Sự phù hợp giữa cơ cấu tổ chức và chiến lược kinh doanh tại công ty điện toán và truyền số liệu VDC

Chiến lược của một công ty là cách thức mà doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu lâu dài của mình.

LỜI NÓI ĐẦU

Chiến lược của một công ty là cách thức mà doanh nghiệp có thể đạt đượcmục tiêu lâu dài của mình

“Trong điều kiện mà môi trường kinh doanh đầy biến động nhue ngày naythì hơn bao giờ hế, chỉ có một điều mà các công ty có thể biết chắc chắng đó là

sự thay đổi” (Lê Văn Tâm – giáo trình quản trị chiến lược) Chiến lược như mộtchiếc bản đồ, giúp các tổ chức này vượt qua sóng gió thương trường, vươn tớitương lai bằng chính nỗ lực của mình Có thể kể ra đây rất nhiều doanh nghiệptrong và ngoài nước đã thành công nhờ có chiến lược phát triển đúng đẵn như:tập đoàn Rockwell, tập đoàn IBM, tổng công ty dệt may Việt Nam, tập đoànFPT…Điềud ôds cũng có nghĩa là một doanh nghiệp thành công và muốn thànhcông thì phải có chiến lược và định hướng phù hợp Ngược lại, nếu không xácđịnh được chiến lược kinh doanh cho mình hoặc chiến lược kinh doanh khônghợp lý thì doanh nghiệp như một chiếc thuyền không có mục đích, không biết đi

về đâu giữa đại dương bao la vậy

Mức độ thành công của chiến lược còn phụ thuộc vào năng lực triển khaichiến lược đó Tổ chức cơ cấu quản lý của doanh nghiệp là một trong các côngviệc trong triển khai chiến lực kinh doanh Nếu cấy trúc quản lý của công ty phù

hợ với kế hoạch chiến lược sẽ giúp doanh nghiệp đại đựoc mục tiêu một cáchhiệu qủa hơn

Trong mỗi giai đoạn khác nhau thì các nhà quản trị cấp cao xác định chomình một chiến lược phù hợp để từ đó xây dựng kế hoạch hành động cụ thể.Việc xây dựng chiến lược phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức và ngược lạ cơ cấu công

ty cũng có thể bị thay đổi để đảm bảo việc thực hiện mục tiêu và chiến lược

Công ty điện toán và truyền số liệu VDC được thành lập từ năm 1988 và

là đơn vị hạch toán trong khối thông tin bưu điện, một bộ phận của Tập đoànbưu chín viễn thông Việt Nam VNPT Sau 20 năm lớn mạnh và phát triển, cơ

cấu doanh nghiệ có những hạn chế gì? Liệu cơ cấu có phù hợp với chiến lược

của công ty không? Đề tài” Sự phù hợp giữa cơ cấu tổ chức và chiến lược kinh doanh tại công ty điện toán và truyền số liệu VDC” sẽ tìm hiểu và nghiên

cứu vấn đề đó

Đề án gồm ba phần:

 Phần I : Cơ cấu tổ chức quản trị của công ty VDC

 Phần II : Chiến lược và những định hướng phát triển của VDC trong

thời gian tới

 Phần III: Sự phù hợp của cơ cấu tổ chức quản trị hiện nay với những

định hướng chiến lược của VDC

Do thời gian và kiến thức còn hạn chế nên chắc chắn sẽ không thể tránhkhỏi những thiếu sót, em mong nhận được sự đóng góp của thầy cô và các bạn

để thu lượm được những hiểu biết mới về đề tài hấp dẫn này

Em xin chân thành cảm ơn T.S Đàm Quang Vinh đã tận tình hướng dẫntrong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành đề án

PHẦN I

CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ CỦA CÔNG TY ĐIỆN TOÁN

VÀ TRUYỀN SỐ LIỆU VDC

1 Khái niệm và vai trò của cơ cấu tổ chức đối với doanh nghiệp

Cơ cấu doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận được chuyên môn hóa, có những trách nhiệm và quyền hạn nhất định, mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau được bố trí theo từng cấp nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản trị và thực hiện các mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Theo định nghĩa trên ta thấy rằng sự tồn tại của tổ chức nhằm thực hiệnnhững mục tiêu nhất định, mục tiêu là tiền đề của tổ chức

Bất kỳ một tổ chức nào cũng cần có sự phân công và hợp tác, quan hệ này

do mục tiêu của tổ chúc quyết định Mục tiêu của cơ cấu là phải giúp quản trịviên quản lý và kết hợp đựơc các bộ phận với nhau một cách tốt nhất

