TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG PHÁT TRIỂN VIỆT NAM VÀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

Quản lý, sử dụng vốn và tài sản của Chính phủ giao cho Ngân hàng Phát triển theo quy định của Pháp luật và Điều lệ

CHƯƠNG I- TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG PHÁT TRIỂN

VIỆT NAM VÀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1 Giới thiệu về Ngân hàng Phát triển Việt Nam

1.1 Thông tin chung

- Tên tổ chức: Ngân hàng phát triển Việt Nam

- Tên giao dịch quốc tế: The Vietnam Development Bank (VDB)

- Trụ sở: 25A Cát Linh – Đống Đa – Hà Nội

- Điện thoại: 84 - 04.7365659 – 7365671 * Fax: 84 - 04.7365672

Sơ đồ tổ chức bộ máy:

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của Ngân hàng Phát triển

Văn phòng đại diện trong nước

Văn phòng đại diện tại nước ngoài

Chi nhánh ngân hàng tại địa phương

Sở giao

dịch

Hội đồng quản lý

Bộ máy điều hành Ban kiểm soát

Các đơn vị trong hội sở chính:

- Ban Kế hoạch tổng hợp;

- Ban Thẩm định;

- Ban Tín dụng trung ương;

- Ban Tín dụng địa phương;

- Ban Tín dụng xuất khẩu;

- Ban Hỗ trợ sau đầu tư và quản lý vốn ủy thác;

- Ban Quản lý vốn nước ngoài và quan hệ quốc tế;

- Ban Kiểm tra nội bộ;

- Ban Pháp chế;

- Ban Tài chính – Kế toán – Kho quỹ;

- Ban Quản lý tài sản và xây dựng cơ bản nội ngành;

- Ban Tổ chức cán bộ;

- Trung tâm Xử lý nợ;

- Trung tâm Công nghệ thông tin;

- Trung tâm Đào tạo và nghiên cứu khoa học;

- Tạp chí Hỗ trợ phát triển;

- Văn phòng Đại diện tại TP Hồ Chí Minh;

- Sở Giao dịch 1

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Ngân hàng Phát triển Việt nam

Ngày 19/05/2006, Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số TTg thành lập Ngân hàng Phát triển Việt nam trên cơ sở tổ chức lại hệ thốngQuỹ Hỗ trợ phát triển để thực hiện chính sách tín dụng đầu tư phát triển và tíndụng xuất khẩu của Nhà nước Theo đó Ngân hàng Phát triển Việt Nam có chứcnăng, nhiệm vụ như sau:

108/QĐ Huy động, tiếp nhận vốn của các tổ chức trong và ngoài nước để thựchiện tín dụng đầu tư phát triển và tín dụng xuất khẩu của Nhà nước theo quyđịnh của Chính phủ.

- Thực hiện chính sách tín dụng đầu tư phát triển, cho vay đầu tư pháttriển, hỗ trợ sau đầu tư, bảo lãnh tín dụng đầu tư

- Thực hiện chính sách tín dụng xuất khẩu, cho vay xuất khẩu, bảo lãnhtín dụng xuất khẩu, bảo lãnh dự thầu và bảo lãnh thực hiện hợp đồng xuất khẩu

- Nhận ủy thác quản lý nguồn vốn ODA được chính phủ cho vay lại,nhận ủy thác, cấp phát cho vay đầu tư và thu hồi nợ của khách hàng từ các tổchức trong và ngoài nước thông qua hợp đồng nhận ủy thác giữa ngân hàngphát triển với các tổ chức ủy thác

- Ủy thác cho các tổ chức tài chính, tín dụng thực hiện nghiệp vụ tín dụngcủa Ngân hàng Phát triển

- Cung cấp các dịch vụ thanh toán cho khách hàng và tham gia hệ thốngthanh toán trong nước và quốc tế phục vụ các hoạt động của Ngân hàng Pháttriển theo quy định của Pháp luật

- Thực hiện nhiệm vụ hợp tác quốc tế trong lĩnh vực tín dụng đầu tư pháttriển và tín dụng xuất khẩu

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Thủ tướng Chính phủ giao

1.3 Trách nhiệm và quyền hạn của Ngân hàng Phát triển

- Quản lý, sử dụng vốn và tài sản của Chính phủ giao cho Ngân hàngPhát triển theo quy định của Pháp luật và Điều lệ

- Huy động vốn dưới hình thức trái phiếu, kỳ phiếu, chứng chỉ tiền gửi;vay vốn của các tổ chức tài chính, tín dụng, kinh tế xã hội theo quy định củaPháp luật

- Được mở tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Khobạc Nhà nước và các ngân hàng thương mại khác trong nước và nước ngoàitheo quy định của pháp luật, mở tài khoản cho khách hàng trong nước và nướcngoài theo quy định của pháp luật.

- Bảo toàn vốn và được áp dụng các biện pháp bảo toàn vốn, chịu tráchnhiệm về thất thoát vốn của Ngân hàng Phát triển theo quy định của pháp luật

- Thực hiện nhiệm vụ tín dụng đầu tư phát triển và tín dụng xuất khẩutheo quy định tại điều lệ và các quy định pháp luật có liên quan

Ngân hàng Phát triển được quyền:

a) Yêu cầu khách hàng cung cấp tài liệu chứng minh dự án đầu tư,phương án kinh doanh khả thi, khả năng tài chính của khách hàng trước khiquyết định cho vay, bảo lãnh;

b) Thẩm định và chịu trách nhiệm vê việc thẩm định phương án tài chính,phương án kinh doanh, phương án trả nợ của khách hàng;

c) Từ chối cho vay, hỗ trợ sau đầu tư, bảo lãnh tín dụng đầu tư và tíndụng xuất khẩu các dự án, các khoản vay không đảm bảo điều kiện theo quyđịnh;

d) Kiểm tra, giám sát việc sử dụng vốn vay và trả nợ của khách hàng;đ) Chấm dứt việc cho vay, thu hồi nợ trước thời hạn khi phát hiện kháchhàng cung cấp thông tin sai sự thật, vi phạm hợp đồng, vi phạm pháp luật;

e) Khởi kiện khách hàng hoặc người bảo lãnh vi phạm hợp đồng theo quyđịnh của Pháp luật;

f) Được xử lý rủi ro theo quy định tại điều lệ và quy định của Pháp luật

có liên quan;

g) Khi đến hạn trả nợ, nếu các bên không có thỏa thuận khác mà kháchhàng không trả được nợ thì Ngân hàng Phát triển được quyền phát mại tài sảnbảo đảm tiền vay để thu hồi nợ theo quy định của Pháp luật.

- Kiểm toán báo cáo tài chính hàng năm bởi tổ chức kiểm toán độc lập;thực hiện công khai, minh bạch về hoạt động và tài chính của Ngân hàng Pháttriển và chấp hành chế độ báo cáo thống kê với các cơ quan có thẩm quyền theoquy định

- Ủy thác, nhận ủy thác trong hoạt động ngân hàng và các lĩnh vực liênquan đến hoạt động ngân hàng; cung ứng các dịch vụ tài chính, ngân hàng chokhách hàng theo quy định của Pháp luật, các hoạt động khác theo quy định củaThủ tướng Chính phủ

Vốn điều lệ của Ngân hàng Phát triển là 5.000 tỷ đồng (Ngày 30 tháng

03 năm 2007 được điều chỉnh lên 10.000 tỷ đồng) từ nguồn vốn điều lệ hiện

có của Quỹ Hỗ trợ phát triển.

Việc điều chỉnh, bổ sung vốn điều lệ tùy thuộc yêu cầu và nhiệm vụ cụ thể, bảo đảm tỷ lệ an toàn vốn của Ngân hàng Phát triển và do Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định.

1.4 Sự khác biệt của Ngân hàng Phát triển so với các Ngân hàng Thương mại và Ngân hàng Chính sách xã hội

Hoạt động của Ngân hàng Phát triển Việt Nam không vì mục đich lợinhuận như các Ngân hàng Thương mại (không đặt mục tiêu lợi nhuận lên hàngđầu) Hoạt động của Ngân hàng Phát triển có mối liên hệ chặt chẽ với các Bộ,Ngành và cơ quan Chính phủ nhằm góp phần thực hiện các mục tiêu chiến lược

về phát triển kinh tế xã hội, còn các Ngân hàng Thương mại không quá chútrọng vấn đề này

Quy mô các khoản cho vay của Ngân hàng Phát triển Việt nam lớn hơnvới thời hạn dài hơn so với các Ngân hàng Thương mại và Ngân hàng Chínhsách xã hội Một khoản vay dành cho dự án trọng điểm có thể kể đến ở đây đó

là khoản vay dành cho nhà máy lọc dầu Dung Quất với tổng mức đầu tư 2,5 tỷUSD, trong đó vốn vay tín dụng ưu đãi của Nhà nước chiếm tỷ trọng 40%tương đương 1 tỷ USD Mặt khác, Ngân hàng phát triển còn được Chính phủbảo đảm khả năng thanh toán trong khi các Ngân hàng Thương mại không cóyếu tố này

Đối tượng cho vay giới hạn trong một số ngành, lĩnh vực, trong đó chủyếu là lĩnh vực công nghiệp – xây dựng, trong khi các Ngân hàng Thương mạikhông bị giới hạn đối tượng, lĩnh vực hoạt động tín dụng, còn Ngân hàng Chínhsách xã hội tập trung chủ yếu vào các hộ gia đình vùng nông thôn, vùng sâuvùng xa nhằm xóa đói, giảm nghèo; quy mô tín dụng nhỏ, mục đích chủ yếu làgiải quyết các vấn đề xã hội thông qua các hoạt động cho vay hộ gia đình, sinhviên, người nghèo,…

Dịch vụ của các Ngân hàng Thương mại đa dạng hơn dịch vụ của Ngânhàng Phát triển Việt Nam

1.5 Nguyên tắc quản lý tài chính của Ngân hàng Phát triển

Ngân hàng Phát triển hoạt động dựa trên các nguyên tắc quản lý tài chínhsau:

- Ngân hàng Phát triển hạch toán tập trung toàn hệ thống; tự chủ về tàichính; thực hiện bảo toàn và phát triển vốn; bù đắp chi phí và rủi ro hoạt độngtín dụng

- Hoạt động của Ngân hàng Phát triển không vì mục đích lợi nhuận, tỷ lệ

dự trữ bắt buộc bằng 0%, không phải tham gia bảo hiểm tiền gửi

- Ngân hàng Phát triển được Chính phủ đảm bảo khả năng thanh toán;được miễn nộp thuế và các khoản nộp ngân sách Nhà nước đối với hoạt độngtín dụng đầu tư phát triển, tín dụng xuất khẩu của Nhà nước; các hoạt động khácphải nộp thuế theo quy định của Pháp luật.

- Việc huy động các nguồn vốn với lãi suất thị trường để cho vay phảiđảm bảo nguyên tắc chỉ huy động khi đã sử dụng tối đa các nguồn vốn khôngphải trả lãi hoặc lãi suất thấp Ngân hàng Phát triển không được huy động tiềngửi bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ của các cá nhân

- Ngân hàng Phát triển được ngân sách Nhà nước cấp bù chênh lệch lãisuất và phí quản lý đối với hoạt động tín dụng đầu tư phát triển và tín dụng xuấtkhẩu của Nhà nước

- Ngân hàng Phát triển phải thực hiện công khai tài chính theo quy địnhcủa Pháp luật

1.6 Các quy định trong quản lý nguồn vốn tại Ngân hàng Phát triển Việt Nam

1.6.1 Các nguồn vốn của Ngân hàng Phát triển Việt Nam

Nguồn vốn của Ngân hàng Phát triển khá đa dạng, các nguồn vốn nàybao gồm:

- Vốn chủ sở hữu:

Vốn điều lệ của Ngân hàng Phát triển;

Chênh lệch do đánh giá lại tài sản, chênh lệch tỷ giá;

Các quỹ dự trữ bổ sung vốn điều lệ, quỹ đầu tư phát triển

- Vốn huy động:

Phát hành trái phiếu Chính phủ, trái phiếu được Chính phủ bảolãnh, trái phiếu của Ngân hàng Phát triển và kỳ phiếu, chừng chỉ tiền gửi theoquy định của Pháp luật;

Vay của công ty dịch vụ tiết kiệm bưu điện, Bảo hiểm Xã hội Việtnam và các tổ chức tài chính, tín dụng trong nước;

Vay các tổ chức tài chính, tín dụng nước ngoài

- Các khoản vốn khác gồm:

Vốn ngân sách Nhà nước cấp hỗ trợ sau đầu tư;

Vốn ODA được Bộ Tài chính ủy quyền thực hiện cho vay lại;Nhận tiền gửi ủy thác của các tổ chức trong và ngoài nước;

Vốn nhận ủy thác giải ngân cho các dự án và thu hồi nợ của kháchhàng từ các tổ chức trong và ngoài nước thông qua Hợp đồng nhận ủy thác giữaNgân hàng Phát triển với các tổ chức ủy thác;

Vốn đóng góp tự nguyện không hoàn trả của các cá nhân, các tổchức kinh tế, tổ chức tài chính, tín dụng và các tổ chức chính trị - xã hội, cáchiệp hội, các hội, các tổ chức phi chính phủ trong và ngoài nước;

Vốn do ngân sách Nhà nước cấp để thực hiện nhiệm vụ tín dụngđầu tư, tín dụng xuất khẩu và các mục tiêu, chương trình của Chính phủ;

Các nguồn vốn khác theo quy định của Pháp luật

1.6.2 Một số nguyên tắc về quản lý nguồn vốn huy động

Công tác huy động vốn tại các chi nhánh đảm bảo nguyên tắc an toàn,hiệu quả, tiết kiệm chi phí, tuân thủ các quy định của Nhà nước

Nguồn vốn các chi nhánh được phép huy động là vốn tạm thời nhàn rỗi,tiền gửi, vốn khấu hao cơ bản, vốn đầu tư phát triển sản xuất và các nguồn vốn

hợp pháp khác của các đơn vị, tổ chức kinh tế, tổ chức tài chính – tín dụng, tổchức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội trên địa bàn và một số nguồn vốn khác.

Đồng tiền huy động là đồng Việt Nam và các ngoại tệ tự do chuyển đổihoặc ngoại tệ do bên ủy thác yêu cầu

Các Chi nhánh huy động vốn thông qua hình thức mở tài khoản tiền gửi,

ký kết hợp đồng tiền gửi hoặc ký kết hợp đồng vay vốn

Lãi suất huy động vốn là lãi suất được quy định tại thông báo lãi suất củaNgân hàng Phát triển Việt nam Đối với từng khoản vốn huy động theo kỳ hạn

cụ thể, lãi suất huy động vốn được giữ cố định trong suốt kỳ hạn, trừ trường hợpkhách hàng rút vốn trước hạn hoặc đến hạn khách hàng không rút vốn

Kỳ hạn huy động vốn được xác định theo thông báo của Ngân hàng Pháttriển trong từng thời kỳ

1.7 Một số kết quả hoạt động của Ngân hàng Phát triển

Tính đến năm 30/04/2007, Ngân hàng Phát triển đã cho vay đầu tư bằngvốn trong nước hơn 5.900 dự án với tổng số vốn theo hợp động tín dụng đã kýhơn 191.000 tỷ đồng, trong đó trên 90 dự án nhóm A với tổng số vốn cam kết là97.000 tỷ đồng Tổng dư nợ vốn trong nước của Ngân hàng đạt hơn 46.000 tỷđồng Bằng nguồn vốn tín dụng đầu tư, các dự án đặc biệt quan trọng của đấtnước đang được tích cực triển khai như: Thủy điện Sơn La, Nhà máy lọc dầuDung Quất, các nhà máy thủy điện, nhiệt điện, các nhà máy đóng tàubiển, Đồng thời, tỷ trọng cho vay trong ngành công nghiệp và xây dựng đãtăng từ 43% năm 2001 lên 81% năm 2006

Số dự án ODA cho vay lại Ngân hàng Phát triển Việt Nam hiện đangquản lý trên 320 dự án với tổng số vay theo hợp đồng tín dụng đã ký tươngđương hơn 6.600 triệu USD, dư nợ đến nay gần 45.000 tỷ đồng Nhiều công

trình đầu tư bằng nguồn vốn này đã hoàn thành, đưa vào sử dụng góp phần tăngtrưởng kinh tế, cải thiện đời sống nhân dân.

Bên cạnh tín dụng đầu tư, hoạt động tín dụng xuất khẩu cũng được đẩymạnh với tổng số vốn hỗ trợ cho hơn 2.400 doanh nghiệp để thực hiện các hợpđồng xuất khẩu gần 40.000 tỷ đồng

Cùng với vị thế là nhà tài trợ vốn dài hạn lớn trong hệ thống các tổ chứctài chính – ngân hàng trong nước với tổng số vốn đầu tư bình quân giai đoạn

2000 – 2005 chiếm khoảng 6,5% tổng số vốn đầu tư toàn nền kinh tế, Ngânhàng Phát triển cũng là tổ chức phát hành trái phiếu Chính phủ lớn thứ hai sauKho bạc Nhà nước với mục đích cụ thể là tập trung nguồn vốn cho đầu tư pháttriển của thị trường tài chính nói chung và thị trường vốn nói riêng

Ngoài việc hỗ trợ trực tiếp cho các dự án, nguồn vốn tín dụng của Ngânhàng Phát triển Việt Nam còn được sử dụng với vai trò như lượng “vốn mồi”kích thích hoạt động của hệ thống ngân hàng thương mại và các tổ chức tàichính – tín dụng khác, kích thích đầu tư phát triển sản xuất của các doanhnghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế

1.8 Định hướng phát triển của Ngân hàng Phát triển Việt Nam

Với định hướng chiến lược đến năm 2020 là “An toàn hiệu quả - Hộinhập quốc tế - Phát triển bền vững”, hướng tới mục tiêu trở thành Ngân hàngchuyên nghiệp, góp phần đưa đất nước trở thành một nước công nghiệp, Ngânhàng Phát triển tập trung vào một số định hướng cơ bản sau:

- Tiếp tục hỗ trợ các chương trình, dự án, sản phẩm trọng điểm nhằmchuyển đổi mạnh cơ cấu kinh tế theo hướng phát huy được lợi thế từng ngành,vùng, sản phẩm; tập trung vào một số ngành và sản phẩm công nghiệp có lợi thếcạnh tranh, cơ sở hạ tầng kinh tế - xã hội, các vùng miền khó khăn mà Ngân

sách Nhà nước không đủ khả năng hỗ trợ, các tổ chức tín dụng và các nhà đầu

tư không muốn tài trợ vì vốn đầu tư lớn, thời gian hoàn vốn dài, tính rủi rocao,

- Tiếp tục hoàn thiện có hiệu quả nhiệm vụ quản lý cho vay lại các dự ánvay vốn ODA cho vay lại theo ủy quyền Chính phủ; mở rộng hình thức ủyquyền cho Ngân hàng Phát triển theo nguyên tắc nâng cao trách nhiệm trongviệc tự chịu trách nhiệm thẩm định, quyết định cho vay, hoàn trả vốn vay, tựchiu rủi ro tín dụng,

- Huy động tối đa các nguồn vốn trong và ngoài nước đáp ứng nhu cầuđầu tư phát triển, đặc biệt chú trọng các nguồn vốn trung và dài hạn; cân đối sửdụng nguồn vốn một cách có hiệu quả Đẩy mạnh huy động vốn thông qua hìnhthức phát hành trái phiếu, góp phần hoàn thiện và phát triển thị trường tài chínhViệt Nam

- Hoàn chỉnh cơ chế quản lý theo hướng từng bước tự chủ và tự chịutrách nhiệm trước pháp luật về tổ chức hoạt động và kết quả thực hiện nhiệm vụđược giao Song song với việc hoàn chỉnh cơ chế, Ngân hàng Phát triển cần cơcấu lại tổ chức và hoạt động, cơ cấu lại tài chính với mục tiêu tăng cường tínhminh bạch nhằm phù hợp với yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế,xây dựng hệ thống quản lý rủi ro tín dụng phù hợp với các chuẩn mực quốc tế

- Xây dựng hạ tầng công nghệ ngân hàng hiện đại, ứng dụng công nghêthông tin phù hợp với các tiêu chuẩn, thông lệ quốc tế, tập trung xây dựng vàphát triển nguồn nhân lực, thu hút và đào tạo đội ngũ cán bộ có đủ năng lực,phẩm chất đáp ứng được yêu cầu của một ngân hàng chuyên nghiệp và hiện đại

2 Thông tin chung về đề tài

2.1 Tên đề tài

Đề tài được thực hiện có tên đầy đủ là:

“Tin học hóa quản lý nguồn vốn tín dụng tại Ngân hàng Phát triển Việt Nam”

2.2 Mục đích và sự cần thiết của đề tài

Tuy là Ngân hàng có vốn điều lệ lớn song hiện nay việc quản lý nguồnvốn của Ngân hàng Phát triển mới dừng lại ở việc bước đầu tin học hóa Số liệulưu trữ chủ yếu trên giấy tờ dẫn đến thiếu đồng bộ, kém cập nhật, khả năng tìmkiếm thấp

Đề tài “Tin học hóa quản lý nguồn vốn tín dụng tại Ngân hàng Phát triển

Việt Nam” được thực hiện nhằm mục đích tin học hóa công tác quản lý nguồn

vốn tại Ngân hàng Phát triển Việt Nam Đề tài có thể được ứng dụng tại Bannguồn vốn của Ngân hàng nhằm đem lại hiệu quả quản lý cao hơn đối với Bannguồn vốn nói riêng cũng như Ngân hàng Phát triển Việt Nam nói chung

Mục đích trên thể hiện cụ thể ở những chức năng mà chương trình thựchiện

Đề tài được xây dựng nhằm tin học hóa công tác quản lý nguồn vốn tíndụng tại Ngân hàng Phát triển Việt Nam, đưa công việc này trở nên đồng bộ,thống nhất và khoa học

Với định hướng như vậy, đề tài được xây dựng nhằm thực hiện chứcnăng cụ thể như sau:

- Quản lý việc huy động vốn: thông tin lãi suất huy động, thông tin kháchhàng, huy động vốn bằng VND

- Theo dõi quá trình điều chuyển vốn

Những chức năng trên sẽ được cụ thể và chi tiết hóa hơn nữa trong ứngdụng phần mềm với hy vọng rằng phần mềm có thể được sử dụng và đem lại lợiích thực sự cho công tác quản lý nguồn vốn tại Ngân hàng Phát triển Việt Nam.

