Luận văn thạc sĩ Hoàn thiện kiểm soát chi bảo hiểm xã hội Tỉnh Phú Yên (full)

Đề tài đề cập đến sự kiện toàn bộ máy thực hiện chế độ, chính sách BHXH; xây dựng, kiện toàn đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức ngành BHXH; đưa ra các giải pháp để hoàn thiện quản lý N

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYỄN THỊ HOÀNG OANH

HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH PHÚ YÊN

LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng – Năm 2012

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYỄN THI HOÀNG OANH

HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH PHÚ YÊN

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: GS.TS.TRƯƠNG BÁ THANH

Đà Nẵng – Năm 2012

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Hoàng Oanh

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI BẢO HIỂM

1.4.4 Nội dung chi 17

2.4 ĐÁNH GIÁ TỔNG QUÁT THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI

3.2.2 Hoàn thiện thông tin kế toán phục vụ công tác kiểm soát chi

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG

Số hiệu

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

Số hiệu

2.6 Trình tự, thủ tục kiểm soát chi phí sửa chữa lớn TSCĐ 70

3.3 Trình tự, thủ tục kiểm soát ốm đau, thai sản, nghĩ dưỡng

3.4 Trình tự, thủ tục kiểm soát chi trợ cấp thất nghiệp 86

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Bảo hiểm xã hội là chính sách an sinh xã hội quan trọng trong hệ thống chính sách xã hội được Đảng và Nhà nước đặc biệt quan tâm Con người vừa

là mục tiêu, vừa là động lực trong sự nghiệp công nghiệp hóa – hiện đại hóa,

là yếu tố quan trọng nhất, có ý nghĩa quyết định trong quá trình phát triển đất nước, vì vậy việc chăm sóc sức khỏe và bảo đảm an sinh xã hội là một trong những nhiệm vụ hàng đầu của Đảng, Nhà nước và cộng đồng xã hội

Chính sách bảo hiểm xã hội hiện nay được mở rộng đến mọi người lao động thuộc các thành phần kinh tế Vì thế, số người lao động tham gia BHXH ngày càng gia tăng, tạo nên một lượng quỹ BHXH rất lớn Đồng thời để đảm bảo việc chi trả kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, tận tay cho người được hưởng cũng là một việc không mấy giản đơn

Trong khi đó quá trình giải quyết chế độ chính sách của hệ thống BHXH còn quá lỏng lẻo, tạo nhiều khe hở để người sử dụng lao động và người lao động có cơ hội chiếm dụng một lượng quỹ khá lớn Hiện nay hệ thống BHXH chưa kiểm soát được các khoản chi như: chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng, chế độ ốm đau-thai sản-nghỉ dưỡng sức, chế độ bảo hiểm thất nghiệp, chế độ trợ cấp 1 lần, chi phí khám chữa bệnh … làm thất thoát một lượng quỹ BHXH, quỹ BHYT rất lớn và tình trạng đó kéo dài rất nhiều năm qua

Chính vì thế việc thiết lập và không ngừng hoàn thiện hệ thống kiểm soát trong quá trình quản lý và điều hành hoạt động là yếu tố cần thiết đối với đơn vị BHXH

Việc dựa vào các lý thuyết hiện đại về kiểm soát để hoàn thiện kiểm soát chi BHXH tỉnh Phú Yên là yêu cầu tất yếu và đây cũng chính là lý do tôi chọn đề tài: Hoàn thiện kiểm soát chi BHXH tỉnh Phú Yên

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát chi BHXH

- Phân tích, đánh giá thực trạng kiểm soát chi BHXH tỉnh Phú Yên

- Đề xuất giải pháp để hoàn thiện kiểm soát chi BHXH tỉnh Phú Yên

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: tác giả tập trung nghiên cứu cơ sở lý luận về kiểm soát chi BHXH, thực trạng công tác kiểm soát chi BHXH tỉnh Phú Yên

và vận dụng lý luận để hoàn thiện kiểm soát chi BHXH tỉnh Phú Yên

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu đề tài là kiểm soát các khoản chi tại BHXH tỉnh Phú Yên

4 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá nghiên cứu để thực hiện luận văn, tác giả sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử

Luận văn còn vận dụng các phương pháp phân tích, đánh giá, thu thập thông tin về các vấn đề, sự kiện và nêu lên ý kiến của bản thân

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Đã có nhiều công trình nghiên cứu đề cập đến hoạt động BHXH ở nhiều khía cạnh khác nhau Điển hình một số đề tài nghiên cứu sau đây:

Đề tài cấp Bộ năm 1999 do Tiến sĩ Phạm Thành làm chủ nhiệm đề tài

“Cơ sở khoa học để hoàn thiện quy chế quản lý tài chính BHXH Việt Nam” Đây là đề tài nghiên cứu chuyên ngành, đề tài đã phân tích được bản chất của tài chính BHXH, quỹ BHXH và đưa ra những giải pháp để hoàn thiện quy chế quản lý tài chính BHXH Trong đó có một quy chế đưa vào thực hiện từ năm

2009 là Nhà nước cho thi hành BHXH tự nguyện và hiện nay đang thực hiện chi trả chế độ cho những đối tượng được hưởng chế độ BHXH tự nguyện Đồng thời, một nội dung mà đề tài đề cập đến là khoán chi hoạt động bộ máy ngành BHXH Việt Nam Về cơ chế khoán chi: khoán chi hợp lý nhất của ngành BHXH Việt Nam là xây dựng một tỷ lệ % tính trên tổng số thu BHXH, nếu số thu tăng thì tổng số tiền tuyệt đối khoán chi cho toàn ngành BHXH cũng tăng lên, vừa có lợi cho quỹ, vừa khuyến khích ngành BHXH làm tốt công tác thu, tỷ lệ khoán từ 4 - 4,1% trên tổng thu BHXH và hiện nay cũng đang được áp dụng

Đề tài cấp Bộ năm 2000 do Tiến sĩ Mai Thị Cẩm Tú làm chủ nhiệm đề tài “Nghiên cứu hoàn thiện quy trình quản lý BHXH đối với lực lượng vũ trang” Đề tài đã đề cập tới một đối tượng đặc biệt tham gia BHXH là lực lượng vũ trang Đề tài đã đóng góp nhiều giải pháp hoàn thiện quy trình quản

lý BHXH đối với lực lượng vũ trang, trong đó đề cập chi tiết về quản lý thu, chi và giải quyết các chế độ BHXH đối với các đối tượng tham gia BHXH thuộc lực lượng vũ trang

Đề tài cấp Bộ năm 2000-2001 do Tiến sĩ Nguyễn Huy Ban làm chủ nhiệm đề tài “Nghiên cứu xây dựng luận cứ khoa học cơ bản để hoàn thiện hệ thống BHXH ở Việt Nam” Đây là đề tài đề cập đến nhiều mặt thuộc hệ thống

BHXH như: mở rộng đối tượng tham gia BHXH theo hình thức bắt buộc và

mở rộng đối tượng tham gia BHXH theo hình thức tự nguyện, trong đó đề tài

đề cập đến hoàn thiện các chế độ BHXH như: trợ cấp mất sức lao động, BH thất nghiệp, nghĩ dưỡng sức

