đồ án công nghệ thông tin Xây dựng hệ thống thông tin kế toán tài sản cố định tại Công ty cổ phần Xây dựng và Thương mại Bắc 9

Việc tin học hóa các hoạt động quản lý của doanh nghiệp thông qua việcứng dụng các hệ thống thông tin quản lý đòi hỏi phải có những thay đổi phù hợp.Đứng trước thực tế như vậy, một số do

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án tốt nghiệp là trung thực, xuất phát từ tình hình thực tế nơi đơn

vị tôi thực tập

Tác giả đồ ánNguyễn Thị Hải

LỜI CẢM ƠN

Sau bốn năm học tập và rèn luyện tại Học viện tài chính, em đã được tiếp thunhững kiến thức hết sức bổ ích từ sự giảng dạy nhiệt tình của các thầy giáo, cô giáotrong trường Những kiến thức đó sẽ là những hành trang quý báu cho em sau khi ratrường Em sẽ luôn ghi nhớ công ơn dạy dỗ của các thầy, các cô

Qua đây, em cũng xin chân thành cảm ơn các thầy, các cô trong khoa Hệthống thông tin kinh tế đã nhiệt tình giảng dạy, cung cấp cho em những kiến thứcchuyên nghành vững chắc phục vụ hữu ích trong quá trình thực tâp tại Công ty cổphần Xây dựng và Thương mại Bắc 9

Đặc biệt, với lòng biết ơn sâu sắc, em xin gửi lời cảm ơn đến thầy giáo Th.sĩPhan Phước Long, người đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo em trong suốt thời gianthực hiện đề tài Những kiến thức bổ ích mà thầy cung cấp đã giúp em hoàn thành

đề tài một cách tốt nhất

Bên cạnh đó, em cũng xin gửi lời cảm ơn tới tất cả các nhân viên ban kế toánnói riêng và tất cả các nhân viên trong Công ty cổ phần Xây dựng và Thương mạiBắc 9 nói đã tạo điều kiện thuận lợi giúp em tiếp cận được với những công việcthực tế của công ty qua đó hoàn thành tốt những yêu cầu của khóa luận đặt ra

Mặc dù em đã cố gắng hoàn thiện đồ án với tất cả sự nổ lực của bản thân,nhưng chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót Kính mong quý Thầy Cô tậntình chỉ bảo

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 02 tháng 5 năm 2013 Sinh viên

Nguyễn Thị Hải

DANH MỤC CÁC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU

Trong thời đại ngày nay, không chỉ những nước phương Tây mà ngay cảnhững nước phương Đông chúng ta cũng phải công nhận một thực tế rằng, số lượngngười thu nhập và xử lý thông tin ngày càng tăng Mỗi năm ước tính có khoảnghàng triệu máy tính ra đời Các hệ thống máy tính này đã kết nối chúng ta lại vớinhau, và có thể nói rằng thời đại chúng ta ngày nay đó là thời đại công nghệ thôngtin (CNTT) Như chúng ta đã biết, trong những năm đầu của thế kỷ, các doanhnghiệp thường tập trung tiềm lực của họ vào những vấn đề như tự động hóa cáccông việc thủ công để đem lại hiệu quả kinh tế, thì trong những năm gần đây, thực

tế đã chứng minh rằng chỉ có những công việc trí óc mới đem lại lợi nhuận cao, nềnkinh tế thế giới mới phát triển nhanh hơn Nếu ở nước ta ngày càng phát triển nhiềusản phẩm kĩ thuật cao, nền kinh tế của nước ta sẽ đi lên nền kinh tế tri thức Mộttrong những nhân tố thúc đẩy nền kinh tế phát triển như vậy chính là sự tác độngcủa CNTT CNTT đóng vai trò của một lực lượng trợ giúp và là một chất xúc táccho nền kinh tế phát triển Những khái niệm về cơ sở dữ liệu, phần mềm thế hệ thứ

tư, hệ chuyên gia, vệ tinh viễn thông và tin học là những công cụ quản lý vô cùngtốt cho các doanh nghiệp Sự phát tán của những công cụ này đôi khi được thựchiện nhanh như chớp, như chúng ta đã biết

CNTT đang hiện diện và đóng vai trò quan trọng không thể thiếu trong quátrình quản trị, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp

Sự phát triển và ứng dụng CNTT đã làm thay đổi mô hình và cách thức hoạt độngkinh doanh của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến vị trí, vai trò và ứng dụng của doanhnghiệp Việc tin học hóa các hoạt động quản lý của doanh nghiệp thông qua việcứng dụng các hệ thống thông tin quản lý đòi hỏi phải có những thay đổi phù hợp.Đứng trước thực tế như vậy, một số doanh nghiệp đã nhận biết được điều này nênđang và sẽ áp dụng CNTT vào trong lĩnh vực quản lý của doanh nghiệp mình

Qua thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Xây dựng và Thương mại Bắc 9,

chưa áp dụng công nghệ thông tin rộng rãi Đặc biệt, em thấy vẫn chưa có một hệthống thông tin nào đặc thù cho công tác quản lý tài sản cố định tại công ty Do vậy,

em chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin kế toán tài sản cố định tại Công ty

cổ phần Xây dựng và Thương mại Bắc 9” làm công trình nghiên cứu của mình.

