Tiểu luận môn Quản trị học CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG CƠ SỞ II THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH  MÔN: QUẢN TRỊ HỌC TIỂU LUẬN ĐỀ TÀI: CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH Giáo viên hướng dẫn: TS. Phạm Hùng Cường Lớp: K48B Nhóm thực hiện: Nhóm BA 1. Hoàng Thanh Phong 0952015315 2. Lương Mỹ Phương 0952015318 3. Vũ Thị Phương Thảo 0952015340 4. Mạch Hải Yến 0952015352 5. Lê Thị Hiền Thương 0952015361 6. Trần Nhật Tiến 0952015368 7. Nguyễn Phương Trang 0952015375 8. Nguyễn Vũ Vương 0952015392 Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 01 tháng 03 năm 2011 1 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 4 I. Lý do chọn đề tài 4 II. Mục tiêu nghiên cứu đề tài 5 III. Phạm vi nghiên cứu đề tài 5 IV. Phương pháp nghiên cứu đề tài 6 V. Kết cấu đề tài nghiên cứu 6 PHẦN NỘI DUNG 7 I. Các vấn đề chính của hoạch định 7 1. Khái niệm 7 a. Hoạch định là gì? 7 b. Phân loại hoạch định 9 2. Tầm quan trọng – Mục đích của hoạch định 11 3. Hoạch định và hiệu quả hoạt động 12 4. Phân loại kế hoạch 13 5. Vai trò hoạch định trong các cấp quản trị 15 6. Quy trình lập kế hoạch 16 II. Mục tiêu – Nền tảng của việc lập kế hoạch 20 1. Khái niệm và mục tiêu 20 2. Sự đa dạng của mục tiêu 20 3. Các loại mục tiêu 21 a. Mục tiêu ngắn hạn 21 b. Mục tiêu dài hạn 21 4. Đặc điểm của một mục tiêu được thiết lập tốt (SMART) 23 a. Specific – Cụ thể, dễ hiểu 23 b. Measurable – Đo lường được 23 c. Achievable – Vừa sức 24 d. Realistic – Thực tế 24 e. Time bound – Có thời hạn 24 5. Thiết lập mục tiêu theo quan điểm truyền thống 26 a. Khái niệm 26 b. Quy trình xác định mục tiêu 26 2 c. Ưu và khuyết điểm 26 6. Thiết lập mục tiêu – Phương pháp MBO 27 a. Khái niệm 27 b. 5 bước thực hiện phương pháp MBO 28 c. Trường hợp cụ thể 30 d. Ưu và khuyết điểm 32 KẾT LUẬN 36 TÀI LIỆU THAM KHẢO 38 PHỤ LỤC 39 3 PHẦN MỞ ĐẦU I. Lý do chọn đề tài Như đã được biết ở chương 2 “Môi trường quản trị”, các tổ chức nói chung cũng như các doanh nghiệp nói riêng đều phải đối mặt với những biến động phức tạp không chỉ trong môi trường nội tại mà còn cả những yếu tố khách quan tồn tại xung quanh. Các nhà quản trị không thể nắm bắt được cụ thể môi trường sẽ thay đổi như thế nào, môi trường kinh doanh hiện nay mang tính ngẫu nhiên và khó dự đoán. Như vậy, các nhà quản trị phải làm thế nào trước môi trường đầy biến động đó? Hành động một cách ngẫu nhiên? Điều đó sẽ khiến doanh nghiệp trở nên thụ động, bế tắc nếu như môi trường biến đổi quá phức tạp và doanh nghiệp không thể đưa ra những phản ứng kịp thời. Kết quả của hành động một cách ngẫu nhiên trước môi trường kinh doanh đầy biến động, thật sự, là một sự lựa chọn thất bại. Cách tốt nhất cho đến hiện nay và đã trở thành một trong những chức năng chính của nhà quản trị, đó là chức năng hoạch định. Vậy nên, với bài tiểu luận “Chức năng hoạch định”, nhóm chúng tôi cung cấp cho người đọc những vấn đề cơ bản liên quan đến công việc hoạch định, qua đó thấy rõ được tầm quan trọng của công việc hoạch định đối với một nhà quản trị. 4 II. Mục tiêu nghiên cứu đề tài Từ những điều nêu trên, nhóm chúng tôi đề ra các mục tiêu như sau: − Hiểu thêm về công việc hoạch định và những vấn đề khác liên quan đến hoạch định, cụ thể như phân loại hoạch định, vai trò của hoạch định, quy trình lập kế hoạch… − Nắm bắt được nền tảng cơ bản của lập kế hoạch là mục tiêu và những bước thiết lập mục tiêu. III. Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Để giải quyết các mục tiêu nêu trên, nhóm chúng tôi đưa ra các mục tiêu sau: − Tìm kiếm các thông tin, dữ liệu về hoạch định thông qua các giáo trình, tài liệu tham khảo cũng như trên Internet. − Phân tích và hệ thống các dữ liệu đã thu thập. IV. Phạm vi nghiên cứu đề tài Như đã nêu trên, nhóm chúng tôi sẽ tập trung nghiên cứu những vấn đề liên quan đến hoạch định và vai trò của hoạch định đối với các nhà quản trị. Đồng thời, bài tiểu luận này cũng đưa ra các bước thiết lập mục tiêu – được xem là nền tảng của việc lập kế hoạch. 5 V. Phương pháp nghiên cứu đề tài Đối với đề tài nghiên cứu nên trên, nhóm chúng tôi thực hiện tích hợp các phương pháp khá nhau như: − Phương pháp thực nghiệm: Tìm kiếm thông tin từ giáo trình và Internet. − Phương pháp phân tích. − Phương pháp tổng hợp. − Phương pháp so sánh. VI. Kết cầu đề tài nghiên cứu I. Các vấn đề chính của hoạch định II. Mục tiêu – Nền tảng của việc lập kế hoạch 6 PHẦN NỘI DUNG I. Các vấn đề chính của hoạch định 1. Khái niệm a. Hoạch định là gì? Nhìn chung, vẫn chưa có một định nghĩa rõ ràng và khái quát nhất về hoạch định. Theo từ điển Wikimedia, chức năng hoạch định là quá trình xác định mục tiêu, xây dựng một chiến lược để thực hiện các mục tiêu đó và phát triển các kế hoạch để kết hợp và phối hợp các hoạt động với nhau. Theo trang web ibsconsult.wordpress, hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó. Nó liên hệ với những phương tiện cũng như với những mục đích. Tất cả những người quản lý đều làm công việc hoạch định. Theo giáo trình quản trị học, hoạch định là việc thiết lập các mục tiêu của tổ chức, xây dựng chiến lược tổng quát để đạt được các mục tiêu đã đặt ra và phát triển một hệ thống các kế hoạch toàn diện để phối hợp, kết hợp các hoạt động của tổ chức. Nó có liên quan đến kết quả (những gì sẽ được thực hiện) và phương tiện (chúng sẽ được thực hiện như thế nào). Hoạch định có thể là chính thức hoặc không chính thức. Trong các sách báo về quản trị và cả trong giáo trình quản trị học, thuật ngữ hoạch định thường có nghĩa là hoạch định chính thức. Các mục tiêu, chiến lược, chính sách từ cấp trên xuống cấp dưới trong hệ thống thứ bậc của tổ chức, càng xuống thấp thì kế hoạch càng chi tiết và càng cụ thể. Các mục tiêu được viết ra và chia sẻ với tất cả thành viên của tổ chức. Cuối cùng, các nhà 7 quản trị phát triển các chương trình hoạt động cụ thể để thực hiện các mục tiêu. Các nghiên cứu mô tả chỉ ra rằng các quyết định luôn được đề ra một cách phi chính thức và ngầm hiểu (không rõ ràng). Những người lãnh đạo luôn luôn phát triển các kế hoạch và mục tiêu có liên quan tới nghĩa vụ của họ. Những kế họach và mục tiêu ngắn hạn luôn cụ thể và chi tiết, nhưng những kế hoạch và mục tiêu dài hạn thường không rõ ràng, mơ hồ và lỏng lẽo trong sự liên kết. Những người lãnh đạo mới luôn bắt đầu quá trình phát triển kế hoạch của họ ngay lập tức, song quá trình này là dường như khó khăn và không đầy đủ. Cùng với thời gian, khi người lãnh đạo thu thập thêm các thông tin về tổ chức và các phân hệ của nó thì các kế hoạch được làm tinh tế hơn và được mở rộng hơn. Việc thực hiện kế hoạch luôn là quá trình liên tục và từng bước. Hàng ngày, người lãnh đạo luôn sử dụng nhiều kỹ năng gây ảnh hưởng khác nhau trong tương tác qua lại với những người khác để tạo ra sự ủng hộ, giúp đỡ để thực hiện kế hoạch. Chính kế hoạch giúp cho người lãnh đạo xác định đúng và khai thác một cách có hiệu quả các quan hệ cá nhân và các tổ chức có liên quan. Phần lớn các quyết định chiến lược quan trọng được đề ra bên ngoài quá trình hoạch định chính thức, và quyết định đề ra thường năng động và cảm tính. Để phản ứng với những sự kiện không lường trước được, những người lãnh đạo phát triển các kế hoạch mang tính dự kiến và mở ra nhiều chọn lựa cho đến khi người lãnh đạo hiểu rõ hơn về các đặc tính của môi trường và hành động hợp lý có thể. Các kế hoạch, chiến lược được hoàn thiện dần dần, thể hiện nhu cầu phát triển các liên minh trong việc hỗ trợ và phát triển chúng 8 cũng như tránh rủi ro có thể mắc phải. Thay vì các chiến lược được đề ra theo quá trình “trên - xuống”, các mục tiêu và chiến lược rộng lớn của công ty thường là kết quả của quá trình chính trị “dưới - lên”. Theo đó, lợi ích và các mục tiêu của các nhân vật đầy quyền lực và các phân hệ của tổ chức được giải quyết và hội nhập. b. Phân loại hoạch định − Dựa vào thời gian: hoạch định ngắn hạn, hoạch định trung hạn và hoạch định dài hạn. − Dựa vào cấp độ: hoạch định vĩ mô và hoạch định vi mô. − Dựa vào mức độ: hoạch định chiến lược và hoạch định tác nghiệp. − Dựa vào phạm vi: hoạch định toàn bộ và hoạch định từng phần. − Dựa vào lĩnh vực kinh doanh: hoạch định tài chính, hoạch định dịch vụ, hoạch định nhân sự, v.v…  Theo J.Stoner, hệ thống hoạch định của một tổ chức bao gồm hoạch định mục tiêu, hoạch định chiến lược và hoạch định tác nghiệp. 9 MỤC TIÊU Xác định mục tiêu dài hạn, bao quát toàn doanh nghiệp. KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC Đưa quyết định cụ thể trong thời gian ngắn (ngày, tuần tháng). KẾ HOẠCH TÁC NGHIỆP KẾ HOẠCH ĐƠN DỤNG KẾ HOẠCH THƯỜNG XUYÊN Hoạt động không lặp lại Hoạt động lặp lại CHÍNH SÁCH THỦ TỤC QUY ĐỊNH Kiểm tra hoạt động. NGÂN SÁCH CHƯƠNG TRÌNH DỰ ÁN Thứ tự, thời gian và đơn vị phụ trách các bước chính. Thời gian, công việc và người phục trách Hướng dẫn tổng quát. Hướng dẫn chi tiết. Xác định những việc cần làm. 10 [...]... Chức năng hoạch định , bài tiểu luận này cung cấp cho người đọc những kiến thức cơ bản về chức năng hoạch định của nhà quản trị bào gồm khái niệm, mục đích, vai trò cũng như các bước thực hiện chức năng này Hoạch định được xem là một trong những chức năng quan trọng đối với một nhà quản trị, giúp cho nhà quản trị nhìn thấy một cách tổng quát thực trạng của doanh nghiệp và từ đó, lập ra những kế hoạch, ... hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát; đồng thời hoạch định được coi là chức năng ưu tiên hay là nền tảng của quản trị Hoạch định có những tác động tích cực đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp vì nó giúp nhà quản trị nhận thấy được những thuận lợi cũng như những thách thức để có những phương thức ứng xử phù hợp Tuy nhiên, vẫn không thể khẳng định rằng các tổ chức, doanh nghiệp hoạch định. .. đó Hoạch định sẽ giúp gắn kết các thành viên trong cùng một tổ chức với nhau, cùng nhau thực hiện các mục tiêu đã đặt ra và nỗ lực hết mình để đạt được kết quả cao nhất Và, hoạch định còn giúp các nhà quản trị kiểm tra được tình hình thực hiện các mục tiêu một cách thuận lợi và dễ dàng 3 Hoạch định và hiệu quả hoạt động Hoạch định là một trong bốn chức năng thiết yếu của một quản trị viên, bao gồm: hoạch. .. hành kinh doanh 35 Song, hoạch định mà không có mục tiêu thì việc hoạch định sẽ không bao giờ dẫn doanh nghiệp đến kết quả mong muốn Vậy nên, mục tiêu được xem là nền tảng của công việc hoạch định Trước khi hoạch định những chiến lược hành động, nhà quản trị cần xác định mục tiêu mà doanh nghiệp mình đang hướng đến Có khá nhiều cách khác nhau để xác định mục tiêu, nhưng, bài tiểu luận này tập trung vào...Hình 1: Hệ thống hoạch định tổ chức Bảng 1: So sánh Hoạch định chiến lược và Hoạch định tác nghiệp Tiêu chí Hoạch định chiến lược Đảm bảo hiệu quả và sự tăng Hoạch định tác nghiệp Phương tiện để thực hiện kế trưởng trong dài hạn Tồn tại và cạnh tranh như thế nào hoạch chiến lược Hoàn thành các mục tiêu cụ thể Dài (thường 2 năm hoặc hơn) như thế nào Thời hạn ngắn hơn, thường 1 Tần suất hoạch Mỗi lần thường... 6 tháng trong năm định Điều kiện để ra Không chắc chắn và rủi ro Ít rủi ro Nhà quản trị cấp trung đến cấp Nhân viên, và gửi lên các nhà cao quản trị cấp trung gian Thấp về mức độ chuẩn hoá Cao Mục đích Đặc tính Thời gian quyết định Nơi kế hoạch đầu tiên được phát triển Mức độ chi tiết 2 Tầm quan trọng – Mục đích của hoạch định Tất cả các nhà quản trị đều phải làm công việc hoạch định dưới hình thức... Kết hoạch chiến lược và Kế hoạch tác nghiệp Kế hoạch chiến lược Kế hoạch tác nghiệp − Cụ thể hóa phương pháp để − Áp dụng trong phạm vi toàn tổ đạt được mục tiêu tổng quát − chức Thiết lập các mục tiêu tổng của tổ chức − quát của tổ chức Xác định vị trí của tổ chức Chức năng trong môi trường hoạt động của nó Khung thời gian − − Dài − Những định hướng xa, rộng − hơn của tố chức Thiết lập mục tiêu Nội... Chính vì thế, có thể nói hoạch định là một chiếc cầu nối giữa hiện tại và tương lai, giúp cho nhà quản trị nắm bắt được tình hình doanh nghiệp một cách thuận tiện và dễ dàng hơn Như đã được biết về “Môi trường quản trị , nhà quản trị nhận thấy được những yếu tố bên trong, bên ngoài ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty thì hoạch định là bước tiếp theo mà các nhà quản trị sẽ phải thực hiện Nhận... yếu, cơ hội và thách thức của doanh nghiệp thông qua mô hình SWOT, nhà quản trị tất yếu hoạch định cho mình những chiến lược phù hợp theo nguyên tắc SMART với mục tiêu đã được xác định trước Thế nên, có thể nói, hoạch định hay lập kế hoạch là một trong những bước cần thiết cần phải có đối với một nhà quản trị Nó giúp cho nhà quản trị nhìn rõ hơn về những hành động mình sẽ thực hiện, những thành công... lần Kế hoạch sử dụng một lần là những kế hoạch được áp dụng một lần để giải quyết một vấn đề nào đó trong một bối cảnh cụ thể Ngược lại, các kế hoạch thường trực là những kế hoạch được dùng nhiều lần để hướng dẫn các công việc lặp đi lặp lại Kế hoạch liên tục có thể là những chính sách, luật lệ hoặc một tiến trình 5 Vai trò hoạch định trong các cấp quản trị − − − − Hoạch định mang lại cho tổ chức những . TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG CƠ SỞ II THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH  MÔN: QUẢN TRỊ HỌC TIỂU LUẬN ĐỀ TÀI: CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH Giáo viên hướng dẫn: TS. Phạm Hùng Cường Lớp: K48B Nhóm thực. trong những chức năng chính của nhà quản trị, đó là chức năng hoạch định. Vậy nên, với bài tiểu luận “Chức năng hoạch định”, nhóm chúng tôi cung cấp cho người đọc những vấn đề cơ bản liên. liên quan đến hoạch định và vai trò của hoạch định đối với các nhà quản trị. Đồng thời, bài tiểu luận này cũng đưa ra các bước thiết lập mục tiêu – được xem là nền tảng của việc lập kế hoạch. 5 V.