Đề tài cấp Bộ năm 2000 do Tiến sĩ Bùi Văn Hồng làm chủ nhiệm đề tài

“Cơ sở khoa học xây dựng mô hình và cơ chế hoạt động của tổ chức đầu tư tăng trưởng quỹ BHXH” Đây là đề tài đã đề cập đến cơ sở để hình thành tổ chức đầu tư tăng trưởng quỹ BHXH và đưa ra những đề xuất mô hình tổ chức

và cơ chế hoạt động của tổ chức

Đề tài cấp Bộ năm 2000-2001 do Thạc sĩ Đỗ Văn Sinh – Trưởng ban

kế hoạch tài chính làm chủ nhiệm đề tài “Quỹ BHXH và những giải pháp đảm bảo sự cân đối ổn định giai đoạn 2000-2020” Đề tài đề cập thứ nhất tình hình hoạt động quản lý quỹ BHXH giai đoạn trước năm 1995 về giải quyết các chế

độ, chính sách và chi BHXH; thứ hai tình hình quản lý và cân đối quỹ BHXH giai đoạn từ năm 1995 đến nay; thứ ba đưa ra những giải pháp cân đối quỹ BHXH giai đoạn 2000-2020

Đề tài cấp Bộ năm 2000 do Thạc sĩ Trần Xuân Vinh – Tổng Biên tập Tạp chí BHXH làm chủ nhiệm đề tài “Cơ sở khoa học hoàn thiện quản lý hành chính hoạt động BHXH ở Việt Nam” Đề tài đề cập đến sự kiện toàn bộ máy thực hiện chế độ, chính sách BHXH; xây dựng, kiện toàn đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức ngành BHXH; đưa ra các giải pháp để hoàn thiện quản

lý Nhà nước về BHXH trong đó có Ban hành Luật BHXH cần phải được xây dựng trên cơ sở những quan điểm, nguyên tắc: phải thống nhất cho mọi loại hình lao động trong cả nước, quỹ BHXH phải được quản lý tập trung và bản chất của BHXH là tượng trợ Đồng thời thực hiện các chức năng kiểm tra, thanh tra, xử lý các vi phạm về BHXH

Đề tài năm 2000 do CN Đinh Thị Như Ý, Phó trưởng ban quản lý chi

BHXH VN làm chủ nhiệm đề tài “Tăng cường quản lý an toàn tiền mặt trong quá trình chi trả các chế độ BHXH” Đề tài đã đánh giá được thực trạng tổ chức quản lý tiền mặt trong quá trình chi trả các chế độ BHXH hiện nay và đã đưa ra được các phương pháp đảm bảo an toàn tiền mặt trong quá trình chi trả

Đề tài năm 2001 do CN Lê Quyết Thắng làm chủ nhiệm đề tài “Hoàn thiện công tác kiểm tra trong hệ thống BHXH Việt Nam” Đề tài đã đánh giá được thực trạng công tác kiểm tra về BHXH ở Việt Nam và đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra trong hệ thống BHXH như: giải pháp tổ chức bộ máy và con người làm công tác kiểm tra, giải pháp về hành lang pháp lý, tiêu chuẩn hóa các tiêu thức kiểm tra và phương pháp kiểm tra đánh giá kết quả hoạt động BHXH

Các công trình nghiên cứu trên có mục đích, đối tượng, phạm vi nghiên cứu, cách tiếp cận khác nhau, các công trình nghiên cứu đều đưa ra được những giải pháp để hoàn thiện Tuy nhiên, chưa có công trình nào nghiên cứu

về lĩnh vực kiểm soát chi quỹ BHXH Do đó, tôi chọn đề tài này để làm rõ hơn về mặt quản lý quỹ thì cần kiểm soát nó như thế nào để bảo toàn được lượng quỹ BHXH không bị thất thoát

Những vấn đề mang tính chất định hướng được nêu trong đề tài này tác giả đã tham khảo một số quy định của Nhà nước về chính sách BHXH thông qua tạp chí BHXH Việt Nam, Các kỷ yếu khoa học của BHXH, các tài liệu hội thảo, báo cáo hoạt động và các văn bản của ngành

Đề tài nghiên cứu: “Hoàn thiện kiểm soát chi BHXH tỉnh Phú Yên” đã

đi sâu vào việc nghiên cứu và phân tích rõ qui trình chi trả các chế độ BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp… từ đó kiểm soát nó và dựa trên cơ sở lý luận khoa học và thực tiễn đề tài sẽ xây dựng các giải pháp để hoàn thiện kiểm soát chi BHXH tỉnh Phú Yên

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI

1.1 ĐỊNH NGHĨA VÀ MỤC TIÊU KIỂM SOÁT

1.1.1 Định nghĩa

Kiểm soát là một phương tiện nhằm giảm thiểu những yếu tố gây tác

động xấu tới hoạt động của một đối tượng nào đó

1.1.2 Mục tiêu

Mục tiêu kiểm soát đơn vị cần thiết lập thành ba nhóm:

- Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả

sử dụng các nguồn lực

- Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: nhấn mạnh đến tính trung thực

và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà tổ chức cung cấp

- Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật

và các quy định

1.2 KIỂM SOÁT TRONG QUẢN LÝ

1.2.1 Bản chất, vai trò của kiểm soát

a Bản chất của kiểm soát

Bản chất của kiểm soát là việc thiết lập mục tiêu cần đạt đến, xây dựng các hoạt động và thủ tục để nắm bắt và điều hành hoạt động của đơn vị nhằm đảm bảo thực hiện được mục tiêu đã định

b Vai trò của kiểm soát

Vai trò của kiểm soát là giúp nhà lãnh đạo xem xét hoạt động của đơn

vị trong quá trình quản lý của mình có những vấn đề gì cần phải giải quyết và tìm những biện pháp điều chỉnh phù hợp, kịp thời

1.2.2 Phân loại kiểm soát

Giữa kiểm soát và mục tiêu cụ thể luôn có mối liên hệ trực tiếp hoặc

gián tiếp nhau Đồng thời, khi tính chất và phạm vi mục tiêu có sự thay đổi thì cách kiểm soát cũng có thể thay đổi theo Kiểm soát có thể được phân loại theo các tiêu thức sau:

* Theo quan hệ với quá trình hoạt động: có 3 loại kiểm soát

Kiểm soát hướng dẫn: là loại kiểm soát được tiến hành đồng thời với quá trình xây dựng mục tiêu Thông qua các thủ tục, chính sách, kiểm soát hướng dẫn giúp cho nhà quản lý có được các hành động quản lý kịp thời

Kiểm soát “có” “không”: là loại kiểm soát nhằm vào chức năng bảo vệ các mục tiêu đã đề ra, thông qua hàng loạt các chuỗi kiểm soát nhằm bảo đảm đạt được kết quả mong muốn

Kiểm soát sau hành động: là loại kiểm soát được thực hiện xảy ra sau khi đã có những hoạt động nghiệp vụ kinh tế Đây là loại kiểm soát được tiến hành phổ biến nhất Kiểm soát sau hành động là xem lại quá khứ, nhưng bao giờ cũng hướng vào việc cải tiến những hoạt động tương lai

* Theo thời điểm thực hiện kiểm soát

Kiểm soát trước khi thực hiện: kiểm soát kế hoạch, các nguồn lực chuẩn bị cho hoạt động…để đảm bảo cho quá trình thực hiện đạt kết quả tốt

Kiểm soát trong quá trình thực hiện: kiểm soát được tiến hành trong quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch để có thể nắm bắt và điều chỉnh kịp thời những vấn đề phát sinh trong khi thực hiện

Kiểm soát sau khi thực hiện: sau khi hoàn tất, hành động kiểm soát này được tiến hành để đánh giá kết quả thực hiện, so sánh với mục tiêu đã đề ra và rút ra các kinh nghiệm

* Theo mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng kiểm soát

- Kiểm soát trực tiếp

- Kiếm soát gián tiếp

* Theo mối quan hệ với phạm vi kiểm soát

Kiểm soát chung: hình thức kiểm soát được thực hiện cho nhiều hoạt động trong đơn vị

Kiểm soát cụ thể: là hình thức kiểm soát được thiết lập cho từng hoạt động riêng biệt hoặc một nghiệp vụ kinh tế cụ thể

1.2.3 Quy trình kiểm soát

Sai

Sơ đồ 1.1: Trình tự của quy trình kiểm soát thể hiện

Quy trình kiểm soát được thực hiện theo 6 bước sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu kiểm soát

Bước đầu tiên, cơ bản là xác định mục tiêu cần đạt đến Mục tiêu này

có thể là tổng hợp, hoặc có thể là chi tiết, cụ thể rõ ràng Mục tiêu kiểm soát

có thể được xem như là cơ sở để thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát Các mục tiêu

đã được xác định phải có tính hợp pháp, có khả năng đo lường được Đồng thời, khi xây dựng mục tiêu phải chú trọng đến các nguyên tắc chỉ đạo nội bộ

Xác định mục tiêu kiểm soát (tổng hợp và chi tiết)

Xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát

Đo lường kết quả thực hiện

So sánh kết quả với tiêu chuẩn

Đánh giá lại kết quả, đưa ra hành động quản lý tiếp theo

sẵn có.

