệu về trình trạng lô hàng.
4. Sơ đồ các bước công việc
Bước công việc Người thực hiện Nội dung Tài liệu/Hồ sơ
xuất Air Bước 2 Nhân viên Terminal Chuẩn bị Handling Bước 3 Nhân viên Terminal Đón hàng Bước 4 Nhân viên Terminal Xuống hàng/Dán
nhãn Bước 5 Nhân viên Terminal
Cân đo hàng/Báo cáo số liệu về CSAE
để đánh HAWB Bước 6 Nhân viên Terminal Đóng lệ phí Bước 7 Nhân viên Terminal Thanh lý hải quan Bước 8 Nhân viên Terminal Soi chiếu an ninh lôhàng Bước 9 Nhân viên Terminal Lấy MAWB Bước 10 Nhân viên Terminal Bấm chứng từ theolô hàng
Bước 11 Nhân viên Terminal hóa/Theo dõi xử lýBảo quản hàng các thay đổi Bước 12 Nhân viên Terminal Bàn giao hồ sơ chobộ phận BK-AE Bước 13 Supervisor Terminal Báo cáo Bước 14 Supervisor Terminal Thanh toán Bước 15 Supervisor Terminal Cập nhật thông tincho lãnh đạo
5. Diễn giải chi tiết các bước công việcBước 1: Nhân hồ sơ hàng xuất air Bước 1: Nhân hồ sơ hàng xuất air
- Nhận hộ sơ hàng xuất air từ bộ phận Booking Air Export và thông tin chi tiết từ C/S Air Export.
- Kiểm tra và nghiên cứu kỹ các chứng từ trong hồ sơ để nắm các thông tin handling hàng như: booking với airline nào, giờ cắt tải, nơi đến, số kiện, số ký, loại hàng hóa, cách đóng gói, loại tờ khai hải quan; các ghi chú handling đặc biệt của lô hàng,v.v…
Bước 2: Chuẩn bị handling
- Đóng label MAWB, label HAWB với đầy đủ chi tiết.
- Chuẩn bị các label đặc biệt nếu có yêu cầu (như fragile, this side up, dangerous goods…)
- In bộ hướng dẫn gởi hàng (tờ cân hàng) với đầy đủ chi tiết. - Lấy MAWB từ các airline.
Bước 3: Đón hàng
- Liên lạc nhân viên C/S air export để nắm thông tin giờ hàng sẽ đến sân bay. - Liên lạc với nhân viên TCS/SCSC để chuẩn bị xe nâng, thùng, nhân viên bốc xếp. - Khi hàng đến, trình tờ cân hàng cho bảo vệ TCS/SCSC để cho hàng vào bãi. - Ưu tiên đón những lô hàng gấp.
Bước 4: Xuống hàng/ Dán nhãn
- Nếu lô hàng đến sân bay có niêm phong hải quan: giao hồ sơ niêm phong cho hải quan sân bay để nhân viên hải quan kiểm tra niêm phong xe, xong mới được xuống hàng. - Nếu hàng phải kiểm hóa hải quan: cho xuống hàng ngay để cân đo với TCS/SCSC, lấy
số liệu để hải quan kiểm hóa.
- Trực tiếp xuống hàng hoặc giám sát xuống hàng.
- Đối chiếu với chứng từ trong hồ sơ để tiếp nhận hàng: kiểm đếm số lượng hàng, tình trạng hàng hóa nếu có bất thường phải báo lại ngay cho cấp trên.
- Dán label MAWB và HAWB lên thùng hàng, chú ý kỹ ký mã hiệu trên thùng hàng và đối chiếu với chứng từ như invoice, packing list, v.v... để dán nhãn cho đúng.
- Chụp hình các lô hàng nếu có yêu cầu.
- Ký “Cargo transportation checking sheet” với người giao hàng khi có bất thường về hàng hóa.
Bước 5: Cân đo hàng/ Báo số liệu về C/S air export để đánh HAWB
- Cùng nhân viên TCS/SCSC cân, đo lô hàng. Bảo đảm số liệu cân đo chính xác để tránh tranh chấp sau này.
- Báo số liệu về nhân viên C/S air export để đánh HAWB
Bước 6: Đóng lệ phí.
