PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN, PHƯƠNG TIỆN TRUYỀN THÔNG TIN VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA THÔNG TIN tại Công ty bánh kẹo Hải Hà

Quyết định quản trị kinh doanh là hành vi sáng tạo của chủ doanh nghiệp, nhằm đề ra mục tiêu, chương trình và tính chất hoạt động của doanh nghiệp, để giải quyết một vấn đề đã chín muồi

LỜI MỞ ĐẦU

“Ai nắm được thông tin người đó nắm được quyền” Đây là một trong những đặc tínhcủa thông tin và nó thể hiện được sự cần thiết của thông tin trong toàn xã hội nói chung và đặc biệt trong nền kinh tế thị trường nói riêng Muốn đứng vững trên thị trường thì bản thân doanh nghiệp đó phải có thông tin, để từ đó có những quyết định đúng đắn Để làm được điều đó đòi hỏi nhà quản trị doanh nghiệp phải có thông tin

Nó có cả những điều kiện thuận lợi và có cả những khó khăn, thách thức diễn ra, bởi

vì thông tin luôn luôn méo nên cần phải phân

tích kỹ, khoa học trước khi đưa ra quyết định

Quyết định quản trị kinh doanh là hành vi sáng tạo của chủ doanh nghiệp, nhằm đề ra mục tiêu, chương trình và tính chất hoạt động của doanh nghiệp, để giải quyết một vấn đề đã chín muồi trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thống và việc phân tích các thông tin về hiện trạng của hệ thống và môi trường

Do vậy, để có một quyết định đúng, chính xác yêu cầu chủ doanh nghiệp cần phải có thông tin và phân tích thông tin Điều này thể hiện tầm quan trọng của công tác dự đoán, tiếp nhận thông tin và ra quyết định cho công tác quản lý doanh nghiệp là cần thiết đối với mỗi doanh nghiêp nói chung và với Công ty bánh kẹo Hải Hà nói riêng

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THÔNG TIN, DỰ ĐOÁN

THÔNG TIN VÀ RA QUYẾT ĐỊNH

I, CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ THÔNG TIN VÀ DỰ BÁO THÔNG TIN

1.1 Thông tin

1.1.1 Khái niệm thông tin

Thông tin thường được hiểu là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay rộng hơn thông tin bao gồm cả những tri thức về các đối tượng

Hiểu một cách tổng quát thông tin là kết quả phản ánh các đối tượng trong sự tương tác và vận động của chúng

1.1.2 Đơn vị đo lường thông tin

Ta sẽ dùng phương pháp xác suất để đo số lượng thông tin mà người nghiên cứu nhậnđược từ một thông báo, dữ liệu về đối tượng xét theo một phương diện nghiên cứu nào đó

- Độ đa dạng và độ bất định – Đơn vị đo:

Độ đa dạng V của một hệ thống phụ thuộc vào số các trạng thái n của nó: V= f(n) thỏamãn các điều kiện sau:

+ Nếu hệ thống X chỉ có một trạng thái duy nhất(n=1) thì độ đa dạng bằng 0: f(n)=0+ Nếu hệ thống có càn nhiều trạng thái có thể có thì độ đa dạng càng lớn tức là độ đa dạng tăng theo số các trạng thái :f(n) là hàm tăng hay f’(n)>0

+ Nếu hai hệ thống X(X1, X2…Xn) và Y(Y1, Y2…Yn) độc lập với nhau , nếu kết hợp

2 hệ thống này lại thì độ đa dạng của hệ thống mới bằng độ đa dạng của hai hệ thống thành phần

- Để đo độ bất định của hệ thống X ta đưa vào khái niệm entrobi

1.1.3 Thông tin trong quản tr kinh doanh

1.1.3.1 Định nghĩa thông tin trong quản trị kinh doanh: Thông tin là những tin tức mới, được thu nhận, được cảm thụ và dánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó trong quản trị kinh doanh

1.1.3.2 Vai trò của thông tin trong quản tri kinh doanh:

- Thông tin là đối tượng lao động của cán bộ quản trị nói chung và nhà lãnh đạo nói riêng

- Thông tin là công cụ của quản trị kinh doanh

- Thông tin là căn cứ để tiến hành xây dựng chiến lược của doanh nghiệp

- Thông tin là cơ sở để thực hiện hạch toán kinh tế

- Thông tin trực tiếp tác động đến các khâu của quá trình quản trị kinh doanh

1.1.3.3 Phân loại thông tin

 Xét theo mối quan hệ giữa bên trong và bên ngoài doanh nghiệp môi trường gồm:

- Thông tin bên trong: là những thông tin phát sinh bên trong nội bộ của doanh

nghiệp gồm các số liệu về đội ngũ cán bộ, nhân lực, vốn, tài sản thiết bị, nguyên nhiênvật liệu…

- Thông tin bên ngoài: gồm các thông tin trên thị trường như giá cả, chất lượng, chủng loại sản phẩm, sự biến động của tiền tệ, dân cư…

 Xét theo chức năng thông tin gồm:

- Thông tin chỉ đạo:

+ Mang các mệnh lệnh, chỉ thị, chủ trương, nhiệm vụ mục tiêu nền kinh tế đã định+ Có các tác động quy định đến mọi phương hướng hoạt động của đối tượng quản lý

- Thông tin thực hiện: phản ánh toàn diện kết quả thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp

 Xét theo cách truyền thông tin:

- Thông tin có hệ thống: truyền đi theo nội dung và thủ tục đã định trước theo định kỳ

và trong thời hạn nhất định

- Thông tin không có hệ thống: là những thông tin được truyền đi khi có sự kiện đột xuất nảy sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc xảy ra trên thị trường, mang tính chất ngẫu nhiên, tạm thời

 Theo phương pháp thu nhận và xử lý thông tin:

- Thông tin về khoa học kỹ thuật:

+ Làm cơ sở cho việc chế tạo

+ Do các cơ quan khoa học kỹ thuật thu thập

- Thông tin về tình hình kinh tế như giá cả, doanh thu, lãi suất, cung cầu tiền trên thị trường

 Xét theo hướng chuyên động của thông tin

- Thông tin theo chiều ngang

- Thông tin theo chiều dọc

 Xét theo số lần gia công:

- Thông tin ban đầu

- Tính kịp thời và linh hoạt

+ Thời gian là kẻ thù của thông tin, thời gian làm cho thông tin lỗi thời và vô ích+ Tính kịp thời của thông tin được quyết định bởi những điều kiện cụ thể, bởi độ chín muồi của vấn đề

+ Thu thập và xử lý thông tin quá sớm sẽ không có mục đích đích vì vấn đề chưa chínmuồi và sự thay đổi của tình hình diễn ra sau đó làm cho thông tin trở nên vô dụng+ Thu thập và xử lý thông tin quá muộn dẫn đến ra quyết định không kịp thời, làm cho quyết định trở nên kém hiệu quả

+ Mâu thuẫn giữa tính đầy đủ và tính kịp thời được khắc phục bằng cách hoàn thiện

kỹ thuật và công nghệ xử lý thông tin, nâng cao trình độ chuyên môn cho ngời làm công tác thông tin

+ Thông tin cần tiện lợi cho việc sử dụng

- Tính đầy đủ

+ Bảo đảm cung cấp cho chủ thể quản lý những thông tin cần và đủ để ra quyết định

có cơ sở khoa học và tác động có hiệu quả đến đối tượng quản trị

+ Tránh tình trạng thiếu hoặc thừa thông tin

- Tính cô đọng và logic

Thông tin phải có tính nhất quán , tính có luận cứ, không có chi tiết thừa, tính có nghĩa của vấn đề, tính rõ ràng của mục tiêu đạt tới nhờ sử dụng thông tin

1.1.3.5 Bảo đảm thông tin cho các quyết định trong quản trị kinh doanh

 Xác định nhu cầu thông tin trong quản trị kinh doanh

Dịch vụ thông tin phải tổ chức sao cho phù hợp với các cấp quản trị, vì mỗi cấp quản trị đều có phạm vi hoạt động nhất định và chỉ cần những thông tin có liên quan đến quyền hạn và trách nhiệm đã quy định

Trong công tác quản trị kinh doanh, người ta chia người lãnh đạo ra làm 3 cấp:

- Người lãnh đạo cấp cao

- Người lãnh đạo cấp trung

- Người lãnh đạo cấp thấp

Dựa vào chức năng, nhiệm vụ của họ để xác định nhu cầu về thông tin cho phù hợp

 Tổ chức hệ thống thông tin trong kinh doanh

- Sự cần thiết phải tổ chức hệ thống thông tin trong kinh doanh

+ Mở rộng khả năng thu thập thông tin của cơ quan quản trị và người lãnh đạo có thể nhanh chóng đưa ra được quyết định đúng đắn

+ Bảo đảm cho người quản trị nhanh chóng nắm được thông tin chính xác về tình hình hoạt động của thị trường và của đối tượng quản trị, để có thể tăng cường tính linh hoạt trong quản trị sản xuất kinh doanh

+ Tạo điều kiện để thực hiện nguyên tắc hệ thống trong quản trị: tiết kiệm được thời gian và chi phí về thu thập, xử lý thông tin

- Chức năng hệ thống thông tin của doanh nghiệp

- Thu thập thông tin

+ Thu thập thông tin thị trường bằng phương pháp phỏng vấn trực tiếp khách hàng:

→Ưu điểm:

Thu thập thông tin nhanh

Người đi phỏng vấn vẫn nắm được nhu cầu thị hiếu của khách hàng một cách cụ thể

→Nhược điểm:

Không hỏi được nhiều người vì hỏi nhiều sẽ lâu và tốn kém

Rất tùy thuộc vào quan điểm của người đi hỏi

Khó khăn trong công tác tổng hợp vì mỗi nhân viên hỏi một kiểu nên độ đa dạng khi khách hàng trả lời là rất lớn

+ Thu thập thông tin bằng tị trường bằng phương tiện kỹ thuật như điện thoại, Fax hoặc qua mạng máy tính