Bước 2: Xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát

Là thiết lập và đưa ra các tiêu chuẩn để đánh giá quá trình hoạt động của đơn vị, tổ chức Các tiêu chuẩn đưa ra phải phù hợp với các mục tiêu đã

đề ra và có thể đo lường được

Bước 3: Đo lường kết quả thực hiện

Đo lường cụ thể các kết quả thực hiện của công việc, là cơ sở đúng đắn

về so sánh và phân tích kết quả đã thực hiện với các tiêu chuẩn đã thiết lập, từ

đó có những hành động quản lý cần thiết, phù hợp

Bước 4: So sánh kết quả cụ thể với mục tiêu

Các kết quả thực hiện sau khi được đo lường ở bước 3 được dùng để so sánh với các tiêu chuẩn đã thiết lập Qua kết quả so sánh sẽ có được sự chênh lệch giữa tiêu chuẩn đã thiết lập với kết quả đã thực hiện

Bước 5: Phân tích nguyên nhân gây ra chênh lệch và điều chỉnh

Từ kết quả chênh lệch ở bước 4, xác định các nguyên nhân gây ra chênh lệch, xu hướng và mức độ ảnh hưởng của những chênh lệch này Lưu

ý, trong khi phân tích, có phần lùi thời gian để có thêm các thông tin về các hoạt động nghiệp vụ khác Phải xác định được nguyên nhân trực tiếp, nguyên nhân cơ bản và những nhân tố cá biệt ảnh hưởng đến kết quả thực hiện

Từ việc phân tích nguyên nhân và các nhân tố dẫn đến sai lệch giữa kết quả thực hiện và tiêu chuẩn đã thiết lập, nhà quản lý nắm bắt sai lệch giữa kết quả thực hiện và tiêu chuẩn đã thiết lập, nhà quản lý nắm bắt được vấn đề cần phải giải quyết, đưa ra những hành động quản lý thích hợp để điều chỉnh sai lệch đó

Bước 6: Tiếp tục đánh giá lại

Bước cuối cùng là tiếp tục đánh giá lại kết quả khi các hành động ở các bước trên đã hoàn thành, kiểm tra tiếp tục tính đúng đắn của các hành động

trước đây và cách tiến hành những hành động đó Đây là sự liên kết giữa chu

kỳ kiểm soát trước với chu kỳ sau và xác định hành động quản lý tiếp theo

1.2.4 Mối quan hệ giữa kiểm soát và quản lý

Giữa kiểm soát và quản lý có mối quan hệ rất mật thiết với nhau Kiểm soát là một chức năng quan trọng không thể thiếu của quản lý và là một bộ phận chủ yếu trong quá trình quản lý nên kiểm soát có quan hệ mật thiết với quản lý

Mối quan hệ giữa kiểm soát và quản lý thể hiện qua các bước sau:

Lập kế hoạch: thông qua việc xác định và đưa ra mục tiêu trên cho hoạt

động của tổ chức sẽ là cơ sở cho chức năng kiểm soát được thực hiện Tính hiệu quả của kiểm soát phụ thuộc vào sự đầy đủ trong việc lập kế hoạch

Tổ chức thực hiện: thông qua tổ chức, công việc kiểm soát được phân

chia, ủy quyền một cách cụ thể Như vậy, tổ chức đã tạo lập tiến trình cho kiểm soát thực hiện

Điều hành hoạt động: trong quá trình điều hành hoạt động và chỉ đạo tổ

chức thực hiện công việc, các nhà quản lý cũng điều hành hệ thống kiểm soát

và có những hành động cần thiết khi việc thực hiện kế hoạch có những thay đổi Vì vậy, kiểm soát tốt cần phải có sự cộng tác chặt chẽ với các cấp quản lý

để hỗ trợ những nhu cầu kiểm soát

Đánh giá kiểm soát và thực hiện kế hoạch: là hành động xem xét các

hoạt động kiểm soát trong đơn vị đã đạt hiệu quả chưa, quá trình thực hiện kế hoạch có những vướng mắc gì, tìm nguyên nhân để có những biện pháp quản

lý kịp thời, phù hợp

Sơ đồ 1.2: Mối quan hệ giữa kiểm soát và quản lý

1.3 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT TRONG TỔ CHỨC

1.3.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, chi phối ý thức về kiểm soát của mọi thành viên trong tổ chức và là nền tảng của các bộ phận khác trong hoạt động của tổ chức

Môi trường kiểm soát bao gồm các nhân tố có ảnh hưởng, tác động đến việc lập kế hoạch, điều hành hoạt động và xử lý thông tin trong quá trình kiểm soát Môi trường kiểm soát gồm có môi trường bên trong và môi trường bên ngoài của tổ chức

a Môi trường bên trong

Môi trường bên trong gồm các nhân tố trong nội bộ của tổ chức, có tác

động đến việc thiết kế, hoạt động, sự hữu hiệu của các chính sách và thủ tục kiểm soát của tổ chức đó

Môi trường bên trong gồm các nhân tố trong nội bộ của tổ chức, có tác động đến việc thiết kế, hoạt động, sự hữu hiệu của các chính sách và thủ tục kiểm soát của tổ chức đó

Lập kế hoạch

Tổ chức thực hiện

Đánh giá kiểm soát

thực hiện kế hoạch

Điều hành hoạt động, kiểm soát

Ra quyết định

Quan điểm của nhà quản lý: bộ phận quản lý là người điều hành toàn

bộ hoạt động trong tổ chức Do vậy quan điểm về quản lý như nhận thức và giám sát rủi ro, tính chính xác của thông tin kế toán, các quy tắc, giá trị đạo đức trong toàn tổ chức là trọng tâm của môi trường kiểm soát

Cơ cấu tổ chức: cơ cấu tổ chức tạo ra một khuôn mẫu cho việc lập kế

hoạch, thực hiện, kiểm soát và giám sát hoạt động Cơ cấu tổ chức tốt thể hiện

cụ thể, rõ ràng và đầy đủ chức năng, quyền hạn, nghĩa vụ của từng bộ phận trong tổ chức và đảm bảo cho các thủ tục kiểm soát có hiệu quả cao

