Thảo luận Quản trị học Khái niệm kiểm soát và các nguyên tắc kiểm soát

Thảo luận Quản trị học Đề Tài : chức năng kiểm soát Tình huống : chiều thứ 6 và sáng thứ 7 Giảng viên hướng dẫn : Hoàng Phi Yến Nhóm 10 1. Nguyễn Tùng Thu ( nhóm trưởng ) 2. Hoàng Thị Thùy ( thư ký ) 3. Nguyễn Minh Thúy 4. Đỗ Thị Thoa 5. Nguyễn Thu Thùy 6. Nguyễn Thị Thương 7. Trịnh Thị Thương 8. Dương Thị Thúy 9. Hoàng Thị Thúy 10.Trần Thị Thảo Phần I : tóm tắt lí thuyết chương VII Chức năng kiểm soát I. Khái niệm kiểm soát và các nguyên tắc kiểm soát: 1.1 Khái niệm kiểm soát: - Kiểm soát: là quá trình đo lường kết quả thực hiện, so sánh với các tiêu chuẩn, phát hiện sai lệch và nguyên nhân, tiến hành các điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù hợp với mục tiêu đã được xác định. Trong kiểm soát cần chú ý các điểm sau: 1. Đo lường 2. Tiêu chuẩn 3. Sai lệch - Trong quá trình kiểm soát, có hai yếu tố luôn tham gia vào kiểm soát và ảnh hưởng đến hiệu quả của kiểm soát, đó là nhận thức và phản ứng của người kiểm soát và đối tượng kiểm soát. Điều này thể hiện ở chỗ: trong quá trình kiểm soát, nhà quản trị phải trả lời các câu hỏi sau đây: • Kiểm soát cái gì? • Kiểm soát khi nào? • Kiểm soát ở đâu? • Kiểm soát như thế nào? • Chờ đợi thấy cái gì ở kiểm soát? • - Kiểm soát thường hướng vào các mục đích sau đây: • Bảo đảm kết quả thực hiện phù hợp với mục tiêu đã được xác định • Xác định rõ những kết quả thực hiện theo các kế hoạch đã được xây dựng • Xác định và dự đoán những biến động trong hoạt động của tổ chức • Phát hiện những sai lệch, thiếu sót, tồn tại và nguyên nhân trong quá trình hoạt động để kịp thời điều chỉnh • Phát hiện cơ hội, phòng ngừa rủi ro • Bảo đảm các nguồn lực trong tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu 1.2: Vai trò và ý nghĩa của kiểm soát: Kiểm soát là một chức năng quan trọng, nó có vai trò và ý nghĩa to lớn trong quá trình quản trị: - Kiểm soát giúp nhà quản trị nắm được tiến độ và chất lượng thực hiện công việc của các cá nhân, bộ phận trong tổ chức - Kiểm soát tạo ra chất lượng tốt hơn cho mọi hoạt động trong tổ chức - Kiểm soát giúp nhà quản trị đối phó kịp thời với những thay đổi của môi trường - Kiểm soát giúp cho các tổ chức thực hiện đúng các chương trình, kế hoạch với hiệu quả cao - Kiểm soát tạo thuận lợi thực hiện tốt việc phân quyền và cơ chế hợp tác trong tổ chức Kiểm soát là một hệ thống phản hồi quan trọng đối với công tác quản trị. Chính nhờ hệ thống phản hồi này mà các nhà quản trị biết rõ được thực trạng tổ chức mình, những vấn đề trọng tâm cần phải giải quyết, từ đó chủ động tìm các biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm đạt được mục tiêu đã xác định. 1.3 Các nguyên tắc kiểm soát: - Đảm bảo tính chiến lược và hiệu quả - Đúng lúc, đúng đối tượng và công bằng - Công khai, chính xác, hiện thực, khách quan - Linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý II. Các loại kiểm soát 1.1. Theo thời gian tiến hành kiểm soát - Kiểm soát trước: là kiểm soát được tiến hành trước khi công việc bắt đầu nhằm ngăn chặn các vấn đề có thể xảy ra, cản trở cho việc thực hiện công việc - Kiểm soát trong: là kiểm soát được thực hiện trong thời gian tiến hành công việc nhằm giảm thiểu các vấn đề có thể cản trở