XEM XÉT MỐI QUAN HỆ GIỮA CƠ CẤU TỔ CHỨC VỚI CHIẾN LƯỢC KINH DOANH CỦA CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG THỦ CÔNG MỸ NGHỆ ARTEXPORT

Tổng công ty xuất nhập khẩu hàng thủ công mỹ nghệ có tên giao dịch quốc tế là ATEXPORT được thành lập theo quyết định số 617/ BNT – TCCP ngày 23/12/1964 của bộ ngoại thương, nay là Bộ thương mại, xuất phát từ hai phòng nghiệp vụ: phòng thủ công và mỹ nghệ thuộc công ty XNK tạp phẩm TOCONTAP . Ngày 31/3/ 1993, Bộ thương mại ra quyết định số 334/TM – TCCP đổi tên thành Tổng công ty XNK thủ công mỹ nghệ thành công ty XNK thủ công mỹ nghệ. Công ty XNK thủ công mỹ nghệ có tên giao dịch đối ngoại là Art and Handicraft Products Export – Import Company(viêt tắt là ARTEXPORT), đóng trụ sở chính tại 31- 33 Ngô Quyền, Quận Hoàn Kiếm Hà Nội, tổng diện tích mặt bằng 10.433 m2, trong đó diện tích sử dụng cho văn phòng làm việc là 7.404 m2, diện tích đất trống là 4.504 m2.

ĐỀ TÀI: “XEM XÉT MỐI QUAN HỆ GIỮA CƠ CẤU TỔ CHỨC VỚI CHIẾN LƯỢC KINH DOANH CỦA CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG THỦ CÔNG MỸ NGHỆ ARTEXPORT” Chương I Cơ cấu tổ chức và chiến lược kinh doanh của công ty xuất nhập khẩu hàng thủ công mỹ nghệ artexport I/ Khái quát về công ty ARTEXPORT. 1/ Quá trình hình thành và phát triển. Tổng công ty xuất nhập khẩu hàng thủ công mỹ nghệ có tên giao dịch quốc tế là ATEXPORT được thành lập theo quyết định số 617/ BNT – TCCP ngày 23/12/1964 của bộ ngoại thương, nay là Bộ thương mại, xuất phát từ hai phòng nghiệp vụ: phòng thủ công và mỹ nghệ thuộc công ty XNK tạp phẩm TOCONTAP . Ngày 31/3/ 1993, Bộ thương mại ra quyết định số 334/TM – TCCP đổi tên thành Tổng công ty XNK thủ công mỹ nghệ thành công ty XNK thủ công mỹ nghệ. Công ty XNK thủ công mỹ nghệ có tên giao dịch đối ngoại là Art and Handicraft Products Export – Import Company(viêt tắt là ARTEXPORT), đóng trụ sở chính tại 31- 33 Ngô Quyền, Quận Hoàn Kiếm Hà Nội, tổng diện tích mặt bằng 10.433 m2, trong đó diện tích sử dụng cho văn phòng làm việc là 7.404 m2, diện tích đất trống là 4.504 m2. Theo thông tư số 07/ TM – TCCP ngày 11/11/1993, Công ty XNK Thủ công mỹ nghệ được xếp hạng là doanh nghiệp hạng I trực thuộc Bộ Thương Mại. Công ty là đơn vị được phép kinh doanh xuất nhập khẩu trự tiếp, hoạt động theo pháp luật Việt Nam, theo chế độ tự hạch toán kinh tế, tự chủ về tài 1 chính, có tư cách pháp nhân, có tài khoản tiền Việt Nam và tiền Ngoại tệ Ngân hàng, có con dấu riêng để giao dịch. Khi mới thành lập Công ty chỉ có bốn phòng nghiệp vụ và một số phòng quản lý, phục vụ với số lượng cán bộ công nhân viên chưa đầy 50 người. Giai đoạn từ 1964-1989 công ty hoạt động theo cơ chế bao cấp mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của ARTEXPORT hoàn toàn thụ động do kế hoạch Nhà nước giao. Nhiệm vụ chủ yếu của công ty trong thời kỳ này là tổ chức các sản phẩm xuất khẩu, tổ chức giao nhận vận tải ngoại thương. Sau những năm 1975, công ty bắt tay vào việc quản lý xuất nhập khẩu ngành hàng thủ công mỹ nghệ trên phạm vi cả nước. Kế hoạch 5năm (1976-1980) tổng kim ngạch nên tới 234.6 triệu rúp, kim ngạch xuất khẩu thời kỳ nàylà 194.6 triệu rúp. Trong thời kỳ kế hoạch 5 năm(1981-1985) tổng kim ngạch xuất khẩu nên tới 289.3 triệu Rúp, bình quân tăng hàng năm trên 57 triệu Rúp/năm, năm cao nhất nên tới 6.6 triệu Rúp (năm 1984). Ngày nay Công ty đã mở rộng kinh doanh ra nhiều mặt hàng tổng hợp. Hàng kinh doanh của công ty không đơn giản chỉ là hàng thủ công mỹ nghệ mà nó còn bao gồm cả vật tư khoa học công nghệ, hoá chất, đồ chơi trẻ em,hạt nhựa, thiết bị văn phòng, nguyên liệu thêu gia công, thiết bị báo cháy, thiết bị điện tử, điện dân dụng,vật liệu xây dựng … và một số loại hàng hoá khác, số lượng cán bộ công nhân viên đã nên đến con số 294 người. Trước những năm 1990 Tổng công ty xuất nhập khẩu hàng thủ công mỹ nghệ có nhiều chi nhánh như ở Hải Phòng, Thàn Phố Hồ Chí Minh…tuy nhiên sau 1990 do yêu cầ của sự phát triển Tổng công ty đã tách ra thành nhiều công ty khác nhau, như ở Thành Phố Hồ Chí Minh có tên là Công ty XNK hàng thủ công mỹ nghệ Thành Phố Hồ Chí Minh(ARTEX - SAIGON) và một bộ phận xưởng của Công ty đã tách ra thành Công ty XNK hàng thủ công mỹ nghệ Thăng Long(ARTEX- THANGLONG)… trong giai đoạn này ARTEXPORT hoạt động theo mô hình mới, phương thức kinh doanh thời gian này cũng thay đổi để thích ứng với cơ chế thị trường. Mặc dù nhiều khó 2 khăn nhưng với sự giúp đỡ chỉ đạo của Bộ thương mại, các cơ quan nhà nước cùng sự phấn đấu khắc phục khó khăn của toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty vẫn giữ vững và phát huy uy tín của mình với khách hàng trong và ngoài nước. 2/ Chức năng và nhiệm vụ của công ty: Mục đích hoạt động của công ty là thông qua các hoạt động XNK và dịch vụ của mình để khai thác một cách có hiệu quả nguồn nhân lực của đất nước để đẩy mạnh XK, tăng thu ngoại tệ, góp phần vào xây dựng và phát triển đất nước. Theo quyết định số 658/TM – TCCP ban hành ngày 9/6/1993 Công ty có các chức năng nhiệm vụ sau. 2.1/ Chức năng. Khi thành lập ARTEXPORT - Hà Nội có chức năng chủ yếu là tổ chức sản xuất, chế biến gia công và thu mua hàng thủ công mỹ nghệ xuất khẩu và một số mặt hàng khác được bộ cho phép. Xuất khẩu các mặt hàng thủ công mỹ nghệ, các sản phẩm do liên doanh, liên kết tạo ra, các sản phẩm công nông nghiệp, nông lâm thuỷ sản, khoáng sản, công nghệ dệt phẩm, may mặc… Nhập khẩu nguyên vật liệu máy móc, vật tư, thiết bị văn phòng và nội thất, hoá chất, hàng tiêu dùng theo quy định của nhà nước. Bên cạnh đó công ty còn tham gia vào các hoạt động dịch vụ như: Làm dịch vụ thương mại: nhập khẩu tái xuất, chuyển khẩu, quá cảnh theo quy định của nhà nước… Ngoài ra công ty còn được phép kinh doanh khách sạn, văn phòng làm việc theo quy định hiện hành của nhà nước… 2.2/ Nhiệm vụ. Công ty XNK hàng thủ công mỹ nghệ ARTEXPORT được thành lập và chịu sự chi phối của bộ thương mại, tuy ngày nay hoạt động theo chế độ tự hạch toán nhưng nó vẫn chịu rất nhiều tác động của bộ thương mại qua các chính sách điều tiết kinh tế vĩ mô. Nhiệm vụ chủ yếu của công ty là xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm thực 3 hiện các chức năng của mình. Nghiên cứu khả năng sản xuất và nhu cầu thị trường, giải quyết những vấn đề vướng mắc trong sản xuất kinh doanh, để các hoạt động của công ty có hiệu quả nhất. Bên cạnh đó công ty phải có trách nhiệm quản lý và sử dụng hiệu quả các nguồn vốn, tự tạo các nguồn vốn cho sản xuất kinh doanh, đầu tư mở rộng sản xuất, đổi mới trang thiết bị, tự bù đắp các chi phí, tự cân đối giữa xuất nhập khẩu, đảm bảo thực hiện sản xuất kinh doanh có lãi và làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước. Đồng thời phải nghiên cứu và thực hiện có hiệu quả các biện pháp nhằm nâng cao chất lượng các mặt hàng do công ty sản xuất kinh doanh nhằm tăng khả năng cạnh tranh và mở rộng thị trường tiêu thụ. Ngoài ra công ty phải có biện pháp quản lý, chỉ đạo và tạo điều kiện để các đơn vị trực thuộc công ty được chủ động trong các hoạt động sản xuất kinh doanh theo quy chế hiện hành của nhà nước và của bộ thương mại. II/ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY ARTEXPORT 4 Giám đốc Phó giám đốc P:TCHC P:TCK H P:TTHH P: Thêu P: SMMN P:dép P:Gốm P:CóiNgôDừa P:XNKTH(1-10) CN Hải Phòng CN Đà Nẵng VPĐD TPHCM 1/ Quá trình hình thành và phát triển. TP.HCM Khối đơn vị quản lý Các đơn vị trực thuộc Khối đơn vị KD 2/ Mô tả Ban giám đốc - Giám đốc: Ông Đỗ Văn Khôi, tốt nghiệp trường ĐH Ngoại Thương, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của công ty trước Pháp luật cũng như Bộ chủ quản. - Hai phó giám đốc: Ngoài nhiệm vụ cụ thể của mình trong từng lĩnh vực được giao còn phải góp ý tham gia cố vấn cho giám đốc và làm đại diện cho giám đốc những khi giám đốc đi vắng. Khối đơn vị quản lý: - Phòng tổ chức hành chính: Giúp các đơn vị tổ chức sắp xếp và quản lý lao động nhằm sử dụng hợp lý và có hiệu quả lực lượng lao động của công ty, nghiên cứu các phương án nhằm hoàn thiện về mặt trả lương và phân phối hợp lý tiền thưởng, quản lý các tài sản chung của công ty và các đơn vị, theo dõi tình hình sử dụng tài sản. - Phòng tài chính kế hoạch : Khai thác mọi nguồn vốn nhằm đảm bảo vốn cho các đơn vị hoạt động, tham mưu cho giám đốc xét duyệt các phương án kinh doanh và phân phối thu nhập, tổ chứ thực hiện và kiểm tra việc thực hiện sản xuất hàng hoá giao cho các bên đối tác theo hợp đồng, làm rõ khả năng sản xuất kinh doanh của công ty, phân bổ hợp lý các kim ngạch được giao, xây dựng và trình tỷ giá, thu tiền và thanh toán kịp thời cho khách hàng. - Các phòng xuất nhập khẩu tổng hợp từ 1-10 là những đơn vị kinh doanh độc lập, hoạt động theo chế độ tự hạch toán kinh doanh và chịu trách nhiệm về hoạt động của mình trước lãnh đạo công ty. - Phòng thị trường hàng hoá: Tìm kiếm khách hàng, theo dõi chặt chẽ việc chi tiêu các khoản chi phí cho việc liên hệ, ký kết riêng của từng đơn vị để tính nhập vào chi phí riêng của từng đơn vị đó, chi phí có liên quan đến nhiều đơn vị thì phải có trách nhiệm phân bổ hợp lý cho các đơn vị kinh doanh. 5 Khối đơn vị kinh doanh: Trên cơ sở các mặt hàng được giao, chỉ tiêu kim ngạch XNK được phân bổ, các đơn vị trực tiếp tiếp cận thị trường, tìm hiểu nhu cầu thị trường, tìm hiểu nhu cầu thị hiếu tiêu dùng của khách hàng để xây dựng phương án sản xuất kinh doanh và các biện pháp thực hiện trình giám đốc phê duyệt Các đơn vị trực thuộc: Chi nhánh ARTEXPORT - HAIPHONG 25 Đà Nẵng và chi nhánh ARTEXPORT – DANANG 74 Nữ Vương: giao nhận, tái chế, đóng gói hàng xuất khẩu và trực tiếp sản xuất hàng nhập khẩu. -VPĐD tại Thành Phố Hồ Chí Minh 31 Trần Quốc Toản: chuyên giao nhận, sản xuất và xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ và các hàng khác được phép nhập khẩu, được công ty ủy quyền trực tiếp giao dịch đàm phán đối ngoại và duy trì mối quan hệ với các tỉnh phía Nam để ký kết các hợp đồng tại Thành Phố Hồ Chí Minh. Hiện nay Công ty mới mở văn phòng đại diện ở Nga và còn có các xưởng, cửa hàng trực thuộc các phòng nghiệp vụ. III/ Chiến lược kinh doanh của công ty artexport Đối với mỗi một Công ty thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh trong một lĩnh vực bất kỳ thì đều có những yếu tố đặc thù của riêng mình. Vì vậy để đạt tối đa hiệu quả trong các hoạt động sản xuất kinh doanh thì Công ty phải lựa chọn được cho mình một Chiến lược kinh doanh đúng đắn và hợp lý nhất. Có rất nhiều các Chiến lược kinh doanh khác nhau ứng với mỗi một thực trạng khác nhau của các Công ty. Đặc biệt với một công ty có tính chất kinh doanh thương mại như công ty XNK hàng thủ công mỹ nghệ ARTEXPORT thì việc nghiên cứu các chiến lược về thị trường càng trở nên quan trọng. Từ nghiên cứu thực trạng về tình hình sản xuất, cơ cấu tổ chức và cơ cấu các mặt hàng kinh doanh của Công ty XNK hàng thủ công mỹ nghệ ta có thể chia Công ty thành hai SBU như sau: 6 SBU 1 : Nhóm các mặt hàng thủ công mỹ nghệ mà công ty xuất khẩu ra thị trường quốc tế . SBU 2 : Nhóm các mặt hàng mà công ty nhập khẩu về tiêu thụ trong nước chủ yếu là máy móc thiết bị, nguyên vật liệu sản xuất, và các nguyên liệu đầu vào. Từ việc phân chia này ta có thể thấy trong giai đoạn này công ty đã lựa chọn những Chiến lược kinh doanh phù hợp cho mỗi SBU để đảm bảo sự phát triển chung cho công ty một cách hiệu quả nhất. Với SBU1:công ty đã sử dụng chiến lược đa dang hóa để phát triển SBU này. Do đặc điểm của các mặt hàng thủ công mỹ nghệ là rất đa dạng, phong phú với nhiều chủng loại và có tính chất truyền thống của dân tộc nên các công ty kinh doanh mặt hàng này như công ty ARTEXPORT phải năng động và luôn cần phải tiếp tục mở rộng các thị trường mới. Thực trạng tình hình kinh doanh các mặt hàng thủ công mỹ nghệ của công ty cũng rất đa dạng và phong phú, hiện tại công ty có thị trường tương đối rộng lớn, khách hàng tiêu thụ sản phẩm của công ty trên khắp thế giới. Tuy nhiên,thị phần hiện tại chưa thể hiện hết được tiềm năng của công ty và khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng của công ty còn khá nhiều hạn chế. Trong khi hiện tại trong các hoạt động kinh doanh của mình công ty cũng đang thực hiện Chiến lược đa dạng hoá các sản phẩm, tuy nhiên việc thực hiện chiến lược này của công ty lại chưa khai thác hết những mặt mạnh của công ty về nhóm mặt hàng thủ công mỹ nghệ xuất khẩu này. việc thực hiện chiến lược đa dạng hoá hiện tại của công ty mơí chỉ phát huy được sức cạnh tranh về quy mô và chủng loại hàng hoá còn về khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng còn hạn chế. Chính vì vậy việc công ty cần phải thực hiện một chiến lược đa dạng hoá một cách linh động và sáng tạo hơn sao cho phù hợp với yêu cầu phát triến của công ty trong tương lai. để thực hiện điều này thì ngoài việc thực hiện các bước của chiến lược đa dạng hoá các mặt hàng của mình công ty cần chú ý 7 tới việc thực hiện thêm việc đa dạng hoá về mặt lãnh thổ địa lý sao cho phù hợp nhằm mở rộng thị trường để phát triển các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty là một việc làm cần thiết. Để thực hiện Chiến lược đa dạng hoá này đòi hỏi mọi phòng ban của công ty XNK hàng thủ công mỹ nghệ hoạt động trong lĩnh vực XK các mặt hàng thủ công mỹ nghệ(SBU 1 ) sẽ phải cùng thực hiện tất cả các bước của chiến lược phát triển thị trường. Tất cả các phòng ban này phải tạo thành một thể thống nhất và độc lập kinh doanh theo một xu hướng riêng tất nhiên nó vẫn phải có một sự ràng buộc về mặt pháp lý và nó phải chịu trách nhiệm với ban lãnh đaọ, các phòng tổ chức, phòng tài chính kế hoạch của công ty. Với SBU 2 : Do đặc điểm của nhóm mặt hàng trong SBU 2 chủ yếu là các nguồn nguyên liệu đầu vào như máy móc thiết bị, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất. Các mặt hàng này của công ty nhập khẩu về chủ yếu để bán cho các khách hàng là các công ty nhà nước, các hợp tác xã, các công ty sản xuất các thiết bị công nghiệp… Với tình hình đặc điểm của công ty trước kia là công ty nhà nước nên công ty có những ưu thế nhất định về quy mô, về các khoản phải nộp cho nhà nước, cơ sở hạ tầng, mặt bằng sản xuất… nên công ty có những ưu thế nhất định trong việc triển khai chiến lược chi phí thấp. do đó công ty đã sử dụng chiến lược chi phí thấp. Việc theo đuổi chiến lược này giúp công ty có lợi thế hơn đối thủ cạnh tranh : Thứ nhất: Do công ty có những thuận lợi về cơ sở hạ tầng cũng như về những điều kiện thủ tục hành chính nên công ty có nhiều ưu thế hơn trong việc nhập khẩu và bán cho khách hàng trong nước với giá thấp hơn các đối thủ cạnh tranh. Nếu các công ty trong cùng ngành mà không thích ứng với mức giá mà công ty đặt ra thì công ty sẽ là người chiếm ưu thế về thị phần cũng như lợi nhuận. 8 Thứ hai: Nếu các công ty trong nội bộ ngành bắt đầu có sự cạnh tranh về giá thì công ty vẫn sẽ có kảh năng chịu đựng cạnh tranh tốt hơn các công ty trong ngành. Do đó công ty sẽ luôn có lợi nhuận cao hơn các công ty trong ngành. Nhưng vấn đề là công ty sẽ tận dụng những lợi thế của mình như thế nào để có thể sử dụng chiến lược chi phí thấp cho các sản phẩm trong SBU 2 của mình. Về nguyên tắc để phát triển những năng lực khác biệt để thực hiện chiến lược chi phí thấp nhất thiết công ty phải tận dụng triệt để lợi thế của mình trong việc tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty phải phát triển các năng lực khác biệt này như việc các nguồn nộp ngân sách công ty được nộp giảm đi so với đối thủ cạnh tranh thì công ty phải khấu trừ một phần vào giá các sản phẩm nhập khẩu của mình để bán ra thị trường trong nước với giá thấp hơn các đối thủ cạnh tranh, hoặc như việc do công ty có lượng khách hàng lớn, thủ tục qua biên giới cũng thuận lợi nên mỗi khi chủ động nhập hàng hoá công ty có thể gom lượng khách hàng với một lượng nhất định sau đó nhập một lô với khối lượng lớn thì giá của các sản phẩm sẽ giảm. 9 Chương II Một số vấn đề cơ bản về cơ cấu tổ chức. Đánh giá sự phù hợp giữa cơ cấu tổ chức với chiến lược kinh doanh của công ty artexport I. Một số vấn đề cơ bản về cơ cấu tổ chức Khái niệm về cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục đích chungxác định của doanh nghiệp. Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản trị Trong phạm vi từng doanh nghiệp việc tổ chức bộ máy quản trị phải đáp ứng được những yêu cầu sau đây: Tính tối ưu : giữa các khâu và các cấp quản trị đều thiết lập những mối quan hệ hợp lý với số lượng cấp quản trị ít nhất trng doanh nghiệp, cho nên, cơ cấu tổ chức quản trị mang tính năng động cao, luôn luôn đi sát và phục vụ sản xuất kinh doanh. Tính linh hoạt : cơ cấu tổ chức quản trị phải có khả năng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng ngư ngoài môi trường. Tính tin cậy lớn : cơ cấu tổ chức quẩ trị phải bảo đảm tính chính xác của tất cả các thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp, nhờ đó, bảo đảm sự phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của doanh nghiệp. Tính kinh tế : 10