Chính sách nhân sự: đội ngũ nhân sự là nhân tố quan trọng trong môi

trường kiểm soát và là chủ thể thực hiện trực tiếp các thủ tục kiểm soát trong hoạt động của tổ chức Chính sách nhân sự đúng đắn phải đi từ khâu tuyển dụng, tổ chức huấn luyện đào tạo, và sử dụng cán bộ nhân viên có năng lực, trình độ, có tinh thần trách nhiệm tốt Chính sách nhân sự gồm các chính sách

về tuyển dụng, đào tạo, chính sách tiền lương, khen thưởng, kỷ luật

Kế hoạch: công tác lập kế hoạch khi được tiến hành ngiêm túc và khoa

học sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu Một hệ thống kế hoạch đi từ khâu lập kế hoạch hoạt động, kế hoạch đầu tư, kế hoạch tài chính bao gồm những tính toán, cân đối và dự đoán nhu cầu…Do đó, trong quá trình điều hành hoạt động của đơn vị, các nhà quản lý phải luôn quan tâm xem xét tiến

độ thực hiện kế hoạch, kịp thời điều chỉnh khi có vấn đề phát sinh

Phân định quyền hạn và trách nhiệm: xác lập quyền hạn và trách nhiệm

cho các cấp quản lý, thiết lập các chính sách thích hợp để tạo ra cơ sở và mối quan hệ cho các báo cáo và công tác kiểm soát là việc làm cần thiết Đây là sự

cụ thể hóa quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong tổ chức Do vậy, việc xác lập quyền hạn và trách nhiệm cần phải được thực hiện bằng văn bản và triển khai trong toàn bộ tổ chức về nhiệm vụ, quyền hạn và chức năng

cụ thể của từng thành viên cũng như mối quan hệ giữa các thành viên trong tổ

chức với nhau

b Môi trường bên ngoài

Các nhân tố của môi trường bên ngoài là các nhân tố không nằm trong tầm kiểm soát của nhà quản lý nhưng lại ảnh hưởng và tác động đến thái độ,

sự thiết lập và thực hiện các thủ tục trong hoạt động kiểm soát của tổ chức Các nhân tố của môi trường bên ngoài gồm:

- Hệ thống luật pháp gồm các văn bản, quy định của Nhà nước và của Ngành đối với hoạt động của tổ chức như luật BHXH, luật BHYT, các thay đổi của chế độ kế toán…

- Sự kiểm tra, kiểm soát của các cơ quan chức năng như Chi cục thuế,

cơ quan kiểm toán, thanh tra…

1.3.2 Hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán trong một tổ chức gồm có đầu vào là các sự kiện kinh tế được thể hiện dưới dạng các nghiệp vụ kế toán, đầu ra là các báo cáo kế toán Thông tin kế toán phải bảo đảm được kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ sổ sách và kiểm soát sự phê chuẩn đối với các nghiệp vụ Quá trình của hệ thống là sự thu thập, ghi nhận, phân loại, tính toán, ghi chép và tổng hợp báo cáo những nghiệp vụ kinh tế, tài chính của tổ chức đó, bảo đảm chức năng thông tin cho hoạt động quản lý và còn kiểm soát nhiều mặt hoạt động khác của đơn vị

Hệ thống thông tin kế toán phải đạt được các mục tiêu chủ yếu sau:

- Xác định, ghi chép những nghiệp vụ đã xảy ra là có thật, đúng thời gian

- Diễn giải nghiệp vụ chi tiết, đầy đủ, phân loại nghiệp vụ đúng đắn

- Đo lường để ghi chép đúng giá trị của các nghiệp vụ

- Trình bày đúng, đầy đủ thông tin cần thiết trên các báo cáo tài chính

Để mục tiêu này đạt được khi thực hiện tốt các khâu sau:

Hệ thống chứng từ kế toán: là giai đoạn đầu tiên, đặc biệt quan trọng

Chứng từ với đặc trưng là phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra nên nó đòi hỏi chứng từ ban đầu phải đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã xảy ra Ngay từ khâu này kiểm soát đã được thực hiện bằng việc kiểm tra, giám sát từng nghiệp vụ phát sinh, đảm bảo số liệu được phản ánh chính xác, đúng đắn, ngăn ngừa hành vi gian lận hoặc sai xót xảy ra để bảo vệ nguồn lực của đơn vị

Hệ thống sổ kế toán: là giai đoạn chính của quá trình thực hiện hệ

thống thông tin kế toán Thông qua việc tiếp nhận những thông tin ban đầu của chứng từ để xử lý ghi chép, phân loại và tổng hợp, sổ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, làm căn cứ lập các báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị định kỳ và đột xuất, cung cấp những thông tin cần thiết cho nhà quản lý Sổ kế toán được tổ chức gồm có sổ tổng hợp và sổ chi tiết

Hệ thống sổ kế toán được tổ chức khoa học, hợp lý giúp cho việc lưu trữ, tổng hợp thông tin có hiệu quả, là cơ sở cho việc kiểm tra các thủ tục kiểm soát trong quá trình xử lý chứng từ, đối chiếu số liệu giữa chi tiết và tổng hợp

Hệ thống tài khoản: hệ thống tài khoản đầy đủ, chi tiết sẽ là cơ sở cho

việc phản ánh, phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách cụ thể, rõ ràng, đảm bảo tính chính xác trong việc ghi chép và cung cấp thông tin cho nhà quản lý, việc lập bảng cân đối tài khoản cũng là một cách kiểm soát số liệu ghi chép có đúng hay không

Hệ thống báo cáo tài chính: là khâu cuối cùng của quá trình dựa trên

kết quả tổng hợp của số liệu trên sổ sách kế toán và hệ thống tài khoản Thông tin trên báo cáo tài chính phải phản ánh trung thực tình hình tài chính, kết quả hoạt động của đơn vị và trình bày tuân thủ theo các chuẩn mực kế toán yêu cầu

1.3.3 Hoạt động kiểm soát

a Các nguyên tắc kiểm soát

Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, công việc

và trách nhiệm được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều

bộ phận trong một tổ chức Mục đích của nguyên tắc này là không cho một cá nhân hay một bộ phận nào được thực hiện một nghiệp vụ kinh tế từ khâu đầu đến khâu kết thúc Cơ sở của nguyên tắc này là trong chế độ làm việc nhiều người thì các sai sót dễ bị phát hiện hơn và các gian lận khó xảy ra hơn Việc phân công, phân nhiệm còn có tác dụng tạo ra sự chuyên môn hóa, giúp cho việc kiểm tra chéo, thúc đẩy nhau trong công việc

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về chức

năng đối với một số công việc như: chức năng xét duyệt chế độ với chức năng

kế toán, chức năng thực hiện với chức năng kiểm soát, …Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ đặc biệt ở các nhiệm vụ mà nếu có sự kiêm nhiệm thì dễ dàng dẫn đến lạm dụng và việc ngăn ngừa hay phát hiện gian lận sẽ rất khó khăn Chẳng hạn như nếu để kế toán kiêm giải quyết chế độ thì họ rất dễ che dấu hành vi gian lận của mình

Nguyên tắc ủy quyền và phê duyệt: Theo sự ủy quyền của người quản

lý, các cấp dưới được giao quyền quyết định giải quyết một số cộng việc trong phạm vi nhất Trong quá trình hoạt động của đơn vị, các nhà quản lý không thể và cũng không nên trực tiếp giải quyết mọi vấn đề phát sinh mà nên

có sự phân chia quyền lực cho các cấp, đồng thời xác định rõ thẩm quyền phê chuẩn từng cấp Việc làm này giúp cho nhà quản lý có thể kiểm soát và hạn chế được sự tùy ý khi giải quyết công việc Thông thường trong một tổ chức

sẽ có hai hình thức ủy quyền là: ủy quyền chung và ủy quyền cụ thể

Ủy quyền chung: Tức là một số nhiệm vụ trong những phạm vi giới hạn nhất định do những người lãnh đạo cấp dưới xét duyệt như trưởng phòng, hay giám đốc cấp huyện xét duyệt

