kế toán mua bán hàng hoá tại công ty TNHH TM- DV Nam Á

Tân Bình, TP.HCM - Vôn điều lệ : 3.000.000.000 VND - Số điện thoại : 8496 003 – 8428 541 1.1.2 Quy mô và phạm vi hoạt động: Trong những năm đầu thành lập, hoạt động kinh doanh của Cty g

GVHD:ThS Nguyễn Thế Hưng

PHẦN 1

GIỚI THIỆU VỀ CTY

TNHH TM-DV Nam á VINA

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp:

1.1.1 Giới thiệu về Công ty Nam á:

Cty TNHH TM-DV Nam á được thành lập theo giấy phép đăng ký kinh doanh số: …do Sở Kế Hoạch Đầu Tư cấp ngày 25/02/2000 Công ty chịu sự quản lý của

Sở Thương Mại và hoạt động phân phối trên toàn quốc.

- Tên giao dịch : Công ty TNHH TM-DV Nam á

( Tên tiếng Anh : Nam a vina Co., Ltd)

- Trụ sở giao dịch : 1/18A Aâu Cơ, P.14, Q Tân Bình, TP.HCM

- Vôn điều lệ : 3.000.000.000 VND

- Số điện thoại : 8496 003 – 8428 541

1.1.2 Quy mô và phạm vi hoạt động:

Trong những năm đầu thành lập, hoạt động kinh doanh của Cty gặp nhiều khó khăn do chủng loại hàng hóa chưa phong phú và thị trường phân phối hàng hóa chưa được mở rộng, phạm vi hoạt đđộng của công ty chủ yếu là khu vực Tp.HCM

và một số tỉnh thành lân cận như Thủ Đức, Đồng Nai, Bình Dương …

1.1.3 Sự hình thành và phát triển:

Từ năm 2003, Cty chủ động tăng cường tiếp thị, thăm dò thị trường và những phản hồi của thị trường đã giúp cho Cty nghiên cứu, tìm kiếm những sản phẩm mới đa dạng về chủng loại, đảm bảo chất lượng nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường, càng ngày Cty càng khẳng định vị trí của mình trên thị trường, đăïc biệt

là thị trường linh kiện máy tính , những mặt hàng có chất lượng cao, đa dạng về chủng loại nhưng giá cả rất cạnh tranh.

Hiện tại, Cty đang phân phối cho các cơ quan Hành Chính sự nghiệp , Cơng ty , Cửn Hàng……trong cả nước, đặc biệt là thị trường miền Nam Cty đang cố gắng

mở rộng thêm thị trường miền Bắc và miền Trung, thiết lập mối quan hệ với các Cty trong và ngoài nước để tìm thêm những mặt hàng mới đáp ứng nhu cầu của thị trường.

- Xây dựng các chiến lược kinh doanh mang lại lợi nhuận cao, đảm bảo cung cấp hàng hóa đủ chất lượng và hiệu quả nhất trong việc phân phối.

GVHD:ThS Nguyễn Thế Hưng

- Quản lý và sử dụng nguồn vốn theo đúng chế độ quy định của Nhà Nước, bảo toàn và phát triển nguồn vốn với mọi hình thức thích hợp, đảm bảo tự trang trải và cân đối về tài chính ,chịu trách nhiệm về tính trung thực đối với Báo cáo tài chính của Cty.

- Quản lý cán bộ CNV theo đúng chế độ Nhà Nước, chăm lo đời sống vật chất, tinh thần, bồi dưỡng nâng cao trình độ văn hóa và chuyên môn cho cán

bộ công nhân viên, từ đó làm tăng nguồn thu cho ngân sách Nhà Nước.

- Thực hiện tốt công tác phòng cháy, chữa cháy.

1.3 Đặc điểm, tổ chức kinh doanh:

1.3.1 Cơ cấu mặt hàng:

- Đa số các mặt hàng linh kiện máy tính như LCD , Swich , DDR , CPU … Thì được nhập từ các nước khối Mỹ , Malay , Singapor…

1.3.2 Thị trường tiêu thụ và phân phối:

Công ty hiện đang có mạng lưới phân phối trên toàn quốc, cụ thể cho các tỉnh thành sau:

Miền Bắc Hà nội, Hải Phòng

Miền Trung Đà Nẳng, Khánh Hòa

Miền Tây Long An, Tiền Giang, Bến Tre, An Giang,Vĩnh

 Thị trường miền Trung :

Ở thị trường này, Cty chỉ được biết đến qua việc bán các linh kiện linh tinh

mà thôi.Việc giao dịch, buôn bán được thực hiện không mang tính chất thường xuyên và liên tục, do đó thị trường này được xem là thị trường không

ổn định

 Thị trường miền Tây và miền Đông :

Đối với 2 thị trường này, do đặc điểm vị trí khơng nằm cách xa trụ sở giao dịch, nên rất thuận tiện cho việc Cty tích cực tăng cường tiếp thị, thường xuyên thăm dị thị trường, nắm bắt được nhu cầu của khách hàng kịp thời, phục vụ vận chuyển giao hàng đến tận kho của khách hàng một cách nhanh chĩng, đảm bảo cho nhu cầu hoạt động sản xuất thương mại của các nhà máy, các Cty được liên tục và hiệu quả…Vì vậy doanh số bán ở 02 thị trường này chiếm khoảng 90% doanh số bán của tồn Cty

 Thị trường TP Hồ Chí Minh :

Được coi là thị trường cĩ tiềm năng kinh tế lớn nhất nước.Tuy nhiên trong những năm gần đây, do sức cạnh tranh quá lớn nên doanh thu tại khu vực sầm uất này cĩ vẻ khơng ổn định

1.4 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý doanh nghiệp:

- Quản lý tình hình tài chính của Cty.

- Xây dựng và thực hiện kế hoạch tài chính, đáp ứng nhu cầu kinh doanh.

- Tổ chức cơng tác kế tốn và bộ máy kế tốn phù hợp với quy mơ kinh doanh của Cty Tiến hành cơng tác kế tốn bao gồm : lập chứng từ kế tốn, kiểm tra và phân tích số liệu…

- Cung cấp đầy đủ thơng tin về hoạt động kinh tế, tài chính ở Cty giúp cho Ban Giám đốc điều hành và quản lý các hoạt động kinh tế, tài chính ở Cty đạt hiệu quả.

BAN GIÁM ĐỐC

PHÒNG KINH DOANH

PHÒNG NHÂN SỰ

PHÒNG HÀNH CHÍNH

PHÒNG

KẾ TOÁN

PHÒNG KỸ THUẬT

&BẢO TRÌ

- Lập kế hoạch bổ túc, nâng cao chất lượng lao động.

- Tổ chức các cuộc giao ban hội họp, hội nghị, bảo vệ cơ sở vật chất của Cty.

- Quản lý nguồn nhân lực, quản lý lương, thu nhập và các chế độ khen thưởng, phúc lợi.

- Phát triển nguồn nhân lực : tuyển dụng, đào tạo, phát triển đánh giá kết qua làm việc.

 Phòng hành chính :

- Chịu trách nhiệm nhận công văn, hồ sơ, thư từ, email, fax, xử lý và chuyển giao cho các bộ phận, nhân viên liên quan.

- Đánh máy, soạn thảo văn bản, báo cáo.

- Lên kế hoạch và đặt mua văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ phục vụ cho công tác quản lý, phân phối cho các bộ phận,

- Hỗ trợ các đội xây dựng kế hoạch thi đua.

- Đề nghị, sắp xếp việc sửa chữa máy văn phòng.

- Kiểm tra việc thực hiện các hợp đồng kinh tế.

- Theo dõi thực hiện các hợp đồng kinh tế.

 Phòng kỹ thuật & bảo trì :

- Hỗ trợ khách hàng về phương pháp sử dụng các chất phụ gia, nguyên liệu, các máy móc phục vụ ngành may thêu, ngành Nông Nghiệp.

- Định kỳ bảo trì các máy móc, thiết bị cho khách hàng

Nhìn chung, mỗi phịng ban, mỗi bộ phận cĩ chức năng riêng và cĩ tầm quan trọng khác nhau Song chúng lại cĩ mối quan hệ hữu cơ với nhau, tất cả các bộ phận nếu thực hiện chức năng của mình sẽ tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng, thúc đẩy cơng việc kinh doanh phát triển, mang lại hiệu quả cao cho Cty.

1.5 Tổ chức cơng tác kế tốn của cơng ty:

1.5.1 Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn :

Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh và nhu cầu quản lý, tất cả các cơng việc kế tốn đều được giải quyết ở phịng kế tốn chung của Cty nên Cty áp dụng hình thức kế tốn tập trung.

