Dữ liệu khi nhập vào ơ sẽ được hiển thị theo các định dạng mặc nhiên. Các yếu tố định dạng mặc nhiên này phụ thuộc vào:
Các qui định các định dạng về cách nhập số (Number), ngày (Date), giờ (Time), ký hiệu tiền tệ (Currency),… nằm trong Control Panel\Regional and Language Options\ Customize.
Các quy định về Fonts, cỡ chữ qui định trong menu Tools\Options\General\Standard font vàTools\Options\General\Size của Excel.
1. Gõ nhiều dịng trong một ơ:
Trong Excel, muốn gõ dữ liệu nhiều dịng trong một ơ, ta nhấn tổ hợp phímAlt +Enter
tại vị trí cần xuống dịng.
2. Định dạng kiểu ngày/giờ:
Bước 1:Chọn khối dữ liệu muốn định dạngkiểu ngày/giờ.
Bước 2:VàoFormat\Cells, chọn thẻNumber, chọnDate/Time trongCategory.
Bước 3:Chọn một kiểu ngày/giờ trong khungType. ClickOK. 3. Định dạng kiểu số:
Bước 1:Chọn khối dữ liệu muốn định dạngkiểu số.
Bước 2: VàoFormat\Cells, chọn thẻNumber, chọnNumber trongCategory.
Hình 36: Hộp thoại định dạng kiểu số
Chọn các định dạng: Số chữ số thập phân (Decimal places); sử dụng dấu
phân cách hàng nghìn (Use 1000 separator (,)); dạng hiển thị số âm (Negative numbers).
Bước 3: ClickOK.
4. Định dạng hiển thị ký hiệu tiền tệ:
Bước 1: Chọn khối dữ liệu muốn định dạngkiểu tiền tệ.
Bước 2: VàoFormat\Cells, Chọn thẻNumber, chọnCurrency trongCategory.
Bước 3:Chọn số chữ số thập phân (Decimal places); ký hiệu tiền tệ (Symbol); dạng hiển thị số âm (Negative numbers).
Bước 4:ClickOK.
5. Định dạng tùy biến (Custom) cho kiểu tiền tệ và ngày:
Bước 1:Chọn khối dữ liệu muốn định dạng.
Bước 3: Trong khung Type, gõ vào mã định dạng dd/mm/yyyy để hiển thị kiểu
ngày dạngngày/tháng/năm hoặc #,##0.00 "đồng" để hiển thị dữ liệu kiểu tiền tệ ở dạng cĩ chữđồng phía sau số tiền (cĩ 2 số lẻ thập phân).
Hình 37: Hộp thoại định dạng kiểu tùy biến
Bước 4: ClickOK.
6. Cách lấy địa chỉ và ý nghĩa các loại địa chỉ:
Khi muốn sử dụng giá trị củamột ơ hoặcmột vùng vào biểu thức, ta đưa tên ơ hoặc tên
vùng vào trong biểu thức, các tên này được gọi làđịa chỉ tham chiếu. Trong Excel cĩ 3 loại
địa chỉ tham chiếu: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Địa chỉ tham chiếu tương đối: Là loại địa chỉ sẽ bị thay đổi khi ta thực hiện các
thao tác di chuyển, chép,…
Địa chỉ tham chiếu tuyệt đối: Là loại địa chỉkhơng bị thay đổi khi ta thực hiện các
thao tác di chuyển, chép,… Muốn sử dụng địa chỉ tuyệt đối ta thêm ký hiệu$ vào trước chỉ số
cột và chỉ số dịng.
Địa chỉ tham chiếu hỗn hợp:Là loại địa chỉđược kết hợp giữa địa chỉ tham chiếu tương đối và địa chỉ tham chiếu tuyệt đối.
Ví dụ: Ta cĩ các tham chiếu sau:
A4 + 2 tham chiếu tương đối đến ơ A4. $A$4+ 2 tham chiếu tuyệt đối đến ơ A4.
$A4+ 2 tham chiếu tuyệt đối cột và tương đối dịng đến ơ A4.
A$4+ 2 tham chiếu tương đối cột và tuyệt đối dịng đến ơ A4.
7. Nhập liệu tự động:
Chức năng này thường được dùng để nhập số thứ tự, ta thực hiện theo các bước:
Bước 2: Chọn khối hai ơ chứa giá trị này.
Bước 3:Đưa chuột vào ơ vuơng ở gĩc dưới bên phải (thấy con trỏ thành dấu+).
Hình 38: Cách đánh số thứ tự
Bước 3:Nắm giữchuột trái và kéo theo hướng phù hợp. 8. Hiệu chỉnh nội dung:
Click chọn vào ơ muốn chỉnh sửa nội dung, sau đĩ thực hiện theo một trong các cách:
Nhấn phímF2.
Double-click vào ơ cần hiệu chỉnh.
Hiệu chỉnh trên ơ nhập cơng thức.
9. Sao chép cơng thức:
Bạn cĩ thể sao chép cơng thức tương tự như sao chép dữ liệu. Ngồi ra, bạn cĩ thể click chuột vàoFill handle của ơ chứa cơng thức rồi rê nĩ xuống dưới hoặc sang phải theo hướng
muốn sao chép (tương tự mục nhập liệu tự động).
10. Di chuyển:
Bước 1:Chọn khối dữ liệu cần di chuyển.
Bước 2:Gõ tổ hợp phímCtrl+X hoặc chọn menuEdit\Cut.
Bước 3:Đưa con trỏ tới ơ đích gõCtrl+V hoặc chọn menuEdit\Paste.
Ngồi ra cịn một số thao tác định dạng khác nữa (Dán đặc biệt, chèn dịng/cột, xĩa dịng/cột, hiệu chỉnh độ rộng của dịng/cột, canh chỉnh dữ liệu trong ơ, xĩa định dạng,…) Người học cĩ thể tự kham khảo thêm các tài liệu khác liên quan.