Ủy quyền cụ thể: Tức là một số nghiệp vụ cá biệt như các nghiệp vụ có giá trị lớn hay một số nghiệp vụ quan trọng có ảnh hưởng mạnh đến hoạt

động của tổ chức

b Các thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát do lãnh đạo đơn vị thiết lập nhằm đạt được các mục tiêu kiểm soát như: nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị, hiệu quả của công tác quản lý tài chính, giảm thiểu các chi phí…Ngoài ra nó còn là cơ sở

để nâng cao trách nhiệm của mỗi cá nhân

Phân chia trách nhiệm đầy đủ: mục đích của việc phân chia trách

nhiệm là để tạo ra sự kiểm soát lẫn nhau trong quá trình hoạt động, nếu có xảy

ra sai xót sẽ được phát hiện kịp thời, làm giảm cơ hội che giấu sai sót của cá nhân Trách nhiệm của một cá nhân cần phải được xác định và phân chia đầy

đủ và cụ thể

Kiểm soát vật chất: được thực hiện trên các sổ sách và tài sản Sổ sách

kế toán có chức năng ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra Do vậy, yêu cầu cơ bản là sổ sách kế toán phải được phản ánh trung thực, đầy đủ giữa thực tế và số liệu được ghi chép trên sổ sách, đảm bảo chức năng kiểm soát ở nhiều góc độ khác nhau, cụ thể là bảo vệ tài sản, ngăn ngừa hành vi gian lận, gây mất mát tài sản hoặc sử dụng không đúng mục đích

Kiểm tra độc lập: Kiểm tra là luôn cần thiết, nhằm đảm bảo các nghiệp

vụ được thực hiện và xử lý chính xác là thành phần quan trọng của quá trình kiểm soát Yêu cầu quan trọng là người thực hiện kiểm tra không phải là người thực hiện nghiệp vụ hoặc phê duyệt Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ không còn khi người kiểm tra là nhân viên cấp dưới của người thực hiện nhiệm vụ hoặc không độc lập

Kiểm tra độc lập làm giảm thiểu các sai sót do sự cẩu thả hoặc yếu kém của năng lực cá nhân và trong một số hoạt động nghiệp vụ cụ thể có tình trạng yếu thì vẫn cần có sự kiểm tra độc lập

1.4 KHÁI QUÁT VỀ BHXH

1.4.1 Khái niệm

BHXH là biện pháp Nhà nước sử dụng để đảm bảo thay thế hoặc bù

đắp một phần thu nhập cho người tham gia bảo hiểm, khi họ gặp phải những biến cố rủi ro, sự kiện bảo hiểm làm suy giảm sức khỏe, mất khả năng lao động, mất việc làm, hết tuổi lao động, chết; gắn liền với quá trình tạo lập và

sử dụng quỹ bảo hiểm xã hội

1.4.2 Bản chất của BHXH

BHXH là những chính sách, chế độ do Nhà nước quy định để đảm bảo quyền lợi vật chất cho người tham gia BHXH BHXH là một loại dịch vụ công, lấy hiệu quả xã hội làm mục tiêu hoạt động BHXH hoạt động theo nguyên tắc lấy số đông bù số ít, chia sẻ rủi ro, là quá trình phân phối lại thu nhập giữa những người tham gia BHXH theo xu hướng có lợi cho những người gặp phải những rủi ro trong lao động và đời sống xã hội

1.4.3 Quỹ BHXH

Quỹ BHXH là một quỹ tiền tệ tập trung, được hình thành từ đóng góp

của các bên tham gia BHXH và các nguồn thu khác, sử dụng để bù đắp hoặc thay thế thu nhập cho người tham gia bảo hiểm khi họ gặp phải những biến cố rủi ro, sự kiện bảo hiểm; nhằm ổn định đời sống cho họ và gia đình họ, góp phần đảm bảo an toàn xã hội và phát triển kinh tế của đất nước

1.4.4 Nội dung chi

Chi phí của đơn vị là biểu hiện bằng tiền về các hao phí vật chất và lao động bỏ ra để hoạt động, sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ nhất định hoặc là phí tổn về nguồn lực, tài sản sử dụng cụ thể sử dụng trong hoạt động, sản xuất kinh doanh của đơn vị

Như vậy, cách hiểu về chi phí có thể hiểu khác nhau nhưng chúng cùng

có chung một đặc điểm đó là chi phí là những phí tổn về tài nguyên, vật chất,

lao động và phải phát sinh gắn liền với mục đích hoạt động, sản xuất kinh doanh của đơn vị

Nội dung khoản chi chủ yếu của ngành BHXH chủ yếu như sau:

* Chi từ nguồn Ngân sách nhà nước cho người hưởng các chế độ BHXH trước ngày 1/1/1995

- Các chế độ hàng tháng: Lương hưu; trợ cấp mất sức lao động; trợ cấp

theo Quyết định số 91; trợ cấp theo Quyết định số 613; trợ cấp tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp; trợ cấp tuất (định suất cơ bản và định suất nuôi dưỡng)

- Các chế độ BHXH một lần: trợ cấp tuất 1 lần trong các trường hợp được quy định khi người hưởng lương hưu, trợ cấp mất sức lao động, người hưởng trợ cấp tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp hàng tháng đã nghỉ việc chết; trợ cấp mai táng khi hưởng lương hưu, trợ cấp mất sức lao động, trợ cấp

91, trợ cấp theo Quyết định số 613 đã nghỉ việc chết

+ Quỹ tai nạn lao động-bệnh nghề nghiệp chi: Trợ cấp tai nạn lao động

+ Quỹ hưu trí, tử tuất chi các chế độ BHXH một lần theo Luật BHXH gồm: trợ cấp một lần khi nghỉ hưu theo Điều 54, 55, trợ cấp mai táng phí theo Điều 63, 64; Trợ cấp khu vực một lần theo Nghị định số 122

+ Quỹ tai nạn lao động-bệnh nghề nghiệp chi trợ cấp tai nạn lao động- bệnh nghề nghiệp một lần theo Luật BHXH gồm: Trợ cấp một lần khi bị tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp theo Điều 42, trợ cấp một lần khi chết do tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp theo Điều 47

+ Quỹ BHXH tự nguyện chi các chế độ BHXH một lần theo Luật BHXH, gồm: Trợ cấp một lần khi nghỉ hưu theo Điều 72, BHXH một lần đối với người không đủ điều kiện hưởng lương hưu hàng tháng theo Điều 73, trợ cấp tuất một lần theo Điều 78, trợ cấp mai táng theo Điều 77, trợ cấp khu vực một lần theo Nghị định số 122

+ Quỹ bảo hiểm thất nghiệp chi trợ cấp một lần theo Luật BHXH, gồm: Trợ cấp một lần theo Khoản 2 Điều 87, hỗ trợ học nghề theo Điều 83, hỗ trợ tìm việc làm theo Điều 84 Đóng BHYT cho người hưởng trợ cấp bảo hiểm thất nghiệp hàng tháng

- Chi ốm đau, thai sản và nghỉ dưỡng sức phục hồi sức khỏe

+ Quỹ ốm đau, thai sản chi: Chế độ ốm đau; chế độ thai sản; nghỉ dưỡng sức phục hồi sức khỏe sau khi ốm đau, thai sản

+ Quỹ tai nạn lao động-bệnh nghề nghiệp chi: nghỉ dưỡng sức phục hồi sức khỏe sau khi điều trị ổn định thương tật, bệnh tật

