Sổ tay quản lý tài chính

CHỐNG THAM NHŨNG – CHÍNH SÁCH CHỐNG THAM NHŨNG CHUNG CỦA DANIDA Tất cả những người tham gia vào các hoạt động của Chương trình Hỗ trợ ngành Thủy sản Việt Nam giai đoạn II sau đây gọi t

CHƯƠNG TRÌNH

HỖ TRỢ NGÀNH THỦY SẢN GIAI ĐOẠN II

(FSPSII) VIỆT NAM-ĐAN MẠCH

SỔ TAY QUẢN LÝ TÀI CHÍNH VÀ MUA SẮM

01 tháng 12 Năm 2008 Sửa đồi lần thứ hai

MỤC LỤC

1 Giới thiệu 4

2 Dòng luân chuyển vốn viện trợ 6

3 Dự toán ngân sách và Đề nghị rút vốn 8

4 Hệ thống và các thủ tục báo cáo tài chính và hạch toán kế toán 17

5 Quản lý tài sản của Chương trình 28

6 Thanh toán 31

7 Kiểm toán 40

Mẫu 1.1: Đơn xin rút vốn ở cấp Hợp phần /Tỉnh 41

Mẫu 1.2: Tổng hợp đề nghị rút vốn 45

Mẫu 1.3: Xác nhận việc nhận vốn 49

Mẫu 1.4: Bảng đối chiếu vốn thực nhận trong kỳ 50

Mẫu 1.6: Thông báo chuyển vốn 52

Phụ lục 2: Các mẫu sử dụng cho các thủ tục và hệ thống báo cáo tài chính kế toán 53

Mẫu 2.1: Bảng lương 53

Mẫu 2.2: Phiếu chi 54

Mẫu 2.3: Nhật ký Chứng từ 55

Mẫu 2.4: Sổ tài sản 56

Mẫu 2.5: Sổ theo dõi hợp đồng 57

Mẫu 2.6: Đề nghị bổ sung tiền mặt tại quỹ 58

Mẫu 2.7: Phiếu thu 59

Mẫu 2.8: Bảng đối chiếu số dư tài khoản ngân hàng 60

Mẫu 2.9: Đề nghị tạm ứng 61

Mẫu 2.10: Quyết toán tạm ứng 62

Mẫu 2.11: Sổ hóa đơn 63

Mẫu 2.12: Báo cáo biến động thuế GTGT 64

Mẫu 2.13: Báo cáo kiểm soát ngân sách 65

Mẫu 2.14: Báo cáo tài chính 67

Phụ lục 3: Mẫu Quản lý Tài sản của Chương trình 71

Mẫu 3.1: Biên bản kiểm kê tiền mặt và bảng đối chiếu tiền mặt tại quỹ 71 Mẫu 3.2: Báo cáo phân tích tuổi các khoản tạm ứng 72

Phụ lục 4: Bảng tài khoản 73

Hướng dẫn soạn thảo điều khoản tham chiếu 75

Hướng dẫn soạn thảo Mô tả công việc 76

Bảng câu hỏi tiêu chuẩn 77

Phụ lục 5.1.: Hợp đồng ngắn hạn thuê Tư vấn trong nước giữa Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn với Chuyên gia tư vấn trong nước 79

Phụ lục 5.2 Hướng dẫn Thỏa thuận cung cấp dịch vụ giữa Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Hà Nội, Việt Nam với các doanh nghiệp/công ty/đơn vị trong nước 99

Phụ lục 5.3: Hướng dẫn đối với Hợp đồng thuê dịch vụ nhỏ giữa Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Hà Nội, Việt Nam với Doanh nghiệp/Công ty/Tổ chức trong nước – Hướng dẫn dịch vụ nhỏ 151

Phụ lục 6.1: Hướng dẫn của LHQ – EU về Định mức chi phí trong nước cho các chương trình hợp tác phát triển với Việt Nam 160

Những chữ viết tắt

Những chữ viết tắt sử dụng trong tài liệu này được liệt kê theo thứ tự bảng chữ cái như sau:

CoA Danh mục Hệ thống tài khoản kế toan

DARD Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

DF Vụ Tài chính, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

EFD Vụ Tài chính Đối ngoại, Bộ Tài chính Việt nam

FSPS 2 AU Bộ phận kế toán của Chương trình Thuỷ sản 2

NPD Giám đốc Chương trình quốc gia / Vụ Hợp tác Quốc tế

NSC Ban chỉ đạo Chương trình cấp quốc gia

PSC Ban chỉ đạo Chương trình cấp Tỉnh

1 Giới thiệu

1.1 CHỐNG THAM NHŨNG – CHÍNH SÁCH CHỐNG THAM NHŨNG CHUNG CỦA

DANIDA

Tất cả những người tham gia vào các hoạt động của Chương trình Hỗ trợ ngành Thủy sản Việt

Nam giai đoạn II (sau đây gọi tắt là FSPS-II), dù là nhân viên của Bộ NNPTNT hay Sở NNPTNT,

các nhân viên của các đơn vị liên quan, hay các nhân viên hỗ trợ được trả lương từ nguồn vốn của

chương trình FSPS-II, đều có nghĩa vụ thực hiện nghiêm chỉnh việc báo cáo về bất kỳ mối nghi ngờ

nào hoặc những trường hợp cụ thể như:

· Chất lượng hoặc sự phê phán trong các báo cáo kiểm toán

· và các trường hợp khác hoặc những trường hợp sử dụng nguồn vốn sai mục đích chưa đề

Việc báo cáo có thể được thực hiện nặc danh

Những báo cáo này cần có những thông tin sau:

· Nơi xảy ra sự việc

· Thời gian

· Miêu tả sự việc, mức độ của sự việc và diễn biến của sự việc

· Thông tin về các biện pháp đã được thực hiện (báo công an, tiến hành kiểm toán, đình chỉ

công tác, cách chức, sa thải, thay đổi quy trình kiểm soát, v.v )

· Đánh giá trách nhiệm của các bên liên qua đối với sự việc

1.2 Cơ sở soạn thảo

Phiên bản thứ nhất Sổ tay Quản lý Tài chính và Mua sắm cho FSPS II (“Sổ tay”) được soạn thảo

trong tháng 8 – tháng 9 năm 2006 dựa trên các cuộc thảo luận với Đại sứ quán Đan Mạch (“ĐSQ

Đan Mạch” hoặc “Đại sứ quán”) và các bên có liên quan khác trong Chương trình Hỗ trợ ngành Thuỷ sản giai đoạn 2 (“Chương trình” hoặc “FSPS II”), bao gồm Bộ Thủy sản (MOFI), bây giờ là

Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (MARD), Bộ Tài chính (MOF), Bộ Kế hoạch Đầu tư

(MPI), và các đơn vị thực hiện Chương trình

Sổ tay cũng được soạn thảo dựa trên các hướng dẫn sau:

· Hệ thống quản lý tài chính của Việt nam cho các nguồn vốn của Chính phủ

· Hướng dẫn quản lý viện trợ của Danida cho quản lý Chương trình

· Hướng dẫn quản lý tài chính của Danida (phiên bản ngày 13 tháng 5 năm 2004)

· Cẩm nang mua sắm do đại lý mua sắm của Danida ấn hành (phiên bản tháng 5 năm 2007)

· Văn kiện Chương trình FSPSII và văn kiện mô tả các Hợp phần

Sổ tay quản lý Tài chính và Mua sắm (gọi tắt là Sổ tay Tài chính), sẽ được sử dụng cho Chương trình Hỗ trợ ngành Thuỷ sản giai đoạn 2 (FSPS II), liên quan đến các vấn đề tài chính (như hình thức giải ngân mới thông qua Bộ Tài chính) và mua sắm Hệ thống được mô tả trong Sổ tay Tài chính là hệ thống tài chính của Chương trình

Sổ tay Tài chính sẽ được cập nhật hàng năm để đảm bảo sự phù hợp với những quy định pháp luật mới của Việt nam và Hướng dẫn quản lý viện trợ của Danida Với những thay đổi hoặc điều chỉnh nhỏ, Ban chỉ đạo Chương trình quốc gia sẽ được thông báo Những thay đổi lớn phải được Ban chỉ đạo Chương trình quốc gia phê duyệt mới có hiệu lực

Phiên bản thứ nhất của Sổ tay Tài chính được Ban chỉ đạo Chương trình quốc gia phê duyệt trong phiên họp đầu tiên ngày 13 tháng 10 năm 2006 Phiên bản sửa đổi lần thứ nhất vớimột số chỉnh sửa nhỏ có hiệu lực từ ngày 15 tháng 10 năm 2007 và phiên bản sửa đổi lần thứ hai này cũng chỉ gồm một số chỉnh sửa nhỏ có hiệu lực từ ngày 01 tháng 12 năm 2008

2 Dòng luân chuyển vốn viện trợ

Dòng luân chuyển vốn viện trợ đang được thực hiện thông qua hệ thống các ngân hàng thương mại

Vụ Tài chính Đối ngoại thuộc Bộ Tài chính nhận vốn từ Đại sứ quán Đan Mạch và căn cứ trên đơn rút vốn tổng hợp hàng quý, Bộ Tài Chính sẽ chuyển vốn cho Bộ Nông Nghiệp và PTNT cũng như 9

Sở Nông nghiệp và PTNT Bộ Nông Nghiệp và PTNT đang có năm tài khoản tại ngân hàng Standard Chartered Bank ở Hà Nội để phục vụ các hoạt động ở cấp Trung ương Chín tỉnh đối tác của Chương trình, mỗi tỉnh sẽ mở tài khoản riêng của mình tại ngân hàng này hay bất kỳ một ngân hàng thương mại nào khác Khi Bộ NNPTNT và các tỉnh tổ chức các hoạt động chương trình, dù trong phạm vi bộ ngành liên quan hay với các tổ chức bên ngoài, các tỉnh sẽ sử dụng nguồn vốn viện trợ cho các hoạt động này thông qua các tài khoản ngân hàng của đơn vị mình

2.1 Thuyết minh về dòng luân chuyển vốn viện trợ

§ Các Cố vấn và chuyên gia tư vấn Kỹ thuật Quốc tế và khu vực, kể cả dài hạn và ngắn hạn, và kiểm toán sẽ được trả lương trực tiếp từ Chính phủ Đan Mạch Chứng từ về các khoản thanh toán này quy ra đồng DKK sẽ được chuyển cho Bộ NNPTNT và Ban quản lý Chương trình FSPS II và các Hợp phần nhằm thể hiện bức tranh đầy đủ về các khoản giải ngân trong báo cáo tài chính của Chương trình

§ Việc chuyển vốn viện trợ từ ĐSQ Đan Mạch về Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) sẽ được thực hiện bằng Đồng Việt nam

§ Khi tiền đã được chuyển về, Bộ Tài chính sẽ chuyển tiền vào các tài khoản của Bộ NNPTNT

và các tỉnh tại các ngân hàng thương mại trong vòng 3 (ba) ngày làm việc kể từ ngày nhận được đơn đề nghị giải ngân tổng hợp hợp lệ từ Bộ NNPTNT

§ Đối với các đối tác Đan Mạch có trụ sở chính tại Đan Mạch, vốn duyệt cho việc thực hiện các hoạt động sẽ được chuyển trực tiếp từ Đại sứ quán đến tài khoản của đối tác

§ Lãi suất thu được từ tiền gửi tại các ngân hàng phải được hoàn trả lại ĐSQ Đan Mạch cuối mỗi năm tài chính để thực hiện chuyển trả Bộ Tài chính Đan Mạch

§ Phần tiền viện trợ không được sử dụng cho các hoạt động theo ngân sách Chương trình đã được phê duyệt hoặc theo các thỏa thuận khác giữa Ban quản lý Chương trình và Chính phủ Đan Mạch phải được hoàn trả lại cho Chính phủ Đan Mạch Ban chỉ đạo cấp quốc gia Chương trình Thuỷ sản giai đoạn 2 sẽ quyết định việc hoàn trả và thời điểm hoàn trả

§ Khi phát hiện nguồn vốn bị sử dụng sai mục đích, các cơ quan chức năng có liên quan sẽ được yêu cầu tiến hành điều tra Chính phủ Việt nam, trong điều kiện thích hợp, sẽ cùng hợp tác với Chính phủ Đan Mạch để có các biện pháp xử lý với những người tình nghi như tạm thời đình chỉ công tác để không làm ảnh hưởng đến công việc điều tra

§ Trong trường hợp xảy ra thất thoát vốn viện trợ như đã nêu ở trên, Chính phủ Việt nam hoặc Chính phủ Đan Mạch sẽ trả lại phần vốn trên cho Chương trình để đảm bảo các hoạt động theo kế hoạch sẽ không bị ngừng trệ

§ Nguồn vốn của Danida sẽ không được sử dụng để chi trả doo sự chậm trễ trong việc nhận vốn đối ứng hay những chi phí mà Bộ NNPTNT và các tỉnh của chương trình có trách nhiệm thanh toán trong Chương trình

§ Nếu nguồn vốn của Chương trình do Chính phủ Việt nam quản lý bị phát hiện được giải ngân cho các hoạt động bên ngoài các mục tiêu và điều kiện trong:

a Hiệp định giữa hai Chính phủ;

b Văn kiện Chương trình;

c Mô tả Hợp phần;

d Kế hoạch hoạt động và ngân sách được Ban chỉ đạo cấp quốc gia phê duyệt ;

e Định mức chi phí và thang lương đã được cấp có thẩm quyền thông qua;

thì Chính phủ Việt nam sẽ hoàn trả lại nguồn vốn sử dụng không đúng mục đích nêu trên cho Đại

sứ quán Đan Mạch tại Việt nam

§ Các khoản thanh toán cho cán bộ của Chính phủ Việt nam và các cán bộ khác (bao gồm phụ cấp hội họp, v.v ) cho việc tham gia vào quá trình thực hiện Chương trình sẽ do Chính phủ Việt nam chi trả bằng vốn đối ứng của Chính phủ Việt nam Chi phí đi lại và phụ cấp công tác của cán bộ của Chính phủ Việt nam liên quan đến hoạt động của Chương trình sẽ được chi trả

từ nguồn vốn viện trợ của Chương trình theo các định mức chi tiêu đã được thoả thuận Bộ NNPTNT và các tỉnh sẽ chi trả tiền xăng, các chi phí vận hành và bảo trì của xe cộ sử dụng trong các chuyến đi công tác

Theo quyết định của Ban chỉ đạo Quốc gia tại cuộc họp tháng 6 năm 2008 liên quan đến kế hoạch ngân sách và kế hoạch hoạt động năm 2009, tất cả hoạt động được tài trợ bởi FSPSII sẽ phải là một phần trong bản kế hoạch hoạt động của các cục, vụ, đơn vị liên quan thuộc Bộ NN cũng như Sở

NN 9 tỉnh điểm Thủ trưởng các cục, vụ, đơn vị liên quan thuộc Bộ NN và Giám đốc Sở NN sẽ chịu trách nhiệm trực tiếp về kế hoạch, ngân sách và quản lý các hoạt động được tài trợ bởi FSPSII Một quy chế quy định chi tiết trách nhiệm từng đơn vị, cục, vụ và các ban quản lý sẽ được ban hành

Ban chỉ đaọ Quốc gia sẽ phê duyệt kế hoạch ngân sách và hoạt động dựa trên kế hoạch của Bộ Nông nghiệp/Sở Nông nghiệp, trong đó đã phải bao gồm mô tả hoạt động, ngân sách và mục tiêu

Do đó, một bản kế hoạch chi tiết hơn sẽ được lập để phục vụ mục đích theo dõi và quản lý, bản này không cần Ban chỉ đạo Quốc gia phê duyệt

Những thay đổi ngân sách có thể được đề xuất bởi các đối tác Chương trình phía Việt nam, ĐSQ Đan Mạch hoặc qua những đợt đồng đánh giá và rà soát Chương trình (“JPR”) Thẩm quyền phê duyệt những thay đổi về ngân sách được quy định như sau:

Những thay đổi về ngân sách hàng năm có thể được phân thành hai loại như sau:

§ Thay đổi về thời gian, có nghĩa là phân bổ lại ngân sách từ năm này sang năm khác:

ü Nếu thay đổi nhỏ hơn 20% ngân sách gốc đã được duyệt, thì phải thông báo cho Ban chỉ đạo Chương trình cấp quốc gia (NSC)

ü Nếu thay đổi lớn hơn 20% ngân sách gốc đã được duyệt, thì phải được Ban chỉ đạo Chương trình cấp quốc gia (NSC) phê duyệt

§ Thay đổi giữa các dòng ngân sách:

ü Nếu thay đổi nhỏ hơn 20% ngân sách gốc đã được duyệt và số tiền dưới 25.000 DKK, thì phải được Giám đốc Hợp phần hoặc ở tỉnh là Phó giám đốc Sở NNPTNT phê duyệt;

ü Nếu thay đổi lớn hơn 20% ngân sách gốc đã được duyệt hoặc số tiền trên 25.000 DKK

nhưng dướ100.000 DKK, thì phải được Giám đốc Chương trình cấp quốc gia phê duyệt;

ü Nếu thay đổi trên 100.000 DKK, thì phải được Ban chỉ đạo Chương trình cấp quốc gia

phê duyệt Các đơn vị thuộc Bộ Nông nghiệp và Sở Nông nghiệp căn cứ vào kế hoạch hoạt động và ngân sách được duyệt của đơn vị mình xem xét và cho phép điều chuyển ngân sách giữa các loại chi phí cũng như điều chuyển loại chi phí trong cùng một hoạt động đầu ra, nếu việc điều chuyển này thực sự cần thiết để hoạt động đạt được hiệu quả cao hơn Tuy nhiên không được phép điều chuyển ngân sách/hay loại chi phí từ bất kỳ một loại chi phí nào sang loại chi phí cho tham quan học tập/ hội nghị ở nước ngoài hay cả ở trong nước

Nếu có những thay đổi lớn về đầu vào, các hoạt động hoặc đầu ra, thì phải tiến hành đánh giá kỹ thuật nhằm phân tích và đưa ra những khuyến nghị cho đợt đồng đánh giá rà soát Chương trình, hoặc trình lên Ban chỉ đạo quốc gia trong trường hợp khẩn; Ban chỉ đạo quốc gia sẽ đưa ra quyết định chính thức trước khi những thay đổi được phép thực hiện

Trong trường hợp phân bổ lại ngân sách giữa các Hợp phần, các nguyên tắc đặc biệt sẽ được áp dụng và sẽ do ĐSQ Đan Mạch phê duyệt, hoặc trong trường hợp đặc biệt, sẽ do Hội đồng Danida của Đan Mạch tại Copenhagen phê duyệt

Ngân sách ghi trong Hiệp định Chính phủ giữa Đan Mạch và Việt nam về việc viện trợ cho Chương trình được lập bằng Cua ron Đan Mạch (“DKK”), trong khi dòng luân chuyển tiền viện trợ trong nước thực hiện bằng Đồng Việt nam (“VND”)

Những chi phí sau đây chỉ được coi là hợp lệ nếu như được Ban chỉ đạo Chương trình cấp quốc gia phê duyệt bằng văn bản:

§ Việc phân bổ và sử dụng các nguồn viện trợ chưa được phân bổ và các khoản chi phí dự phòng

3.1.2.2: Các chi phí không hợp lệ - nguồn vốn ODA

Những chi phí sau là không hợp lệ đối với Chương trình:

§ Chi phí cho các hoạt động nằm ngoài phạm vi được phê duyệt trong Văn kiện Chương trình/Mô tả hợp phần và/hoặc kế hoạch hoạt động và ngân sách hiện tại được duyệt,hoặc chi phí hoạt động đã được duyệt nhưng vượt quá khung ngân sách được phân bổ ;

§ Các khoản thanh toán cho cán bộ của Chính phủ Việt nam và các nhân viên khác (bao gồm các khoản phụ cấp tham dự họp, v.v ) cho việc tham gia thực hiện Chương trình Các khoản này

sẽ được Chính phủ Việt nam chi trả bằng nguồn vốn đối ứng của Chính phủ Việt nam cho Chương trình Bộ NN&PTNT và các tỉnh dự án sẽ chi trả tiền bảo hiểm, xăng, các chi phí vận hành và bảo trì của việc sử dụng xe cộ trong các chuyến đi công tác từ nguồn vốn đối ứng

§ Chi phí phát sinh cho việc thuê văn phòng, mua sắm đồ đạc cơ bản (là phần đóng góp bằng hiện vật của Chính phủ Việt nam) và các chi phí cho hoạt động văn phòng (ví dụ như cước điện thoại nội hạt, điện nước v.v…) sẽ do Chính phủ Việt nam chi trả;

§ Tham khảo thêm về Hướng dẫn của EU/UN về định mức chi phí ở Phần C về Chi phí đóng góp của phía Việt nam cho Chương trình/Dự án (bản ngày 15 tháng 10 năm 2007, trang 9), theo đó:

“Theo thông lệ và như một yêu cầu tối thiểu, Chính phủ Việt nam sẽ tự chi trả bằng nguồn tài

- Lương và các khoản liên quan cũng như các khoản phụ cấp lương có thể cho các cán

bộ đối tác của Chính phủ và cán bộ Chính phủ biệt phái đến Chương trình/dự án;

- Chi phí văn phòng cho dự án/Chương trình, trong đó có: điện, nước, các thiết bị và đồ đạc có thể mua tại địa phương, bao gồm cả việc bảo dưỡng và sửa chữa, và văn phòng phẩm;

- Tiền điện thoại/fax trong nước của dự án/Chương trình;

- Tiền photocopy;

- Tiền vận hành và bảo dưỡng xe cộ của dự án;

- Tiền chi trả cho việc sử dụng các cơ sở vật chất của nhà nước cho các cuộc họp, đào tạo, hội thảo, v.v …

- Tiền tiếp khách;

- Tiền cho các cuộc họp thông thường, thường xuyên của dự án

Do đó, những chi phí trên đây thường sẽ không được bất kỳ tổ chức nào của Liên Hợp Quốc hay quốc gia thành viên EU và/hoặc Phái đoàn EC chi trả Đối với những dự án/Chương trình

cụ thể, việc đóng góp của các bên sẽ được xác định rõ trong các hiệp định của Chính phủ và các văn kiện của Chương trình/dự án.”

§ Chi tiêu cho mục đích cá nhân

3.1.2.3 Chi phí không hợp lệ - Nguồn vốn đối ứng

Nguồn vốn đối ứng từ phía Việt nam không thể dùng cho các hoạt động đã được bên DANIDA đóng góp cho Chương trình

3.1.3 Lập Ngân Sách ở cấp Trung ương và cấp Tỉnh theo Hợp phần

Ban quản lý các Hợp phần nằm trong Bộ NNPTNT và các tỉnh sẽ tổng hợp ngân sách hàng năm và hàng quý cho mỗi hợp phần dựa trên kế hoạch hoạt động cả năm và từng quý Kế hoạch hoạt động

và ngân sách này sẽ dựa trên kế hoạch hoạt động và ngân sách tổng thể của Bộ Nông nghiệp/ Sở Nông nghiệp, cũng như kế hoạch chi tiết hàng năm của các đơn vị, cục, vụ liên quan Ngân sách bao gồm chi phí của các nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ Ban quản lý các Hợp phần và các tỉnh liên hệ với các tổ chức này để thu thập các thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho công việc lập

dự toán ngân sách Giá cả các hàng hoá và dịch vụ, trong ngân sách hoạt động đã phải bao gồm

cả thuế theo quy định (như thuế giá trị gia tăng)

Theo quy định tại phần 3.1.1,thì kế hoạch hoạt động và ngân sách hàng năm, hàng quý sẽ dưa trên

kế hoạch của các cục, vụ, đơn vị liên quan trong Bộ NN/Sở NN và được tổng hợp theo đầu ra của từng hợp phần,

Kế hoạchnày phải gửi cho Giám đốc Chương trình cấp quốc gia để tổng hợp trước khi trình Ban chỉ đạo quốc gia

Bản dự thảo ngân sách và kế hoạch công tác cho năm tiếp theo phải trình lên Ban chỉ đạo quốc gia

để xin phê duyệt Giám đốc Chương trình quốc gia sẽ thông báo cho các bên hữu quan thời hạn trình báo cáo để có thể cập nhật các hoạt động của Chương trình FSPS II vào kế hoạch hoạt động

và ngân sách của Bộ NNPTNT Báo cáo phải được nộp trước ít nhất 10 (mười) ngày làm việc so với ngày dự kiến họp Ban chỉ đạo quốc gia

Một bản sao Ngân sách quý và Ngân sách năm đã được phê duyệt của mỗi Hợp phần và các tỉnh sẽ được gửi lại cho Bộ NNPTNT, Ban quản lý Chương trình và các Hợp phần, và các tỉnh trong vòng

10 (mười) ngày làm việc kể từ ngày họp Ban chỉ đạo quốc gia

Ban quản lý Hợp phần và các tỉnh phải cập nhật/điều chỉnh ngân sách ít nhất một lần một năm (thông thường vào ngày mồng 1 tháng 7) và đệ trình lên Ban chỉ đạo quốc gia để phê duyệt trong vòng 1 tháng

3.1.4 Lập ngân sách tổng thể cho Chương trình

Giám đốc Chương trình quốc gia/Vụ Hợp tác Quốc tế (Bộ NNPTNT) sẽ chịu trách nhiệm trình Ban chỉ đạo Chương trình quốc gia để phê duyệt ngân sách hàng quý và hàng năm của FSPS-II , theo đúng các thủ tục và tiến trình lập và xét duyệt đã được trình bày trên đây cho Hợp phần (Mục 3.1.3)

Dựa trên toàn bộ ngân sách đã được điều chỉnh hoặc phê duyệt, Vụ Tài Chính (Bộ NNPTNT) với

sự hỗ trợ của Bộ phận kế toán FSPS II, sẽ tổng hợp ngân sách quý và ngân sách năm cho toàn bộ Chương trình để Ban chỉ đạo Chương trình cấp quốc gia phê duyệt Ngân sách được duyệt của Chương trình sẽ được trình lên Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) để báo cáo trước khi kết thúc năm dương lịch

Bản Ngân sách quý và năm do Ban chỉ đạo quốc gia phê duyệt này được coi là cơ sở cho việc lập Đơn xin rút vốn của Ban quản lý Hợp phần và các tỉnh và cho quá trình xử lý số liệu sau này của

Vụ Tài Chính, Bộ NNPTNT

3.2 Kiểm soát ngân sách

Hàng quý, việc so sánh giữa ngân sách với số liệu thực tế phải được thực hiện ở cấp trung ương và cấp tỉnh theo từng Hợp phần Các chênh lệch lớn đối với từng Hợp phần/tỉnh (vượt quá 100.000 DKK) phải được giải thích bằng văn bản

Bản phân tích các khoản chênh lệch sẽ là một phần của các báo cáo hàng quý của Hợp phần/Tỉnh trình lên cho Giám đốc Chương trình quốc gia, người có trách nhiệm chung đối với toàn bộ chương trình Tuy nhiên, trưởng bộ phận kế toán của Chương trình Thuỷ sản 2 có nhiệm vụ chuẩn bị một bản phân tích tổng hợp các chênh lệch ngân sách cho toàn bộ Chương trình kèm theo giải thích chi tiết trình cho Giám đốc Chương trình quốc gia trước khi trình cho Ban Chỉ Đạo Chương trình quốc gia, ĐSQ Đan Mạch, và Bộ Tài chính như một phần của các báo cáo tổng hợp hàng quý của Chương trình

Tương tự như vậy, việc so sánh ngân sách với số liệu thực tế cho mỗi hoạt động đầu ra của từng hợp phần và tỉnh cũng như bản so sánh tổng hợp cho cả chương trình phải được thực hiện như là một phần của báo cáo tiến độ và báo cáo tài chính 6 tháng và cả năm theo thời gian từ đầu Chương trình đến thời điểm báo cáo và từ đầu năm đến thời điểm báo cáo Những báo cáo tài chính này sẽ cho biết chi phí thực tế so với kế hoạch như thế nào và báo cáo này kèm theo phần giải trình bằng văn bản được coi là một phụ lục của Báo cáo tiến độ nửa năm/cả năm

