Đàm phán trong kinh doanh quốc tế

MỤC LỤCPHẦN I NHỮNG VẤN ĐE c ơ b ả n v ề đ à m 1 PH ÁN TRONG KCNH DOANH Q ưốc TẾ Chương 1 Giới thiệu chung về đàm phán trong kinh 3 doanh quô'c t ế 1.1 Khái niệm đàm phán trong kinh

HQ VAN

ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH

QUỐC TẾ

NHÀ XUẤT BẢN THỐNG KÊ

2006

33 - 335

79 - 54 - 2005

TK 2005

LỜI NÓI ĐẦU

T r o n g cuộc sống hàng ngày, mỗi người chúng ta dù muốn hay

m ột nhà đàm phấrị giỏi thì không đơn giản Muôn thành nhà

đàm phán giỏi đòi hỏi phải có khả năng, có kiến thức, có kinh

nghiệm, phải học tập và phấn đấu không ngừng.

Đặc biệt trong điều kiện hiện nay, khi hội nhập và toàn cầu hóa

nền kinh t ế th ế giới đang ngày càng phát triển cả vê chiêu rộng

lẫn chiều sâu, kinh doanh quốc t ế trỏ thành m ột tất yếu khách

quan đối với m ọi quốc gia Kinh nghiệm của các nước đi trước

cho thấy, muốn thoát khỏi cảnh nghèo nàn, lạc hậu thì phải biết

đón nhận các cơ hội, vượt qua các thách thức của toàn cầu hóa,

phải tham gia vào hoạt động kinh doanh quốc

Trong kinh doanh quốc tế, đàm phán là m ột hoạt động không th ể

doanh nội địa thì đàm phán trong kinh doanh quốc t ế phức tạp

hơn nhiêu.

Chính vì tầm quan trọng của Đàm phán trong kinh doanh quốc

tế, nên gần 15 năm qua tại trường Đại học Kinh t ế thành phô Hô

Chí Minh, “Kỹ thuật đàm phán” được coi là m ột môn học chuyên

ngành cho sinh viên ỏ bậc Đại học và Cao học thuộc các ngành

1

học: Ngoại thương, Thương mại, Marketing và gân đây khi

chuyên ngành Kinh doanh quốc t ế được mỏ' ra thì “Đàm phán

này ở nhiều trường Đại học khác, như Chương trình Đào tạo Đại

học từ xa của Đại học Dân lập Bình Dương kết với Đài

truyền hình và qua Mạng đầu tiên của Việt Nam, coi “Nghệ thuật

Đàm phán trong kinh doanh” là một m ôn học chuyên ngành của

hình Bình Dương ngay trong đợt m ột của chương trình.

Nhằm giúp sinh viên học tốt các môn học nêu trên, chúng tôi đã

nghiên cứ u> hệ thống rất nhiêu trên th ế về Đàm

phán trong kinh doanh quốc tế, Nghệ thuật đàm phán cộng với

kinh nghiệm được đúc rút trong quá trình giảng dạy môn học

này trong gần 15 năm qua đ ể biên soạn cuốn sách “Đàm phán

trong kinh doanh quốc tế ”.

C u ố n sách gồm 15 chương, được chia làm 3 phân:

♦ Những vấn đề lý luận cơ bản về đàm phán trong kinh doanh

♦ Kỹ thuật đàm phán kinh doanh quốc

♦ Đàm phán kinh doanh quốc t ế giữa các nên văn hóa khác

nhau

trong quá trình nghiên cứu môn học “Đàm phán trong kinh

“Nghệ thuật Đàm phán trong kinh doanh” mà còn là tài

lần đầu vào năm 2001 và được sủa chữa, bổ sung và bản lần

thứ nhất vào năm 2004 Trong hai lần xuất bổn vừa qua, cuốn

sách đã nhộn được sự ủng hộ nhiệt tình của bạn đọc gân xa Xin

chân thành cảm ơn sự ủng hộ quý báu đó Đ ể có th ể phục vụ bạn

đọc tốt hơn, rộng rãi hon (không chỉ cho các bạn sinh viên chính

quy, tại chú: học tại các trường Đại học, Cao đẳng, mà còn cho

dân vùng sáu,vùng xa, cán bộ, chiến nơi biên cương, hải đảo

của Tổ quốc ), lần này cuốn sách được tái bản sự chỉnh sửa

kỹ lưỡng và lập nhật thêm các tư mới.

Mặc dù chúr.g tôi đã rất cô gắng đ ể hoàn thiện cuốn sách, nhưng

cũng khó trcnh khỏi những thiếu sót Chúng tôi rất mong nhận

được sự đ ó m góp chân thành của quý đọc giả đ ể cuốn sách ngày

càng hoàn thiện hơn nữa.

Xin trân trọng cám ơn!

PGS TS.Đoàn Thị Hông Vân

iii

MỤC LỤC

PHẦN I NHỮNG VẤN ĐE c ơ b ả n v ề đ à m 1

PH ÁN TRONG KCNH DOANH Q ưốc

TẾ Chương 1 Giới thiệu chung về đàm phán trong kinh 3

doanh quô'c t ế

1.1 Khái niệm đàm phán trong kinh doanh quốc tế 41.2 Những nguyên tắc cơ bản của đàm phán 81.3 Những điểm cần lưu ý và những sai lầm cần 10tránh trong đàm phán

1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến đàm phán trong kinh 13 doanh quốc tế

Chương 2 Ảnh hưởng của văn hóa dân tộc, văn hóa tổ 31

chức và tính cách cá nhân đến các mối quan

hệ trong kinh doanh quốc t ế

2.1 Văn hóa dân tộc, văn hóa tổ chức và tính cách 32

cá nhân2.2 Mối quan hệ qua lại giữa các yếu tố văn hóa 55 dân tộc, văn hóa tổ chức và tính cách cá nhân

2.3 Ảnh hưởng của các yếu tố văn hóa dân tộc, văn 57 hóa tổ chức và tính cách cá nhân đến giao dịch

trong kinh doanh quốc tế2.4 Ý nghĩa của việc nghiên cứu văn hóa dân tộc, 64 văn hóa tổ chức và tính cách cá nhân trong

quản trị

ngoại thương

4.1 Giai đoạn 1 - Giai đoạn chuẩn bị 104.2 Giai đoạn 2 - Giai đoạn tiếp XL C 124.3 Giai đoạn 3 - Giai đoạn đàm phán 124.4 Giai đoạn 4 - Giai đoạn kết thúc đàm phán - 12

K>' kết hợp đồna4.5 Giai đoan 5 - Giai đoạn nít kinh nghiệm 12

6.1 Công nghệ, hợp đồng chuyển giao công nghệ 164

và những vấn đề có liên quan6.2 Đàm phán hợp đồng chuyển giao công nghệ 169

PHẦN III Đ À M PHÁN KINH DOANH Q u ố c T Ế 241

GIỮA CÁC NỀN VĂN HÓA K H Á C

N H A U Chương 9 Đàm phán kỉnh doanh quốc t ế ở các nưổc 243

11.3 Quan hệ Việt - Mỹ và những điểm cần lưu ý 413

khi đàm phán với người Mỹ

12.1 Những điểm giống và khác nhau cơ bản trong 426

quá trình đàm phán của người Nhật và ngườiMỹ

12.2 Những khác biệt trong từng giai đoạn đàm 429

phán giữa người Nhật và người Mỹ

viii

Chương 13 Đàm phán kỉnh doanh quốc tế ở các nước EU 443

Chương 15 Những bài học kinh nghiệm trong đàm phán 499

kinh doanh quốc tế

15.3 vây dựng chiến lược đàm phán khoa học 50215.4 Cần lưu ý trong quá trình đàm phán 502

ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC T Ế

• Những điểm cần lưu ý và những sai lầm cẩn tránh trong đàm phán.

• Các yếu tố ảnh hưởng đến đàm phán trong kinh doanh quốc tế.

DẪN NHẬP

Trong cuộc sống hàng ngày, con người luôn luôn tiến hành đàm phán Người ta có thể dùng đàm phán để giải quyết vô s ố những công việc lớn nhỏ của cuộc sống, từ những việc đại sự quốc gia, quan đến sự tồn vong của nhân loại, sự hưng thịnh của đất nước đến những việc nhỏ bé trong cuộc sông đời thường Trong điều kiện hội nhập đàm phán phát triển hơn, phức tạp hơn Vậy đàm phán trong kinh doanh quốc tế là gì? Có những đặc điểm, khác biệt gì so với đàm phán trong nội địa? Đ ể đàm phán thành công cần phải tuân thủ theo những nguyên tắc cơ bản nào? cần phải litu ý những gì và tránh những sai lầm nào? Những yếu tố nào ảnh hưởng đến đàm phán trong kinh doanh quốc tế? Nội dung chương 1 sẽ giúp các bạn giải quyết những vấn đề nêu trên.