→Ưu điểm:

Thu thập thông tin nhanh

Tu thập được tất cả những thông tin gần, cả những thông tin từ rất xa

→Nhược điểm:

Sẽ tốn kém chi phí

Độ đa dạng của cách trả lời nên khó tổng hợp

+ Thu thập thông tin bằng các phiếu điều tra tức là các vấn đề cần hỏi khách hàng được thể hiện trên một văn bản và gửi cho khách hàng

→Ưu điểm:

Câu hỏi chuẩn xác

Thuận lợi cho công tác tổng hợp phân tích đánh giá

Có chứng từ lưu trữ sử dụng cho nhiều lần

→Nhược điểm

Tỷ lệ thu hồi ít, theo kinh nghiệm thì cao nhất cũng chỉ đạt 20% số phát ra,, chính

vì vậy để nâng tỷ lệ thu thập ý kiến khách hàng một số hãng dùng phương pháp khuyến khích có thưởng cho ý kiến của khách hàng gửi về sớm và có chất lượng, nhờ cách này mà tỷ lệ thu hòi tăng lên rõ rệt

Thời gian tu hồi thông tin chậm, vì vậy người ta hay dùng cho việc đánh giá thông tin trong việc ra quyết định chiến lược

 Nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin

- Căn cứ vào nhu cầu thông tin của cơ quan quản trị các cấp để xác định cấu trúc của hệ thống thông tin

- Thuận tiện cho việc sử dụng, hệ thống thông tin cần gọn nhẹ, phù hợp với trình

độ của cán bộ quản trị , dịch vụ thông tin cần được tổ chức cho phù hợp với quy chế về quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận quản trị với tác phong củangười lãnh đạo

- Đưa tin vào một lần và sử dụng nhiều lần

- Đảm bảo sự trao đổi qua lại giữa các hệ thống

- Mô hình hóa các quá trình thông tin

- Kết hợp xử lý thông tin: làm cho cán bộ quản trị nói chung và người lãnh đạo nói riêng phải bận tâm về việc xử lý thông tin, dành thời gian tập trung vào cáchoạt động sáng tạo như xây dựng và lựa chọn các phương án quyết định

- Đảm bảo cho sự phát triển liên tục, không ngừng của hệ thống thông tin, phải từng bước hợp lý hóa hệ thống thông tin để có thể đảm bảo thu thập, xử lý và cung cấp cho quản lý những thông tin chính xác và kịp thời

- Cán bộ quản trị và người lãnh đạo phải trực tiếp tham gia vào việc thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin

- Bảo đảm tính hiệu quả của hệ thống thông tin

1.2 Dự báo trong quản trị kinh doanh

1.2.1 Khái niệm

Dự báo đã hình thành từ đầu những năm 60 của thế kỉ 20 Khoa học dự báo với

tư cách một ngành khoa học độc lập có hệ thống lí luận, phương pháp luận và phươngpháp hệ riêng nhằm nâng cao tính hiệu quả của dự báo Người ta thường nhấn mạnhrằng một phương pháp tiếp cận hiệu quả đối với dự báo là phần quan trọng tronghoạch định Khi các nhà quản trị lên kế hoạch, trong hiện tại họ xác định hướng tươnglai cho các hoạt động mà họ sẽ thực hiện Bước đầu tiên trong hoạch định là dự báohay là ước lượng nhu cầu tương lai cho sản phẩm hoặc dịch vụ và các nguồn lực cầnthiết để sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ đó

Như vậy, dự báo là một khoa học và nghệ thuật tiên đoán những sự việc sẽ xảy

ra trong tương lai, trên cơ sở phân tích khoa học về các dữ liệu đã thu thập được Khi tiến hành dự báo ta căn cứ vào việc thu thập xử lý số liệu trong quá khứ và hiệntại để xác định xu hướng vận động của các hiện tượng trong tương lai nhờ vào một số

mô hình toán học

Dự báo có thể là một dự đoán chủ quan hoặc trực giác về tương lai Nhưng đểcho dự báo được chính xác hơn, người ta cố loại trừ những tính chủ quan của người

dự báo

Ngày nay, dự báo là một nhu cầu không thể thiếu được của mọi hoạt động kinh

tế - xác hội, khoa học - kỹ thuật, được tất cả các ngành khoa học quan tâm nghiêncứu

1.2.2 Ý nghĩa và vai trò của phân tích và dự báo trong quá trình ra quyết định kinh doanh

1.2.2.1 Ý nghĩa

- Dùng để dự báo các mức độ tương lai của hiện tượng, qua đó giúp các nhàquản trị doanh nghiệp chủ động trong việc đề ra các kế hoạch và các quyết định cầnthiết phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh, đầu tư, quảng bá, quy mô sản xuất,kênh phân phối sản phẩm, nguồn cung cấp tài chính… và chuẩn bị đầy đủ điều kiện

cơ sở vật chất, kỹ thuật cho sự phát triển trong thời gian tới (kế hoạch cung cấp cácyếu tố đầu vào như: lao động, nguyên vật liệu, tư liệu lao động… cũng như các yếu tốđầu ra dưới dạng sản phẩm vật chất và dịch vụ)