CHƯƠNG II- MỘT SỐ VẤN ĐỀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN

TRONG NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI

1 Tổng quan về hệ thống thông tin trong một tổ chức

1.1 Định nghĩa hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin được định nghĩa thông qua các bộ phận cấu thành vàchức năng của chúng Đó là một tập hợp bao gồm con người, thiết bị phần cứng,phần mềm, dữ liệu,… Song những bộ phận này không tách rời mà hợp chung vớinhau trong một môi trường để cùng thực hiện các nhiệm vụ:

- Thu thập thông tin

- Lưu trữ thông tin

- Xử lý thông tin

- Phân phối thông tin

Hình 2.1: Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

g tin

Hệ thống thông tin thu thập thông tin dữ liệu từ các nguồn, trải qua quátrình xử lý, lưu trữ sẽ đưa ra (phân phát) các thông tin hữu ích cho nhà quản lýcũng như người sử dụng Đó cũng là lúc hệ thống tỏ rõ vai trò và tầm quan trọngcủa nó.

1.2 Phân loại hệ thống thông tin

Việc tiến hành phân loại hệ thống thông tin được thực hiện trên nhiều tiêuthức khác nhau:

1.2.1 Phân loại theo cách thức phục vụ ra quyết định:

Theo cách phân loại này, có các hệ thống thông tin như sau:

- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch với các chức năng cơ bản là ghi nhậpthông tin, tìm sửa, cập nhật, sắp xếp, lọc, ra các báo cáo tổng hợp

- Hệ thống thông tin phục vụ quản lý với các chức năng phân tích, môphỏng, dự đoán, dự báo,…

- Hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định làm công việc tính toán các bàitoán tối ưu sao cho nhà quản trị có thể đưa ra quyết định đúng lúc và mang lạikết quả cao nhất

- Hệ thống chuyên gia đưa ra những ý kiến, khuyến nghị mang tínhchuyên môn

Hệ thống nâng cao lợi thế cạnh tranh giúp mang lại những lợi thế so sánh

so với đối thủ Một số lợi thế cạnh tranh có thể kế đến là giá thành hạ, chất lượngcao, hậu mãi tốt hay thái độ phục vụ khách hàng,…

1.2.2 Phân loại theo chức năng nghiệp vụ

Trong một tổ chức có nhiều chức năng khác nhau cùng cần được thựchiện Do vậy cũng có những hệ thống thông tin tương ứng để giải quyết các côngviệc này Đó là:

- Hệ thống thông tin tài chính, kế toán

- Hệ thống thông tin Marketing

- Hệ thống thông tin nhân lực

- Hệ thống thông tin quản lý sản xuất

- Hệ thống thông tin văn phòng

- Hệ thống thông tin mở rộng biên giới, không gian

Mỗi loại hệ thống trên còn có thể được phân ra các cấp khác nhau từ thấpđến cao, từ tác nghiệp đến chiến thuật, chiến lược

Ngoài hai cách phân loại như trên còn có thể phân hệ thống thông tin rahai loại chính thức và phi chính thức

1.3 Các yếu tố kỹ thuật trong hệ thống thông tin

Trong mô hình về hệ thống thông tin, các yếu tố kỹ thuật đóng vai tròquan trọng quyết định một phần không nhỏ đến hiệu quả hoạt động của hệ thống,đồng thời giúp người sử dụng đánh giá được đó có phải là một hệ thống thông tinhiện đại hay không Các yếu tố kỹ thuật này bao gồm:

- Phần cứng tin học

- Phần mềm tin học

- Mạng truyền thông dữ liệu và mạng máy tính

- Cơ sở dữ liệu

1.3.1 Phần cứng tin học

Phần cứng tin học là những thiết bị tin học thực hiện các nhiệm vụ nhập

dữ liệu, xử lý dữ liệu, đưa dữ liệu ra, lưu trữ thông tin và kiểm soát, điều khiểncác hoạt động đó Có rất nhiều thiết bị phần cứng nhưng chúng đều nằm trong số

ba loại phần cứng chính là: Máy tính điện tử, các thiết bị ngoại vi vào, các thiết

bị ngoại vi đưa thông tin ra

Với các thiết bị phần cứng tin học, khi trang bị hay mua sắm, người cótrách nhiệm cần chú ý tới vấn đề chuẩn phần cứng để nó phù hợp với những gì

đã có Theo đó, phần cứng cần đảm bảo ba yêu cầu sau:

- Đảm bảo sự tương thích tức là các thiết bị mua mới và có sẵn phải làmviệc được cùng nhau

- Đảm bảo khả năng mở rộng và nâng cấp: Nhu cầu của tổ chức trong tiếntrình phát triển là liên tục thay đổi và tăng thêm Do đó, những thiết bị phần cứngcũng cần đáp ứng được yêu cầu này

- Đảm bảo độ tin cậy: Phần cứng được mua sắm và trang bị nhất là nhữngđợt mua sắm lớn nên có dự kiểm nghiệm kỹ lưỡng trên lý thuyết cũng như trênthực tế

1.3.2 Phần mềm tin học

Sau quá trình mua sắm, trang bị phần cứng một vấn đề cấp thiết đặt ra làvấn đề về phần mềm tin học Bởi lẽ, thiếu phần mềm, phần cứng không thể hoạtđộng Phần mềm giúp cho máy tính ứng dụng được vào giải quyết các bài toánthực tế

Phần mềm tin học là các chương trình, các cấu trúc dữ liệu làm chochương trình xử lý được những thông tin thích hợp và các tài liệu mô tả phương

thức sử dụng các chương trình ấy Phần mềm luôn được bổ sung, sửa đổi và pháttriển Phần mềm được phân ra thành nhiều loại nhưng có hai loại chung như sau:

- Phần mềm hệ thống gồm hệ điều hành, các chương trình tiện ích, cácchương trình điều khiển thiết bị, các chương trình dịch,…

- Phần mềm ứng dụng bao gồm phần mềm năng suất, phần mềm kinhdoanh, phần mềm giải trí, phần mềm giáo dục, tham khảo,…

1.3.3 Truyền thông dữ liệu và mạng máy tính

Truyền thông dữ liệu trong trường hợp đơn giản nhất là giữa hai thiết bịnối trực tiếp với nhau theo các hình mạng truyền thông điểm – điểm Tuy nhiênđiều đó thường ít xảy ra bởi:

- Các thiết bị tham gia truyền thông ở cách xa nhau

- Có rất nhiều thiết bị tham gia vào hệ thống nên việc kết nối điểm – điểmgiữa từng cặp thiết bị là không thực hiện được

Do đó, giải pháp là xây dựng mạng truyền thông dữ liệu Mô hình đơngiản của mạng truyền thông như sau:

Hình 2.2: Mô hình mạng truyền thông

Có hai loại mạng truyền thông đơn giản được phân loại theo truyền thốnglà: Mạng diện rộng (WAN – Wide Area Network) và mạng cục bộ (LAN – LocalArea Network) với những đặc điểm khác nhau cho từng loại mạng

1.3.4 Cơ sở dữ liệu

Trong hệ thống thông tin, người ta lưu trữ, quản lý dữ liệu trong các kho

dữ liệu Các kho này còn được gọi là ngân hàng dữ liệu, trong đó dữ liệu đượclưu trữ, sắp xếp một cách có trật tự, thuận tiện cho việc tìm kiếm, xử lý và khi đóchúng được gọi là cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin

Cơ sở dữ liệu thường bao gồm một số khái niệm cơ sở như: Thực thể, bảnghi, bảng, trường dữ liệu,…

Một cơ sở dữ liệu tốt là một cơ sở dữ liệu có những thuộc tính tối thiểusau:

- Chia sẻ được: do trong một tổ chức có nhiều người cùng có yêu cầu tìmkiếm những dữ liệu như nhau vào cùng một lúc

bị truyền

Hệ thống truyền

Thiết

bị nhận

Đích

Hệ thống

- Vận chuyển được: Cơ sở dữ liệu cần dễ dàng chuyển đến cho người raquyết định.