Chuyển tiền cho các Hợp phần/Tỉnh dự án

ĐSQ Đan Mạch

Chuyển tiền cho BTC

Chứng từ chuyển tiền

Giấy Xác nhận việc nhận tiền

Dòng chuyển tiền

Dòng xác nhận việc nhận tiền

Đơn xin rút vốn tổng hợp

Thông báo đã chuyển tiền (VND/DKK)

Dòng đề nghị chuyển

tiền

* Gửi bản sao cho ĐSQ Đan Mạch

Vụ TC

3.3.2 Tại Bộ NNPTNT/ Các tỉnh

trách nhiệm

3.3.2.1 Đơn xin rút vốn được lập theo từng quý, đệ trình cho Giám Đốc

Chương trình và chuyển cho Vụ Tài Chính vào các ngày:

· 15 tháng 1 cho quý 1

· 15 tháng 4 cho quý 2

· 15 tháng 7 cho quý 3

· 15 tháng 10 cho quý 4 (Phụ lục 1 - Mẫu 1.1)

Đơn xin rút vốn phải kèm theo bộ báo cáo tài chính quý (xem chi tiết tại 4.6.1)

Số tiền đề nghị cho quý được xác định như sau:

Chi phí cho các hoạt động của quý trước còn đang tiếp diễn

Các khoản chi trực tiếp cho tư vấn khu vực và quốc tế, được chi trả

từ Đại sứ quán Đan Mạch hoặc Bộ Ngoại giao Đan Mạch sẽ được trừ

ra khỏi đơn rút vốn quý

Đơn xin rút vốn phải được Giám đốc Hợp phần hay Phó Giám đốc Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn ký phê duyệt

Nếu Hợp phần không có nhu cầu cấp vốn, thì Hợp phần vẫn phải đệ trình một đề nghị với số tiền cần chuyển bằng “không”

Định kỳ gửi đơn xin rút vốn: Hàng quý

Cấp Trung Ương: Giám đốc Hợp phần

Cấp tỉnh: Phó Giám đốc Sở Nông nghiệp

và PTNT

3.3.2.2 Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được vốn yêu cầu, BQL

Hợp phần/Tỉnh sẽ gửi một Giấy Xác nhận việc nhận vốn viện trợ cho

Bộ Tài chính (Vụ Tài chính đối ngoại) và một bản sao cho ĐSQ Đan Mạch (Phụ lục 1 - Mẫu 1.3)

Giấy Xác nhận việc nhận vốn phải được Kế toán và Giám đốc Hợp phần hay Phó Giám đốc Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn ký phê duyệt

Định kỳ gửi giấy xác nhận việc nhận vốn: Sau kKhi nhận được tiền viện trợ

Cấp Trung Ương: Bộ phận

Kế toán và Giám đốc Hợp phần

Cấp tỉnh: Kế toán và Phó Giám đốc Sở Nông nghiệp

và PTNT

3.3.2.3 BQL Hợp phần/Tỉnh dự án gửi bộ Báo cáo quý và Đơn xin rút vốn Cấp Trung

trách nhiệm

Chương trình quốc gia/Vụ Hợp tác Quốc tế

Định kỳ gửi báo cáo quý và đơn xin rút vốn: Hàng quý

Kế toán và Giám đốc Hợp phần,

Cấp tỉnh: Kế toán và Phó Giám đốc Sở Nông nghiệp

và PTNT

3.3.3 Giám đốc Chương trình quốc gia/Vụ Hợp tác quốc tế

trách nhiệm

3.3.3.1 Giám Đốc Chương trình tập hợp các Đơn xin rút vốn từ các Hợp

phần/Tỉnh Vụ Kế hoạch Tài Chính đối chiếu số tiền đề nghị chuyển với số ngân sách còn lại và kế hoạch hoạt động Bất kỳ sai lệch hoặc thâm hụt ngân sách nào đều phải được thông báo ngay cho Hợp phần/Tỉnh có liên quan trong vòng 3 ngày làm việc để giải quyết kịp thời

Giám Đốc Chương trình tổng hợp toàn bộ các Đơn xin rút vốn thành một bản Đơn xin rút vốn tổng hợp (Phụ lục 1 - Mẫu 1.2) để đệ trình lên Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại)

Đơn xin rút vốn tổng hợp phải trình bày cụ thể số tiền đề nghị chuyển cho từng Hợp phần/Tỉnh một cách rõ ràng Đơn xin rút vốn tổng hợp này phải được Vụ trưởng Vụ Kế hoạch Tài Chính và Giám Đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế ký phê duyệt

Định kỳthực hiện: Hàng quý

Bộ phận kế toán của FSPS

2 và Giám đốc Chương trình

3.3.3.2 Giám Đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế đệ trình Đơn xin rút

vốn Tổng hợp cùng với các Đơn xin rút vốn của các Hợp phần lên

Bộ Tài chính (Vụ Tài chính đối ngoại) và gửi một bản sao cho ĐSQ Đan Mạch vào các ngày:

- 15 tháng 1 cho quý 1

- 15 tháng 4 cho quý 2

- 15 tháng 7 cho quý 3

- 15 tháng 10 cho quý 4 Đơn xin rút vốn tổng hợp sẽ phải kèm theo tổng hợp báo cáo quý (xem chi tiết phần 4.6.1)

Trong trường hợp có sự chậm trễ của một hoặc nhiều Hợp phần/Tỉnh trong việc đệ trình Đơn xin rút vốn lên Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế, Giám đốc Chương trình thông qua Vụ Kế

Bộ phận kế toán và Giám đốc Chương trình

STT Thủ tục Người chịu

trách nhiệm

hoạch Tài Chính vẫn có thể đề nghị BTC chuyển tiền cho các Hợp phần/Tỉnh khác như bình thường Giám đốc Chương trình cần thông báo cho Giám đốc Hợp phần có liên quan về các Đơn xin rút vốn

đệ trình muộn

3.3.4 Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại)

trách nhiệm

3.3.4.1 Hàng quý, BTC nhận một đợt chuyển vốn viện trợ từ ĐSQ Đan

Mạch Khi nhận được vốn viện trợ, BTC sẽ gửi một bản Xác nhận việc nhận vốn (Phụ lục 1 - Mẫu 1.5) cho ĐSQ Đan Mạch bằng fax

Xác nhận việc nhận vốn phải do Kế toán và Vụ trưởng Vụ Tài chính Đối ngoại ký phê duyệt

Định kỳ thực hiện: Hàng quý

Kế toán ở Bộ

TC và Vụ Trưởng Vụ Tài chính Đối ngoại

3.3.4.2 BTC giải ngân dựa trên Đơn xin rút vốn Tổng hợp sau khi kiểm tra

những vấn đề sau:

§ Bản Đơn xin rút vốn Tổng hợp đã được Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế và Vụ trưởng Vụ Tài chính Bộ NNPTNT ký phê duyệt

§ Các Đơn xin rút vốn của từng Hợp phần/tỉnh đã được Giám đốc Hợp phần/Phó Giám đốc Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn ký phê duyệt

§ Bản đối chiếu vốn của quý trước của từng Hợp phần/tỉnh được Giám đốc Hợp phần/Phó Giám đốc Sở Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn tương ứng phê duyệt

§ Báo cáo tổng hợp từ quý trước

Tất cả các sai lệch phải được thông báo cho Giám đốc Chương trình quốc gia/Vụ Hợp tác Quốc tế để giải quyết trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị

Các bản sao chứng từ chuyển tiền phải gửi cho Giám đốc Chương trình quốc gia/Vụ Hợp tác Quốc tế và ĐSQ Đan Mạch để theo dõi

Các chứng từ chuyển tiền cũng được gửi đến các Hợp phần/Tỉnh có liên quan

Định kỳ thực hiện: Hàng quý

Vụ trưởng Vụ Tài chính Đối ngoại

3.3.5 ĐSQ Đan Mạch

3.3.5.1 ĐSQ Đan Mạch chuyển vốn của quý tiếp theo vào tài khoản của Bộ

Tài chính mở tại ngân hàng Thương mại đã được xác định sau khi nhận được đơn rút vốn đã được phê duyệt từ Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế

ĐSQ Đan Mạch sẽ gửi bản sao của chứng từ chuyển tiền cho BTC để theo dõi

Định kỳ thực hiện: Hàng quý

ĐSQ Đan Mạch

4 Hệ thống và các thủ tục báo cáo tài chính và hạch toán kế toán

4.1 Bộ phận kế toán

Mỗi Hợp phần và mỗi tỉnh cần một nhân viên kế toán phụ trách công việc kế toán Bộ phận kế toán ở cấp trung ương (Bộ phận kế toán của FSPS 2 ) được thành lập để hỗ trợ Ban quản lý các Hợp phần/Tỉnh đối với các vấn đề về tài chính, kế toán Bộ phận kế toán của FSPS 2 hiện bao gồm

1 trưởng phòng và 3 kế toán Mỗi Hợp phần do Bộ NNPTNT thực hiện sẽ phải có một thủ quỹ do

Bộ NNPTNT trả lương Số lượng kế toán và thủ quỹ sẽ được đánh giá cho phù hợp với khối lượng công việc của đơn vị Nếu cần thiết sẽ có điều chỉnh nhân lực Trưởng phòng kế toán FSPS 2 sẽ chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp cho Vụ Tài chính và thường xuyên báo cáo Giám đốc Chương trình quốc gia về tiến độ công việc Đại sứ quán Đan Mạch sẽ chịu trách nhiệm trả lương cho trưởng bộ phận kế toán FSPS 2 cho 2 năm đầu – những năm tiếp sau Bộ NNPTNT sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ về công việc cũng như trả lương cho Trưởng bộ phận kế toán

Trưởng bộ phận kế toán của Chương trình Thuỷ sản 2 sẽ Hỗ trợ giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế trong việc tổng hợp kế toán tài chính và ngân sách từ các Ban quản lý Hợp phần và tỉnh Phải thiết lập quan hệ hợp tác chặt chẽ giữa Bộ phận kế toán của FSPS 2 với Văn phòng Bộ NNPTNT và các đơn vị kế toán liên quan của Bộ để đảm bảo duy trì các hoạt động một cách bền vững và chắc chắn cho đến khi kết thúc Chương trình

Chi phí mua sắm phần mềm này được thanh toán từ Ngân sách của Chương trình

4.3 Các chính sách kế toán chủ yếu

4.3.1 Cơ sở hạch toán kế toán

Chương trình sử dụng cơ sở kế toán thực thu thực chi như sau:

§ Thu nhập được ghi nhận khi thực nhận chứ không phải khi phát sinh;

§ Chi phí được ghi nhận khi thực trả chứ không phải khi phát sinh, ngoại trừ:

ü Các chi phí lương; và

ü Các chi phí hành chính cố định và thường xuyên như thuê văn phòng, điện, nước, điện thoại, v.v

Các loại chi phí này được ghi nhận khi phát sinh;

§ Các khoản tạm ứng cho nhân viên được ghi nhận là chi phí khi quyết toán;

§ Lãi tiền gửi nhận được không được ghi nhận là thu nhập mà là một khoản phải trả Toàn bộ tiền lãi thu được phải hạch toán vào một tài khoản riêng và hoàn trả ngay cho ĐSQ Đan Mạch vào cuối mỗi năm tài chính

4.3.2 Ngôn ngữ

Thông tin liên lạc về các vấn đề tài chính giữa Bộ NNPTNT, 9 tỉnh , Đại sứ quán Đan Mạch và

Đồng tiền hạch toán của Chương trình là Đồng Việt nam (“VND”)

4.3.3.3 Đồng tiền sử dụng để trình bày ở các báo cáo

Đồng tiền sử dụng để trình bày ở các báo cáo của Chương trình là VND và DKK

4.3.3.4 Các chính sách quy đổi tiền tệ

Các khoản mục tài sản và công nợ tiền tệ có gốc bằng các loại tiền tệ không phải là VND được quy đổi ra VND theo tỷ giá công bố tại ngày kết thúc kỳ kế toán Các giao dịch bằng các loại tiền tệ không phải là VND phát sinh trong kỳ/năm được qui đổi ra VND theo tỷ giá của ngày phát sinh giao dịch hoặc xấp xỉ tỷ giá tại ngày phát sinh giao dịch

Một số giao dịch thông thường được ghi nhận như sau:

§ Tiền viện trợ chuyển từ Chính phủ Đan Mạch cho BTC

Tiền viện trợ chuyển từ Chính phủ Đan Mạch cho BTC được thực hiện (và được hạch toán) bằng VND theo tỷ giá của ĐSQ tại ngày chuyển tiền

§ Các khoản thanh toán trực tiếp do Chính phủ Đan Mạch thực hiện

Các giao dịch mà Chính phủ Đan Mạch thực hiện hộ Chương trình bằng các loại tiền tệ không phải là VND, được quy đổi ra VND theo tỷ giá do ĐSQ quy định

§ Chi tiêu trong nước

Chi tiêu trong nước như công tác phí, phụ cấp sinh hoạt hàng ngày, chi phí đi lại và chi phí thuê tư vấn, chỉ được thanh toán bằng đồng Việt Nam Tất cả các hợp đồng trong nước phải

ký bằng đồng Việt Nam kể cả định mức áp dụng bằng ngoại tệ thì cũng phải quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá liên ngân hàng ngày giao dịch hoặc xấp xỉ tỷ giá tại ngày giao dịch

4.3.4 Trình bày các báo cáo tài chính

4.3.4.1 Năm tài chính và các số liệu lũy kế

Năm tài chính bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc ngày 31 tháng 12, ngoại trừ năm đầu tiên, khi

đó ngày bắt đầu là ngày bắt đầu Chương trình, và năm cuối cùng, khi đó ngày kết thúc là ngày kết thúc Chương trình

Thu nhập và chi tiêu trong năm và thu nhập và chi tiêu lũy kế phải được trình bày trong các báo cáo tài chính theo cả 2 nguồn Danida và đối ứng

4.3.4.2 Báo cáo tài chính

Các ban quản lý Hợp phần/Tỉnh phải lập các báo cáo tài chính của đơn vị mình bao gồm: (1) Báo cáo thu nhập và chi tiêu; (2) Báo cáo các số dư quỹ; và (3) Thuyết minh cho các báo cáo tài chính theo từng hợp phần cũng như báo cáo chi tiêu so với ngân sách từ đầu dự án đến ngày báo cáo và từ đầu năm đến ngày báo cáo cho cả 2 nguồn Danida và đối ứng để kèm theo báo cáo tiền độ và báo cáo tài chính 6 tháng và cả năm