- Trong các doanh nghiệp nếu công tác dự báo được thực hiện một cáchnghiêm túc còn tạo điều kiện nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường

- Dự báo chính xác sẽ giảm bớt mức độ rủi ro cho doanh nghiệp nói riêng vàtoàn bộ nền kinh tế nói chung

- Dự báo chính xác là căn cứ để các nhà hoạch định các chính sách phát triểnkinh tế văn hoá xã hội trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân

- Nhờ có dự báo các chính sách kinh tế, các kế hoạch và chương trình pháttriển kinh tế được xây dựng có cơ sở khoa học và mang lại hiệu quả kinh tế cao

- Nhờ có dự báo thường xuyên và kịp thời, các nhà quản trị doanh nghiệp cókhả năng kịp thời đưa ra những biện pháp điều chỉnh các hoạt động kinh tế của đơn vịmình nhằm thu được hiệu quả sản xuất kinh doanh cao nhất

1.2.2.2 Vai trò

- Dự báo tạo ra lợi thế cạnh tranh

- Công tác dự báo là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của cácdoanh nghiệp, trong từng phòng ban như: phòng Kinh doanh hoặc Marketing, phòngSản xuất hoặc phòng Nhân sự, phòng Kế toán – tài chính

1.2.3 Các loại dự báo

1.2.3.1 Căn cứ vào độ dài thời gian dự báo:

Dự báo có thể phân thành ba loại

- Dự báo dài hạn: Là những dự báo có thời gian dự báo từ 5 năm trở lên Thườngdùng để dự báo những mục tiêu, chiến lược về kinh tế chính trị, khoa học kỹ thuậttrong thời gian dài ở tầm vĩ mô

- Dự báo trung hạn: Là những dự báo có thời gian dự báo từ 3 đến 5 năm Thườngphục vụ cho việc xây dựng những kế hoạch trung hạn về kinh tế văn hoá xã hội… ởtầm vi mô và vĩ mô

- Dự báo ngắn hạn: Là những dự báo có thời gian dự báo dưới 3 năm, loại dự báonày thường dùng để dự báo hoặc lập các kế hoạch kinh tế, văn hoá, xã hội chủ yếu ởtầm vi mô và vĩ mô trong khoảng thời gian ngắn nhằm phục vụ cho công tác chỉ đạokịp thời

Cách phân loại này chỉ mang tính tương đối tuỳ thuộc vào từng loại hiện tượng để quy định khoảng cách thời gian cho phù hợp với loại hiện tượng đó: ví dụ trong dự báo kinh tế, dự báo dài hạn là những dự báo có tầm dự báo trên 5 năm, nhưng trong

dự báo thời tiết, khí tượng học chỉ là một tuần Thang thời gian đối với dự báo kinh tế dài hơn nhiều so với thang thời gian dự báo thời tiết Vì vậy, thang thời gian có thể đobằng những đơn vị thích hợp

( ví dụ: quý, năm đối với dự báo kinh tế và ngày đối với dự báo dự báo thời tiết).1.2.3.2 Dựa vào các phương pháp dự báo:

Dự báo có thể chia thành 3 nhóm

- Dự báo bằng phương pháp chuyên gia: Loại dự báo này được tiến hành trên cơ

sở tổng hợp, xử lý ý kiến của các chuyên gia thông thạo với hiện tượng được nghiêncứu, từ đó có phương pháp xử lý thích hợp đề ra các dự đoán, các dự đoán này đượccân nhắc và đánh giá chủ quan từ các chuyên gia Phương pháp này có ưu thế trongtrường hợp dự đoán những hiện tượng hay quá trình bao quát rộng, phức tạp, chịu sựchi phối của khoa học - kỹ thuật, sự thay đổi của môi trường, thời tiết, chiến tranhtrong khoảng thời gian dài Một cải tiến của phương pháp Delphi – là phương pháp dựbáo dựa trên cơ sở sử dụng một tập hợp những đánh giá của một nhóm chuyên gia.Mỗi chuyên gia được hỏi ý kiến và rồi dự báo của họ được trình bày dưới dạng thống

kê tóm tắt Việc trình bày những ý kiến này được thực hiện một cách gián tiếp ( không

có sự tiếp xúc trực tiếp) để tránh những sự tương tác trong nhóm nhỏ qua đó tạo nên

những sai lệch nhất định trong kết quả dư báo Sau đó người ta yêu cầu các chuyêngia duyệt xét lại những dự báo của họ trên xơ sở tóm tắt tất cả các dự báo có thể cónhững bổ sung thêm

- Dự báo theo phương trình hồi quy: Theo phương pháp này, mức độ cần dự báophải được xây dựng trên cơ sở xây dựng mô hình hồi quy, mô hình này được xâydựng phù hợp với đặc điểm và xu thế phát triển của hiện tượng nghiên cứu Để xâydựng mô hình hồi quy, đòi hỏi phải có tài liệu về hiện tượng cần dự báo và các hiệntượng có liên quan Loại dự báo này thường được sử dụng để dự báo trung hạn và dàihạn ở tầm vĩ mô

