DE TAI TOT NGHIEP CD

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY. 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU HOÀNG PHONG. 1.1. Lịch sử hình thành công ty. Tên tiếng việt: Công ty TNHH thương mại và xuất nhập khẩu Hoàng Phong. Văn phòng: 680, Sư Vạn Hạnh, Phường 12, Quận 10 Nhà máy : Bình Tri Đông, Phường An Lạc, Quận Binh Tân Công ty TNHH thương mại và XNK Hoàng Phong là một công ty tư nhân do ông Lê Xuân Hoàng thành lập năm 2001. Trước năm 2001 công ty chỉ là một xưởng sản xuất và buôn bán nhỏ do ông Lê Xuân Hoàng làm chủ với số nhân viên làm việc rất ít. Sau những năm buôn bán trên thị trường ông Lê Luân Hoàng nhận thấy ngành này có cơ hội phát triển và đưa lại lợi nhuận cao nên ông đã quyết định thành lập công ty vào năm 2001 tại thành phố Hồ Chí Minh. Lịch sử phát triển của công ty tạm chia thành ba giai đoạn: - Giai đoạn thứ nhất là giai đoạn mới thành lập công ty: được sự đồng ý và phê chuẩn của các cơ quan có thẩm quyền ông lê xuân hoàng đã thành lập công ty sản xuất có tên là Công ty TNHH thương mại và xuất nhập khẩu Hoàng Phong được đặt tại địa chỉ là 680, Sư Vạn Hạnh và do ông trực tiếp làm giám đốc.Mới đầu công ty làm ăn rất khó khăn, vấp phải nhiều trở ngại trên thị trường đặc biệt là sự cạnh tranh của các đối thủ, nhưng đưới sự chỉ đạo của giám đốc công ty đã dần tìm được chỗ đứng trên thị trường. Báo cáo thực tập tốt nghiệp 1 - Giai đoạn thứ hai là giai đoạn từ năm 2003-2007: với sự phát triển rất nhanh chóng của nền kinh tế, nắm bắt được điều đó giám đốc công ty đã quyết định đầu tư mở rộng như: xây dựng thêm nhà kho, xưởng sản xuất, tuyển dụng thêm nhân viên, nâng cấp trang thiết bị văn phòng, cải tạo môi trường làm việc. Với sự đầu tư đúng thời điểm như vậy công ty đã liên tiếp gặt hái được những thành công như:mở rộng thị trường, tìm kiếm được nhiều đối tác, lợi nhuận của công ty đã tăng lên đáng kể. - Giai đoạn thứ ba là giai đoạn từ năm 2008 đến nay: công ty đã có nhiều đổi mới cả về cơ sở vật chất và con người để phù hợp hơn với sự phát triển của nền kinh tế trong thời kỳ mở cửa. Hiện tại công ty đang hoạt động rất thuận lợi và gặt hái được rất nhiều thành công. - Số vốn điều lệ của Gốm Quang đã lên đến 35.000.000.000 ( ba muoi nam tỷ đồng) vào năm 2008. - Công ty TNHH thương mại và XNK Hoàng Phong đã không ngừng mở rộng thị trường tiêu thu trong và ngoài nước vì vậy nguồn doanh thu của công ty trong những năm qua cũng tăng lên đáng kể, và việc sản xuất kinh doanh của công ty cũng ngày càng hiệu quả hơn lúc mới thành lập. Cùng với sự phát triển về mặt kinh doanh thì công ty cũng chú trọng nhiều đến công tác quản trị nhân sự và chính vì vậy nguồn nhân lực trong công ty mang những nét hết sức đặc thù và mang lại lợi thế cạnh tranh cho công ty. 1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty. - Tiếp tục phát triển và cũng cố thị phần của công ty trong nước, đẩy mạnh tái sản xuất, đổi mới và hoàn thiện phương thức kinh doanh thích nghi với điều kiện hợp tác và cạnh tranh trong khuôn khổ luật pháp Việt Nam và quốc tế, vừa nâng cao hiệu quả kinh tế, vừa đảm bảo hiệu quả chính trị - xã hội. Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2 - Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại trong kinh doanh và quản lý doanh nghiệp.Công ty cam kết bảo vệ môi trường sinh thái. - Ưu tiên phát triển nguồn nhân lực theo chương trình đào tạo, từng bước hình thành đội ngủ quản trị năng động, hiệu quả và đội ngủ công nhân được đào tạo hiện đại. 1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty. Sơ đồ : Cơ cấu tổ chức và bộ máy của công ty TNHH thương mại và XNK Hoàng Phong. (Nguồn: Phòng tổ chức hành chính) Chú giải: • Phòng TCHC: Phòng tổ chức hành chính • Phòng KDXNK: Phòng kinh doanh – xuất nhập khẩu • Phòng KTTC: Phòng kế toán tài chính • Phòng KHNV: Phòng kế hoạch nghiệp vụ Báo cáo thực tập tốt nghiệp 3 Phòng ĐHSX Phòng KTCL Phòng KT Phòng TCHC Phòng KDXNK Phòng KTTC Phòng KHNV Khối văn phòng Nhà máy Ban trợ lý Ban thư kí Ban lãnh đạo • Phòng ĐHSX: Phòng điều hành sản xuất • Phòng KTCL: Phòng kiểm tra chất lượng • Phòng KT: Phòng kĩ thuật * Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của các bộ phận, phòng ban: - Ban lãnh đạo:  Tổng giám đốc kiêm chủ tịch hội đồng quản trị : Là người chịu trách nhiệm điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty TNHH thương mại và NXK Hoàng Phong, phải thực hiện quyền hạn nhiệm vụ của mình phù hợp với điều lệ của công ty, cụ thể: + Quyết định về tất cả các vấn đề có liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty + Tổ chức triển khai thực hiện các quyết định của HĐQT + Tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và phương án đầu tư của HĐQT + Quyết định phương án bố trí tổ chức nhân sự, qui chế quản lý nội bộ công ty. + Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty trừ các chức danh do HĐQT bổ nhiệm. + Triệu tập và chủ trì các cuộc họp thường lệ và bất thường của Ban giám đốc + Quyết định cơ cấu tổ chức, biên chế của các phòng ban trong công ty. + Quyết định các kế hoạch và phương án đào tạo, trả thù lao lao động, điều chỉnh hệ số lương, thưởng cho CBCNV trong công ty . + Quyết định việc kí hoặc ủy quyền cho các phó tổng giám đốc kí các hợp đồng giao dịch dưới đây: - Các khoản vay, cho vay, thanh lý tài sản, thế chấp tài sản. - Các dự án đầu tư có tổng số vốn đầu tư xây dựng cơ bản, trang thiết bị… - Các loại hợp đồng về xây dựng theo quy định về qui chế hoạt động quản lý XHCB. - Các hợp đồng về tư vấn thiết kế, tư vấn giám sát, chuyển giao công nghệ…. Báo cáo thực tập tốt nghiệp 4 - Các hợp đồng mua bán tài sản cố định , mua bán hàng hóa , hợp tác kinh doanh… - Các khoản chi định kì và đột xuất của công ty. - Chi phí giao dịch và tiếp khách đối ngoại. - Phê duyệt quyết toán thuế, quyết toán tài chính năm. - Phê duyệt các kế hoạch sản xuất kinh doanh, tổng dự toán chi phí…  Các phó tổng giám đốc Các phó tổng giám đốc được tổng giám đốc phân công mảng để phụ trách quản lý, điều hành các hoạt động chuyên trách của công ty, họ có quyền hạn và trách nhiệm chung như sau: + Quyền tổ chức, điều hành và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh theo sự phân công của Tổng Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về kết quả hoạt động và nhiệm vụ được giao + Quyền tham gia, thảo luận và biểu quyết trước các vấn đề tại các phiên họp của Ban Giám đốc và Hội đồng Quản trị + Quyền kí các loại hợp đồng, các khoản chi theo thẩm quyền như được qui định cụ thể tại các qui định riêng biệt đối với từng Phó tổng Giám đốc.Có quyền chi đột xuất cho các chi phí giao dịch tiếp khách trị giá từ 3 đến 5 triệu VNĐ và phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về các khoản chi đó + Tuân thủ chế độ báo cáo tổng hợp theo năm, quí và hàng tháng về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Báo cáo tháng bằng văn bản phải gửi cho Tổng Giám đốc trước 5 ngày của tháng tiếp theo, báo cáo nêu được kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong tháng, kế hoạch tháng tới và các yêu cầu đề xuất ( nếu có) + Đề xuất các vấn đề tổ chức nhân sự, tiền lương của các bộ phận do mình phụ trách để Tổng Giám đốc kí quyết định.  Kế toán trưởng: Báo cáo thực tập tốt nghiệp 5 Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc và chịu sự quản lý về nghiệp vụ của Phó tổng giám đốc phụ trách nội chính. Kế toán trưởng có các nhiệm vụ và quyền hạn được qui định cụ thể như sau + Báo cáo hàng ngày về tình hình thu chi của Công ty cho Tổng giám đốc vào cuối ngày làm việc ( hoặc cuối tuần) + Tổ chức quản lý và giám sát việc tuân thủ bảo mật đối với mọi sổ sách chứng từ, thông tin tài liệu, số liệu kế toán tài chính. Kế toán trưởng chỉ được phép cung cấp số liệu cho đối tượng khác khi có sự đồng ý của Tổng Giám đốc + Chịu trách nhiệm cùng Tổng Giám đốc trong các báo cáo đối ngoại như: Báo cáo tài chính, báo cáo thuế, báo cáo thanh kiểm tra hoạt động tài chính * Phòng Tổ chức Hành chính : Thực hiện chức năng tham mưu và tác nghiệp đối với công tác tổ chức hành chính nhân sự của công ty, thực hiện nội qui, qui chế công ty, kỉ luật lao động, thi đua khen thưởng, thực hiện nhiệm vụ hậu cần về phương tiện và cơ sở vật chất phục vụ các hoạt động của Công ty. Quyền hạn và trách nhiệm của Phòng TCHC như sau:  Về công tác tổ chức: + Tổ chức định biên nhân sự và thực hiện xây dựng bộ máy – cơ cấu tổ chức , xây dựng quĩ lương, xây dựng dự báo nhân sự, chính sách nhân sự … + Tổ chức tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cho công ty + Quản lý hồ sơ CBCNV + Soạn thảo, trình duyệt và giám sát thực hiện các nội qui, qui chế công ty, các văn bản thuộc về tổ chức như hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm… + Thực hiện các chính sách chế độ về lương, thưởng, phạt hàng tháng, các chế độ đãi ngộ và BHXH…. + Tổ chức các chương trình đại hội, hội nghị, hội thảo. Tổng hợp và soạn thảo các báo cáo trình đại hội… Báo cáo thực tập tốt nghiệp 6 + Tổ chức giới thiệu, phổ biến nội qui qui chế và các qui định cho nhân viên mới. + Tổ chức cấp phát các trang thiết bị bảo hộ lao động và tuyên truyền, giáo dục ATLĐ - VSLĐ + Phối hợp với tổ chức công đoàn chăm lo đời sống cho CBCNV +Định hướng và chỉ đạo về nghiệp vụ công tác tổ chức tại Nhà máy  Về công tác hành chính: +Quản lý các phương tiện, tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất của công ty + Lưu trữ, bảo quản văn thư tài liệu, luân chuyển kịp thời công văn đi đến + Bảo trì bảo dưỡng các trang thiết bị, triển khai công tác sửa chữa, xây dựng cơ bản. + Quản lý cấp phát VPP, sách báo, tài liệu của công ty. + Tổ chức và giải quyết các công việc liên quan đến an ninh bảo vệ, vệ sinh môi trường, PCCC…. * Phòng tài chính kế toán: Thực hiện chức năng tham mưu và tác nghiệp đối với công tác quản lý tài chính. Quyền hạn và trách nhiệm của Phòng tài chính kế toán như sau: + Lập chứng từ ban đầu, quản lý hóa đơn tài chính do Bộ tài chính phát hành, sử dụng và ghi chép các nội dung phát sinh + Bảo quản tài liệu, hóa đơn, chứng từ đúng chế độ. + Báo cáo ban giám đốc về: • Nguồn vốn, công nợ, doanh thu bán hàng, doanh thu xuất khẩu • Báo cáo tài chính hàng tháng, quí • Báo cáo lập tờ khai tính thuế, sử dụng hóa đơn tài chính hàng tháng • Báo cáo tài sản, công cụ dụng cụ • Báo cáo các chi phí hoạt động của công ty • Quyết toán thuế năm: Báo cáo thực tập tốt nghiệp 7 + Hướng dẫn, giám sát nghiệp vụ cho các đơn vị trực thuộc để thống nhất công tác kế toán và hạch toán kinh tế công ty + Lập kế hoạch thu chi tài chính. Theo dõi tình hình luân chuyển chứng từ, luân chuyển tiền vốn của công ty. Kịp thời thu hồi công nợ dây dưa bên ngoài và trong nội bộ công ty + Chủ trì kiểm kê tài sản, hàng hóa, vật tư, tiền vốn định kì. Lập biên bản sử dụng thừa thiếu, chủ trì đánh giá chất lượng tài sản để đưa ra đề xuất xử lý hay thanh lý. + Tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm + Tổ chức huy động các nguồn vốn, quản lý, khai thác và sử dụng các nguồn vốn có hiệu quả. + Duy trì và phát triển các mối quan hệ với các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan. * Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Thực hiện chức năng tham mưu và tác nghiệp cụ thể giúp Ban giám đốc chỉ đạo các hoạt động sản xuất trong toàn công ty. Quyền hạn và trách nhiệm của Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu như sau: + Tổ chức huy động nguồn hàng đầu vào. + Phân loại, đặt tên, kí mã hiệu, các thông số cơ bản, lưu ảnh vi tính, cập nhật thông tin trên Website + Tổ chức giới thiệu sản phẩm thông qua quảng cáo, cửa hàng trưng bày mời khách tham quan trực tiếp, triển lãm, hội chợ trong và ngoài nước, trên mạng internet. + Xây dựng dự án, phương án kinh doanh nội địa và xuất khẩu, nắm vững giá cả đầu vào để xác định giá bán ra có biên độ rộng… Báo cáo thực tập tốt nghiệp 8 + Tổ chức thị trường: Khảo sát, thăm dò, đàm phán, soạn thảo các bản ghi nhớ, biên bản làm việc, các hợp đồng kí kết với khách trong và ngoài nước + Thực hiện nghiệp vụ xuất nhập khẩu: Giao hàng theo từng đơn hàng, hợp đồng, đảm bảo đúng chủng loại, chất lượng, số lượng. Chuẩn bị bao bì đóng gói, phương tiện vận chuyển, làm thủ tục hải quan, làm thủ tục giao nhận, lấy chứng từ + Lập chứng từ ban đầu, tổ chức thống kê, tổng hợp báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh + Quản lý, theo dõi các thông tin, chế độ bảo mật liên quan đến hợp đồng kinh doanh như: thông tin hồ sơ khách hàng, giá trị hợp đồng, tài liệu sản phẩm, chiến lược kinh doanh sản phẩm + Nắm vững lượng hàng đầu vào hiện có từ chủng loại, số lượng, phẩm chất…có các phương án và kiến nghị với giám đốc về chiến lược mặt hàng, nguồn hàng, phương hướng đầu tư mở rộng sản xuất, đa dạng kinh doanh và các nghiệp vụ kinh doanh mang đậm tính cạnh tranh. + Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về việc thanh lý hợp đồng kinh tế thanh toán công nợ hoặc tham gia tranh chấp trước trọng tài, tòa án kinh tế nếu có rủi ro trong kinh doanh. * Phòng kế hoạch nghiệp vụ: Quyền hạn và trách nhiệm của Phòng kế hoạch và nghiệp vụ như sau: + Khảo sát các làng nghề, cơ sở sản xuất để đánh giá phân loại thẩm định năng lực để lập kế hoạch hợp tác sản xuất – kinh doanh + Lên kế hoạch và báo giá toàn bộ các vật tư, nguyên liệu có liên quan để phục vụ sản xuất và xây dựng cơ bản. + Đàm phán để trình kí các hợp đồng mua bán, đầu tư sản xuất, gia công… + Giám sát tiến độ, số lượng và chất lượng hàng hóa tại các cơ sở vệ tinh, các cơ sở có quan hệ thương mại… Báo cáo thực tập tốt nghiệp 9 + Trên cơ sở thông tin về đơn hàng, hợp đồng kí với khách hàng tiến hành lập kế hoạch sản xuất và hậu cần phục vụ sản xuất như: làm bao bì, tem nhãn, nguyên vật liệu… + Liên hệ đề xuất hợp đồng cung ứng vật tư, nguyên liệu, bao bì…trên cơ sở nhu cầu sản xuất thực tế tại công ty. + Phối hợp với kế toán để lập hồ sơ, quyết toán các hợp đồng mua bán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ, bao bì… *Nhà máy sản xuất : Chi nhánh Nhà máy là đơn vị trực thuộc Công ty TNHH thương mại và NXK Hoàng Phong, hoạt động sản xuất theo sự ủy quyền của công ty; chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động sản xuất kinh doanh của mình và chịu sự điều hành chung của ban giám đốc với hai chức năng cơ bản là: Triển khai các dự án đầu tư và thực hiện chức năng sản xuất kinh doanh. Cụ thể: + Nhà máy phải thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh điều xuống từ công ty. + Triển khai, điều hành sản xuất các đơn hàng và các hợp đồng được giao + Điều động và sắp xếp nhân lực bố trí cho sản xuất + Đề xuất, sắp xếp triển khai mặt hàng sản xuất +Tổ chức đào tạo tay nghề chuyên môn cho công nhân viên và phát triển công tác quản lý tổ nhóm, bộ phận +Tiếp nhận, chuyển giao công nghệ, sử dụng các trang thiết bị, công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất kinh doanh + Tổ chức định mức nhân công, nguyên vật liệu, đề xuất cung ứng nguyên nhiên vật liệu, kí kết hợp đồng cung ứng … + Tổng hợp và báo cáo tài chính sản xuất kinh doanh của Nhà máy + Tổ chức chế thử, thí nghiệm đề xuất triển khai sản phẩm mới, chất liệu mới. Báo cáo thực tập tốt nghiệp 10 [...]... lắp đặt, mua bán : pa-nô , hộp đèn , bảng hiệu, chữ nổi, băng rôn, áp-phích (không tái chế phế thải, xi mạ điện và gia công cơ khí tại trụ sở), quảng cáo thương mại, thiết kế tạo mẫu, mua bán, cắt dán decal,dịch vụ tổ chức hội thảo, hội nghị, hội chợ triễn lãm - Sản xuất mua bán hàng điện – điện tử, máy tính, máy móc, thiết bị thu thanh – thu hình và linh kiện phụ tùng (không sản xuất tại trụ sở), tư... kinh phí BHXH theo quy định mới - Ngoài ra, công ty còn chú trọng công tác xã hội, từ thiện và coi đây là trách nhiệm vừa là nghĩa vụ của người lao động với các hình thức : ủng hộ đồng bào lũ lụt thiên tai, xây nhà tình nghĩa, ủng hộ quỹ bảo trợ trẻ em Việt Nam… * Đãi ngộ phi vật chất : - Công ty thường xuyên phát động các phong trào thi đua cụ thể như : người tốt việc tốt, lao động giỏi… - Tổ chức văn . mạ điện và gia công cơ khí tại trụ sở), quảng cáo thương mại, thiết kế tạo mẫu, mua bán, cắt dán decal,dịch vụ tổ chức hội thảo, hội nghị, hội chợ triễn lãm. - Sản xuất mua bán hàng điện – điện