Ưu điểm :

- Bộ máy kế tốn gọn nhẹ.

- Tạo điều kiện cho việc ứng dụng các thiết bị hiện đại cĩ hiệu quả.

- Nâng cao chất lượng cơng tác kế tốn do các thơng tin được xử lý tập trung

1.5.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế tốn :

- Lập các báo cáo định kỳ về các chỉ tiêu doanh thu, chi phí, lợi nhuận…

- Giải quyết các sổ sách, chứng từ kế tốn năm phục vụ cơng tác thanh tra, kiểm tra và quyết tốn thuế.

 Kế tốn thu – chi :

Kế Toán Trưởng

Kế toán

công nợ

Kế toán thu - chi

Kế toán ngân hàng

Kế toán kho

Thủ kho

GVHD:ThS Nguyễn Thế Hưng

- Ra phiếu thu, phiếu chi, nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán Misa về tiền mặt, theo dõi và chịu trách nhiệm về tình hình thu chi, tiền mặt đối với khách hàng cũng như nội bộ Cty.

- Nhập doanh thu vào phần mềm

 Kế toán công nợ :

- Kiểm soát hoạt động thanh toán, nhập dữ liệu vào phần mềm các khoản thanh toán của khách hàng, tiền gửi ngân hàng, báo cáo kế toán, báo cáo kịp thời khả năng thanh toán của cty để kế toán trưởng có kế hoạch tài chính thích hợp.

- Giám sát công nợ, kiểm soát tín dụng, giám sát nợ quá hạn, theo dõi nợ phải thu khách hàng, báo cáo công nợ, xác định nợ phải thu khó đòi để xử lý kịp thời Cuối tháng báo cáo tình hình thực hiện công nợ.

- Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn hàng hóa trong kho về mặt số lượng Căn

cứ vào phiếu nhập kho, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho để ghi vào thẻ kho Cuối tháng kết sổ và lập báo cáo nộp cho kế toán trưởng để đối chiếu.

- Chịu trách nhiệm sắp xếp, bảo quản hàng hóa trong kho cho hợp lý.

- Định kỳ hàng tháng thực hiện công việc kiểm kê kho cùng với kế toán.

1.6.2 Phương thức hạch toán hàng tồn kho:

- Nhập trước xuất trước theo phương pháp kê khai thường xuyên.

1.6.3 Phương thức khấu hao TSCĐ:

- Theo phương pháp đường thẳng.

1.6.4 Phương thức hạch toán ngoại tệ :

- Áp dụng tỷ giá thực tế.

- Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế.

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ:

GVHD:ThS Nguyễn Thế Hưng

Ghi chú :

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc ghi định kỳ Đối chiếu, kiểm tra

Trình tự xử lý số liệu kế toán bằng máy tính thông qua phần mềm kế toán tại Cty :

Chứng từ gốc sau khi thông qua các thủ tục phê duyệt được kế toán hạch toán thẳng vào phần mềm Misa theo các bảng biểu được thiết sẵn trên phần mềm kế toán

Phương pháp ghi như sau :

- Ghi ngày, tháng ghi sổ.

- Ghi số chứng từ và ngày, tháng lập của chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ.

- Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

- Ghi số hiệu tài khoản ghi Nợ, ghi Có theo định khoản kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Tài khoản ghi Nợ được ghi trước, tài khoản ghi Có được ghi sau, mỗi tài khoản được ghi một dòng riêng.

- Ghi số tiền phát sinh các tài khoản ghi Nợ.

- Ghi số tiền phát sinh các tài khoản ghi Có.

Hệ thống tài khoản Cty đang sử dụng :

- Hiện nay, hệ thống tài khoản của Cty đang áp dụng căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán được ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006.

Báo cáo tài chính :

- Bảng cân đối kế toán

- Báo cáo kết quả kinh doanh

- Thuyết minh báo cáo tài chính.

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Quyết toán thuế:

- Tờ khai quyết toán thuế GTGT.

- Tờ khai quyết toán thuế TNDN.

- Tờ khai chi tiết doanh thu, chi phí, thu nhập.

GVHD:ThS Nguyễn Thế Hưng

Phần 2

Cơ sở lý luận

2.1 Những vấn đề chung :

2.1.1 Đặc điểm kế toán trong doanh nghiệp thương mại :

Tổ chức kế toán nghiệp vụ hàng hóa là nội dung tổ chức kế toán đặc trung của doanh nghiệp thương mại và có ý nghĩa quan trọng đối với toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp, giúp quản lý và kiểm soát tài sản chặt chẽ, có vai trò quan trọng trong việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho nhà quản lý để lựa chọn phương án kinh doanh có hiệu quả, giám sát việc chấp hành các chính sách, chế độ kinh tế tài chính…

2.1.2 Yêu cầu quản lý hàng hóa :

 Quản lý chặt chẽ hàng hóa trong khâu dự trữ :

- Theo dõi cả 2 chỉ tiêu : số lượng và giá trị, chi tiết đến từng loại, nhóm, thứ, quy cách phẩm chất hàng hóa.

- Theo dõi từng nơi bảo quản, từng người chịu trách nhiệm vật chất Khi cần thiết có thể quy trách nhiệm một cách rõ ràng.

- Mục đích : bảo quản hàng hóa tốt, tránh bị thất thoát, đảm bảo quá trình kinh

doanh của doanh nghiệp được liên tục và mang lại hiệu quả.

 Thống nhất giữa các bộ phận : kế toán, kinh doanh, kho… về tên gọi, nhãn hiệu, quy cách, mã số, phương pháp tính giá…

- Mục đích : giúp cho việc phối hợp, kiểm tra, đối chiếu số liệu được thuận lợi, và

so sánh được tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế toán…

2.2.2 Kế toán chi tiết :

Chi tiết theo từng người bán, từng loại hàng, số lượng và giá trị hàng hóa trên các sổ chi tiết mua hàng.

2.2.3 Kế toán nghiệp vụ nhập hàng mua (theo phương pháp kê khai thường xuyên):

Tài khoản chủ yếu sử dụng : TK 151, TK 156-Hàng hóa, có 2 tài khoản cấp hai : TK 1561-Giá mua hàng hóa; TK 1562-Chi phí thu mua hàng hóa; TK 133,331,111,…

2.2.3.1 Mua hàng trong nước :

a Trường hợp hàng hóa và hóa đơn cùng về :

Tiến hành kiểm nhận nhập kho và lập phiếu nhập kho.

Giá mua chưa thuế Giá mua hàng trả

GVHD:ThS Nguyễn Thế Hưng

hóa đơn VAT hàng mua (HĐ) VAT hàng mua trả toán

lại/giảm giá/CKTMGiá thanh VAT chi phí thu mua

Toán chi

Chi phí thu mua HH

Trường hợp hàng về thiếu hụt, hư hỏng, sai quy cách, kém, mất phẩm chất hay thiếu hụt so với hóa đơn :

- Nhận hàng trực tiếp tại bên bán :

- Mua hàng theo phương thức chuyển hàng :

Căn cứ vào HĐ và PNK ghi Nợ TK 156/ Có TK331: Giá trị hàng hóa thực nhập theo giá HĐ.

+ Đối với giá trị hàng hóa sai quy cách, mất phẩm chất : Doanh nghiệp không

xử lý.

Nếu DN giữ hộ cho người bán , kế toán ghi đơn Nợ TK 002 Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công Khi hoàn trả ghi đơn Có TK 002.

b Trường hợp đã nhận được hóa đơn nhưng hàng chưa về :

- Lưu hóa đơn vào hồ sơ :” Hàng đang đi đường “ và chờ hàng về.

- Trong kỳ hạch toán : hàng về – tiến hành kiểm nhận nhập kho, căn cứ hoá đơn và phiếu nhập kho ghi như trường hợp hàng và hóa đơn cùng về.

- Nếu đến cuối kỳ hạch toán, hàng hóa vẫn chưa về nhập kho, căn cứ vào hóa đơn ghi : Nợ TK 151(TK 133)/Có TK 331,111,112.

- Sang kỳ hạch toán sau, khi hàng về,tiến hành kiểm nghiệm nhập kho căn cứ phiếu nhập kho : Nợ TK 1561(1561) / Có TK 151.

111,112 3333

Thuế NK pnộp (4) Nộp thuế

2.3.1 Khái niệm doanh thu và điều kiện ghi nhận doanh thu :

- Doanh thu: là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các họat động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.

- Điều kiện ghi nhận doanh thu: doanh thu bán hàng được ghi nhận khi thỏa mãn đồng thời 5 điều kiện sau:

a Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua.

b DN không còn nắm giữ quyền quản lý hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.

c Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.

d Doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu được các lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.

e Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.