1.1 KHÁI NIỆM ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ.

Đàm phán là một hoạt động cơ bản của con người Trong cuộc sống hàng ngày, đàm phán hiện diện ở mọi lúc, mọi nơi Con người luôn tiến hành đàm phán ngay cả khi họ không biết chính mình đang làm điều đó

Vậy đàm phán là gì?

Có rất nhiều khái niệm, định nghĩa về đàm phán Vì đàm phán diễn ra trong mọi lĩnh vực của cuộc sống, mà trong mỗi lĩnh vực lại có những định nghĩa khác nhau Dưới đây chúng tôi xin giới thiệu một số khái niệm phổ biến về đàm phán:

Theo Gerald I Nierenberg (USA) thì: “Định nghĩa về đàm phán đơn giản nhất, mỗi nguyện vọng thỏa mãn yêu cầu và mỗi nhu cầu tìm kiếm sự thỏa mãn, ít nhất đều nảy nở từ mầm mống của quá trình người ta triển khai đàm phán Chỉ cần người ta vì muốn biến đổi quan

hệ hỗ tương mà trao đổi với nhau về quan điểm, chỉ cần người ta muốn hiệp thương bàn bạc để đi đến nhất trí, là họ tiến hành đàm

4

ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC T Ế

phán” “Đàm phán thông thường tiến hành giữa cá nhân, họ hoặc vì

bản thân mình, hoặc thay mặt cho đoàn thể có tổ chức, vì thế có thể

coi đàm phán là bộ phận cấu thành của hành vi nhân loại, lịch sử đàm

phán của nhân loại cũng lâu dài như lịch sử văn minh nhân loại.”

Theo Trương Tường (Trung Quốc), thì: “Đàm phán là hành vi và quá

trình mà người ta muôn điều hòa quan hệ giữa hai bên, thỏa mãn nhu

cầu của mỗi bên, thông qua hiệp thương mà đi đến ý kiến thống

nhất.”

Theo Roger Fisher và William Ury (USA) “Đàm phán là phương tiện

cơ bản để đạt được điều chúng ta mong muốn từ người khác Đó là sự

trao đổi ý kiến qua lại nhằm đạt được thỏa thuận trong khi bạn và phía

bên kia có một số lợi ích chung và một số lợi ích đối kháng”

Còn theo chúng tôi: “ Đà m phán là hành và quá trình, mà trong đó

hai hay nhiều bên tiến hành trao đổi, thảo luận về các mối quan tâm

chung và những điểm còn bất đồng, để đi đến một thỏa thuận thống

n h ấ t”.

Trong vô vàn cuộc đàm phán diễn ra hàng ngày, có những cuộc đàm

phán, trong đó các yêu cầu đặt ra không cao và không cần phải lập kế

hoạch trước cho quá trình và kết quả đàm phán, ví dụ như: các cuộc

đàm phán trong gia đình, giữa những bè bạn thân thích, trong cuộc

sông đời thường Ngược lại, các cuộc đàm phán trong kinh doanh,

yêu cầu cần đạt được rất cao, đòi hỏi phải chuẩn bị kỹ lưỡng, lập kế

hoạch và đàm phán thận trọng hơn Cuốn sách này tập trung đề cập

dạng đàm phán thứ hai - đàm phán trong kinh doanh Trong kinh

doanh, các bên đàm phán cho rằng, họ có thể tiến hành đàm phán để

đạt được một thỏa thuận tốt hơn, thay vì chỉ châp nhận hay bác bỏ

những gì bên kia đưa ra Vậy, đàm phán trong kinh doanh là một quá

trình cho và nhận tự nguyện, trong đó cả hai bên đều điều chỉnh các

đề xuất và kỳ vọng của mình để tiến đến gần nhau hơn

Trong nhiều tài liệu, đôi khi từ “mặc c ả ” (bargaining) và “đàm phán”

(negotiation) được sử dụng thay thế cho nhau Nhưng theo chúng tôi,

giữa “mặc c ả ” và “đàm phán” có những sự khác biệt nhất định

cả gần với việc đôi co trong khung cảnh chợ búa đặc trưng, hay cái

gọi là thương lượng cạnh tranh (competitive bargaining) hay thương

lượng phân biệt (distributive bargaining) hơn Trong quá trình mặc cả,

mục tiêu của các bên là tối đa hóa lợi ích của bản thân họ, thường là

bất lợi cho bên kia Mặc cả chính là đàm phán theo kiểu Thắng

Thua (win-lose) đặc trưng, khi mà các lợi ích bị hạn chế hay cố định

và mọi người đều muốn tối đa hóa phần của mình trong số lợi ích đó

Do vậy, các bên có vẻ cạnh tranh nhau quyết liệt và cơ hội hơn Họ

thường không thích chia sẻ thông tin với bên kia (trừ khi tình huống

bắt buộc phải chia sẻ), nhưng ngược lại họ lại muôn khai thác được tối

đa thông tin về phía bên kia và từ phía bên kia Mặc dầu quan điểm

đàm phán đó đã lỗi thời, nhưng nó vẫn còn dược sử dụng và nghiên

cứu trong một số trường hợp như đàm phán trong quản lý lao động

Mặt khác đàm phán theo quan điểm hiện đại, còn gọi là “thương

lượng hoà hợp” (integrative bargaining) hay đàm phán theo kiểu

Thắng - Thắng (win-win), khi mà cả hai hoặc tất cả các bên liên quan

có thể đạt được lợi ích và kết quả mong muốn Nói cách khác, mọi

người đều có thể được cuộc Nó gần với cách tiếp cận để giải quyết

vân đề hơn, khi cả hai bên có liên quan đều nhận thức quá trình đàm

phán như là một quá trình tìm giải pháp cho một vấn đề chung Tuy

nhiên, trong “thương lượng hòa hợp” nếu các bên không có năng lực

và không được chuẩn bị tốt, dẫn đến đàm phán không được điều khiển

đúng cách thì cả hai bên có thể cùng đi đến một thoả thuận kém cỏi,

cùng phải chịu thiệt thòi (đàm phán theo kiểu Thua Thua (lose-

lose)) Trong đàm phán theo kiểu Thắng Thắng, cả hai bên đều có

thể đạt được mục đích chính của mình và điều mà một bên đạt được

không phụ thuộc vào sự nhượng bộ của phía bên kia Đàm phán trong

kinh doanh mà chúng tôi đề cập ở đây chính là dạng đàm phán này

6

ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC T Ế

Dạng đàm phán này có những đặc trưng cơ bản sau:

♦ Trao đổi thông tin cởi mở giữa các bên Trong trường hợp này, cả hai bên đều chân thành bày tỏ các mục tiêu của mình và lắng nghe các mục tiêu của phía bên kia để tìm ra điểm chung của cả hai bên

♦ Tìm các giải pháp để đạt được mục tiêu của cả hai bên

♦ Các bén hiểu rằng họ có cả các mục tiêu chung lẫn các mục tiêu mâu thuẫn nhau và họ phải tìm cách đạt đuực càng nhiều mục tiêu chung và có tinh bổ sung cho nhau mà cả hai bêí>đều chấp nhận được thì càng tốt

♦ Để làm được những việc trên, cả hai bên đều chân thành và thực

sự cố gắng hiểu quan điểm của bên kia

Trong kiểu đàm phán này, các bên phải tìm ra giải pháp có lợi và chấp nhận được cho cả đôi bên - một giải pháp mà đôi bên đều thắng (win - win solution)

Trong môi trường kinh doanh quốc tế, việc triển khai quá trình đàm phán và việc các bên nhận thức thế nào về mối quan hệ là điểm mấu chốt Quá trình đàm phán trong kinh doanh quốc tế chịu sự tác động của nhiều yếu tố từ bên ngoài quá trình này Sự khác biệt văn hóa hiện diện trên các cấp độ khác nhau là một trong những yếu tố quan trọng nhất: Trên cấp độ quốc gia, đó là sự khác biệt của văn hóa dân tộc; Trên cấp độ tổ*ehức, bên cạnh sự tác động của văn hóa dân tộc là

sự tác động của văn hóa tổ chức; Trên câp độ cá nhân, mỗi cá nhân tham gia vào quá trinh đàm phán đều có những đặc điểm văn hóa khác nhau; Những đặc điểm đó không chỉ phu thuộc vào văn hóa dân tộc, văn hóa tổ chức mà nhà đàm phán đại diện, mà còn được quyết định bởi tính cách cá nhân, trình độ văn hóa, kinh nghiệm nghề nghiệp, của nhà đàm phán, ví dụ như: giữa các nhà kỹ thuật và các nhà quản trị kinh doanh quốc tế, có rất nhiều điểm khác biệt khi tiến hành một cuộc đàm phán Trong đàm phán kinh doanh quốc tế, những khác biệt về văn hóa tạo nên một thách thức lớn cho các nhà đàm phán, đòi hỏi phải có sự hiểu biết và tính mềm dẻo thì mới có thể vượt qua Khả năng đánh giá được các khác biệt văn hóa và điều

khiển được đúng cách là yếu tố quan trọng giúp các cuộc đàm phán

trong kinh doanh quốc tế thành công Các bên càng hiểu và thích ứng

với nhau thì bầu không khí đàm phán càng thuận lợi, các bên càng

thấy rõ lợi ích chung và càng sẵn lòng hợp tác để cùng chiến thắng

Vậy, đàm phán trong kinh doanh quốc tế là hành và quá trình, mà

trong đó các bên, có nền tảng văn hóa khác nhau,tiến hành trao đổi, thảo luận về các môi quan tâm chung và những điểm còn bất đồng để

đi đến mọt thỏa thuận thông nhất.

1.2 C Á C N G U Y Ê N T A C c ơ b ả n c ủ a đ à m p h á n

1.2.1 Muôn đàm phán thành công phải xác định rõ mục tiêu đàm

phán một cách khoa học, phải kiên định, khôn ngoan bảo vệ quyền

lợi của mình, đổng thời phải biết ứng phó một cách linh hoạt, sáng

tạo trong từng trường hựp cụ thể:

Đàm phán là quá trình bàn bạc, thỏa thuận giữa các bên, nhằm đi đến

ý kiến thống nhất, nên đàm phán là quá trình các bên đưa ra yêu cầu,

chấp nhận nhượng bộ, để nếu thành công thì sẽ ký hợp đồng, đạt được

lợi ích cho cả đôi bên, chứ không phải quá trình mỗi bên khăng khăng

bảo vệ lợi ích của riêng mình

1.2.2 Phải biết k ết hựp hài hoà giữa bảo vệ lợi ích của phía

mình với việc duy trì và phát triển mối quan hệ với các đổì

tác:

Đàm phán thành công - ký hợp đồng, tức vừa giữ được mối quan hệ,

vừa đảm bảo lợi ích của các bên, nên đàm phán là quá trình thống

nhất giữa hai mặt mâu thuẫn “hợp tá c ” và “xung đột” Trong đàm

phán phải tránh khuynh hướng: đàm phán theo kiểu quá “M ềm ”, chỉ

chú trọng gìn giữ mối quan hệ giữa hai bên, mà không quan tâm bảo

vệ lập trường của mình, kết cục bị đối phương dồn ép, phải đi từ

nhượng bộ này tới nhượng bộ khác, cuối cùng tuy ký được hợp đồng,

nhưng phải gánh chịu mọi thiệt thòi Ngược lại, cũng phải tránh

khuynh hướng đàm phán theo kiểu quá “Cứng”, khăng khăng bảo vệ

8

ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC T Ế

lập trường làm cho đàm phán tan vỡ, không ký được hợp đồng, hoặc

ký được hợp đồng nhưng đối phương bị ép quá không thực hiện nòi

1.2.3 Phải đảm bảo nguyên tắc “ Đôi bên cùng có lợi

“Đàm phán không phải là một cuộc cờ, không nên yêu cầu quyết đấu một trận thắng thua, đàm phán cũng không phải là một trận đánh, phải tiêu diệt hoặc đặt đối phương vào đất chết, mà đàm phán là một

sự nghiệp hợp tác đôi bên cùng có lợi”

Gerald Ỉ.Nierenberg

Vì vậy, người đàm phán cần bảo vệ lợi ích của phía mình, trong phạm

vi đã được xác định có thể tìm được lợi ích càng nhiều càng tốt, mặt khác, bất cứ nhà đàm phán nào cũng phải thỏa mãn nhu cầu thấp nhất của đối phương Nếu không làm được điều đó, thì cuộc đàm phán sẽ

bị tan vỡ

1.2.4 Đánh giá một cuộc đàm phán thành công hay thất bại không phải là lây việc thực hiện mục tiêu dự định của một bên nào đó làm tiêu chuẩn duy nhẩt, mà phải sử dụng một loạt các tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp:

♦> Tiêu chuẩn thực hiện mục tiêu Đây là tiêu chuẩn đầu tiên để đánh giá một cuộc đàm phán thành công hay thất bại Muốn đánh giá kết quả của một cuộc đàm phán, trước hết cần xem xét: kết quả cuối cùng của đàm phán có đạt được mục tiêu xác định ban đầu không? Mức độ thực hiện cao hay thấp?

❖ Tiêu chuẩn tối ưu hóa giá thành - chi phí thấp nhất: tiến hành một cuộc đàm phán phải có những chi phí nhất định, thông thường, trong đàm phán hựp đồng ngoại thương có 3 loại chi phí sau:

• Chi phí cơ bản: sự nhượng bộ để ký được hợp đồng = khoảng cách giữa lợi ích dự kiến thu được với lợi ích thực tế thu được trong đàm phán;

• Chi phí trực tiếp của đàm phán: chi phí nhân lực, vật lực, tài lực

và thời gian cho đàm phán;

• Chi phí cơ hội: mất cơ hội đầu tư kiếm lợi (ký được những hợp

đồng) khác

❖ Tiêu chuẩn quan hệ giữa các bên

1.2.5 Đ àm phán là m ột khoa học, đồng thời là m ột nghệ

thuật.

Nếu đàm phán là quan hệ điều hòa lợi ích giữa người với người, thì

thoả mân nhu cầu mỗi bên là một hành vi và quá trình để đạt tới cộng

đồng ý kiến Vì vậy, người ta cần suy nghĩ, cân nhắc những gì có liên

quan đến lợi ích của đôi bên, phải tiến hành nghiên cứu, phân tích,

đánh giá một cách có hệ thống, khách quan và toàn diện, dựa trên các

qui luật, qui tắc nhất định, trên cơ sở để xây dựng chiến lược và chiến

thuật đàm phán Đó chính là tính khoa học của đàm phán

Bên cạnh tính khoa học, đàm phán còn là một nghệ thuật, đòi hỏi

người đàm phán phải tinh tế, nhanh nhạy, mềm dẻo, linh hoạt, biết

“tùy cơ mà ứng phó”, thì mới có thể đạt được thành công mỹ mãn

1.3 NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý VÀ NHỮNG SAI LAM

CẦN TRÁNH TRONG ĐÀM PHÁN.

1.3.1 Những điểm cần lưu ý:

Đàm phán có thể ví như một chuyến du lịch đến những miền đất mới,

rất nhiều điều bất ngờ có thể xảy ra Các cuộc đàm phán có thể diễn

ra rất khác nhau, đơn giản hay phức tạp, căng thẳng hay nhẹ nhàng,

dài hay ngắn diều đó còn phụ thuộc vào năng lực của người đàm

phán, đối tượng đàm phán, “thế“ của các bên, bối cảnh đàm phán

Vì vậy, không thể áp dụng máy móc, rập khuôn những pguyên tắc,

kinh nghiệm của người khác vào cuộc đàm phán của mjnh Nói như

vậy, không có nghĩa là đàm phán không có nguyên tắc v ẫn có những

nguyên tắc cơ bản mà ta cần nắm vững, nếu không sẽ phải trả giá cho

sự thiếu hiểu biết của mình

“I f you are going to play the game properly you’d better know the

10

ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC T Ế

❖ Đàm phán là một việc tự nguyện, theo nghĩa bâ't cứ bên nào cũng

có thể thoái lui hay từ chối tham dự đàm phán vào bất cứ lúc nào

❖ Đàm phán chỉ có thể bắt đầu khi ít nhất có một bên muốn thay đổi thỏạ thuận hiện tại và tin rằng có thể đạt được một thỏa thuận mới thỏa mãn cả đôi bên

❖ Chỉ xảy ra đàm phán khi các bên hiểu rằng:'sự việc chỉ được quyết định khi có thỏa thuận chung, còn nếu sự việc có thể quyết định đơn phương bởi một bên thì không cần xảy ra đàm phán

❖ Thời gian là một trong những yếu tố quyết định trong đàm phán Thời gian có ảnh hưởng to lớn đến tình hình đàm phán và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả cuối cùng của đàm phán

❖ Một cuộc đàm phán đươc coi là thành công không có nghĩa là phải giành thắng lợi bằng mọi giá mà là đạt được điều mà cả hai bên đều mong muốn

❖ Phẩm chất, năng lực, kỹ năng, thái độ và tình cảm của những người ngồi trên bàn đàm phán có ảnh hưởng quyết định đến tiến trình đàm phán

Từ những điều trình bày ỡ trên chúng ta có thể rút ra kết luận:

> Đàm phán không phải là “một trận võ mồm ” (a verbal tug of war)

> Để đàm phán thành công đòi hỏi người đàm phán phải biết xác định đúng mục tiêu, biết cách trình bày, thuyết phục đôi tác, tạo thế cạnh tranh công bằng, công khai, chính trưc, để cùng mở rộng lợi ích tổng thể

> Không phải mọi tình huống đều có thể dùng đàm phán để giải quyết thành công

1.3.2 Những sai lầm cần tránh trong đàm phán:

Các nhà đàm phán, ngay cả những người lão luyện nhất, cũng khó tránh khỏi mọi sai lầm Và một khi đã mắc sai lầm thì ít có khả năng đạt được kết quả một cách mỹ mãn Chính vì vậy, chúng ta cần nghiên cứu kinh nghiệm của những người đi trước để giảm thiểu những sai lầm đó

Những sai lầm cần tránh:

Từ những kinh nghiệm cá nhân của mình, nhà đàm phán John Illich (1992) cho rằng: Những sai lầm cần tránh trong đàm phán là:

❖ Ngồi vào bàn đàm phán với một cái đầu đầy những định kiến

❖ Không xác định được người có quyền quyết định cuối cùng của phía đối tác

❖ Không xác định được chính xác thế mạnh của mình là gì và không thể sử dụng thế mạnh đó một cách có hiệu quả

❖ Ngồi vào bàn đàm phán chỉ với một phương án duy nhất mà không

có phương án thay thế, nên thường rơi vào thế bị động

❖ Không biết cách nâng cao vị thế của mình

❖ Không kiểm soát được những yếu tố quan trọng như: thời gian, những vấn đề cần giải quyết mà để đối tác kéo đi theo ý muốn của họ

❖ Để vuột khỏi tay quyền ra yêu cầu trước

❖ Không tận dụng được ưu thế về thời gian và địa điểm trong đàm phán

❖ Vội bỏ cuộc khi cuộc đàm phán có vẻ như đi vào chỗ bế tắc

❖ Không chọn được thời điểm hợp lý để kết thúc cuộc đàm phán.Trên đây mới chỉ là những sai lầm chủ yếu, trong đàm phán còn có thể gặp nhiều loại sai lầm khác; nếu xét theo nguyên nhân, người ta

có thể chia chúng thành 5 loại “hội chứng” sau:

❖ Hội chứng “Một chiều“ (The “one - track“ syndrome)

12

ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC T Ế

♦ Hội chứng “Thắng - thua“ (The “win - lose“ syndrome)

♦ Hội chứng “Bước thất thường“ (The “random walk“ syndrome)

♦ Hội chứng “Trốn tránh mâu thuẫn“ (The “conflict avoidance” syndrome)

♦ Hội chứng “Hộp cổ vật chứng“ (The “time capsule“ syndrome) -

Bị ảnh hưởng bởi quá khứ, nhìn nhận sự việc một cách chủ quan, rời rạc, thiếu tính khách quan, hệ thống

1.4 CÁC YẾU TÔ ẢNH HƯỞNG ĐÊN T)ÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUÔC TÊ.

Có ba nhóm biến số cơ bản có ảnh hưởng đến đàm phán trong kinh doanh quốc tế, đó là :

1.4.1 Các yếu tô' cơ sở:

Các yếu tố cơ sở của quá trình đàm phán bao gồm: mục tiêu, mồi trường, vị thế trên thương trường, bên thứ ba và người tham gia đàm phán Nhóm yếu tố cơ sở có ảnh hưởng lớn đến quá trình và bầu không khí đàm phán Ảnh hưởng của các yếu tố khác nhau lên toàn

bộ quá trình đàm phán và các giai đoạn khác nhau của quá trình đàm phán là khác nhau Một yếu tố có thể có ảnh hưởng tích cực ở giai đoạn này, nhưng lại ảnh hưởng tiêu cực ở giai đoạn khác Ánh hưởng tích cực có nghĩa là tiết kiệm thời gian và làm cho quá trình dàm phán

tiến triển thuận lợi, còn ngược lại, ảnh hưỏng tiêu cực gây cản trở và

trì hoãn quá trình đàm phán

Dưới đây, chúng ta sẽ đi sâu nghiên cứu từng yếu tố:

Các mục tiêu được xác định như là điều mà các bên mong muốn đạt

được vào giai đoạn cuối của đàm phán Chúng thường được phân loại

thành các mục tiêu chung, các mục tiêu mâu thuẫn và các mục tiêu bổ

trợ Ví dụ: như các bên có quyền lợi chung trong việc đạt được một

giao dịch thành công như cả hai bên đều mong muốn Cùng lúc quyền

lợi của họ có thể lại mâu thuẫn vì lợi nhuận của một bên lại là chi phí

cho bên kia v ề các quyền lợi bổ trợ thì người mua trong các giao dịch

quốc tế quan tâm tới việc có được công nghệ thích hợp để xây dựng

cơ sở hạ tầng Mặt khác, người bán lại muốn thâm nhập một thị

trường cụ thể và kỳ vọng vào công việc kinh doanh trong tương lai tại

thị trường đó và ở các nước lân cận Các mục tiêu chung và mục tiêu

bổ trợ tác động trực tiếp và tích cực tới quá trình đàm phán, trong khi

các mục tiêu mâu thuẫn có tác động tiêu cực Các tác động đó tới lượt

mình lại ảnh hưởng tới bầu không khí và kết quả đàm phán Cơ hội

cho một thoả thuận sẽ giảm đi khi các mục tiêu mâu thuẫn chiếm ưu

thế trong quan hệ giữa các bên và sẽ tăng lên khi các mục tiêu chung

và bổ trợ chiếm ưu thế

Môi trường gồm các yếu tố chính trị, xã hội và cấu trúc hạ tầng xã hội

có liên quan đến cả hai bên đối tác Trong đàm phán quốc tế, sự khác

biệt về môi trường giữa các bên luôn cản trở quá trình đàm phán Các

bên sẽ khó tiếp xúc với nhau khi không quen biết và có nền tảng văn

hóa, chính trị khác nhau Một số đặc điểm của môi trường có ảnh

hưởng trực tiếp đến quá trình đàm phán, trong khi một số đặc điểm

khác lại tác động trực tiếp đến không khí đàm phán Các yếu tố chính

trị, xã hội tác động đến quá trình đàm phán, còn cấu trúc thị trường

tác động đến bầu không khí đàm phán

Vị th ế trên thị trường của các bên là một yếu tố quan trọng có ảnh

hưởng tới quá trình đàm phán, s ố lượng người mua và người bán trên

thị trường sẽ xác định số phương án lựa chọn có được cho mỗi bên, và

tới lượt nó, số’ phương án lựa chọn này lại tác động tới sức ép của đối

14

ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC T Ế

tác trên thị trường Quá trình đàm phán và vị thế thương lượng của người mua hay người bán có thể bị tác động nếu một trong hai bên có thể độc quyền trên thương trường

Phần lớn các cuộc đàm phán trong kinh doanh quốc tế đều có bên thứ

ba, tức là các bên khác ngoài người mua và người bán, như: chính

phủ, các đại lý, các nhà tư vân và các nhà tiêu thụ Các bên này có thể có ảnh hưởng tới quá trình đàm phán vì họ có mục tiêu khác nhau Thường thì chính phủ luôn tác động đến người mua và người bán thông qua các mục tiêu bổ trợ như: cơ sở hạ tầng, cơ hội việc làm, chính sách quản lý ngoại hối hay những mối quan hệ giữa các quốc gia có liên quan

Các nhà đàm phán tác động đến quá trình đàm phán bằng kinh

nghiệm và kỹ năng đàm phán của chính họ Nhà đàm phán có hai mục tiêu phải phấn đấu thực hiện: trước hết họ phải làm tăng lợi ích chung và tăng cường sự hợp tác giữa các bên; thứ hai, họ phải tối đa hóa lợi ích của mình và đảm bảo một thỏa thuận có giá trị đối với chính phía họ Nhân cách của người đàm phán cũng có vai trò quan trọng, đặc biệt là khi thiếu thông tin về đối tác hoặc xuất hiện thế găng (tình huống bế tắc) trong đàm phán Người có nhân cách tốt là người có khả năng làm cho người khác thấy được vị thế của mình, dễ tiếp cận với đối tác và tạo cho họ niềm tin, đồng thời đánh giá đúng được vị thế của đối tác Tuy nhiên, kỹ năng của các nhà đàm phán phụ thuộc vào các mục tiêu với con người và nghề nghiệp của họ Các nhà đàm phán có chuyên môn kỹ thuật thường chỉ chú trọng các vấn

đề kỹ thuật, trong khi các nhà kinh doanh lại cho rằng còn nhiều vấn

đề khác quan trọng hơn, như: lợi nhuận, chi phí

1.4.2 Bầu không khí đàm phán:

Mối quan hệ được phát triển trong suốt quá trình đàm phán giữa các bên được thể hiện bởi bầu không khí đàm phán Bầu không khí này có tầm quan trọng đặc biệt đối với toàn bộ quá trình đàm phán Bầu không khí và quá trình đàm phán có ảnh hưởng qua lại lẫn nhau ở mỗi giai đoạn đàm phán Bầu không khí đàm phán chính là “môi trường”

để các bên tiếp xúc với nhau, hiểu nhau, đánh giá hành vi của nhau

và đặc tính của quá trình đàm phán Bầu không khí đàm phán giúp

các bên nhận thức được thực tế Trong đàm phán, nhận thức được thực

tế còn quan trọng hơn chính bản thân thực tế ở mỗi giai đoạn Bầu

không khí đàm phán có những đặc điểm riêng ở từng giai đoạn Ớ giai

đoạn tiền đàm phán, bầu không khí bao trùm là hợp tác vì trong giai

đoạn này các bên đang cố gắng tìm kiếm các giải pháp chung Trong

các giai đoạn tiếp theo, đặc tính của bầu không khí đàm phán có thể

thay đổi Các đặc tính đó bao gồm: xung độư hợp tác, ưu thế/ lệ thuộc

và những kỳ vọng

Sự tồn tại của cả xung đột và hợp tác là đặc tính cơ bản của quá trình

đàm phán Một mặt, các bên có một số lợi ích chung khi tìm kiếm giải

pháp cho vấn đề mà cả đôi bên đều quan tâm Mặt khác, mâu thuẫn

về lợi ích có thể phát sinh khi chi phí của một bên lại là thu nhập của

bên kia Mức độ xung đột hay hợp tác trong bầu không khí đàm phán

phụ thuộc vào mục tiêu của các bên tham gia đàm phán Một số mốì

quan hệ mang tính bổ trợ nhiều hơn - so với các môi quan hệ khác

Mức độ xung đột hay hợp tác trong các giai đoạn khác nhau của quá

trình đàm phán thường phụ thuộc vào các vân đề cần giải quyết, còn

mức độ xung đột hay hợp tác trong bầu không khí đàm phán lại phụ

thuộc vào việc các bên giải quyết các vấn đề khác nhau như thế nào

Xung đột đôi khi xảy ra chỉ là do sự hiểu lầm giữa đôi bên chứ không

hề có xung đột thực sự Các bên càng ít hiểu biết về nhau thì nguy cơ

xảy ra những xung đột do hiểu lầm càng cao Mỗi quá trình đàm phán,

thậm chí ở các giai đoạn khác nhau của cùng một quá trình đàm phán

đặc trưng bởi một mức độ hợp tác và xung đột khác nhau

ưu thế/ lệ thuộc là một đặc tính cơ bản khác của quá trình đàm phán

Nó có liên hệ mật thiết với mối quan hệ quyền lực thực tế, chịu ảnh

hưởng bởi giá trị của quan hệ với các bên đối tác và các phương án

lựa chọn của họ Các yếu tô' cơ sở, ví dụ như vị thế trên thương trường,

có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ ưu thế/ lệ thuộc Khả năng kiểm

soát được mối quan hệ phụ thuộc vào ưu thế về nhận thức, trình độ

chuyên môn nghiệp vụ, và khả năng tiếp cận thông tin của các bên

Chú ý, ưu thế là đặc tính của mối quan hệ, chứ không phải là thuộc

16

ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC T Ế

tính của nhà đàm phán; Trong thực tế, ưu thế có mối liên hệ chặt chẽ

với sự lệ thuộc

Do đó, ưu thế sẽ cân bằng nếu các bên cảm nhận có thế mạnh ngang

nhau và sẽ mất cân bằng nếu các bên cảm thấy có ưu thế hơn hoặc

nếu một bên bị lệ thuộc vào bên kia

Đặc tính-cuối cùng của bầu không khí đàm phán là kỳ của các

bên tham gia đàm phán Có hai loại kỳ vọng: thứ nhất là các kỳ vọng

dài hạn về khả năng và giá trị của việc kinh doanh trong tương lai

Những kỳ vọng này càng lớn thì các nhà đàm phán càng dễ có xu

hướng thỏa hiệp trong cuộc đàm phán hiện tại Các kỳ vọng này liên

quan đến mục tiêu trước mắt của cuộc đàm phán

Quyết định của các bên tham gia đàm phán và tiếp tục mỗi giai đoạn

nói lên kỳ vọng sẽ đạt được kết quả tốt hơn khi tiến hành đàm phán

hơn là không đàm phán Điều này thúc đẩy các bên tiếp tục chuyển

sang giai đoạn tiếp theo Các kỳ vọng tăng lên và thay đổi trong mỗi

giai đoạn của quá trình đàm phán

1.4.3 Quá trình đàm phán:

Quá trình đàm phán trong kinh doanh quốc tế giới thiệu ở đây được

chia làm ba giai đoạn khác nhau Mỗi giai đoạn của quá trình đàm

phán liên quan đến một phần cụ thể của quá trình và bao gồm toàn bộ

cách làm việc /à tiếp xúc của bất kỳ bên nào có tham gia đàm phán

thực hiện trong giai đoạn đó Các bên tiếp xúc với nhau để trao đổi

thông tin trong mỗi giai đoạn Mỗi giai đoạn cụ thể sẽ kết thúc khi các

bên quyết định chuyển sang giai đoạn kế tiếp hoặc quyết định từ bỏ

đám phán nếu họ thấy việc tiếp tục đàm phán không có ý nghĩa gì

nữa Trong giai đoạn tiền đàm phán, các bên cố gắng hiểu nhu cầu

của nhau Việc đó được thực hiện thông qua việc thu thập thông tin và

các cuộc họp không chính thức Giai đoạn đàm phán liên quan tới

những cuộc đàm phán trực diện và giai đoạn hậu đàm phán là giai

đoạn khi mà các bên đã thoả thuận xong các vấn đề có liên quan và

Ngoài việc nghiên cứu theo 3 giai đọan như đã trình bày ở trên, thì còn phải xem xét các yếu tố văn hóa và chiến lược Các yếu tố này sẽ đóng vai trò khác nhau của quá trình đàm phán Điều đó được minh

1.4.3.1 Các giai đoạn đàm phán.

Gịai đoani : Tiền đàm phán.

Giai đoạn tiền đàm phán được bắt đầu với những tiếp xúc đầu tiên giữa các bên, trong đó mối quan tâm đến việc hợp tác kinh doanh với nhau được thể hiện Trong giai đoạn này, một số việc thương thảo được tiến hành và các đề nghị thăm dò được đưa ra Có thể thấy được tính năng động của quá trình đàm phán ở ngay giai đoạn đầu này khi các bên bắt đầu hiểu nhu cầu của nhau và đánh giá những lợi ích của việc tham gia vào quá trình đàm phán

Các bên thu thập toàn bộ các thông tin cần thiết về hàng hóa, về đối tác, về môi trường kinh doanh, về mối quan hệ với các bên thứ ba, về những người có ảnh hưởng (chính quyền, cấp trên ), về các đối thủ cạnh tranh, và cơ sỏ hạ tầng Các bên cần nhận thức được rằng, các yếu tố trên có ảnh hưởng rất lớn đến vị thế của họ, thế mạnh tương đô'i của mỗi bên có thể thay đổi bất cứ lúc nào do các yếu tô' nêu trên,

ví dụ như sự thay đổi đối thủ cạnh tranh hoặc thay đổi tỷ giá hối đoái Vì chức năng chủ yếu của quá trình đàm phán là giải quyết vâ'n

đề, nên công việc chính của giai đoạn tiền đàm phán là phải xác dịnh cho được vâ'n đề cần giải quyết, quan trọng hơn nữa là các bên phải

cùng xác định vân đề vì chúng không chỉ thể hiện ' ỳ vọng của mỗi

bên mà còn cần thiết để các bên cam kết thực hiện sau này Vì vậy, các bên phải thảo luận một cách trung thực và cởi mở về mục tiêu và

kỳ vọng của nhau để có thể tiến tới giải quyết vân đề một cách tích cực

Những cuộc gặp gỡ không chính thức được thực hiện để các bên thăm

dò vị thế của nhau Sau những cuộc gặp gỡ này, các bên sẽ quyết định

có tiếp tục đàm phán hay không? Quyết định hoàn toàn phụ thuộc vào cảm nhận mức độ hợp tác hay xung đột, ưu thế hay bị lệ thuộc và những lợi ích mong muôn có được từ mối quan hệ Quá trình sẽ kết

18

ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC T Ế

Hình 1.1: Các yếu tô' ảnh hưởng trong

đàm phán kinh doanh quốc t ế

thúc một khi các bên cảm thây có quá nhiều xung đột hoặc có sự nghi ngờ về thành công trong tương lai Do đó, trong giai đoạn này các bên nên thành thật xem xét họ sẽ hợp tác VỚI nhau như thế nào? Các mục tiêu và kỳ vọng mà họ đặt ra liệu có khỉ thi hay không? Và xác định những trở ngại mà họ phải vượt qua để đạt được những mục tiêu đã định

Trong mối quan hệ kinh doanh quốc tế, giai đoạn tiền đàm phán thường quan trọng hơn cả giai đoạn đàm phán chính thức Các mối quan hệ xã hội không chính thức giữa các nhà đàm phán được nẩy sinh và phát triển trong giai đoạn này có thể rất có ích Sự tin tưởng sẽ giúp tăng khả năng thoả hiệp Phương pháp thông thường để thiết lập các mối quan hệ này là mời đại diện của phía đối tác đến thăm công

ty hoặc đất nước bạn để tạo niềm tin đối với họ Mục đích quan trọng nhất ở đây là tranh thủ tình cảm, giành quyền ưu tiên Đồng thời các bên phải tìm hiểu được những mối quan tâm và nỗi lo lắng của đối tác

Các bên cũng bắt đầu xây dựng chiến lược cho giai đoạn đàm phán trực tiếp Ớ đây chiến lược là một kế hoạch hoàn chỉnh để xem xét và giải quyết các vấn đề, các giải pháp có thể có và những ưu tiên lựa chọn trong mối quan hệ tương quan với những ưu tiên, lựa chọn của đối tác Các bên cố gắng nâng cao thế mạnh tương đối của mình, so sánh các bạn hàng sẩn có, cân nhắc và lựa chọn Cùng trong giai đọan này các bên sẽ xác định những điểm có thể nhượng bộ và mức độ nhượng bộ

Các bên cố gắng dự đoán trước và có các biện pháp phòng ngừa cho các sự việc có thể tiên đoán Việc chuyển tiền về nước, các loại thuế

và giấy phép hành nghề chỉ là một số ví dụ về các luật lệ và quy định của một nước cụ thể cần phải đưực nghiên cứu ở giai đoạn này Hiểu biết về cơ sở hạ tầng của đâ't nước và công ty cũng râ't quan trọng ở giai đoạn tiền đàm phán Ngoài ra, còn phải tìm hiểu tập quán kinh doanh ở nước đối tác, đặc biệt là các đối tác đến từ những quốc gia có nền văn hoá, hệ thống chính trị, kinh tế, pháp luật có nhiều khác biệt Ngay sau giai đoạn đầu tiễn này, thường ký một chấp nhận hay còn gọi là Bản ghi nhớ (Letter of award hoặc Letter of intenưacceptance) Nhiều nhà đàm phán phương Tây thường cho rằng bức thư đó là bản chấp nhận ký kết hợp đồng Nhưng thực sự không phải như vậy, bức thư đó chỉ đơn thuần cho thấy ý định tiếp tục đàm phán d phía đối tác

mà thôi

20

ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC T Ế

Các bên tham gia đàm phán trong kinh doanh quốc tế nên có một chiến lược ban đầu, được xây dựng dựa trên các thông tin cần quan tâm cho tới thời điểm đó và các kỳ vọng Những người tham gia đàm phán nên liệt kê các vấn đề và sự việc, đặc biệt là tất cả các giải pháp có thể có mà họ hay bên đối tác có thể đưa ra Các giải pháp đó nên được sắp xếp theo thứ tự, như: ưu tiên, thích hợp, kỳ vọng và không chấp nhận được Nếu không thể chấp nhận được thì cần đưa ra giải pháp có thể chấp nhận được cho phía bên kia Như vậy, điều quan trọng là phải có nhiều giải pháp cho mỗi vấn đề hay sự việc

Giai đoan 2 Đàm phán:

Vấn đề cơ bản ở giai đoạn này là các bên tin rằng có thể làm việc cùng nhau để tìm ra giải pháp cho những vấn đề mà đôi bên cùng quan tâm

Các bên cũng cần phải nhận thức được rằng mỗi bên có cách nhìn riêng của mình về tình thế, về vấn đề ẩn sau những cuộc tranh luận

Họ không chỉ cảm nhận về quá trình đàm phán mà còn có kỳ vọng khác nhau về kết quả đạt được Vì vậy, điều quan trọng là phải khởi đầu đàm phán một cách cởi mở và có nhiều phương án lựa chọn Ở giai đoạn này, khi quá trình đàm phán tiếp diễn, các bên cần đánh giá các phương án lựa chọn do bên kia đưa ra và chọn những phương án phù hợp với kỳ vọng của bản thân mình Cách tốt nhất là phải xác định các tiêu chuẩn đế xem xét các phương án lựa chọn và sau đó sắp xếp theo thứ tự lừng phương án, cả các phương án của bản thân lẫn do phía bên kia đưa ra, theo các tiêu chuẩn đó ở đầy các bên thậm chí

có thể giúp nhau trong việc đánh giá các phương án lựa chon và có thể tranh luận về các tiêu chuẩn để xem xét v ấn đề chính là phải tìm hiểu những khác biệt trong thứ tự ưu tiên, trong các kỳ vọng và tiến đến gần nhau hơn

Kinh nghiệm cho thây rằng, thông thường bên nào lập chương trình nghị sự thì bên đó có thể kiểm soát quá trình đàm phán, vì họ có thể nhấn mạnh những mặt mạnh của chính mình và những mặt yếu của đối tác, nên sẽ đẩy đối tác vào thế phòng ngự Tuy nhiên, chương trình nghị sự có thể để lộ ra trước quan điểm của bên chuẩn bị và do

đó tạo cho bên đối tác chuẩn bị các đối pháp phản bác lại những vân

đề xung đột

Mở đầu cuộc đàm phán, các nhà đàm phán có thể lựa chọn một trong

hai chiến thuật sau: Cách một bắt đầu thảo luận về những mục tiêu

chung, những nguyên tắc chung và những lợi ích chung của các bên, sau đó mđi thảo luận về những mục tiêu xung đột Cách này có thể tạo được không khí hợp tác giữa các bên, trên cơ sở đó các bên sẽ cố gắng mở rộng lợi ích tổng thể, đưa cuộc đàm phán đến thành công

Cách hai đàm phán từng bước một- thảo luận cả những vấn đề xung

đột lẫn những vấn đề đôi bên cùng quan tâm Việc lựa chọn chiến lược nào còn phụ thuộc vào đối tác đàm phán là khách hàng hay là nhà cung cấp Việc dự đoán chiến thuật đàm phán của đối tác có vai trò đặc biệt quan trọng Dự đoán được càng chính xác và càng sớm càng tốt, trên cơ sở đó sẽ lựa chọn được đối sách thích hợp

Các nhà đàm phán cần chú ý: không nên vội vàng đồng ý ngay với lời

đề nghị đầu tiên của đối tác, ngay cả khi đôi bên có những sự trùng hợp đặc biệt Nhà đàm phán có thể buộc đối tác nhượng bộ hơn nữa bằng cách kéo dài quá trình đàm phán Một số nghiên cứu cho thây rằng, các nhà đàm phán đưa thẳng ngay “giá chót” ra sẽ bị bất lợi Trong đàm phán kinh doanh quốc tế còn phải lưu ý đến truyền thống văn hóa và thông lệ kinh doanh khác nhau của các bên Các bên khó

có thể hiểu được đầy đủ và điều chỉnh theo văn hóa và truyền thống của đôì tác, nhưng lưu tâm đến sự khác biệt đó là điều quan trọng và

có thể làm được Ớ nhiều thị trường mới nổi thì mối quan hệ giữa các bên đôi khi còn quan trọng hơn nhiều so với các chi tiết về kỹ thuật

và kinh tế Các nhà đàm phán từ những nước này rất thận trọng và bỏ nhiều thời gian để không làm người khác bực mình hay không sử dụng những từ ngữ nặng nề, và họ trông chờ phía bên kia cũng xử sự theo cung cách đó

Sự cân bằng giữa thái độ kiên định bảo vệ lập trường và tin tưởng ở đối tác là rất quan trọng trong đàm phán Hiểu được việc đôi tác sẩn sàng bỏ qua giai đoạn đầu mà không đòi hỏi sự nhượng bộ là việc làm

có ý nghĩa lớn Nhưng việc gửi và nhận tín hiệu đúng và nhanh chóng

22

ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC T Ể

là điều không đơn giản Các nhà đàm phán đã từng làm việc với nhau

có thể dễ dàng hiểu nhau, nhưng đối với những người gặp nhau lần đầu thì việc này rất khó Các nhà đàm phán luôn đưa ra các tín hiệu

có điều kiện như: “Chúng tôi không thể chấp nhận đề nghị của các bạn, nếu ”, hoặc “Chúng tôi thấy thiết bị của các bạn hoàn toàn phù hợp với yêu cầu của chúng tôi, nhưng không phải ở mức giá mà các bạn đưa ra ”

Thường bên nào cho rằng ưu thế tương đôi của mình cao hơn đối tác, thì sẽ ít nhượng bộ hơn, còn bên yếu thế hơn sẽ chịu lép vế, nhượng

bộ nhiều hơn và tạo được bầu không khí đàm phán tốt hơn Giữ được

sự mềm dẻo, ôn hòa giữa các bên và các vấn đề là điều tối quan trọng trong giai đoạn này Thường là khi xác định được mức độ thành tâm của đối tác, người ta sẽ quyết định chuyển sang giai đoạn tiếp theo Ví

dụ, bên bán có thể giảm giá nếu bên mua đưa ra điều kiện thanh toán tốt hơn Những yếu tố khác cũng có thể được trao đổi cho dù không thể định lượng được chúng Chẳng hạn như, việc thâm nhập thị trường lớn được bảo hộ thì quan trọng và mang tính chiến lược hơn là đạt

được nhiều lợi nhuận trong thương vụ hiện tại ở thị trường nhỏ, nhiều

rủi ro

Giai đoan 3 Hậu đàm phán:

ở giai đoạn này, tất cả các điều kiện đều được thỏa thuận xong Hợp

đồng dang được soạn thảo và chuẩn bị để ký Kinh nghiệm cho thấy rằng việc soạn thảo hợp dồng và việc bàn bạc để lựa chọn, quyết định

sử dụng ngôn ngữ nào soạn thảo hợp đồng tự thân nó cũng có thể là một quá trình đàm phán, vì hai bên có thể hiểu theo nghĩa khác nhau Trong một vài trường hợp đàm phán giữa các công ty phương Tây và các công ty thuộc các nước đang phát triển đã xảv ra những bất đồng khi chọn ngôn ngữ sử dụng và ghi lai những vấn đề đã được thỏa thuận trước đó cùng những phản hồi tiêu cực từ các yếu tô cơ sở và bầu không khí đàm phán Để tránh hiện tượng phiền phức này, trong quá trình đàm phán các bên nên tóm tắt lại những gì đã thảo luận trước khi chuyển qua vấn đề tiếp theo và bằng cách nán lại vài phút cuối buổi đàm phán, cả hai bên nên đọc lại các điều khoản đã thỏa

thuận sau khi có sự tranh luận, nhượng bộ và điều chỉnh Việc đó sẽ giúp kiểm tra mức độ hiểu hợp đồng của mỗi bên vì các bên có thể hiểu hợp đồng theo cách khác nhau Điều này không chỉ có giá trị trong khâu soạn thảo ký kết hợp đồng, mà còn có ý nghĩa trong quá trình thực hiện hợp đồng Rắc rối có thể phát sinh trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng nếu các bên quá nôn nóng muốn đạt được thỏa thuận và không chú ý đến những điểm chi tiết Cách tốt nhất để giải quyết vân đề này là phải chắc chắn rằng các bên đã hiểu thông suốt những gì đã thỏa thuận trước khi rời khỏi bàn đàm phán Một nhà đàm phán điêu luyện sẽ tóm lược và kiểm tra lại xem hai bên đã hiểu đúng

ý nhau chưa bằng những câu nói, ví dụ như: “Liệu chúng tôi có hiểu đúng không nếu chúng tôi đồng ý điều khoản thanh toán của các bạn với thời hạn trả chậm trong vòng 3 năm kể từ ngày ký hợp đồng thì các bạn sẽ giảm giá 7%, có phải không?”

Trong suốt giai đoạn này, bạn hãy luôn nhớ: phải thường xuyên rút kinh nghiệm cho các vòng đàm phán sau Quá trình đàm phán đàm

phán có thp tóm tắt trong hình 1.2 (xem 1.2).

I.4.3.2 Các yếu tô' văn hóa:

Như đã trình bày ở trên, các yếu tố văn hóa (sẽ trình bày chi trong chương 2) có vai trò đặc biệt quan trọng trong các cuộc đàm phán kinh

doanh quốc tế Dưới đây xin giới thiệu một số đặc điểm quan trọng nhâ't của các yếu tố này

Thời gian.

Thời gian có ý nghĩa và tầm quan trọng khác nhau trong các nền văn hóa khác nhau Trong khi “thời gian là tiền bạc” đối với nền văn hóa phương Tây, nó lại không có giá trị đến như vậy với nhiều nền văn hóa ở châu Á, châu Mỹ Latinh và châu Phi Điều đó ảnh hưởng tới tốc

độ đàm phán và thời gian bắt đầu các cuộc gặp mặt Việc quan trọng đối với các nhà đàm phán là phải có trước những thông tin về hành vi liên qụan tới vân đề thời gian của đối tác Điều đó giúp họ sắp đặt thời gian của mình cũng như có đủ kiên nhẫn và không cáu giận trong quá trình đàm phán

2 4

DẦM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC T Ể

Nội dung cơ bản

của mỗi giai đoạn đàm phán

G I A I

ĐOẠN

TIỀN ĐÀM PHÁN

• Chuẩn bị thông tin, năng lực cán bộ đàm phán và các điều kiện cần thiết khác

• Xác định nội dung đàm phán, các mục tiêu

• Trình bày quan điểm, yêu cầu của mình

• Lắng nghe đốì tác trình bày quan điểm của họ

Vai trò cá nhân so với vai trò tập thể.

Có sự khác biệt rất lớn về vấn đề này ở các quốc gia có nền văn hóa

khác nhau Ở một số nước vai trò cá nhân rất được xem trọng (đặc

biệt ở các nước phương Tây), còn ở một số nước khác người ta lại xem

trọng vai trò tập thể (các nước phương Đông) Đi sâu vào từng nhóm

quốc gia (phương Đông hay phương Tây) ta thấy mức độ coi trọng

hành động cá nhân hay tập thể cũng thể hiện nhiều ít khác nhau

Nghiên cứu của Hoístede ở 70 nước đã cho chúng ta thấy rõ điều này

(Xem chi tiết ở chương 2).Trong đàm phán, điều quan trọng là phải có

kiến thức về đặc trưng văn hóa này, MÌ nó sẽ giúp ta hiểu được hành vi

của bên kia và đề ra được một chiến lược có hiệu quả Biết được phía

đối tác tìm kiếm một giải pháp tập thể hay lợi ích cá nhân sẽ có ích

cho việc trình bày các lý lẽ và thuyết phục đối tác

Cách giao tiếp.

Các nền văn hóa khác nhau có những cách thức giao tiếp khác nhau,

như: giao tiếp trực tiếp khác với gián tiếp và giao tiếp cởi mở khác

với giao tiếp ẩn ý Những điều đó có liên quan đến văn hóa cũng như

ngôn ngữ trong từng bốì cảnh cụ thể Một số ngôn ngữ có truyền

thông là mập mờ và người ngoài thấy khó mà giao tiếp được với

những người sử dụng ngôn ngữ đó Những ngôn từ kiểu như “có thể”,

“có lẽ ”, “hơn là ”, “tôi sẽ để tâm tới n ó ” và “không tiện” là một số ví

dụ về sự mơ hồ trong giao tiếp và đàm phán quốc tế “Có thể” và

“không tiện ” với một sô" nền văn hóa có nghĩa là không thể được

Trong một số nền văn hóa ngay cả “vâng” cũng có nghĩa là “có thể”

và “có lẽ ” thì có nghĩa là “không” Một số ngôn ngữ, ví dụ như một

số ngôn ngữ Ả Rập và châu Á, có truyền thống chứa đựng những

phóng đại, những ẩn dụ, bóng gió và sự lặp lại, có thể gây nhầm lẫn

cho người phương Tây Vì vậy, điều quan trọng là phải nhận thức

được những khía cạnh đó và tìm hiểu được ẩn ý Điều đó còn quan

trọng hơn nữa trong giao tiếp không dùng lời nói, khoảng không gian

dành riêng cho cá nhân, cái bắt tay, cách thức chào hỏi nhau, giao tiếp

giữa nam và nữ, những dâu hiệu tức giận là những khía cạnh quan

26

ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUÔC T Ế

trọng trong cách thức giao tiếp Hiểu biết về cách giao tiếp có thể

giúp cải thiện được quá trình và hiệu quả đàm phán

Ý nghĩa của các quan hệ cá nhân.

Ở các nền văn hóa khác nhau thì các quan hệ cá nhân trong đàm phán

có tầm quan trọng khác nhau Ở nhiều nước phương Tây, các nhà đàm

phán quan tâm hơn đến những vấn đề trước mắt và quan hệ giữa các

tổ chức công ty trong tương lai mà không quan tâm xem ai là đại diện

cho các công ty đó Trong khi đó ở một số nền văn hóa, nhân cách

của người đàm phán lại quan trọng hơn là tổ chức mà anh ta đại diện

hay là tầm quan trọng của vân đề Vì vậy ý nghĩa của quan hệ cá

nhân có thể khác nhau trong các cuộc đàm phán khác nhau (Xem chi

tiết trong chương 2 và phần IIIsách “Đàm phán trong kỉnh doanh quốc

tế ”).

I.4.3.3 Các yếu tô chiến lược.

Trong đàm phán kinh doanh qucíc tế, các bên phải chuẩn bị thật kỹ

các yếu tố chiến lược, như: cách trình bày, loại chiến lược sử dụng,

cách ra quyết định và liệu có cần một người trung gian hay một nhà tư

vấn từ bên ngoài hay không?

Cách trình bày.

Nhà đàm phán cần lựa chọn được cách trình bày phù hợp, trình bày

trịnh trọng hay thoải mái, tiến hành tập thể hay cá nhân Bởi mỗi

dân tộc có cách trình bày khác nhau, ví dụ: Trung Quốc, Đông Âu

trình bày tập thể, nhưng Ân Độ, Trung Đông lại trình bày cá nhân

Cách trình bày theo kiểu trịnh trọng hay thoải mái cũng rất khác nhau

ở nhiều nước Nếu không được chuẩn bị, người tham gia đàm phán có

thể mắc phải những sai lầm ngớ ngẩn nghiêm trọng ở giai đoạn mở

đầu đàm phán Một điều quan trọng nữa là phải biết lựa chọn nên

trình bày tất cả các vân đề một lượt hay tách riêng và lần lượt trình

bày từng vấn đề nhỏ và chọn cách thuyết trình nên mang tính biện

luận hay là nên mang tính thông tin, dựa trên các sự kiện và đi thẳng

vào vân đề

Chiến lược.

Có nhiều loại chiến lược cho đàm phán trong kinh doanh Những loại

quan trọng nhất là các chiến lược cứng, mềm, và trung dung (Xem chi

tiết chương 3).Trong chiến lược cứng, một bên sẽ ra giá ban đầu rất

cao và giữ chắc đó để chờ đợi bên kia nhượng bộ bước đầu Trong

chiến lược mềm, một bên sẽ không khởi đầu với một giá quá cao và

sẽ nhượng bộ bước đầu với hy vọng phía bên kia sẽ đáp ứng lại

Trong chiến lược trung dung, một bên sẽ không khởi đầu với giá quá

cao và họ sẽ chấp nhận ngay khi giá được đưa ra nằm trong mức độ

kỳ vọng thực tế của mình Điều quan trọng là phải có thông tin về

chiến lược của đối tác và điều chỉnh chiến lược của mình cho thích

hợp và có sẩn những phương án ứng phó

Ra quyết định.

Cần có một số thông tin về cách thức ra quyết định ( hung của bên kia

trước khi đi đàm phán Họ ra quyết định một cách vội vã hay sáng

suốt? Ai là người ra quyết định? Người đến bàn đàm phán có quyền ra

quyết định cuối cùng hay không? Đó là những vấn đề rất cần được

biết trước Trong nhiều nền văn hóa ở châu Á, 'iệc ra quyết định chịu

tác động nhiều bởi tầm quan trọng của việc giữ thể diện và làm ảnh

hưởng tới thời điểm ra quyết định

Sự cần thiết phải có người trung gian.

Một yếu tố chiến lược quan trọng nữa là xác định có cần dùng người

trung gian/ cố vấn hay các nhà đàm phán của công ty tự mình điều

hành cuộc đàm phán Nếu cần dùng người trung gian thì chi phí và lợi

ích đạt được là bao nhiêu? Theo ý kiến của nhiều chuyên gia đàm

phán, đôi tác hoặc thị trường càng xa lạ và phức tạp bao nhiêu thì

càng cần tđi người trung gian hay cố vấn bấy nhiêu Giờ đây, luôn sẩn

có người trung gian và các nhà tư vấn chuyên nghiệp cho các vùng

lãnh thổ cũng như cho các lĩnh vực công nghệ khác nhau Sẽ đạt được

những hiệu quả to lớn khi sử dụng kiến thức và kỹ năng của họ

28

ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TÊ

TÓM TẮT CHƯƠNG 1

Trong chương 1 ,chúng tôi đã lần lượt giới thiệu những vấn đề lý luận

cơ bản về Đàm phán trong kinh doanh quốc tế, như:

♦ Khái niệm đàm phán trong kinh doanh quốc tế.

♦ Các nguyên tắc cơ bản của đàm phán.

♦ Những điểm cần lưu ý và những sai lầm cần tránh trong đàm

phán.

♦ Các yếu t ố ảnh hưởng đến đàm phán trong kinh doanh quốc tế,

gồm:

- Các yếu t ố cơ sở: mục tiêu, môi trường, vị th ế trên thương trường,

bên thứ ba và người tham gia đàm phán.

- Bầu không khí đàm phán: xung đột/hợp tác, ưu thếãệ thuộc và

những kỳ vọng của các bên tham gia đàm phán.

- Quá trình đàm phán: các giai đoạn đàm phán, các yếu tố văn hóa

và chiến lược đàm phán.

Chương tiếp theo sẽ tập trung trình bày về ảnh hưởng của văn hoá

dân tộc, văn hóa tổ chức và tính cách cá nhân đến đàm phán trong

kinh doanh quốc tế.

BÀI TẬP CHƯƠNG 1

1 Trình bày khái niệm và vai trò của đàm phán trong kinh doanh?

2 Phân tích các nguyên tắc cơ bản của đàm phán?

3 Chứng minh rằng: “Đàm phán là một khoa học, đồng thời là một nghệ thuật”?

4 Hãy trình bày hiểu biết của anh/chị về những điểm cần lưu ý

và những sai lầm cần tránh trong đàm phán?

5 Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến đàm phán trong kinh

doanh quôc tế (các yếu tố cơ sở, bầu không khí đàm phán và quá trình đàm phán)?

30