Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hợp tác xã

Nhắc đến hợp tác xã chúng ta nghĩ rằng đây là một tập thể kinh tế yếu kém, nhưng với sự phất triển của nền kinh tế thì hợp tác xã cũng đã có sự thay đổi không ngừng cả về hình thức lẫn năng lực của hợp tác xã.

Trang 1

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI 2

1.1 Khảo sát nơi thực tập 2

1.2 Giới thiệu đề tài 3

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG 4

2.1 - Khảo sát thưc tế 4

2.2 Khảo sát thực tế về thu chi của hợp tác xã 7

2.3 Một số đề xuất trong nghiệp vụ quản lý 9

2.4 Các giải pháp đưa ra về mặt kỹ thuật 11

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 12

3.1 Biểu đồ phân cấp chức năng 12

3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu 13

CHƯƠNG 4: PHÂN TÍCH VÀ 26

THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 26

4.1 Lý thuyết cơ sở dữ liệu 26

4.2 Mô hình thực thể liên kết 27

4.3 Mô hình quan hệ 30

4.4 Chi tiết các bảng 31

CHƯƠNG 5: THIẾT KẾ GIAO DIỆN VÀ CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 37

5.1 Giới thiếu về công cụ sử dụng trong chương trình 37

5.2 Giao diện và các chức năng của chương trình 41

KẾT LUẬN 59

TÀI LIỆU THAM KHẢO 60

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368

Trang 2

LỜI NÓI ĐẦU

Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hợp tác xã đây là 1 vấn đề cònrất mới Nhắc đến hợp tác xã chúng ta nghĩ rằng đây là một tập thể kinh tế yếukém, nhưng với sự phất triển của nền kinh tế thì hợp tác xã cũng đã có sự thay đổikhông ngừng cả về hình thức lẫn năng lực của hợp tác xã Vì vậy việc ứng dụngcông nghệ thông tin vào trong quản lý hợp tác xã là rất quan trọng Ứng dụng côngnghệ thông tin sẽ làm cho năng lực quản lý hợp tác xã được nâng cao hơn

Một trong những vấn đề quan trọng trong quản lý hợp tác xã là quản lý thuchi của hợp tác xã Vì vậy em đã chọn đề tài quản lý thu chi của hợp tác xã là đềtài thực tập của mình

Em xin trân trọng cảm ơn sự giúp đỡ của thạc sĩ Tống Minh Ngọc, và công

ty A-ZC đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài này

Nội dung báo cáo gồm:

Chương 1: Tổng quan đề tài

Giới thiệu về đề tài

Chương 2: Khảo sát hệ thống

Khảo sát thưc tế các hợp tác xã

Chương 3: Phân tích và thiết kế hệ thống

Chương 4: Phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu

Chương 5: Cài đặt và thiết kế giao diện

Trang 3

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI

1.1 Khảo sát nơi thực tập

Công ty cổ phần công nghệ và phần mềm A-Z

 Hình thức, tên gọi và trụ sở Công ty :

 Công ty thuộc hình thức Công ty cổ phần, hoạt động theo Luật doanhnghiệp và các quy định hiện hành khác của nước Cộng hoà xã hội chủnghĩa Việt Nam

 Tên Công ty:

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ PHẦN MỀM A-Z

Tên giao dịch đối ngoại:

A-Z SOFTWARE AND TECHNOLOGY JOINT STOCK COMPANY:Tên viết tắt: A-Z SOFTWARE., JSC

Lôi, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội

 Ngành, nghề kinh doanh :

Công ty kinh doanh những ngành nghề sau:

 Sản xuất, thiết kế, viết chương trình phần mềm công nghệ thông tin ;

 Thiết kế hệ thống máy tính (thiết kế, tạo lập trang chủ Internet, thiết kế

hệ thống máy tính tích hợp với phần cứng, phần mềm và các công nghệtruyền thông);

 Thiết kế Website, cung cấp các dịch vụ Internet và phát triển các dịch

vụ gia tăng trên Internet (không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình);

 Buôn bán phần cứng, phần mềm tin học, các thiết bị truyền thông vàcông nghệ tin học;

 Tư vấn, chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật, lĩnhvực tin học, truyền thông, thông tin;

 Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá;

2

Trang 4

 Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh./.

 Một số sản phẩm của công ty :

Quản lý thiết bị May 28

Quản lý kho

Quản lý công ty đóng tàu Hải Phòng

Các Website: Phong Hoàng, Huy Hoàng, Web kế toán…

1.2 Giới thiệu đề tài

 Tên đề tài

Quản lý thu chi trong hợp tác xã

 Mục tiêu của đề tài

Hợp tác xã của chúng ta hiện nay việc quản lý phần lớn là dựa trên giấy tờ

và việc tính toán chủ yếu là thực hiện bằng tay Đây là một trong những hạn chếtrong việc quản lý của hợp tác xã Quản lý một hợp tác xã trong những năm củathập kỷ trước việc áp dụng công nghệ thông tin là một điều khó khăn thì ngày nayviệc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý hợp tác xã có thể thực hiện mộtcách dễ dàng Với phát triển của nền kinh tế thì việc các hợp tác xã cũng mở rộng

cả về quy mô và hình thức, không chỉ có hợp tác xã nông nghiệp mà còn có cả cáchợp tác xã về công nghiệp, hợp tác xã nhà ở hay hợp tác xã chợ… với một cơ sở

hạ tầng lớn và với một số vốn rất lớn Việc quản lý hợp tác xã ngày càng chặt chẽhơn đặc biệt việc quản lý thu chi của một hợp tác xã là vấn đề trọng tâm trong việcgiải quyết vấn đề bài toán quản lý hợp tác xã

Phần mềm mà em đưa ra nhằm giải quyết bài toán quản lý thu chi của mộthợp tác xã giúp cho việc quản lý các khoản thu chi của hợp tác xã tốt hơn

Trang 5

 Phạm vi của đề tài

Đề tài quản lý thu chi hợp tác xã mà tôi đưa ra không chỉ quản lý thu chicủa một hợp tác xã mà có thể ứng dụng cho một số hợp tác xã với các hình thứchợp tác xã khác nhau

kỳ “hưng thịnh” của HTX, liên minh HTX trong thời kỳ bao cấp đã qua; Khi xóa

bỏ bao cấp, vai trò của HTX, liên minh HTX dường như bị “lãng quên” Phải đếnmột vài năm trở lại đây, đặc biệt là từ khi Chính phủ ban hành các Nghị địnhhướng dẫn thi hành Luật HTX 2003 và hoạch định kế hoạch phát triển kinh tế tậpthể 5 năm (2006-2010), thì nền kinh tế tập thể này mới thực sự được xem xét Tình hình kinh tế hợp tác xã năm 2005 đây là một ví dụ để chúng ta thấyđược quy mô hợp tác xã ở nước ta ngày càng được mở rộng

Trong năm 2005, các hình thức hợp tác giản đơn (tổ, nhóm hợp tác, liênkết ) tiếp tục được thành lập ở hầu hết các địa phương trên cả nước Tuy nhiên,phát triển mạnh nhất vẫn là một số tỉnh ở đồng bằng sông Cửu Long (Cần Thơ -1.122 tổ hợp tác, Hậu Giang 350 tổ ) và một số tỉnh miền núi (Hà Giang – 2.634

tổ hợp tác, Cao Bằng – 2.500 tổ), nơi nhu cầu hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau của người

4

Trang 6

dân rất bức thiết do điều kiện tự nhiên và tính chất sản xuất ở những khu vực này.Hoạt động chủ yếu của các tổ hợp tác vẫn là hùn vốn, hỗ trợ vốn, cùng nhau ứngdụng tiến bộ kỹ thuật, hợp tác làm thủy lợi, bơm tưới, hỗ trợ nhân lực sản xuất Theo báo cáo của các địa phương, tổng số tổ hợp tác trên cả nước đến thời điểmcuối năm 2005 có 320.000 tổ hợp tác, nhưng con số này có thể thấp hơn so vớithực tế do có đến 80% số tổ hợp tác không đăng ký hoạt động, quy mô nhỏ vàphân tán, trong đó lĩnh vực nông nghiệp chiếm hơn 50% Thực tế trong năm quacho thấy, các tổ hợp tác phát triển mạnh trong lĩnh vực dịch vụ, tiểu thủ côngnghiệp Tuy mức độ liên kết còn lỏng lẻo, mang tính thời vụ, các tổ hợp tác vẫn làmột lực lượng quan trọng góp phần thúc đẩy kinh tế hộ phát triển, tạo mối quan hệhợp tác, hỗ trợ lẫn nhau nâng cao năng lực và hiệu quả hoạt động của từng hộ.Hầu hết trong số 20% tổ hợp tác có đăng ký kinh doanh với ủy ban nhân dân xã,phường là những tổ hợp tác có quy mô lớn hơn, có vốn góp, tài sản chung, được tổchức và quản lý như một HTX

 Một số hợp tác xã khảo sát :

Nằm ở cánh đồng Mường Lò, vựa lúa lớn thứ hai của Tây Bắc (sau MườngThanh) Đây là 1 hợp tác xã nông nghiệp có một quy mô lớn Hợp tác xã với 1.421

hộ, 6.638 nhân khẩu Số vốn hoạt động 1,82 tỉ đồng (năm 2004) Ngành nghề kinhdoanh dịch vụ của hợp tác xã đa dạng: dịch vụ mua bán kinh doanh nông sản; dịch

vụ cho vay các loại vật tư nông nghiệp; dịch vụ điện; dịch vụ mua bán hàng hóathương nghiệp; vật tư nông nghiệp; dịch vụ ngành nghề quản lý vườn cây, chănnuôi; dịch vụ kinh doanh vật liệu xây dựng sản xuất gạch EG5, dịch vụ vận tải,dịch vụ tín dụng nội bộ; dịch vụ kinh doanh xăng dầu

Với 1 hợp tác xã có số lượng nhân khẩu rất lớn việc ứng dụng công nghệ thông tinvào quản lý thu chi của hợp tác xã sẽ giúp cho việc quản lý của hợp tác xã đượcchặt chẽ, chính xác hơn

 Mô hình hợp tác xã quản lý kinh doanh chợ Láng hạ :

Trang 7

HTX Thương mại Láng Hạ, quận Đống Đa, Hà Nội được thành phố chophép chuyển 8343 m2 đất trồng rau sang xây dựng chợ Năm 2001, HTX xâydựng chợ với vốn đầu tư khoảng 6 tỷ đồng, chủ yếu là vốn góp, vốn vay của xãviên Năm 2002 chợ đi vào hoạt động, doanh thu từ chợ các năm: 2002: 2,4 tỷđồng, năm 2003: 2,5 tỷ đồng, năm 2004: 2,5 tỷ đồng chiếm gần 50% tổng doanhthu của HTX Trong các năm tới doanh thu của HTX đạt trên 10 tỷ đồng, trong đóchợ doanh thu chợ chiếm đến 50%.

Đến đầu năm 2007, tổng nguồn vốn thuộc sở hữu tập thể đạt 24 tỷ đồng, trong đó

12 tỷ là vốn cố định, 12 tỷ vốn lưu động Cơ cấu: vốn góp của xã viên là 5,8 tỷ,18,2 tỷ là vốn tích lũy của HTX Cơ cấu vốn nói lên cơ chế tự cấp vốn, hiệu quảkinh doanh và khả năng đầu tư sắp tới của HTX

HTX với 105 hộ thuê kinh doanh sạp, 375 hộ thuê kinh doanh chỗ ngồi, và

100 chỗ khác

HTX có 131 xã viên, tạo việc làm cho 188 lao động trong đó có 57 ngườikhông phải là xã viên, mức lương tối thiểu của lao động gần 1 triệu đồng/tháng,mức tối đa gần 3 triệu đồng/tháng Xã viên được ứng trước lãi vốn góp khoảng

600000 đồng/tháng Trong những năm tới do nhu cầu mở rộng và nâng cấp cácdịch vụ tại chợ cũng như các dự án đầu tư mới trên 10 tỷ đồng, số xã viên vàngười lao động đạt 220 người

HTX nộp ngân sách hàng năm (không kể phần hộ kinh doanh trong chợ tựnộp): Năm 2001 nộp 245 triệu đồng, năm 2002:792 triệu đồng, năm 2003: 1074triệu, năm 2004: 1366 triệu đồng

Với những con số nêu trên chúng ta có thể thấy được số lựong xã viên cũng như sốvốn của hợp tác xã rất lớn Nguồn vốn của hợp tác xã có được chủ yếu là thu vàđón góp của các xã viên trong hợp tác xã Vì vậy việc quản lý thu chi của hợ tác

xã là rất cần thiết

 Hợp tác xã nhà ở, một mô hình mới quản lý chung cư :

Nhu cầu nhà ở cho người có thu nhập thấp và mô hình Hợp tác xã (HTX)nhà ở đã được các cơ quan chức năng TP Hồ Chí Minh thảo luận trong buổi hội

6

Trang 8

thảo "HTX tham gia phát triển, quản lý và cung ứng dịch vụ nhà ở cho người cóthu nhập thấp" do Liên minh HTX TP Hồ Chí Minh tổ chức ngày 9/12.

Thành phố hiện nay có khoảng 500 chung cư, trong đó có trên 73.700 căn hộ doNhà nước quản lý, nhưng hầu như chỉ có các tổ dân

HTX nhà ở sẽ có 2 chức năng cơ bản là quản lý và cung cấp các dịch vụnhà ở như các dịch vụ an sinh xã hội, thông tin, liên lạc, dịch vụ tiện ích (giặt giũ,

vệ sinh, cung cấp lương thực, thực phẩm hoặc suất ăn) Và chức năng thứ hai làHTX sẽ dùng tiền vay hoặc tiền do các thành viên là pháp nhân (các doanh nghiệpmuốn xây dựng nhà cho cán bộ, công nhân viên của mình) đầu tư xây dựng cácchung cư và sau đó bán cho các xã viên dưới hình thức trả góp và cung cấp chocác xã viên các dịch vụ như trên

Đây là một mô hình quản lý hiện đại, trong tương lai sẽ rất phát triển Vànhư chúng ta thấy mô hình trên đây sẽ cung cấp cho các hộ gia đình trong chung

cư những dịch vụ tốt Vậy chúng ta sẽ cần 1 phần mêm quản lý để quản lý việc thuphí dịch vụ của các hộ gia đình

Từ những thực tế trên đây chúng ta có thể thấy rằng việc ứng dụng côngnghệ thông tin vào trong quản lý hợp tác xã là rất càn thiết đặc biệt là trong vần đềquản lý thu chi của hợp tác xã

2.2 Khảo sát thực tế về thu chi của hợp tác xã

 Các đối tuợng và mối quan hệ giữa các đối tượng trong quản lý thu chi:

 Đối tượng hộ gia đình: Là đối tượng sử dụng các dịch vụ của hợp tác xã

 Đối tượng thu: Là đối tượng lưu trữ các khoản thu mà hợp tác xã thucủa hộ gia đình hay là lưu trữ các dich vụ mà hợp tác xã cung cấp cho

hộ gia đình như phí vệ sinh, phi bảo vệ…

 Đối tượng chi: Lưu trữ các khoản chi phục vụ cho hoạt động của hợptác xã như hoạt động tình nghĩa, hoạt động khen thưởng hoc sinh nghèovượt khó…

Trang 9

 Đối tượng nhân viên: Là đối tượng quản lý các hoạt động của hợp tác

xã, quản lý các hoạt động thu, chi( bao gồm cả quản lý lương), quản lýcác hộ gia đình trong hợp tác xã

 Mối quan hê giữa các đối tượng

 Nhân viên của hợp tác xã quản lý thu, chi, hộ gia đình của hợp tác xã

 Một hộ gia đình có thể có một hoặc nhiều khoản thu

 Một khoản thu có thể bao gồm nhiều hộ gia đình

 Thực trạng, nghiệp vụ quản lý thu chi của các hợp tác xã

Việc quản lý thu chi của hợp tác xã quản lý các khoản thu và khoản chicủa hợp tác xã Các khoản thu của hợp tác xã chủ yếu là các khoản thunhằm phục vụ lợi ích của các hộ khẩu trong hợp tác xã như: phí vệ sinh, phíbảo vệ…Các khoản chi của hợp tác xã là để phục vụ các hoạt động của hợptác xã như: hoạt động tình nghĩa, khen thưởng…

mà đưa ra khoản tiền cần Sau đó nhân viên của hợp tác xã sẽ ghi hóa đơn cho chủ

hộ Với các khoản thu không căn cứ vào gia đình chính sách hay số nhân khẩutrong 1 hộ gia đình như tiền điện hay tiền nước thì sẽ dựa vào các phiếu thu tiềnđiện và tiền nước mà nhà máy điện và nước gửi đến cho hợp tác xã và hợp tác xã

sẽ thu tiền của các hộ gia dình rồi chuyển đến sở điện hay sở nước nơi hợp tác xãhoạt động

 Quản lý chi:

Trong các dịp kỷ niệm hay ngày lễ hợp tác xã thường có các hoạt động như

là hoạt động tình nghĩa, hoạt động thăm các gia đình thương binh liệt sỹ hay tiềnthưởng cho các học sinh giỏi hay cho học sinh nghèo vượt khó…Các hợp tác xã sẽ

cố 1 quỹ và trong các dịp hợp tác xã sẽ chích ra 1 khoản

8

Trang 10

 Quy trình nghiệp quản lý chi:

Khi đến ngày kỷ niệm hay ngày lệ chủ nhiệm hợp tác xã và các nhân viên

sẽ họp đưa ra các hoạt động để kỷ niệm từ đó đưa ra số tiền cần thiết để thực hiệncác hoạt động đó Sau đó chủ nhiệm hợp tác xã sẽ ký giấy xuất tiền và nhân viênthu quỹ sẽ cấp 1 hóa đơn xuất tiền cùng với số tiền như trong hóa đơn Tất cả cáckhoản chi này sẽ được hợp tác xã ghi lại và đưa ra các báo cáo thống kê Việcquản lý thu chi của hợp tác xã ở đây có thể bao gồm cả phần quản lý lương củanhân viên của hợp tác xã

Hàng tháng nhân viên hợp tác xã sẽ trả lương vào 1 ngày cố định mà hợptác xã quy định Nhân viên quản lý lương sẽ căn cứ vào chức vụ, mức lương, sốngày công, tiền thưởng, số tiền tạm ứng trong tháng này của nhân viên lĩnh lương

mà đưa ra số tiền thực lĩnh trong tháng này của nhân viên đó Khi trả lương chonhân viên, nhân viên quản lý lương sẽ đưa ra 1 hóa đơn xác nhận khỏan tiền lương

mà nhân viên lĩnh lương đã nhận Cuối năm hợp tác xã sẽ đưa ra 1 báo cáo tổnghợp về các khoản thu ,chi cũng như tiền lưong hợp tác xã,và đồng thời thống kê lạinhân khẩu trong hợp tác xã

2.3 Một số đề xuất trong nghiệp vụ quản lý

 Quản lý việc thu tiền của các hộ trong hợp tác xã

 Việc thu tiền của các hộ trong 1 hợp tác xã sẽ chia theo các quý haytheo vụ hoặc theo tháng con tùy vào quy định của từng hợp tác xã

 Khi nào thu tiền các hộ trong hợp tác xã sẽ đến trụ sở của hợp tác xã

để nộp tiền hoặc là hợp tác xã sẽ cử nhân viên xuống các xóm, thôn đểthu tiền

 Một hộ gia đình có thể nộp tiền làm nhiều lần.Mỗi lần nộp đều đượcghi lại để sau này sẽ thông kê lại và đưa ra các báo cáo để thông báođến các hộ

 Việc thu tiền ở đây ngoài trừ 1 số khoản thu cố định như tiền nước haytiền điện thì các khoản thu khác hầu như là tính theo đầu người vì vậy

Trang 11

việc quản lý nhân khẩu trong gia đình là rất quan trọng vì nó quyếtđịnh đến số tiền thu

 Việc thu tiền các hộ gia đình còn phụ thuộc vào 1 yếu tố nữa là giađình có phải chính sách hay không.Nếu là gia đình chính sách thì sẽphải miễn giảm các khoan thu,còn nếu không phải thì gia đình đó phảiđóng đầy đủ

 Sau khi thu tiền của hộ gia đình nhân viên thu tiên hợp tác xã sẽ đưa ra

1 hóa đơn xác nhận khoản thu số tiền đã thu của hộ gia đình đó

 Các khoản thu của hợp tác xã sẽ đựơc tổng hợp lại với các tiêu trí như:tên khoản thu, số tiền…để dễ dàng cho việc quản lý

 Từ đó chúng ta đưa ra công thức tính tiền phải thu là:

Thực đóng = Số tiền thu * Số lương nhân khẩu * (1- Phần trăm miễngiảm/100)

 Thực đóng: số tiền phải đóng của 1 hộ

 Số tiền thu: số tiền của khoản thu/1 nhân khẩu

 Số lương nhân khẩu: số lượng nhân khẩu nằm trong đối tượng thu

 Phần trăm miễn giảm: phần trăm miễn giảm (gia đình không chính sách quyđịnh phần trăm miễn giảm là =0%)

 Quản lý việc chi của hợp tác xã ở đây rộng hơn bởi vì bao gồm 2 phần làlương của nhân viên và các hoạt động của hợp tác xã

 Quản lý các hoạt động của hợp tác xã:

Các hoạt động của hợp tác xã sẽ được ghi lại với các tiêu trí như: tên hoạtđộng, mục đích của hoạt động, số tiền chi nhằm mục đích quản lý một cách dễdàng các khoản chi của hợp tác xã Chi tiết của các hoạt động cũng sẽ được ghi lại

và đưa hóa đơn xác nhận chi

Một hoạt động của hợp tác xã có thể được cung cấp kinh phí làm nhiều lần

và mỗi lần chi đều được ghi lại và đưa ra hóa đơn

 Quản lý lương:

10

Trang 12

Quản lý lương của các nhân viên trong hợp tác xã…Chúng ta sẽ quản lý cáviệc chấm công cho từng nhân viên cũng như việc tạm ứng tiền cho tưng nhânviên Căn cứ vào số công của nhân viên, số tiền mà nhân viên đã tạm ứng, căn cứvào chức vụ của nhân viên và tiền thưởng mà hợp tác xã trả lương cho nhân viên.Sau khi tính toán tiền lương cho nhân viên xong nhân viên quản lý lương sẽ trảlương cho nhân viên đồng thời in ra 1 hóa đơn tiền lương

Tất cả cá yếu tố tác động liên quan đến việc tính lương như: tạm ứng, tiền thưởng,chức vụ, số công… đều được lưu trữ để vào trong cơ sở dữ liệu nhằm mục đíchtính lương 1 cách chính xác

 Lương của nhân viên hợp tác xã sẽ được tính theo công thức

Thực lĩnh = tiền1 * số công + tiền3 + tiền4 – tiền2

 Thực lĩnh:số tiền thực lĩnh

 Tiền1: số tiền trên 1 công

 Tiền2: số tiền mà nhân viên đó đã tạm ứng

 Tiền3: số tiền phụ cấp chức vụ

 Tiền4: số tiền thưởng

 Số công: số ngày đi làm trong 1 tháng của nhân viên

 Cuối năm hợp tác xã sẽ đưa ra các bản báo cáo thông kê về các khoảnthu chi, số hộ gia đình còn nợ hợp tác xã…

2.4 Các giải pháp đưa ra về mặt kỹ thuật

Từ thực trạng của các hợp tác xã hiện nay em đã đưa ra 1 số giả pháp ápdụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả của công việc quản lý thu chinhư:

 Lưu trữ thông tin về thu chi cũng như thông tin về nhân viên và hộ giađình của hợp tác xã vào trong cơ sở dữ liệu trong máy tính hoặc là trênserver để đảm bảo an toàn cho dữ liệu Chúng ta sử dụng SQl Server 2000

để lưu trữ cơ sở dữ liệu

Trang 13

 Sử dụng công nghệ Net mà ở đây là ngôn ngữ lập trình C# để thao tác

với dữ liệu

 Việc tính toán các khoản tiền thu, chi, lương của nhân viên và hộ gia đình

sẽ được thực hiện tự động người sử dụng chỉ việc đưa vào số liệu và đầu

ra sẽ là các hóa đơn và báo cáo

 Máy tính sẽ đưa ra các báo cáo thông kê về thu, chi, tiền lương của hợp

tác xã

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

3.1 Biểu đồ phân cấp chức năng

Quan ly hop tac xa

Quan ly nha vien Quan ly luong

Quan ly chi Quan ly thu

Quan ly ho khau

Quan ly chinh sach

Quan ly nhan khau

Quan ly viec thu tien

Quan ly cac khoan thu

Quan ly viec chi tien Quan ly cac khoan chi

Quan ly luong chi tiet

Quan ly cach tinh luong

Quan ly luong tam ung

Quan ly nhan vien Quan ly chuc vu

Hình 1: Biểu đồ phân cấp chức năng

12

Trang 14

Chức năng của chương trình là quản lý thu chi của hợp tác xã.

 Trong quản lý thu chi có các chức năng là:

 Trong chức năng quản lý hộ khẩu bao gồm các chức năng con là

 Trong chức năng quản lý nhân viên bao gồm các chức năng con là

 Quản lý nhân viên

 Trong chức năng quản lý thu bao gồm các chức năng con là:

 Quản lý các khoản thu

 Quản lý việc thu tiền

 Trong chức năng quản lý chi bao gồm các chức năng con là:

 Quản lý các khoản chi

 Quản lý việc chi tiền

 Trong chức năng quản lý lương bao gồm các chức năng con là:

 Quản lý cách tính lương

 Quản lý lương chi tiết

3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu

Từ việc phân tích nghiệp vụ và sơ đồ phân cấp chức năng em đã đưa ra sơ đồ phântích hệ thống quản lý thu chi của hợp tác xã

Các ký hiệu của bản thiết kế hệ thống

Trang 15

3.2.1Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Quản lý thu chi hợp tác xã

Hộ khẩu Các khoản thu

Nhân viên Các khoản chi

Báo cáo thu chi Báo cáo lương

Hình 2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Dữ liệu đầu vào :

 Các thông tin về hộ khẩu, thông tin về khoản thu, thông tin về nhânviên, thông tin về các khoản chi

Luồng dữ

liệu

Kho dữ liệu

Tác nhân

ngoài Nhân viên

Kho nhân viên

14

Trang 16

3.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

Quản lý lương

Quan ly hộ khẩu Quản lý nhân viên

Quản lý thu Quản lý chi

Lấy thông tin nhân viên

Đưa thông tin

Cung cấp thông tin nhân viên

Lưu vào kho nhân viên

Lấy thông tin hộ khHình 3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

Trang 17

 Chúng ta có 3 tác nhân ngoài (đối tượng) là hợp tác xã, nhân viên và hộ giađình

 Các kho dữ liệu là kho nhân viên, kho hộ khẩu, kho thu chi, kho hóa đơn lương

 Các chức năng chính là quản lý nhân viên, quản lý hộ khẩu, quản lý thu, quảnchi chi, quản lý lương

 Đầu vào là các dữ liệu của hộ gia đình, thông tin lao động của nhân viên hợptác xã

 Đầu ra là các hóa đơn thu, hóa đơn chi, hóa đơn tiền lương, các dữ liệu đã đượcđịnh dạng chuẩn lưu vào trong cơ sở dữ liệu

 Chức năng quản lý hộ khẩu sẽ lấy thông tin từ các hộ gia đình và đưa vào kho

hộ khẩu

 Khi hợp tác xã có yêu cầu thu tiền đối với các hộ gia đình thì chức năng quản

lý thu sẽ đưa các thông báo đến cho các hộ gia đình và các hộ gia đình sẽ đếnnộp tiền Sau đó các chức năng quản lý thu sẽ dựa vàp thông tin khoản thu vàthông tin của hộ gia đình mà đưa ra hóa đơn thu tiền và lưu trữ các hóa đơn thutiền vào trong kho thu chi Chức năng quản lý thu cũng sẽ cập nhập thông tin

về các khoản thu mà hợp tác xã quy định vào kho thu chi

 Khi hợp tác xã có yêu cầu xuất tiền cho các hoạt động của hợp tác xã Chứcnăng quản lý chi sẽ lấy thông tin từ kho nhân viên (đưa tiền cho nhân viên nào)

và thông tin quản lý thu chi (xuất tiền cho hoạt động gì ) từ đó đưa ra hóa đơnchi và lưu trũ vào kho thu chi

 Khi hợp tác xã có yêu cầu trả lương cho nhân viên thì chức năng quản lý lương

sẽ lấy tất cả thông tin nhân viên từ kho nhân viên và đưa ra hóa đơn tiền lươngrồi lưu trữ vào trong kho hóa đơn lương

16

Trang 18

3.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng “quản lý hộ khẩu”

Lưu thông tin

Lấy thông tin về chính sách

Lấy thông tin hộ khẩu

Hình 4: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý hộ khẩu

 Biểu đồ này gồm 2 tác nhân ngoài là: hợp tác xã và hộ gia đình

 Kho dữ liệu là kho chính sách và kho hộ khẩu

 Các chức năng chính là: quản lý chính sách và quản lý hộ khẩu

Trang 19

 Đầu vào là các thông tin về chính sách, phần trăm miễn giảm của chínhsách, thông tin về nhân khẩu của các hộ gia đình

 Hợp tác xã đưa ra các chính sách miễn giảm cho gia đình chính sách Chứcnăng quản lý chính sách sẽ lưu thông tin của chính sách vàp kho chínhsách

Khi hợp tác xã muốn cập nhập thông tin của các hộ khẩu trong hợp tác xãchức năng quản lý hộ khẩu sẽ gửi thông báo đến các hộ gia đình và các hộgia đình cung cấp thông tin cho quản lý hộ khẩu Chức năng quản lý hộkhẩu sẽ lấy thông tin của hộ gia đình và thông tin về chính sách trong khochính sách lưu vào kho hộ khẩu

18

Trang 20

3.2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng “quản lý nhân viên”

Lưu thông tin

Lấy thông tin chức vụ Lấy thông tin nhân viên

Hình 5: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý nhân viên

Trang 21

 Biểu đồ này gồm: 2 tác nhân là nhân viên và hợp tác xã

 Kho dữ liệu bao gồm: kho chức vụ và kho nhân viên

 Các chức năng chính là: Quản lý chức vụ và quản lý thông tin nhân viên

 Đầu vào là các thông tin về các chức vụ trong hợp tác xã, mức phụ cấp củacác chức vụ, thông các nhân của nhân viên hợp tác xã

 Đầu ra là các thông tin về chức vụ, thông tin cá nhân nhưng đã được địnhdạng chuẩn và lưu vào trong cơ sở dữ liệu

 Hợp tác xã sẽ đưa ra các chức vụ trong hợp tác xã, chức năng quản lý chức

vụ sẽ nhập các thông tin về chức vụ vào trong kho chức vụ Khi hợp táctuyển nhân vào vào hợp tác xã chức năng quản lý nhân viên sẽ lấy thông tin

cá nhân và thông tin về chức vụ của nhân viên lưu vào kho nhân viên

20

Trang 22

3.2.5 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng “quản lý thu”

Quản lý các khoản thu

Quản lý việc thu tiền

Kho hộ khẩu Kho các quản thu

Đưa ra các khoản thu Lưu dữ liệu

Thu tiền

Lấy dữ liệu hộ khẩu

Thu tiền Lấy dữ liệu chính sách

Lưu hoá đơn

Hình 6: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý thu

 Biểu đồ này gồm: 2 tác nhân là hộ gia đình và hợp tác xã

 Kho dữ liệu bao gồm: kho khoản thu, kho hộ khẩu, kho chính sách, kho hóa

đơn thu

 Các chức năng chính là: Quản lý các khoản thu và quản lý việc thu tiền

Trang 23

 Đầu vào là các thông tin của hộ gia đình, thông tin của khoản thu

 Đầu ra là hóa đơn thu tiền

 Hợp tác xa đưa ra các khoản thu đối với các hộ gia đình (các dịch vụ màcác hộ gia đình sử dụng) chức năng quản lý khoản thu sẽ lưu trữ thông tin

về khoản thu

Khi các hộ gia đình sử dụng các dịch vụ của hợp tác xã thì hàng tháng sẽphải nọp cho hợp tác xã 1 khoản tiền tùy thuộc vào vao dịch vụ mà hộ giađình sử dụng Chức năng quản lý thu tiền sẽ lầy các thông tin về họ giađình, thông tin về khoản thu, thông tin chính sách tổng hợp lại và đưa ra sốtiền phải đóng là bao nhiêu sau đó xuất ra 1 hóa đơn thu tiền

22

Trang 24

3.2.6 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng “quản lý chi”

Quản lý các khoản chi

Quản lý chi Nhân viên

Hợp tác xã Kho các khoản chi

Kho nhân viên

Kho hoá đơn chi

Đưa ra các khoản chi

Lưu các khoản chi

Chi tiền Lấy thông tin khoản chi

Hình 7: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý chi

 Kho dữ liệu bao gồm: kho khoản chi, kho nhân viên, kho hóa đơn chi

 Các chức năng chính là: Quản lý các khoản chi và quản lý việc chi tiền

 Đầu vào là các thông tin của khoản chi, thông tin của nhân viên nhận khoảnchi đó

 Đầu ra là hóa đơn chi tiền

 Hợp tác xã sẽ quy định những khoản chi trong hợp tác xã của mình thôngtin khoản chi, số tiền chi chức năng quản lý các khoản chi sẽ lưu thông tin

về khoản chi đó vào trong kho khoản chi

Trang 25

Khi hợp tác xã có 1 hoạt động phong trào thì bộ phận quản lý chi sẽ căn cứvào thông tin của khoản chi thông tin của nhân viên nhận tiền để đưa ra hóađơn chi

3.2.7 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng “quản lý lương”

24

Trang 26

Lưu bảng lương chi tiết

Hình 8: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý lương

 Kho dữ liệu bao gồm: kho chức vụ, kho nhân viên, kho tạm ứng, kho cáchtính lương, kho lương chi tiết

Trang 27

 Các chức năng chính là: Quản lý tạm ứng, quản lý cách tính lương và quản

lý lương chi tiết

 Đầu vào là các thông tin của tạm ứng, thông tin của nhân viên, thông tin vềchức vụ, thông tin về cách tính lương

 Đầu ra là hóa đơn tiền lương

 Hợp tác xã cách tinh lương(lưong tháng, lương ngày…) chức năng quản lýcách tính lương sẽ lưu thông tin về cách tính lương cào trong kho cách tínhlương Ở trong chức năng quản lý tiền lương này sẽ gồm 2 phần là quản lýtạm ứng và quản lý lương chi tiết

Khi nhân viên của hợp tác xã muốn hợp tác xã tạm ứng 1 khoản tiền thìchức năng quản lý tạm ứng sẽ lấy thông tin của nhân viên và số tiền muốntạm ứng lưu vào trong kho tạm ứng và đưa ra hóa đơn tạm ứng

Cuối tháng hợp tác xã sẽ trả lương cho nhân viên, chức năng quản lý lươngchi tiết sẽ căn cứ vào chức vụ của nhân viên, cách tính lưong, số tiền mànhân viên đó đẫ tạm ứng mà đưa ra số tiền thực lĩnh của nhân viên

CHƯƠNG 4: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ

LIỆU

26

Trang 28

4.1 Lý thuyết cơ sở dữ liệu

4.1.1 Các loại liên kết trong cơ sở dữ liệu(ER)

o Liên kết 1-1

Liên kết một - một : liên kết một - một giữa hai thực thể T1 và T2 là liên kết

mà ứng với mỗi dữ liệu trong thực thể T1 có nhiều nhất một dữ liệu trong thực thểT2 và ngược lại Ký hiệu của liên kết một - một : 1 -1 hay 1:1

o Liên kết 1-n

Liên kết một - nhiều : một liên kết một - nhiều từ thực thể T1 đến thực thể T2

là liên kết ứng với mỗi dữ liệu trong thực thể T1 có một hoặc nhiều hoặc không có

dữ liệu nào trong thực thể T2 nhưng mỗi dữ liệu trong thực thể T2 có duy nhấtmột dữ liệu trong thực thể T1 Ký hiệu của liên kết một nhiều là : 1 – n hay 1 : n

o Liên kết n-n

Liên kết nhiều - nhiều : một liên kết nhiều - nhiều từ thực thể T1 đến thựcthể T2 là liên kết mà ứng với mỗi dữ liệu trong thực thể T1 có một hoặc nhiềuhoặc không có dữ liệu nào trong thực thể T2 và ngược lại ứng với mỗi dữ liệu

Trang 29

trong thực thể T2 có một hoặc nhiều hoặc không có dữ liệu nào trong thực thể T1.

Ký hiệu liên kết này là n – n hay n : n

4.1.2 Chuyển từ mô hình thực thể liên kết (ER) sang mô hình quan hệ

Liên kết 1-1: Một thực thể A chỉ xác định một thực thể B và ngược lại một thực thể B chỉ xác định một thực thể A vì vậy ta có thể thiết kế 1 bảng C gồm các thuộc tính của thực thể A và thuộc tính của thực thể B với khoá chính có thể là khoá chính của thực thể A hoặc khoá chính của thực thể B

Liên kết 1-n: Một thực thể A xác định nhiều thực B vì vậy ta thiết kế 1 bảng C lưu trữ các thuộc tính của thực thể A và 1 bảng D lưu trữ các thuộc tính của thực thể B và khoá chính của thực thể A Như vậy trong bảng D sẽ có khoá chính là khoá của thực thể B và khoá chính của thực thể A chỉ là 1 thuộc tính trong bảng D

Trang 30

Lúc này trong bảng C sẽ gồm 2 thuộc tính là 2 khoá chính của thực thể A và thực thể B

4.2 Mô hình thực thể liên kết

Trang 31

Hộ khẩu

Chính sáchKhoản chi

Khoản thuBảng lương

Tạm ứngChức vụ

Cách tính

Hình 9: Mô hình thực thể liên kếtChức vụ liên kết 1-n với nhân viên: một chức vụ có nhiều nhân viên

30

Trang 32

Cách tính lương liên kết 1-n với nhân viên: một cách tính lương có nhiều nhânviên(một cách áp dụng cho nhiều nhân viên)

Nhân viên liên kết n-n với bảng lương: một nhân viên có nhiếu bảng lương và mộtbảng lương có nhiều nhân viên

Nhân viên liên kết n- n với chi: một nhân viên có nhiều khoản chi, một khoản chi

có nhiều nhân viên

Nhân viên liên kết n-n với tạm ứng: một nhân viên có thể tạm ứng nhiều lần vàmột tạm ứng có thể có nhiều nhân viên

Chính sách liên kết 1-n với hộ khẩu: một chính sách có nhiều hộ khẩu

Hộ khẩu liên kết n-n với thu: một hộ khẩu có nhiều khản thu và một khoản thu ứngvới nhiều hộ

4.3 Mô hình quan hệ

Trang 33

Hình 10: Sơ đồ liên kết cơ sở dữ liệu

4.4 Chi tiết các bảng

 Mục đích: Lưu trữ các chính sách nhà nước hay chính sách của hợp tác xã Từcác chính sách này chúng ta biết được phần trăm miễn giảm đối với các giađình chính sách

 Trong bảng chinhsach có 1 khóa chính là Idchinhsach

 Mục đích: Lưu trữ các thông tin về khoản thu bao gồm khoản thu áp dụng chođối tượng nào số tiền là bao nhiêu

 Trong bảng khoanthu có 1 khóa chính là Idkhoanthu

32

Trang 34

Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả

Idkhoanthu (Khóa) Nvarchar(20) Mã khoản thu

 Mục đích: Lưu trữ lần thu, lần chi hay lần tạm ứng

 Trong bảng lanthuchi có một khoá chính là Idlanthuchi

Idlanthuchi (Khóa) Nvarchar(20) Mã lần thu

Mục đích: Lưu trữ thông tin thu tiền của các hộ gia đình

Bản thu có một khoá chính là Idphieuthu

Idphieuthu (Khóa) Nvarchar(20) Mã phiếu thu

Trang 35

 Mục đích: lưu trữ thông tin của các hộ gia đình trong hợp tác xã như tên chủ

hộ, số khẩu, số lao động công ích, số lao động độ tuổi…

 Bảng hokhau lưu trữ thông tin về số lao động công ích, lao động độ tuổi, số

khẩu nhằm mục đích tính số tiền thu cho mỗi hộ gia đình Trường idchinhsachlưu trữ thông tin về chính sách của gia đình từ đó xác định được phần trămmiễn giảm đối với khoản tiền thu

Idhokhau (Khóa) Nvarchar(20) Mã hộ gia đình

 Mục đích: Lưu trữ các lần tạ ứng của nhân viên

Idnhanvien, Idlantamung

Idbangluong (Khóa) Nvarchar(20) Mã bản lương

Idnhanvien (Khóa) Nvarchar(20) Mã nhân viên

Idlantamung (Khóa) Nvarchar(20) Mã lần tạm ứng

34

Trang 36

 Bảng bangluong

 Mục đích: Lưu trữ thông tin của các tháng lương

 Bảng bangluong có một khoá chính là Idbangluong

Idbangluong (Khóa) Nvarchar(20) Mã bảng lương