2.3.2 Các phương thức bán hàng và thủ tục chứng từ sử dụng:

Bán buôn hàng hóa là việc bán hàng cho các doanh nghiệp TM khác hoặc cho các doanh nghiệp SX để tiếp tục sản xuất ra sản phẩm mới Đặc điểm của nghiệp vụ bán buôn là hàng hóa chưa đến tay người tiêu dùng.

- Bán lẻ hàng hóa là việc bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng, để phục vụ nhu cầu tiêu dùng.

Các phương thức bán lẻ và chứng từ sử dụng :

Trong bán lẻ, thường hàng hóa xuất giao cho người mua và thu tiền ngay Vì vậy đối với bán lẻ, thời điểm tiêu thụ xác định ngay sau khi giao hàng hóa cho khách hàng.

- Nhận xét :

GVHD:ThS Nguyễn Thế Hưng

Ưu điểm : tổ chức bán lẻ đơn giản, thuận tiện cho khách hàng.

Nhược điểm : dễ xảy ra tiêu cực về lạm dụng tiền hàng nếu quàn lý và kiểm tra không chặt chẽ.

* Phương thức bán hàng thu tiền tập trung :

- Nội dung và chứng từ :

Tách biệt người giao hàng và người thu tiền.

Cuối ngày :

+ Nhân viên giao hàng kiểm hàng và lập bảng kê hàng hóa dịch vụ bán lẻ.

+ Nhân viên thu tiền kiểm tiền và lập giấy nộp tiền.

Đối chiếu : Giữa bảng kê hàng hóa dịch vụ bán lẻ và số tiền thực nộp để phát hiện thừa, thiếu tiền hàng.

- Nhận xét :

Ưu điểm : ngừa hiện tượng tiêu cực, quản lý tiền, hàng chặt chẽ hơn

Nhược điểm : chi phí tăng do thuê nhiều nhân viên.

2.3.3 Kế toán nghiệp vụ bán hàng:

2.3.3.1 Bán hàng trực tiếp :

(Trường hợp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế)

511 111,112,131,…

Giá chưa thuế

Giá thanh toán 33311

Thuế VAT đầu ra

2.3.3.2 Bán hàng thông qua đại lý :

Theo phương thức này, doanh nghiệp xuất hàng gửi đi bán cho khách hàng theo hợp đồng đã ký giữa hai bên Khi hàng xuất gửi đi bán thì hàng chưa xác định

là tiêu thụ, kế toán theo dõi hàng gửi đi bán :

Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán : Giá vốn hàng gửi đi bán.

Có TK 156(1561).

Hàng gửi đi bán chỉ được hạch toán vào doanh thu khi thỏa mãn 5 điều kiện ghi nhận doanh thu.

Kế toán tổng hợp giá vốn hàng hóa bán ra :

Sơ đồ kế toán tổng hợp hàng hóa theo phương pháp kê khai thường xuyên :

632

157 911

156

hàng hóa xuất khi hàng gửi đi bán

kho gửi đi bán đươïc tiêu thụ Cuối kỳ k/c giá

vốn hàng bán Xuất kho hàng hóa để bán

2.3.4 Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là dự phòng phần giá trị bị tổn thất do giá vật

tư, thành phẩm, hàng hoá tồn kho bị giảm.

- Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho = giá gốc HTK – giá trị thuần có thể thực hiện được của HTK.

- Giá trị thuần có thể thực hiện được của HTK = giá bán ước tính của HTK trong kỳ SXKD bình thường – chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm & chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.

- Tài khoản sử dụng: “159 – Dự phòng giảm giá HTK” phản ánh số điều chỉnh giảm cho HTK của công ty, cuối kỳ số dư có của TK này sẽ được ghi trên bảng CĐKT, trừ vào mục HTK

- Cuối niên độ khi giá gốc HTK lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được thì công ty sẽ lập dự phòng giảm giá HTK.

GVHD:ThS Nguyễn Thế Hưng

TẠI CTY TNHH TM-DV

Nam á

GVHD:ThS Nguyễn Thế Hưng

GVHD:ThS Nguyễn Thế Hưng

Cty đã dung phương pháp nhập trước xuất trước để phản ảnh doanh thu và giá vốn hang bán

Cty trực tiếp mua hàng theo hình thức chuyển hang , tức là căn cứ vào hợp

- Đối với nhửng mặt hang cĩ giá trị thấp , Cty sẻ thanh tốn tiền ngay cho

nha cung cấp