1. Hàm là gì?
Định nghĩa: Hàm(Function) là các cơng thức phức tạp được định nghĩa sẵn dùng
để thực hiện các tính tốn cho một vùng giá trị xác định, được cài đặt chung với phần mềm và được coi là tiện ích của phần mềm đĩ. Mỗi hàm là một cơng cụ nhằm giải quyết một cơng việc nhất định. Mỗi hàm cần cung cấp cácđối số theo một trật tự cú pháp nhất định. Hàm cĩ
thể trả về một giá trị, một chuỗi hoặc một thơng báo lỗi.
Cú pháp chung của các hàm:
Cú pháp của các hàm bắt đầu bằngtên hàm, các dấu mở ngoặc đơn, các đối số của
hàm được phân cách nhau bằng các dấu phẩy và cuối cùng là dấu đĩng ngoặc đơn.
Tuy nhiên, cĩ một số hàmkhơng cĩ đối số như hàm PI(), NOW(), DATE(),…
Các đối số cĩ thể là cácsố,chuỗi ký tự, cácgiá trị logic TRUE hoặc FALSE, các mảng dữ liệu, cácthơng báo lỗi hoặc các tham chiếu đến các ơ khác trong bảng tính. Ngồi
ra, các đối số cũng cĩ thể là cáchằng số, cáccơng thức, hoặc cáchàm khác. 2. Các hàm thống kê (7 hàm thường gặp):
Các ví dụ trong phần này sử dụng số liệu ở bảng bên dưới:
a. Hàm SUM:
Cú pháp:SUM(List)
Cơng dụng: Tính tổng các trị số trong danh sách (List).
Ví dụ:=SUM(B1:B7, 4) 40
b. Hàm MAX:
Cú pháp:MAX(List)
Cơng dụng: Trả về trị số lớn nhất trong danh sách (List).
Ví dụ:=MAX(B1:B7) 21
c. Hàm MIN:
Cú pháp:MIN(List)
Cơng dụng: Trả về trị số nhỏ nhất trong danh sách (List).
Ví dụ:=MIN(B1:B7) 2
Cú pháp:AVERAGE(List)
Cơng dụng: Tính trung bình cộng các trị số trong danh sách (List).
Ví dụ:=AVERAGE(B1:B7) 9
e. Hàm RANK:
Cú pháp:RANK(X, vùng xếp hạng, cách xếp hạng)
Cơng dụng: Trả về thứ hạng của trị số X trong vùng xếp hạng căn cứ vào cách xếp hạng. Nếu cách xếp hạng bằng0 thì X sẽ được đếm theo thứ tự hạnggiảm dần; nếu cách xếp
hạng bằng1thì X sẽ được đếm theo thứ tự hạngtăng dần.
Ví dụ: =RANK(C1, C1:C7, 1) 1
=RANK(C1, C1:C7, 0) 7
f. Hàm COUNT:
Cú pháp:COUNT(List)
Cơng dụng: Đếm số phần tử cĩ giá trị số, ngày, giờ (kể cả phần tử là biểu thức
hoặc hàm cho kết quả là một trị số, ngày, giờ) trong danh sách (List). Nếu đối số là một vùng bảng tính (Cell, Range) thì hàm sẽ đếm số ơ cĩ giá trị là trị số, ngày, giờ trong vùng. Với các đối số khơng phải là vùng bảng tính thì hàm sẽ đếm số lượng đối số cĩ giá trị số, ngày, giờ.
Ví dụ: =COUNT(B1:B7) 4
=COUNT(B1:B7, 6, “A”) 5
g. Hàm COUNTA:
Cú pháp:COUNTA(List)
Cơng dụng: Nếu đối số là một vùng bảng tính (Cell, Range) thì hàm sẽ đếm số ơ cĩ chứa số liệu trong vùng (khơng đếm các ơ trống). Với các đối số khơng phải là vùng bảng tính thì hàm sẽ đếm số lượng đối số. Ví dụ: =COUNT(B1:B7) 6 =COUNT(B1:B7, 6, “A”) 8 3. Các hàm xử lý chuỗi ký tự (5 hàm thường gặp): a. Hàm LEFT: Cú pháp:LEFT(text, n)
Cơng dụng: Trả vền ký tự bên trái của chuỗitext.
Ví dụ:=LEFT("Nguyen Tung", 6) "Nguyen"
b. Hàm RIGHT:
Cú pháp:RIGHT(text, n)
Cơng dụng: Trả vền ký tự bên phải của chuỗitext.
Ví dụ:=RIGHT("Bo mon Tin hoc", 7) "Tin hoc"
c. Hàm MID:
Cú pháp:MID(text, m, n)
Cơng dụng: Trả vền ký tự bắt đầu tại vị trím trong chuỗitext.
Ví dụ:=MID("Dai hoc An Giang", 9, 2)"An"
d. Hàm LEN:
Cơng dụng: Hàm cho giá trị số làsố lượng ký tự của chuỗitext.
Ví dụ:=LEN("Dai hoc An Giang") 16
e. Hàm VALUE:
Cú pháp:VALUE(text)
Cơng dụng: Chuyển một chuỗitextcĩ dạng số thành một trị số.
Ví dụ:=VALUE("2010") 2010
4. Các hàm về thời gian (12 hàm thường gặp):a. Hàm DAY: a. Hàm DAY:
Cú pháp:DAY(serial_number)
Cơng dụng: Cho trị làngày trong biểu thức dạng ngày tháng.
Ví dụ:=DAY(“10/7/2010”) 10
b. Hàm MONTH:
Cú pháp:MONTH(serial_number)
Cơng dụng: Cho trị làtháng trong biểu thức dạng ngày tháng.
Ví dụ:=MONTH(“10/7/2010”) 7
c. Hàm YEAR:
Cú pháp:YEAR(serial_number)
Cơng dụng: Cho trị lànăm trong biểu thức dạng ngày tháng.
Ví dụ:=YEAR(“10/7/2010”) 2010
d. Hàm DATE:
Cú pháp:DATE(năm, tháng, ngày)
Cơng dụng: Đổi giá trị của các đối sốnăm,tháng,ngày của hàm thành kiểu ngày.
Ví dụ:=DATE(2010, 7, 15) 15/7/2010
e. Hàm DATEVALUE:
Cú pháp:DATEVALUE(date_text)
Cơng dụng: Đổi chuỗi dạng ngày thành trị số (number).
Ví dụ:=DATEVALUE("15/7/2010") 40374
f. Hàm HOUR:
Cú pháp:HOUR(serial_number)
Cơng dụng: Cho trị làgiờtrong biểu thức dạnggiờ :phút :giây.
Ví dụ:=HOUR(“10:30:55”) 10
g. Hàm MINUTE:
Cú pháp:MINUTE(serial_number)
Cơng dụng: Cho trị làphúttrong biểu thức dạnggiờ :phút :giây.
Ví dụ:=MINUTE(“10:30:55”) 30
h. Hàm SECOND:
Cú pháp:SECOND(serial_number)
Cơng dụng: Cho trị làgiâytrong biểu thức dạnggiờ :phút :giây.
i. Hàm TIME:
Cú pháp:TIME(giờ, phút, giây)
Cơng dụng: Đổi giá trị của các đối sốgiờ,phút,giây của hàm thành kiểu giờ.
Ví dụ:=TIME(8, 30, 55) 8:30:55
j. Hàm TODAY:
Cú pháp:TODAY()
Cơng dụng: Cho trị làngàyhiện tại của máy.
k. Hàm NOW:
Cú pháp:NOW()
Cơng dụng: Cho trị làngày giờhiện tại của máy.
l. Hàm WEEKDAY:
Cú pháp:WEEKDAY(serial_number)
Cơng dụng: Trả vềthứ trong tuần của trị ngày.
Ví dụ:=WEEKDAY(“15/7/2010”) 5 (Thứ Năm)
Trong đĩ:1: Chủ Nhật;2: Thứ Hai;3: Thứ Ba;... 5. Các hàm tốn học (4 hàm thường gặp):
a. Hàm ABS:
Cú pháp:ABS(X)
Cơng dụng: Cho trị tuyệt đối của trị sốX.
Ví dụ:=ABS(-15) 10
b. Hàm ROUND:
Cú pháp:ROUND(X, n)
Trong đĩ:
+ X là số cần làm trịn, n là số lượng số muốn làm trịn. + Nếu n > 0 làm trịn về bên phải tính từ cột hàng đơn vị. + Nếu n < 0 làm trịn về bên trái tính từ cột hàng đơn vị. + Nếu n = 0 làm trịn đến cột hàng đơn vị (khơng lấy số lẻ).
Cơng dụng: Làm trịn trị sốX đếnn vị trí chỉ định tính từ cột hàng đơn vị. Ví dụ: =ROUND(2.15, 1) 2.2 =ROUND(2.149, 1) 2.1 =ROUND(-1.475, 2) -1.48 =ROUND(21.5, -1) 20 c. Hàm INT: Cú pháp:INT(X)
Cơng dụng: Cho trị là phần nguyên của trị sốX.
Ví dụ:=INT(8.9) 9
d. Hàm MOD:
Cú pháp:MOD(X, Y)
Ví dụ:=MOD(55, 2) 1
6. Các hàm logic (3 hàm thường gặp):a. Hàm IF: a. Hàm IF:
Cú pháp:IF(biểu thức luận lý, biểu thức 1, biểu thức 2)
Cơng dụng:Biểu thức luận lý chỉ cho 2 trị:TRUE hoặcFALSE. Hàm sẽ cho kết
quả làbiểu thức 1 nếu biểu thức luận lý cĩ giá trị TRUE, ngược lại sẽ cho kết quả là biểu thức 2.
Ví dụ:=IF(3>5, “Đúng”, “Sai”) Sai
b. Hàm AND:
Cú pháp:AND(biểu thức luận lý 1, biểu thức luận lý 2, ...)
Cơng dụng: Trả về giá trị TRUE nếu tất cả các đối số đều cĩ giá trị TRUE.
Ví dụ:=AND(3<4, 4<5, 8=8) TRUE
c. Hàm OR:
Cú pháp:OR(biểu thức luận lý 1, biểu thức luận lý 2, ...)
Cơng dụng: Trả về giá trị TRUE nếu cĩ ít nhất một biểu thức luận lý cho trị TRUE.
Ví dụ:=OR(3>4, 4<5, 8=8) TRUE
7. Các hàm tìm kiếm (5 hàm thường gặp):a. Hàm VLOOKUP: a. Hàm VLOOKUP:
Cú pháp:VLOOKUP(X, Vùng dị tìm, Cột lấy kết quả, Cách dị)
Cơng dụng: Dị tìm giá trị X trong cột đầu tiên bên trái của Vùng dị tìm và tùy
theoCách dị.
+ Nếucách dị bằng0 hoặc FALSE: Trường hợp này hàm chỉ dị tìm chính xác
giá trị X. Nếu khơng thấy thì xem như khơng tìm được.
+ Nếucách dị bằng1 hoặcTRUE hoặc “khơng cĩ đối số”: Trường hợp này nếu
khơng tìm được chính xác giá trị X thì hàm sẽ dị tìm trị lớn nhất nhỏ hơn X trong cột đầu tiên bên trái của Vùng dị tìm.
b. Hàm HLOOKUP:
Cú pháp:HLOOKUP(X, Vùng dị tìm, Dịng lấy kết quả, Cách dị)
Cơng dụng: Dị tìm giá trịX trongdịng đầu tiên bên trên của Vùng dị tìm và tùy
theoCách dị.
+ Nếucách dị bằng0 hoặc FALSE: Trường hợp này hàm chỉ dị tìm chính xác
giá trị X. Nếu khơng thấy thì xem như khơng tìm được.
+ Nếucách dị bằng1 hoặcTRUE hoặc “khơng cĩ đối số”: Trường hợp này nếu
khơng tìm được chính xác giá trị X thì hàm sẽ dị tìmtrị lớn nhất nhỏ hơn X trong dịng đầu tiên bên trên của Vùng dị tìm.
c. Hàm MATCH:
Cú pháp:MATCH(X, Vùng dị tìm, Cách dị)
Cơng dụng: Dị tìm giá trịX trongVùng dị tìm và tùy theoCách dị (Nếu dị tìm được thì hàm sẽ cho kết quả làsố thứ tự của ơ chứa trị tìm được trong Vùng dị tìm).
+ Nếucách dị bằng 0: Trường hợp này hàm chỉ dị tìm chính xác giá trị X. Nếu
khơng thấy thì xem như khơng tìm được.
+ Nếucách dị bằng1: Trường hợp này nếu khơng tìm được chính xác giá trị X
thì hàm sẽ dị tìm trịlớn nhất nhỏ hơn X trong Vùng dị tìm.
+ Nếucách dị bằng-1: Trường hợp này nếu khơng tìm được chính xác giá trị X
thì hàm sẽ dị tìm trịnhỏ nhất lớn hơn X trong Vùng dị tìm. d. Hàm INDEX:
Cú pháp:INDEX(Vùng lấy kết quả, X, Y)
Cơng dụng: Cho trị là giá trị của ơ ởdịng X vàcột Y củaVùng lấy kết quả.
+ Dịng X tính từ trên xuống dưới, dịng đầu tiên phía trên là dịng 1. + Cột Y tính từ trái sang phải, cột đầu tiên bên trái là cột 1.
e. Hàm CHOOSE:
Cú pháp:CHOOSE(Chỉ số, Giá trị 1, Giá trị 2, Giá trị 3, ...)
Cơng dụng: Trả vềGiá trịứng vớiChỉ số.
Ví dụ:=CHOOSE(3, “Cầu”, “Dừa”, “Đủ”, “Xồi”) Đủ
8. Các hàm thống kê theo điều kiện (2 hàm thường gặp):a. Hàm SUMIF: a. Hàm SUMIF:
Cú pháp:SUMIF(Vùng dị điều kiện, “Điều kiện”, Vùng lấy tổng số)
Cơng dụng: Tính tổng các ơ cĩ giá trị số thuộc Vùng lấy tổng số mà cĩ ơ tương
ứng cùng dịng thuộcVùng dị điều kiện thỏa đượcĐiều kiện.
Điều kiện là chuỗi ký tự phải được bao bởi cặp dấu ngoặc kép “…”, trong cặp dấu
nháy kép này một điều kiện nào đĩ được bắt đầu bởi 1 trong các tốn tử:> < >= <= = <>
(riêng nếu là điều kiện “bằng” thì cĩ thể khơng cần bắt đầu bởi tốn tử=). b. Hàm COUNTIF:
Cú pháp:COUNTIF(Vùng dị điều kiện, “Điều kiện”)
Cơng dụng: Đếm số ơ trong Vùng dị điều kiện quy định bởi Điều kiện (kể cả
những ơ chứa biểu thức hoặc hàm cho trị kết quả thỏa điều kiện).
Điều kiện: Giống hàmSUMIF.
9. Các hàm thống kê cơ sở dữ liệu (5 hàm thường gặp):a. Hàm DSUM: a. Hàm DSUM:
Cú pháp:DSUM(Vùng dị điều kiện, Cột cần tính tổng, Vùng điều kiện ngồi)
Cơng dụng: Tương tự hàmSUM. b. Hàm DMAX:
Cú pháp:DMAX(Vùng dị điều kiện, Cột cần lấy giá trị, Vùng điều kiện ngồi)
Cơng dụng: Lấy giá trị lớn nhất trong cột.
c. Hàm DMIN:
Cú pháp:DMIN(Vùng dị điều kiện, Cột cần lấy giá trị, Vùng điều kiện ngồi)
Cơng dụng: Lấy giá trị nhỏ nhất trong cột.
d. Hàm DCOUNT:
Cơng dụng: Tương tự hàmCOUNT. e. Hàm DCOUNTA:
Cú pháp:DCOUNTA(Vùng dị điều kiện, Cột cần đếm, Vùng điều kiện ngồi)
Cơng dụng: Tương tự hàmCOUNTA. V. MỘT SỐ THAO TÁC TRÊN BẢNG TÍNH:
1. Sắp xếp dữ liệu: Thực hiện theo các bước sau:
Bước 1:Quét chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp.
Bước 2:Chọn lệnhData\Sort để mở hộp thoạiSort.
Hình 39: Hộp thoại Sort dùng để sắp xếp bảng tính
Bước 3: Xác định các thơng số sắp xếp trong hộp thoại Sort, bao gồm:
Sort by (Then by,Then by): Chọn các cột làm khĩa thứ nhất (thứ hai, thứ ba) để
thực hiện sắp xếp. Dữ liệu sẽ được sắp xếp theo khĩa thứ nhất. Chỉ khi nào cĩ nhiều ơ ở cột dùng làm khố thứ nhất trùng nhau thì khố thứ hai mới được xét đến,…
Ascending: Sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
Descending: Sắp xếp theo thứ tự giảm dần.
Header row: Lấy dịng đầu tiên trong vùng chọn làm tiêu đề. Nếu chọn mục này,
Excel chỉ sắp xếp từ dịng thứ hai của danh sách trở đi.
No header row: Sắp xếp tất cả các dịng trong vùng đã chọn.
Bước 4:ClickOK.
2. Tổng hợp dữ liệu theo nhĩm (Subtotal):
Trong các danh sách lớn gồm nhiều mẩu tin, bạn cĩ thể dùng chức năng tổng hợp dữ liệu theo nhĩm (Subtotal) để tổng hợp số liệu thành các nhĩm theo yêu cầu. Ví dụ: Tổng lương của mỗi phịng ban, điểm trung bình của một nhĩm học sinh,…
Các bước thực hiện:
Bước 1:Sắp xếp (Sort) danh sách theo các cột muốn tổng hợp dữ liệu.
Bước 2:Click vào một ơ trong danh sách.
Hình 40: Hộp thoại Subtotal dùng để tổng hợp dữ liệu theo nhĩm
Bước 4: Trong hộpAt each change in, click vào cột chứa các nhĩm muốn tổng hợp. Cột này chính là cột đã sắp xếp ở bước 1.
Bước 5: Trong hộpUse function, chọn hàm sử dụng để thống kê hay tính tốn. Bao gồm:Sum,Count,Average,Max,Min,Product,…
Bước 6: Đánh dấu vào các hộp kiểm trong hộpAdd subtotal to để chọn các cột chứa các giá trị muốn thống kê hay tổng hợp.
Bước 7: ClickOKđể thực hiện.
3. Lọc và rút trích dữ liệu:
a. Lọc và rút trích tự động (AutoFilter):
Khi lọc bằng chức năng này thì chỉ những mẩu tin thỏa mãn điều kiện chỉ định mới được hiển thị, các mẫu tin cịn lại sẽ bị che.
Các bước thực hiện:
Chọn vùng dữ liệu hoặc chỉ cần di chuyển ơ hiện hành vào vùng dữ liệu cần lọc.
Chọn lệnh Data\Filter\AutoFilter, Excel sẽ thêm các nút thả bên phải mỗi ơ ở dịng tiêu đề. Click vào mỗi nút thả và chọn một trong các điều kiện lọc: All, Top 10,
Custom,…
Lưu ý:
Nếu đặt điều kiện ở các cột khác nhau thì chỉ những mẫu tin thỏa mãntất cả các
điều kiện đã đặt mới được hiển thị.
Muốn hiện lại tất cả các mẫu tin, bạn thực hiện lệnh Data\Filter\Show All hoặc
chọnAllở tất cả các cột.
Nếu muốn gỡ bỏ các nút thả thì chọn lại lệnhData\Filter\AutoFilter. b. Lọc và rút trích dữ liệu theo điều kiện đặt bên ngồi (Advanced Filter):
Khi điều kiện lọc phức tạp, hoặc bạn cần tính tốn điều kiện thay vì chọn dữ liệu đang cĩ,… bạn cĩ thể dùng tính năng lọc và rút trích nâng cao (Advanced Filter) của Excel.
Các bước thực hiện:
+Cách 1: Sao chép ơ trên dịng tiêu đề muốn đặt điều kiện lọc và dán vào một vị trí khác trên bảng tính, sau đĩ nhập các điều kiện lọc vàongay bên dưới.
+Cách 2: Đặt ơ hiện hành tại vùng trống bất kỳ ngồi bảng tính, đặt tên bất kỳ
cho vùng điều kiện sau đĩ di chuyển xuốngngay bên dưới gõ dấu = và lập điều kiện.
Quét chọn vùng dữ kiện cần trích lọc, thực hiện lệnh Data\Filter\Advanced Filter để mở hộp thoạiAdvanced Filter.
Hình 41: Hộp thoại Advanced Filter dùng để lọc theo điều kiện ngồi
Trong khung Action, chọnFilter the list, in-place để hiển thị kết quả lọc tại vị trí hiện tại hoặc chọn Copy to another location để lọc và hiển thị kết quả ở một vị trí khác được xác định trong hộpCopy to.
Xác định tham chiếu đến vùng chứa dữ kiện lọc trong hộp List range và vùng
chứa điều kiện lọc trong hộpCriteria range.
Xác định tham chiếu đến vùng chứa dữ kiện kết quả trong hộpCopy to (hộp này
chỉ được bật sáng khi bạn chọnCopy to another location trong khungAction).
Chọn Unique records only để chỉ hiển thị một mẩu tin nếu cĩ nhiều mẩu tin
hồn tồn giống nhau thỏa mãn điều kiện lọc.
ClickOK. Lưu ý:
Đối với cách 1 trong bước: Các điều kiện ghi trên cùngmột dịng là những điều
kiện thỏa mãn đồng thời (AND), các điều kiện ghi trên các dịng khác nhau là những điều
kiện thoả mãn khơng đồng thời (OR).
Khơng thể chép dữ liệu đã được trích lọc đến Sheet khác vớiAdvanced Filter.
Nếu bạn chọn mục Copy to annother location, tất cả dữ liệu (nếu cĩ) ở phía dưới tham chiếu được chỉ ra trong hộpCopy to sẽ bị xố.
4. Vẽ đồ thị:Thực hiện theo các bước sau:
- Quét chọn vùng dữ liệu cần vẽ đồ thị (thường là các bảng thống kê).
- Chọn lệnhInsert\Chart để mở hộp thoạiChart Wizard và thực hiện 4 bước sau:
Hình 42: Xác định loại đồ thị cần vẽ