Kiểm soát quy trình xuất nguyên vật liệu sử dụng tại công ty TNHH-TM Ánh Việt Khái quát về công ty Tên công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại Ánh Việt Địa chỉ: 199 Tây Sơn, thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định. Mặt hàng chủ lực: Sản xuất bàn, ghế gỗ ngoài trời xuất khẩu và các sản phẩm từ gỗ khác. Quy trình kiểm soát xuất nguyên vật liệu sử dụng tại công ty TNHH-TM Ánh Việt 1. Mục tiêu, nội dung a) Mục tiêu + Đảm bảo sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả mà không bị lãng phí hoặc thất thoát do nhiều nguyên nhân khác nhau. + Hạn chế tối đa các rủi ro. + Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty. b) Nội dung + Kiểm tra giấy đề nghị cấp NVL. + Kiểm tra nội dung ghi và cách sử dụng phiếu xuất kho. + Kiểm soát việc tiến hành xuất kho đúng thủ tục. + Kiểm soát việc tuân thủ các nguyên tắc quản lí. 2. Các tiêu chuẩn kiểm soát + Cung cấp số lượng, chất lượng, chủng loại NVL đúng cho quá trình sản xuất để đảm bảo tiến độ. + Tổng hợp đầy đủ và chính xác tình hình xuất kho NVL. + Mức hợp lí của lượng NVL dự trữ, lượng NVL tồn kho. 3. Hệ thống kiểm soát a) Chủ thể kiểm soát - Giám đốc và phó giám đốc + Giám đốc: là người điều hành cao nhất trong công ty, là đại diện pháp nhân của công ty, có toàn quyền quyết định mọi vấn đề trong công ty. + Phó giám đốc: là người được giám đốc ủy quyền giải quyết các công việc khi giám đốc đi vắng, giúp giám đốc điều hành mọi lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh theo sự phân công của giám đốc. 1 Trong quy trình kiểm soát xuất NVL sử dụng , giám đốc và phó giám đốc là người trực tiếp kí, phê duyệt các giấy đề nghị cấp NVL, thường xuyên kiểm tra các chứng từ, sổ sách liên quan đến NVL. - Thủ kho và kế toán vật tư + Thủ kho: quản lí kho, lượng NVL nhập-xuất- tồn kho, các nghiệp vụ liên quan đến NVL trong kho. + Kế toán vật tư: là thành viên của phòng kế toán; cùng với kế toán thanh toán và theo dõi công nợ, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán tài sản cố định giá thành thống kê và thủ quỹ nằm dưới sự quản lí trực tiếp của kế toán trưởng. Trong quy trình kiểm soát xuất NVL: • Thủ kho: kiểm tra phiếu xuất kho, tiến hành xuất kho NVL, hạch toán những NVL có đủ những chứng từ hợp lí. • Kế toán vật tư: mở sổ chi tiết NVL cho trường hợp xuất kho; kiểm tra, đối chiếu tình hình xuất NVL. b) Hình thức và công cụ kiểm soát - Giám đốc và phó giám đốc kiểm soát NVL thông qua: + Xét duyệt giấy đề nghị vật tư-chỉ khi có chữ kí của giám đốc hoặc ủy quyền của giám đốc cho phó giám đốc thì NVL mới được xuất kho (hình thức phê duyệt). + Các loại sổ sách, chứng từ, phiếu xuất kho (hình thức kiểm tra). + Đề ra yêu cầu về các thủ tục kiểm soát - Thủ kho quản lí NVL về mặt hiện vật thông qua sổ cấp vật tư, chứng từ, sổ chi tiết NVL, thẻ kho; kế toán vật tư quản lí NVL về mặt giá trị thông qua các phiếu xuất kho, chứng từ kế toán, dữ liệu được gửi lên từ bộ phận vật tư. 4. Giám sát và đo lường việc thực hiện + Ở kho: thủ kho theo dõi, ghi chép số lượng xuất từ các chứng từ, thẻ kho. + Ở phòng kế toán: từ các chứng từ xuất, kế toán theo dõi trên sổ ghi chép về cả mặt số lượng và giá trị NVL xuất. Hàng ngày hoặc định kì, các chứng từ xuất được thủ kho chuyển lên cho kế toán kiểm tra và ghi sổ chi tiết cuối kì, căn cứ vào sổ lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho, sau đó trình lên giám đốc và phó giám đốc. 2 Quy trình xuất kho NVL sử dụng: Giám đốc (phó giám đốc) kí duyệt giấy đề nghị cấp NVL Thủ kho tiến hành xuất NVL, ghi lượng thực xuất vào sổ cấp vật tư và lập chứng từ chuyển giao trách nhiệm sang người nhận Bộ phận vật tư chuyển sổ cấp vật tư lên phòng kế toán Kế toán vật tư nhập dữ liệu vào máy tính và lập ra các phiếu xuất kho Vì vậy phiếu xuất kho không những có tác dụng để lưu mà còn có tác dụng để kiểm soát. Giấy đề nghị cấp NVL, phiếu xuất kho, các giấy tờ sổ sách khác sử dụng trong quy trình xuất kho phải đầy đủ các mục theo đúng quy định và thủ tục của công ty. Ví dụ: Công ty THHH-TM Ánh Việt Mẫu số: 02-VT Địa chỉ: 199 Tây Sơn, Quy Nhơn (ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Số: Nợ: 3 Ngày tháng năm Có: Họ tên người nhận hàng: Lí do xuất kho: Địa chỉ: Xuất tại kho: Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Thủ trưởng đơn vị Kế toán Người nhận hàng Thủ kho (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên) 5. Đánh giá kết quả hoạt động THỰC TRẠNG: • Tình hình kiểm soát NVL xuất sử dụng tại công ty Ánh Việt còn mang tính chất đơn giản. • Các rủi ro trong quá trình xuất còn nhiều, • Những rủi ro khác chẳng hạn như: yêu cầu về giấy đề nghị cấp NVL không chính xác, nội dung ghi và cách sử dụng phiếu xuất kho không đúng quy định, tiến hành xuất kho không đúng thủ tục… ít được quan tâm. 4 STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, hàng hóa M ã số ĐVT SỐ LƯỢNG Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1. … Cộn g Như vậy công ty không thể ngăn chặn hết tất cả các rủi ro liên quan đến tình hình xuất NVL của mình, do đó cần phải có sự điều chỉnh để hoàn thiện quy trình kiểm soát này. 6. Điều chỉnh sai lệch Các giải pháp: • Lập sổ danh điểm vật tư: là tổng hợp toàn bộ các vật tư mà công ty đang sử dụng. Trong sổ, vật tư được theo dõi tứng loại, từng thứ, từng nhóm một cách chặt chẽ. • Thủ tục kiểm soát cần phải chặt chẽ hơn trong các khâu của quá trình xuất NVL. • Lập ban kiểm tra để kiểm tra vật tư trước khi xuất kho, mỗi lần đều phải có biên bản kiểm tra. • Kiểm soát quá trình xuất NVL dùng không hết nhập lại kho, hoàn thiện tổ chức theo dõi, hạch toán số liệu thu hồi. 5 . Kiểm soát quy trình xuất nguyên vật liệu sử dụng tại công ty TNHH-TM Ánh Việt Khái quát về công ty Tên công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại Ánh Việt Địa chỉ: 199. phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định. Mặt hàng chủ lực: Sản xuất bàn, ghế gỗ ngoài trời xuất khẩu và các sản phẩm từ gỗ khác. Quy trình kiểm soát xuất nguyên vật liệu sử dụng tại công ty TNHH-TM Ánh Việt 1 công ty. b) Nội dung + Kiểm tra giấy đề nghị cấp NVL. + Kiểm tra nội dung ghi và cách sử dụng phiếu xuất kho. + Kiểm soát việc tiến hành xuất kho đúng thủ tục. + Kiểm soát việc tuân thủ các nguyên