Thêm vào đó, tổ chức phải có chế độ quyền lực và trách nhiệm theo từngtầng, nấc, sau khi phân công thì phải giao cho từng bộ phận thậm chí cho từngngười quyền và trách nhiệm tương ứng để thực hiện mục tiêu của tổ chức

Cơ cấu tổ chức cho chúng ta biết được của cải vật chất và dòng thông tin

di chuyển như thế nào khi doanh nghiệp đang tiến hành hoạt động kinh doanh.Nếu doanh nghiệp biết tổ chức cơ cấu phù hợp thì có thể giảm chi phí quản lýhành chính góp phần tăng lợi nhuận một cách đáng kể

Như vậy, cơ cấu tổ chức và chiến lược của công ty có mối quan hệ chặtchẽ với nhau Chiến lược quy định cơ cấu và cơ cấu tác động tới chiến lược ở ítnhất hai khía cạnh: điều phối hoạt động của nhân viên để họ có thể làm việcđựơc với nhau một cách có hiệu quả và phân công công việc hợp lý, góp phầnkhuyến khích họ trong công việc Trong môi trường khách quan tương đối ổnđịnh thì việc điều chỉnh chiến lược kinh doanh và thay đổi bộ mày tổ chức đượctiến hành từ từ Sự tương thích giữa chiến lựoc và bộ máy tổ chức tuy không

hoàn thiện tuyệt đối nhưng vẫn phù hợp về đại thể và không mâu thuẫn vớinhau Tuy nhiên, khi doanhnghiệp đứng trước bước ngoặt to lớn, mang tínhchiến lược thì đòi hỏi phải hoạch định, thực hiện một chiến lược kinh doan hoàntoàn mới, khác hẳn với chiến lược cũ thì bộ máy cũng phải thay đổi.

2 Giới thiệu về lịch sử phát triển và sản phẩm của Công ty điện toán và truyền số liệu VDC.

Ngày 06 tháng 12 năm 1989, quyết định số 1216-TCCB-LĐ của Tổng cụcBưu điện, chuyển Trung tâm Thống kê và Tính toán Bưu điện thành Công tyđiện toán và truyền số liệu

Ngày 26 tháng 11 năm 1990, thành lập Trung tâm Điện toán – Truyền sốliệu khu vực II (VDC II) có trụ sở đặt tại 125 Hai Bà Trưng, Quận 1, TP Hồ ChíMinh

Công ty Điện toán và Truyền số liệu là đơn vị hạch toán kinh tế trongkhối Thông tin Bưu điện, có quyền tự chủ về sản xuất kinh doanh theo các quyđịnh của Tổng cục Trưởng, có tư cách pháp nhân được mở tài khoản ở Ngânhàng, có con dấu theo tên để giao dịch

Tại Hà Nội và Thành phố Hồa Chí Minh, hai cơ sở máy tính của Ngànhbước đầu đã được trang bị một số máy tính XT và AT 286 Mộ ứng dụng đầutiên và quan trong nhất là mạng kết nối máy tính của hai cơ sở này qua kênhviễn thông; Tốc độ truyền lúc đó: 1.200bps, 2.400bps qua kênh thoại dùngModem

Hệ thống truyền số liệu đầu tiên, bước đầu sử dụng phương thức đơn giản,điểm nối điểm ( point to point) DATEC là chương trình phần mềm truyền tin( Communication software) do CBCNV của công ty Điện toán Bưu điện TP- HồChí Minh tự nghiên cứu, thực hiện ở các tỉnh phía Nam và bộ phận kỹ thuậttinhọc của Trung tâm Thống kê và tính toán ở Hà nội tự nghiên cứu và thực hiện

ở các tỉnh phía Bắc Chương trình DATEC của công ty Điện toán TP-Hồ Chí

Minh được hội đồng khoa học kỹ thuật Bưu điện thành phố và Ủy ban khoa học

kỹ thuật TP-Hồ Chí Minh đánh giá xuất sắc và khen thưởng,

Ngày 28 táng 11 năm 1995 , thành lập Trung tâm Điện toán và Truyền sốliệu khu vực I (VDC1) có trụ sở đặt tại 75 Đinh Tiên Hoàng (HN) và Trung tâmĐiện toán và Truyền số liệu khu vực III (VDC3) có trụ sở đặt tại 12 Lê ThánhTông (Đà Nẵng)

Ngày 25 tháng 11 năm 1997, thành lập Trung tâm Dịch vụ Gia Tăng Giátrị (VASC) trụ sở tại 258 Bà Triệu