- Dự báo dựa vào dãy số thời gian: Là dựa trên cơ sở dãy số thời gian phản ánh sựbiến động của hiện tượng ở những thời gian đã qua để xác định mức độ của hiệntượng trong tương lai

1.2.3.3 Căn cứ vào nội dung (đối tượng dự báo)

Có thể chia dự báo thành: Dự báo khoa học, dự báo kinh tế, dự báo xã hội, dự báo tự nhiên, thiên văn học…

- Dự báo khoa học: Là dự kiến, tiên đoán về những sự kiện, hiện tượng, trạng tháinào đó có thể hay nhất định sẽ xảy ra trong tương lai Theo nghĩa hẹp hơn, đó là sựnghiên cứu khoa học về những triển vọng của một hiện tượng nào đó, chủ yếu lànhững đánh giá số lượng và chỉ ra khoảng thời gian mà trong đó hiện tượng có thểdiễn ra những biến đổi

- Dự báo kinh tế: Là khoa học dự báo các hiện tượng kinh tế trong tương lai Dựbáo kinh tế được coi là giai đoạn trước của công tác xây dựng chiến lược phát triểnkinh tế - xã hội và dự án kế hoạch dài hạn; không đặt ra những nhiệm vụ cụ thể,nhưng chứa đựng những nội dung cần thiết làm căn cứ để xây dựng những nhiệm vụ

đó Dự báo kinh tế bao trùm sự phát triển kinh tế và xã hội của đất nước có tính đến

sự phát triển của tình hình thế giới và các quan hệ quốc tế Thường được thực hiệnchủ yếu theo những hướng sau: dân số, nguồn lao động, việc sử dụng và tái sản xuấtchúng, năng suất lao động; tái sản xuất xã hội trước hết là vốn sản xuất cố định: sựphát triển của cách mạng khoa học – kĩ thuật và công nghệ và khả năng ứng dụng vàokinh tế; mức sống của nhân dân, sự hình thành các nhu cầu phi sản xuất, động thái và

cơ cấu tiêu dung, thu nhập của nhân dân; động thái kinh tế quốc dân và sự chuyểndịch cơ cấu (nhịp độ, tỉ lệ, hiệu quả); sự phát triển các khu vực và ngành kinh tế (khốilượng động thái, cơ cấu, trình độ kĩ thuật , bộ máy, các mối liên hệ liên ngành); phânvùng sản xuất, khai thác tài nguyên thiên nhiên và phát triển các vùng kinh tế trongnước, các mối liên hệ liên vùng; dự báo sự phát triển kinh tế của thế giới kinh tế Cáckết quả dự báo kinh tế cho phép hiểu rõ đặc điểm của các điều kiện kinh tế - xã hội để

đặt chiến lược phát triển kinh tế đúng đắn, xây dựng các chương trình, kế hoạch pháttriển một cách chủ động, đạt hiệu quả cao và vững chắc.

- Dự báo xã hôi: Dự báo xã hội là khoa học nghiên cứu những triển vọng cụ thểcủa một hiện tượng, một sự biến đổi, một qúa trình xã hội, để đưa ra dự báo hay dựđoán về tình hình diễn biến, phát triển của một xã hội

- Dự báo tự nhiên, thiên văn học, loại dự báo này thường bao gồm:

+ Dự báo thời tiết: Thông báo thời tiết dự kiến trong một thời gian nhất định trênmột vùng nhất định Trong dự báo thời tiết có dự báo chung, dự báo khu vực, dự báođịa phương, v.v Về thời gian, có dự báo thời tiết ngắn (1-3 ngày) và dự báo thời tiếtdài (tới một năm)

+ Dự báo thuỷ văn: Là loại dự báo nhằm tính để xác định trước sự phát triển cácqúa trình, hiện tượng thuỷ văn xảy ra ở các sông hồ, dựa trên các tài liệu liên quan tớikhí tượng thuỷ văn Dự báo thuỷ văn dựa trên sự hiểu biết những quy luật phát triểncủa các quá trình, khí tượng thuỷ văn, dự báo sự xuất hiện của hiện tượng hay yếu tốcần quan tâm Căn cứ thời gian dự kiến, dự báo thuỷ văn được chia thành dự báo thuỷvăn hạn ngắn (thời gian không quá 2 ngày), hạn vừa (từ 2 đến 10 ngày); dự báo thuỷvăn mùa (thời gian dự báo vài tháng); cấp báo thuỷ văn: thông tin khẩn cấp về hiệntượng thuỷ văn gây nguy hiểm Theo mục đích dự báo, có các loại: dự báo thuỷ vănphục vụ thi công, phục vụ vận tải, phục vụ phát điện,v.v Theo yếu tố dự báo, có: dựbáo lưu lượng lớn nhất, nhỏ nhất, dự báo lũ, v.v