Giám đốc Chương trình với sự hỗ trợ của Trưởng phòng kế toán của FSPS 2 sẽ chịu trách nhiệm chuẩn bị báo cáo tài chính tổng hợp cho toàn bộ Chương trình bao gồm các dòng ngân sách khác như nguồn vốn cho các hoạt động ở cấp chương trình và đối ứng

4.4 Hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán (“HTTK”) cần được lập dựa trên Hệ thống kế toán Việt nam áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, do Bộ Tài chính ban hành theo Quyết định số 19/2006/QD-BTC, ngày 30 tháng 3 năm 2006

Tuy nhiên HTTK này được chỉnh sửa, mở rộng thêm để phản ánh các dòng ngân sách được sử dụng trong Chương trình Tất cả các thay đổi trong HTTK phải được Vụ Tài Chính/Bộ NNPTNT xem xét và phê duyệt

Xem Phụ lục 4 về Danh mục Hệ thống tài khoản kế toán của FSPS-II

4.5 Các thủ tục kế toán

Thông thường, việc tổng hợp kế toán cho tất cả các Hợp phần trung ương và các tỉnh điểm được thực hiện bởi Bộ phận kế toán của FSPS 2 dưới sự giám sát chung của Vụ Tài chính và Ban quản lý chương trình Tuy nhiên, Bộ phận kế toán của FSPS 2 vẫn nên duy trì hệ thống sổ sách đầy đủ để

có thể chuẩn bị được báo cáo tài chính theo từng Hợp phần riêng rẽ Tại cấp tỉnh, Phòng Tài Chính của Sở sẽ chịu trách nhiệm cho công tác kế toán cũng như báo cáo cho Ban quản lý Chương trình khi có yêu cầu

4.5.1 Thu nhập

4.5.1.1 Nguồn tiền viện trợ

§ Các khoản chuyển tiền cho Chương trình

ü Khi nhận được giấy báo của ngân hàng thông báo đã nhận được tiền từ ĐSQ Đan Mạch, kế toán của BTC ghi sổ tiền gửi ngân hàng Kế toán viên lập một bản Xác nhận đã nhận được tiền để cho Vụ trưởng Vụ Tài chính đối ngoại ký phê duyệt và gửi cho ĐSQ Đan Mạch (Tham khảo Mục 3.3.4.1 );

ü Khi nhận được giấy báo của ngân hàng thông báo đã nhận được tiền từ BTC, Bộ phận kế toán của FSPS 2 và Tỉnh ghi sổ tiền mặt và các tài khoản liên quan như “Tiền gửi ngân hàng” và “Nguồn vốn viện trợ” Sau đó phải lập một bản Giấy xác nhận việc nhận vốn có chữ ký của một kế toán viên của FSPS 2 và Giám đốc Hợp phần hoặc Phó Giám đốc Sở NNPTNT để gửi cho Giám đốc Chương trình quốc gia/Vụ Hợp tac Quốc tế và BTC (Tham khảo Mục 3.3.2.2);

§ Các khoản thanh toán trực tiếp cho các nhà thầu

ü Tiền viện trợ có thể được giải ngân thông qua hình thức mà Chính phủ Đan Mạch thay mặt Chương trình thanh toán trực tiếp cho các chuyên gia tư vấn quốc tế và khu vực, cả ngắn hạn và dài hạn, các cá nhân hoặc các công ty ĐSQ Đan Mạch sẽ gửi bản sao hợp đồng cho các hợp phần liên quan, Khi phát sinh chi phí, kế toán ghi có tài khoản nguồn vốn viện trợ từ ĐSQ Đan Mạch và ghi nợ các tài khoản chi phí liên quan của các Hợp phần/Tỉnh 4.5.1.2 Lãi tiền gửi ngân hàng

Đây là lãi tiền gửi tại tài khoản ngân hàng Khi nhận được giấy báo có của ngân hàng, kế toán ghi

sổ tiền gửi ngân hàng và các tài khoản liên quan như “Tiền gửi ngân hàng” và “Phải trả ĐSQ Đan Mạch” Như đã đề cập trong Mục 4.3.1, lãi tiền gửi không được ghi nhận là thu nhập của Hợp phần

và phải ghi có cho tài khoản phải trả ĐSQ Đan Mạch

4.5.1.3 Thu nhập khác

Thu nhập khác được ghi nhận trên cơ sở thực nhận Khi nhận được giấy báo có ngân hàng/phiếu thu hợp lệ, kế toán ghi sổ tiền gửi ngân hàng/sổ tiền mặt và các tài khoản liên quan như “Tiền gửi ngân hàng”/“Tiền mặt” và “Thu nhập khác” Các khoản thu khác có giá trị lớn cần được diễn giải sao cho ban quản lý cũng như các đối tượng khác (ví dụ: kiểm toán độc lập) có thể hiểu được nội dung của những khoản đó

4.5.2 Chi tiêu

4.5.2.1 Các thủ tục kế toán chung

§ Tất cả các khoản chi tiêu phải gắn liền với mục đích cũng như các hoạt động của Chương trình (Xem Mục 3.1.2)

§ Tất cả các khoản chi tiêu phải được phê duyệt đầy đủ Ban quản lý Chương trình phải xem xét:

ü Sự cần thiết của khoản chi tiêu đó (liệu các khoản chi tiêu đó có phục vụ cho mục tiêu của Chương trình hay không);

ü Tính hợp lý của khoản chi tiêu;

ü Khoản chi tiêu có trong phạm vi dự toán ngân sách hay không; và

ü Khoản chi tiêu được chứng minh bằng các chứng từ hợp lý, hợp lệ không

§ Chi tiêu phải được hạch toán đúng theo các mã tiểu khoản phản ánh các dòng ngân sách và hoạt động của Chương trình Không được phân loại lại các mã tiểu khoản trừ khi việc đó là hợp

lý và được phê duyệt (Xem Mục 3.1.1)

§ Toàn bộ chi tiêu thực tế của Chương trình không được vượt quá tổng số vốn tài trợ quy định trong Văn kiện Chương trình Tổng chi tiêu thực tế đối với mỗi dòng ngân sách không được vượt quá số dự toán trừ khi việc đó hợp lý và được phê duyệt (Xem Mục 3.1.1)

§ Tất cả các khoản chi tiêu phải được chứng minh bằng các hồ sơ chứng từ hợp lệ Chứng từ phải phù hợp với nội dung của khoản chi tiêu, bao gồm phiếu thu, hóa đơn, hợp đồng v.v Bộ NNPTNT và các tỉnh phải tuân thủ các quy định trong nước về việc sử dụng hóa đơn tài chính hợp lệ cho việc mua sắm các hàng hóa và dịch vụ

4.5.2.2 Định mức chi tiêu

4.5.2.3 Hướng dẫn của Liên Hợp Quốc - EU về chi phí địa phương cho các Chương trình hợp tác phát

triển với Việt nam đã được các nhà tài trợ thông qua và có hiệu lực từ ngày 15 tháng 10 năm 2007 và bản sửa đổi mới nhất là bản điều chỉnh phụ lục 2 và phụ lục 3 có hiệu lực từ 01/05/2008 được áp dụng, cho đến khi có thông báo tiếp theo, xem phụ lục 6.1 Bản định mức chi tiêu cập nhật mới nhất được đăng tải trên trang web của Đại sứ quán Đan Mạch, địa chỉ: ‘www.ambhanoi.um.dk’ under “Development Policy” and “Danida Guidelines” - link:

http://www.ambhanoi.um.dk/en/menu/Developmentpolicy/DanidaGuidelines Trợ cấp sinh hoạt hàng ngày, v.v.cho các chuyến đi công tác được duyệt ngoài lãnh thổ Việt Nam sẽ áp dụng định mức tại Các quy định về các chuyến công tác chính thức của cán bộ công chức Đan Mạch; Những quy định này hiện có thể tải về từ trang web của Đại sứ quán như trên Các thủ tục hạch toán kế toán cho các hạng mục chi tiêu chủ yếu

§ Thanh toán trực tiếp cho các nhà thầu

Các khoản thanh toán trực tiếp cho các chuyên gia tư vấn và các khoản chi tiêu khác do Chính phủ Đan Mạch trả hộ Chương trình phải được ghi nhận là chi tiêu khi nhận được các chứng từ hợp lệ như hợp đồng, hóa đơn, giấy báo ngân hàng và/hoặc phiếu chi (tham khảo thêm Mục 4.5.1.1)

§ Tiền lương

Cần có một hệ thống chấm công để kiểm soát ngày công làm việc của nhân viên và các chuyên gia tư vấn quốc tế, khu vực và trong nước Việc chấm công phải được kiểm tra và phê duyệt bởi một cán bộ quản lý có thẩm quyền như các Giám đốc Hợp phần/Phó giám đốc Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn ở các tỉnh tương ứng Đây là cơ sở để tính lương cho nhân viên

và phí trả cho các chuyên gia tư vấn

Bảng lương trong đó trình bày cách tính lương cho nhân viên cũng như các khoản khấu trừ khác như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thuế thu nhập cá nhân, phải được kiểm tra và phê duyệt bởi một cán bộ quản lý có thẩm quyền như giám đốc các Hợp phần/ Phó giám đốc Sở

Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn ở các tỉnh tương ứng Xem mẫu Bảng lương ở Phụ lục 2

- Mẫu 2.1 và mẫu Phiếu chi ở Phụ lục 2 - Mẫu 2.2

§ Chi phí lương KHÔNG được hạch toán trên cơ sở thực thu thực chi mà được hạch toán trên cơ

sở trích trước Kế toán lập Nhật ký Chứng từ (Xem Phụ lục 2 - Mẫu 2.3) cuối mỗi tháng để

trích trước lương của tháng và phải được một cán bộ quản lý có thẩm quyền như Giám đốc các Hợp phần/Sở Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn phê duyệt trước khi ghi sổ Trong tháng tiếp theo, khi lương được chi trả thực tế, kế toán lập chứng từ ghi sổ thứ hai nhằm tất toán tài

khoản phải trả

§ Tài sản cố định và hàng hóa tiêu dùng

Tài sản mua sắm được ghi nhận như các khoản chi tiêu Do đó, không cần hạch toán vốn hóa

hay hao mòn đối với tài sản Tuy nhiên, phải có một sổ theo dõi tài sản cố định (Xem Phụ lục 2

- Mẫu 2.4) để theo dõi tình trạng của tài sản trong quá trình thực hiện Chương trình Tài sản có

nguyên giá trên 5 triệu Đồng Việt Nam sẽ được theo dõi trên sổ này và được quy định một tỷ lệ hao mòn , nhằm phản ánh thời gian hữu dụng ước tính của tài sản Trên cơ sở này, một “khoản trích hao mòn” hàng năm sẽ được ghi nhận trong Sổ đối với từng tài sản

Bất kỳ tài sản nào bị thanh lý trong quá trình thực hiện Chương trình đều phải được Ban quản

lý Chương trình phê duyệt Tiền thu từ thanh lý tài sản được ghi nhận là thu nhập khác có thể

sử dụng cho hoạt động của Chương trình Ban quản lý chương trình phải báo cáo Ban chỉ đạo quốc gia về mọi hoạt động thanh lý tài sản

Sẽ bao gồm chi tiết các khoản thanh toán.)

Giám đốc Chương trình quốc gia – Vụ Hợp tác Quốc tế/các Giám đốc Hợp phần/Tỉnh phải cập nhật Sổ theo dõi hợp đồng cũng như ghi sổ chi phí của đơn vị mình dựa trên các thông tin đã nhận được

§ Chi phí khác

Chi phí khác được ghi nhận khi đã thực trả

4.5.3 Tài sản của Chương trình

4.5.3.1 Tiền mặt tại quỹ

Thủ quỹ phải mở một sổ theo dõi tiền mặt tại quỹ Dựa trên các phiếu thu và phiếu chi hợp lệ, thủ quỹ cập nhật sổ theo dõi tiền mặt tại quỹ và kế toán có trách nhiệm hạch toán vào tài khoản tiền mặt và các tài khoản liên quan khác Việc kiểm kê tiền mặt tại quỹ phải được thực hiện hàng ngày (trừ những ngày không diễn ra giao dịch tiền mặt) và được đối chiếu với sổ theo dõi tiền mặt và sổ cái tiền mặt tại quỹ

Xem Phụ lục 2 - Mẫu 2.6 về Đề nghị bổ sung Tiền mặt tại quỹ và Phụ lục 2 - Mẫu 2.7 Phiếu thu (tiền mặt tại quỹ)

Tham khảo Mục 5.1 để xem hướng dẫn chi tiết về quản lý tiền mặt tại quỹ

4.5.3.2 Tiền gửi ngân hàng

Kế toán có trách nhiệm mở sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng để kiểm soát các biến động về tiền gửi ngân hàng Kế toán phải thu thập các giấy báo ngân hàng (giấy báo nợ và giấy báo có) cho từng giao dịch và dùng làm cơ sở để cập nhật sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng Cuối mỗi tháng, kế toán phải lưu bảng sao kê tài khoản ngân hàng và thực hiện đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng (xem

Phụ lục 2- Mẫu 2.8) để đối chiếu các số dư cuối tháng giữa tài khoản tiền gửi ngân hàng và Bảng

Xem Phụ lục 2 - Mẫu 2.9 về Đơn xin Tạm ứng và Phụ lục 2 - Mẫu 2.10 về Mẫu Quyết toán Tạm

ứng

Nếu Ban Quản Lý Hợp phần/Tỉnh nhận thấy có khoản tạm ứng không thể thu hồi mặc dù đã thực hiện mọi biện pháp thu hồi, thì khoản đó sẽ được xóa sổ và hạch toán vào tài khoản “Tạm ứng không thu hồi được” Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế, ĐSQ Đan Mạch và Ban chỉ đạo Chương trình quốc gia phải được thông báo về tất cả các khoản tạm ứng bị xóa sổ

Tham khảo mục 5.3 để xem hướng dẫn chi tiết về quản lý các khoản tạm ứng

4.5.3.4 Thuế giá trị gia tăng (“GTGT”)

Bộ NNPTNT/các tỉnh dự án phải tuân thủ tất cả các quy định trong nước về thuế GTGT trong các hoạt động của chương trình Kế toán sẽ chịu trách nhiệm trong việc cập nhật thông tin cho chính bản thân họ cũng như cho Ban Quản lý Chương trình về những thay đổi trong hệ thống thuế GTGT

