Những nhà quản lý nầy quan tâm đặc biệt đến 2 vấn đề: - Nâng cao năng suất của những người thực hiện công việc - Nâng cao hiệu quả của các tổ chức mà tại đó công việc đã được thực hiện
Trang 1TRƯỜNG PHÁI QUẢN TRỊ TRUYỀN THỐNG
Các tư tưởng quản trị được hình thành trên nền tảng của những tiến bộ khoa học, những giá trị văn hóa-tinh thần cùng với những kinh nghiệm thực tiễn của các nhà quản lý
Bởi vậy, tư tưởng quản lý trong mỗi giai đoạn lịch sử, trong mỗi khu vực đều có những sắc thái riêng biệt
Lý thuyết quản trị truyền thống có lẽ lâu đời nhất và được thừa nhận rộng rãi ở
phương Tây Lý thuyết nầy được phân chia thành các hướng chính:
- Thuyết quản lý một cách khoa học
- Thuyết quản lý hành chính
- Thuyết quản lý kiểu quan liêu
Tất cả các lý thuyết trên ra đời vào cuối thế kỷ 19 đầu thế kỷ 20- đó là thời điểm thịnh vượng của nền công nghiệp đại cơ khí và các kỹ sư là những người điều hành doanh nghiệp Những nhà quản lý nầy quan tâm đặc biệt đến 2 vấn đề:
- Nâng cao năng suất của những người thực hiện công việc
- Nâng cao hiệu quả của các tổ chức mà tại đó công việc đã được thực hiện
Họ đã chú ý đến việc tìm cách quản trị công việc và tổ chức sao cho có thể làm ra được nhiều sản phẩm hơn với chi phí thấp hơn Họ đã viết được rất nhiều tài liệu quản lý mà đến ngày nay đã trở thành quan điểm kinh điển
1- Thuyết quản lý theo khoa học
Quản trị theo khoa học là một hệ thống lý thuyết tập trung nghiên cứu mối quan hệ giữa người công nhân và máy móc trong quy trình sản xuất
Mục tiêu của những nhà quản lý theo trường phái nầy là thông qua những quan sát, thử nghiệm trực tiếp trên công việc của người công nhân nhằm nâng cao năng suất , hiệu quả, giảm sự lãng phí Đó là quản lý công việc, đơn giản hoá công việc,
Trang 2lập lịch tiến độ công tác và hiệu năng.
Học thuyết quản lý một cách khoa học gắn liền với tên tuổi của Frederick
Winslow Taylor(1856-1915) với tác phẩm nổi tiếng "Những nguyên tắc quản trị một cách khoa học" xuất bản năm 1911 tại Mỹ
Là kỹ sư cơ khí và ở cương vị người giám sát tại công ty thép Midvale ở
Philadelphia vào cuối những năm 1800, Taylor đã quan tâm đến những phương cách cải tiến sự vận hành của máy tiện ông đã bắt đầu thu thập các sự việc và áp dụng việc phân tích khách quan.Ông đã nghiên cứu công việc của từng công nhân tiện để phát hiện thật chính xác họ đã thực hiện công việc của mình như thế nào Taylor đã nhận dạng từng khía cạnh của từng công việc và định lượng mọi cái
có thể đo đạt được Mục đích của ông là cung cấp cho người thợ tiện những tiêu chuẩn khách quan có căn cứ khoa học để xác định khối lượng công việc của một ngày thực sự
Những nổ lực của Taylor cuối cùng đã dẫn đến 4 nguyên tắc quản trị theo khoa học như sau:
- Phân chia công việc của mỗi cá nhân thành nhiều thao tác đơn giản
- Phát triển, áp dụng các phương pháp tốt nhất một cách khoa học để thực hiện mỗi thao tác nầy thay thế cho phương pháp kinh nghiệm cũ (hearsay and gesswork)
- Tuyển chọn và huấn luyện công nhân một cách khoa học , mỗi công nhân chuyên
về một thao tác để anh ta có thể thực hiện nó một cách hiệu quả nhất
- Trả lương theo sản phẩm và thưởng cho những sản phẩm vượt định mức
Cần phải thấy rằng bao giờ cũng cần phân chia công việc và trách nhiệm giữa những nhà quản trị và công nhân để mỗi bên làm tốt nhất công việc của mình thay
vì phần lớn trách nhiệm lại đổ lên đầu công nhân như trước đây
2-Thuyết quản lý hành chính
Lý thuyết quản trị hành chính ra đời ở Pháp là một trong những tư tưởng quản trị lâu đời và phổ biến nhất đối với tất cả các loại tổ chức, dù thuộc khu vực công
Trang 3hay khu vực tư, lớn hay nhỏ.
