b. Câc thủ tục kiểm soât
1.4.5. Nội dung kiểm soât ch
ạ Kiểm soât dự toân chi
* Lập kế hoạch chi
- Quy trình lập kế hoạch: Căn cứ mức chi năm trước đơn vị lập kế hoạch chi cho năm sau với câc khoản chi như sau: Chi từ ngđn sâch nhă nước, chi từ quỹ BHXH, chi quỹ KCB, chi quản lý bộ mâỵ
- Phí duyệt kế hoạch: Căn cứ dự toân của văn phòng BHXH tỉnh vă BHXH huyện, Bộ phận tăi chính tổng hợp dự toân chung cho toăn tỉnh trình lín lênh đạo BHXH tỉnh xem xĩt câc định mức đê qui định vă ký dự toân trình lín BHXH Việt Nam. Sau khi BHXH Việt Nam phí duyệt thì BHXH tỉnh phđn rê kinh phí tại văn phòng vă cho BHXH cấp huyện.
- Xâc định kinh phí được quyết toân: Để đo lường mức độ thực hiện thì đơn vị phải thực hiện hạch toân, phản ânh số thực hiện trong năm. Cuối năm, lập bâo câo quyết toân thực hiện kế hoạch chị Câc khoản chi thực hiện phải
đảm bảo chi đúng nội dung, đúng mục đích, cụ thể như sau:
+ Đối với câc khoản chi: Chi từ nguồn ngđn sâch nhă nước, chi từ nguồn quỹ BHXH, chi từ nguồn quỹ khâm chữa bệnh: câc khoản chi năy phải căn cứ văo số chi thực tế phât sinh vă phải chi đúng, chi đủ. Nếu vượt kế hoạch cần thuyết minh nguyín nhđn số thực tế > số kế hoạch vă quyết toân theo số thực tế phât sinh.
+ Đối với chi quản lý bộ mây: câc khoản chi năy được thanh toân theo chi phí thực tế phât sinh nhưng theo qui chế của ngănh vă không được vượt quâ số dự toân đê phí duyệt.
Trong phạm vi của một tổ chức,kiểm soât chi phí không chỉ đơn thuần lă kiểm soât việc thực hiện câc chính sâch vă thủ tục mă kiểm soât còn lă kiểm soât tổ chức vă kiểm soât kế toân.
* Kiểm soât tổ chức
Hoạt động kiểm soât tổ chức lă việc xem xĩt cơ cấu tổ chức vă những chính sâch, biện phâp quản lý đê ban hănh có phù hợp với quâ trình hoạt động hay chưa để tìm phương hướng khắc phục.
Đđy lă hănh động kiểm soât dựa trín việc đưa ra câc quy định, tiíu chuẩn, bố trí nguồn nhđn lực trong hệ thống quản lý vă việc định ra những quy định về trâch nhiệm, quyền hạn giải quyết trong phạm vi cụ thể. Bởi vì, khi trâch nhiệm được qui định rõ răng vă cụ thể sẽ trânh được mđu thuẫn, nhầm lẫn của câ nhđn, bộ phận trong toăn hệ thống. Vì vậy, tổ chức, sắp xếp nhđn sự trong tổ chức lă quan trọng, cần bố trí phù hợp giữa năng lực chuyín môn vă công việc được giao, tổ chức câc bộ phận chức năng hợp lý với hoạt động của đơn vị.
Kiểm soât tổ chức cần chú ý: Câc quy định cụ thể, rõ răng về trâch nhiệm vă quyền hạn giải quyết công việc ở mỗi bộ phận trong phạm vi năo; Không giao trâch nhiệm chồng chĩo vă cùng chịu trâch nhiệm; Phải có tính
cđn đối giữa quyền hạn vă trâch nhiệm
Bín cạnh đó, kiểm soât tổ chức còn lă việc xđy dựng vă ban hănh câc chính sâch liín quan, phục vụ cho hoạt động quản lý vă kiểm soât, chẳng hạn ban hănh quy định, định mức về câc loại chi phí trong quâ trình hoạt động.
* Kiểm soât kế toân
Kiểm soât kế toân lă hănh động kiểm tra tính xâc thực, đầy đủ, phí chuẩn đối với nghiệp vụ.
Một hệ thống kế toân hữu hiệu phải đạt được những mục tiíu chung sau: + Số liệu kế toân ghi chĩp lă số liệu có thật, kế toân không ghi chĩp những nghiệp vụ giả mạo văo sổ sâch.