Ngày 02 tháng 07 năm 1990, quyết định số 165/QĐ-TCCB-LĐ, Tổngcông ty Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam giao thêm cho Công ty Điện toán vàTruyền số liệu nhiệm vụ truyền báo bằng phương thức viễn ấn trên phạm vi cảnước.Ngày 11 tháng 12 năm 1990, quyết định 968 QĐ/TCCB-LĐ, Tổng giámđốc Tổng công ty giao cho công ty Điện toán và Truyền số liệu nhiệm vụ truyềnbáo Nhân dân và Quân đội nhân dân kể từ ngày 01 tháng 01 năm 1991

Ngày 01 tháng 03 năm 1991, hai tờ báo Nhân dân và Quân đội Nhân dân

lầ đầu tiên sắp chữ bằng điện tử, truyền báo bằng phương thức viễn ẩn trênmạng truyền số liệu, được phát hành đồng thời tại ba thành phố lớn: Hà Nội,thành phố Hồ Chí Minh và thành phố Đà Nẵng Ngày 20 tháng 06 năm 1991 hai

tờ báo Nhân dân và Quân đội nhân dân cũng được truyền bằng phương thứcviễn ẩn trên mạng truyền số liệu và in ấn tại TP – Cần Thơ

Cung cấp các dịch vụ Truyền số liệu VIETPAC, Frame Relay trên phạm

vi toàn quốc và tới hơn 150 nước trên thế giới

 VNN/Internet – dịch vụ Internet tốt nhất tại Việt Nam và các dịch

vụ trên cơ sở giao thức IP với mạng trục quốc gia bao phủ trên tất

 Các dịch vụ thông tin, dịch vụ trực tuyến, danh bạ và danh bạ điện tử.(golden key)

 Các dịch vụ Multimedia : phát thanh, truyền hình trên mạng

 Dịch vụ truyền báo-viễn ấn và chế bản-xuất bản điện tử,

cả nước chính thức đạt 2,5 Gbps VDC cũng luôn quan tâm đặc biệt đến côngtác chăm sóc khách hàng, điển hình là chương trình mở rộng mạng lưới bánhàng qua các đại lý và bưu điện tỉnh nhằm đáp ứng nhanh chóng và đầy đủ nhấtcác yêu cầu của khách hàng

Đến năm đầu năm 2007, VDC có hơn 200 nghìn thuê bao ADSL, hơn 800 nghìn thuê bao Internet trực tiếp, hơn 2.000 thuê baoFrameRelay, gần 1.000 thuê bao VPN,… VDC vẫn tiếp tục giữ vị trí là nhà cungcấp dịch vụ Internet và truyền số liệu lớn nhất Việt Nam

MegaVNN-Qua hơn 9 năm phát triển và cung cấp các dịch vụ Internet, VDC đã đưa ra thịtrường nhiều phương thức truy cập Internet phong phú, như: VNN1260, gọi

VNN1260, gọi VNN1269, VNN1260-P, VNN trực tiếp - tốc độ cao phù hợp vớicác tổ chức, DN có nhiều người sử dụng VNN là mạng Internet đầu tiên củaViệt Nam chính thức hoạt động năm 1998 và đến nay đã trở thành mạng Internetlớn nhất cả nước với chất lượng dịch vụ tốt nhất, phong cách phục vụ hoàn hảo

và có số lượng khách hàng đông đảo nhất Nhiều khách hàng đã khẳng định:Đến nay VDC đã trở thành một cầu nối quan trọng của người Việt với quốc tế

và mang thế giới đến với mỗi người dân Việt Nam VDC đã góp phần khôngnhỏ thúc đẩy nền công nghệ thông tin trong nước phát triển và góp phần lớnnhất tạo ra một thị trường dịch vụ công nghệ thông tin sôi động, phong phú, đadạng

Giai đoạn 1998-2002, VDC được các đơn vị bạn trong Ngành, các đồngnghiệp thừa nhận năng lực qua các phần mềm: Kế toán tập trung toàn ngànhBưu điện, Tiết kiệm Bưu điện, Chuyển tiền nhanh, Bán vé tự động cho ngànhđường sắt v.v… Và VDC cũng nổi bật trong giới công nghệ thông tin thông quacác giải thưởng Quả cầu vàng, Cúp sản phẩm Tin học, mạng Internet-VNN được

ưa chuộng nhất hàng năm Đồng thời, VDC được Bộ Giáo dục - Đào tạo vàTrung ương Đoàn khen tặng thành tích tổ chức thành công giải Tin học trẻkhông chuyên toàn quốc hằng năm nhằm phát hiện và bồi dưỡng nguồn nhân lựccông nghệ thông tin tương lai của đất nước

Với phạm vi hoạt động trong nước và quốc tế, VDC đã đưa Internet, cácdịch vụ và sản phẩm công nghệ thông tin ngày một trở nên gần gũi, thân thuộcvới cộng đồng

Như vậy ta có thể thấy công ty VDC là công ty có hàm lượng kỹ thuật cao,

có những đặc thù riêng của ngành Vậy công ty đã xây dựng cơ cấu tổ chức củamình như thế nào?