+ Dự báo địa lý: Là việc nghiên cứu về hướng phát triển của môi trường địa lítrong tương lai, nhằm đề ra trên cơ sở khoa học những giải pháp sử dụng hợp lí và bảo vệmôi trường

+ Dự báo động đất: Là loại dự báo trước địa điểm và thời gian có khả năng xảy rađộng đất Động đất không đột nhiên xảy ra mà là một quá trình tích luỹ lâu dài, có thểhiện ra trước bằng những biến đổi địa chất, những hiện tượng vật lí, những trạng thái sinhhọc bất thường ở động vật,v.v Việc dự báo thực hiện trên cơ sở nghiên cứu bản đồ phânvùng động đất và những dấu hiệu báo trước Cho đến nay, chưa thể dự báo chính xác vềthời gian động đất sẽ xảy ra

1.2.4 Các phương pháp dự báo

1.2.4.1 Phương pháp dự báo định tính

Các phương pháp này dựa trên cơ sở nhận xét của những nhân tố nhân quả, dựatheo doanh số của từng sản phẩm hay dịch vụ riêng biệt và dựa trên những ý kiến về

các khả năng có liên hệ của những nhân tố nhân quả này trong tương lai Nhữngphương pháp này có liên quan đến mức độ phức tạp khác nhau, từ những khảo sát ýkiến được tiến hành một cách khoa học để nhận biết về các sự kiện tương lai Dưới đây

là các dự báo định tính thường dùng:

 Lấy ý kiến của ban điều hành

Phương pháp này được sử dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp Khi tiến hành dựbáo, họ lấy ý kiến của các nhà quản trị cấp cao, những người phụ trách các công việc,các bộ phận quan trọng của doanh nghiệp, và sử dụng các số liệu thống kê về nhữngchỉ tiêu tổng hợp: doanh số, chi phí, lợi nhuận Ngoài ra cần lấy thêm ý kiến của cácchuyên gia về marketing, tài chính, sản xuất, kỹ thuật

Nhược điểm lớn nhất của phương pháp này là có tính chủ quan của các thànhviên và ý kiến của người có chức vụ cao nhất thường chi phối ý kiến của những ngườikhác

 Lấy ý kiến của người bán hàng

Những người bán hàng tiếp xúc thường xuyên với khách hàng, do đó họ hiểu

rõ nhu cầu, thị hiếu của người tiêu dùng Họ có thể dự đoán được lượng hàng tiêu thụtại khu vực mình phụ trách

Tập hợp ý kiến của nhiều người bán hàng tại nhiều khu vực khác nhau, ta cóđược lượng dự báo tổng hợp về nhu cầu đối với loại sản phẩm đang xét

Nhược điểm của phương pháp này là phụ thuộc vào đánh giá chủ quan củangười bán hàng Một số có khuynh hướng lạc quan đánh giá cao lượng hàng bán racủa mình Ngược lại, một số khác lại muốn giảm xuống để dễ đạt định mức

 Phương pháp chuyên gia (Delphi)

Phương pháp này thu thập ý kiến của các chuyên gia trong hoặc ngoài doanhnghiệp theo những mẫu câu hỏi được in sẵn và được thực hiện như sau:

- Mỗi chuyên gia được phát một thư yêu cầu trả lời một số câu hỏi phục vụ choviệc dự báo

- Nhân viên dự báo tập hợp các câu trả lời, sắp xếp chọn lọc và tóm tắt lại các ýkiến của các chuyên gia

- Dựa vào bảng tóm tắt này nhân viên dự báo lại tiếp tục nêu ra các câu hỏi đểcác chuyên gia trả lời tiếp

- Tập hợp các ý kiến mới của các chuyên gia Nếu chưa thỏa mãn thì tiếp tụcquá trình nêu trên cho đến khi đạt yêu cầu dự báo

Ưu điểm của phương pháp này là tránh được các liên hệ cá nhân với nhau,không xảy ra va chạm giữa các chuyên gia và họ không bị ảnh hưởng bởi ý kiến củamột người nào đó có ưu thế trong số người được hỏi ý kiến

 Phương pháp điều tra người tiêu dùng

Phương pháp này sẽ thu thập nguồn thông tin từ đối tượng người tiêu dùng vềnhu cầu hiện tại cũng như tương lai Cuộc điều tra nhu cầu được thực hiện bởi nhữngnhân viên bán hàng hoặc nhân viên nghiên cứu thị trường Họ thu thập ý kiến kháchhàng thông qua phiếu điều tra, phỏng vấn trực tiếp hay điện thoại Cách tiếp cận nàykhông những giúp cho doanh nghiệp về dự báo nhu cầu mà cả trong việc cải tiến thiết

kế sản phẩm Phương pháp này mất nhiều thời gian, việc chuẩn bị phức tạp, khó khăn

và tốn kém, có thể không chính xác trong các câu trả lời của người tiêu dùng

1.2.4.2 Phương pháp dự báo định lượng

Mô hình dự báo định lượng dựa trên số liệu quá khứ, những số liệu này giả sử

có liên quan đến tương lai và có thể tìm thấy được Tất cả các mô hình dự báo theođịnh lượng có thể sử dụng thông qua chuỗi thời gian và các giá trị này được quan sát

