Tài liệu phổ cập tin học

Tài liệu Tin học đại cương Đoàn Khoa Kỹ Thuật – Công Nghệ – Môi Trường Lưu hành nội bộ Trang 1 MỤC LỤC MỤC LỤC 1 PHẦN I: CÁC KHÁI NIỆM CĂN BẢN 4 I. CÁC KHÁI NIỆM PHẦN CỨNG, PHẦN MỀM: 4 II. CÁC LOẠI MÁY TÍNH PHỔ BIẾN: 4 III. CẤU TẠO CỦA MỘT MÁY TÍNH CÁ NHÂN: 6 1. Thiết bị nhập: 6 2. Bộ xử lý trung tâm (CPU): 8 3. Thiết bị xuất: 8 4. Bộ nhớ máy tính (Thiết bị lưu trữ): 9 5. Các thiết bị vào/ra: 10 6. Thiết bị ngoại vi: 10 PHẦN II: WINDOWS EXPLORER 11 I. GIỚI THIỆU WINDOWS EXPLORER: 11 II. MỞ VÀ THOÁT KHỎI WINDOWS EXPLORER: 11 1. Mở Windows Explorer: 11 2. Thoát khỏi Windows Explorer: 11 III. TẠO THƯ MỤC, TẬP TIN, SHORTCUT: 12 1. Tạo thư mục (Folder): 12 2. Tạo tập tin (File): 12 3. Tạo lối tắt (Shortcut): 12 IV. ĐỔI TÊN THƯ MỤC, TẬP TIN: 13 V. SAO CHÉP, DI CHUYỂN THƯ MỤC, TẬP TIN: 13 1. Sao chép (Copy): 13 2. Di chuyển (Move): 13 VI. XÓA VÀ PHỤC HỒI ĐỐI TƯỢNG ĐÃ XÓA: 13 1. Xóa một đối tượng (Delete): 13 2. Phục hồi đối tượng đã xóa (Restore): 13 VII. ĐẶT THUỘC TÍNH CHO THƯ MỤC, TẬP TIN: 14 VIII. TÌM KIẾM: 14 PHẦN III: MICROSOFT WORD 2003 18 PHẦN IV: MICROSOFT POWERPOINT 2003 23 I. GIỚI THIỆU MICROSOFT POWERPOINT 2003: 23 II. KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI POWERPOINT: 23 1. Khởi động: 23 2. Thoát khỏi PowerPoint: 24 III. THIẾT KẾ MỘT TRÌNH DIỄN: 24 1. Tạo một trình diễn mới: 24 Tài liệu Tin học đại cương Đoàn Khoa Kỹ Thuật – Công Nghệ – Môi Trường Lưu hành nội bộ Trang 2 2. Tạo một khung nhìn (Slide) mới: 24 3. Sao chép Slide: 24 4. Xóa Slide: 24 5. Sắp xếp các Slide trong một trình diễn: Error! Bookmark not defined. 6. Đổi màu nền: 25 7. Thực hiện trình diễn: 25 IV. TẠO HIỆU ỨNG HOẠT HÌNH: 25 1. Tạo hiệu ứng hoạt hình cho các đối tượng trong Slide: 25 2. Tạo hiệu ứng hoạt hình chuyển tiếp giữa các Slide: 26 PHẦN V: MICROSOFT EXCEL 2003 30 I. GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL 2003: 30 1. Khởi động và thoát khỏi Excel: 30 2. Quản lý Workbook và Worksheet: 30 II. MỘT SỐ THAO TÁC ĐỊNH DẠNG: 32 1. Gõ nhiều dòng trong một ô: 33 2. Định dạng kiểu ngày/giờ: 33 3. Định dạng kiểu số: 33 4. Định dạng hiển thị ký hiệu tiền tệ: 33 5. Định dạng tùy biến (Custom) cho kiểu tiền tệ và ngày: 33 6. Cách lấy địa chỉ và ý nghĩa các loại địa chỉ: 34 7. Nhập liệu tự động: 34 8. Hiệu chỉnh nội dung: 35 9. Sao chép công thức: 35 10. Di chuyển: 35 III. TOÁN TỬ VÀ ĐỘ ƯU TIÊN: 35 IV. MỘT SỐ HÀM THÔNG DỤNG TRONG EXCEL: 36 1. Hàm là gì? 36 2. Các hàm thống kê (7 hàm thường gặp): 36 3. Các hàm xử lý chuỗi ký tự (5 hàm thường gặp): 37 4. Các hàm về thời gian (12 hàm thường gặp): 38 5. Các hàm toán học (4 hàm thường gặp): 39 6. Các hàm logic (3 hàm thường gặp): 40 7. Các hàm tìm kiếm (5 hàm thường gặp): 40 8. Các hàm thống kê theo điều kiện (2 hàm thường gặp): 41 9. Các hàm thống kê cơ sở dữ liệu (5 hàm thường gặp): 41 V. MỘT SỐ THAO TÁC TRÊN BẢNG TÍNH: 42 1. Sắp xếp dữ liệu: 42 2. Tổng hợp dữ liệu theo nhóm (Subtotal): 42 3. Lọc và rút trích dữ liệu: 43 Tài liệu Tin học đại cương Đoàn Khoa Kỹ Thuật – Công Nghệ – Môi Trường Lưu hành nội bộ Trang 3 4. Vẽ đồ thị: 44 VI. CÁC THÔNG BÁO LỖI THƯỜNG GẶP: 46 Tài liệu Tin học đại cương Đoàn Khoa Kỹ Thuật – Công Nghệ – Môi Trường Lưu hành nội bộ Trang 4 PHẦN I: CÁC KHÁI NIỆM CĂN BẢN I. CÁC KHÁI NIỆM PHẦN CỨNG, PHẦN MỀM:  Phần cứng (Hardware): Thuật ngữ phần cứng để chỉ các thành phần vật lý của máy tính như bộ xử lý trung tâm, chuột, bàn phím, màn hình,…  Phần mềm (Software): Phần mềm là các chương trình chạy trên máy tính để thực hiện tiến trình xử lý dữ liệu. Có thể chia thành hai loại phần mềm: - Phần mềm hệ thống – Operating System (OS) – hay Hệ điều hành: Là phần mềm phải có trên mọi máy tính cá nhân, là môi trường cho các chương trình khác hoạt động trên nó. Có nhiều loại hệ điều hành: + Hệ điều hành đơn nhiệm: MS-DOS + Hệ điều hành đa nhiệm: Microsoft Windows + Hệ điều hành mạng: Unix, Linux, NT,… - Phần mềm ứng dụng: Là các chương trình được thiết kế nhằm phục vụ nhu cầu sử dụng của con người để có thể hoàn thành một hay nhiều công việc nào đó. Ví dụ: Bộ phần mềm Office ứng dụng cho công việc văn phòng (Word, Excel,…), phần mềm thiết kế mẫu quảng cáo – Corel Draw, phần mềm xử lý ảnh số – Photoshop,… II. CÁC LOẠI MÁY TÍNH PHỔ BIẾN:  Máy tính lớn (Mainframe): Là loại máy tính có kích thước vật lý lớn, mạnh và đắt tiền được sử dụng trong hầu hết các tổ chức lớn. Hình 1: Một hệ thống máy tính lớn  Máy tính cá nhân: Hay còn gọi là PC (Personal Computer). Hầu hết các máy tính được sử dụng trong các văn phòng, gia đình mà ta thấy hiện nay được gọi là máy tính cá nhân. Hình 2: Máy tính cá nhân Tài liệu Tin học đại cương Đoàn Khoa Kỹ Thuật – Công Nghệ – Môi Trường Lưu hành nội bộ Trang 5  Máy MAC: Apple MAC là một loại máy tính nhưng không phải là một máy tính cá nhân. Nó sử dụng hệ điều hành MAC (Macintosh) và yêu cầu các phiên bản khác của các chương trình ứng dụng. Đó là một máy tính chuyên dụng. Hình 3: Một loại máy MAC của hãng Apple  Máy tính xách tay (Laptop): Laptop là tên của một loại máy tính nhỏ, gọn có thể mang đi theo người, có thể chạy bằng pin. Một tên gọi khác “Notebook” chỉ một loại Laptop nhỏ. Chúng đặc biệt được ưa chuộng bởi giới kinh doanh và những người cần trình bày hội thảo. Hình 4: Máy tính xách tay  Máy tính bỏ túi (Pocket PC): Hiện nay, thiết bị kỹ thuật số cá nhân (PDA) có chức năng rất phong phú, như kiểm tra e-mail, ghi chú ngắn gọn, xem phim, lướt Internet, nghe nhạc hay soạn tài liệu văn phòng… Đó là một máy tính bỏ túi. Các máy tính bỏ túi còn có tên gọi tiếng Anh là Pocket PC hay Palmtop, kích thước nhỏ như lòng bàn tay, nhiều máy hiện nay được tích hợp chức năng điện thoại di động. Hình 5: Một loại Pocket PC  Ngoài ra còn có rất nhiều loại máy tính chuyên dụng khác được thiết kế theo nhu cầu riêng biệt của người dùng. Tài liệu Tin học đại cương Đoàn Khoa Kỹ Thuật – Công Nghệ – Môi Trường Lưu hành nội bộ Trang 6 III. CẤU TẠO CỦA MỘT MÁY TÍNH CÁ NHÂN: Sơ đồ mô tả các bộ phận cơ bản trong một máy tính cá nhân Hình 6: Chu trình xử lý thông tin 1. Thiết bị nhập: Là các bộ phận thu nhận dữ liệu hay mệnh lệnh. Một số thiết bị nhập gồm:  Bàn phím (Keyboard): Là thiết bị nhập dữ liệu và câu lệnh, và được coi là thiết bị nhập thông tin chuẩn. Hình 7: Bàn phím máy tính  Chuột (Mouse): Là thiết bị điều khiển, mệnh lệnh cho máy tính thực hiện yêu cầu. Chuột có kích thước vừa nắm tay di chuyển trên một tấm phẳng (Mouse pad) theo hướng nào thì dấu nháy hoặc mũi tên trên màn hình sẽ di chuyển theo hướng đó, tương ứng với vị trí của viên bi hoặc tia sáng (Optical mouse – Chuột quang) nằm dưới bụng của nó. Một số máy tính có chuột gắn trên bàn phím. Tài liệu Tin học đại cương Đoàn Khoa Kỹ Thuật – Công Nghệ – Môi Trường Lưu hành nội bộ Trang 7 Hình 8: Chuột máy tính  Máy quét (Scanner): Máy quét được dùng để sao chép ảnh hay trang giấy để lưu giữ và hiển thị trên máy tính. Với các phần mềm nhận dạng ký tự máy quét có thể đọc các văn bản trên giấy và biến chúng thành tệp tin văn bản. Hình 9: Máy quét  Webcam: Ngày nay bạn có thể sử dụng một camera số nhỏ để trên màn hình cho phép truyền hai chiều hình ảnh và âm thanh. Hình 10: Webcam  Camera số: Camera số có thể được sử dụng tương tự một camera truyền thống, nhưng thay vì lưu trữ các bức ảnh trên các cuộn phim, các bức ảnh được lưu trữ trong bộ nhớ trong camera dưới dạng số hoá. Các bức ảnh có thể dễ dàng truyền tới máy tính và có thể xử lý với bất kỳ một chương trình đồ hoạ nào đã được cài đặt trong máy tính. Hình 11: Camera kỹ thuật số Tài liệu Tin học đại cương Đoàn Khoa Kỹ Thuật – Công Nghệ – Môi Trường Lưu hành nội bộ Trang 8 2. Bộ xử lý trung tâm (CPU): CPU (Central Processing Unit) là bộ não của máy tính, nó thực hiện hầu hết các công việc tính toán trong máy tính. CPU là một bộ phận quan trọng nhất trong máy tính, quy định tốc độ của máy tính. Tốc độ của CPU được đo bằng MHz. Tốc độ CPU càng cao thì máy tính xử lý dữ liệu càng nhanh. Hình 12: Mặt trước và mặt sau của một "con" CPU 3. Thiết bị xuất: Thiết bị xuất dùng để hiển thị kết quả xử lý của máy tính. Một số thiết bị bao gồm:  Màn hình (Monitor): Được sử dụng để đưa thông tin dưới dạng mà con người có thể hiểu được. Hình 13: Màn hình CRT và màn hình LCD  Máy in (Printer): Có nhiều loại máy in khác nhau của nhiều hãng khác nhau. Bao gồm: Máy in kim, máy in phun, máy in laser. Hình 14: Máy in  Loa (Speaker): Hầu hết các máy tính có thêm một cặp loa cùng với hệ thống. Thực tế trong một số trường hợp, màn hình có thể có loa nối trực tiếp với hệ thống. Hình 15: Một bộ loa Tài liệu Tin học đại cương Đoàn Khoa Kỹ Thuật – Công Nghệ – Môi Trường Lưu hành nội bộ Trang 9 4. Bộ nhớ máy tính (Thiết bị lưu trữ): Được dùng để lưu trữ thông tin và dữ liệu. Người ta chia bộ nhớ làm 2 loại: Bộ nhớ trong và bộ nhớ ngoài. a. Bộ nhớ trong:  RAM (Random Access Memory): Bộ nhớ truy cập ngẫu nhiên, là thiết bị lưu trữ dữ liệu tạm thời trong quá trình máy tính làm việc, dữ liệu sẽ bị mất vĩnh viễn khi không còn nguồn điện cung cấp. Máy tính sẽ chạy nhanh hơn nếu RAM có dung lượng lớn. Hình 16: Một thanh RAM  ROM (Read Only Memory): Bộ nhớ chỉ đọc, là một loại chíp nhớ đặc biệt được thiết lập từ khi sản xuất máy, nó lưu trữ các phần mềm có thể đọc nhưng không thể viết lên được. Thông tin không bị mất khi tắt máy. b. Bộ nhớ ngoài: Là các thiết bị dùng để lưu trữ thông tin, thường là đĩa từ.  Đĩa cứng: Là thiết bị điện tử thông dụng nhất dùng để lưu trữ thông tin. Ổ đĩa cứng được sử dụng để lưu trữ hệ điều hành, các chương trình ứng dụng và dữ liệu. Hình 17: Cấu tạo của ổ đĩa cứng  Đĩa quang (Compact Disk): Việc đọc ghi dữ liệu đối với loại đĩa này được thực hiện dựa trên công nghệ quang học (sử dụng công nghệ tia laser để đọc và ghi dữ liệu), tương thích với nhiều chương trình và phần cứng. Được sử dụng phổ biến trong việc lưu trữ nhạc, phim,… Hình 18: Ổ đĩa quang và đĩa quang  Đĩa mềm: Là thiết bị lưu trữ dữ liệu có dung lượng 1,44MB. Để sử dụng được đĩa mềm, cần phải có một ổ đĩa mềm (Floppy Drive) gắn trong máy tính.  USB flash disk: Hay còn gọi là Ramdisk là thiết bị lưu trữ dữ liệu phổ biến hiện nay bởi đặc tính gọn nhẹ, dung lượng chứa lớn, dễ sao lưu và ít trục trặc. Tài liệu Tin học đại cương Đoàn Khoa Kỹ Thuật – Công Nghệ – Môi Trường Lưu hành nội bộ Trang 10 Hình 19: USB flash disk c. Các đơn vị cơ bản của bộ nhớ dữ liệu: Để biết kích cỡ (hay còn gọi là độ lớn) của một chương trình hay một tệp tin chúng ta phải sử dụng đến các đơn vị đo thông tin như Byte, Kilobyte (KB), Megabyte (MB), Gigabyte (GB), Terabyte (TB). Mỗi ký tự thông thường được biểu diễn bằng 1 Byte. + 1 KB = 1024 Byte, + 1 MB = 1024 KB, xấp xỉ 1.000.000 Byte, + 1 GB = 1024 MB, xấp xỉ 1.000.000.000 Byte, + 1 TB = 1024 GB, xấp xỉ 1.000.000.000.000 Byte. 5. Các thiết bị vào/ra: Thiết bị vào/ra (còn gọi là thiết bị đầu/cuối) cho phép máy tính thu nhận thông tin từ bên ngoài và gửi kết quả công việc của nó ngược trở lại. Có các loại thiết bị sau:  Modem: Là thiết bị chuyển đổi tín hiệu từ tín hiệu tương tự (Analogue) – tín hiệu truyền tải trên đường truyền như đường truyền điện thoại – sang dạng dữ liệu số (Digital) – tín hiệu máy tính – và ngược lại. Modem được sử dụng trong việc kết nối Internet qua đường dây điện thoại. Hình 20: Modem D-Link  Màn hình đặc biệt (Màn hình cảm ứng): Một màn hình chạm tay có thể hiển thị một hệ thống danh mục và cho phép nhập dữ liệu khi con người chạm tay vào danh mục được hiển thị trên màn hình. 6. Thiết bị ngoại vi: Các thiết bị cắm thêm bên ngoài được gọi là thiết bị ngoại vi. Bao gồm: Màn hình, máy in, chuột, bàn phím, máy quét, USB flash disk, modem,…    . sở dữ liệu (5 hàm thường gặp): 41 V. MỘT SỐ THAO TÁC TRÊN BẢNG TÍNH: 42 1. Sắp xếp dữ liệu: 42 2. Tổng hợp dữ liệu theo nhóm (Subtotal): 42 3. Lọc và rút trích dữ liệu: 43 Tài liệu Tin học đại. cho thư mục CCA, cho tập tin traloi.txt ở câu 3. Câu 5: Nén thư mục THI CCAB thành tập tin nén với tên thi.zip, sao chép tập tin này vào thư mục CCA.    Tài liệu Tin học đại cương Đoàn Khoa. còn gọi là Ramdisk là thiết bị lưu trữ dữ liệu phổ biến hiện nay bởi đặc tính gọn nhẹ, dung lượng chứa lớn, dễ sao lưu và ít trục trặc. Tài liệu Tin học đại cương Đoàn Khoa Kỹ Thuật – Công Nghệ