Chương 15 NỢ NGẮN HẠN VÀ CHI PHÍ NHÂN CỒNG (CURRENT LIABILITIES PAYROLL)

Chương 15 NỢ NGẮN HẠN VÀ CHI PHÍ NHÂN CỒNG (CURRENT LIABILITIES PAYROLL) Đối tượng chương: L Định nghĩa và phân ỉoại nợ ngắn hạn (Definitions classification o f current liabilities) 2. Nợ ngắn hạn biết rõ số tiền (Current liabilities o f known amount) 3. Nợ ngằn hạn số tiền phải ước tỉnh (Current liabilities that must be estimated) 4. Cấc khoản nợ tiềm tàng ngẫu nhiên (Contingent liabilities) 5. Ke toán nhân công (Accounting fo r payroll employee benefits) 6. IAS 19 Các khoản tiền công nhân viên (Employee benefits) 7. Các kế hoạch phân chia lợi nhuận và thưởng (Profit sharing and bonus plans) 8. Các khoản tiền công dài hạn (Longterm employee benefits) 9. Kiểm soát nội bộ tiền ỉương (Internal control over payroll)

416 Chương 15 NỢ NGẮN HẠN VÀ CHI PHÍ NHÂN CỒNG (CURRENT LIABILITIES & PAYROLL) Đối tượng chương: L Định nghĩa và phân ỉoại nợ ngắn hạn (Definitions & classification of current liabilities) 2. Nợ ngắn hạn biết rõ số tiền (Current liabilities of known amount) 3. Nợ ngằn hạn số tiền phải ước tỉnh (Current liabilities that must be estimated) 4. Cấc khoản nợ tiềm tàng ngẫu nhiên (Contingent liabilities) 5. Ke toán nhân công (Accounting for payroll employee benefits) 6. IAS 19 Các khoản tiền công nhân viên (Employee benefits) 7. Các kế hoạch phân chia lợi nhuận và thưởng (Profit sharing and bonus plans) 8. Các khoản tiền công dài hạn (Long-term employee benefits) 9. Kiểm soát nội bộ tiền ỉương (Internal control over payroll) Nợ ngắn hạn phát sinh rất thường xuyên ở hầu hết các công ty. Bởi vậy kế toán Ĩ1Ợ phải trả ngắn hạn - chi phí nhân công là phần rất căn bản và quan trọng ừong bất cứ một chương trình kế toán nào. Do tính chất phức tạp của các khoản thuê tài sản (thuê hoạt động và thuê tài chính) cũng như kế toán Thuế thu nhập doanh nghiệp nên mặc dù các khoản này đa phần ỉầ các khoản nợ ngắn hạn, (một phần là nợ dài hạn) nhưng nó được trình bày tách ra ở các chương riêng biệt, chương 16 “Kế toán Thuê tài sản” và chương 17 “Kế toán Thuế thu nhập doanh nghiệp”. Hệ thống chuần mực kế toán Việt Nam chưa có chuẩn mực nào về nhân công, Chuẩn mực kế toán quốc tế có IAS 19 “Chi phí nhân công - Employee benefit” chúng ta sẽ thảo luận IAS 19 trong chương này. 1. Định nghĩa và phân loại nợ ngắn hạn (Definition & classification of current liabilities) 1.1. Định nghĩa (Definitions) Nợ ngắn hạn (Current Liability) ỉà trách nhiệm kỉnh tể phải trả cho một khoản rõ ràng, chính xác hoặc một so nợ hợp lý ước tỉnh trong tương lai. Nợ là một trách nhiệm phải trả nợ cho người khác, chuyển giao tài sản hoặc phải cung cấp dịch vụ trong tương lai. Nợ có thể phát sinh từ một nghiệp vụ với người ngoài doanh nghiệp như mua tài sản chưa trả tiền hoặc vay tiền từ ngân hàng. Nợ cũng có thể phát sinh khi thiếu, KỂ TOÁN TÀI CHÍNH Chương 15: Nợ ngắn hạn và chi phí nhân công 417 vắng một nghiệp vụ cụ thể. Ví dụ, chi phí lãi vay phải trả cho thời gian đã qua. Cho đến khi tiền vay được trả đó là một khoản nợ hoặc các khoản tiền nhận tạm ứng từ khách hàng mà chưa cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách. 1 2. Phân loại nợ (Classification of liabilities) Toàn bộ nợ phải trả được chia thành nợ ngắn hạn và Ĩ1Ợ dài hạn. Nợ ngắn hạn (Current liabilities) là các khoản nợ mà nó đến hạn trả trong vòng mười hai thảng tới kể từ ngày của bảng cân đối kế toán hoặc một chu kỳ kinh doanh thông thường của doanh nghiệp nếu chu kỳ đó dài hơn một năm. Nơ dài han (Non - current liabilities) là tất cả các khoản nợ không phải là nợ ngắn hạn. Chúng ta sẽ thảo luận ở chương nợ dài hạn. Nợ ngắn hạn phân theo số tiền Ĩ1Ợ đã biết rõ hay chưa, có thể phân loại thành (1) Nợ ngắn hạn đã rồ số tiền và (2) Nợ mà số tiền phải ước tính. 2. Nợ ngắn hạn biết rõ số tiền (Current liabilities of know amount) Bao gồm các khoản phải trả thương mại, thương phiếu phải trả ngắn hạn, chi phí phải trả, thuế phải trả, doanh thu chưa thực hiện, phần ngắn hạn của nợ dài hạn. 2.1. Các khoản phải trả (Accounts Payable) Số tiền nợ nhà cung cấp cho các sản phẩm hoặc dịch vụ mà chúng được mua chịu, chưa trả tiền ià các khoản phải trả. Các khoản phải trả thương mại đã được đề cập chi tiết trong chương 5 kế toán doanh thu và kể toán cho doanh nghiệp thương mại. cần nhớ rằng doanh righiệp thường có một tài khoản kiểm soát “Các khoản phải trả” trong sổ cái và nó được theo dối chi tiết trong các tài khoản “Các khoản phải trả” cho mỗi nhà cung cấp (nếu cần) giống như việc kiểm soát các khoản phải thu vậy. Bút toán nhật ký cho “Các khoản phải trả” trong thông lệ quốc tế được thực hiện tương tự như kế toán Việt Nam. 1. Khi mua hàng hóa trị giá 100.000$, thuế GTGT 10%, chưa trả tiền cho nhà cung cấp, bút toán nhật ký sẽ ỉà: Nợ 156 Hàng hóa (Inventory) 100.000 Nợ 133 Thuế GTGT được khấu trừ (VAT deductible) 10.000 Có 331 Phải trả cho người bán (Accounts Payable) 110.000 2. Khi trả tiền cho nhà cung cấp: Nợ 331 Phải trả cho người bán (Accounts Payable) 110.000 Có 112 Tiền gửi ngân hàng (Cash at Bank) 110.000 Tuy nhiên có sự khác nhau về khái niệm “Các khoản phải trả” (Accounts Payabỉe) giữa kế toán Việt Nam và thông lệ quốc tế. Trần Xuân Nam - MBA 418 Phần III: KỂ TOÁN CÁC TÀi SẢN KHÔNQ PHẢI TIỀN VÀ NỢ PHẢI TRẢ A. Theo thông lệ quốc tế (International accounting practices) Tài khoản “Các khoản phải trả”, chỉ là các khoản phải trả thương mại để mua hàng hóa nguyên vật liệu hay các dịch vụ nó không bao gồm các khoản phải trả cho việc mua sắm xây dựng tài sản cố định, (2) Các khoản phải trả về chi phí kinh doanh được tách riêng thường đó là “Chi phí phải trả” (Accrued Expenses/ Expense payable). Tài khoản này được dùng để ghi chép tất cả các khoản đã ghi vào chi phí trong kỳ mà chưa trả tiền. B. Theo chế độ kế toán Việt Nam (Vietnamese accounting regime) Trong hướng dẫn hệ thống tài khoản, Tài khoản 331 “Phải trả cho người bán”, dùng để phản ánh toàn bộ các khoản phải trả cho nhà cung cấp hàng hóa và kể cả dịch vụ như chi phí điện nước, điện thoại. Đặc biệt nó khác với thông lệ quốc tế là TK Phải trả cho ngườỉ bán phản ảnh cả các khoản phải trả cho việc mua sắm tài sản cố định. Điều này làm cho khi lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ gặp rất nhiều khó khăn. Do việc ghi chép trên TK 331 phải trả cho người bán bao gồm cả tiền phải trả cho TSCĐ nên nhiều công ty lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp gián tiếp tính cả phần tiền mua sắm TSCĐ trong dòng tiền từ hoạt động kinh doanh. Điều này là một sai lầm rất nghiêm trọng làm sai lệch báo cáo về dòng tiền của một doanh nghiệp. Trong chế độ kế toán Việt Nam TK 335 “Chi phí phải trả” chỉ được dùng rất hẹp cho các khoản chi phí trích trước. 2.2. Thương phiếụ phải trả (Notes Payable) 2.2.1. Thương phiếu phải trả ngắn hạn (Short-Term Notes Payable) Thương phiếu phải trả ngắn hạn (Short-Term Notes Payable) ỉà một thương phiếu mạị chủng đến hạn trả trong vòng một năm kể từ ngày của bảng cân đối kế toán. Các khoản phải- trả” (Accounts Payable) phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ của nhà cung cấpiị nhưng họ không phải trả lãi suất và không phải phát hành một thương phiếu hẹn ngày trả. Thương phiếu phải trả có thể phát sinh do việc mua hàng hóa, tái sản và ký thương phiếu hẹn ngày trả cùng với lãi suất tiền vay hay vay tiền của một tổ chức hay cá nhân khác phải chịu lãi suất tiền vay. Tuy vậy hiện nay ở Việt Nam việc phát hành thương phiếu phải trả khi mua hàng, tài sản chưa được phổ biến. Song theo xu hướng chung, việc này sẽ phổ biến trong một tương lai gần, vì phát hành thương phiếu phải trả là một hình thức để có được một nguồn tài chính của doanh nghiệp. - Khi mua hàng, phát hành thương phiếu, kế toán viên ghi: 31/10/2008 Nợ 156 Hàng hóa (Inventory) 100.000 Nợ 133 Thuế GTGT được khấu trừ (VAT deductible) 10.000 Có 31IX Thương phiếu phải trá (Notes Payable) 110.000 Mua hàng, phát hành thương phiếu ỉ năm, tỳ ỉệ lãi suất 12% “ Đến cuối năm ngày 31/12/2008, kế toán phải tính lãi vay cho năm đó: KỂ TOÁN TÀi CHỈNH Chương 15: Nợ ngăn hạn và chi phí nhân công 419 Ịsíơ 635X Chi phí lãi vay (Interest Expense)(l 10.000 X 12% X 2/12) 2.200 Có 335X Lãi vay phải trả (Interest Payable) 2.200 Ị)iều chỉnh lãi vay cho 2 tháng năm 2008 - Ngày 31/10/2009 khi thương phiếu hết hạn và phải trả tiền nợ gốc, nợ lãi năm 2008 và chi phí lãi vay 10 tháng 2009, kế toán viên ghi: Nợ 311X Thương phiếu phải trả (Notes Payable) 110.000 Nợ 335X Lãi vay phải trả (Interest Payable) 2.200 Nợ 635X Chi phí lãi vay (Interest Expense)(l 10.000 X 12% X 10/12) 11.000 Có 112 Tiền gửi NH (Cash at Bank)(l 10.000 X 12% + 110.000) 123.200 2.2.2. Trường họp vay tiền - phát hành thương phiếu (Short-term Bank Loan) Vay ngắn hạn ngân hàng cũng là một thương phiếu phải trả ngắn hạn. Ngày 31/10/2008 khi vay ngắn hạn ngân hàng, kế toán viên ghi: Nợ 112 Tiền gửi ngân hàng (Cash at Bank) 110.000 Có 31IX Vay ngắn hạn - NH X (Short-term Borrowing from Bank) 110.000 Vay ngắn hạn ngân hàng Ả, lãi suất 12% kỳ hạn ỉ năm. Các công ty thường lập báo cáo tài chính tạm thời hàng tháng nên để phản ánh chính xác, cuối tháng, ngày 30/11/2008 công ty phải ghi số lãi vay phải trả: Nợ 635X Chi phí lãi vay (Interest Expense)(l 10.000 X 12% X 1/12) 1.100 Có 335 Lãi vay phải trả (Interest Payable) 1.100 Điều chỉnh chi phỉ ỉãỉ vay tháng 1 ỉ/2008. Các bút toán điều chỉnh chi phí lãi vay cứ như vậy cho đến hết 12 tháng, ta có số dư Có tài khoản lãi vay phải trả là 13.200. Ngày 31/10/2009, đến kỳ hạn phải trả nợ gốc và lãi vay, kế toán viên ghi: Nợ 31IX Vay ngắn hạn - NH X (Notes Payable) 110.000 Nợ 33 5X Lãi vay phải trả (Interest Payable) 1.100 Nợ 635X Chi phí lãi vay (Interest Expense) 12.100 Có 112 Tiền gửi ngân hàng (Cash at Bank) 123.200 Trả tiền vay gốc và lãi. 2.2.3. Vay ngắn hạn trả lãi vay trước (Short-term Notes Payable Issued at a discount) Công ty có thể vay tiền íừ ngân hàng hay từ người khác, mà theo họp đồng công ty phải trả lãi vay trước, và chỉ nhận được phần tiền vay sau khi trừ đi khoản tiền lãi vay. Việc trả trước ỉãi vay còn được gọi là chiết khấu một thương phiếu phải trả (Discount a note payable). Giả sử ngày 16/11/2008 NASA vay 100.000$ kỳ hạn trả 90 ngày, lãi suất 12%, lãi vay phải trả trước là 3.000 (100.000 X 12% X 90/360). Như vậy công ty chỉ nhận được số tiền là 97.000 (100.000 - 3.000). Bút toán cho việc vay ugân hàng trả lãi trước ngày 16/11/2008 là: 420 Phần III: KỂ TOÁN CÁC TÀI SẢN KHÔNG PHẢi TIỀN VÀ NỢ PHẲ! TRÀ Nợ 112 Tiền gửi ngân hàng (Cash at Bank) 97.000 Nợ 3432 Chiết khấu lãi vay (Discount on Note Payable) 3.000 Có 311 Vay ngắn hạn (Short-term Note Payable) 100.000 Vay ngắn hạn ngân hàng 90 ngày 12%, trả ỉãi vay trước Tài khoản chiết khấu lãi vay là một tài khoản đối ngược với tài khoản công Ĩ1Ợ - Vay ngắn hạn. Bảng cân đối kế toán được lập ngay sau nghiệp vụ trên xảy ra sẽ báo cáo khoản vay ngắn hạn theo giá trị ròng của nó là 97.000 như bảng minh họa tiền vay và chiết khấu lãi vay như sau: Bảng cân đối kế toán/ Balance Sheet (Trích dẫn) Nợ ngắn hạn (Current Liabilities): Vay ngắn hạn/ Thương phiếu phải írả (Note Payable-short term) 100.000 Trừ: Chiết khấu íãi vay (Less: Discount on Note Payable) 3.000 Vay ngắn hạn - ròng {Noíe Payable, short term, net) 97.000 Lãi suất cộng đồn cuối năm (hoặc cuối tháng) phải được ghì chép, nó sẽ ghi giảm chiết khấu lãi vay và ghi tăng một khoản chi phí lãi tiền vay cho kỳ đó, ngày 31/12/2008 ghi: Nợ 635X Chi phí lãi vay (Interest Expense)(100.000 X 12% X 45/360) 1.500 Có 3432 Chiết khấu lãi vay (Discount on Note Payable) 1.500 Điều chỉnh chi phí lãi vay lũy kế năm 2008. Sau bút toán trên, sổ cái các tài khoản sẽ thể hiện như sau: Vay ngắn hạn (Note Payable) Chiết khấu lãi vay (Discount on NP) Chi phí lãi vay (Interest Exp.) 100.000 3.000 1.500 1.500 1,500 Tại sao tài khoản chiết khấu lãi vay ỉại được ghi Có thay cho chi phí lãi vay phải trả? Vì chiết khấu vay giống như chi phí lãi vay trả trước, nên số lãi tiền vay sử dụng trong kỳ phải được ghi giảm nó, tức ghi Có. Bảng cân đối kế toán ngày 31/12/2008 sẽ báo cáo: Nợ ngắn hạn {Current Liabilities) Vay ngắn hạn (Note Payable, Short-Term) 100.000 Trừ: Chiết khấu vay (Discount on Note Payable) (3.000 -1.500) 1.500 Tiền vay ròng {Note Payabỉe, Short-term, net) 98.500 Ngày 14/02/2009, khi công ty tính lãi tiền vay cuối năm, kế toán viên ghi: Nợ Ó35X Chi phí lãi vay (Interest Expense) (100.000 X 12% X 45/360) 1.500 Có 3432 Chiết khấu lãi vay (Discount on Note Payable) 1.500 Chi phỉ ỉãi vay ngắn hạn năm 2009. KỂ TOÁN TÀ! CHÍNH I^ơ 31IX Vay ngắn hạn - Ngân hàng X (Note Payable, Short-term) 100.000 Có 112 Tiền gửi ngân hàng (Cash at Bank) 100.000 Trả tiền vay ngắn hạn đã hết hạn. Sau bút toán này, các tài khoản Vay ngắn hạn và chiết khấu lãi vay đều có số dư bằng không. Báo cáo kết quả mỗi kỳ (năm) báo cáo đúng chi phí lãi suất phải gánh chịu một năm, phù họp vớí thời gian sử dụng tiền vay. 2.3. Chi phí phải trả (Accrued Expenses/ Expense Payable) Khái niệm chi phí phải trả trong hướng đẫn của chế độ kế toán Việt Nam có những sự khác biệt so với thông lệ quốc tế. Trong phần “Phải trả cho nhà cung cấp” chútìg ta đã đề cập sơ bộ'. Bây giờ chúng ta hãy thảo luận chi tiết hơn. A- Theo thông ỉệ quốc tế (International accounting practices) Có nhiều khoản dịch vụ doanh nghiệp đã nhận được nhưng chưa trả tiền cho nhà cung cấp vào cuối kỳ kế toán (tháng, năm). Vì các địch vụ này góp phần tạo nên doanh thu của doanh nghiệp trong kỳ nên theo nguyên tắc phù họp, các khoản chi phí này mặc dù chưa trả tiền nhưng vẫn phải ghi vào chi phí của kỳ và do vậy nó tạo nên một khoản nợ đó là các chi phí phải trả. Ví dụ áhư chi phí điện, nước, điện thoại, Fax đã phát sinh (doanh nghiệp đã sử dụng các địch vụ đó), nhưng thường sang tháng sau các nhà cung cấp mới thu tiền. Vì vậy, cuối tháng căn cứ vào các đồng hồ đo điện, đo nước để xác định được số đã sử dụng trong tháng, sau đó nhân với đơn giá để biết được tổng số tiền phải trả cho mỗi loại, kế toán ghi: Nợ 6X Chi phí (Expenses) (tùy theo loại chi phí phát sinh) XXX Có 335X Chỉ phí phải trả (Accrued Expenses) XXX Trong một số trường hợp, doanh nghiệp chưa biết được chính xác số tiền dịch vụ đã nhân được (như tiền điện thọai, tiền điện) thì phải ước tính số chi phí đã dùng để ghi bút toán trên. Sự ước tính này thường theo kinh nghiệm của những tháng, năm trước đó, có tính đến tình hỉnh thực tế sử đụng sản xuất kinh doanh của kỳ đó để ước tính cho chính xác. Giả sử tháng 11/2008, công ty ước tính tiền điện thoại sử dụng trong tháng là 5.000$, ghì: Nợ 642 Chi phí điện thoại (Telephone Expenses) 5.000 Có 335 Chi phí điện thoại phải trả (Accumed Expenses) 5.000 Ước tỉnh chỉ phỉ điện thoại sử dụng tháng 1 ỉ/2008. Sang đầu tháng 12, khi giấy báo nộp tiền điện chính thức cho tháng ỉ 1 ỉà một số khác số ước tính, chẳng hạn 4.000. Khi trả tiền điện thoại kế toán ghi: Nợ 335 Chi phí điện thoại phải trả (Expense Accrued) 4.000 Có 112 Tiền gửi ngân hàng (Cash at Bank) ’ 4.00Ọ Đen tháng 12/2008, công ty vẫn chưa biết được chính xác số tiền điện thoại tháng 12. Giả sử công ty ước tính số chi phí điện thoại tháng 12 là 5.500$. Nhưng vì tháng 11 công ty đã ước Chương 15: Nợ ngắn hạn và chi phí nhản công 421 Trần Xuân Nam - MBA 422 Phần III: KỂ TOÁN CÁC TÀI SẢN KHÔNG PHẢI TIỀN VÀ NỢ PHẢI TRẢ tính iớn hơn số thực 1.000$ nên tài khoản chi phí điện thoại phải trả vẫn còn số dư Có ỉ .000 (5.000 - 4.000). Nên tháng 12, công ty sẽ phải điều chỉnh sự chênh lệch đó, có thể theo hai cách như sau: 1) Cách thử nhất, công ty sẽ ghi điều chinh số ước tính chưa đúng của tháng trước và sau đó ghi số ước tính của tháng 12, Ngày 31/12/2008 kế toán viên ghi như sau: Nợ 335 Chi phí điện thoại phải trả (Accurueđ Expenses-Tel) 1.000 Có 6X Chi phí điện thoại (Telephone Expense) Điều chỉnh chi phí điện thoại tháng trước. Nợ 6X Chi phí điện thoại (Telephone Expense) 5.500 Có 335 Chi phí điện thoại phải trả (Accurued Expenses-Tel) Ước tỉnh số chỉ phí điện thoại tháng 12. Sau khi chuyển vào sổ cái, các tài khoản sẽ như sau: 335X Chi phí điện thoại phải ỉrả 1.000 5.500 6X Chi phí điện thoại Điều chỉnh thảng 11: 1.000 (Ước ỉinh tháng 12) 5.500 5.500 1.000 {Điều chỉnh tháng 11) 4.500 (Dư) ( Dư) 4.500 2) Cách thứ 2: Ghi chi phí điện thoại tháng 12 bằng số ước tính trừ đi số chênh iệch tháng trước: Nợ 6X Chi phí điện thoại (Telephone Expense) (5.500-1.000) 4.500 Có 335X Chi phí điện thoại phải trả (Accurued Expenses-Tel) 4.500 Sau bút toán này, tổng số chi phí điện thoại của cả năm sẽ bằng số tiền mà chúng ta ước tính. Và số dư Có là chi phí điện thoại mà côrìg ty sẽ phải trả cho đến hết tháng 12. Sau bút toán này các tài khoản sẽ được thể hiện như sau: Cho thảng ỉ ỉ: 112 Tiền gửi ngân hàng 335 Chi phí điện thoại phải trả 6X Chi phí điện thoại 4.000 số thực 4.000 5.000 Ước tính(T/11)5.000 Cho thảng 12 335 Chi phí điện thoại phải trả 1.000(DưT/11) 6X Chi phí điện ỉhoại 1.000 - Dư đầu íháng 4.500 “ PS ỉrong ỉháng 4.500 5.500 - Dư cuối tháng KỂ TOÁN TÀi CHÍNH So sảnh hai phương phấp: ĩcết quả hai phương pháp ghi chép là như nhau, phương pháp 1 có thể thêm một bút toán, nhưng nó thuận tiện cho việc kiểm soát hơn, nên được sử dụng trên thực tế nhiều hơn. Chi phí tiền lương cũng thường nằm trong chi phí phải trả, chúng ta sẽ thảo iuận ở phần sau của chương này. B. Theo chế độ kế toán Việt Nam (Vietnamese accounting regime) Kê toán “Chi phí phải trả” được ghì chép ở tài khoản 335 “Chi phí phải trả”. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản được ghi nhận là chi phí trong kỳ nhimg thực tế chưa phát sinh. Những chi phí phải trả hạch toán vào tài khoản này là những chi phí mà do tính chất của nó hoặc yêu cầu quản lý đã được tính trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh cho các đối tượng chịu chi phí và phải trả khi chi phí thực tế phát sinh. Các chi phí phải trả gồm: - Chi phí tiền lương nghỉ phép phải trả cho công nhân sản xuất. - Chi phí sửa chữa tài sản cố định, trong trường họp có thể dự trù trước cho năm kế hoạch một số niên độ kế toán. - Chi phí trong thời gian doanh nghiệp ngừng sản xuất theo mùa, vụ đã được tính trước. - Chi phí lãi tiền vay phải trả. Kê toán nghiệp vụ chủ yếu của chi phí phải trả theo hướng dẫn của kế toán Việt Nam: 1. Tính trước vào chi phí về tiền lương nghỉ phép phải trả công sản xuất (các con số chỉ là chương 15: Nợ ngăn hạn và chi phí nhân công 423 giả định): Nợ 622 Chi phí công nhân trực tiếp (Direct Labor Cost) 100 Có 335 Chi phí phải trả (Expense Payable) 100 2. Khi tính tiền iương nghỉ phép thực tế phải trả cho công nhân sản xuất: Nợ 335 Chi phí phải trả (Expense Payable) 100 Có 334 Phải trả người lao động (Employee Payable) 100 3. Tính trước vào chi phí tiền sửa chữa TSCĐ: Nợ 627 Chi phí sản xuất chung (Factory Overhead) 70 Nợ 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp (General & Adm. Exp.) 150 Có 335 Chi phí phải trả (Expense Payable) 220 4. Số tiền thực tế đã chi sửa chữa TSCĐ: Nợ 335 Chi phí phải trả (Expense Payable) 200 Có 111 Tiền mặt (Cash on Hand) 50 Có 112 Tiền gửi ngân hàng (Cash at Bank) 150 5. Tính trước vào chi phí những chi phí sẽ phải chi trong thời gian ngừng làm việc theo mùa, vụ: Nợ 627 Chi phí sản xuất chung (Factory Overhead) 50 Nợ 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp (General & Adm. Exp.) 20Ọ Có 335 Chi phí phải trả (Expense Payable) 250 Trần Xuân Nam - MBA 424 Phần III: KỂ TOÁN CÁC TÀI SẢN KHÔNG PHẢI TIỀN VÀ NỢ PHẢI TRẢ 6. Chi phí thực tế phải trả trong thời gian ngừng sản xuất mùa vụ: Nợ 335 Chi phí phải trả (Expense Payable) 200 Có 111 Tiền mặt (Cash on Hand) 50 Có 152 Nguyên liệu, vật liệu (Materials) 60 Có 331 Phải trả cho người bán (Accounts Payable) 90 2.4. Doanh thu chưa thực hiện (Unearned revenues/ Deferred revenues) hay Tạm ứng từ khách hàng (Advance from customer/ Customer prepayment). Doanh thu chưa thực hiện (Unearned revenues) còn được gọi là doanh thu nhận trước (Revenues collected in advance), đó ỉà số tiền mà doanh nghiệp đã nhận từ khách hàng nhưng chưa giao hàng hóa, dịch vụ cho khách nên chưa ghi nhận là doanh thu. Doanh nghiệp phải có trách nhiệm cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng. Ví dụ: Công ty Xuất nhập khẩu sách báo (Xunhasaba), đầu năm 2008 nhận tiền đặt báo, tạp chí từ các khách hàng. 1/3/2009 Nợ 111 Tiền mặt (Cash on Hand) 12.000 Có 3387 Doanh thu chưa thực hiện -A (Unearned Revenue) 12.000 Nhận tiền đặt báo năm 2008 cho một năm. Đến hết kỳ kế toán (tháng), căn cứ vào số sách đã giao cho khách để ghi nhận doanh thu: 31/3/2009 Nợ 3387 Doanh thu chưa thực hiện -A (Unearned Revenue) 1.000 Có 511 Doanh thu bán hàng (Sales Revenue) 1.000 Các bút toán số 2 sẽ làm số dư tài khoản ứng trước của khách, hàng giảm đần mỗi tháng 1.000$ cho tới 0 vào tháng thứ 12 và doanh thu tăng tương ứng mỗi tháng 1.000$, sau 12 tháng là 12.000$. 2.5. Thuế phải nộp (Taxes payable) Thuế phải nộp (Tax payable) bao gồm các khoản thuế mà công ty có trách nhiệm phải nộp cho chính phủ. Thuế phải nộp gồm Thuế GTGT (Value Added Tax "VAT); Thuế tiêu thụ đặc biệt (Specail sales tax), Thuế nhập khẩu (Import Duty); Thuế xuất khẩu (Export Duty); Thuế nhà đất (House, Land Tax); Thuế tài nguyên (Royalty); Thuế thu nhập cá nhân (Personal/ Employee income tax); Thuế các nhà thầu nước ngoài giữ lại (With Holding Tax); Thuế trước bạ (Patent Tax); Thuế môn bài (Registration Tax); Thuế thu nhập doanh nghiệp (Income Tax). Thuế GTGT (VÁT) đã được thảo luận kỹ trong chương kế toán doanh thu và kế toán cho doanh nghiệp thương mại. Dưới đây trình bày thêm kế toán thuế nhập khẩu. Khi tính thuế nhập khẩu phải nộp: 15/11/2008 Nợ 156 Hàng hóa (Inventory) 150 Có 3333 Thuế nhập khẩu phải nộp (Import Tax Payable) 50 Có 331X Các khoản phải ừả (Accounts Payable) 100 Nhập kho hàng hóa nhập khẩu và tính số thuế phải nộp. KỂ TOÁN TÀI CHÍNH Chương 15: Nợ ngắn hạn và chi phỉ nhân công 425 Khi nộp thuế nhập khẩu: 22/11/2008 Nợ 3333 Thuế nhập khẩu phải nộp (Import Tax Payable) 50 Có 112 Tiền gửi ngân hàng (Cash at Bank) 50 2 6. Tiền ký quỹ của khách hàng phải trả (Customers deposits payable) ]Víôt số công ty yêu cầu tiền đặt cọc, ký quỹ từ khách hàng như là một sự đảm bảo an toàn cho viêc cho mượn, vay tài sản. số tiền này được gọi là tiền ký quỹ của khách hàng phải trả vì công ty phải trả lại tiền cho khách hàng theo một điều kiện cụ thể nào đó, Ví dụ: Công ty điện thoại có thể yêu cầu khách hàng ký quỹ trước khi lắp đặt máy điện thoại. Công ty cung cấp các thiết bị công cộng có thể cho các công ty khác thuê tài sản, dụng cụ và những người thuê dụng cụ tàì sản này có thể được yêu cầu đặt ký quỹ cho người có tài sản để đảm bảo việc an toàn tránh việc mất mát tài sản. Khi khách hàng trả tài sản thuê công ty phải trả lại tiền ký quỹ của họ (nếu khách hàng trả các tài sản thuê không bị hư hỏng). Vì công ty nói chung phải trả lại tiền ký quỹ của khách hàng nên nó là một khoản nợ đối với công ty. Khoản tiền ký quỹ của khách hàng này có thể phải trả lại bất cứ lúc nào khách hàng muốn (khách hàng không dùng tài sản thuê nữa, nên nó thường được phân loại là nợ ngắn hạn. Điều này phù hợp với nguyên tắc thận trọng). Cũng có một số nhà sản xuất yêu cầu tiền ký quỹ từ các nhà buôn, những người mua nhiều sản phẩm của họ. Ví dụ như VMEP có thể yêu cầu các đại iý của mình phải nộp ký quỹ vào VMEP để được lấy hàng hóa của VMEP về các đại lý. Đó là tiền ký qũy (đặt cọc) để đảm bảo sự an toàn cho các nhà sản xuất, những người có hàng giao cho các đại lý, những nhà bán buôn các hàng hóa của mình. Tiền ký quỹ ngắn hạn phải trả khi phát sinh dùng TK 3386 “Nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn”. Đa phần các khoản tiền nhận ký quỹ là ngắn hạn. Tuy nhiên theo VAS tiền ký quỹ cho các hợp đồng đài hạn được ghi vào TK 344 “Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn”. 2.7. Phần ngắn hạn của nợ dài hạn (Curent portion of long term debt) Một số khoản thương phiếu phải trả hay khoản vay ngân hàng phải trả được trả dần (ỉn installments). Phần ngắn hạn của nợ dài hạn là số tiền gốc của phần nợ dài hạn phải trả trong vòng 1 năm kể từ ngày của bảng cân đối kế toán, nó là một khoản ngắn hạn. Phần còn lại của nợ dài hạn vẫn ỉà nợ dài hạn. Cuối kỳ kế toán (năm) doanh nghiệp có thể làm bút toán điều chỉnh để chuyển phần ngắn hạn trong nợ dài hạn trả dần sang nợ ngắn hạn. Ví dụ: Ngày 01/07/2009 Công ty HOANAMASA vay dài hạn 100.000.000$, trong đó có 5.000.000$ phải trả trong vòng một năm nữa. Lãi suất ó%/năm, phải trả nửa năm một lần vào 15/7 và 15/01 hàng năm. Như vậy còn lại 95 triệu $ của số nợ đài hạn. Bút toán điều chỉnh từ vay dài hạn sang phần ngắn hạn của nợ dài hạn sẽ thực hiện như sau: Nợ 341 Vay đài hạn (Non-cuưenƯ Long Term Debt) 5.000.000 Có 315 Phần ngắn hạn của nợ dài hạn (Current Portion of Long term Debt) 5 .000.000 [...]... nhân viên như Chi phí cơm trưa, Chi phí đồng phục, Chi phí bảo hộ lao động, Chi phí tiền thưởng, Chi phí lương tháng 13 (Xem phần tham khảo ở phần phụ lục “Hệ thống tài khoản kế toán của một công ty hàng tiêu dùng nhanh” ở chương 8 “Hệ thống thông tin kế toán”) (2) Chi phí theo từng phòng ban, phân xưởng như Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý} hành chính, Chi phí sản xuất chung và Chi phí nhân công trực... cấp quản lý và gián tiếp Tóm lược chương (Chapter summary) Nợ ngắn hạn có thể được chia thành hai loại: Nợ biết rõ số tiền và nợ phải ước tính Nợ biết rõ số tiền bao gồm các khoản phải trả, thương phiếu phải trả, chi phí phải trả, các loại thuế phải trả ngoại trừ thuế lợi tức phải trả Nợ ngắn hạn ước tính bao gồm chi phí bảo hành phải trả và chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp phải trả Nợ tiềm tàng... công ty sản xuấí Lý do tại sao các chi phí bảo hiểm bắt buộc (và cả các chi phí gián tiếp khác của người lao động trực tiếp như bảo hộ lao động, phúc lợi khác) của công nhân trực tiếp nhưng lại được ghi vào chi phí sản xuất chung, không ghi vào chi phí nhân công trực tiếp vì như vậy Chi phí nhân công trực tiếp vừa có ý nghĩa chi phí trực tiếp lại vừa cỏ ý nghĩa biến phí, nó biến động theo sự biến động... chi phí nhân công theo nhiều chi u khác nhau: (1) Theo các mục chi phí nhân công như lương gộp, lương ngoài giờ hệ số 1, lương ngoài giờ hê số trội hơn 1 (hoặc chỉ có lương ngoài giờ), Chi phí BHXH, Chi phí BHYT, Chi phí BHTN thuộc trách nhiệm người sử đụng lao động (phần trách nhiệm của người lao động đã phản ảnh trong chi phí lương gộp) ngoài ra còn có các chi phí khác ỉiên hệ đến nhân viên như Chi. .. khoản nghĩa vụ tiền công nhân viên ngắn hạn được đo lường trên một cơ sở không có chi t khấu KỂ TOÁN TÀI CHÍNH Chương 15: Nợ ngăn hạn và chi phí nhân công 439 5 4.1 Ghi nhận và đo lường tiền công nhân viên (Recognition and measurement) Khi một nhân viên cung cấp dịch vụ (phục vụ) cho một doanh nghiệp trong một kỳ kế toán, doanh nghiệp sẽ ghi nhận số tiền công nhân viên không có chi t khấu được ước tính... một khoản chi phí lưcmg nhân viên mà không tách ra riêng biệt theo từng khoản mục phí trong lương, như lương, tiền ỉàm ngoài giờ, tiền thưởng, Trên thực tế, để quản trị công ty tốt, các nhà quản trị cần thông tin hơn nhiều so với quy định của chế độ kế toán KỂ TOÁN TÀI CHÍNH Chương 15: Nợ ngắn hạn và chi phí nhân công 433 Bởi vậy việc ghi chép các chi phí liên quan đến nhân viên tùy thuộc vào việc... số khoản chi phí khác nữa ngoài lương, như bảo hiểm xã hội, bảo hiềm y tế, bảo hiểm thất nghiệp thuộc trách nhiệm người sử dụng lao động, tiền thưởng, tiền đồng phục, bảo hộ lao động, tiền ăn trưa, ăn ca ba và các khoản phúc lợi KẾ TOÁN TÀI CHÍNH Chương 15: Nợ ngắn hạn và chi p h ỉ nhân công 429 fchác kể cả việc chia lãi cho nhân viên dưới hình thức thưởng cổ phiếu Nhân công là một khoản chi phí lớn... KẾ TOÁN TÀI CHỈNH Chương 15: Nợ ngăn hạn và chi phí nhân công 447 3 Khoản nợ nào dưới đây không tạo nên chi phí đối với công ty: C.BHXH d Bảo hành 8 Lãi tiền vay b Thuế doanh thu 4 Giả sử Công ty săm ỉốp xe máy KENDA ước tính rằng chi phí bảo hành sẽ tương đương 1% giá trị săm lốp bán ra Giả sử rằng trong tháng 11 doanh số bán ra là 900.000$ và các phí tồn của công ty về săm lốp và tiền để làm hài... ill: KỂ TOÁN CÁC TÀỈ SẢN KHÔNG PHẢI TỈỀN VÀ NỢ PHẢI TRẢ Bảng CĐKT (Balance Sheet) của HOANAMASA ngày 31/12/2009 sẽ báo cáo như sau: Nọ* ngắn hạn (C urrent liabilities) : Triêu $ Phần ngắn hạn của nợ dài hạn (Current Portion of Long term Debt) 5 Lãi suất phải trả (Interest Payable) (100 X 6% X 6/12) 3 Nự dài hạn (Long term Liabilities) : Vay dài hạn (trừ phần ngắn hạn) (Long term Debt deducted short-term)... phải bảo hành, vì chi phí bảo hành là một phần chi phí để tạo nên doanh thu bán hàng Ở thời điểm bán hàng doanh nghiệp không biết được sản phẩm nào bị hỏng, bị lỗi số tiền chính xác của chi phí bảo hành cũng chưa biết được, do vậy doanh nghiệp phải ước tính chi phí bảo hậnh và mở một tài khoản liên quan ~ Chi phí bảo hành ước tính phải trả ~ - Dâu rằng chi phí bảo hành là một chi phí bất ngờ, nhưng . 15: Nợ ngắn hạn và chi phí nhân công 433 Bởi vậy việc ghi chép các chi phí liên quan đến nhân viên tùy thuộc vào việc quản lý ở mỗi công ty. Các công ty lớn thường quản ỉý các chi phí nhân công. phản ảnh trong chi phí lương gộp) ngoài ra còn có các chi phí khác ỉiên hệ đến nhân viên như Chi phí cơm trưa, Chi phí đồng phục, Chi phí bảo hộ lao động, Chi phí tiền thưởng, Chi phí lương tháng. trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh cho các đối tượng chịu chi phí và phải trả khi chi phí thực tế phát sinh. Các chi phí phải trả gồm: - Chi phí tiền lương nghỉ phép phải trả cho công nhân sản