Với công trình nghiên cứu này, em tin nó sẽ phần nào giúp công ty khắc phục đượcnhững hạn chế, khó khăn trong công tác quản lý TSCĐ nói riêng, để từ đó thúc đẩy

sự phát triển nhanh và ổn định cho công ty trong tương lai

- Mục đích, phạm vi đề tài

Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Bắc 9 là công ty chuyên về xâydựng Công ty được chia làm nhiều phòng ban Mỗi phòng ban đảm nhiệm mộtcông việc nhất định Trong đó, công tác quản lý TSCĐ cũng là một khâu quantrọng Do vậy, yêu cầu đặt ra là phải quản lý tốt, xử lý thông tin về TSCĐ phải đượcthực hiện một cách chính xác, kịp thời

Em chọn đề tài trên vì em mong muốn xây dựng được một HTTT kế toánTSCĐ trong công ty sao cho phù hợp với tình hình hoạt động thực tế của công ty,đảm bảo tiết kiệm chi phí, tài nguyên máy tính và sử dụng thông tin được hiệu quảnhất

- Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống thông tin kế toán tài sản cố địnhtại công ty Cổ phần xây Dựng và Thương mại Bắc 9

- Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài em đã vận dụng phương pháp nghiên cứu duy vật biệnchứng kết hợp với các phương pháp: Thu thập thông tin, phương pháp phát triển hệthống thông tin quản lý, phương pháp phân tích hệ thống thông tin quản lý

Cùng với khả năng tư duy phân tích, kết hợp các phương pháp nghiên cứu để

Kết cấu của đề tài:

Tên đề tài:”Xây dựng HTTT kế toán tài sản cố định tại công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Bắc 9”.

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HTTT KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TSCĐ

TRONG DOANH NGHIỆP

Thông tin tự nhiên: là các thông tin sinh ra và thu nhận bởi con người trực

tiếp bằng các cơ quan biểu đạt hay cảm thụ tự nhiên của con người Cụ thể:

Thông tin viết (văn bản)Thông tin hình ảnh (tranh, ảnh, sơ đồ, …)Thông tin miệng (lời nói)

Thông tin xúc giác, khứu giác, âm thanh, …Thông tin có cấu trúc: là thông tin được chắt lọc từ các thông tin tự nhiên,bằng cách cấu trúc hóa lại, làm cho cô đọng hơn, chặt chẽ hơn

1.1.2 Phân loại HTTT

HTTT phát triển qua các loại hình sau:

- Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems)

nghiệp vì vậy sẽ giúp công ty giám sát được công việc và duy trì mối liên hệ gữanhững hoạt động trong kinh doanh.

- HTTT quản lý (Management IS)

Là hệ thống thông tin gồm CSDL hợp nhất và các dòng thông tin trợ giúp cáchoạt động tổ chức, quản lý, quyết định, sản xuất Chúng làm giảm nhẹ công việcquản lý bằng cách đưa ra những báo cáo có cấu trúc dựa trên cơ sở hoạt động cótính lặp đi lặp lại và qui chuẩn

Hình 1.1 - Cấu trúc của HTTT quản lý

- Hệ thống trợ giúp quyết định (Decision Support Systems)

Là một phần của HTTT được thiết kế với mục đích trợ giúp các hoạt động raquyết định của các cấp quản lý

- Hệ thống chuyên gia (ES)

Là các HTTT đặc biệt, hỗ trợ các nhà quản lý giải quyết các công việc và đưa

ra các quyết định thông minh

- Hệ tự động văn phòng (Office Automation Systems)

- Hệ thống hỗ trợ quản trị (ESS)

Hệ thống này hỗ trợ thông tin cần thiết cho những nhà quản trị cao cấp bằngcách tóm tắt và trình bày dữ liệu có mức tập trung cao nhất

1.1.3 Thành phần của một HTTTQL trong doang nghiệp

Một HTTTQL bao gồm 5 thành phần: (1) Con người, (2) Phần cứng, (3) Thủtục, (4) Dữ liệu, (5) Chương trình

(1) Con người: Là yếu tố quyết định trong hệ thống, thực hiện biến đổi các

thủ tục để tạo ra thông tin

(2) Phần cứng (máy tính điện tử): Là một thiết bị điện tử có khả năng tổ

chức và lưu trữ thông tin với khối lượng lớn, xử lý dữ liệu tự động với tốc độnhanh, chính xác thành các thông tin có ích cho người dùng

(3) Thủ tục: Là một tập hợp bao gồm các chỉ dẫn của con người.