§ Đăng ký mã số thuế

Mỗi Hợp phần/Tỉnh dự án sẽ phải đăng ký với Cơ quan thuế địa phương để được cấp mã số thuế

§ Sổ theo dõi hóa đơn

Các Hợp phần/Tỉnh phải thu thập hóa đơn tài chính cho tất cả các hàng hóa và dịch vụ mua sắm theo quy định có giá trị trên 100.000 đồng

Những hóa đơn này phải được ghi vào sổ theo dõi hóa đơn trong đó ghi rõ các chi tiết về hóa đơn như ngày của hóa đơn, số hóa đơn, giá trị trước thuế GTGT, mức thuế GTGT và tình hình

đề nghị hoàn thuế Sổ này có thể được cài đặt trong Phần mềm Kế toán Xem Phụ lục 2 - Mẫu 2.11

§ Hạch toán thuế GTGT

Mỗi Hợp phần/Tỉnh phải mở một tài khoản để ghi nhận thuế GTGT phát sinh, một tài khoản để ghi nhận thuế GTGT xin hoàn lại và một tài khoản chi tiêu để ghi nhận các khoản thuế GTGT không được hoàn

Mỗi khi các Hợp phần và Tỉnh mua hàng hóa và dịch vụ, kế toán ghi Nợ tài khoản thuế GTGT (Tài khoản thuế GTGT phát sinh) Kế toán ghi Có tài khoản này khi xin hoàn lại thuế GTGT (ghi nợ tài khoản thuế GTGT xin hoàn lại) Số dư của tài khoản thuế GTGT phát sinh thể hiện những khoản thuế GTGT chưa xin hoàn lại, và số dư của tài khoản thuế GTGT xin hoàn lại thể hiện những khoản thuế GTGT chưa được hoàn lại Những nhà cung cấp dịch vụ không phải chịu thuế GTGT phải trình giấy chứng nhận miễn thuế do Cơ quan thuế địa phương cấp

Nếu số thuế được hoàn lại cao hơn số thuế xin hoàn thì phần chênh lệch sẽ được ghi có vào Tài khoản chi tiêu về thuế GTGT không được hoàn Trong trường hợp này phần chênh lệch được coi như một khoản giảm chi

Hàng tháng, kế toán phải rà soát sự biến động của tài khoản này Bất kỳ sự gia tăng nào về số

dư của tài khoản này đều cần phải được giải thích đầy đủ Những điều chỉnh thích hợp sẽ được thực hiện khi cần thiết

§ Báo cáo biến động thuế GTGT

Kế toán cần lập một bản báo cáo về biến động của tài khoản thuế GTGT trong tháng, trong đó nêu rõ số thuế GTGT có thể được hoàn lại phát sinh trong tháng, số thuế GTGT đã xin hoàn lại,

số thuế GTGT đã được hoàn, số thuế GTGT không được hoàn đưa vào chi phí và số dư cuối kỳ

chưa xin hoàn lại Xem Phụ lục 2 - Mẫu 2.12

4.5.4 Các khoản công nợ của Chương trình

4.5.4.1 Các khoản trích lập

Cuối mỗi quý, kế toán lập Nhật lý chứng từ (Xem Phụ lục 2 - Mẫu 2.3) liệt kê tất cả các khoản chi

phí cần trích lập trong quý Có thể có các loại chi phí cần trích lập như sau:

§ Tiền lương (bao gồm cả lương tháng thứ 13) (Xem Mục 4.5.2.3)

§ Thuế thu nhập cá nhân (bao gồm cả Bảo hiểm xã hội và Bảo hiểm y tế)

Nhật ký chứng từ cần phải được duyệt bởi một cán bộ quản lý có thẩm quyền, ví dụ: Giám đốc Hợp phần hoặc Phó giám đốc Sở NNPTNT Khi đã được phê duyệt, Nhật ký chứng từ được dùng làm cơ

sở để hạch toán vào sổ cái Như đã đề cập trong Mục 4.5.2.3, các bút toán này sẽ phải ghi đảo ngược khi các khoản trích lập này được thanh toán

4.5.4.2 Lãi suất (phải trả cho ĐSQ Đan Mạch) - Tham khảo Mục 4.5.1.2

4.5.5 Các thủ tục khóa sổ định kỳ

4.5.5.1 Khi thanh toán: Mọi khoản thanh toán có giá trị trên 3.000.000 đồng (ba triệu đồng) phải được

thanh toán bằng séc

· Thanh toán bằng tiền mặt:

ü Kế toán của FSPS 2 chuyển các phiếu chi, sau khi đã được phê duyệt thanh toán và các chứng từ liên quan, ví dụ: các hóa đơn, cho thủ quỹ

ü Thủ quỹ đóng dấu “Đã thanh toán” lên các phiếu chi và các chứng từ khi thực hiện thanh toán

ü Thủ quỹ yêu cầu người nhận tiền ký vào phiếu chi để xác nhận việc đã nhận tiền

ü Thủ quỹ cập nhật ngay sổ theo dõi tiền mặt đồng thời chuyển các phiếu chi (đã đóng dấu

“Đã thanh toán” và có chữ ký của người nhận tiền) cho kế toán của FSPS 2

ü Kế toán của FSPS 2 nhập thông tin trên các chứng từ vào Phần mềm Kế toán Sau khi hoàn thành việc nhập thông tin, kế toán phải đóng dấu “Đã hạch toán” lên các phiếu chi và các chứng từ

· Thanh toán qua ngân hàng:

ü Kế toán của FSPS 2 lập séc hoặc lệnh chuyển khoản ngân hàng và trình Giám đốc các Hợp phần liên quan hoặc Phó giám đốc Sở Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn ký phê duyệt

ü Nếu sử dụng séc thanh toán cho người hưởng lợi, kế toán phải yêu cầu người đó ký xác nhận việc đã nhận séc; nếu sử dụng lệnh chuyển khoản ngân hàng, kế toán phải thu thập và lưu giấy báo nợ của ngân hàng Khi việc chuyển tiền đã hoàn thành, một liên của lệnh chuyển khoản ngân hàng do kế toán giữ phải được đóng dấu “Đã thanh toán”

ü Kế toán của FSPS 2 cập nhật ngay các chi tiết của giao dịch vào sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng

ü Kế toán của FSPS 2 nhập thông tin trên các chứng từ vào Phần mềm Kế toán Sau khi hoàn thành việc nhập thông tin, kế toán phải đóng dấu “Đã hạch toán” lên các liên lệnh chuyển khoản ngân hàng lưu kế toán và các chứng từ

4.5.5.2 Hàng ngày và hàng tuần

§ Thu thập các hóa đơn/hợp đồng và các phiếu chi cho các khoản chi tiêu

§ Kiểm tra bảng tổng hợp các hóa đơn, mã số thuế GTGT và việc phê duyệt các khoản thanh toán Kiểm tra tính hợp lệ của các phiếu chi như việc phê duyệt, các thông tin tóm tắt trên phiếu chi khớp số tiền trên phiếu chi với các hóa đơn, và các dòng ngân sách tương ứng

§ Tất cả các hóa đơn, phiếu chi và chứng từ phải được đánh số và lưu giữ theo thứ tự thời gian

§ Chương trình cần sao lưu số liệu trên Phần mềm Kế toán tối thiểu mỗi tuần một lần Dữ liệu sao lưu phải được giữ ở một nơi an toàn ngoài khuôn viên trụ sở làm việc

4.5.5.3 Hàng tháng

§ Ước tính tất cả các khoản chi phí cần được trích lập tại thời điểm cuối tháng, lập các sổ Nhật ký riêng và một Nhật ký chung Kế toán của FSPS 2 chịu trách nhiệm kiểm tra các sổ này, trình Giám đốc Hợp phần hoặc Phó giám đốc Sở Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn phê duyệt và nhập số liệu vào Phần mềm Kế toán

§ Kế toán của FSPS 2 phải thực hiện kiểm kê tiền mặt cùng với thủ quỹ Lập bảng đối chiếu bất

kỳ sự chênh lệch nào giữa số dư trên sổ theo dõi tiền mặt và số tiền thực tế Lập biên bản kiểm

kê tiền mặt Những người tham gia kiểm kê và Giám đốc Hợp phần hoặc Phó giám đốc Sở Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn ký xác nhận và phê duyệt Xem chi tiết ở Mục 5.1.2

§ Thu thập Bảng sao kê tài khoản từ ngân hàng Thực hiện việc đối chiếu giữa số dư trên Bảng sao kê tài khoản và số dư trên Sổ tài khoản tiền gửi ngân hàng; Bảng đối chiếu phải được Giám đốc Hợp phần hoặc Phó giám đốc Sở Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn kiểm tra và phê duyệt Xem chi tiết ở Mục 5.2

§ Lập bản phân tích các khoản tạm ứng theo thời gian chưa quyết toán và trình Giám đốc Hợp phần hoặc Phó giám đốc Sở Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn kiểm tra và phê duyệt

§ Lập báo cáo về biến động của tài khoản thuế GTGT cho mục đích hoàn thuế trong kỳ và trình Giám đốc Hợp phần hoặc Giám đốc Sở Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn kiểm tra và phê duyệt Xem chi tiết ở Mục 4.5.3.4

§ In Bảng cân đối và sổ cái

§ Thực hiện sao lưu số liệu trên Phần mềm Kế toán

§ Khóa Phần mềm Kế toán của tháng nhằm đảm bảo không có giao dịch nào được nhập thêm vào tháng đó, đồng thời sao chép, lưu trữ an toàn tại một nơi ngoài phạm vi văn phòng

§ Thực hiện kiểm kê tài sản cố định Xem chi tiết ở Mục 5.4.2

§ Thực hiện tối thiểu hai lần kiểm kê tiền mặt đột xuất mỗi năm Xem chi tiết ở Mục 5.1.2

§ Chuẩn bị các báo cáo, ghi chép, sổ cái, bảng kê và các chứng từ cần thiết cho mục đích kiểm toán độc lập Xem chi tiết ở Mục 7.2

4.5.5.6 Kết thúc Chương trình

§ Quyết toán tất cả các khoản tạm ứng và các khoản phải thu còn tồn đọng

§ Thanh toán tất cả các hóa đơn chưa trả

§ Đệ trình bản kê khai xin hoàn thuế GTGT và thu hồi các khoản thuế GTGT xin hoàn lại cuối cùng Kế toán xóa sổ các khoản thuế GTGT không được hoàn lại vào tài khoản chi tiêu về thuế GTGT không được hoàn lại

§ Tất toán số dư của tất cả các tài khoản vãng lai

§ Thực hiện việc kiểm kê tiền mặt cuối cùng, đối chiếu với sổ theo dõi tiền mặt và điều chỉnh sổ theo dõi tiền mặt dựa trên kết quả kiểm kê; chuyển số tiền mặt còn lại cho ĐSQ Đan Mạch

§ ĐSQ Đan Mạch đánh giá lại các khoản chi tiêu của Chương trình Các khoản chênh lệch do

§ Khi tất cả các khoản thanh toán lớn đã được thực hiện, kế toán thu thập sổ phụ ngân hàng để thực hiện việc đối chiếu lần cuối với sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng và chuyển số dư còn lại cho ĐSQ Đan Mạch

§ Yêu cầu ngân hàng đóng tất cả các tài khoản của Chương trình

§ Thực hiện việc kiểm kê tài sản lần cuối Cập nhật sổ theo dõi tài sản dựa trên số liệu kiểm kê thực tế

§ Chuyển giao toàn bộ tài sản cho bên đối tác và lập biên bản bàn giao

§ Chuẩn bị cho lần kiểm toán độc lập cuối cùng, hợp tác và phối hợp với cán bộ kiểm toán độc lập

§ Sao lưu Phần mềm Kế toán lên đĩa CD ROM

4.6 Báo cáo

Trong vòng 30 ngày kể từ ngày kết thúc quý 2 (30/6) và quý 4 (31/12), các hợp phần và tỉnh phải gửi báo cáo tiến độ 6 tháng và cả năm theo mẫu của chương trình FSPSII, kèm theo phụ lục là các báo cáo chi tiêu so sanh với ngân sách theo từng hoạt động đầu ra/hợp phần từ đầu chương trình đến thời điểm báo cáo và từ đầu năm đến thời điểm báo cáo theo cả 2 nguồn Danida và đối ứng Mẫu báo cáo hiện nay đang sử dụng có thể được điều chỉnh từ năm 2009 và để phù hợp với mẫu báo cáo ODA của Bộ Kế hoạch và Đầu tư

4.6.1 Báo cáo tháng/báo cáo quý

§ Cấp Hợp phần/tỉnh

Các Báo cáo tháng bao gồm:

ü Bảng cân đối Tổng hợp;

ü Bảng cân đối chi tiết (Sổ cái);

ü Bảng sao kê tài khoản ngân hàng;

ü Bảng đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng;

ü Biên bản kiểm kê tiền mặt (bao gồm tất cả các lần kiểm kê tiền mặt đột xuất trong kỳ);

ü Bảng đối chiếu vốn viện trợ nhận được trong kỳ;

ü Thanh lý tài sản trong kỳ (cùng với báo cáo hoàn cảnh thanh lý tài sản); và

ü Báo cáo Kiểm soát Ngân sách

Các báo cáo tháng phải lập hàng tháng cho 2 nguồn Danida và đối ứng và phải được Giám đốc Hợp phần hoặc Phó giám đốc Sở Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn phê duyệt;

Nội dung các báo cáo quý giống như báo cáo tháng và phải được gửi cho Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế trong vòng 10 (mười) ngày làm việc tính từ ngày cuối cùng của quý

§ Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế chịu trách nhiệm:

ü Tập hợp tất cả các báo cáo quý từ tất cả các Hợp phần và các tỉnh và lập các báo cáo của bản thân Văn phòng Chương trình; và

ü Lập báo cáo quý tổng hợp dựa trên các bộ báo cáo trên và gửi cho ĐSQ Đan Mạch và BTC

4.6.2 Báo cáo năm

ü Biên bản của tất cả các lần kiểm kê tài sản và sổ theo dõi tài sản đã cập nhật;