công việc khi chúng xuất hiện - Kiểm soát sau: là kiểm soát được tiến hành sau khi công việc được hoàn thành nhằm điều chỉnh các vấn đề đã xảy ra. 1.2. Theo tần suất các cuộc kiểm soát - Kiểm soát liên tục: là kiểm soát được tiến hành thường xuyên ở mọi thời điểm đối với đối tượng kiểm soát - Kiểm soát định kỳ: là kiểm soát được thực hiện theo kế hoạch đã dự kiến trong mỗi thời kỳ nhất định - Kiểm soát đột xuất: là kiểm soát được tiến hành tiến hành tại thời điểm bất kỳ, không theo kế hoạch. 1.3. Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm soát - Kiểm soát toàn bộ: là kiểm soát được tiến hành trên tất cả các lĩnh vực hoạt động, các bộ phận, các khâu, các cấp nhằm đánh giá tổng quát mức độ thực hiện các mục tiêu chung - Kiểm soát bộ phận: là kiểm soát được thực hiện đối với từng lĩnh vực hoạt động, từng bộ phận, từng khâu, từng cấp - Kiểm soát cá nhân: là kiểm soát được thực hiện đối với từng con người cụ thể trong tổ chức 1.4. Theo đối tượng kiểm soát - Kiểm soát cơ sở vật chất kỹ thuật: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá tình hình cơ sở vật chất kỹ thuật của tổ chức như đánh giá thực trạng nhà xưởng, máy móc, thiết bị - Kiểm soát con người: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá con người trên các mặt: năng lực, tính cách, kết quả thực hiện công việc, tinh thần trách nhiệm, sự thoã mãn với công việc - Kiểm soát thông tin: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá chất lượng của thông tin trong hoạt động của tổ chức - Kiểm soát tài chính: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá tình hình tài chính của tổ chức như đánh giá ngân sách, công nợ III. Quy trình kiểm soát Quy trình kiểm soát trong tổ chức có thể minh họa bằng sơ đồ sau đây: Nếu không có sai lệch Nếu có sai Tiếp tục hoạt động và công nhận kết quả So sánh với tiêu chuẩn kiểm soát Đo lường kết quả hoạt Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát lệch 1.1 Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát. Tiêu chuẩn kiểm soát là những chỉ tiêu thực hiện nhiệm vụ mà dựa vào đó có thể đo lường và đánh giá kết quả thực tế của hoạt động Khi các định các tiêu chuẩn kiểm soát cần thực hiện theo các quy tắc sau đây: - Tiêu chuẩn và mục tiêu - Tiêu chuẩn và dấu hiệu thường xuyên - Tiêu chuẩn và quan sát tổng hợp - Tiêu chuẩn và trách nhiệm - Xác định mức chuẩn - Sử dụng các tiêu chuẩn định tính 1.2 Đo lường kết quả hoạt động: - Căn cứ vào những tiêu chuẩn đã được xác định trong bước 1, tiến hành đo (đối với những hoạt động đang xảy ra hoặc đã xảy ra và kết thúc), hoặc lường trước (đối với những hoạt động sắp xảy ra) nhằm phát hiện sai lệch và nguy cơ sai lệch với những mục tiêu đã xác định. - Yêu cầu đối với đo lường kết quả: • Hữu ích • Có độ tin cậy cao • Không lạc hậu • Tiết kiệm Tiến hành điều chỉnh theo tiêu chuẩn - Các phương pháp đo lường kết quả: • Quan sát các dữ kiện: phương pháp này dựa vào các dữ kiện định lượng như số liệu thống kê, tài chính, kế toán để đo lường kết quả thực hiện • Sử dụng các dấu hiệu báo trước: Phương pháp này được thực hiện dựa vào những “triệu chứng” báo hiệu những vấn đề liên quan đến kết quả thực hiện công việc. • Quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân: Phương pháp này được tiến hành thông qua việc nắm bắt tình hình thực hiện công việc trực tiếp từ đối tượng kiểm soát. • Dự báo: Phương pháp này được thực hiện dựa trên những nhận định, phán đoán về kết quả thực hiện công việc. • Điều tra: Phương pháp này được tiến hành bằng các xây dựng các phiếu điều tra để thăm dò ý kiến của các đối tượng có liên quan. 1.3 So sánh với tiêu chuẩn kiểm soát: - Căn cứ vào kết quả đo lường, tiến hành so sánh kết quả hoạt động với tiêu chuẩn đã được, từ đó phát hiện sai lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn, tìm nguyên nhân của sự sai lệch đó. - Sau đó tiến hành thông báo: 1. Đối tượng thông báo: • Các nhà quản trị cấp trên có liên quan • Các bộ phận, cơ quan chức năng có liên quan • Đối tượng bị kiểm soát 2. Nội dung thông báo: • Kết quả kiểm soát bao gồm các số liệu, kết quả phân tích, tình hình thực hiện công việc… • Chênh lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn và nguyên nhân của chúng. • Dự kiến các biện pháp điều chỉnh nếu có sự sai lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn 3. Yêu cầu khi thông báo: • Phải kịp thời • Phải đầy đủ • Phải chính xác • Phải đúng đối tượng 1.4 Tiến hành điều chỉnh: - Các hoạt động điều chỉnh : • Điều chỉnh mục tiêu dự kiến • Điều chinh chương trình hành động • Tiến hành những hành động dự phòng • Không hành động gì cảs - Yêu cầu đối với hành động điều chỉnh: • Phải nhanh chóng, kịp thời • Điều chỉnh với “liều lượng” thích hợp • Điều chỉnh phải hướng tới kết quả Phần II: bài tập Bài 13: chiều thứ 6 và sáng thứ 7 : Vào sáng thứ 2, anh Sang, 1 quản lý văn phòng, nhận nhiệm vụ đối chiếu, ghi địa chỉ, kiểm tra, bỏ vào phong bì và gửi qua đường bưu điện 20.000 bản thông tin đến khách hàng.Công việc phải thực hiện xong trước chiều thứ 6. Sang khởi đầu khá tốt. Anh lập một kế hoạch hoàn chỉnh cho nhiệm vụ này,lên thời gian biểu cho từng phần công việc.Anh giao việc cho bốn nhân viên và hướng dẫn kĩ lưỡng.Công việc sẽ được thực hiện theo các quy tắc và chuẩn mực được xác định trước cùng sự trợ giúp của các thiết bị văn phòng có sẵn. Sang tự tin rằng anh đã thu xếp mọi việc đâu vào đấy và công việc sẽ tiến hành theo kế hoạch nên anh để mặc cho nhân viên làm việc. Vài ngày trôi qua , Sang thấy rằng “ nhóm gửi thư “ vẫn đang làm việc tất bật. thứ 6 đã đến và Sang bất ngờ khi nhận ra rằng họ mới chỉ gửi đi được khoảng 13000 thư.Không còn cách nào khác anh phải yêu cầu nhân viên làm them giờ vào chiều thứ 6 và ngày thứ 7 để có thể gửi đi hết số còn lại- dù vậy vẫn chậm 1 ngày. Câu hỏi: - Câu 1 : Sang đã mắc phải lỗi gì trong quá trình kiểm soát? - Câu 2 : Nếu anh ( chị ) là Sang , anh chị đã làm gì để đảm bảo công việc sẽ hoàn thành đúng thời hạn? Trả lời: Câu 1 : Sang đã mắc phải lỗi gì trong quá trình kiểm soát? Đầu tiên theo quy trình kiểm soát anh Sang đã mắc một lỗi hết sức quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả công việc đó là đã không xác định được các tiêu chuẩn kiểm soát . Ngay từ đầu anh Sang đã mắc lỗi sai nghiêm trọng là không đặt ra tiêu chuẩn nhất định cho từng ngày làm việc mà chỉ lên một kế hoạch hoàn chỉnh rồi quan sát công việc một cách chủ quan. Tiêu chuẩn sẽ là cơ sở, là chuẩn mực khi so sánh với kết quả mong muốn. Với một khối lượng công việc khá lớn (20000 thư) mà chỉ có thời gian là 5 ngày, cần phải quan sát tiến độ công việc từng ngày, từng giờ để phát hiện sai sót để điều chỉnh kịp thời Vì không có tiêu chuẩn cụ thể nên anh Sang không có cơ sở để so sánh kết quả từng bước công việc nên không phát hiện ra sai sót, chậm tiến độ. Ví dụ như anh Sang phải đặt ra tiêu chuẩn là ngày thứ nhất phải đối chiếu xong 20000 thư , ngày tiếp theo ghi địa chỉ, tiếp theo là kiểm tra rồi bỏ vào phong bì Cứ như vậy sau mỗi ngày, anh phải kiểm tra mức độ hoàn thành công việc để đánh giá tiến độ. Nếu thấy có sai sót phải tiến hành xác định nguyên nhân và có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Chính vì chủ quan, chỉ quan sát kết quả khi đã tới cuối hạn công việc nên anh không thể có cách giải quyết nào khác ngoài cách cho nhân viên làm thêm ngày nghỉ mà vẫn chậm 1 ngày. Đối với mỗi đối tượng kiểm soát khác nhau thì phải áp dụng các hình thức kiểm soát khác nhau. Trong trường hợp này Sang đã áp dụng hình thức kiểm soát trước, kiểm soát sau ( theo thời gian tiến hành kiểm soát), kiểm soát toàn bộ ( theo mức độ tổng quát của thời gian kiểm soát). Tuy nhiên, các hình thức mà Sang đã áp dụng chưa thực sự đem lại hiệu quả cao nhất, và đối với mỗi hình thức này Sang đều mắc phải lỗi sai. 1. Thứ nhất, Sang đã áp dụng hình thức kiểm soát trước. đây là hình thức kiểm soát yêu cầu được tiến hành trước khi công việc bắt đầu nhằm ngăn chặn những vấn đề có thể xảy ra trong quá trình thực hiện công việc, làm giảm hiệu quả công việc. Sau khi đã nhận nhiệm vụ công việc về đối chiếu, ghi đại chỉ, bỏ vào phong bì, gửi qua đường bưu điện 20.000 bản thông tin đến khách hàng và công việc phải thực hiện xong vào chiều thứ 6. Sang đã lên kế hoạch chi tiết và cụ thể, lên thời gian biểu cho từng phần công việc. Anh giao việc cho bốn nhân viên thực hiện và [...]... áp dụng hình thức kiểm soát trước 2 Thứ hai, Sang cũng đã áp dụng hình thức kiểm soát sau ( hậu kiểm) Đây là hình thức kiểm soát được áp dụng sau khi công việc đã hoàn thành Với kiểu kiểm soát này, người kiểm soát công việc muốn xác định rõ thực trạng và chất lượng công việc có đúng với kế hoạch đã đề ra trước đó hay không Theo như kế hoạch, Sang đã tiến hành kiểm tra công việc vào ngày thứ 6 - hạn... đốc thúc nhau làm việc để hoàn thành công việc một cách tốt nhất Điều này không những đảm bảo quyền lợi cá nhân mà còn mang lại lợi ích cho tập thể 2.1 Thực hiển kiểm soát 1 cách đồng bộ và toàn diện,quan sát và đánh giá : Nếu tôi là Sang tôi sẽ áp dụng cả 3 loại kiểm soát : kiểm soát trước, trong, sau một cách Liên tục và cụ thể Trước hết là kiểm soát trước, đưa ra một chiến lược, kế hoạch cụ thể... đã đặt ra Bên cạnh đó , trong quá trình kiểm soát Sang đã mắc lỗi trong việc đánh giá công việc một cách tổng quát chung chung mà chưa kiểm soát từng bước thực hiện một cách cụ thể để từ đó phát hiện sai lệch và điều chỉnh câu 2 : Nếu anh ( chị ) là Sang , anh chị đã làm gì để đảm bảo công việc sẽ hoàn thành đúng thời hạn? 1.1 Xác định tiêu chuẩn kiểm soát và phân công công việc : • Xác định nhiệm...hướng dẫn họ một cách kỹ lưỡng kèm theo đó là các trang thiết bị hỗ trợ trong quá trình làm việc Tuy nhiên, việc kiểm soát của sang chưa thực sự đầy đủ, chặt