3 Cơ cấu tổ chức của công ty VDC

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức công ty điện toán và truyền số liệu VDC

Như vậy, có thể thấy rằng, VDC đã áp dụng cơ cẩu tổ chức hỗn hợp: cơcấu theo chức năng (sơ đồ 1.1) và cơ cấu tổ chức theo địa dư (sơ đồ 1.2) Chính

vì vậy cho phép công ty tận dụng ưu điểm của 2 mô hình này

Sơ đồ1.1: Cơ cấu theo chức năng trong công ty VDC

Theo sơ đồ, công ty VDC bao gồm 14 phòng ban có chức năng khác nhaunhư sau:

Phòng Hành Chính: có chức năng về công tác văn thư - lưu trữ, lễ tân, đốingoại, thông tin tuyên truyền, nội vụ và làm đầu mối thông tin phục vụ cho hoạtđộng sản xuất kinh doanh của Công ty

Phòng Kế hoạch: có chức năng về công tác Kế hoạch; Quản lý tài sản;Cung ứng vật tư.

Phòng Kinh doanh: có chức năng về công tác Marketing; Kinh doanh sảnphẩm, dịch vụ; Bán hàng; Hợp tác kinh doanh

Phòng Kỹ thuật Điều hành: có chức năng về kỹ thuật công nghệ, điềuhành khai thác mạng và thiết bị

Phòng Kế toán tài chính: có chức năng về công tác kế toán, thống kê, tàichính của Công ty

Phòng Đầu tư Phát triển có chức năng về công tác đầu tư xây dựng cơbản, phát triển sản xuất

Phòng Tổ chức Lao động: có về công tác tổ chức bộ máy, nhân sự, tiềnlương, đào tạo, thi đua, an ninh an toàn, chính sách đối với người lao động

Ban Biên tập báo điện tử: có chức năng về thông tin quảng bá

Phòng Tính cước: có chức năng về công tác tính cước và các vấn đề liênquan tới việc tính cước phí các loại hình dịch vụ trên mạng của toàn Công ty

Phòng Nghiên cứu ứng dụng phần mềm: là bộ phận sản xuất, có chứcnăng về công tác nghiên cứu công nghệ tin học và sản xuất các sản phẩm tinhọc

Ban Dự án VDCA có chức năng về quản lý hoạt động, thực hiện và hỗ trợthực hiện các dự án được Công ty giao

Phòng Tích hợp và Phát triển hệ thống có chính trong công tác nghiêncứu triển khai công nghệ, tư vấn, xây dựng và phát triển các giải pháp tích hợpphục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và điều hành quản lý của Công ty

Phòng Danh bạ thực hiện các công việc về cơ sở dữ liệu danh bạ toànquốc trên Web;

 Sản xuất đĩa CD-ROM danh bạ;

 Phát triển các dịch vụ liên quan đến danh bạ;

 Chủ động thực hiện các quan hệ hợp tác phục vụ cho các nhiệm vụtrên trên.;

 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Công ty giao.

Phòng Quản lý Tin học có chức năng về về quản lý Khoa học Công nghệ

và Sản xuất Kinh doanh trong lĩnh vực tin học

Ban Quản lý chất lượng có về công tác quản lý chất lượng trong các hoạtđộng của hệ thống sản xuất, kinh doanh và quản lý của Công ty

Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức theo địa dư trong công ty VDC

Như ta đã biết, trụ sở chính của VDC được đặt tại thành phố Hà Nội,

VDC2 được đặt tại thành phố Hồ Chí Minh và VTC 3 tại thành phố Đà Nẵng Việc đặt trụ sở tại các thành phố lớn của ba vùng giúp VDC đề ra các chương trình công tác theo đặc điểm của từng vùng, tăng khả năng phân phối rộng khắp sản phẩm tới mọi nơi trong cả nước

PHẦN II:

CHIẾN LƯỢC VÀ ĐỊNH HƯỚNG TRONG THỜI GIAN TỚI

CỦA CÔNG TY VDC

1 Chiến lược, khái niệm cơ bản và vai trò đối với doanh nghiệp

Cho đến nay chưa có một đĩnh nghĩa thống nhất về chiến lược kinhdoanh, theo Viện nghiên cứu và đào tạo quản lý VIM thì: Chiến lựoc kinh doanhcủa một doanh nghiệp là trong điều kiện kinh tế thị trường, căn cứ vào điều kiệnkhách quan và chủ quan, vào nguồn lực mà doanh nghiệp có thể có đỉnha mưulựoc, con đường, biện pháp nhằm đảm bảo sự tồn tại, phát triển ổn định, lâu dàitheo mục tiêu phát triển mà doanh nghiệp đã đặt ra Theo đó, có thể thấy chiếnlược kinh doanh của doanh nghiệp có bốn yếu tố:

Một là: tình hình hiện nay của doanh nghiệp, vì muốn xác định chiến lượckinh doanh thì phải đi sâu tìm hiểu hiện trạng của doanh nghiệp

Hai là: mục tiêu phát triển của doanh nghiệp, tức là mục tiêu có thể đạtđược trong thời gian tới

Ba là: doanh nghiệp sẽ kinh doanh sản phẩm gì? ở thị trường nào?

Bốn là: những biện pháp mà doanh nghiêp sẽ ap dụng để đạt được mụctiêu chiến lược đề ra

Chiến lược như một bản đồ mà các nhà doanh nghiệp đã dầy công xâydựng nên để mà một đích đến cho doanh nghiệp và có một vai trò to lớn đối vớidoanh nghiệp

Các doanh nghiệp nếu muốn không thất bại thì pbải không ngừng đổimới, kỹ thuật không ngừng tiến bộ, những người làm việc ở doanh nghiệp cũngkhông ngừng thay đổi.Trong hoàn cảnh đó nếu doanh nghiêp bó hẹp, cố định sựnghiệp của mình trong một thời gian dài thì không thể được.Hơn nữa các doanhnghiệp càng ngày càng dựa vào nhau, tồn tại dưới những khả nặng thôn tính và

bị thôn tính, quá trình đó dù là chủ động hay bị động đều cần có sự chỉ đạo củachiến lược kinh doanh, nếu không sẽ thất bại

Tùy vào sản phẩm, dịch vụ mà mỗi doanh nghiệp có những chiến lược dàihạn và ngắn hạn khác nhau, không doanh nghiệp nào giống doanh nghiệp nào.Tuy nhiên, thực tế cho thấy rằng hầu hết các doanh nghiệp ở nước ta, đặc biệt làcác doanh nghiệp nhà nước và các doanh nghiệp nhỏ hiện nay chưa thật sự chútrọng đến điều đó, thậm chí còn thấy đó là một danh từ tương đối lạ lấm Tạicông ty điện toán và truyền số liệu VDC thì sao?

2 Chiến lược và định hướng của công ty VDC trong thời gian tới.

Tầm nhìn kinh doanh

Xuất phát từ đặc điểm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, chấtlượng dịch vụ và tốc độ là hai yếu tố quan trọng trong kinh doanh Ngay từ khithành lập năm 1989 công ty đã không ngừng cố gắng để có thể cung cấp dịch vụdựa trên triết lý kinh doanh "Uy Tín và Tốc độ"

Hoà cùng với xu hướng tự do hoá trong nền kinh tế cũng như trong viễnthông trên thế giới và tại Việt nam, trong các năm qua công ty VDC đã khôngngừng phấn đấu thay đổi trong phương pháp và hình thức quản lý để đáp ứngđược sự thay đổi, đứng vững và phát triển trên thị trường

Năm 1999 đánh dấu việc xây dựng "Văn hoá VDC" với mục tiêu tạo độnglực thúc đẩy tinh thần làm việc, tính tự chủ sáng tạo, tinh thần trách nhiệm cao cho toàn bộ cán bộ nhân viên trong Công ty, cải thiện tinh thần thái độ phục vụđối với khách hàng cũng như cải thiện các qui trình qui định kinh doanh

Sự phát triển của nền kinh tế Internet, của thương mại điện tử đã thay đổiphương thức kinh doanh truyền thống của các doanh nghiệp, ngày càng nhiềucác doanh nghiệp dựa vào Internet để kinh doanh Với phương châm kinhdoanh: "Đối tác tin cậy trong kỷ nguyên công nghệ thông tin" công ty đã tintưởng sẽ mang đến cho khách hàng những ý tưởng, mô hình kinh doanh thànhcông trong "Nền kinh tế Internet"

Với tầm nhìn đó, công ty VDC đã có chiến lược kinh doanh của mình vớiphương châm luôn giữ vững và phát triển mối quan hệ với khách hàng, đối tác,bạn hàng: