V. MỘT SỐ THAO TÁC TRÊN BẢNG TÍNH:
3. Lọc và rút trích dữ liệu:
a. Lọc và rút trích tự động (AutoFilter):
Khi lọc bằng chức năng này thì chỉ những mẩu tin thỏa mãn điều kiện chỉ định mới được hiển thị, các mẫu tin cịn lại sẽ bị che.
Các bước thực hiện:
Chọn vùng dữ liệu hoặc chỉ cần di chuyển ơ hiện hành vào vùng dữ liệu cần lọc.
Chọn lệnh Data\Filter\AutoFilter, Excel sẽ thêm các nút thả bên phải mỗi ơ ở dịng tiêu đề. Click vào mỗi nút thả và chọn một trong các điều kiện lọc: All, Top 10,
Custom,…
Lưu ý:
Nếu đặt điều kiện ở các cột khác nhau thì chỉ những mẫu tin thỏa mãntất cả các
điều kiện đã đặt mới được hiển thị.
Muốn hiện lại tất cả các mẫu tin, bạn thực hiện lệnh Data\Filter\Show All hoặc
chọnAllở tất cả các cột.
Nếu muốn gỡ bỏ các nút thả thì chọn lại lệnhData\Filter\AutoFilter. b. Lọc và rút trích dữ liệu theo điều kiện đặt bên ngồi (Advanced Filter):
Khi điều kiện lọc phức tạp, hoặc bạn cần tính tốn điều kiện thay vì chọn dữ liệu đang cĩ,… bạn cĩ thể dùng tính năng lọc và rút trích nâng cao (Advanced Filter) của Excel.
Các bước thực hiện:
+Cách 1: Sao chép ơ trên dịng tiêu đề muốn đặt điều kiện lọc và dán vào một vị trí khác trên bảng tính, sau đĩ nhập các điều kiện lọc vàongay bên dưới.
+Cách 2: Đặt ơ hiện hành tại vùng trống bất kỳ ngồi bảng tính, đặt tên bất kỳ
cho vùng điều kiện sau đĩ di chuyển xuốngngay bên dưới gõ dấu = và lập điều kiện.
Quét chọn vùng dữ kiện cần trích lọc, thực hiện lệnh Data\Filter\Advanced Filter để mở hộp thoạiAdvanced Filter.
Hình 41: Hộp thoại Advanced Filter dùng để lọc theo điều kiện ngồi
Trong khung Action, chọnFilter the list, in-place để hiển thị kết quả lọc tại vị trí hiện tại hoặc chọn Copy to another location để lọc và hiển thị kết quả ở một vị trí khác được xác định trong hộpCopy to.
Xác định tham chiếu đến vùng chứa dữ kiện lọc trong hộp List range và vùng
chứa điều kiện lọc trong hộpCriteria range.
Xác định tham chiếu đến vùng chứa dữ kiện kết quả trong hộpCopy to (hộp này
chỉ được bật sáng khi bạn chọnCopy to another location trong khungAction).
Chọn Unique records only để chỉ hiển thị một mẩu tin nếu cĩ nhiều mẩu tin
hồn tồn giống nhau thỏa mãn điều kiện lọc.
ClickOK. Lưu ý:
Đối với cách 1 trong bước: Các điều kiện ghi trên cùngmột dịng là những điều
kiện thỏa mãn đồng thời (AND), các điều kiện ghi trên các dịng khác nhau là những điều
kiện thoả mãn khơng đồng thời (OR).
Khơng thể chép dữ liệu đã được trích lọc đến Sheet khác vớiAdvanced Filter.
Nếu bạn chọn mục Copy to annother location, tất cả dữ liệu (nếu cĩ) ở phía dưới tham chiếu được chỉ ra trong hộpCopy to sẽ bị xố.
4. Vẽ đồ thị:Thực hiện theo các bước sau:
- Quét chọn vùng dữ liệu cần vẽ đồ thị (thường là các bảng thống kê).
- Chọn lệnhInsert\Chart để mở hộp thoạiChart Wizard và thực hiện 4 bước sau:
Hình 42: Xác định loại đồ thị cần vẽ
Chart type: Chọn loại đồ thị.
Chart sub-type: Chọn loại đồ thị con.
ClickNextđể tới bước 2.
Bước 2: Xem và hiệu chỉnh dữ liệu nguồn.
ThẻData Range:
+Data range: Chứa địa chỉ dữ liệu nguồn.
+Series in:Lựa chọn dữ liệu nằm theo dịng (Rows) hay theo cột (Columns).
ThẻSeries: Hiệu chỉnh lựa chọn dữ liệu nguồn (chỉ thực hiện khi cần thiết).
ClickNextđể tới bước 3.
Bước 3: Đặt tên cho đồ thị và các tùy chọn hiển thị.
Hình 44: Đặt tên cho đồ thị và các tùy chọn hiển thị
ThẻTitles: Đặt tên cho đồ thị trong mụcChart title.
ThẻLegend: Xác định nơi đặt bảng chú thích.
ThẻData Labels: Xác định cách hiển thị số liệu trên đồ thị.
ClickNextđể tới bước 4.
Bước 4: Xác định vị trí đặt đồ thị.
Hình 45: Xác định vị trí đặt đồ thị
As new sheet: Tạo một Sheet mới chỉ chứa đồ thị.
As object in: Chọn một trong các Sheet đang mở để đặt đồ thị.
ClickFinishđể hồn tất.
LỖI Ý NGHĨA
####### Cột thiếu độ rộng, dùng chuột kéo độ rộng cột ra cho phù hợp. #DIV/0! Xảy ra khi trong cơng thức cĩ phép tính chia cho 0.
#NAME? Trong cơng thức cĩ một tên mà Excel khơng hiểu. #NULL! Dữ liệu rỗng.
#NUM! Lỗi dữ liệu kiểu số. #REF! Sai vùng tham chiếu.
#VALUE! Cơng thức cĩ tốn hạng và tốn tử sai kiểu.
BÀI TẬP:
Bài 1:
1. Nhập và định dạng bảng tính theo mẫu sau:
2. Cho biết ký tự đầu tiên của SBD là mã ngành, điền thơng tin vào cộtMã ngành?
3. ĐếmSố mơn dự thi của từng thí sinh?
4. TínhTổng điểm vàĐiểm TB?
5. Làm trịn cộtĐiểm TB cịn 1 số lẻ?
6. HãyXếp hạng cho từng thí sinh dựa vào cột Điểm TB?
Bài 2:
1. Nhập và định dạng bảng tính:
2. Điền thơng tin cho cộtTổng số hộp dựa vào các ký tự số trong Mã khách hàng? Chuyển
giá trị vừa cắt được thành số?Ví dụ: Mã khách hàng làAG105V thì Tổng số hộp là105.
3. TínhSố thùng, biết mỗi thùng cĩ 40 hộp vàSố hộp lẻ cịn lại.
4. Đơn giá 1 thùng là 120.000đ và 1 hộp là 4.000đ, lập cơng thức tính cộtThành tiền?
5. Chèn thêm cộtSTT vào phía trước cột Mã khách hàng? Định dạng cộtThành tiền cĩ
Bài 3:
1. Nhập và định dạng bảng tính:
2. Điền thơng tin cho cộtLoại? Nếu ký tự đầu tiên của Hĩa đơn làA thì “Loại nhất”, là B
thì “Loại nhì”, cịn lại là “Loại thường”.
3. Dùng hàm để xem mỗi hĩa đơn được xuất vàoThứ mấy trong tuần?
4. Lập cơng thức điền vào cộtSố lượng dựa vào cột Hĩa đơn?
5. Các hĩa đơn là “Loại nhất” hoặc “Loại nhì” và cĩ Số lượng từ 100 trở lên thì được
Bài 4:
1. Nhập và định dạng bảng tính:
2. Dựa vào 2 ký tự đầu của Mã khách và Bảng 1 để điền vào cộtQuê quán?
3. Dựa vào 2 ký tự giữa của Mã khách và Bảng 2 để điền vào cộtĐơn vị?
4. Điền cộtSố lượng dựa vào Mã khách?
5. Căn cứ vào Mã khách và Bảng 1, điền thơng tin cho cộtĐơn giá?
6. Khách hàng ở An Giang khơng tính thuế, ngược lạiThuế = Số lượng * Đơn giá * 10%.
7.Sắp xếp bảng tính tăng dần theo Quê quán, nếu trùng thì sắp giảm dần theo Đơn vị.
8.Tổng hợp (Subtotal) Số lượng theo Quê quán?
9.Thống kêSố lượng hàng và Số chứng từ theo từng loại?
10.Rút trích khách hàng quê ở An Giang và mua với Số lượng từ 200 trở lên?
Bài 5:
1. Nhập và định dạng bảng tính:
2. Tính cộtSố ngày = Ngày bán – Ngày mua?
3. Điền thơng tin vào cộtTên chứng từ = Tên VT + Loại. Trong đĩ:
Tên VT dựa vào ký tự đầu trong Mã chứng từ và dị trong Bảng 1.
Loại dựa vào ký tự cuối trong Mã chứng từ, nếu T:thường, ngược lại làđặc biệt.
Ví dụ: Mã chứng từ làGVNĐ thì Tên chứng từ làGạo đặc biệt.
4. Dựa vào Mã chứng từ và Bảng 2 để điền thơng tin cho cộtĐơn giá?
5.Tặng phẩm cho trường hợp cĩ Số lượng lớn nhất là “Một máy vi tính”, cịn lại để trống. 6.Sắp xếp bảng tính giảm dần theo Số ngày, tăng dần theo Số lượng?
7.Tổng hợp (Subtotal) Số lượng và Đơn giá theo Số ngày?
8. Lập điều kiện lọc vàrút trích ra các mẩu tin:cĩ Số lượng >= Số lượng trung bình.
cĩ Số lượng >= 500 và được bán trong tháng 4.là “Sữa” và được bán trong tháng 9. 9. Thiết lập cơng thức tính cácBảng thống kê?
10. Căn cứ vào Bảng thống kê 1 hãyvẽ đồ thị hình cột (Column) biểu diễn Số lượng gạo
và nếp theo từng tháng, đặt tên đồ thị là “Số lượng gạo, nếp trong năm 2010”, cho hiển thị số liệu trên từng cột của đồ thị. Đặt đồ thị tại Sheet mới với tênSố lượng.