5.1 Tiền mặt tại quỹ
5.1.1 Hạn mức giữ tiền mặt tại quỹ
§ Các khoản thanh toán có giá trị trên 3 triệu đồng phải được trả bằng séc hoặc chuyển khoản.
§ Các khoản thanh toán từ 3 triệu VND trở lên phải được Giám Đốc Hợp phần hoặc Phó giám đốc Sở NNPTNT phê duyệt bằng văn bản.
§ Phải giữ tiền mặt trong két sắt có khóa an toàn.
§ Số dư tiền mặt tại quỹ không được vượt quá 40 triệu VND hoặc dưới mức 5 triệu VND tại bất kỳ thời điểm nào.
5.1.2 Kiểm kê tiền mặt tại quỹ
§ Thủ quỹ phải thực hiện kiểm kê tiền mặt hàng ngày (ngoại trừ ngày mà không có giao dịch tiền mặt tại quỹ) và ghi kết qủa vào Sổ theo dõi tiền mặt. Mọi chênh lệch phát sinh cần được giải thích và xử lý.
§ Hàng tháng, Kế toán và thủ quỹ của FSPS 2 trung ương và tỉnh dự án phải tiến hành kiểm kê tiền mặt. Biên bản kiểm kê tiền mặt do kế toán lập và được Giám Đốc Hợp phần hoặc Phó giám đốc Sở NNPTNT phê duyệt (Xem Phụ lục 3 - Mẫu 3.1). Khi phát sinh chênh lệch giữa số tiền thực tế với số dư trong Sổ theo dõi tiền mặt, kế toán của FSPS 2 phải thực hiện việc đối chiếu để tìm nguyên nhân chênh lệch. Biên bản đối chiếu phải được Giám Đốc Hợp phần hoặc Phó giám đốc Sở NNPTNT xem xét và ký phê duyệt.
§ Trong một năm, Giám Đốc Hợp phần hoặc Phó giám đốc Sở NNPTNT hoặc một thành viên khác được uỷ quyền bởi Giám Đốc Hợp phần hoặc Phó giám đốc Sở NNPTNT phải tiến hành ít nhất hai lần kiểm kê tiền mặt đột xuất. Cán bộ tham gia kiểm kê tiền mặt phải lập biên bản kiểm kê đột xuất và thực hiện đối chiếu số tiền thực tế với số dư trong sổ theo dõi tiền mặt.
§ Bản sao của các biên bản kiểm kê tiền mặt hàng tháng và biên bản kiểm kê tiền mặt đột xuất phải được gửi cho Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế như một phần của các Báo cáo tháng. Biên bản đối chiếu cũng phải được gửi kèm theo khi có phát sinh chênh lệch.
5.2 Tiền gửi ngân hàng
§ Tài khoản ngân hàng của mỗi hợp phần thuộc Bộ NNPTNT đều phải được mở và duy trì dưới tên của Hợp phần tương ứng.
§ Tại cấp tỉnh, một tài khoản bao gồm vốn của các Hợp phần khác nhau sẽ được mở. Tỉnh dự án sẽ chịu trách nhiệm bảo đảm vốn từ các Hợp phần khác nhau sẽ có thể tách riêng rẽ trong sổ theo dõi. Mọi sự thay đổi liên quan đến tài khoản ngân hàng đều phải được phê duyệt bởi Ban chỉ đạo quốc gia.
§ Các khoản thanh toán từ tài khoản ngân hàng được chỉ định của Chương trình phải được sự phê duyệt của Giám Đốc Hợp phần hoặc Giám đốc Sở NNPTNT.
§ Séc trắng phải được giữ trong két an toàn. Séc bị hủy phải được gạch chéo và giữ trong két an toàn - Xem chi tiết về các yêu cầu lưu trữ tại Mục 4.7.
§ Cuối tháng, kế toán của FSPS 2 phải thực hiện đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng giữa số dư trên sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng và sổ phụ ngân hàng. Mọi chênh lệch phát sinh phải được
29 giải trình ngay. Trong trường hợp không có chênh lệch, kế toán vẫn phải lập bảng đối chiếu ngân hàng, ghi nhận việc không có chênh lệch. Giám Đốc Hợp phần hoặc Giám đốc Sở NNPTNT sẽ kiểm tra và ký phê duyệt bảng đối chiếu ngân hàng.
§ Một bản sao của bảng đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng phải được gửi cho Vụ Kế hoạch Tài Chính thông qua Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế như một phần của Báo cáo tháng (xem Phụ lục 2 – Mẫu 2.8).
5.3 Các khoản tạm ứng
§ Các Đề nghị tạm ứng cho các chuyến công tác và mua sắm nhỏ trong nuớc v.v... phải dựa trên kế hoạch chi tiêu chi tiết và được Giám Đốc Hợp phần/Phó giám đốc Sở NNPTNT phê duyệt.
Tạm ứng sẽ không được cấp cho những người vẫn còn có các khoản tạm ứng chưa quyết toán.
§ Các khoản tạm ứng phải được quyết toán trong vòng 14 ngày kể từ ngày kết thúc hoạt động liên quan.
§ Giám Đốc Hợp phần/Phó giám đốc Sở NNPTNT có thể trong phạm vi quyền hạn của mình, quyết định các biện pháp buộc các khoản tạm ứng phải được quyết toán đúng thời hạn.
Các biện pháp có thể được áp dụng bao gồm:
a) Chỉ tạm ứng 80% tổng chi tiêu dự toán và thực hiện thanh toán số còn lại khi quyết toán tạm ứng; hoặc
b) Trừ vào lương các khoản tạm ứng chưa quyết toán.