ü Bảng đối chiếu vốn viện trợ nhận trong năm;

ü Báo cáo Kiểm soát Ngân sách cho năm;

ü Báo cáo biến động về việc hoàn thuế GTGT trong năm;

ü Danh mục tất cả các khoản chi phí trích lập tại thời điểm cuối năm;

ü Phân tích các khoản tạm ứng theo thời gian chưa quyết toán; và

ü Báo cáo chi tiêu, nêu rõ tổng chi tiêu thực tế trong năm theo dòng ngân sách và theo hoạt động

Ban quản lý Hợp phần/Tỉnh phải lập các Báo cáo Tài chính, bao gồm:

ü Báo cáo thu nhập và chi tiêu;

ü Báo cáo số dư quỹ; và

ü Các thuyết minh

Các báo cáo năm phải được gửi cho Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế trong vòng 10 (mười) ngày làm việc tính từ ngày kết thúc năm

Các báo cáo năm phải được kiểm toán bởi một công ty kiểm toán độc lập trong vòng sáu tháng

tính từ thời điểm kết thúc năm Xem Phụ lục 2 - Mẫu 2.14 về mẫu các báo cáo tài chính

§ Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế với sự hỗ trợ của Trưởng bộ phận kế toán Chương trình Thuỷ sản 2 chịu trách nhiệm:

ü Tập hợp các báo cáo tài chính từ tất cả các Hợp phần và các tỉnh và lập báo cáo tài chính của bản thân Văn phòng Chương trình

ü Lập báo cáo tài chính hợp nhất Chương trình và gửi cho BTC và ĐSQ Đan Mạch trong vòng 20 (hai mươi) ngày tính từ thời điểm kết thúc năm

Các Hợp phần và tỉnh chịu trách nhiệm chuẩn bị báo cáo tài chính theo quy định của Việt nam và

đệ trình đúng hạn cho các cơ quan liên quan

4.7 Những yêu cầu về lưu trữ và sử dụng tài liệu (lưu trữ điện tử hoặc bản in trên giấy)

§ Kế toán phải lưu giữ toàn bộ các sổ sách, báo cáo và chứng từ kế toán tại một nơi an toàn; và phải sắp xếp một cách hợp lý để tiện cho việc tra cứu

§ Vào thời điểm kết thúc Chương trình, toàn bộ tài liệu kế toán phải được bàn giao cho ĐSQ Đan Mạch để lưu trữ

§ Các sổ sách và chứng từ kế toán phải được lưu trữ cho năm hiện tại và ít nhất 5 năm sau đó

§ Khi có yêu cầu, toàn bộ sổ sách và chứng từ kế toán phải được cung cấp đầy đủ cho Tổng kiểm toán và/hoặc Bộ Ngoại Giao Đan Mạch, hoặc đại diện của các tổ chức này phục vụ cho mục đích kiểm soát

5 Quản lý tài sản của Chương trình

5.1 Tiền mặt tại quỹ

5.1.1 Hạn mức giữ tiền mặt tại quỹ

§ Các khoản thanh toán có giá trị trên 3 triệu đồng phải được trả bằng séc hoặc chuyển khoản

§ Các khoản thanh toán từ 3 triệu VND trở lên phải được Giám Đốc Hợp phần hoặc Phó giám đốc Sở NNPTNT phê duyệt bằng văn bản

§ Phải giữ tiền mặt trong két sắt có khóa an toàn

§ Số dư tiền mặt tại quỹ không được vượt quá 40 triệu VND hoặc dưới mức 5 triệu VND tại bất

kỳ thời điểm nào

5.1.2 Kiểm kê tiền mặt tại quỹ

§ Thủ quỹ phải thực hiện kiểm kê tiền mặt hàng ngày (ngoại trừ ngày mà không có giao dịch tiền mặt tại quỹ) và ghi kết qủa vào Sổ theo dõi tiền mặt Mọi chênh lệch phát sinh cần được giải thích và xử lý

§ Hàng tháng, Kế toán và thủ quỹ của FSPS 2 trung ương và tỉnh dự án phải tiến hành kiểm kê tiền mặt Biên bản kiểm kê tiền mặt do kế toán lập và được Giám Đốc Hợp phần hoặc Phó

giám đốc Sở NNPTNT phê duyệt (Xem Phụ lục 3 - Mẫu 3.1) Khi phát sinh chênh lệch giữa số

tiền thực tế với số dư trong Sổ theo dõi tiền mặt, kế toán của FSPS 2 phải thực hiện việc đối chiếu để tìm nguyên nhân chênh lệch Biên bản đối chiếu phải được Giám Đốc Hợp phần hoặc Phó giám đốc Sở NNPTNT xem xét và ký phê duyệt

§ Trong một năm, Giám Đốc Hợp phần hoặc Phó giám đốc Sở NNPTNT hoặc một thành viên khác được uỷ quyền bởi Giám Đốc Hợp phần hoặc Phó giám đốc Sở NNPTNT phải tiến hành

ít nhất hai lần kiểm kê tiền mặt đột xuất Cán bộ tham gia kiểm kê tiền mặt phải lập biên bản kiểm kê đột xuất và thực hiện đối chiếu số tiền thực tế với số dư trong sổ theo dõi tiền mặt

§ Bản sao của các biên bản kiểm kê tiền mặt hàng tháng và biên bản kiểm kê tiền mặt đột xuất phải được gửi cho Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế như một phần của các Báo cáo tháng Biên bản đối chiếu cũng phải được gửi kèm theo khi có phát sinh chênh lệch

5.2 Tiền gửi ngân hàng

§ Tài khoản ngân hàng của mỗi hợp phần thuộc Bộ NNPTNT đều phải được mở và duy trì dưới tên của Hợp phần tương ứng

§ Tại cấp tỉnh, một tài khoản bao gồm vốn của các Hợp phần khác nhau sẽ được mở Tỉnh dự án

sẽ chịu trách nhiệm bảo đảm vốn từ các Hợp phần khác nhau sẽ có thể tách riêng rẽ trong sổ theo dõi Mọi sự thay đổi liên quan đến tài khoản ngân hàng đều phải được phê duyệt bởi Ban chỉ đạo quốc gia

§ Các khoản thanh toán từ tài khoản ngân hàng được chỉ định của Chương trình phải được sự phê duyệt của Giám Đốc Hợp phần hoặc Giám đốc Sở NNPTNT

§ Séc trắng phải được giữ trong két an toàn Séc bị hủy phải được gạch chéo và giữ trong két an toàn - Xem chi tiết về các yêu cầu lưu trữ tại Mục 4.7

§ Cuối tháng, kế toán của FSPS 2 phải thực hiện đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng giữa số dư trên sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng và sổ phụ ngân hàng Mọi chênh lệch phát sinh phải được

giải trình ngay Trong trường hợp không có chênh lệch, kế toán vẫn phải lập bảng đối chiếu ngân hàng, ghi nhận việc không có chênh lệch Giám Đốc Hợp phần hoặc Giám đốc Sở NNPTNT sẽ kiểm tra và ký phê duyệt bảng đối chiếu ngân hàng

§ Một bản sao của bảng đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng phải được gửi cho Vụ Kế hoạch Tài Chính thông qua Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế như một phần của Báo cáo tháng

(xem Phụ lục 2 – Mẫu 2.8)

5.3 Các khoản tạm ứng

§ Các Đề nghị tạm ứng cho các chuyến công tác và mua sắm nhỏ trong nuớc v.v phải dựa trên

kế hoạch chi tiêu chi tiết và được Giám Đốc Hợp phần/Phó giám đốc Sở NNPTNT phê duyệt Tạm ứng sẽ không được cấp cho những người vẫn còn có các khoản tạm ứng chưa quyết toán

§ Các khoản tạm ứng phải được quyết toán trong vòng 14 ngày kể từ ngày kết thúc hoạt động liên quan

§ Giám Đốc Hợp phần/Phó giám đốc Sở NNPTNT có thể trong phạm vi quyền hạn của mình, quyết định các biện pháp buộc các khoản tạm ứng phải được quyết toán đúng thời hạn

Các biện pháp có thể được áp dụng bao gồm:

a) Chỉ tạm ứng 80% tổng chi tiêu dự toán và thực hiện thanh toán số còn lại khi quyết toán tạm ứng; hoặc

b) Trừ vào lương các khoản tạm ứng chưa quyết toán

§ Hàng tháng, lập bảng kê chi tiết các khoản tạm ứng theo tên người nhận tạm ứng và phân tuổi các khoản tạm ứng chưa quyết toán và gửi cho Giám Đốc Hợp phần/Phó giám đốc Sở

NNPTNT để có các biện pháp giải quyết tiếp theo (Xem Phụ lục 3 - Mẫu 3.2)

5.4 Tài sản cố định và hàng hóa tiêu dùng

Theo mục đích của Sổ tay Chương trình này, tài sản cố định được hiểu là những tài sản được mua

từ nguồn vốn Danida có giá trị từ 5 triệu VND trở lên và thời hạn hữu dụng trên một năm Các tài sản khác được coi là hàng hóa tiêu dùng

5.4.1 Sổ theo dõi tài sản

§ Toàn bộ tài sản cố định phải được gắn nhãn trên đó có ghi mã tài sản và chú thích “Do Danida tài trợ”

§ Sổ theo dõi tài sản phải được lập để kiểm soát hiện trạng của tất cả các tài sản cố định Sổ theo dõi tài sản tối thiểu phải nêu rõ: tên tài sản, mô tả tóm tắt, mã tài sản, ngày mua, giá mua, nơi

sử dụng, người chịu trách nhiệm và hiện trạng (Xem Phụ lục 2, Mẫu 2.4)

§ Sổ theo dõi tài sản phải được cập nhật ngay khi có sự biến động về tài sản cố định hoặc thay đổi về hiện trạng hoặc sau khi kết thúc kiểm kê tài sản

§ Một danh sách các hàng hóa tiêu dùng có giá trị từ 5 triệu VND trở lên phải được lập và cập nhật ghi rõ tên tài sản, giá trị, người chịu trách nhiệm nơi sử dụng và hiện trạng

5.4.2 Kiểm kê tài sản

§ Phải thực hiện kiểm kê tài sản cố định ít nhất một năm một lần Mỗi Giám Đốc Hợp phần/Phó giám đốc Sở NNPTNT có thể xem xét thực hiện kiểm kê thường xuyên hơn đối với tài sản cố định và hàng hóa tiêu dùng (bao gồm cả kiểm kê đột xuất) nếu thấy cần thiết

§ Biên bản kiểm kê, bao gồm hiện trạng vật chất của các tài sản được kiểm kê, phải được nhân viên kiểm kê lập và ký xác nhận, và Giám Đốc Hợp phần/Phó giám đốc Sở NNPTNT kiểm tra

và phê duyệt và gửi cho Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế như một phần của Báo

5.4.3 Sử dụng và bảo trì tài sản

§ Các Hợp phần/Tỉnh chịu trách nhiệm đảm bảo rằng việc sử dụng trang thiết bị và công cụ mua bằng tiền viện trợ của Chương trình phải được sử dụng cho mục đích của Chương trình và phải kiểm soát việc bảo trì hợp lý Việc này cần áp dụng cho cả tài sản cố định và hàng hóa tiêu dùng, thậm chí khi không có yêu cầu chính thức về việc ghi chép hàng hóa tồn kho đối với hàng hóa tiêu dùng

§ Người chịu trách nhiệm đối với mỗi tài sản được chỉ định trong sổ theo dõi tài sản phải hoàn toàn chịu trách nhiệm đối với tài sản đó Giám Đốc Hợp phần/Phó giám đốc Sở NNPTNT có thẩm quyền xác định mức trách nhiệm của các cá nhân khi tài sản giao cho họ bị hư hỏng, mất hoặc không hoạt động Giám Đốc Hợp phần/Phó giám đốc Sở NNPTNT quyết định mức độ đền bù toàn bộ hoặc một phần trong các trường hợp này

5.4.4 Hợp đồng bảo hiểm

§ Bộ NNPTNT/các tỉnh nên xem xét việc mua bảo hiểm cho các tài sản có giá trị lớn và/hoặc khó sửa chữa, khó thay thế (ví dụ xe ô tô – cần mua bảo hiểm toàn diện - hay các thiết bị điện tử, vi tính hoặc các thiết bị kỹ thuật chuyên dụng cho FSPS II) Đồng thời Bộ Nông nghiệp/ Sở Nông nghiệp cũng hoàn toàn chịu trách nhiệm cung cấp bảo hiểm rủi ro cho lái xe khi sử dụng xe cho hoạt động chương trình

5.4.5 Thanh lý

§ Bất kỳ việc thanh lý tài sản nào trong thời hạn hoạt động của Chương trình đều phải được Giám Đốc Hợp phần/Phó Giám đốc Sở NNPTNT phê duyệt Tiền thu từ thanh lý tài sản được ghi nhận là thu nhập khác của Bộ NNPTNT/Tỉnh theo từng hợp phần

§ Phải lập Báo cáo về nguyên nhân thanh lý tài sản cố định và gửi cho Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế (Bộ NNPTNT) và ĐSQ Đan Mạch như một phần của Báo cáo tháng

5.5 Tài sản do các tổ chức khác giữ

§ Tài sản do các tổ chức khác giữ phải được theo dõi trong Bộ NNPTNT/ Tỉnh theo Hợp phần

§ Các Giám Đốc Hợp phần/Phó giám đốc Sở NNPTNT phải chịu trách nhiệm đảm bảo rằng các tài sản này được sử dụng cho mục đích của Chương trình và các tài sản này được bảo trì hợp lý

§ Kế toán Hợp phần phải thực hiện kiểm kê tài sản hàng năm và lập biên bản kiểm kê tài sản nêu

rõ hiện trạng của tài sản được kiểm kê Biên bản phải có chữ ký của kế toán, người giữ tài sản

và phải được Giám Đốc Hợp phần/Phó giám đốc Sở NNPTNT ký phê duyệt

6 Thanh toán

6.1 Mua sắm hàng hóa và thiết bị

6.1.1 Mua sắm hàng hoá và thiết bị

Từ ngày mùng 01 tháng ba năm 2008, toàn bộ việc mua sắm hàng hóa và thiết bị thực hiện bởi Bộ NNPTNT/Sở NN các tỉnh sẽ tuân thủ theo các quy định về mua sắm đấu thầu của Chính Phủ Việt Nam

Phải tham khảo Luật mua sắm đấu thầu và các quy định liên quan hiện hành

32

6.1.2 Mua sắm khác

Các mua sắm dịch vụ khác trừ dịch vụ tư vấn cũng áp dụng các quy định về mua sắm đấu thầu của Chính Phủ Việt Nam kể từ ngày mùng 01 tháng ba năm 2008 Thủ tục mua sắm dịch vụ tư vấn sẽ được quy định chi tiết tại phần 6.2.2 dưới đây Đề nghị tham khảo Luật mua sắm đấu thầu và các quy định liên quan

6.1.3 Chi phí liên quan đến đi công tác

Tất cả các thành viên của các chuyến công tác và khảo sát ở trong nước và nước ngoài đều sử dụng vé máy bay hạng phổ thông Vé máy bay nội địa và các dịch vụ khác liên quan đến đi công tác phải được thực hiện phù hợp với quy định của Chính phủ Việt Nam Đối với các chuyến đi nước ngoài áp dụng Quy định cho các chuyến công tác chính thức của cán bộ công chức Đan Mạch, hiện nay có thể tải về từ trang web ‘www.ambhanoi.um.dk’ under “Development” and Development Guidelines” Các chuyến đi hội nghị, hội thảo, tham quan học tập ngoài Việt Nam chỉ được xem xét trong một số trường hợp ngoại lệ, khi và chỉ khi việc đi ra nước ngoài có ích cho việc nâng cao năng lực và học tập kinh nghiệm cho nhóm đối tượng được chỉ định Bất kỳ một chuyến công tác nước ngoài với bất kể mục đích gì, kể cả đã được duyệt trong kế hoạch năm thì vẫn phải được Đại sứ quán Đan Mạch phê duyệt Để có được phê duyệt của sứ quán thì ít nhất trước chuyến

đi 3 tuần lễ phải thông báo thông tin về chuyến đi như chuyến đi này thuộc hoạt động nào trong kế hoạch được duyệt, TOR của chuyến đi, lịch trình cụ thể, họ tên, nơi công tác của người đi , lý do tham dự chuyến đi, thời gian công tác và ngân sách chi tiết Đối với các chuyến đi công tác nước ngoài sẽ áp dụng Quy định và định mức cho các chuyến công tác chính thức của cán bộ công chức Đan Mạch

6.2 Tuyển dụng Nhân sự

Khuyến nghị số 4, Biên bản ghi nhớ của đoàn đánh giá, 7/11/ 2008

6.2.1 Tuyển dụng Tư vấn Kỹ thuật Quốc tế Dài hạn (“TA”)

Tư vấn Kỹ thuật quốc tế dài hạn (với “quốc tế dài hạn” được định rõ là ít nhất 12 tháng làm việc liên tiếp của một người không cư trú tại Việt nam), trong những trường hợp được quy định, sẽ do ĐSQ Đan Mạch trực tiếp tuyển dụng trên cơ sở tham khảo ý kiến của Chính phủ Việt Nam Việc

ký kết hợp đồng có thể thông qua một công ty (đấu thầu cạnh tranh) hoặc với cá nhân được thuê với tư cách là một “Tư vấn của Danida” (sau khi quảng cáo và sơ tuyển) Trong cả 2 trường hợp trên, Tư vấn kỹ thuật sẽ được tuyển chọn dựa trên Điều khoản tham chiếu do BQL Hợp phần

và/hoặc Tỉnh soạn thảo (Xem Phụ Lục 5 về Hướng dẫn soạn thảo Điều khoản tham chiếu)

6.2.2 Tuyển dụng Tư vấn Kỹ thuật Ngắn hạn

Chuyên gia tư vấn trong nước

Giám đốc Hợp phần/ Phó giám đốc Sở NNPTNT sẽ chịu trách nhiệm xác định nhu cầu của Bộ NNPTNT/tỉnh dự án, tham gia vào quá trình tìm kiếm và tuyển chọn các chuyên gia tư vấn; lập kế hoạch và đánh giá chất lượng dịch vụ mà Tư vấn Kỹ thuật Ngắn hạn cung cấp (Ngắn hạn được xác định là dưới 06 tháng làm việc liên tiếp của một người cư trú hay không cư trú tại Việt nam)

Giá trị hợp đồng (VND) Số lượng báo giá Phương pháp mời thầu

NNPTNT và Tỉnh tự lựa chon Áp dụng định mức quy định cho tất cả các đối tượng tư vấn

2 TỪ 60,000,000 – 250,000,000 Tối thiểu là 3 Mời tối thiểu 3 tư

vấn/công ty tư vấn chào giá Nếu chỉ nhận được 1 báo giá/hồ sơ mà sau khi xét thấy phù hợp yêu cầu

về cả kỹ thuật và tài chính thì có thể chọn báo giá này Được áp dụng mức phí tư vấn theo giá thị trường đối với tư vấn

Phương pháp mời thầu

3 Trên 250,000,000-1.400.000.000 Tối thiểu là 1 nhà

thầu sau khi đăng quảng cáo

Đăng thông báo mời thầu trên một tờ báo có lượng phát hành lớn trong nước và trên trang web của Bộ Nông nghiệp… Được áp dụng mức phí tư vấn theo giá thị trường đối với tư vấn

là công ty Quá trình xét thầu sẽ do một hội đồng chấm thầu thực hiện

500.000 DKK và dưới 950.000 DKK

Tối thiểu là 1 Thông báo qua trang

web của Đại sứ quán Đan Mạch về bảy tỏ quan tâm

Đối với những hợp đồng thuê tư vấn trong nước có giá trị dưới 250 triệu VND, phải lưu tất cả các bản hợp đồng bao gồm các bản sao Điều khoản tham chiếu và báo giá ban đầu, quyết định chọn thầu v.v

Đối với những hợp đồng thuê tư vấn trong nước có giá trị trên 250 triệu VND, nên thiết lập file riêng lưu trữ toàn bộ các tài liệu liên quan đến hoạt động tư vấn đó Một hội đồng chấm thầu sẽ họp

và quyết định người trúng thầu và biên bản chấm thầu sẽ được lưu vào flie lưu trữ trên cùng các văn bản, giấy tờ gốc và các bản sao của tất cả các tài liệu bao gồm điều khoản tham chiếu, các phiếu đánh giá, v.v liên quan đến hoạt động này Nếu áp dụng quy trình trên cho các hợp đồng

34

giá trị từ 60.000.000 đồng trở lên và nhận được ít hơn 3 báo giá/ 3 hồ sơ thầu, trong trường hợp xét thấy 1 hoặc 2 hồ sơ thầu /báo giá đó phù hợp với yêu cầu tài chính, yêu cầu kỹ thuật thì ban xét thầu có thể ra quyết định lựa chọn

Mức phí tư vấn cho chuyên gia tư vấn là cá nhân vẫn áp dụng định mức hiện hành ; trong khi mức phí tư vấn cho các tư vấn trong nước là công ty/doanh nghiệp/viện (bao gồm cả các trường đại học nơi mà không nhận hỗ trợ từ FSPSII và có cơ chế có thu cũng như có đăng ký thuế hay chứng nhận được miễn thuế) được áp dụng mức phí cạnh tranh trên thị trường và mức này đã phải bao gồm cả thuế giá trị gia tăng, Để đảm bảo các thủ tục là chính xác thì hồ sơ cần có bản sao đăng ký thuế của doanh nghiệp cần nộp cùng thông báo mã số thuế Định mức chi phí hoàn trả vẫn phải áp dụng quy định định mức chi tiêu hiện hành

Trình tự chung thuê chuyên gia tư vấn kỹ thuật ngắn hạn trong nước như sau:

§ Ban quản lý Hợp phần/Tỉnh xác định nhu cầu và phạm vi công việc cần tuyển dụng

§ Tuyển tư vấn kỹ thuật dựa trên cơ sở Các điều khoản tham chiếu do BQL Hợp phần/tỉnh soạn

thảo (xem Phụ lục 5 về Hướng dẫn soạn thảo Điều khoản tham chiếu)

§ Kế hoạch tuyển chọn sẽ được đưa vào kế hoạch công tác quý thích hợp của Hợp phần/tỉnh và ngân sách cho mỗi hợp đồng thuê tư vấn do Giám đốc Hợp phần/Phó Giám đốc Sở NNPTNT phê duyệt, với điều kiện hoạt động tư vấn là một phần của kế hoạch hoạt động và ngân sách hiện tại đã được duyệt

§ Trong trường hợp tuyển tư vấn trong nước với giá trị hợp đồng dưới 60 triệu VND, BQL Hợp phần/tỉnh sẽ gửi bản Điều khoản tham chiếu cho ít nhất một tư vấn có trình độ phù hợp trong

Sổ theo dõi tư vấn hoặc cá nhân/ doanh nghiệp/công ty/ Viện và căn cứ vào đó mà chọn người đáp ứng tốt nhất các điều kiện

§ Trong trường hợp tuyển tư vấn trong nước với giá trị hợp đồng dưới 250 triệu VND, BQL Hợp phần/tỉnh dự án sẽ chuyển bản Điều khoản tham chiếu cho ít nhất ba tư vấn/ doanh nghiệp/công ty/Viện có trình độ phù hợp trong Sổ theo dõi tư vấn và yêu cầu họ chào giá rồi căn cứ vào đó mà chọn người đáp ứng tốt nhất các điều kiện.Quyết định lựa chọn có thể được đưa ra mặc dù chỉ nhận được một hồ sơ và hồ sơ này xét thấy đáp ứng được yêu cầu, nhưng nếu cả ba tư vấn này đều không đạt yêu cầu thì sẽ đề nghị các tư vấn khác chào giá

§ Trong trường hợp tuyển tư vấn trong nước với giá trị hợp đồng trên 250 triệu VND, hợp đồng

sẽ được đăng quảng cáo tuyển trên một tờ báo cớ lượng phát hành toàn quốc cũng như các website liên quan

§ Nếu Hợp phần/Tỉnh lựa chọn hình thức đấu thầu để thuê tư vấn là công ty/doanh nghiệp/ viện thì mức phí tư vấn theo giá thị trường sẽ được áp dụng, nhưng đối với tư vấn là cá nhân thì phải

áp dụng mức phí theo định mức Đơn vị thực hiện phải thận trọng đánh giá liệu mức phí đề xuất có thực sự là mức giá thị trường hay cao hơn giá thị trường rất nhiều Định mức chi phí UN-EU sẽ được áp dụng cho các chi phí hoàn trả như công tác phí, DSA và chi phí đi lại,…

§ Ban quản lý Hợp phần/Tỉnh dự án lựa chọn chuyên gia tư vấn dựa trên trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và năng lực xứng đáng Quyết định trao thầu có thể được đưa ra khi trong trường hợp chỉ nhận được một hồ sơ thầu và xét thấy hồ sơ đó phù hợp yêu cầu Nếu không có hồ sơ nào đáp ứng được yêu cầu thì phải đăng tuyển lại Các Hợp phần/tỉnh dự án điền đầy đủ thông

tin như trên bảng câu hỏi chuẩn (phụ lục 5), sau đó gửi bản sao điều khoản tham chiếu và các

bản câu hỏi đã được điền đầy đủ cho Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế và Đại sứ quán Đan Mạch

§ Các Hợp phần/Tỉnh ký hợp đồng trực tiếp với các chuyên gia tư vấn trong nước là cá nhân ( tức là làm việc với tư cách cá nhân chứ không phải là nhân viên của một công ty tư vấn), sử dụng mẫu hợp đồng ở phụ lục 5.1 và áp dụng định mức chi phí quy định.

§ Nếu hợp đồng được ký với tư vấn trong nước như công ty /doanh nghiệp/Viện và có giá trị ít hơn 80,000 DKK (250.000.000VND), mẫu hợp đồng hướng dẫn tư vấn nhỏ trong nước ở phụ lục 5.3 sẽ được áp dụng Nếu giá trị hợp đồng với tư vấn trong nước như công ty /doanh nghiệp/Viện nằm trong khoảng từ 80,000 DKK (250.000.000VND) đến 991.589DKK (3.000.000.000 VND), mẫu hợp đồng của hướng dẫn tư vấn trong nước ở phụ lục 5.2 sẽ được

sử dụng Hai mẫu hợp đồng hướng dẫn tư vấn trong nước này chỉ áp dụng cho các công ty, doanh nghiệp và tổ chức có trụ sở tại Việt Nam Mẫu hợp đồng ở Phụ lục 5.1 được áp dụng cho các tư vấn trong nước là cá nhân mà không hạn chế tổng giá trị của hợp đồng là bao nhiêu Tuy nhiên, không hợp đồng thuê tư vấn trong nước nào được phép có thời gian thực hiện đầu vào quá 6 tháng/người tính cho 1 tư vấn cá nhân Hợp đồng với giá trị ước tính trên 500.000 DKK phải đăng quảng cáo trên trang web của Đại sứ quán Đan Mạch và hợp đồng ước tính trên 991.598 DKK phải đăng quảng cáo trên toàn Châu Âu thông qua Đại sứ quán Đan Mạch

§ Không được thanh toán lần cuối cho hợp đồng tư vấn nếu những điều khoản thi hành và các yêu cầu như đệ trình báo cáo cuối cùng, bản đánh giá tư vấn,…được gửi và chấp nhận bởi Bộ NN/ Sở NN Phải lưu ý rằng trong vòng hai tuần sau đợt thanh toán cuối cùng, các báo cáo tư vấn (như báo cáo cuối cùng hoạt động đầu ra hoặc các tài liệu tập huấn,…) phải được gửi cho các hợp phần trung ương để điều phối

§ Nhân viên của Chính phủ bao gồm nhân viên của Bộ NNPTNT/Sở NNPTNT và tất cả các cục,

vụ, viện, cơ quan, tổ chức trực thuộc cũng như các nhà nghiên cứu, chuyên gia tư vấn và các nhà khoa học làm việc tại các trường cao đẳng, đại học và các viện nghiên cứu khoa học sử dụng vốn của Chính phủ Việt nam đều không được tuyển chọn làm tư vấn trong nước khi các viện nghiên cứu nơi họ làm việc là đơn vị tham gia thực hiện dự án của Chương trình Hỗ trơ Ngành Thuỷ sản giai đoạn 2 hoặc nhận tài trợ của Chương trình Hỗ trơ Ngành Thuỷ sản giai đoạn 2 dưới bất kỳ hình thức nào Những nhân viên chính phủ không tham gia vào việc thực hiện FSPS II và không thuộc Bộ NNPTNT/Sở NNPTNT cũng như các cơ quan trực thuộc chỉ

có thể được tuyển chọn làm tư vấn khi có cơ chế chính thức về việc thuê mướn dịch vụ đối với

cơ quan họ, ví dụ như hợp đồng tư vấn được ký kết giữa viện nghiên cứu (Viện này phải có hoá đơn tài chính và mã số thuế) và Bộ NNPTNT/Tỉnh Chỉ trong trường hợp rất hãn hữu khi không có cơ chế đó mà nhân viên chính phủ không thuộc biên chế của Bộ NNPTNT/Sở NNPTNT vẫn được tuyển làm tư vấn, nhưng phải thỏa mãn điều kiện là cơ quan chính phủ nơi người đó công tác phải ra quyết định biệt phái, trong đó nêu rõ nhân viên đó được phép tam ngừng công tác tại đơn vị để đi làm nhiệm vụ tư vấn cho Chương trình, đồng thời cũng xác định thời gian của đợt biệt phái

Chuyên gia tư vấn khu vực và quốc tế

Trình tự chung thuê chuyên gia tư vấn kỹ thuật khu vực và quốc tế và công ty tư vấn như sau:

§ Chuyên gia tư vấn khu vực là những chuyên gia từ các nước láng giềng khu vực Châu Á và và chuyên gia quốc tế là các tư vấn từ các khu vực khác trên thế giới, bao gồm cả nước Úc Hợp đồng chuyên gia tư vấn khu vực được ký với Đại sứ quán Đan Mạch dựa trên mẫu hướng dẫn

36

http://www.um.dk/NR/rdonlyres/36DC2756-21DE-4F27-A5F2-1D979801B7EB/0/KRrules8theditionOctober2007.doc hiện bản điện tử được sửa đổi lần thứ 8 vào tháng 10 năm 2007 Tất cả các hợp đồng KR phải được thực hiện trên bản điện tử và các công ty tư vấn luôn phải có sẵn dự thảo hợp đồng và ngân sách theo mẫu này

§ Ban quản lý Hợp phần/Tỉnh xác định nhu cầu và phạm vi công việc cần tuyển dụng

§ Tuyển tư vấn kỹ thuật dựa trên cơ sở các Điều khoản tham chiếu do BQL Hợp phần soạn thảo

(xem Phụ lục 5 về Hướng dẫn soạn thảo Điều khoản tham chiếu)

§ Kế hoạch tuyển chọn sẽ được đưa vào kế hoạch công tác quý thích hợp của Hợp phần/tỉnh và ngân sách cho mỗi hợp đồng thuê tư vấn do Giám đốc Hợp phần/Phó Giám đốc Sở NNPTNT phê duyệt, với điều kiện hoạt động tư vấn là một phần của kế hoạch hoạt động và ngân sách đã được duyệt Nếu cần tư vấn trong nước để thực hiện các nhiệm vụ nêu trong Điều khoản tham chiếu cho vị trí tư vấn quốc tế/khu vực thì phải thực hiện tuyển chọn theo hợp đồng đối với tư vấn quốc tế/khu vực, đầu vào của tư vấn trong nước phải được tuyển dưới danh nghĩa hợp đồng công ty tư vấn quốc tế/khu vực Chỉ có doanh nghiệp/công ty tư vấn quốc tế/khu vực có thể thuê tư vấn trong nước, nếu có quy định rõ trong TOR, và đơn vị này phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về các vấn đề liên quan đến thuế, bảo hiểm, …theo luật Việt Nam

§ Hợp đồng có trị giá trên 991.589 DKK phải được đệ trình cho Đại sứ quán Đan Mạch để đăng quảng cáo trên toàn Châu Âu

Đối với các hợp đồng thuê tư vấn quốc tế có giá trị trên 500.000 DKK

§ Đối với các hợp đồng yư vấn quốc tế/khu vựcphải gửi thông báo trước cho ĐSQ Đan Mạch để đăng lên website Bộ ngoại giao Đan Mạch rồi mới tiến hành liên hệ với các chuyên gia tư vấn hoặc công ty tư vấn

§ Thông báo này phải được soạn thảo càng sớm càng tốt và phải hoàn thành trước cả bản Điều khoản tham chiếu và trước khi tiến hành mời thầu/đăng thông báo tuyển chọn Thông báo gửi cho ĐSQ Đan Mạch phải bao gồm các thông tin theo thứ tự sau đây với số ký tự tối đa tương ứng:

http://www.um.dk/en/menu/DevelopmentPolicy/BusinessCooperation/ContractSecretariat/ContractNotices/ContractsOfShorterDuration

Chỉ được phép liên hệ với các công ty tư vấn sau khi thông báo đã được đăng trên website của Bộ ngoại giao Đan Mạch và với điều kiện các công ty đó có kinh nghiệm chuyên môn đáp ứng được

đòi hỏi công việc Việc liên hệ chỉ được phép nhằm mục đích thông báo cho các công ty về đợt mở thầu và khuyến khích họ nộp hồ sơ cho ĐSQ Đan Mạch ở Hà Nội theo địa chỉ email

ambhanoi@um.dk theo những yêu cầu chi tiết trong thông báo tuyển tư vấn

Khi đến hạn cuối cùng nộp Thư bày tỏ quan tâm, ban quản lý hợp phần/ tỉnh sẽ tổ chức cuộc họp ban xét thầu đọc kỹ các Thư bày tỏ quan tâm và chọn duy nhất một công ty chuyên nghiệp,nhiều kinh nghiệm liên quan,đủ năng lực, để thực hiện công việc Việc thương thảo sẽ diễn ra với công

ty này về lựa chọn tư vấn và thời gian cần thiết để hoàn thành công việc, đồng thời yêu cầu công ty

http://www.um.dk/NR/rdonlyres/4CEB5309-E2B2-4996-BE06-C336FE85F140/0/

eKRContracttextpilot.doc và phải gửi trực tiếp cho Đại sứ quán Đan Mạch kiểm soát lần cuối Quyết định về việc chấp nhận hợp đồng phải được thông báo cho Đại sứ quán Đan Mạch trong vòng 2 tuần kể từ ngày nhận được Thư bày tỏ quan tâm

Đối với những hợp đồng tư vấn khu vực/quốc tế dưới 500,000 DKK, Ban quản lý Hợp phần/Tỉnh

dự án phải phân phát tài liệu Điều khoản tham chiếu cho ít nhất một nhà tư vấn có năng lực thích hợp

Đối với mỗi hợp đồng thuê tư vấn khu vực và quốc tế ngắn hạn đều phải tiến hành lập hồ sơ lưu trữ Một ủy ban chấm thầu sẽ họp để quyết định người trúng thầu và các biên bản về cuộc họp này

sẽ được lưu trong hồ sơ thầu cùng với các giấy tờ gốc và bản sao tất cả các tài liệu bao gồm điều khoản tham chiếu, phiếu chấm thầu, v.v…

§ Ban quản lý Hợp phần/Tỉnh dự án lựa chọn chuyên gia tư vấn dựa trên trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và năng lực xứng đáng Các Hợp phần/tỉnh dự án điền đầy đủ thông tin như trên bảng câu hỏi chuẩn tại Phụ lục 5 Với các chuyên gia tư vấn khu vực, ĐSQ yêu cầu sử dụng

(http://www.um.dk/NR/rdonlyres/F2337B1D-6B76-4C9E-B690-16B59607E363/0/LCguidelines3rdeditionOctober2007.doc) Với các hợp đồng thuê tư vấn quốc tế, các công ty tư vấn sẽ phải thảo một hợp đồng theo mẫu các quy định KR của Danida (có thể tải xuống theo đường dẫn sau (http://www.um.dk/NR/rdonlyres/36DC2756-21DE-4F27-A5F2-1D979801B7EB/0/KRrules8theditionOctober2007.doc)

§

§ Ban quản lý Hợp phần/Tỉnh sẽ chịu trách nhiệm chuyển hợp đồng dự thảo, bản Điều khoản tham chiếu cuối cùng, Hồ sơ cá nhân và bản câu hỏi chuẩn đã được điền đầy đủ cùng với các biên bản họp chấm thầu liên quan các hợp đồng tư vấn khu vực/quốc tế v.v… cho Đại sứ quán Đan Mạch ít nhất 4 tuần trước thời điểm hợp đồng bắt đầu có hiệu lực để ĐSQ hoàn thiện hợp đồng

6.2.3 Tuyển dụng nhân viên Chương trình

Các nhân viên Hỗ trợ chuyên môn của dự án, khi cần thiết, sẽ được BQL Chương trình FSPSII- Bộ NNPTNT tuyển theo hợp đồng có thời hạn sử dụng thang lương theo quy định của Đại sứ quán Đan Mạch, ban hành ngày 15/11/2006 Tất cả các vị trí cần tuyển trong nước đều phải đăng thông báo tuyển dụng bằng tiếng Anh trên những tờ báo có nhiều người đọc và các phương tiện truyền thông khác như mạng VietnamWorks (www.vietnamworks.com) Đơn vị điều hành thực hiện dự án trên cơ sở các hồ sơ nhận được sẽ lựa chọn danh sách ngắn các ứng viên để tiến hành phỏng vấn Hội đồng phỏng vấn bao gồm đại diện của đơn vị thực hiện dự án và Đại sứ quán Đan Mạch

Việc tuyển dụng nhân viên phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

38

§ Một bản mô tả chi tiết công việc sẽ được chuẩn bị cho mỗi vị trí trong đó nêu rõ nhiệm vụ,

trình độ tối thiểu và các điều kiện, điều khoản tuyển dụng Xem Phụ lục 5 về Hướng dẫn lập

bản mô tả chi tiết công việc

§ Các vị trí tuyển dụng sẽ được quảng cáo trên báo chí trong nước và các phương tiện thông tin khác bằng tiếng Anh và tiếng Việt để đảm bảo các nhóm ứng cử viên tiềm năng đều được thông báo; nam giới và phụ nữ có cơ hội đăng ký như nhau

§ Việc tuyển dụng nhân viên trong nước sẽ dựa trên đơn xin việc và phỏng vấn

§ Một danh sách lựa chọn gồm từ 3 đến 6 ứng cử viên đủ điều kiện sẽ được cân nhắc cho mỗi vị trí (Nếu ít hơn 3 ứng viên có đủ điều kiện, vị trí đó cần được quảng cáo lại, trong phạm vi rộng lớn hơn, nếu có thể)

§ Họ hàng thân thích (theo quan hệ ruột thịt hoặc hôn nhân) của cán bộ thực hiện chương trình sẽ không được tuyển dụng vào những vị trí làm việc hoặc báo cáo trực tiếp với nhau

§ Việc tuyển dụng nhân viên sẽ dựa trên những tiêu chuẩn sau:

ü Trình độ học vấn bắt buộc từ các truờng được công nhận ;

ü Kinh nghiệm thực hành (kèm theo chi tiết liên hệ nguồn kiểm chứng);

ü Thư giới thiệu đáng tin cậy; và

ü Hiểu biết về Tiếng Anh và Tiếng Việt

§ Lương được trả phù hợp với kinh nghiệm và trình độ theo các định mức như đề cập ở trên

§ Mỗi nhân viên sẽ nhận được ba bản hợp đồng quy định rõ mức lương, thời gian bắt đầu, nhiệm

vụ, v.v… Hai bản sẽ phải nộp lại Văn phòng Bộ NNPTNT/Tỉnh dự án cùng với chữ ký của nhân viên

§ Tất cả các vị trí sẽ phải trải qua 2 tháng thử việc Hợp đồng sẽ được ký với Bộ NNPTNT với thời hạn thông thường là 2 năm và có thể được gia hạn trừ trường hợp có thỏa thuận khác giửa

Bộ NNPTNT và ĐSQ Đan Mạch Việc đồng ý gia hạn thêm thời gian hợp đồng cũng phải được duyệt trước bởi Đại sứ quán Đan Mạch và Bộ Nông nghiệp

§ Trong thời gian thử việc, nhân viên sẽ không được hưởng chế độ nghỉ phép được trả lương trừ nghỉ ốm, trừ khi đã được thỏa thuận khác Tuy nhiên, nghỉ không hưởng lương có thể được phép trong trường hợp khẩn cấp, một người thân trong gia đình qua đời hay trong trường hợp đặc biệt

§ Công việc của một nhân viên trong thời gian thử việc có thể bị chấm dứt và được báo trước 48 giờ nếu công việc thực hiện không đạt yêu cầu

§ Lương, thuế và bảo hiểm xã hội sẽ được trả theo đúng các thủ tục thông thường Nên sử dụng mẫu hợp đồng theo quy định Nhà nước

§ Bộ Nông Nghiệp chịu trách nhiệm tiến hành các đợt phỏng vấn đánh giá nhân viên hợp đồng

6.3 Các khoản thanh toán khác

6.3.1 Tiền lương

Việc tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thuế thu nhập cá nhân phải tuân thủ các quy định hiện hành của Việt nam

§ Việc trả lương phải được thực hiện bằng chuyển khoản qua ngân hàng tới các tài khoản của từng nhân viên Trong các trường hợp đặc biệt, việc trả lương có thể được thực hiện bằng séc với sự phê duyệt của giám đốc Hợp phần/Sở NNPTNT Không được trả tiền lương bằng tiền mặt

§ Trợ cấp thôi việc: Khi hợp đồng lao động với một nhân viên chấm dứt, trợ cấp thôi việc phải được tính và thanh toán cho nhân viên theo các qui tắc và qui định của Việt nam

§ Tháng lương thứ 13: thưởng bằng tháng lương thứ 13 sẽ được trả cho nhân viên theo Bộ Luật Lao Động Việt nam

6.3.2 Các khoản mục khác

Tất cả các cán bộ quản lý của Chương trình cũng như mỗi Hợp phần/Tỉnh chịu trách nhiệm tìm hiểu giá cả thị trường một cách thận trọng trước khi thực hiện thanh toán để đảm bảo rằng Chương trình sử dụng tiền viện trợ một cách hiệu quả nhất