+ Tất cả câc hoạt động hoặc nghiệp vụ trước khi thực hiện đều phải bảo đảm lă đê có sự phí chuẩn hợp lý.
+ Không bỏ sót hoặc giấu bớt đi bất kỳ một hoạt động hay nghiệp vụ đê phât sinh.
+ Câc số liệu kế toân phải được tính toân một câch chính xâc, thời điểm nghiệp vụ hoặc hoạt động phât sinh phải đúng kỳ.
+ Phđn chia công việc trong bộ phận kế toân phải rõ răng, luôn có sự đối chiếu, kiểm tra thường xuyín lẫn nhau trong bộ phận kế toân.
Thực hiện kiểm soât câc yếu tố của hệ thống kế toân gồm:
+ Phí chuẩn đúng đắn câc nghiệp vụ hoặc hoạt động, câc nghiệp vụ hoặc câc hoạt động trước khi được thực hiện đều phải được phí chuẩn bởi bộ phận quản lý hoặc câ nhđn có thẩm quyền, theo sự phđn công, phđn nhiệm của nhă quản lý để không gđy ra sự chồng chĩo trong hoạt động của tổ chức. Phí chuẩn có 2 loại:
Phí chuẩn chung: lă việc ban hănh câc chính sâch chung để âp dụng trong toăn tổ chức. Như ban hănh câc quy định về thi đua, khen thưởng, kỷ luật đối với cân bộ lăm căn cứ cho câc bộ phận cấp dưới theo chính sâch năy
mă thực hiện trong giới hạn cho phĩp.
Phí chuẩn cụ thể: lă việc thực hiện những phí chuẩn riíng biệt cho từng hoạt động cụ thể. Việc phí chuẩn năy thường dùng cho những nghiệp vụ không thường xuyín phât sinh.
* Kiểm soât câc yếu tố của hệ thống kế toân:
- Hệ thống chứng từ: câc chứng từ ban đầu phản ânh thông tin về câc nghiệp vụ kinh tế đê xảy ra, do đó phải bao gồm những thông tin cần thiết được chấp nhận vă ghi lạị Kiểm soât chứng từ được thực hiện, cụ thể:
+ Kiểm tra câc chứng từ phât sinh có hợp lệ, hợp phâp; nội dung kinh tế của từng nghiệp vụ cụ thể có đúng với thực tế; yếu tố số lượng vă đơn giâ.
+ Chứng từ phải đơn giản, rõ răng, dễ hiểu, trânh sự hiểu lầm vă nhầm lẫn. + Chứng từ kế toân phải được tổ chức luđn chuyển khoa học, kịp thời: chứng từ xuất phât từ bộ phận thực hiện, được đi qua câc bộ phận có liín quan kế toân để giải quyết ngay, không để tồn đọng chứng từ.
+ Chứng từ phải đúng theo mẫu quy định.
- Hệ thống tăi khoản kế toân: hệ thống tăi khoản kế toân sử dụng phải đúng quy định của Nhă nước, của đơn vị chủ quản; việc phđn loại vă ghi chĩp phản ânh trín tăi khoản phải trung thực, đúng với nội dung của nghiệp vụ, đúng với hoạt động của đơn vị.
- Hệ thống sổ sâch kế toân: sổ sâch kế toân cũng lă một loại chứng từ lưu giữ sự ghi chĩp, phản ânh câc nghiệp vụ kinh tế đê phât sinh. Sổ sâch kế toân phải được lưu trữ, bảo quản khoa học, an toăn vă đúng quy định.
+ Sổ sâch kế toân: sổ chi tiết, sổ tổng hợp phải mở đầy đủ như quy định. + Sự phđn công nhiệm vụ trong ghi chĩp sổ sâch rõ răng, cụ thể + Thực hiện đối chiếu, kiểm tra trong việc ghi chĩp câc sổ
+ Sổ kế toân phải được đóng thănh tập, có số trang đầy đủ, có quy định về nguyín tắc ghi chĩp, có sự xĩt duyệt của người được giao kiểm soât.
- Hệ thống bâo câo kế toân: gồm câc bâo câo tăi chính theo quy định của Nhă nước, câc bâo câo theo quy định của đơn vị chủ quản, phục vụ cho nhu cầu thông tin cho bín ngoăi vă trong nội bộ đơn vị. Bâo câo phải phản ânh trung thực tình hình hoạt động của đơn vị vă tuđn thủ theo câc quy định của chuẩn mực kế toân.