* Chi từ nguồn quỹ KCB

+ Chi trả chi phí KCB tại cơ sở KCB: phương thức thanh toán theo phí

dịch vụ y tế do cơ sở KCB cung cấp cho người bệnh có thẻ BHYT, nghĩa là

cơ sở KCB làm dịch vụ gì cho người bệnh thì cơ quan BHXH phải thanh toán

chi phí cho dịch vụ đó theo giá và danh mục qui định của BHXH

+ Chi trả thanh toán trực tiếp: mọi chi phí KCB được cơ quan BHXH

thanh toán trực tiếp cho người bệnh có thẻ BHYT, thông qua những chứng từ hóa đơn trả tiền hợp lệ của người bệnh do cơ sở y tế cấp

* Chi quản lý bộ máy

- Chi thường xuyên trong định mức: chi tiền lương, tiền công, phụ cấp lương và các khoản đóng theo lương, tiền thưởng, phúc lợi tập thể và các khoản thanh toán khác cho cá nhân theo qui định; chi thanh toán dịch vụ công cộng, thuê mướn, vật tư văn phòng, thông tin, tuyên truyền, liên lạc, chi mua sắm tài sản, sửa chữa

- Chi thường xuyên đặc thù: Chi phục vụ công tác thu, chi; chi tuyên truyền; chi in ấn biểu mẫu dùng cho chuyên môn

- Chi không thường xuyên: Chi mua ô tô, mua sắm phương tiện và trang thiết bị làm việc; chi đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ; chi nghiên cứu khoa học; chi đầu tư xây dựng cơ bản

1.4.5 Nội dung kiểm soát chi

a Kiểm soát dự toán chi

* Lập kế hoạch chi

- Quy trình lập kế hoạch: Căn cứ mức chi năm trước đơn vị lập kế

hoạch chi cho năm sau với các khoản chi như sau: Chi từ ngân sách nhà nước, chi từ quỹ BHXH, chi quỹ KCB, chi quản lý bộ máy

- Phê duyệt kế hoạch: Căn cứ dự toán của văn phòng BHXH tỉnh và BHXH huyện, Bộ phận tài chính tổng hợp dự toán chung cho toàn tỉnh trình lên lãnh đạo BHXH tỉnh xem xét các định mức đã qui định và ký dự toán trình lên BHXH Việt Nam Sau khi BHXH Việt Nam phê duyệt thì BHXH tỉnh phân rã kinh phí tại văn phòng và cho BHXH cấp huyện

- Xác định kinh phí được quyết toán: Để đo lường mức độ thực hiện thì đơn vị phải thực hiện hạch toán, phản ánh số thực hiện trong năm Cuối năm, lập báo cáo quyết toán thực hiện kế hoạch chi Các khoản chi thực hiện phải

đảm bảo chi đúng nội dung, đúng mục đích, cụ thể như sau:

+ Đối với các khoản chi: Chi từ nguồn ngân sách nhà nước, chi từ nguồn quỹ BHXH, chi từ nguồn quỹ khám chữa bệnh: các khoản chi này phải căn cứ vào số chi thực tế phát sinh và phải chi đúng, chi đủ Nếu vượt kế hoạch cần thuyết minh nguyên nhân số thực tế > số kế hoạch và quyết toán theo

số thực tế phát sinh

+ Đối với chi quản lý bộ máy: các khoản chi này được thanh toán theo chi phí thực tế phát sinh nhưng theo qui chế của ngành và không được vượt quá số dự toán đã phê duyệt

Trong phạm vi của một tổ chức,kiểm soát chi phí không chỉ đơn thuần

là kiểm soát việc thực hiện các chính sách và thủ tục mà kiểm soát còn là kiểm soát tổ chức và kiểm soát kế toán

* Kiểm soát tổ chức

Hoạt động kiểm soát tổ chức là việc xem xét cơ cấu tổ chức và những chính sách, biện pháp quản lý đã ban hành có phù hợp với quá trình hoạt động hay chưa để tìm phương hướng khắc phục

Đây là hành động kiểm soát dựa trên việc đưa ra các quy định, tiêu chuẩn, bố trí nguồn nhân lực trong hệ thống quản lý và việc định ra những quy định về trách nhiệm, quyền hạn giải quyết trong phạm vi cụ thể Bởi vì, khi trách nhiệm được qui định rõ ràng và cụ thể sẽ tránh được mâu thuẫn, nhầm lẫn của cá nhân, bộ phận trong toàn hệ thống Vì vậy, tổ chức, sắp xếp nhân sự trong tổ chức là quan trọng, cần bố trí phù hợp giữa năng lực chuyên môn và công việc được giao, tổ chức các bộ phận chức năng hợp lý với hoạt động của đơn vị

Kiểm soát tổ chức cần chú ý: Các quy định cụ thể, rõ ràng về trách nhiệm và quyền hạn giải quyết công việc ở mỗi bộ phận trong phạm vi nào; Không giao trách nhiệm chồng chéo và cùng chịu trách nhiệm; Phải có tính

cân đối giữa quyền hạn và trách nhiệm

Bên cạnh đó, kiểm soát tổ chức còn là việc xây dựng và ban hành các chính sách liên quan, phục vụ cho hoạt động quản lý và kiểm soát, chẳng hạn ban hành quy định, định mức về các loại chi phí trong quá trình hoạt động

* Kiểm soát kế toán

Kiểm soát kế toán là hành động kiểm tra tính xác thực, đầy đủ, phê chuẩn đối với nghiệp vụ

Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đạt được những mục tiêu chung sau: + Số liệu kế toán ghi chép là số liệu có thật, kế toán không ghi chép những nghiệp vụ giả mạo vào sổ sách

+ Tất cả các hoạt động hoặc nghiệp vụ trước khi thực hiện đều phải bảo đảm là đã có sự phê chuẩn hợp lý

+ Không bỏ sót hoặc giấu bớt đi bất kỳ một hoạt động hay nghiệp vụ đã phát sinh

+ Các số liệu kế toán phải được tính toán một cách chính xác, thời điểm nghiệp vụ hoặc hoạt động phát sinh phải đúng kỳ

+ Phân chia công việc trong bộ phận kế toán phải rõ ràng, luôn có sự đối chiếu, kiểm tra thường xuyên lẫn nhau trong bộ phận kế toán

Thực hiện kiểm soát các yếu tố của hệ thống kế toán gồm:

+ Phê chuẩn đúng đắn các nghiệp vụ hoặc hoạt động, các nghiệp vụ hoặc các hoạt động trước khi được thực hiện đều phải được phê chuẩn bởi bộ phận quản lý hoặc cá nhân có thẩm quyền, theo sự phân công, phân nhiệm của nhà quản lý để không gây ra sự chồng chéo trong hoạt động của tổ chức Phê chuẩn có 2 loại:

Phê chuẩn chung: là việc ban hành các chính sách chung để áp dụng trong toàn tổ chức Như ban hành các quy định về thi đua, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ làm căn cứ cho các bộ phận cấp dưới theo chính sách này

mà thực hiện trong giới hạn cho phép

Phê chuẩn cụ thể: là việc thực hiện những phê chuẩn riêng biệt cho từng hoạt động cụ thể Việc phê chuẩn này thường dùng cho những nghiệp vụ không thường xuyên phát sinh

* Kiểm soát các yếu tố của hệ thống kế toán:

- Hệ thống chứng từ: các chứng từ ban đầu phản ánh thông tin về các

nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra, do đó phải bao gồm những thông tin cần thiết được chấp nhận và ghi lại Kiểm soát chứng từ được thực hiện, cụ thể:

+ Kiểm tra các chứng từ phát sinh có hợp lệ, hợp pháp; nội dung kinh

tế của từng nghiệp vụ cụ thể có đúng với thực tế; yếu tố số lượng và đơn giá

+ Chứng từ phải đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, tránh sự hiểu lầm và nhầm lẫn + Chứng từ kế toán phải được tổ chức luân chuyển khoa học, kịp thời: chứng từ xuất phát từ bộ phận thực hiện, được đi qua các bộ phận có liên quan kế toán để giải quyết ngay, không để tồn đọng chứng từ