chẽ và hiệu quả Một yêu cầu lớn khi sử dụng hình thức kiểm soát trước đó là phải tập trung vào việc phòng ngừa những sai lệch về chất lượng và số lượng của các nguồn lực được sử dụng trong quá trình thực hiện... trường hợp này là sẽ kiểm tra tài liệu báo cáo công việc của từng ngày để phát hiện ra sai lệch sớm nhất có thể để tìm ra nguyên nhân và đưa ra điều chỉnh sớm nhất và phù hợp nhất 3.1 So sánh kết quả với tiêu chuẩn ban đầu,nếu có sai lệch tìm hiểu nguyên nhân và sửa chữa : - Nếu công việc vẫn đúng tiến độ và mọi người làm việc chăm chỉ và đạt năng suất lao động quy định thì vẫn giữ nguyên phần công việc... khâu nào thì khi kiểm soát và tìm ra nguyên nhân sẽ rất là dễ dàng Vậy việc xác định sai lệch hay nguyên nhân của việc không đạt tiến độ hoàn toàn dễ dàng Điều quan trọng là việc Sang phải kiểm tra công việc một cách nghiêm túc từ ngày làm việc đầu tiên Vì ngày làm việc đầu tiên là rất quan trọng Việc kiểm tra, đôn đốc công việc từ ngày đầu tiên sẽ tạo được tâm lý làm việc cho nhân viên và để cho nhân... tiến độ Điều quan trọng nhất phải thực hiện cả hoạt động kiểm soát trong một cách liên tục , tức cần phải kiểm tra tiến độ công việc theo từng giờ để nếu có sai sót gì trong vài ngày đầu, Anh có thể ngăn chặn những sai lầm phát sinh làm cản trở công việc, đồng thời cũng là để điều chỉnh lại ngay cho phù hợp Tiếp đó ta cần áp dụng loại hình kiểm soát sau, tức hoạt động được thực hiện sau khi công việc... sao từng người lại không hoàn thành công việc, để từ đó họ được mình điều chỉnh lại thái độ làm việc của bản thân Kiểm soát một cách cụ thể ở từng khâu, từng giai đoạn, và kiểm tra công việc với tuần suất thường xuyên, để có thể phát hiện ra sai lệnh sớm nhất, từ đó tìm ra nguyên nhân và có biện pháp điều chỉnh sao cho phù hợp trong trường hợp có nhân viên bị ốm hay gia đình có việc đột suất,... việc cuối cùng, tức là người bỏ địa chỉ vào phong bì và tổng hợp sẽ rà soát, kiểm tra lại xem số lượng đã đảm bảo yêu cầu hay chưa Như vậy, công việc sẽ được kiểm tra hai lần, đảm bảo tỉ lệ mắc lỗi gần như là không có Với cách thức làm việc theo dây chuyền như vậy, tính tự giác của mọi người sẽ được nâng cao hơn rất nhiều bởi công việc của người sau phụ thuộc vào người trước Nếu như người thực hiện... không hoàn thành nhiệm vụ với những công việc sau này 3 Cuối cùng là Sang cũng đã áp dụng hình thức kiểm tra toàn bộ là : là kiểm soát được tiến hành trên tất cả các lĩnh vực hoạt động, các bộ phận, các khâu, các cấp nhằm đánh giá tổng quát mức độ thực hiện các mục tiêu chung Khi tiến hành kiểm soát toàn bộ thì nhận định của Sang chỉ là nhóm gửi thư làm việc rất tất bật, Sang mới chỉ . năng kiểm soát I. Khái niệm kiểm soát và các nguyên tắc kiểm soát: 1.1 Khái niệm kiểm soát: - Kiểm soát: là quá trình đo lường kết quả thực hiện, so sánh với các tiêu chuẩn, phát hiện sai lệch và. Trong quá trình kiểm soát, có hai yếu tố luôn tham gia vào kiểm soát và ảnh hưởng đến hiệu quả của kiểm soát, đó là nhận thức và phản ứng của người kiểm soát và đối tượng kiểm soát. Điều này. trình kiểm soát, nhà quản trị phải trả lời các câu hỏi sau đây: • Kiểm soát cái gì? • Kiểm soát khi nào? • Kiểm soát ở đâu? • Kiểm soát như thế nào? • Chờ đợi thấy cái gì ở kiểm soát? • - Kiểm