Mặc dù mỗi tổ chức đều có những đặc trưng và mục đích riêng (doanh nghiệp,
tổ chức chính quyền, tôn giáo, giáo dục.)nhưng chúng đều có chung một tiến trình quản trị cốt lõi Do đó, các nhà quản trị giỏi có thể hoạt động tại bất kỳ tổ chức nào Tiến trình quản trị phổ biến nầy có thể cho phép giảm bớt những chức năng riêng rẽ và những nguyên lý liên quan đến các chức năng đó
Các nhà sáng lập nầy nhấn mạnh đến sự chuyên môn hóa lao động, mạng lưới
ra mệnh lệnh (ai báo cáo cho ai ) và quyền lực
Năm 1916, cha đẻ của lý thuyết quản trị hành chính, nhà công nghiệp người Pháp -HENRY FAYOL (1841-1925) đã xuất bản cuốn sách "Quản trị công nghiệp tổng quát” đề cập đến các nguyên tắc quản trị
Fayol cho rằng một nhà quản trị thành công chủ yếu dựa vào những phương pháp quản lý mà người đó vận dụng hơn là những phẩm chất riêng của ông ta.Ông nhấn mạnh rằng, để thành công các nhà quản trị cần hiểu rõ các chức năng quản trị cơ bản như : hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát và áp dụng những nguyên tắc quản trị nào đó
Đồng thời Fayol còn nhấn mạnh đến cơ cấu của tổ chức và cho rằng để đạt được mục tiêu của tổ chức thì cần phải xác định rõ ràng những công việc mà mỗi thành viên của nó phải cố gắng hoàn thành
Ông ta đã đưa ra 14 nguyên tắc quản trị và chỉ rõ rằng các nhà quản trị cần được huấn luyện thích hợp để áp dụng những nguyên tắc nầy Đó Là
- Phân công lao động: Công việc phải được phân chia rồi lại chia nhỏ nữa thành những yếu tố nhỏ nhất có thể thực hiện được để tận dụng những lợi thế của việc chuyên môn hóa, giúp người công nhân đạt được hiệu quả cao trong công việc
- Sự tương ứng của quyền hạn và trách nhiệm: mỗi người làm việc cần được trao quyền hạn đủ để thực hiện được trách nhiệm được giao
- Kỉ luật: Những người công nhân phải tuân thủ bất kỳ thỏa thuận nào đã được xác
Trang 4định rõ ràng giữa họ và tổ chức đó, những nhà quản lý phải xử phạt công minh mọi trường hợp vi phạm kỷ luật
- Thống nhất chỉ huy : Mỗi công nhân chỉ nhận mệnh lệnh từ một cấp trên để tránh
sự trái ngược giữa các mệnh lệnh và sự rối loạn trong tổ chức
- Thống nhất chỉ đạo : những hoạt động, những nổ lực của tất cả các thành viên đều phải hướng đến mục tiêu chung của tổ chức và chỉ do một nhà quản trị phối hợp và điều hành để tránh sự mâu thuẫn giữa các chính sách và các thủ tục
- Quyền lợi cá nhân phải phục tùng quyền lợi chung : những quyền lợi của tổ chức phải được ưu tiên hơn những quyền lợi của cá nhân
- Trả thù lao thỏa đáng : tiền công phải căn cứ vào công việc đạt được theo những mục tiêu đã đề ra
- Tập trung hóa : Phải có một mức độ tập trung hợp lý để nhà quản trị kiểm soát được mọi việc và chịu trách nhiệm cuối cùng nhưng vẫn đảm bảo cho cấp dưới có
đủ quyền lực để hoàn thành công việc của họ
- Bộ máy thống suất ( Tập trung lãnh đạo) : Quyền lực xuất phát và thông suốt từ ban lãnh đạo cấp cao xuống tới những người công nhân thấp nhất trong tổ chức Đây là hệ thống chỉ huy liên tục qua đó truyền đạt chỉ thị và thông tin