(4) Dữ liệu: Bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ cho việc xử

lý trong hệ thống, trợ giúp các quyết định cho nhà quản lý

(4) Chương trình: Gồm một tập hợp các lệnh được viết bằng ngôn ngữ mag

máy hiểu được để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theocác thuật toán đã chỉ ra

1.1.4 Tầm quan trọng của một HTTTQL

Để công tác quản lý tổ chức được thực hiện một cách có hiệu quả thì yếu tốhết sức quan trọng không thể thiếu được chính là chất lượng thông tin do các HTTTchính thức sản sinh ra Chính vì thế, sự hoạt động kém của một HTTT sẽ là nguồngốc gây ra những hậu quả xấu, nghiêm trọng

Hoạt động tốt hay xấu của một HTTT được đánh giá thông qua chất lượng củathông tin mà nó cung cấp Tiêu chuẩn chất lượng của tín hiệu như sau:

(4) Tính được bảo vệ:

Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như nguồn nguồn vốn

quyền mới được phép tiếp cận với thông tin Sự thiếu an toàn về thông tin cũng cóthể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức.

và cài đặt HTTT

1.1.5 Phương pháp phát triển HTTTQL

1.1.5.1 Nguyên nhân dẫn đến việc phải phát triển HTTTQL

Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển HTTTQL là cung cấp chocác thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Phát triển một HTTTbao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện

và tiến hành cài đặt nó Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu vàchỉnh đốn chúng để đưa ra được chẩn đoán về tình hình thực tế Thiết kế là nhằmxác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại

và xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó Việc thựchiện HTTT liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển

mô hình đó sang ngôn ngữ tin học Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạtđộng của tổ chức

Nguyên nhân dẫn đến việc phải phát triển HTTT là: những vấn đề về quản

lý, những yêu cầu mới của nhà quản lý, sự thay đổi của công nghệ, thay đổi sáchlược chính trị

- Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một

doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới Các hoạt động mới của doanhnghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh vào động cơ buộc doanh nghiệp phải

có những hành động đáp ứng

- Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chứcphải xem lại những thiết bị hiện có trong HTTT của mình Khi các hệ quản trịCSDL ra đời, nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ thống thông tin của mình đểquyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này

- Cuối cùng, vai trò của những thách thức chính trị cũng không nên bỏ qua

Nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một HTTT Chẳng hạn,không phải là không có những hệ thông tin được phát triển chỉ vì người quản lýmuốn mở rộng quyền lực của mình và khi họ biết rằng thông tin là một phương tiệnthực hiện điều đó

1.1.5.2 Phương pháp phát triển HTTTQL

Mục đích chính xác của dự án phát triển một HTTT là có được một sản phẩmđáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hoà hợp vào trong các hoạt độngcủa tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thờigian định trước

Một phương pháp được định nghĩa như là một tập hợp các bước và các công

cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lýhơn Phương pháp phát triển một HTTT được đề nghị ở đây dựa vào nguyên tắc cơbản chung của nhiều phương pháp hiện dại có cấu trúc để phát triển HTTT Có 3nguyên tắc như sau:

Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình Đó là sử dụng các mô hình logic, môhình vật lý và mô hình vật lý ngoài

Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng Đây là nguyên tắc của sựđơn giản hóa Thực tế chứng minh rằng để hiện tốt một hệ thống trước hết phải hiểucác mặt chung sau đó mới xem xét các chi tiết

1.1.5.3 Các giai đoạn phát triển HTTTQL

Có rất nhiều phương pháp khác nhau để phát triển một hệ thống thông tinnhưng sử dụng phương pháp nào chăng nữa thì nó cũng bao gồm 7 giai đoạn Mỗigiai đoạn gồm một dãy các giai đoạn và cuối mỗi giai đoạn phải kèm theo việc raquyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển của hệ thống đó Tùy theo kếtquả của một giai đoạn có thể và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trướckhi khắc phục những sai sót

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

- Làm rõ yêu cầu

- Đánh giá khả thi

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

- Lập kế hoạch phân tích cchi tiết

- Nghiên cứu môi trường của hệ thống thực tại

- Nghiên cứu hệ thống thực tại

- Chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

- Đánh giá lại tính khả thi

- Sửa đổi đề xuất của dự án

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân thích chi tiết

Giai đoạn 3: Thiết kế logic

- Thiết kế cơ sở dữ liệu

- Thiết kế xử lý

- Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

- Hợp thức hóa mô hình logic

Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

- Xác định các ràng buộc của tổ chức và tin học

- Xây dựng các phương án của giải pháp

- Đánh giá các phương án của giải pháp

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo về các phương án của giải pháp

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

- Lập kế hoạch thiết kế vạt lý ngoài

- Thiết lập chi tiết các giao diện vào/ra

- Thiết kế phương thức giao tác với phần tin học hóa

- Thiết kế các thủ tục thủ công

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật và hệ thống

- Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

- Thiết kế vật lý trong

- Lập trình

- Thủ nghiệm hệ thống

- Chuẩn bị các tài liệu cho hệ thống

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

- Lập kế hoạch cài đặt

- Chuyển đổi

- Khai thác và bảo trì

1.2 CHU TRÌNH PHÁT TRIỂN MỘT HTTT KẾ TOÁN TRONG DOANH

NGHIỆP

1.2.1 Hệ thống thông tin kế toán

Từ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, hàng ngày có cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh Các nghiệp vụ này được hệ thống thông tin kế toánphân tích, ghi chép và lưu trữ ở các chứng từ, sổ, bảng,… Khi người sử dụng cóyêu cầu, hệ thống thông tin kế toán sẽ từ các ghi chép đã lưu trữ mà phân tích, tổnghợp và lập các báo cáo thích hợp cung cấp cho người sử dụng thông tin

Người sử dụng thông tin kế toán có thể chia thành ba nhóm:

- Người quản lý doanh nghiệp

- Người có lợi ích trực tiếp từ hoạt động của doanh nghiệp: bao gồm các chủ

sở hữu và các chủ nợ của doanh nghiệp (ở hiện tại và trong tương lai)

- Người có lợi ích gián tiếp từ hoạt động của doanh nghiệp: bao gồm cơ quanthuế, cơ quan chức năng của nhà nước và đối tượng sử dụng khác

Mục tiêu phát triển HTTT kế toán

- Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đáng tin cậy, thời gian phát triểnhợp lý, đáp ứng được yêu cầu thông tin của doanh nghiệp, của người dùng

- Phát triển hệ thống nhằm đạt được HTTT kế toán hoàn hảo, với chi phí bỏ

ra tương xứng với hiệu quả mang lại

1.2.2 Chu trình phát triển một HTTT kế toán trong doanh nghiệp

Khảo sát là tiếp cận với các nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt độngcủa hệ thống, tìm hiểu môi trường kinh tế, kỹ thuật của hệ thống, tìm hiểu cơ cấu tổchức của cơ quan chủ quản, thu thập các chứng từ, sổ sách và mô tả quy trình luânchuyển, xử lý, lưu trữ các thông tin, tài liệu giao dịch

Thông qua khảo sát để xác định cái gì cần thiết cho hệ thống, lĩnh vực nào,công việc nào cần tin học hóa, lĩnh vực nào tin học hóa sẽ không có tác dụng Đồngthời, cần phân tích, thiết lập thứ tự ưu tiên cho chúng, từ đó xác định phạm vi thựchiện hệ thống Đây chính là công tác nghiên cứu hệ thống

Sau khi khảo sát và nghiên cứu hệ thống, phải đưa ra được một kế hoạch dự

án cơ sở Kế hoach này cần được phân tích, đảm bảo một số nội dung sau:

- Dựa trên khả năng kỹ thuật hiện có (thiết bị, công nghệ và khả năng làmchủ công nghệ) để thực hiện các giải pháp công nghệ thồng tin được áp dụng để xâydựng hệ thống

- Dựa vào năng lực tài chính của tổ chức cho phép xây dựng hệ thống, chi phívận hành hệ thống, đảm bảo lợi ích mà hệ thống được xây dựng mang lại tối thiểuphải đủ bù đắp chi phí bỏ ra để xây dựng nó

- Dự án phải triển khai, xây dựng trong giới hạn thời gian cho phép, đảm bảo

- Hệ thống xây dựng nên phải được vận hành trôi chảy trong khuôn khổ pháp

lý hiện hành, phù hợp với điều kiện hoạt động của tổ chức

1.2.2.2 Phân tích hệ thống

Phân tích hệ thống nhằm xác đinh các thành phần của hệ thống phức hợp vàchỉ ra mối liên quan giữa chúng Phân tích hệ thống là việc thực hiện phân tích vềchức năng của hệ thống, phân tích về dữ liệu của hệ thống

Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầu tiên của phân tích hệ thống Đểphân tích yêu cầu thông tin của tổ chức ta phải biết được tổ chức thực hiện nhữngnhiệm vụ, chức năng gì? Từ đó tìm ra các dữ liệu, các thông tin được sử dụng và tạo

ra trong các chức năng, đồng thời phải tìm ra những hạn chế, những ràng buộc đặtlên các chức năng đó

Chức năng là công việc mà tổ chức cần làm và phân theo nhiều mức từ tổnghợp đến chi tiết Vì vậy, tên chức năng phải là một mệnh đề động từ, gồm động từ

và bổ ngữ Động từ thể hiện hoạt động, bổ ngữ thường liên quan đến các thực thể

dữ liệu trong miền nghiên cứu Tên chức năng là một câu ngắn giải thích đủ nghĩacủa chức năng và sử dụng thuật ngữ nghiệp vụ

Nhằm đưa ra cái nhìn đầy đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ thống, côngviệc tiếp theo là bổ xung các luồng thông tin nghiệp vụ cần để thực hiện chức năng

Đó là các luồng thông tin vào hoặc ra khỏi chức năng Nó được biểu diễn là mũi têntrên đó ghi thông tin di chuyển Tuy nhiên, các luồng dữ liệu ra khỏi chức năng sẽtới đâu và từ đâu dữ liệu đi vào chức năng? Thực tế, các dữ liệu sẽ được lấy ra từkho dữ liệu và đi vào cất trữ ở đó Kho dữ liệu là nơi biểu diễn thông tin cần cất trữ

Cơ sở dữ liệu là một nơi lưu trữ thông tin Tất cả mọi hệ thống đều phải sửdụng cơ sở dữ liệu của mình Việc phân tích hệ thống về dữ liệu đóng góp quantrọng trong việc xây dựng một cơ sở dữ liệu giảm được tối đa sự dư thừa dữ liệu vàđảm bảo hệ thống dễ khôi phục và bảo trì Phân tích về dữ liệu của hệ thống đượctiến hành qua 2 bước:

- Mô hình hóa dữ liệu: Xây dựng mô hình thực thể liên kết biểu diễn các yêucầu về dữ liệu.

1.2.2.3 Thiết kế hệ thống

Thiết kế là tìm ra giải pháp công nhệ thông tin để đáp ứng các yêu cầu ở trên.Thiết kế hệ thống bao gồm các pha: Thiết kế kiến trúc hệ thống, thiết kế CSDL hệthống, thiết kế giao diện hệ thống Các pha này có mối quan hệ mặt thiết với nhau

Thiết kế CSDL là quá trình chuyển các đặc tả dữ liệu logic thành đặc tả dữliệu vật lý để lưu dữ liệu Thiết kế logic CSDL là việc xác định các quan hệ, chuyển

mô hình thực thể liên kết sang mô hình quan hệ, sau đó chuẩn hóa các quan hệ vềdạng chuẩn 3NF Thiết kế vật lý CSDL là việc xây dựng các bảng trong CSDL quan

hệ, quyết định cấu trúc thực tế của các bảng lưu trữ trong mô hình quan hệ

đó đề xuất những sửa đổi, cải tiến

Bảo trì nhằm đảm bảo cho hệ thống vận hành ổn định, đáp ứng một cách tốt nhấtcho công tác kế toán cũng như hoạt động sản xuất, kinh doanh

1.3 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TSCĐ TRONG DOANH NGHIỆP

1.3.1 Những khái niệm cơ bản về TSCĐ

Tài sản cố định: Là những tư liệu lao động chủ yếu và các tài sản khác có

chuyển dịch dần dần, từng phần vào giá trị sản phẩm, dịch vụ được sản xuất ratrong các chu kỳ sản xuất.

Tài sản cố định hữu hình: Là những tài sản có hình thái vật chất cụ thể do

doanh nghiệp nắm giữ để sử dụng cho sản xuất kinh doanh phù hợp với tiêu chuẩnghi nhận TSCĐ

Tài sản cố định vô hình: Là những tài sản không có hình thái vật chất

nhưng xác định được giá trị và do doanh nghiệp nắm giữ, sử dụng trong sản xuấtkinh doanh, cung cấp dịch vụ hoặc cho các đối tượng khác thuê phù hợp với tiêuchuẩn ghi nhận TSCĐ

Nguyên giá: Là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để được

TSCĐ tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào trạng thái sẵn sàng để sử dụng

Khấu hao: Là sự phân bố một cách có hệ thống giá trị phải khấu hao của

TSCĐ trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của tài sản đó

Giá trị phải khấu hao: Là nguyên giá của TSCĐ ghi trên báo cáo tài chính,

trừ (-) giá trị thanh lý ước tính của tài sản đó

Thời gian sử dụng hữu ích: Là thời gian mà TSCĐ phát huy được tác dụng

cho sản xuất, kinh doanh được tính bằng:

- Thời gian mà doanh nghiệp dự tính sử dụng TSCĐ

- Số lượng sản phẩm, hoặc các đơn vị tính tương tự mà doanh nghiệp dự tínhthu được từ việc sử dụng TSCĐ

Giá trị thanh lý: Là giá tri ước tính thu được khi hết thời gian sử dụng hữu

ích của tài sản, sau khi trừ (-) chi phí thanh lý ước tính

Giá trị hợp lý: Là giá trị tài sản có thể được trao đổi giữa các bên có đầy đủ

sự hiểu biết trong trao đổi ngang giá

Giá trị còn lại: Là nguyên giá TSCĐ sau khi trừ (-) số khấu hao lũy kế của

tài sản đó

1.3.2 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán TSCĐ

Yêu cầu chung quản lý TSCĐ ở các doanh nghiệp cần phản ánh kịp thời sốhiện có, tình hình biến động của từng thứ loại, nhóm TSCĐ trong toàn doanhnghiệp cũng như trong từng đơn vị sử dụng; đảm bảo an toàn về hiện vật, khai thác

sử dụng đảm bảo khai thác hết công suất có hiệu quả Quản lý TSCĐ phải theonhững nguyên tắc nhất định Theo QĐ 206-BTC quy định một số nguyên tắc cơ bảnsau:

- Phải lập bộ hồ sơ cho mọi TSCĐ có trong doanh nghiệp hồ sơ bao gồm:Biên bản bàn giao nhận TSCĐ, hợp đồng , hóa đơn mua TSCĐ và các chứng từ cóliên quan khác

- Tổ chức phân loại, thống kê, đánh số, lập thẻ riêng và theo dõi chi tiết từngđối tượng ghi TSCĐ trong sổ theo dõi TSCĐ ở phòng kế toán và đơn vị sử dụng

- TSCĐ phải được quản lý theo nguyên giá, số khấu hao lũy kế và giá trị cònlại trên sổ kế toán

- Định kỳ vào cuối năm tài chính doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê TSCĐ.Mọi trường hợp thiếu, thừa TSCĐ đều phải lập biên bản, tìm nguyên nhân và cóbiện pháp xử lý

Để đáp ứng yêu cầu quản lý TSCĐ trong doanh nghiệp, kế toán là một công

cụ quản lý kinh tế có hiệu quả cần thực hiện các nhiệm vụ:

- Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu chính xác, đầy đủ, kịp thời về

số lượng, hiện trạng và giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng, giảm và di chuyểnTSCĐ trong nội bộ doanh nghiệp nhằm giám sát chặt chẽ việc mua sắm, đầu tư, bảoquản và sử dụng TSCĐ

- Phản ánh kịp thời giá trị hao mòn của TSCĐ trong quá trình sử dụng, tínhtoán, phản ánh chính xác số khấu hao vào chi phí kinh doanh trong kỳ của đơn vị cóliên quan

- Tham gia các công tác kiểm kê, kiểm tra định kỳ hay bất thường, đánh giá lạiTSCĐ trong trường hợp cần thiết Tổ chức phân tích tình hình bảo quản và sử dụngTSCĐ ở doanh nghiệp

1.3.3 Phân loại TSCĐ

Phân loại TSCĐ trong doanh nghiệp là việc sắp xếp các TSCĐ trong doanhnghiệp thành các loại, các nhóm TSCĐ có cùng tính chất, đặc điểm theo những tiêuthức nhất định Trong doanh nghiệp thường phân loại TSCĐ theo một số tiêu thức:

• Phân loại TSCĐ theo hình thái biểu hiện

Theo tiêu thức này, TSCĐ được chia thành hai loại là: TSCĐ hữu hình và TSCĐ

vô hình

TSCĐ hữu hình gồm: Nhà cửa, vật kiến trúc; máy móc thiết bị; phương tiện

vận tải, truyền dẫn; thiết bị, dụng cụ quản lý; cây lâu năm, súc vật cho sản phẩm; tàisản hữu hình khác

TSCĐ vô hình gồm: quyền sử dụng đất; nhãn hiệu hàng hóa; bản quyền,

bằng sáng chế; phần mềm máy vi tính; giấy phép và giấy phép nhượng quyền;quyền phát hành

• Phân loại TSCĐ theo quyền sở hữu

Căn cứ vào quyền sở hữu, TSCĐ của doanh nghiệp được chia làm 2 loại: TSCĐ

tự có và TSCĐ thuê ngoài

TSCĐ tự có: là các TSCĐ được xây dựng, mua sắm và hình thành từ nguồn

vốn ngân sách cấp, cấp trên cấp, nguồn vốn vay, nguồn vốn liên doanh, các quỹ củadoanh nghiệp và các TSCĐ được biếu tặng Đây là những TSCĐ thuộc sở hữu củadoanh nghiệp

TSCĐ thuê ngoài: là những TSCĐ đi thuê để sử dụng trong thời gian nhất

1.3.4 Nguyên tắc đánh giá TSCĐ

Đánh giá TSCĐ phải đánh giá theo nguyên tắc giá thực tế hình thành TSCĐ

và giá trị còn lại của TSCĐ

Kế toán TSCĐ phải phản ánh được ba chỉ tiêu giá trị của TSCĐ: nguyên giá,giá trị khấu hao lũy kế và giá trị còn lại của TSCĐ

Giá trị còn lại = Nguyên giá – Giá trị khấu hao lũy kếTSCĐ phải được phân loại theo các phương pháp được quy định trong hệthống báo cáo tài chính và hướng dẫn của cơ quan thống kê, phục vụ cho yêu cầuquản lý nhà nước

1.3.5 Các phương pháp tính khấu hao TSCĐ

Việc lựa chọn các phương pháp tính khấu hao thích hợp là biện pháp quantrọng để bảo toàn vốn cố định và cũng là một căn cứ quan trọng để xác định thờigian hoàn vốn đầu tư vào TSCĐ từ các nguồn tài trợ dài hạn

Căn cứ khả năng đáp ứng các điều kiện áp dụng quy định cho từng phươngpháp trích khấu hao TSCĐ, doanh nghiệp được lựa chọn các phương pháp tríchkhấu hao phù hợp với từng loại TSCĐ của doanh nghiệp:

(1) Phương pháp khấu hao đường thẳng (phương pháp khấu hao tuyến tính)

Đây là phương pháp khấu hao bình quân theo thời gian sử dụng, sử dụng phổbiến để tính khấu hao cho các loại TSCĐ hữu hình có mức độ hao mòn đều qua cácnăm

- Mức khấu hao:

Giá trị phải khấu hao TSCĐ = Nguyên giá TSCĐ – Giá trị thanh lý ướctính

- Tỷ lệ khấu hao TSCĐ:

Công thức tính:

Hình 1.3 - Mô hình khấu hao đường thẳng

(2) Phương pháp khấu hao nhanh

Để khắc phục những nhược điểm của phương pháp khấu hao đường thẳng vàthúc đẩy việc thu hồi nhanh hơn vốn cố định, người ta sử dụng phương pháp khấuhao nhanh Hai phương pháp khấu hao nhanh thường được đề cập là: Phương phápkhấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh và phương pháp khấu hao theo tổng số

- Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần

Hình 1.4 – Mô hình khấu hao giảm dần

Công thức tính:

Mki = Gdi × TKD

Trong đó, Mki là số khấu hao TSCĐ năm thứ i

Gdi là giá trị còn lại của TSCĐ đầu năm thứ i

TKD là tỷ lệ khấu hao cố định hàng năm của TSCĐ

i là thứ tự các năm sử dụng TSCĐ (i = )

Theo kinh nghiệm, các nhà kinh tế ở các nước thường sử dụng hệ số như sau:

• TSCĐ có thời hạn sử dụng 3-4 năm thì hệ số là 1.5

• TSCĐ có thời hạn sử dụng từ 5-6 năm thì hệ số là 2

• TSCĐ có thời hạn sử dụng trên 6 năm thì hệ số là 2.5

- Phương pháp khấu hao theo tổng số

MKt = NG × TKtTrong đó: MKt là số khấu hao TSCĐ năm thứ t (t = )

NG là nguyên giá TSCĐ

TKt là tỷ lệ khấu hao cố định ở năm thứ t

Tỷ lệ khấu hao TSCĐ của năm cần tính khấu hao được tính bằngcách lấy số năm còn lại sử dụng tính từ đầu năm khấu hao cho đến khi TSCĐ hếtthời gian sử dụng chia cho số năm còn sử dụng của TSCĐ theo thứ tự năm của thờigian sử dụng.

(3) Phương pháp khấu hao theo sản lượng

Phương pháp này thường được áp dụng cho những TSCĐ hoạt động có tính chấtthời vụ và là những TSCĐ trực tiếp liên quan đến việc sản xuất sản phẩm

Công thức tính: MKsl = Qx × kđv

Trong đó, MKsl là số khấu hao năm của TSCĐ theo phương phápsản lượng

Qx là sản lượng sản phẩm sản xuất hoàn thành trong năm

kđv là mức khấu hao bình quân tính cho 1 đơn vị sản phẩm

Công thức tính: kđv =

Trong đó: NG là nguyên giá TSCĐ

Qn là tổng sản lượng dự tính cả đời hoạt động của TSCĐ

Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kếtcấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán.

(2) Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động, sản xuấtkinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trangthiết bị kỹ thuật tính toán, lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp và phải tuân thủtheo đúng quy định của hình thức sổ kế toán đó, gồm: Các loại sổ và kết cấu cácloại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kếtoán

1.3.6.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung

Hình 1.5 – Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung

1.3.6.2 Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái

Hình 1.6 – Trình tựu ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái

1.3.6.3 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Hình 1.7 – Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

1.3.6.4 Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ

Hình 1.8 – Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ

1.3.6.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính

Hình 1.9 – Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính

1.3.7 Các tài khoản kế toán và chứng từ sử dụng

1.3.7.1 Các tài khoản kế toán

Tk 211 – Tài sản cố định hữu hình (Gồm 6 tài khoản cấp 2)

- Biên bản giao nhận TSCĐ (Mẫu số 01 - TSCĐ).

- Biên bản thanh lý TSCĐ (Mẫu số 02 - TSCĐ)

- Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (Mẫu số 03 - TSCĐ)

- Biên bản đánh giá lại TSCĐ (Mẫu số 04 - TSCĐ)

- Biên bản kiểm kê TSCĐ (Mẫu số 05 - TSCĐ)

- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (Mẫu số 06 - TSCĐ)

1.3.8 Sơ đồ hạch toán kế toán TSCĐ

1.3.8.1 Tăng TSCĐ do mua ngoài

Hình 1.10 – Trình tự hạch toán tăng TSCĐ do mua ngoài

1.3.8.2 Thanh lý, nhượng bán TSCĐ

1.3.8.5 TSCĐ thừa chờ giải quyết

Hình 1.14 – Trình tự hạch toán TSCĐ thừa chờ giải quyết

1.3.8.6 TSCĐ thiếu chờ giải quyết

- Đối với TSCĐ thiếu có quyết định xử lý ngay

- Đối với TSCĐ thiếu chưa rõ nguyên nhân

Hình 1.16 – Trình tự hạch toán TSCĐ thiếu chưa rõ nguyên nhân

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ HTTT TSCĐ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ

THƯƠNG MẠI BẮC 9

MẠI BẮC 9

1.2.1 Giới thiệu về công ty cổ phần Xây dựng và Thương mại Bắc 9

Tên đầy đủ : Công ty cổ phần Xây dựng và Thương mại Bắc 9

Tên tiếng anh : 9 NORTH CONSTRUCTION AND TRADING

JOINT STOCK COMPANY

Loại hình doanh nghiệp : Công ty cổ phần

Trụ sở chính : Số 9, ngõ 66, phố Vũ Xuân Thiều, phường Sài

Đồng, Long Biên, Hà Nội

1.2.2 Lịch sử hình thành và lĩnh vực kinh doanh

Công ty cổ phần Xây dựng và Thương mại Bắc 9 được sở Kế hoạch và Đầu tư

Hà Nội cấp giấy chứng nhận kinh doanh số 01030708 ngày 12/9/2002

Công ty cổ phần Xây dựng và Thương mại Bắc 9 được thành lập với chức năngchính là xây dựng Cụ thể đó là xây dựng các công trình dân dụng công nghiệp, giaothông, thủy lợi, thủy điện vừa và nhỏ, đường dây và trạm biến áp đến 35kw, hạ tầngthi công đô thị và nông thôn cấp thoát nước, đồng thời mua bán và cho thuê các cácthiết bị phục vụ xây dựng

Nhiệm vụ cảu công ty là: tổ chức kinh doanh các mặt hàng theo đúng ngành ngềkinh doanh đã đăng ký trong giấy CNĐKKD; Quản lý và sử dụng tốt nguồn vốnhiện có, đảm bảo khả năng bảo toàn vốn và phát triển vốn; Thực hiện đầy đủ các

môn, không ngừng chăm lo, cải thiện, nâng cao đời sống vật chất và tinh thần củacán bộ, công nhân viên trong toàn công ty.

Ngành nghề kinh doanh chính:

Trải qua nhiều năm hình thành và phát triển, công ty CPXD Và TM Bắc 9 đangtừng bước lớn mạnh, trở thành một trong những doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vựcxây dựng, thi công với đội ngũ lãnh đạo giàu lòng nhiệt huyết và dạn dày kinhnghiệm

Đặc điểm hoạt động và kinh doanh của đơn vị là: Thi công xây lắp các côngtrình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, các công trình kỹ thuật hạ tầng,đường dây và trạm biến thế điện, công trình cơ điện lạnh, kỹ thuật điện lạnh, trangtrí nội, ngoại thất công trình

Ngoài ra, đơn vị còn đầu tư và kinh doanh nhà ở, văn phòng làm việc, dịch vụmôi giới, cho thuê, tư vấn bất động sản…

Không dừng lại đó, công ty còn tư vấn xây dựng, kiểm định các công trình xâydựng (không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình)

1.2.3 Cơ cấu tổ chức

Công ty cổ phần Xây dựng và Thương mại Bắc 9 thực hiện chế độ quản lýmột thủ trưởng và tổ chức quản lý theo mô hình chức năng Bộ máy quản lý củacông ty bao gồm: ban giám đốc, các phòng ban chức năng, các phân xưởng sản xuấtphù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và điều lệ tổ chức hoạt động của Côngty

Hình 2.1- Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty CP Xây dựng và Thương mại Bắc 9

Giám đốc: là người đại diện cho pháp luật, điều hành chung và chịu mọi trách

nhiệm về mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị Đồng thời, giám đốc làngười có vai trò kiểm soát những vấn đề có liên quan đến các hoạt động hàng ngày,

ra các quyết sách và chủ trương của công ty, chịu trách nhiệm với cấp trên và phápluật

Phó giám đốc: do Giám đốc công ty bổ nhiệm, có trách nhiệm giám sát, bao

quát toàn bộ các hoạt động của công ty

Phòng tổ chức lao động hành chính: là bộ phận tham mưu giúp Giám đốc thực

hiện công tác tổ chức, điều hành nhân sự như: lập kế hoạch nhân sự, tuyển dụng,sắp xếp nhân sự, quản lý nhân viên, phát triển nhân viên, tổ chức hoạt động quầnchúng và các hoạt động hành chính phúc lợi khác

Phòng tài chính-kế toán: theo dõi quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của

các tổ đội đơn vị trực thuộc theo định mức dự toán, kế toán sổ sách, tính toán chi