§ Hàng tháng, lập bảng kê chi tiết các khoản tạm ứng theo tên người nhận tạm ứng và phân tuổi các khoản tạm ứng chưa quyết toán và gửi cho Giám Đốc Hợp phần/Phó giám đốc Sở NNPTNT để có các biện pháp giải quyết tiếp theo (Xem Phụ lục 3 - Mẫu 3.2).
5.4 Tài sản cố định và hàng hóa tiêu dùng
Theo mục đích của Sổ tay Chương trình này, tài sản cố định được hiểu là những tài sản được mua từ nguồn vốn Danida có giá trị từ 5 triệu VND trở lên và thời hạn hữu dụng trên một năm. Các tài sản khác được coi là hàng hóa tiêu dùng.
5.4.1 Sổ theo dõi tài sản
§ Toàn bộ tài sản cố định phải được gắn nhãn trên đó có ghi mã tài sản và chú thích “Do Danida tài trợ”.
§ Sổ theo dõi tài sản phải được lập để kiểm soát hiện trạng của tất cả các tài sản cố định. Sổ theo dõi tài sản tối thiểu phải nêu rõ: tên tài sản, mô tả tóm tắt, mã tài sản, ngày mua, giá mua, nơi sử dụng, người chịu trách nhiệm và hiện trạng. (Xem Phụ lục 2, Mẫu 2.4)
§ Sổ theo dõi tài sản phải được cập nhật ngay khi có sự biến động về tài sản cố định hoặc thay đổi về hiện trạng hoặc sau khi kết thúc kiểm kê tài sản.
§ Một danh sách các hàng hóa tiêu dùng có giá trị từ 5 triệu VND trở lên phải được lập và cập nhật ghi rõ tên tài sản, giá trị, người chịu trách nhiệm nơi sử dụng và hiện trạng.
5.4.2 Kiểm kê tài sản
§ Phải thực hiện kiểm kê tài sản cố định ít nhất một năm một lần. Mỗi Giám Đốc Hợp phần/Phó giám đốc Sở NNPTNT có thể xem xét thực hiện kiểm kê thường xuyên hơn đối với tài sản cố định và hàng hóa tiêu dùng (bao gồm cả kiểm kê đột xuất) nếu thấy cần thiết.
§ Biên bản kiểm kê, bao gồm hiện trạng vật chất của các tài sản được kiểm kê, phải được nhân viên kiểm kê lập và ký xác nhận, và Giám Đốc Hợp phần/Phó giám đốc Sở NNPTNT kiểm tra và phê duyệt và gửi cho Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế như một phần của Báo cáo năm.
30 5.4.3 Sử dụng và bảo trì tài sản
§ Các Hợp phần/Tỉnh chịu trách nhiệm đảm bảo rằng việc sử dụng trang thiết bị và công cụ mua bằng tiền viện trợ của Chương trình phải được sử dụng cho mục đích của Chương trình và phải kiểm soát việc bảo trì hợp lý. Việc này cần áp dụng cho cả tài sản cố định và hàng hóa tiêu dùng, thậm chí khi không có yêu cầu chính thức về việc ghi chép hàng hóa tồn kho đối với hàng hóa tiêu dùng.
§ Người chịu trách nhiệm đối với mỗi tài sản được chỉ định trong sổ theo dõi tài sản phải hoàn toàn chịu trách nhiệm đối với tài sản đó. Giám Đốc Hợp phần/Phó giám đốc Sở NNPTNT có thẩm quyền xác định mức trách nhiệm của các cá nhân khi tài sản giao cho họ bị hư hỏng, mất hoặc không hoạt động. Giám Đốc Hợp phần/Phó giám đốc Sở NNPTNT quyết định mức độ đền bù toàn bộ hoặc một phần trong các trường hợp này.
5.4.4 Hợp đồng bảo hiểm
§ Bộ NNPTNT/các tỉnh nên xem xét việc mua bảo hiểm cho các tài sản có giá trị lớn và/hoặc khó sửa chữa, khó thay thế (ví dụ xe ô tô – cần mua bảo hiểm toàn diện - hay các thiết bị điện tử, vi tính hoặc các thiết bị kỹ thuật chuyên dụng cho FSPS II). Đồng thời Bộ Nông nghiệp/ Sở Nông nghiệp cũng hoàn toàn chịu trách nhiệm cung cấp bảo hiểm rủi ro cho lái xe khi sử dụng xe cho hoạt động chương trình.
5.4.5 Thanh lý
§ Bất kỳ việc thanh lý tài sản nào trong thời hạn hoạt động của Chương trình đều phải được Giám Đốc Hợp phần/Phó Giám đốc Sở NNPTNT phê duyệt. Tiền thu từ thanh lý tài sản được ghi nhận là thu nhập khác của Bộ NNPTNT/Tỉnh theo từng hợp phần.
§ Phải lập Báo cáo về nguyên nhân thanh lý tài sản cố định và gửi cho Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế (Bộ NNPTNT) và ĐSQ Đan Mạch như một phần của Báo cáo tháng.
5.5 Tài sản do các tổ chức khác giữ
§ Tài sản do các tổ chức khác giữ phải được theo dõi trong Bộ NNPTNT/ Tỉnh theo Hợp phần.
§ Các Giám Đốc Hợp phần/Phó giám đốc Sở NNPTNT phải chịu trách nhiệm đảm bảo rằng các tài sản này được sử dụng cho mục đích của Chương trình và các tài sản này được bảo trì hợp lý.
§ Kế toán Hợp phần phải thực hiện kiểm kê tài sản hàng năm và lập biên bản kiểm kê tài sản nêu rõ hiện trạng của tài sản được kiểm kê. Biên bản phải có chữ ký của kế toán, người giữ tài sản và phải được Giám Đốc Hợp phần/Phó giám đốc Sở NNPTNT ký phê duyệt
31