đo lường các giai đoạn theo từng chuỗi

- Tính chính xác của dự báo:

Tính chính xác của dự báo đề cập đến độ chênh lệch của dự báo với số liệuthực tế Bởi vì dự báo được hình thành trước khi số liệu thực tế xảy ra, vì vậy tínhchính xác của dự báo chỉ có thể đánh giá sau khi thời gian đã qua đi Nếu dự báo cànggần với số liệu thực tế, ta nói dự báo có độ chính xác cao và lỗi trong dự báo càngthấp

1.2.5 Quy trình dự báo

Quy trình dự báo được chia thành 9 bước Các bước này bắt đầu và kết thúc với sựtrao đổi (communication), hợp tác (cooperation) và cộng tác (collaboration) giữanhững người sử dụng và những người làm dự báo

 Bước 1: Xác định mục tiêu

- Các mục tiêu liên quan đến các quyết định cần đến dự báo phải được nói rõ.Nếu quyết định vẫn không thay đổi bất kể có dự báo hay không thì mọi nỗ lực thựchiện dự báo cũng vô ích

- Nếu người sử dụng và người làm dự báo có cơ hội thảo luận các mục tiêu vàkết quả dự báo sẽ được sử dụng như thế nào, thì kết quả dự báo sẽ có ý nghĩa quantrọng.

 Bước 2: Xác định dự báo cái gì

- Khi các mục tiêu tổng quát đã rõ ta phải xác định chính xác là dự báo cái gì(cần có sự trao đổi)

+ Ví dụ: Chỉ nói dư báo doanh số không thì chưa đủ, mà cần phải hỏi rõ

hơn là: Dự báo doanh thu bán hàng (sales revenue) hay số đơn vịdoanh số (unit sales) Dự báo theo năm, quý, tháng hay tuần

+ Nên dự báo theo đơn vị để tránh những thay đổi của giá cả

 Bước 3: Xác định khía cạnh thời gian

Có 2 loại khía cạnh thời gian cần xem xét:

- Thứ nhất: Độ dài dự báo, cần lưu ý:

+ Đối với dự báo theo năm: từ 1 đến 5 năm

+ Đối với dự báo quý: từ 1 hoặc 2 năm

+ Đối với dự báo tháng: từ 12 đến 18 tháng

- Thứ hai: Người sử dụng và người làm dự báo phải thống nhất tính cấp thiết của

dự báo

 Bước 4: Xem xét dữ liệu

- Dữ liệu cần để dự báo có thể từ 2 nguồn: bên trong và bên ngoài

- Cần phải lưu ý dạng dữ liệu sẵn có ( thời gian, đơn vị tính,…)

- Dữ liệu thường được tổng hợp theo cả biến và thời gian, nhưng tốt nhất là thuthập dữ liệu chưa được tổng hợp

- Cần trao đổi giữa người sử dụng và người làm dự báo

 Bước 5: Lựa chọn mô hình

- Làm sao để quyết định được phương pháp thích hợp nhất cho một tình huống nhất định?

+ Loại và lượng dữ liệu sẵn có

+ Mô hình (bản chất) dữ liệu quá khứ

+ Tính cấp thiết của dự báo

+ Độ dài dự báo

+ Kiến thức chuyên môn của người làm dự báo

 Bước 6: Đánh giá mô hình

- Đối với các phương pháp định tính thì bước này ít phù hợp hơn so vớiphương pháp định lượng

- Đối với các phương pháp định lượng, cần phải đánh giá mức độ phù hợp của

mô hình (trong phạm vi mẫu dữ liệu)

- Đánh giá mức độ chính xác của dự báo (ngoài phạm vi mẫu dữ liệu)

- Nếu mô hình không phù hợp, quay lại bước 5

 Bước 7: Chuẩn bị dự báo

- Nếu có thể nên sử dụng hơn một phương pháp dự báo, và nên là những loạiphương pháp khác nhau (ví dụ mô hình hồi quy và san mũ Holt, thay vì cả 2 mô hìnhhồi quy khác nhau)

- Các phương pháp được chọn nên được sử dụng để chuẩn bị cho một số các

dự báo (ví vụ trường hợp xấu nhất, tốt nhất và có thể nhất)

 Bước 8: Trình bày kết quả dự báo

- Kết quả dự báo phải được trình bày rõ ràng cho ban quản lý sao cho họ hiểucác con số được tính toán như thế nào và chỉ ra sự tin cậy trong kết quả dự báo

- Người dự báo phải có khả năng trao đổi các kết quả dự báo theo ngôn ngữ màcác nhà quản lý hiểu được

- Trình bày cả ở dạng viết và dạng nói

- Bảng biểu phải ngắn gọn, rõ ràng

- Chỉ cần trình bày các quan sát và dự báo gần đây thôi

- Chuỗi dữ liệu dài có thể được trình bày dưới dạng đồ thị (cả giá trị thực và dựbáo)

- Trình bày thuyết trình nên theo cùng hình thức và cùng mức độ với phần trìnhbày viết

 Bước 9: Theo dõi kết quả dự báo

- Lệch giữa giá trị dự báo và giá trị thực phải được thảo luận một cách tích cực,khách quan và cởi mở

- Mục tiêu của việc thảo luận là để hiểu tại sao có các sai số, để xác định độ lớncủa sai số

- Trao đổi và hợp tác giữa người sử dụng và người làm dự báo có vai trò rấtquan trọng trong việc xây dựng và duy trì quy trình dự báo thành công

II, CƠ SỞ LÝ THUYẾT RA QUYẾT ĐỊNH

2.2 Phân loại quyết định

2.2.1 Theo phản ứng của người ra quyết định

- Các quyết định trực giác là các quyết định xuất phát từ trực giác của con người

- Các quyết định lý giải là các quyết định dựa trên sự nghiên cứu và phân tích có

2.2.3 Xét theo tầm quan trọng của quyết định

- Quyết định chiến lược ( ví dụ quyết định xây dựng doanh nghiệp mới và quyết định mua doanh nghiệp khác)

- Quyết định sách lược là để khai thác hết tiềm năng của doanh nghiệp

- Quyết định ác nghiệp là những quyết định dùng để khai thác các quyết định chiến lược

2.2.4 Xét theo thời gian

- Quyết định dài hạn thường từ 5 năm trở lên

- Quyết định trung hạn thường từ 1 đến dưới 5 năm

- Quyết đinh ngắn hạn là những quyết định thực hiện từ 1 tháng, 1 quý hoặc 1 năm

2.3 Các yêu cầu đối với quyết định trong quản trị kinh doanh

Tính khoa học của các quyết định là sự thể hiện cửa những cơ sở, căn cứ, thông tin, nhận thức, kinh nghiệm của nhà quản trị trong việc xử lý, giải quyết những tình huống cụ thể, đòi hỏi có sự can thiệp bằng quyết định của nhà quản trị Ngoài

ra, các quyết định phải tuân thủ đòi hỏi của các quy luật khách quan

2.3.2 Tính tối ưu

Trước mỗi vấn đề đặt ra cho mỗi doanh nghiệp thường có thể xây dựng được nhiều phương án khác nhau nhằm đạt tới mục tiêu Yêu cầu phải đảm bảo tính tối

ưu có nghĩa là phương án quyết định sẽ đưa ra để thực hiện tốt hơn những phương

án quyết định khác và trong trường hợp có thể thì đó phải là phương án quyết địnhtốt nhất

2.3.3 Tính cô đọng dễ hiểu

Dù được biểu hiện dưới hình thức nào các quyết định đều phải ngắn gọn, dễ hiểu,

để một mặt tiết kiệm được thông tin tiện lợi cho việc bảo mật và di chuyển, mặt khác làm cho người thực hiện không thể hiểu sai lệch về mục tiêu, phương tiện và cách thực hiện

2.4 Các căn cứ ra quyết định

- Quyết định phải bám sát mục tiêu chung của doanh nghiệp: muốn làm gì thì cáiđích đặt ra hằng năm hoặc nhiều năm của doanh nghiệp cũng phải trở thành hiện thực

- Quyết định của doanh nghiệp phải tuân thủ theo pháp luật và thông lệ thị trường: chẳng hạn không được vi phạm pháp luật lao động, không thể chà đạp lên nhân phẩm con người

- Quyết định phải được đưa ra trên cơ sở phân tích thực trạng và thực lực của doanh nghiệp: ban quản lý không thể đưa ra quyết định vượt quá mức tiềm năng của doanh nghiệp ( về sức người, sức của, về cả khả năng công nghệ…)

- Quyết định quản trị kinh doanh khi đưa ra còn phải xuất phát từ thực tế của cạnh tranh trên thị trường mà doanh nghiệp là một trong những bên tham dự: rõ ràng doanh nghiệp làm ra những sản phẩm chất lượng thấp , giá thành cao thì khó

có thể tồn tại so với các doanh nghiệp cạnh tranh có chất lượng sản phẩm cao hơn,giá thành thấp hơn

- Quyết định quản tị kinh doanh còn phải được đưa ra dựa trên yếu tố thời cơ và thời gian

2.5 Quá trình ra quyết định

Quá trình ra quyết định bao gồm các bước sau:

- Sơ bộ đề ra nhiệm vụ: Muốn đề ra nhiệm vụ, trước hết cần phải xác định:

Vì sao phải đề ra nhiệm vụ, nhiệm vị đó thuộc loại nào, tính cấp bách của nó, tình huống trong sản xuất- kinh doanh có liên quan đến nhiệm vụ đề ra, khối lượng thông tin cần thiết đã có để đề ra nhiệm vụ, cách thu thập những thông tin còn thiếu

- Chọn tiêu chuẩn đánh giá các phương án: Thực hiện mục đích đề ra cần phải

có tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả

Tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả: sơ lượng và chất lượng, phản ánh đầy đủ kết quả dựtính sẽ đạt