+ Chứng từ phải đúng theo mẫu quy định

- Hệ thống tài khoản kế toán: hệ thống tài khoản kế toán sử dụng phải đúng quy định của Nhà nước, của đơn vị chủ quản; việc phân loại và ghi chép phản ánh trên tài khoản phải trung thực, đúng với nội dung của nghiệp vụ, đúng với hoạt động của đơn vị

- Hệ thống sổ sách kế toán: sổ sách kế toán cũng là một loại chứng từ lưu giữ sự ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh Sổ sách kế toán phải được lưu trữ, bảo quản khoa học, an toàn và đúng quy định

+ Sổ sách kế toán: sổ chi tiết, sổ tổng hợp phải mở đầy đủ như quy định + Sự phân công nhiệm vụ trong ghi chép sổ sách rõ ràng, cụ thể

+ Thực hiện đối chiếu, kiểm tra trong việc ghi chép các sổ

+ Sổ kế toán phải được đóng thành tập, có số trang đầy đủ, có quy định

về nguyên tắc ghi chép, có sự xét duyệt của người được giao kiểm soát

- Hệ thống báo cáo kế toán: gồm các báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước, các báo cáo theo quy định của đơn vị chủ quản, phục vụ cho nhu cầu thông tin cho bên ngoài và trong nội bộ đơn vị Báo cáo phải phản ánh trung thực tình hình hoạt động của đơn vị và tuân thủ theo các quy định của chuẩn mực kế toán

b Kiểm soát các khoản chi

* Kiểm soát các khoản chi từ nguồn ngân sách nhà nước, chi từ nguồn quỹ BHXH Trình tự kiểm soát các khoản chi từ nguồn ngân sách nhà nước và từ quỹ BHXH phải kết hợp kiểm soát giữa những quy định chính sách BHXH hoặc định mức chi với các thủ tục kiểm soát kế toán kèm theo trong quá trình thực hiện nghiệp vụ

- Chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng gồm: hưu viên chức, hưu quân đội, mất sức lao động, lao nạn lao động, tuất, trợ cấp cán bộ xã, phường Chi trả trực tiếp cho đối tượng qua danh sách chi trả mẫu C72 do phòng chế độ chính sách lập

- Chi trả chế độ trợ cấp 1 lần: chế độ tuất, mai táng phí, trợ cấp thôi việc một lần Chi trả căn cứ quyết định thôi việc chi trả cho đối tượng

- Chi trả chế độ ốm đau-thai sản-nghĩ dưỡng sức: căn cứ mẫu số C66, C67, C68 của đơn vị lập và giấy chứng sinh hoặc giấy khai sinh của người lao động

* Kiểm soát chi quỹ khám chữa bệnh

Kiểm soát khoản chi quỹ khám chữa bệnh phải kết hợp với kiểm soát

giữa những quy định chính sách BHYT, định mức chi với các thủ tục kiểm soát kế toán trong quá trình thực hiện nghiệp vụ

- Chi tại cơ sở khám chữa bệnh: giám định viên cần kiểm tra các thủ tục cần thiết các đối tượng khám bệnh có thẻ BHYT như: thẻ BHYT, chứng minh nhân dân Đóng dấu xác nhận đã hưởng BHYT

- Chi thanh toán trực tiếp: kiểm tra các chứng từ hóa đơn hợp lệ, thẻ BHYT, chứng minh nhân dân, đơn đề nghị thanh toán trực tiếp của đối tượng…

* Kiểm soát chi quản lý bộ máy

Các khoản chi từ nguồn quản lý bộ máy dù thường xuyên hay không

thường xuyên, thực hiện kiểm soát chủ yếu các chứng từ phát sinh, việc chấp hành các văn bản qui định của ngành và văn bản của nhà nước và nhất là qui chế chi nội bộ của ngành, thực hiện theo văn bản 1258 và 1259 của BHXH Việt Nam

- Chi thường xuyên trong định mức: chi tiền lương, tiền công, phụ cấp lương và các khoản đóng theo lương, tiền thưởng, phúc lợi tập thể và các khoản thanh toán khác cho cá nhân theo qui định; chi thanh toán dịch vụ công cộng, thuê mướn, vật tư văn phòng, thông tin, tuyên truyền, liên lạc, chi mua sắm tài sản, sửa chữa

- Chi thường xuyên đặc thù: Chi phục vụ công tác thu, chi; chi tuyên truyền; chi in ấn biểu mẫu dùng cho chuyên môn

- Chi không thường xuyên: Chi mua ô tô, mua sắm phương tiện và trang thiết bị làm việc; chi đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ; chi nghiên cứu khoa học

- Chi đầu tư xây dựng cơ bản: kiểm soát việc thực hiện các thủ tục và quản lý vốn đầu tư xây dựng cơ bản gồm vốn đầu do BHXH VN cấp

- Các khoản chi sửa chữa lớn TSCĐ: chi phí thực hiện và các thủ tục kiểm soát

- Khấu hao TSCĐ: mức trích khấu hao, ghi chép, theo dõi TSCĐ…

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương 1, luận văn đã nêu tổng quát những vấn đề cơ bản về kiểm soát trong quản lý và các nguyên tắc, hoạt động kiểm soát trong đơn vị Đồng thời hệ thống hóa những nội dung cơ bản về nội dung chi, nội dung kiểm soát chi, trình tự và thủ tục kiểm soát các khoản chi tại đơn vị

Những cơ sở lý luận về kiểm soát chi trong chương 1 này là mục tiêu cho việc nghiên cứu thực trạng kiểm soát chi và hoàn thiện kiểm soát chi BHXH tỉnh Phú Yên nhằm đáp ứng yêu cầu đẩy mạnh việc đổi mới và nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị hiện nay

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI

TỈNH PHÚ YÊN 2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BHXH TỈNH PHÚ YÊN

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Năm 1995, BHXH Việt Nam thành lập đi vào hoạt động, là cơ quan sự nghiệp thuộc Chính phủ, giúp Thủ tướng Chính phủ tổ chức các chính sách, chế độ về BHXH Đây là một trong những bước đi quan trọng trong lộ trình cải cách và tổ chức BHXH ở nước ta với mục tiêu đáp ứng tốt quyền lợi cho người tham gia BHXH, mở rộng đối tượng và phát triển tăng trưởng quỹ

BHXH tỉnh Phú Yên được thành lập theo Quyết định số TCCB ngày 4/8/1995 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam là cơ quan trực thuộc BHXH Việt Nam, chịu sự quản lý trực tiếp, toàn diện của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam và chịu sự quản lý hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh Phú Yên, có nhiệm vụ tổ chức thực hiện chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước về BHXH, BHYT, gồm: chế độ ốm đau - thai sản - nghỉ dưỡng sức, tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất, BHXH tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp, giải quyết các chế độ trợ cấp hưu trí, tử tuất 1 lần, mai táng phí

113/QĐ-và khám chữa bệnh BHYT… cho người lao động 113/QĐ-và nhân dân trên địa bàn tỉnh Phú Yên

BHXH tỉnh Phú Yên gồm có Ban giám đốc, 09 phòng nghiệp vụ: Phòng tổ chức hành chính, phòng thu, phòng chế độ chính sách, phòng cấp sổ thẻ, phòng chế độ BHYT, phòng kế hoạch tài chính, phòng kiểm tra, phòng công nghệ thông tin và phòng tiếp nhận hồ sơ và có 09 BHXH cấp huyện, thị chịu sự quản lý của BHXH tỉnh và thực hiện các chức năng, nhiệm vụ giải quyết chế độ chính sách cho người lao động

Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức bộ máy Bảo hiểm xã hội tỉnh Phú Yên

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ BHXH tỉnh Phú Yên

a Chức năng của BHXH

Đảm bảo quyền lợi cho người lao động khi có biến cố rủi ro xảy ra, đem lại một nguồn thu nhập ổn định để thay thế hoặc bù đắp trong trường thu nhập của người lao động bị giảm, bị gián đoạn hoặc bị mất hẳn

b Nhiệm vụ của BHXH

Theo quy chế hoạt động của BHXH tỉnh Phú Yên do BHXH VN ban hành, BHXH tỉnh Phú Yên có những nhiệm vụ giải quyết chế độ chính sách như: lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng, chế độ trợ cấp thôi việc 1 lần của các đối tượng hưu trí và nghỉ việc chưa đủ thời gian, chế độ ốm đau - thai sản - nghĩ dưỡng sức phục hồi sức khỏe, chế độ BHXH tự nguyện, chế độ BH thất nghiệp, thanh toán chi phí KCB cho đối tượng có thẻ BHYT, các hoạt động khác phục vụ cho nhiệm vụ giải quyết chế độ…

BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH PHÚ YÊN

BAN GIÁM ĐỐC

PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH

PHÒNG THU BHXH PHÒNG CHẾ ĐỘ BHXH PHÒNG CẤP SỔ THẺ PHÒNG CHẾ ĐỘ BHYT PHÒNG KH TÀI CHÍNH PHÒNG KIỂM TRA PHÒNG CNTT PHÒNG TIẾP NHẬN QLHS

BHXH

HUYỆN

TÂY HÒA

BHXH

HUYỆN

SÔNG HINH

BHXH

HUYỆN

SƠN HÒA

BHXH

HUYỆN

PHÚ HÒA

BHXH

HUYỆN

ĐỒNG XUÂN

BHXH

HUYỆN

TUY AN

2.1.3 Đặc điểm tài chính của BHXH

Quỹ BHXH được hình từ nguồn thu BHXH và sự hỗ trợ của nhà nước, quỹ BHXH được quản lý thống nhất và sử dụng để chi trả các chế độ BHXH

Cơ quan BHXH có trách nhiệm quản lý sử dụng nguồn quỹ theo quy định, đồng thời có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các chế độ BHXH cho đối tượng tham gia Nhà nước có trách nhiệm kiểm tra, giám sát việc thực hiện chính sách BHXH theo đúng quy định của pháp luật

2.2 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT CỦA BHXH TỈNH PHÚ YÊN

2.2.1 Môi trường kiểm soát

a Môi trường bên trong

* Quan điểm điều hành, quản lý của lãnh đạo đơn vị

Lãnh đạo BHXH tỉnh Phú Yên cũng đã nhận thức rõ về chức năng

kiểm soát của quá trình quản lý, trong đó bộ phận tài chính đóng vai trò quan trọng của đơn vị, là bộ phận thực hiện công việc chính của hoạt động kiểm soát Đồng thời tổ chức phòng kiểm tra giám sát, kiểm tra lại hoạt động

BHXH và phòng kiểm tra thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ đã giao phó

* Cơ cấu tổ chức

BHXH tỉnh Phú Yên từng bước cải thiện thủ tục hành chính để giải quyết công việc kịp thời và hiệu quả Qua mô hình tổ chức bộ máy của BHXH, cấp trên là ban lãnh đạo, cấp dưới là các phòng nghiệp vụ Nhưng đối tượng đến làm việc chỉ làm việc trực tiếp bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Tại bộ phận này tiếp nhận hồ sơ của đối tượng, gửi qua các phòng nghiệp

vụ để giải quyết chế độ và bộ phận tiếp nhận hồ sơ hẹn ngày với đối tượng để nhận kết quả, hạn chế việc đối tượng giải quyết hồ sơ trực tiếp tại phòng nghiệp vụ, giảm thiểu bớt quá trình gian lận ở khâu giải quyết chế độ Đây cũng là một bước cải thiện lớn của đơn vị

* Chính sách nhân sự: Đội ngũ nhân sự là nhân tố quan trọng trong môi

trường kiểm soát, vì thế tại đơn vị có những chính sách cụ thể sau:

+ Quy chế tuyển dụng lao động để xây dựng đội ngũ cán bộ có trình độ, năng lực, phẩm chất đạo đức tốt

+ Có chính sách đào tạo những cán bộ có năng lực để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ ở những cấp bậc cao hơn Như năm 2011 lãnh đạo BHXH cho 4 cán bộ theo học lớp cao học chuyên ngành kinh tế

+ Quy chế thi đua khen thưởng, khuyến khích những cán bộ có thành tích tốt trong công tác Đồng thời cũng đưa ra hình thức kỉ luật đối với những cán bộ vi phạm nội quy, qui chế của đơn vị

* Phân định quyền hạn và trách nhiệm: Quyền hạn và trách nhiệm cho các

cấp quản lý ở ban lãnh đạo và các phòng nghiệp vụ được xác lập theo cơ cấu

tổ chức nhằm mục đích điều hành hoạt động trong đơn vị Nhưng đối với cơ cấu tổ chức của BHXH cấp huyện, thành phố còn phân công chồng chéo, vì thiếu cán bộ nên 1 cán bộ cấp huyện còn kiêm nhiệm từ 2-3 công việc trở lên

dễ xảy ra gian lận ở cấp này

b Môi trường bên ngoài

Ngoài các nhân tố bên trong ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kiểm soát, đơn vị còn chịu ảnh hưởng từ các nhân tố bên ngoài như thanh tra Sở LĐTB&XH, thanh tra UBND tỉnh, bộ phận kiểm tra của BHXH Việt Nam, kiểm toán nhà nước…thường xuyên tổ chức kiểm tra định kỳ

2.2.2 Tổ chức công tác kế toán tại BHXH tỉnh Phú Yên

Hiện nay bộ máy kế toán của đơn vị được tổ chức theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán, cụ thể như sau:

Bộ máy kế toán được hình thành ở cả cấp trên (Phòng kế toán cấp tỉnh)

và ở một số đơn vị trực thuộc (kế toán ở đơn vị cấp huyện) Kế toán cấp huyện thực hiện hạch toán toàn bộ hoạt động ở đơn vị mình và định kì lập các báo cáo kế toán theo quy định gửi về phòng kế toán cấp tỉnh Phòng kế toán

cấp tỉnh thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở Văn phòng Đồng thời cũng thực hiện công việc tổng hợp số liệu báo cáo từ các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng gởi lên và cùng với báo cáo được lập từ quá trình hạch toán của mình để lập các báo cáo kế toán tổng hợp toàn đơn vị

Tại cơ quan BHXH tỉnh có thành lập một phòng kiểm tra riêng chuyên kiểm tra định kỳ hàng năm các đơn vị trực thuộc

Quan hệ trực tuyến

Quan hệ chức năng

Sơ đồ 2.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán

2.2.3 Thủ tục kiểm soát

a Phân chia trách nhiệm

Sự phân công, phân nhiệm giữa các cấp xét duyệt nghiệp vụ và những người thực hiện nghiệp vụ được quy định rõ ràng theo hướng dẫn của ngành

Đảm bảo tính độc lập giữa chức năng thực hiện nghiệp vụ giải quyết chế độ BHXH và chức năng kế hoạch tài chính

Việc xét duyệt và phê chuẩn được quy định chặt chẽ theo quy định của

Kế toán chi quỹ BHXH

Thủ quỹ

Kế toán quỹ KCB