- Trật tự: Tất cả thiết bị, nguyên liệu,và con người cần được đặt đúng vị trí và đúng thời điểm Đặc biệt, con người cần đặt đúng việc , đúng vị trí thích hợp với họ
- Sự công bằng: Các nhà quản trị cần đối xử công bằng và thân thiện với cấp dưới của họ
- Ổn định về nhân sự : Tốc độ luân chuyển nhân sự cao sẽ không đem lại hiệu quả Cần khuyến khích công nhân trung thành với tổ chức và cam kết làm việc lâu dài
- Chủ động : Các công nhân cần được khuyến khích thực hiện việc suy xét độc lập trong phạm vi quyền hạn được giao và công việc đã được xác định của mìn
Trang 5- Tinh thần đồng đội : Các công nhân cần được khuyến khích xác định rõ quyền lợi của mình với những người cùng một tổ chức và nhờ vậy mà đạt được sự thống nhất các nổ lực
3- Thuyết quản trị kiểu quan liêu.
Quản trị kiểu quan liêu là một hệ thống dựa trên những nguyên tắc, hệ thống thứ bậc, sự phân công lao động rõ ràng, những thủ tục chắc chắn (cứng ngắc) Người sáng lập ra trường phái quản trị nầy là nhà xã hội học người Đức-Max Weber (1864-1920), nhưng những công trình nghiên cứu của ông chỉ được phổ biến rộng rãi sau khi chúng được dịch thành tiếng Anh vào năm 1947 Lý thuyết quản trị quan liêu đưa ra một quy trình về cách thức điều hành một tổ chức Quy trình nầy có 7 đặc điểm như sau:
- Những nguyên tắc
Là những hướng dẫn chính thức cho (hành vi) cách ứng xử của tất cả (những công nhân) trong khi họ thực hiện công việc.Trên phương diện tích cực, nguyên tắc có thể giúp thiết lập kỷ cương cần thiết cho phép tổ chức đạt được mục tiêu của
nó Sự tuân thủ (tôn trọng) triệt để các nguyên tắc bảo đảm tính đồng bộ của các thủ tục, quy trình hoạt động và duy trì sự ổn định của tổ chức bất kể tham vọng cá nhân của cả nhà quản trị lẫn công nhân
- Tính khách quan
Sự trung thành với các nguyên tắc của tổ chức sẽ mang lại tính khách quan Nghĩa
là, tất cả thành viên sẽ được đánh giá theo những nguyên tắc giống nhau như các chỉ tiêu như doanh số bán ra hay tỉ lệ hoàn vốn đầu tư Mặc dù vấn đề nầy cũng có mặt trái của nó, song Weber cho rằng đặc điểm nầy đem lại sự công bằng bởi nó không cho phép bất cứ người cấp trên nào để những thiên kiến cá nhân ảnh hưởng đến việc đánh giá cấp dưới
- Phân công lao động
Trang 6Là quá trình phân chia các nhiệm vụ thành những công việc đơn giản, cụ thể hơn cho phép tổ chức có thể sử dụng, huấn luyện công việc và giao cho nhân viên thực hiện một cách hiệu quả hơn Cả nhà quản trị lẫn nhân viên cũng phải được (phân công) giao việc và thực thi nhiệm vụ dựa trên sự chuyên môn hóa và năng lực cá nhân Những nhân viên không có kỹ năng có thể được giao những nhiệm vụ đơn giản, dễ học, dễ thực hiện
Do được phân chia nhỏ nên hầu hết mọi công việc đều có thể học một cách nhanh chóng và chỉ cần những người lao động không có kỹ năng, vì vậy việc huấn luyện nhân viên không được coi trọng
- Hệ thống thứ bậc (cấu trúc thứ bậc)
Hầu hết mọi tổ chức đều có cấu trúc thứ bậc hình kim tự tháp Hệ thống thứ bậc nầy sắp xếp công việc theo mức độ của quyền lực và quyền hạn (quyền ra quyết định) của mỗi cấp, chúng tăng theo mỗi cấp cao hơn cho đến cấp cao nhất Mỗi vị trí cấp dưới chịu sự điều khiển và kiểm soát của cấp cao hơn Theo Weber, việc xác định rõ hệ thống thứ bậc sẽ cho phép kiểm soát hành vi của các thành viên do xác định rõ ràng vị trí của họ đối với các thành viên khác trong tổ chức
- Cấu trúc quyền hạn
Mỗi hệ thống đều dựa trên những nguyên tắc, tính khách quan, sự phân công lao động, một cấu trúc thứ bậc bị cột chặt bởi một cấu trúc quyền hạn Cơ cấu nầy xác định ai là người có quyền đưa ra các quyết định có tầm quan trọng khác nhau ở các cấp khác nhau trong một tổ chức
Weber cho rằng có 3 loại (cấu trúc) quyền hạn : kiểu dựa vào truyền thống, kiểu dựa vào uy tín, và kiểu dựa vào pháp luật
- Sự cam kết làm việc lâu dài
Việc tuyển dụng lao động trong hệ thống quản trị kiểu thư lại được coi là một sự cam kết làm việc lâu dài cả phía nhân viên cũng như về phía tổ chức (công ty)
- Tính hợp lý
Trang 7Nhà quản trị hiệu quả là người có khả năng sử dụng hữu hiệu nhất các nguồn tài nguyên để thực hiện mục tiêu của tổ chức Các nhà quản trị trong hệ thống quản trị thư lại nầy điều hành tổ chức luôn tuân theo tính logich và tính hiệu quả khi đề ra các quyết định
Theo Weber, khi tất cả mọi hoạt động đều nhằm đạt mục tiêu thì tổ chức sẽ sử dụng một cách hiệu quả các nguồn tài nguyên và nhân lực của nó Hơn nữa, tính hợp lý cho phép phân chia những mục tiêu chung thành những mục tiêu cụ thể của mỗi bộ phận trong tổ chức Do đó, nếu tất cả các bộ phận đều hoàn thành mục tiêu riêng thì mục tiêu chung của tổ chức sẽ được thực hiện
-Những lợi ích mong đợi
Có 2 lợi ích là tính hiệu quả và tính ổn định của tổ chức do khi những nhiệm vụ cần thiết hàng ngày được thực hiện tốt thì mục tiêu của tổ chức sẽ được thực hiện
vì công việc của nhân viên trở nên đơn giản hơn bởi họ thực hiện những công việc
đã biến thành những nguyên tắc đơn giản
4- Đánh giá chung các lý thuyết quản trị thuộc trường phái truyền thống.
Lý thuyết quản trị truyền thống đã định hướng tốt cho các nhà quản trị khi họ coi con nguời như những cỗ máy, như những bánh răng có sự liên kết chặt chẽ nhưng lại có công việc và nhiệm vụ, chuyên môn riêng biệt Các nhà quản trị chia công việc thành những phần nhỏ và giao từng phần cho công nhân và đào tạo họ làm tốt
và chỉ tập trung vào phần việc của mình mà không cần quan tâm phần việc của người khác Như vậy, các nhà quản trị đã xây dựng được một bộ máy nhân công có tính chuyên môn hóa, năng suất hoạt động cao và mang lại hiệu quả kinh tế
Trong ngắn hạn, lý thuyết quản trị trường phái truyền thống sẽ giúp các nhà quản trị mang lại hiệu quả kinh tê cao trong các nhà máy và xưởng sản xuất nhưng trong dài hạn nó lại mang lại những hạn chế Con người không chỉ là những cỗ máy mà họ còn có nhu cầu về đời sống xã hội, tình cảm Khi chỉ thực hiện một công việc trong một quá trình dài có thể mang lại sự ức chế và chán nản ảnh hưởng
Trang 8tiêu cực tới hiệu quả công việc Mặt khác, nó khiến công nhân mất đi tính sáng tạo, lòng yêu công việc để nâng cao hiệu quả kinh tế