- Bảo mật: Có khả năng ngăn ngừa sự phá hoại và không cho người không

có thẩm quyền sử dụng

- Chính xác: Có nội dung đúng sự thực, đáng tin cậy

- Kịp thời: Cơ sở dữ liệu có nội dung phản ánh thực tế hiện tại, luôn luônđược cập nhật sớm nhất có thể

- Phù hợp: Nội dung của cơ sở dữ liệu là thích hợp, cần thiết cho các quyếtđịnh được đưa ra

Những hoạt động chính của cơ sở dữ liệu là: Cập nhật, truy vấn, lập báocáo, cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu

Một số vấn đề liên quan đến thiết kế cơ sở dữ liệu:

Thiết kế cơ sử dữ liệu là công việc xác định yêu cầu thông tin của người

sử dụng hệ thống thông tin mới Qua quá trình gặp gỡ, tìm hiểu phân tích viên cóthể phán đoán và tìm ra những gì là cần thiết cho cơ sở dữ liệu của hệ thống mới

Có bốn cách thức cơ bản xác định yêu cầu thông tin là hỏi người sử dụng cầnthông tin gì, phương pháp đi từ hệ thống đang tồn tại, tổng hợp từ đặc trưng củanhiệm vụ mà hệ thống thông tin trợ giúp và phương pháp thực nghiệm

Các phương pháp thiết kế:

- Phương pháp 1: Thiết kế các cơ sở dữ liệu đi từ các thông tin đầu ra:

Đây là phương pháp cơ bản và cổ điển, được áp dụng trong nhiều trườnghợp từ đơn giản đến phức tạp

Bước 1: Xác định các đầu ra

Liệt kê thông tin đầy đủ các thông tin đầu ra

Nội dung, tần suất, khối lượng và nơi nhận chúng

Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệucho việc tạo ra từng đầu ra

Liệt kê các phần tử thông tin đầu ra

- Mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin được gọi là cácthuộc tính Trong đó, có những thuộc tính thứ sinh – là thuộc tính được tính toánhay suy ra từ thuộc tính khác và thuộc tính cơ sở là những thuộc tính còn lại

- Đánh dấu các thuộc tính lặp (Repeatble) là các thuộc tính có thể nhậnnhiều giá trị

- Gạch chân các thuộc tính khóa cho thông tin đầu ra

- Loại bỏ những thuộc tính không quan trọng đối với nhà quản lý

- Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh, chỉ để lại những thuộc tính cơ sở

Thực hiện chuẩn hóa mức 1 (1NF): Trong 1 danh sách thiết kế cơ sở dữ

liệu không cho phép chứa các thuộc tính lặp Do đó dùng phương pháp sau:

- Tách danh sách con theo một thực thể nào đó có ý nghĩa về mặt quản lý

- Gán cho danh sách con vừa được tách ra một tên và tìm một thuộc tínhđịnh danh, thêm thuộc tính định danh này vào danh sách gốc

Thực hiện chuẩn hóa mức 2 (2NF): Trong một danh sách thì mỗi thuộc

tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa của nó chứ không chỉ phụ thuộc vàomột phần của khóa chính Muốn vậy, cần làm như sau:

- Do vậy phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận khóathành các danh sách con mới

- Lấy chính bộ phận khóa đó làm khóa chính cho danh sách mới này.Đồng thời đặt cho danh sách mới này một tên riêng phù hợp với nội dung của cáthuộc tính trong danh sách

Thực hiện chuẩn hóa mức 3 (3NF): Trong một danh sách không có sự phụ

thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính

- Nếu thuộc tính A phụ thuộc vào hàm thuộc tính B và B phụ thuộc vàohàm C thì ta nên tách chúng vào hai danh sách chứa quan hệ A, B và danh sáchchứa quan hệ B, C

- Xác định khóa và tên cho mỗi danh sach mới

Bước 3: Tích hợp các tệpchỉ tạo ra một cơ sở dữ liệu

Kết quả của bước 2 mang lại là rất nhiều danh sách với mỗi danh sách liênquan tới một đối tượng quản lý, tồn tại riêng tương đối độc lập Do vậy, côngviệc chính của bước 3 này là tích hợp các danh sách cùng mô tả về một thực thể,nghĩa là tạo ra một danh sách chung bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tínhchung và riên của những danh sách đó

Bước 4: Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ

Bước 4 được thực hiện với những công việc sau:

- Xác định số lượng các bản ghi cho từng tệp

- Xác định độ dài cho một thuộc tính và cho cả bản ghi

Bước 5 : Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết kế sơ đồ cấu trúc dữ liệu

- Xác định mối liên hệ giữa các tệp

- Biểu diễn mối liên hệ này dưới dạng các mũi tên hai chiều

Quan hệ 1-1 Quan hệ Một – Nhiều

Hình 2.3: Liên hệ logic giữa các tệp

- Phương pháp 2: Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa

Các khái niệm cơ bản:

- Thực thể là khái niệm dùng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặctrừu tượng trong thế giới thực mà thông tin về chúng cần được lưu giữ

- Liên kết: là khái niệm dùng để trình bày những mối liên hệ tồn tại giữacác thực thể

Mức độ của liên kết:

Liên kết loại Một – Một

Liên kết loại Một – Nhiều

Liên kết loại Nhiều – Nhiều

Trong đó:

Hình 2.4: Các mức độ liên kết

Chiều của một liên kết

- Liên kết một chiều là quan hệ mà một lần xuất của thực thể được quan hệvới một lần xuất của chính thực thể đó

- Liên kết hai chiều là quan hệ trong đó có 2 thực thể liên kết với nhau

- Liên kết nhiều chiều là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia

Thuộc tính:

- Thuộc tính định danh (Identifier): là thuộc tính dùng để xác định duynhất mỗi lần xuất của thực thể

- Thuộc tính mô tả (Description): là thuộc tính dung để mô tả về thực thể

- Thuộc tính quan hệ (Relation): là thuộc tính dùng để chỉ đến một lầnxuất nào đó trong thực thể quan hệ

Thiết kế sơ đồ cấu trúc dữ liệu bằng cách chuyển đổi các quan hệ

Chuyển đổi quan hệ một chiều:

- Chuyển đổi các quan hệ 1 – 1: Chỉ tạo ra một tệp chung duy nhất để biểudiễn thực thể đó Khóa của tệp lúc này trở thành định danh của thực thể

Biểu diễn một thực thể nào đó

Biểu diễn liên kết

- Chuyển đổi quan hệ 1 – nhiều: Trong trường hợp này tệp được tạo ra thểhiện kiểu thực thể Khóa của bảng là thuộc tính định danh của thực thể Khóađược nhắc lại như là một thuộc tính phi khóa để thể hiện quan hệ.

- Chuyển đổi quan hệ nhiều – nhiều: Quan hệ này được chuyển thành haitệp Một tệp biểu hiện thực thể, tệp còn lại thể hiện quan hệ

Chuyển đổi quan hệ hai chiều:

- Quan hệ 1 – 1: Tạo ra hai tệp ứng với hai thực thể

- Quan hệ 1 – nhiều: Tạo ra hai tệp, mỗi tệp ứng với một thực thể Khóacủa tệp có mức quan hệ 1 được dùng làm khóa quan hệ trong tệp biễu diễn thựcthể ứng với quan hệ nhiều

- Quan hệ nhiều – nhiều: Cần tạo ra ba tệp, hai tệp biểu diễn hai thực thể

và tệp thứ ba biểu diễn quan hệ bao gồm khóa của các thực thể tham gia

Một số vấn đề về mã hóa dữ liệu:

Định nghĩa: Mã hõa dữ liệu là việc xây dựng một tập hợp những hàm

thức mang tính quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên

hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn

Cấc phương pháp mã hóa cơ bản:

Mã hóa phân cấp:

- Phân cấp các đối tượng từ trên xuống dưới

- Xây dựng mã số từ trái qua phải với các chữ số được kéo dài từ trái quaphải để thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu sắc hơn

Mã hóa liên tiếp: Mã kiểu này được tạo ra theo một quy tắc thứ tự liên

tiếp nhau

Mã hóa theo xeri: Phương pháp này sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là

xeri

Mã hóa gợi nhớ: Căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng mã sao

cho mã có tính gợi nhớ cao đến đối tượng

Mã hóa ghép nối: Chia mã thành nhiều trường, mỗi trường tương ứng với

một đặc tính, những liên hệ có thể có giữa những tập hợp con khác nhau với đốitượng được gán mã

Mã hóa tổng hợp: Kết hợp các phương pháp mã hóa trên với nhau trong

cùng một bộ mã

2 Những nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin mới

Trên đây là những vấn đề mang tính tổng quát nhất về hệ thống thông tin.Vậy vì sao chúng ta cần phải xây dựng một hệ thống thông tin mới cho tổ chức.Câu hỏi ấy luôn được đặt ra với những nhà quản lý, những người làm công việcphân tích, thiết kế hệ thống thông tin

Nguyên nhân trước tiên cần đề cập đến có lẽ chính là nguyên nhân về mặtkinh tế, bởi tính kinh tế luôn có vai trò quan trọng số một trong hầu hết các tổchức Theo đó, việc phát triển hệ thống thông tin mới có thể bắt nguồn từ mongmuốn tăng hiệu quả kinh doanh thông qua tăng năng lực cạnh tranh (giảm giá cả,tăng chất lượng hàng hóa dịch vụ), mở rộng thị phần, làm đơn giản hóa các thủtục Đồng thời hệ thống mới cũng giúp doanh nghiệp hay tổ chức tranh thủ cơhội trong thời buổi hội nhập sâu sắc và toàn diện

Nguyên nhân thứ hai là những vấn đề trong quản lý bao gồm những yêucầu mới của nhà quản lý để tạo ra sức mạnh, quyền lực, hay áp lực từ cấp dưới

để bảo vệ quyền lợi cho người lao động trong tổ chức

Cuối cùng, vai trò của những thách thức chính trị cũng không nên bỏ qua

Nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến phát triển một hệ thống thông tin Ví như

trường hợp hệ thống thông tin là công cụ tối ưu để thực hiện một ý đồ chính trịnào đó.

3 Phương pháp phát triển hệ thống thông tin

3.1 Định nghĩa về phương pháp phát triển hệ thống thông tin

Phương pháp phát triển hệ thống thông tin được định nghĩa như là một tậphợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệthống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn

3.2 Các giai đoạn của phát triển hệ thống

Phương pháp phát triển hệ thống được định nghĩa gồm 7 giai đoạn Mỗigiai đoạn có những nhiệm vụ được thực hiện làm tiền đề cho giai đoan kế tiếp.Bảy giai đoạn trong phát triển hệ thống là:

- Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu – nhằm mục đích cung cấp những thôngtin về thời cơ, tính khả thi, hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống

- Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết – với nhiệm vụ tìm hiểu hệ thống đang tồntại, những vấn đề còn yếu kém, cần khắc phục, xác định những ràng buộc cho hệthống mới và mục tiêu mà hệ thống mới cần đạt được Giai đoạn này đặc biệtquan trọng quyết định tới việc một hệ thống thông tin mới có được xây dựng,phát triển hay không

- Giai đoạn 3: Thiết kế logic – là công việc thiết kế các thành phần của hệthống ở mức logic, tạm thời chưa quan tâm đến cái nhìn vật lý bề ngoài

- Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp – Để cho hệ thốngmới có thể vận hành tốt nhất thì cần có nhiều phương án khác nhau cho giải phápđược đưa ra Trên cơ sở đó, người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án mà họ cho

là đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ, đồng thời vẫn tôn trọng các ràng buộccủa tổ chức.

- Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài – Với một phương án của giải pháp đãđược chọn lựa ở giai đoạn trên, đội ngũ phát triển hệ thống chuyển sang bướcthiết kế những nét đặc trưng vật lý, bao gồm cả phần thủ công và những giaodiện với phần tin học hóa

- Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống – Những công việc của giaiđoạn này bao gồm thiết kế vật lý trong, lập trình, thử nghiệm hệ thống và chuẩn

bị các tài liệu hướng dẫn sử dụng, các tài liệu mô tả hệ thống

- Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác, bảo trì – Là khâu cuối trong việcchuyển đổi hệ thống Trong quá trình khai thác sẽ không tránh khỏi những sai sót

và sự cố, vì vậy hiện nay người ta ngày càng quan tâm nhiều hơn đến công tácbảo hành và bảo trì Hai công tác này chiếm một phần chi phí không nhỏ trongtoàn bộ quá trình xây dựng hệ thống

3.2.1 Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Một dự án phát triển hệ thống không nên tiến hành ngay tức thì ngay saukhi có yêu cầu Vì những dự án loại này không những đòi hỏi đầu tư lớn về mọimặt mà còn gây ra sự thay đổi lớn trong tổ chức, do đó quyết định phát triển hệthống mới chỉ nên được đưa ra sau khi đã có sự phân tích sâu sắc xác định cơ hội

và khả năng thực thi của dự án Những phân tích ấy chính là sự đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu mang tầm quan trọng quyết định thành công cho dự án.Giai đoạn đánh giá một yêu cầu bao gồm việc nêu vấn đề, ước tính độ lớn của dự

án, những thay đổi và tác động tích cực lân tiêu cực dự án mang lại cho tổ chức

Từ đó cho thấy tính khả thi hoặc một số gợi ý cho người chịu trách nhiệm raquyết định

Các công đoạn của đánh giá yêu cầu là:

- Lập kế hoạch

- Làm rõ yêu cầu

- Đánh giá khả thi

- Trình bày báo cáo về đánh giá yêu cầu

3.2.2 Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Giai đoạn này được tiến hành sau khi đã có bản báo cáo đánh giá yêu cầu.Với mục đích xem xét hệ thống đang tồn tại và mục tiêu của hệ thống trongtương lai, giai đoạn này rất cần có một phân tích viên có những hiểu biết sâu sắc

về môi trường mà hệ thống đang tồn tại trong đó cũng như hoạt động chính của

c) Nghiên cứu hệ thống có nghĩa là hiểu lý do tồn tại của hệ thống, mốiliên hệ của nó với hệ thống khác trong tổ chức, những người sử dụng, các bộphận cấu thành, các phương thức xử lý, dữ liệu mà nó thu nhận, thông tin đượcsinh ra, khối lượng dữ liệu mà nó xử lý, giá cả gắn liền với thu thập, xử lý vàphân phát thông tin, hiệu quả xử lý dữ liệu,…Thêm vào đó là xác định những

vấn đề nảy sinh có liên quan cùng nguyên nhân của chúng Do đó, khối lượngthông tin thu thập và phân tích sẽ rất lớn so với các hoạt động trước đó.

