Xây dựng hệ thống đánh giá kết quả thực hiện công việc theo công cụ KPI tại Công ty Cổ phần Hữu Liên Á Châu

TRNG I HC KINH T TP. H CHÍ MINH KHOA KINH T PHÁT T RI  N NGÀNH KINH T LAO NG & QUN LÝ NGUN NHÂN LC  CHUYÊN ăTTăNGHIP: XỂYăDNGăHăTHNGăÁNHăGIÁ KTăQUăTHCăHINăCÔNGăVICăTHEOăCÔNGăCăKPIă TIăCÔNGăTYăCăPHNăHUăLIểNăÁăCHỂU GVHD : TS.ăVăThăPhng SVTH : TrngăQuangăHin MSSV : 108202710 LP : NL1_K34 TP.HCM, tháng 04/2012 HNGăDNăTHCăHINăÁNHăGIÁăNHỂNăVIểN Stt Tiêu chí Dinăgii 1 Nghipăvă chuyên môn 1 Khôngăđápăngăđcăyêuăcuătiăthiu v kin thc chuyên môn / công vic đang lƠm. 2 ápăngăđcăyêuăcuătiăthiu v kin thc chuyên môn / công vic đang lƠm. 3 Có kin thc chuyên môn / công vic đang lƠm khá 4 Có kin thc chuyên môn / công vic đang lƠm gii 2 Chtălngă côngăvic 1 - Khôngăbaoăgi hoƠn thƠnh công vic đúng k hoch vƠ yêu cu (rt chm vƠ luôn tr so vi k hoch) - Thngăxuyên phi lƠm li / không đáp ng đc yêu cu ti thiu. 2 - Thnhăthong hoƠn thƠnh công vic đúng theo k hoch vƠ yêu cu (cn phi giám sát, nhc nh mi hoƠn thƠnh công vic) - Thnhăthong phi lƠm li / thnh thong đáp ng đc yêu cu ti thiu. 3 - Thngăxuyên hoƠn thƠnh công vic đúng theo k hoch vƠ yêu cu - ôiăkhi phi lƠm li / đáp ng đc yêu cu. 4 - Luôn hoàn thành công vic đúng k hoch vƠ yêu cu vƠ vt ngoƠi mong đi 3 TinhăthnălƠmă vic 1 - Khôngăbaoăgi th hin s nhit tình, quyt tơm, đón nhn nhim v mi trong kh nng vƠ giúp đ đng nghip. - Khôngăbaoăgi lƠm vic ngoƠi gi khi có yêu cu 2 - ôiăkhi th hin s nhit tình, quyt tơm, đón nhn nhim v mi trong kh nng vƠ giúp đ đng nghip - ôiăkhi lƠm vic ngoƠi gi khi có yêu cu (lƠm khi có s áp đt) 3 - Thngăxuyên th hin s nhit tình, quyt tơm, đón nhn nhim v mi trong kh nng vƠ giúp đ đng nghip - Thngăxuyên lƠm vic ngoƠi gi khi có yêu cu 4 - SnăsƠngăth hin s nhit tình, quyt tơm, đón nhn nhim v mi trong kh nng vƠ giúp đ đng nghip 4 Tuơnăthăniă qui công ty (an toàn lao đng, bo mt thông tin, bo v tài sn, ngh không phép … ) 1 Không tuơn th theo ni qui Công ty (≥ 4 ln / nm) / (≥ 2 ln trong quí) 2 Thnhăthong không tuơn th ni qui Công ty vƠ khi có s giám sát (1 ~ 3 ln / nm) / (1 ln trong quí) 3 Tuơnăth ni qui Công ty không cn giám sát 4 Tuơn th đúng ni qui Công ty vƠ giúp đ đng nghip cùng thc hin đúng các qui đnh 5 Chuyênăcn 1 Ngh vt phép > 5 ngƠy / nm (Xét quí:tng s ngƠy ngh > 5 ngƠy trong quí) 2 Ngh vt phép ≤ 5 ngƠy / nm (Xét quí: tng s ngƠy ngh 4~ 5 ngƠy trong quí) 3 Không ngh vt phép trong nm (Xét quí: tng s ngƠy ngh 3 ngƠy trong quí) 4 Không ngh quá 6 ngƠy phép trong nm (Xét quí: tng s ngƠy ngh < 3 ngƠy trong quí) CÔNG TY CP HU LIÊN Á CHÂU BM 01/NSHC MCăTIÊU, K HOCH HÀNH ĐNG CA B PHN NĂM  PHÒNG NHÂN S HÀNH CHÁNH STT MCTIÊU TRNG S CÁC HÀNH ĐNG U TIÊN NGI THC HIN THI GIAN THC HIN QUÝ 1 QUÝ 2 QUÝ 3 QUÝ 4 T10 T11 T12 T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 1 Hoàn thành vic xây dng h thng mô t công vic ca Công ty đt t l 100% Hoàn thành chc năng nhim v tt c các đn v x x Chun hóa các chc danh, Xây dng mu biu liên quan x x Phi hp trin khai xây dng mô t công vic các v trí ca tng đn v x x x x x x x x x Ra soát chnh sa và ban hành x x 2 Hoàn tt h thng các chính sách nhân s, quy đnh và quy trình nhân s Rà soát toàn b các chính sách, quy đnh và quy trình nhân s hin ti x x Xác đnh u tiên các chính sách, quy đnh, quy trình và tin hành hòan thin x x x x x x Trin khai vào thc t các chính sách quy đnh đã hoàn tt; u tiên lĩnh vc CB Đánh giá hiu qu Công vic; Gi nhân tài x x x x x 3 Tuyn dng đ s lng NS cho các đn v theo đnh biên ngân sách đc phê duyt Lp k hoch tuyn dng theo tng tháng x x x x x x x x x x x Liên h các ngun cung cp nhân s đ tìm đánh giá s b ng viên x x x x x x x x x x Phóng vn đánh giá ng viên đm bo thi gian đã đc qui đnh x x x x x x x x x x x Xây dng qui đnh phng vn ng viên khi ngh vic x x x Phân tích đánh giá cht lng, s lng công tác tuyn dng hàng tháng x x x x x x x x x x x x 4 Trin khai các chng trinh phát trin nhân s. Kt hp vi các đn v đánh giá năng lc và đnh hng phát trin ngh nghip cho các nhân viên x x Tng hp, quy hoch nhân s ch cht, nhân s k tha. x x 5 Trin khai các chng trinh đào to nhân s theo ngân sách đc duyt Xây dng và trin khai các chng trình đo to hi nhp cho các nhân viên mi mi quí mt đt x x x x Xây dng chng trình đào to phát trin năng lc qun lý cho các cán b cp trung và phi hp trin khai thc hin x x x x Xây dng và phi hp t chc các khóa hc đào to ni b và bên ngoài theo ngân sách đc phê duyt x x x x x 6 ADMIN : Qun lý chi phí hành chánh văn phòng phm đm bo tit kiêm Xây dng các quy ch qui đnh s dng các thit b văn phòng x x x x x 5 % theo ngân sách Tng hp cnh báo tình hình s dng ngân sách hàng tháng cho các đn v x x x x x x x x x x x x Xây dng qui ch qui đnh văn th hành chánh x x x x Ngày  Tháng  Năm  TNG GIÁM ĐC Giám Đc Điu Hành\Giám đc Qun Lý Trc Tip Trng Phòng\Phân xng BNăMÔăTăCÔNGăVIC Ln ban hƠnh: năv:ăPhòng Nhơn s HƠnh chánh Ngày ban hành: Chcădanh:ăTrng B phn HƠnh chánh NgƠy hiu lc: Mƣăs:ă Bc Công vic: Tómăttăcôngăvic:ă Tng hp, phơn tích, đánh giá, điu phi các hot đng liên quan đn công tác hành chánh trong Công ty vƠ mt s hot đng khác theo s phơn công ca Trng b phn. Phmăviăápădng Vn bn nƠy đc ph bin vƠ áp dng trong toƠn Công ty C phn Hu Liên Á Chơu. Nhimăvăchăyuăă  Tham gia xơy dng các quy trình, quy đnh liên quan đn các công tác hƠnh chính. óng góp ý kin vi Trng phòng Nhơn s HƠnh chánh nhm nơng cao hiu qu hot đng liên quan đn công tác hƠnh chính nh: o Qun lý con du. o Qun lý vn bn đi, đn. o Cung cp vn phòng phm. o ….  ánh giá các hot đng hƠnh chính t đó đa ra các thay đi, điu chnh cn thit v nhơn s, phng tin, cách thc lƠm vic nhm nơng cao hiu qu hot đng. Các hot đng hƠnh chính bao gm: o Công tác tip tơn. o Công tác qun lý vn bn đi, đn vƠ Qun lý con du vƠ lu tr h s. o Công tác xut nhp vn phòng phm. o Công tác điu phi phng tin vn chuyn phc v công tác. o Công tác v sinh đm bo sch s chung cho tòan Công ty. o Công tác chm sóc sc khe cho CBCNV thuc Công ty. o Vn đ cung cp ba n hƠng ngƠy cho CBCNV thuc Công ty.  Chu trách nhim qun lý, điu phi hot đng ca các nhân viên: Nhân viên tip tơn, Nhơn viên Vn Th, Nhơn viên Y t, Nhơn viên tip liu HƠnh chánh, Nhơn viên Tip liu. o Qun lý, giám sát hot đng ca Nhơn viên Tip tơn, đm bo thc hin tt công vic theo dõi, tip nhn các cuc đin thoi; vic tip đón hng dn khách đn liên h công tác; Tip nhn vƠ chuyn giao các vn bn ra bên ngoài. o Qun lý, giám sát hot đng ca Nhơn viên Vn th, dm bo thc hin tt công vic qun lý con du; qun lý công vn đi đn; lu tr h s đúng quy đnh. o Phân công, điu phi hot đng các Nhơn viên Tip liu hƠnh chính vƠ Nhơn viên Tip liu đáp ng yêu cu chungc a Công ty o Nm tình hình v công tác s cu, cp phát thuc vƠ x lý các vn đ liên quan đn công tác chm sóc sc khe cho CBCNV trong Công ty.  Qun lý Xơy dng ngơn sách vƠ theo dõi, kim soát chi phí hot đng hƠnh chính trong nm Thng kê các chi phí HƠnh chánh hƠng tháng vƠ thông báo đn cp trên đa ra cnh báo kp thi. Các chi phí hƠnh chính chu trách nhim qun lý bao gm: o Chi phí Vn phòng phm o Chi phí in thoi o Chi phí gi th o Chi phí Hoa ti o Chi phí Vn chuyn, đa rc CBCNV vƠ chi phí Taxi o Chi phí khám sc khe vƠ thuc men o Chi phí du lch o Chi phí s dng các dch v du lch (vé máy bay, lƠm visa, h chiu, khách sn)  Giám sát hot đng, cht lng ca đn v cung cp ba n hƠng ngƠy cho CBCNV trong công ty. o m bo tính v sinh, an toƠn thc phm ca ba n hƠng ngƠy. o a phn hi nhanh chóng vƠ các yêu cu kp thi nhm đm bo cht lng ba n. o Phi hp, h tr vi đn v cung cp khi cn thit.  Phi hp vi t trng đi xe du lch trong vic điu chuyn xe đi công tác phù hp vi nhu cu vƠ tính thit yu ca Công vic.  Chu trách nhim t chc vƠ phi hp t chc các chng trình hi hp, dƣ ngoi ca Công ty. o Lên k hoch vƠ trin khai thc hin công tác t chc chng trình ngh mát hƠng nm ca Công ty. o Phi hp vi các phòng ban, b phn t chc các chng trình hi ngh, đƠo to. o Phơn công nhim v cho các nhơn viên thuc b phn, phi vi vi các đn v phòng ban khác đ thc hin công tác t chc hiu qu.  Các nhim v khác o Chu trách nhim trong vic đt vé máy bay, khách sn phc v nhu cu công tác ca CBCNV thuc công ty. o Thc hin các nhim v khác theo s phơn công ca Cp trên Quanăhătrongăcôngăvic  Quan h lƠm vic ni b : o Nhn thông tin vƠ báo cáo trc tip cho Trng Phòng Nhơn s HƠnh chánh. o Giám sát tr tip: Nhơn viên tip tơn, Nhơn viên Vn Th, Nhơn viên Y t, Nhơn viên tip liu HƠnh chánh, Nhơn viên Tip liu. o n v cá nhơn phi hp: Các phòng ban trong toàn Công ty.  Quan h lƠm vic bên ngoƠi: o Các nhƠ cung cp sn phm, dch v. o Các c quan hƠnh chính nhƠ nc. PhmăviăQuynăhn  Phm vi, quyn hn trong công vic: o Ch đng trong vic điu phi công vic cho các nhơn viên thuc b phn HƠnh chánh nhm đm bo hiu qu công vic o Ch đng sp xp thc hin các nhim v mt cách linh hot, tùy thuc tình hung. o iu phi phng tin phc v hot đng ca Công ty.  Phm vi, quyn hn v tƠi chính: o c phép s dng hp lý ngơn sách đƣ đc phê suyt nhm phc v hiu qu các hot đng hƠnh chính. Yêuăcuăcnăthităchoăcôngăvic  Trình đ hc vn vƠ kinh nghim: o Tt nghip i hc ngƠnh Qun tr Kinh doanh vƠ đc đƠo to các khóa ngn hn v Qun tr HƠnh chánh vn phòng. o Trình đ ting anh (B) o Có kinh nghim lƠm vic 1 nm trong công tác HƠnh chánh.  K nng cn thit: o K nng s dng thƠnh tho các phm mm MS Office. o K nng trình bƠy, truyn đt. o K nng phơn công công vic vƠ qun lý con ngi, đng viên nhơn viên. o K nng qun lý thi gian. o Phơn tích, tng hp s liu, đánh giá vƠ lp báo cáo. o Qun lý tƠi sn, h s, d liu. o Giao t, đi ngoi, đƠm phán, gii quyt vn đ. NgiămăNhnăCôngăVic Hă&ăTênầầầầầầầầầầầầ PhêăDuytăCaăTrngănăVi Hă&ăTênầầầầầầầầầầầ. BIUăMUăÁNHăGIÁăMIăTHEOăKPIă(BMG02) H Tên Chc danh công vic: Trng nhóm HƠnh chánh NgƠy B nhim Phòng/Ban n v: phòng Nhơn s HƠnh chánh Sp/ Cp trên trc tip: Trng phòng Nhơn s HƠnh chánh Nm đánh giá 2012 Mi nhơn s ch nên có ti đa 5 Mc tiêu (KPI) tp trung vƠo các yêu cu quan trng nht phi thc hin chim 80% kt qu đánh giá toƠn din vƠ nng lc ca cá nhơn đt đc chim 20% kt qu đánh giá đánh giá toƠn din. KtăquăăđánhăgíaătoƠnădină=ăKtăquăđánhăgiáămcătiêuă*80%ă+ăKtăquăđánhăgiáănngălcă*20% vƠ Kt qu nƠy s đc s dng lƠm mt trong các c s đ xem xét điu chnh lng, khen thng, đƠo to, b trí công vic, thng tin ngh nghip ánh giá thƠnh tích cá nhơn đc đánh giá trên 2 loi bao gm ánhăgiáătheoămcătiêuăvƠăánhăgiáănngălc liên quan đn thc hin công viêc Các mc tiêu cn tuơn th theo nguyên tc SMART (c trng, đo đc, lng giá đc, thc t vƠ có thi hn c th). Kt qu đánh giá toƠn đin đc đánh giá theo các mc đ đt đc nh sau: (Mc đ này có th thay đi hàng nm theo quyt đnh ca HQT hoc Tng giám đc Công ty) IV Xut sc : Vt tt c các mc tiêu đc giao. KtăquăđánhăgiáătoƠnădinăđtă>ă106% III Khá : Luôn luôn đt vƠ đôi khi vt các ch tiêu đc giao. KtăquăđánhăgiáătoƠnădinătă100%ăđnă106% II t : Thng xuyên đt các mc tiêu đc giao. KtăquăđánhăgiáătoƠnădinătă76%ăđnă<ă=ă99% I Cha đt : Không hoƠn thƠnh mc tiêu, luôn phi giám sát, nhc nh. KtăquăđánhăgiáătoƠnădină<=75% Chú ý: Vic đánh giá không ch xem xét kt qu thc hin mƠ còn xem xét đn cách thc thc hin. Nh vy, các yu t nh hiu sut, thái đ lƠm vic vƠ lƠm vic nhóm (đoƠn kt, đng đi) s đc tính toán trong kt qu đánh giá cui cùng. I.ăÁNHăGIÁăTHÀNHăTệCHăLÀMăVIăC ( PERFORMANCE ASSESSMENT 1.1ăánhăGiáăMcăTiêuă(ăObjectiveăAssessmentă)ăChimă80%ăKtăquă đánhăgiáătoƠnădin MCăTIểUă(AgreedăObjectives) KTăQUăTăCăăăăăăăăăăăăăăăăă (Performance Measurement) KTăQUăÁNHăGIÁ IMă TRNGă S KTăQUă=ă TSă*ă KQG I II III IV TNGăCNG 100 [...]... tháng 6 thánh 5 tháng 4 15 4 tr c ngày 15 hàng tháng, t ng h p báo cáo các tr n v tình hình s d m và các n v phát sinh trong tháng li n k tr ó tháng 4 tháng 3 tháng 2 tháng 1 5 5 Tham gia xây d ng tài li u và ti n o h i nh p m i quý 1 l n cho các nhân viên m i vào nh n vi c trong quý quý 4 quý 3 quý 2 quý 1 10 6 Hoàn thành vi c n m b t th c hi n c công vi c gi i quy t các ch b o hi m c a nhân s tháng... hi m c a nhân s tháng 9 tháng 8 tháng 7 tháng 6 5 90% 90% 95% > 20 M C TIÊU (Agreed Objectives) 1 qu n ký chi phí hành phòng ph m b o ti t ki m 5 % theo ngân sách xây d ng 2 xây d nh c p phát, qu ph m 3 Xây d ng và trình duy t ban hành quy hành chánh u ph i, phân công công vi c, giám sát h tr các thành viên trong nhóm c a b n thân qu t 90% hoàn thành m c tiêu KPI c a m i các nhân t 80% tr lên T NG... các m c tiêu, th ng nh t cùng v i nhân viên th c hi t k t qu mong mu n và c i thi n cách mà các nhân viên hi n t nên hi u qu h n trong công vi c thi t l p k ho ch công vi c cho b n thân và nhân viên thu c b ph n qu n lý tr c ngày 25 - 90% tháng 5 tháng 7 tháng 5 . Đánh giá thành tích cá nhân đc đánh giá trên  loi bao gm Đánh giá theo mc tiêu và Đánh giá năng lc liên quan đn hot đng qun lý Các mc tiêu cn tuân th theo nguyên tc. toƠn din vƠ nng lc ca cá nhơn đt đc chim 20% kt qu đánh giá đánh giá toƠn din. Ktăquă đánh gíaătoƠnădină=ăKtăqu đánh giá mcătiêuă*80%ă+ăKtăqu đánh giá nngălcă*20% vƠ Kt qu. (KPI) tp trung vào các yêu cu quan trng nht phi thc hin chim 80% kt qu đánh giá toàn din và năng lc ca cá nhân đt đc chim 20% kt qu đánh giá đánh giá toàn din. Kt qu đánh