- Đóng các khoản lệ phí nếu có: phí lao vụ, phí lưu kho và lấy hóa đơn VAT.
Bước 7: Thanh lý hải quan
- Hồ sơ thanh lý hải quan gồm có: Tờ khai Hải quan; MAWB, HAWB; tờ cân hàng (màu xanh).
- Nộp hồ sơ thanh lý cho hải quan giám sát.
- Hoàn tất thủ tục thanh lý: nhân viên hải quan đóng dấu thông quan lê Tờ khai và tờ cân hàng (màu xanh).
Bước 8: Soi chiếu an ninh cho lô hàng
- Giám sát lô hàng qua máy soi an ninh an toàn và kịp chuyến bay đã book.
- Hoàn tất thủ tục soi hàng: nhân viên an ninh đóng dấu “ Cargo Screening Checked” lên tờ cân hàng màu xanh.
Bước 9: Lấy Master Airway Bill
- Đối với những airlinr giao YLVN đánh MAWB, nhân viên air terminal sẽ đánh MAWB theo các yêu cầu của airlines.
- Đối với những airline tự xuất MAWB, nhân viên Air Terminal sẽ mang tờ cân hàng màu trắng đến văn phòng airline để chờ nhận MAWB. Phải kiểm tra kỹ toàn bộ thông tin trên MAWB trước khi ký nhận.
Bước 10: Bấm chứng từ theo lô hàng.
- Mang chứng từ nhận của chủ hàng về văn phòng giao cho nhân viên C/S air export. - Nhận chứng từ do nhân viên C/S giao.
- Lên văn phòng airline để bấm bao thư vào MAWB bản Original to Consignee.
Bước 11: Bảo quản hàng hóa/ Theo dõi xử lý các thay đổi.
- Bộ phận Terminal air export có trách nhiệm bảo quản hàng hóa từ khi tiếp nhận của chủ hàng đến khi giao hàng qua máy soi an ninh.
- Nếu có sự cố nào xảy ra phải báo cáo ngay các bộ phận liên quan để xử lý kịp thời.
Bước 12: Bàn giao hồ sơ cho bộ phận Booking air export.
- Bàn giao hồ sơ cho lô hàng cho bộ phận Booking AE, gồm có: MAWB, tờ cân hàng; Cargo transportation checking sheet ( nếu có); Biên bản bất thường của
TCS/SCSC( nếu có) - Bàn giao tờ khai hải quan.
C. KẾT LUẬN
Việt Nam đang bước sang một thiên niên kỷ của sự phát triển và thịnh vượng. Mục tiêu phát triển của Đảng và Nhà nước là phát triển kinh tế, ổn định xã hội, rút ngắn khoảng cách với các nước trong khu vực và thế giới. Mục tiêu đó cũng đã vạch ra hướng đi và trọng trách lớn cho ngành vận tải ngoại thương Việt Nam, vận tải Việt Nam cần phải tự mình vươn lên để đáp ứng nhu cầu nhu cầu chuyên chở, đáp ứng mục tiêu phát triển thương mại không chỉ trong nước mà cả khu vực và quốc tế.
Ngành vận tải quốc tế hiện nay đang phát triển và cạnh tranh cao giữa các Công ty trong và ngoài nước, và trong tương lai khi thương mại quốc tế ngày càng trở nên sôi động hơn thì vị trí của các công ty Logistics cũng ngày càng trở nên quan trọng, điều này đặt ra mục tiêu ngành vận tải quốc tế nói chung và công ty Yusen Logistics Việt Nam nói riêng, phải không ngừng thay đổi và mở rộng đầu tư thêm những loại hình dịch vụ đảm bảo cung ứng đầy đủ các nhu cầu của khách hàng, góp phần phục vụ công cuộc phát triển của đất nước và phát triển Công ty. Sự phát triển của thương mại đem đến những cơ hội mới cho ngành vận tải Việt Nam. Các doanh nghiệp Việt Nam cần phải nỗ lực hơn nữa trong quá trình đàm phán để giành được quyền vận tải, phát huy mối quan hệ chặt chẽ giữa vận tải và thương mại quốc tế.