Công việc này gồm 3 phân đoạn:

- Thu thập thông tin về hệ thống đang tồn tại với những dữ liệu và tài liệusau: Hoạt động chung của hệ thống, dữ liệu vào, thông tin ra, xử lý, cơ sở dữliệu, vấn đề của hệ thống

- Xây dựng mô hình vật lý ngoài nhằm mục đích tạo thành tư liệu hệ thốngnhư nó đang tồn tại hay nói cách khác đó là bức tranh trung thực của hệ thốngnghiên cứu

- Xây dựng mô hình logic: từ các dữ liệu thu thập trước đây và tư mô hìnhvật lý ngoài Sơ đồ luồng dữ liệu, từ điển dữ liệu, sơ đồ cấu trúc dữ liệu sẽ là tàiliệu về hệ thống

d) Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố của giải pháp:

Việc đưa ra chẩn đoán là một hoạt động phức tạp, đòi hỏi một cách tiếpcận chặt chẽ Phân tích viên cần biết sử dụng mọi công cụ cần thiết để thực hiệnnhiệm vụ này một cách có hiệu quả Khi đó, kỹ thuật phân tích nguyên nhân sẽlàm cho công việc này trở nên dễ dàng hơn Nguyên lý của phân tích nguyênnhan rất đơn giản Với mỗi thực tế liên quan tới vấn đề, phân tích viên cần ngaylập tức tự hỏi những ảnh hưởng có thể của yếu tố đó và những nguyên nhân cóthế Với mỗi nguyên nhân vừa xác định, phân tích viên lại tiếp tục tìm kiếm cácđiều kiện có thế dẫn đến nó Quá trình diễn ra cho đến khi nó không còn manglại một thông tin thiết thực nào cả

Sau khi việc đưa ra các chẩn đoán hoàn tất có thể chuyển sang giai đoạnxác định các yếu tố của giải pháp Những yếu tố này gắn chặt với những nguyên

nhân đã được phân tích ở trên Từ đó, xác định được mục tiêu mà hệ thống mớicấn đạt được.

e) Đánh giá lại tính khả thi

Quá trình đánh giá khả thi trong giai đoạn này đã trở nên chính xác hơnnhờ một lượng không nhỏ thông tin thêm về hệ thống và môi trường của nó, vềnguyên nhân và các giải pháp Tuy nhiên về nội dung cơ bản vẫn không có nhiềuthay đổi Việc đánh giá vẫn thực hiện trên các mặt tổ chức, tài chính, kỹ thuật,thời hạn hoàn thành

f) Thay đổi đề xuất dự án

Trải qua thời gian thu thập thêm thông tin và tái đánh giá tính khả thi, giờđây những nhà phát triển hệ thống sẽ đưa ra những sửa đổi đối với đề xuất dự án

g) Chuẩn bị và trình bày báo cáo

Báo cáo được chuẩn bị và trình bày nhằm phục vụ ra quyết định tiếp tục hay hủy

bỏ dự án Bản báo cáo nên chứa đựng những thông tin căn bản nhất, xúc tích, vàhữu ích nhất với một số mô hình cũng như tài liệu có thể được đính kèm theo

3.2.3 Giai đoạn 3: Thiết kế logic

Là giai đoạn chuyển tiếp giữa phân tích chi tiết và đề xuất các phương áncủa giải pháp, thiết kế logic nhằm mục đích xác định chi tiết và chính xác những

gì mà hệ thống mới phải làm để đạt được những mục tiêu đã thiết lập từ trướcđồng thời luôn tuân thủ ràng buộc của môi trường

Với mục đích như vậy nên các sản phẩm đưa ra của thiết kế logic sẽ là các

mô hình hệ thống mới như mô hình luồng dữ liệu, sơ đồ cấu trúc dữ liệu

3.2.4 Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Giống như tên gọi của mình, giai đoạn này có mục đích không gì khác làđưa ra các phương án khác nhau trên cơ sở giải pháp đã có Để làm được việc

này cần thiết lập các phác họa cho mô hình vật lý, đánh giá chi phí và lợi ích chocác phác họa, xác định khả năng đạt mục tiêu và sự tác động của chúng vào tổchức.

Tiến trình thực hiện giai đoạn này trải qua các bước như sau:

- Xác định các ràng buộc tin học và tổ chức Với tin học, đó là các ràngbuộc phần cứng, phần mềm, nhân lực Với tổ chức, đó là các ràng buộc về tàichính, thời gian, thiên hướng, ý thích của lãnh đạo, nhân lực,…

- Xây dựng các phương án giải pháp: Phương án của giải pháp là sự kếthợp giữa biên giới tin học hóa được xác định và phương thức xử lý Mỗi sự kếthợp như vậy sẽ cho một phương án khác nhau

- Đánh giá các phương án: Trên cơ sở các phương án đưa ra, phân tíchviên tiến hành đánh giá đa tiêu chuẩn Mỗi tiêu chuẩn được xác định và cho mộttrọng số bằng số nguyên Sau đó, cho điểm cũng như tính tổng số diểm của mỗiphương án Phương án chọn lựa thường là phương án có tổng số điểm lớn nhất

3.2.5 Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết phương án của giải pháp đã chọntrước đây Nhiệm vụ chính cần phải làm trong giai đoạn này gồm:

- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

- Thiết kế chi tiết các giao diện vào ra: Với thiết kế đầu ra, phân tích viêncần thiết chọn được vật mang tin hợp lý, sau đó là bố trí thông tin trên vật mangtin đó Thông tin bố trí sao cho thể hiện tốt nhất nội dung, thân thiện với người

nhau Có một số cách thức giao tác cơ bản sau: giao tác bằng tập hợp lệnh, giaotác qua các phím trên bàn phím, giao tác qua thực đơn, giao tác bằng các biểutượng

3.2.6 Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Là giai đoạn cuối cùng trước khi đưa hệ thống vào hoạt động trong môitrường thực Giai đoạn triển khai gồm:

- Thử nghiệm phần mềm: Quá trình này sẽ được thể hiện rõ hơn trong quytrình xây dựng phần mềm cho hệ thống thông tin

- Hoàn thiện tài liệu hệ thống bao gồm tài liệu có nội dung miêu tả chi tiết

về hệ thống và tài liệu hướng dẫn người sử dụng khai thác hệ thống một cách cóhiệu quả nhất

3.2.7 Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác, bảo trì hệ thống

Cài đặt là giai đoạn chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới, tích hợp

hệ thống mới vào những hoạt động của tổ chức Quá trình cài đặt có thể diễn ratrực tiếp bằng cách dừng hoạt động của hệ thống cũ và đưa ngay hệ thống mớivào sử dụng; hay cài đặt song song bằng cách để cho cả hai hệ thống cùng songsong tồn tại cho tới khi quyết định dừng hoạt động của hệ thống cũ

Sau khi cài đặt, bước tiếp theo là khai thác hệ thống để đem lại hiệu quả.Đồng thời diễn ra cùng quá trình đó là bảo trì hệ thống với một số kiểu bảo trì:bảo trì hiệu chỉnh, bảo trì thích nghi, bảo trì hoàn thiện, bảo trì phòng ngừa.

3.3 Các công cụ phân tích hệ thống thông tin

Các công cụ phân tích hệ thống thông tin đó là những công cụ dùng để môhình hóa hệ thống, làm cho hệ thông được biểu diễn dưới dạng các mô hình theomột nguyên tắc chuẩn Nhờ có các công cụ này mà việc trao đổi ý kiến về hệthống trở nên dễ dàng hơn Những mô hình phân tích hệ thống thông tin baogồm:

3.3.1 Sơ đồ luồng thông tin (Information Flow Datagram – IFD):

Là sự biểu diễn bằng sơ đồ sự vận động của thông tin: nguồn vào, đíchnhận, xử lý, lưu trữ và không gian, khối lượng, phương thức xử lý

Lưu trữ:

Thủ công Tự động

Dòng thông tin:

Hình 2.5: Các thành phần của sơ đồ luồng thông tin

3.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD):

Là sự thể hiện bằng sơ đồ khối luồng, đích, nguồn, xử lý và các kho dữliệu trên giác độ logic Sơ đồ luồng dữ liệu sử dụng một số ký pháp cơ bản sau:

Nguồn hoặc đích Dòng dữ liệu

Tiến trình xử lý Kho dữ liệu

Hình 2.6: Các thành phần của sơ đồ luồng dữ liệu

Tên bộ phận nhận

Tên tiến trình xử lý

Tệp dữ liệu

Sơ đồ luồng dữ liệu có nhiều mức Đó là:

Mức ngữ cảnh thể hiện khái quát nhất mội dung chính của hệ thống thông

tin

Sơ đồ mức 0 là sự phân rã của sơ đồ mức ngữ cảnh, chi tiết hơn mức ngữ

cảnh song vẫn còn tương đối khái quát

Sơ đồ mức 1,2,… là sự phân rã của sơ đồ mức trên theo hướng ngày càng

chi tiết, đi vào từng công đoạn cụ thể

Nguyên tắc liên quan tới DFD và phân rã DFD:

- Mỗi luồng dữ liệu cần có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu

- Dữ liệu chứa trên hai vật mang tin khác nhau nhưng luôn luôn đi cùngnhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất

- Xử lý luôn phải được đánh mã số

- Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau

- Tên cho xử lý phải là một động từ

- Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu, luồng vào phải khácluồng ra từ một xử lý

- Số xử lý tối đa trên một trang DFD chỉ nên là 7

- Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã

- Một xử lý mà logic xử lý của nó trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉchiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp

- Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của DFD con mứcthấp nào đó Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích củamột DFD mức lớn hơn

- Xử lý không phân rã thêm gọi là xử lý nguyên thủy

4 Các nguyên tắc phát triển hệ thống thông tin

Giống như nhiều công việc khác, phát triển hệ thống thông tin cũng cầntuân thủ theo các nguyên tắc khác nhau Cụ thể là 3 nguyên tắc chính sau đây:

- Sử dụng các mô hình trong phát triển hệ thống: Có ba mô hình được sửdụng là mô hình logic, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong Việc sử dụngcác mô hình làm cho việc hình dung về hệ thống tương lai trở nên rõ ràng hơn vàngười quản lý cảm thấy chúng hiện thực hơn

- Nguyên tắc chuyển từ cái chung sang cái riêng: Trước tiên, những ngườiphát triển hệ thống cần có cái nhìn chung nhất về hệ thống trong tương lai Trên

cơ sở cái nhìn khái quát đó, họ sẽ đi đến việc phân tích chi tiết hơn từng bộ phậncấu thành nên hệ thống

- Nguyên tắc chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và

từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế: Có nguyên tắc này bởi lẽ quátrình phân tích bắt nguồn từ dữ liệu đang tồn tại và khung cảnh của hệ thống cũ.Sau đó, khi thiết kế, người thiết kế phải trả lại cho hệ thống mô hình vật lý phùhợp với người sử dụng

5 Các quy trình xây dựng phần mềm cho hệ thống thông tin

Phần mềm là một bộ phận không thể thiếu trong hệ thống thông tin mà chỉ

có nó, phần cứng mới có thể hoạt động được Do vậy, khi phát triển một hệthống thông tin, đồng thời cũng là quá trình xây dựng một phần mềm mới hoànthiện hơn với nhiều tính năng và ngày càng thân thiện

Một phần mềm từ khi xây dựng, đưa vào sử dụng trải qua một giai đoạndài gọi là vòng đời phát triển của nó Các giai đoạn trong vòng đời có mối quan

hệ chặt chẽ không thể tách rời và được biểu diễn trong hình vẽ dưới đây:

Hình 2.7: Các giai đoạn trong quy trình xây dựng phần mềm

5.1 Xác định yêu cầu

Xác định yêu cầu là bước đầu tiên của quá trình xây dựng, phát triển phầnmềm Nội dung của giai đoạn này rất quan trọng vì nó quyết định tới hiệu quảcủa dự án phần mềm Một phần mềm chỉ đem lại hiệu quả khi người phát triểnxác định đúng những yêu cầu mà phần mềm cần đạt được Những yêu cầu nàycần thiết được lượng hóa và biểu diễn dưới dạng các mô hình Cụ thể là sơ đồluồng thông tin (Information Flow Datagram – IFD), sơ đồ luồng dữ liệu (DataFlow Datagram –DFD), sơ đồ chức năng kinh doanh (Business Function

Datagram – BFD),…Đồng thời một kết quả nữa của giai đoạn xác định yêu cầu

là hồ sơ phân tích nghiệp vụ chuyên sâu

5.2 Thiết kế phần mềm

Trên cơ sở các sơ đồ, hồ sơ phân tích nghiệp vụ, cán bộ thiết kế tiến hànhlần lượt các bước thiết kế phần mềm Song đây mới chỉ là bản thiết kế trên giấyhay dưới dạng sơ đồ khối chứ chưa được thể hiện trên một ngôn ngữ lập trình cụthể

Các thành phần của phần mềm cần thiết kế bao gồm:

- Kiến trúc phần mềm

- Dữ liệu của phần mềm

- Các thủ tục xử lý

- Thiết kế chương trình

- Các giao diện nhập dữ liệu

- Các báo cáo được hiển thị hoặc in trên giấy

5.3 Lập trình phần mềm

Đây là giai đoạn sử dụng các ngôn ngữ lập trình để cụ thể hóa những thiết

kế trên máy tính Trên cơ sở hồ sơ thiết kế, bộ phận lập trình sẽ tiến hành chi tiếthóa các sơ đồ khối và lựa chọn ngôn ngữ lập trình phù hợp để biến các bản vẽthiết kế thành sản phẩm phần mềm

Công đoạn lập trình phần mềm cần tuân thủ đúng theo bản vẽ thiết kế,tránh những thay đổi đặc biệt là những thay đổi liên quan đến cấu trúc phầnmềm Bởi lẽ những thay đổi này sẽ làm mất đi sự gắn kết giữa các thành phầntrong sản phẩm

- Kiểm thử theo tiêu chuẩn nghiệm thu

Trong các nội dung trên, có một nội dung mà vai trò được đặc biệt nhấnmạnh đó là lập kịch bản quá trình kiểm thử Vì công việc kiểm thử không baohàm việc sửa lỗi chương trình mà chủ yếu là xây dựng kịch bản để phát hiệnnhững điểm yếu của phần mềm Do đó, công việc này yêu cầu những người có

am hiểu cả về tin học và lĩnh vực ứng dụng phần mềm Như vậy, chương trìnhkhi đưa vào sử dụng mới tránh khỏi những sai sót không đáng có

5.5 Triển khai và bảo trì

Triển khai là giai đoạn những người phát triển hệ thống tiến hành đưa hệthống vào sử dụng trong môi trường thực sự Quy trình triển khai có mục đích làcài đặt phần mềm cho khách hàng cũng như hướng dẫn, đào tạo khách hàng sửdụng phần mềm Việc hướng dẫn, đào tạo này có thể thực hiện một cách trựctiếp thông qua trao đổi giữa người phát triển và người sử dụng hoặc gián tiếpthông qua các tài liệu hướng dẫn sử dụng hoặc là sự kết hợp của hai phươngpháp này

Quá trình triển khai bao gồm một số công việc sau: