Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hợp tác xã

Tài liệu tham khảo chuyên ngành tin học Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hợp tác xã

Trang 1

Mục lục

Mục lục 1

Lời nói đầu 2

Chương1: Tổng quan về đề tài 3

1.1 Khảo sát nơi thực tập 3

1.2 Giới thiệu đề tài 4

Chương 2 : Khảo sát hệ thống 5

2.1 Khảo sát thưc tế: 5

2.2.Khảo sát thực tế về thu chi của hợp tác xã 9

2.3 Các giải pháp đưa ra 13

3.Phân tích thiết kế hệ thống: 14

31.Biểu đồ phân cấp chức năng 15

3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 17

3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 18

4.Cơ sở dữ liệu: 27

4.1Mô hình liên kết cơ sở dữ liệu 27

4.2Chi tiết cơ sở dữ liệu 28

Chương 5:Thiết kế giao diện và cài đặt chương trình 33

5.1 Các chức năng của chương trình 33

5.2 Giói thiếu về công nghệ sử dụng trong chương trình 49

Chương 6 : Kết luận và kiến nghị 70

6.1) Kết luận và đánh giá 70

6.2) Kiến nghị 70

Tài liệu tham khảo 71

Trang 2

Lời nói đầu

Ngày nay công nghệ thông tin là một phần không thể thiếu của xã hội Nó liên quantrực tiếp đến mọi vấn đề của đời sống như học tập, làm việc, nghiên cứu, giao dịch,mua bán, trao đổi, liên lạc Một trong những ứng dụng của công nghệ thông tin là ứngdụng trong quản lý kinh tế Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hợp tác xã đây

là 1 trong những vấn đề còn rất mới vì vậy em đã chọn đề tài này làm đề tài thực tập tốtnghiệp

Phần mềm mà em đưa ra nhằm giải quyết bài toán quản lý thu chi của 1 hợp tác xãgiúp cho việc quản lý các khoản thu chi của hợp tác xã tốt hơn

Em xin chân trọng cảm ơn sự giúp đỡ của thạc sĩ Tống Minh Ngọc, và công ty A-Z đãgiúp đỡ em hoàn thành đề tài này

Trang 3

Chương1: Tổng quan về đề tài 1.1 Khảo sát nơi thực tập

Công ty cổ phần công nghệ và phần mêm A-Z

1.1.1Hình thức, tên gọi và trụ sở Công ty

 Công ty thuộc hình thức Công ty cổ phần, hoạt động theo Luật doanh nghiệp

và các quy định hiện hành khác của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa ViệtNam

 Tên Công ty:

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ PHẦN MỀM A-Z

Tên giao dịch đối ngoại:

A-Z SOFTWARE AND TECHNOLOGY JOINT STOCK COMPANY:Tên viết tắt: A-Z SOFTWARE., JSC

 Trụ sở Công ty: Số 15A ngách 187/53, phố Hồng Mai, phường Quỳnh Lôi,quận Hai Bà Trưng, Hà Nội

1.1.2 Ngành , nghề kinh doanh:

Công ty kinh doanh những ngành nghề sau:

 Sản xuất, thiết kế, viết chương trình phần mềm công nghệ thông tin ;

 Thiết kế hệ thống máy tính (thiết kế, tạo lập trang chủ Internet, thiết kế hệthống máy tính tích hợp với phần cứng, phần mềm và các công nghệ truyềnthông);

 Thiết kế Website, cung cấp các dịch vụ Internet và phát triển các dịch vụgia tăng trên Internet (không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình);

Trang 4

 Tư vấn, chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật, lĩnh vựctin học, truyền thông, thông tin;

 Tư vấn du học và hướng nghiệp nghề;

 Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá;

 Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh./

1.2 Giới thiệu đề tài

1.2.1Tên đề tài

Quản lý thu chi trong hợp tác xã

1.2.2 Mục tiêu của đề tài

Hợp tác xã của chúng ta hiện nay việc quản lý hầu hết dự trên việc quản lý giấy tờ làchủ yếu và việc tính toán chủ yếu là thực hiện bằng tay Đây là một trong những hạnchế trong việc quản lý của hợp tác xã Quản lý một hợp tác xã trong những năm củathập kỷ trước việc áp dụng công nghệ thông tin là một điều khó khăn thì ngày nay việc

áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý hợp tác xã có thể thực hiện 1cách dễ dàng.Với phát triển của nền kinh tế thì việc các hợp tác xã cũng mở rộng cả về quy mô vàhình thức, không chỉ có hợp tác xã nông nghiệp mà còn có cả các hợp tác xã về côngnghiệp, hợp tác xã nhà ở hay hợp tác xã chợ… với 1 cơ sở hạ tầng lớn và với 1 số vốnrất lớn Việc quản lý hợp tác xã ngày càng chặt chẽ hơn đặc biệt việc quản lý thu chicủa 1 hợp tác xã là vấn đề trọng tâm trong việc giải quyết vấn đề quản lý hợp tác xã.Phần mềm mà em đưa ra nhằm giải quyết bài toán quản lý thu chi của 1 hợp tác xãgiúp cho việc quản lý các khoản thu chi của hợp tác xã tốt hơn

1.2.3 Phạm vi của đề tài

Đề tài là một phần chính trong phân hệ quản lý hợp tác xã

Trang 5

Chương 2 : Khảo sát hệ thống 2.1 Khảo sát thưc tế:

2.1.1Tình hình kinh tế của hợp tác xã

Kinh tế hợp tác, hợp tác xã: Sẽ là lực lượng kinh tế mạnh

Dường như đã có nhiều người nghĩ rằng, ở các nước phát triển không có mô hình hợptác xã (HTX), liên minh HTX Xin thưa, ngay cả những nước phát triển như Đức,Pháp mô hinh HTX, liên minh HTX cũng rất phát triển, không những thế, ở châu Âucòn có những liên minh HTX xuyên quốc gia như tập đoàn Coop Norden hoạt độngtrong lĩnh vực phân phối hàng hóa trên khắp 3 nước: Đan Mạch, Thụy Điển, Thụy Sỹvới 4 hình thức kinh doanh: Cửa hàng, siêu thị, siêu siêu thị và bách hóa, với 3.000 cửahàng, 60.000 nghìn nhân viên phục vụ trên 11 triệu khách hàng thường xuyên Còn ởViệt Nam, sau thời kỳ “hưng thịnh” của HTX, liên minh HTX trong thời kỳ bao cấp đãqua; Khi xóa bỏ bao cấp, vai trò của HTX, liên minh HTX dường như bị “lãng quên” Phải đến một vài năm trở lại đây, đặc biệt là từ khi Chính phủ ban hành các Nghị địnhhướng dẫn thi hành Luật HTX 2003 và hoạch định kế hoạch phát triển kinh tế tập thể 5năm (2006-2010), thì nền kinh tế tập thể này mới thực sự được xem xét

Tình hình kinh tế hợp tác xã năm 2005 đây là 1 ví dụ để chúng ta thấy đượcquy mô hợp tác xã ở nước ta ngày càng được mở rộng

Trong năm 2005, các hình thức hợp tác giản đơn (tổ, nhóm hợp tác, liên kết )tiếp tục được thành lập ở hầu hết các địa phương trên cả nước Tuy nhiên, phát triểnmạnh nhất vẫn là một số tỉnh ở đồng bằng sông Cửu Long (Cần Thơ - 1.122 tổ hợp tác,Hậu Giang 350 tổ ) và một số tỉnh miền núi (Hà Giang – 2.634 tổ hợp tác, Cao Bằng– 2.500 tổ), nơi nhu cầu hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau của người dân rất bức thiết do điều

Trang 6

thủy lợi, bơm tưới, hỗ trợ nhân lực sản xuất Theo báo cáo của các địa phương, tổng

số tổ hợp tác trên cả nước đến thời điểm cuối năm 2005 có 320.000 tổ hợp tác, nhưngcon số này có thể thấp hơn so với thực tế do có đến 80% số tổ hợp tác không đăng kýhoạt động, quy mô nhỏ và phân tán, trong đó lĩnh vực nông nghiệp chiếm hơn 50%.Thực tế trong năm qua cho thấy, các tổ hợp tác phát triển mạnh trong lĩnh vực dịch vụ,tiểu thủ công nghiệp Tuy mức độ liên kết còn lỏng lẻo, mang tính thời vụ, các tổ hợptác vẫn là một lực lượng quan trọng góp phần thúc đẩy kinh tế hộ phát triển, tạo mốiquan hệ hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau nâng cao năng lực và hiệu quả hoạt động của từng hộ.Hầu hết trong số 20% tổ hợp tác có đăng ký kinh doanh với ủy ban nhân dân xã,phường là những tổ hợp tác có quy mô lớn hơn, có vốn góp, tài sản chung, được tổchức và quản lý như một HTX

2.1.2 Một số hợp tác xã khảo sát

2.1.2.1 Hợp tác xã nông nghiệp Phù Nham

Nằm ở cánh đồng Mường Lò, vựa lúa lớn thứ hai của Tây Bắc (sau Mường Thanh).Đây là 1 hợp tác xã nông nghiệp có một quy mô lớn Hợp tác xã với 1.421 hộ, 6.638nhân khẩu Số vốn hoạt động 1,82 tỉ đồng (năm 2004) Ngành nghề kinh doanh dịch vụcủa hợp tác xã đa dạng: dịch vụ mua bán kinh doanh nông sản; dịch vụ cho vay cácloại vật tư nông nghiệp; dịch vụ điện; dịch vụ mua bán hàng hóa thương nghiệp; vật tưnông nghiệp; dịch vụ ngành nghề quản lý vườn cây, chăn nuôi; dịch vụ kinh doanh vậtliệu xây dựng sản xuất gạch EG5, dịch vụ vận tải, dịch vụ tín dụng nội bộ; dịch vụ kinhdoanh xăng dầu

Với 1 hợp tác xã có số lượng nhân khẩu rất lớn việc ứng dụng công nghệ thông tin vàoquản lý thu chi của hợp tác xã sẽ giúp cho việc quản lý của hợp tác xã được chặt chẽ,chính xác hơn

2.1.2.2 Mô hình hợp tác xã quản lý kinh doanh chợ Láng hạ

Trang 7

HTX Thương mại Láng Hạ, quận Đống Đa, Hà Nội được thành phố cho phép chuyển

8343 m2 đất trồng rau sang xây dựng chợ Năm 2001, HTX xây dựng chợ với vốn đầu

tư khoảng 6 tỷ đồng, chủ yếu là vốn góp, vốn vay của xã viên Năm 2002 chợ đi vàohoạt động, doanh thu từ chợ các năm: 2002: 2,4 tỷ đồng, năm 2003: 2,5 tỷ đồng, năm2004: 2,5 tỷ đồng chiếm gần 50% tổng doanh thu của HTX Trong các năm tới doanhthu của HTX đạt trên 10 tỷ đồng, trong đó chợ doanh thu chợ chiếm đến 50%

Đến đầu năm 2007, tổng nguồn vốn thuộc sở hữu tập thể đạt 24 tỷ đồng, trong đó 12 tỷ

là vốn cố định, 12 tỷ vốn lưu động Cơ cấu: vốn góp của xã viên là 5,8 tỷ, 18,2 tỷ làvốn tích lũy của HTX Cơ cấu vốn nói lên cơ chế tự cấp vốn, hiệu quả kinh doanh vàkhả năng đầu tư sắp tới của HTX

HTX với 105 hộ thuê kinh doanh sạp, 375 hộ thuê kinh doanh chỗ ngồi, và 100 chỗkhác

HTX có 131 xã viên, tạo việc làm cho 188 lao động trong đó có 57 người không phải

là xã viên, mức lương tối thiểu của lao động gần 1 triệu đồng/tháng, mức tối đa gần 3triệu đồng/tháng Xã viên được ứng trước lãi vốn góp khoảng 600000 đồng/tháng.Trong những năm tới do nhu cầu mở rộng và nâng cấp các dịch vụ tại chợ cũng nhưcác dự án đầu tư mới trên 10 tỷ đồng, số xã viên và người lao động đạt 220 người

HTX nộp ngân sách hàng năm (không kể phần hộ kinh doanh trong chợ tự nộp): Năm

2001 nộp 245 triệu đồng, năm 2002:792 triệu đồng, năm 2003: 1074 triệu, năm 2004:

1366 triệu đồng

Với những con số nêu trên chúng ta có thể thấy được số lựong xã viên cũng như số vốncủa hợp tác xã rất lớn Nguồn vốn của hợp tác xã có được chủ yếu là thu và đón gópcủa các xã viên trong hợp tác xã Vì vậy việc quản lý thu chi của hợ tác xã là rất cầnthiết

Trang 8

Nhu cầu nhà ở cho người có thu nhập thấp và mô hình Hợp tác xã (HTX) nhà ở đãđược các cơ quan chức năng TP Hồ Chí Minh thảo luận trong buổi hội thảo "HTXtham gia phát triển, quản lý và cung ứng dịch vụ nhà ở cho người có thu nhập thấp" doLiên minh HTX TP Hồ Chí Minh tổ chức ngày 9/12.

Thành phố hiện nay có khoảng 500 chung cư, trong đó có trên 73.700 căn hộ do Nhànước quản lý, nhưng hầu như chỉ có các tổ dân

Đóng góp kinh nghiệm trong lĩnh vực này, ông Stig Hakan Lindhé - Giám đốc Trungtâm phát triển HTX - Liên đoàn HTX Thụy Điển - cho biết, Thụy Điển hiện có 9 triệudân và có khoảng 4 triệu căn hộ, trong đó có 720.000 căn hộ (chiếm 18%) do HTX nhà

ở sở hữu Mô hình HTX nhà ở hiện đang được phát triển trên 40 nước (trong đó có 20nước ở Châu Âu) và giải quyết khá tốt nhu cầu của người dân.Việc quản lý các hộ giađình trong các khu chung cư hiện nay chưa mang tính chuyên nghiệp, không có khảnăng phát triển các dịch vụ tiện ích Chính vì vậy, các chung cư trên địa bàn thành phốhiện nay thường thiếu thốn tiện nghi nhưng người dân lại phải trả giá dịch vụ cao, ansinh xã hội chưa đảm bảo, bộ mặt chung cư nhếch nhác, thiếu thẩm mỹ

"Tình trạng trên sẽ được cải thiện khi các HTX nhà ở đi vào họat động" - Phó Chủ tịchLiên minh HTX TP Hồ Chí Minh Nguyễn Duy Hiếu khẳng định Theo ông Hiếu, HTXnhà ở sẽ có 2 chức năng cơ bản là quản lý và cung cấp các dịch vụ nhà ở như các dịch

vụ an sinh xã hội, thông tin, liên lạc, dịch vụ tiện ích (giặt giũ, vệ sinh, cung cấp lươngthực, thực phẩm hoặc suất ăn) Và chức năng thứ hai là HTX sẽ dùng tiền vay hoặctiền do các thành viên là pháp nhân (các doanh nghiệp muốn xây dựng nhà cho cán bộ,công nhân viên của mình) đầu tư xây dựng các chung cư và sau đó bán cho các xã viêndưới hình thức trả góp và cung cấp cho các xã viên các dịch vụ như trên

Đây là một mô hình quản lý hiện đại, trong tương lai sẽ rất phát triển Và như chúng tathấy mô hình trên đây sẽ cung cấp cho các hộ gia đình trong chung cư những dịch vụ

Trang 9

tốt Vậy chúng ta sẽ cần 1 phần mêm quản lý để quản lý việc thu phí dịch vụ của các

hộ gia đình

Từ những thực tế trên đây chúng ta có thể thấy rằng việc ứng dụng công nghệ thông tinvào trong quản lý hợp tác xã là rất càn thiết đặc biệt là trong vần đề quản lý thu chi củahợp tác xã

2.2.Khảo sát thực tế về thu chi của hợp tác xã

2.2.1Các đối tuợng và mối quan hệ giữa các đối tượng trong quản lý thu chi:

Các đối tượng chính trong quản lý thu chi của hợp tác xã là

 Hộ gia đình : Là đối tượng sử dụng các dịch vụ của hợp tác xã

 Thu:Là đối tượng lưu trữ các khoản thu mà hợp tác xã thu của hộ gia đình hay làlưu trữ các dich vụ mà hợp tác xã cung cấp cho hộ gia đình như phí vệ sinh, phibảo vệ…

 Chi:Lưu trữ các khoản chi phục vụ cho hoạt động của hợp tác xã như hoạt độngtình nghĩa, hoạt động khen thưởng hoc sinh nghèo vượt khó…

 Nhân viên:Là đối tượng quản lý các hoạt động của hợp tác xã, quản lý các hoạtđộng thu, chi( bao gồm cả quản lý lương), quản lý các hộ gia đình trong hợp tácxã

Mối quan hê giữa các đối tượng

 Nhân viên của hợp tác xã quản lý thu, chi, hộ gia đình của hợp tác xã

 Một hộ gia đình có thể có1 hoặc nhiều khoản thu

 Một khoản thu có thể bao gồm nhiều hộ gia đình

2.2.2 Thực trạng, nghiệp vụ quản lý thu chi của các hợp tác xã

Việc quản lý thu chi của hợp tác xã quản lý các khoản thu và khoản chi của hợp tác

xã Các khoản thu của hợp tác xã chủ yếu là các khoản thu nhằm phục vụ lợi ích

Trang 10

hợp tác xã là để phục vụ các hoạt động của hợp tác xã như: hoạt động tình nghĩa,khen thưởng….

 Quản lý thu: cứ đầu tháng hay đầu quý nhân viên của hợp tác xã sẽ đưa thôngbáo nộp các khoản thu tiền đến từng hộ gia đình Các hộ gia đình sẽ đến vănphòng hợp tác xã để nộp tiền Nhân viên thu tiền của hợp tác xã sẽ căn cứ vàokhoản thu, gia đình chính sách hay không chính sách,căn cứ vào số lượng đốitượng cần thu trong 1 hộ mà đưa ra khoản tiền cần Sau đó nhân viên của hợptác xã sẽ ghi hóa đơn cho chủ hộ Với các khoản thu không căn cứ vào gia đìnhchính sách hay số nhân khẩu trong 1 hộ gia đình như tiền điện hay tiền nước thì

sẽ dựa vào các phiếu thu tiền điện và tiền nước mà nhà máy điện và nước gửiđến cho hợp tác xã và hợp tác xã sẽ thu tiền của các hộ gia dình rồi chuyển đến

sở điện hay sở nước nơi hợp tác xã hoạt động

 Quản lý chi: trong các dịp kỷ niệm hay ngày lễ hợp tác xã thường có các hoạtđộng như là hoạt động tình nghĩa, hoạt động thăm các gia đình thương binh liệt

sỹ hay tiền thưởng cho các học sinh giỏi hay cho học sinh nghèo vượt khó…Cáchợp tác xã sẽ cố 1 quỹ và trong các dịp hợp tác xã sẽ chích ra 1 khoản

Quy trình nghiệp quản lý chi:Khi đến ngày kỷ niệm hay ngày lệ chủ nhiệm hợptác xã và các nhân viên sẽ họp đưa ra các hoạt động để kỷ niệm từ đó đưa ra sốtiền cần thiết để thực hiện các hoạt động đó Sau đó chủ nhiệm hợp tác xã sẽ kýgiấy xuất tiền và nhân viên thu quỹ sẽ cấp 1 hóa đơn xuất tiền cùng với số tiềnnhư trong hóa đơn Tất cả các khoản chi này sẽ được hợp tác xã ghi lại và đưa racác báo cáo thống kê

 Việc quản lý thu chi của hợp tác xã ở đây có thể bao gồm cả phần quản lý lươngcủa nhân viên của hợp tác xã

Hàng tháng nhân viên hợp tác xã sẽ trả lương vào 1 ngày cố định mà hợp tác xãquy định Nhân viên quản lý lương sẽ căn cứ vào chức vụ, mức lương, số ngàycông, tiền thưởng, số tiền tạm ứng trong tháng này của nhân viên lĩnh lương mà

Trang 11

đưa ra số tiền thực lĩnh trong tháng này của nhân viên đó Khi trả lương chonhân viên, nhân viên quản lý lương sẽ đưa ra 1 hóa đơn xác nhận khỏan tiềnlương mà nhân viên lĩnh lương đã nhận.

 Cuối năm hợp tác xã sẽ đưa ra 1 báo cáo tổng hợp về các khoản thu ,chi cũngnhư tiền lưong hợp tác xã,và đồng thời thống kê lại nhân khẩu trong hợp tác xã

2.2.3Một số đề xuất trong nghiệp vụ quản lý

 Quản lý việc thu tiền của các hộ trong hợp tác xã

o Việc thu tiền của các hộ trong 1 hợp tác xã sẽ chia theo các quý hay theo

vụ hoặc theo tháng con tùy vào quy định của từng hợp tác xã

o Khi nào thu tiền các hộ trong hợp tác xã sẽ đến trụ sở của hợp tác xã đểnộp tiền hoặc là hợp tác xã sẽ cử nhân viên xuống các xóm, thôn để thutiền

o Một hộ gia đình có thể nộp tiền làm nhiều lần.Mỗi lần nộp đều được ghilại để sau này sẽ thông kê lại và đưa ra các báo cáo để thông báo đến cáchộ

o Việc thu tiền ở đây ngoài trừ 1 số khoản thu cố định như tiền nước haytiền điện thì các khoản thu khác hầu như là tính theo đầu người vì vậyviệc quản lý nhân khẩu trong gia đình là rất quan trọng vì nó quyết địnhđến số tiền thu

o Việc thu tiền các hộ gia đình còn phụ thuộc vào 1 yếu tố nữa là gia đình

có phải chính sách hay không.Nếu là gia đình chính sách thì sẽ phải miễngiảm các khoan thu,còn nếu không phải thì gia đình đó phải đóng đầy đủ

o Sau khi thu tiền của hộ gia đình nhân viên thu tiên hợp tác xã sẽ đưa ra 1hóa đơn xác nhận khoản thu số tiền đã thu của hộ gia đình đó

Trang 12

 Từ đó chúng ta đưa ra công thức tính tiền phải thu là:

X: số tiền phải đóng của 1 hộ

a:số tiền của khoản thu/1 nhân khẩu

b:số lượng nhân khẩu nằm trong đối tượng thu

c:phần trăm miễn giảm (gia đình không chính sách quy định phần trăm miễngiảm là =0%)

X=a*b-a*b*c

 Quản lý việc chi của hợp tác xã ở đây rộng hơn bởi vì bao gồm 2 phần làlương của nhân viên và các hoạt động của hợp tác xã

o Quản lý các hoạt động của hợp tác xã:

Các hoạt động của hợp tác xã sẽ được ghi lại với các tiêu trí như:tên hoạtđộng, mục đích của hoạt động, số tiền chi nhằm mục đích quản lý 1 cách

dễ dàng các khoản chi của hợp tác xã Chi tiết của các hoạt động cũng sẽđược ghi lại và đưa hóa đơn xác nhận chi

Một hoạt động của hợp tác xã có thể được cung cấp kinh phi làm nhiềulần và mỗi lần chi đều đươc ghi lại và đưa ra hóa đơn

o Quản lý lương:quản lý lương của các nhân viên trong hợp tác xã Chúng

ta sẽ quản lý cá việc chấm công cho từng nhân viên cũng như việc tạmứng tiền cho tưng nhân viên Căn cứ vào số công của nhân viên, số tiền

mà nhân viên đã tạm ứng, căn cứ vào chức vụ của nhân viên và tiềnthưởng mà hợp tác xã trả lương cho nhân viên Sau khi tính toán tiềnlương cho nhân viên xong nhân viên quản lý lương sẽ trả lương cho nhânviên đồng thời in ra 1 hóa đơn tiền lương

Tất cả cá yếu tố tác động liên quan đến việc tính lương như: tạm ứng,tiền thưởng, chức vụ, số công… đều được lưu trữ để vào trong cơ sở dữliệu nhằm mục đích tính lương 1 cách chính xác

Lương của nhân viên hợp tác xã sẽ được tính theo công thức

Trang 13

-Y:số tiền thực lĩnh-a:là số tiền cứng mà mỗi nhân viên nhân được trong 1 tháng.Tuy nhiên còn tùy thuộc vào cách tính lương Nếu cách tínhlương của nhân viên là tính theo tháng thì a= số tiền 1 tháng.Nếu tính lương theo ngày thì a=số tiền 1 ngày*số ngày làm

-b:là số tiền mà nhân viên đó đã tạm ứng-c:phụ cấp chức vụ

-d:số tiền thưởngY=a+c+d-b

 Cuối năm hợp tác xã sẽ đưa ra các bản báo cáo thông kê về các khoản thuchi, số hộ gia đình còn nợ hợp tác xã…

là các hóa đơn và báo cáo

 Máy tính sẽ đưa ra các báo cáo thông kê về thu, chi, tiền lương của hợp tác

xã

Trang 15

31.Biểu đồ phân cấp chức năng

Chức năng của chương trình là quản lý thu chi của hợp tác xã

Trong quản lý thu chi có các chức năng là:

Trong chức năng quản lý hộ khẩu bao gồm các chức năng con là

Quản lý nhân khẩu

Quản lý chính sách

Trong chức năng quản lý nhân viên bao gồm các chức năng con là

Quản lý nhân viên

Quản lý chức vụ

Trong chức năng quản lý thu bao gồm các chức năng con là:

Quản lý các khoản thu

Quản lý việc thu tiền

Trong chức năng quản lý chi bao gồm các chức năng con là:

Quản lý các khoản chi

Quản lý việc chi tiền

Trong chức năng quản lý lương bao gồm các chức năng con là:

Quản lý cách tính lương

Quản lý lương tạm ứng

Trang 16

Quản lý thu

chi hợp tác

xã

Quản lý thu

Quản lý chi

Quản lý lương

Quản lý

hộ khẩu

Quản lý nhân khẩu

Quản lý chính sách

Quản lý các khoản thu

Quản lý việc thu tiền

Quản lý các khoản chi

Quản lý việc chi tiền

Quản lý chức vụ

Quản lý lương tạm ứng

Quản lý lương chi tiết

Trang 17

3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Dữ liệu đầu vào là: các thông tin về hộ khẩu, thông tin về khoản thu, thông tin về nhânviên, thông tin về các khoản chi

Dữ liệu đầu ra là các hóa đơn thu tiền, hóa đơn xuất tiền, hóa đơn về lương, các báocáo thống kê

Quản lý thu chi hợp tác xã

thống kê

Hộ khẩuCác khoản

Báo cáo lương

Nhân viênCác khoản chi

Trang 18

3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

Chúng ta có 3 tác nhân ngoài(đối tượng) là hợp tác xã, nhân viên và hộ gia đình

Quản

lý nhân viên

Quản

lý lương

Quản

lý thu

Quản

lý hộ khẩu

Hộ khẩuNhân viên

Hộ khẩu

Quản

lý chi

Kho thu chi

Kho hóa đơn lương

Thu tiền

Thu tiềnChi tiền

Trả lương

Trang 19

Các kho dữ liệu là kho nhân viên, kho hộ khẩu, kho thu chi, kho hóa đơn lương

Các chức năng chính là quản lý nhân viên, quản lý hộ khẩu, quản lý thu, quản chi chi,quản lý lương

Đầu vào là các dữ liệu của hộ gia đình, thông tin lao động của nhân viên hợp tác xãĐầu ra là các hóa đơn thu, hóa đơn chi, hóa đơn tiền lương, các dữ liệu đã được địnhdạng chuẩn lưu vào trong cơ sở dữ liệu

Chức năng quản lý hộ khẩu sẽ lấy thông tin từ các hộ gia đình và đưa vào kho hộ khẩuKhi hợp tác xã có yêu cầu thu tiền đối với các hộ gia đình thì chức năng quản lý thu sẽđưa các thông báo đến cho các hộ gia đình và các hộ gia đình sẽ đến nộp tiền Sau đócác chức năng quản lý thu sẽ dựa vàp thông tin khoản thu và thông tin của hộ gia đình

mà đưa ra hóa đơn thu tiền và lưu trữ các hóa đơn thu tiền vào trong kho thu chi Chứcnăng quản lý thu cũng sẽ cập nhập thông tin về các khoản thu mà hợp tác xã quy địnhvào kho thu chi

Khi hợp tác xã có yêu cầu xuất tiền cho các hoạt động của hợp tác xã Chưc năng quản

lý chi sẽ lấy thông tin từ kho nhân viên (đưa tiền cho nhân viên nào) và thông tin quản

lý thu chi (xuất tiền cho hoạt động gì ) từ đó đưa ra hóa đơn chi và lưu trũ vào kho thuchi

Khi hợp tác xã có yêu cầu trả lương cho nhân viên thì chức năng quản lý lương sẽ lấytất cả thông tin nhân viên từ kho nhân viên và đưa ra hóa đơn tiền lương rồi lưu trữ vàotrong kho hóa đơn lương

3.3.1Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý hộ khẩu

Đưa ra các chính sách

Trang 20

Biểu đồ này gồm 2 tác nhân ngoài là: hợp tác xã và hộ gia đình

Kho dữ liệu là kho chính sách và kho hộ khẩu

Các chức năng chính là:quản lý chính sách và quản lý hộ khẩu

Đàu vào là các thông tin về chính sách, phần trăm miễn giảm của chính sách, thông tin

về nhân khẩu của các hộ gia đình

Hợp tác xã đưa ra các chính sách miễn giảm cho gia đình chính sách Chức năg quản lýchính sách sẽ lưu thông tin của chính sách vàp kho chính sách

Khi hợp tác xã muốn cập nhập thông tin của các hộ khẩu trong hợp tác xã chức năngquản lý hộ khẩu sẽ gửi thông báo đến các hộ gia đình và các hộ gia đình cung cấpthông tin cho cho quản lý hộ khẩu Chức năng quản lý hộ khẩu sẽ lấy thông tin của hộgia đình và thông tin về chính sách trong kho chính sách lưu vào kho hộ khẩu

3.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý nhân viên

Hợp tác xã

Lấy thông tin hộ khẩu

Lấy thông tin

về chính sách

Lưu thông tin

Quản

lý chính sách

Trang 21

Biểu đồ này gồm: 2 tác nhân là nhân viên và hợp tác xã

Kho dữ liệu bao gồm: kho chức vụ và kho nhân viên

Các chức năng chính là: Quản lý chức vụ và quản lý thông tin nhân viên

Đầu vào là các thông tin về các chức vụ trong hợp tác xã, mức phụ cấp của các chức

vụ, thông các nhân của nhân viên hợp tác xã

Đầu ra là các thông tin về chức vụ, thông tin cá nhân nhưng đã được định dạng chuẩn

và lưu vào trong cơ sở dữ liệu

Hợp tác xã sẽ đưa ra các chức vụ trong hợp tác xã, chức năng quản lý chức vụ sẽ nhậpcác thông tin về chức vụ vào trong kho chức vụ

Khi hợp tác tuyển nhân vào vào hợp tác xã chức năng quản lý nhân viên sẽ lấy thôngtin cá nhân và thông tin về chức vụ của nhân viên lưu vào kho nhân viên

Hợp tác xãQuản lý

chức vụ

Quản lý nhân viênNhân viên

Kho chức vụ Kho nhân viên

Đưa ra các chức vu

Lưu dữ liệu

Lấy thông tin của nhân viênLấy thông tin chức vụ Lưu TT

Trang 22

3.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý thu

Biểu đồ này gồm: 2 tác nhân là hộ gia đình và hợp tác xã

Kho dữ liệu bao gồm: kho khoản thu, kho hộ khẩu, kho chính sách, kho hóa đơn thuCác chức năng chính là: Quản lý các khoản thu và quản lý việc thu tiền

Đầu vào là các thông tin của hộ gia đình, thông tin của khoản thu

Đầu ra là hóa đơn thu tiền

Hợp tác xa đưa ra các khoản thu đối với các hộ gia đình( các dịch vụ mà các hộ giađình sử dụng ) chức năng quản lý khoản thu sẽ lưu trữ thông tin về khoản thu

Kho chính sách

Kho hóa đơn thu

Đưa ra các khoản thu

Thu tiền

Lấy dữ liệu khoản thu

Lấy DL HK

Lấy dữ liệu chính sách

Lưu hóa đơn

Trang 23

Khi các hộ gia đình sử dụng các dịch vụ của hợp tác xã thì hàng tháng sẽ phải nọp chohợp tác xã 1 khoản tiền tùy thuộc vào vao dịch vụ mà hộ gia đình sử dụng Chức năngquản lý thu tiền sẽ lầy các thông tin về họ gia đình, thông tin về khoản thu, thông tinchính sách tổng hợp lại và đưa ra số tiền phải đóng là bao nhiêu sau đó xuất ra 1 hóađơn thu tiền

3.3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý chi

Biểu đồ này gồm: 2 tác nhân là nhân viên và hợp tác xã

Kho dữ liệu bao gồm: kho khoản chi, kho nhân viên, kho hóa đơn chi

Kho các khoản chiKho nhân viên

Kho hóa đơn chi

ChitiềnLưu các khoản chi

Lấy TT về khoản chi

Lấy TT của nhân viên

Chi tiền

Lưu vào kho hóa đơnĐưa ra các khoản chi

Trang 24

Đầu ra là hóa đơn chi tiền

Hợp tác xã sẽ quy định những khoản chi trong hợp tác xã của mình thông tin khoảnchi, số tiền chi chức năng quản lý các khoản chi sẽ lưu thông tin về khoản chi đó vàotrong kho khoản chi

Khi hợp tác xã có 1 hoạt động phong trào thì bộ phận quản lý chi sẽ căn cứ vào thôngtin của khoản chi thông tin của nhân viên nhận tiền để đưa ra hóa đơn chi

Trang 25

3.3.5 Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý lương

Biểu đồ này gồm: 2 tác nhân là nhân viên và hợp tác xãKho dữ liệu bao gồm: kho chức vụ, kho nhân viên, kho tạm ứng, kho cách tính lương,kho lương chi tiết

Kho lương tạm ứng

Kho nhân viênKho chức vụ

Lấy thông tin về nhân viên

Đưa ra cách tính lương

Lưu cách tính lương

Trang 26

Đầu vào là các thông tin của tạm ứng, thông tin của nhân viên, thông tin về chức vụ,thông tin về cách tính lương

Đầu ra là hóa đơn tiền lương

Hợp tác xã cách tinh lương(lưong tháng, lương ngày…) chức năng quản lý cách tínhlương sẽ lưu thông tin về cách tính lương cào trong kho cách tính lương

Ở trong chức năng quản lý tiền lương này sẽ gồm 2 phần là quản lý tạm ứng và quản lýlương chi tiết

Khi nhân viên của hợp tác xã muốn hợp tác xã tạm ứng 1 khoản tiền thì chức năngquản lý tạm ứng sẽ lấy thông tin của nhân viên và số tiền muốn tạm ứng lưu vào trongkho tạm ứng và đưa ra hóa đơn tạm ứng

Cuối tháng hợp tác xã sẽ trả lương cho nhân viên, chức năng quản lý lương chi tiết sẽcăn cứ vào chức vụ của nhân viên, cách tính lưong, số tiền mà nhân viên đó đẫ tạm ứng

mà đưa ra số tiền thực lĩnh của nhân viên

Trang 27