Rủi ro kiểm toán trong môi trường ERP”

Hệ thống ERP - hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp hiện nay được xem như là một lựa chọn tối ưu đối với nhiều doanh nghiệp bởi những đặc điểm ưu việt, thuận lợi của nó khi doanh nghiệp áp dụng trong mạng lưới quản lý và sản xuất của mình. Với mức độ phổ biến của việc sử dụng hệ thống ERP, làm phát sinh nhu cầu hiểu biết về hệ thống ERP trong Kế Toán, trong Quản Trị sản xuất… Liệu bên cạnh những tiện lợi, mức độ chính xác cao, sự đáng tin cậy trong việc tiếp cận nguồn cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp, sự phân quyền truy cập giảm thiểu gian lận và những chức năng được đánh giá cao khác thì liệu hệ thống này có thể tồn tại những rủi ro nào không? Và ứng dụng vào chuyên ngành học của mình, chúng em thắc mắc về những rủi ro mà hệ thống này có thể có. Với lý do trên, nhóm chúng em đã chọn và tìm hiểu về đề tài “Rủi ro kiểm toán trong môi trường ERP”, khi được gợi ý về đề tài, chúng em còn đặt ra khá nhiều câu hỏi xung quanh đề tài như: Hệ thống ERP ưu việt như thế nào? Tại sao nó lại được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn? Liệu chi phí một doanh nghiệp bỏ ra để xây dựng hệ thống có xứng đáng? Kiểm toán trong môi trường ERP sẽ phát sinh những rủi ro nào? Những rủi ro nào là tiềm tàng? Liệu có khó khăn gì không đối với việc kiểm tra trên hệ thống ERP? Những gian lận trên ERP có khó để phát hiện? Bài tiểu luận mà nhóm đúc kết lại được là những điều cơ bản về hệ thống ERP và những rủi ro được đề cập là những rủi ro mà một Kiểm toán viên thường gặp khi kiểm toán trong môi trường ERP, còn nhiều những rủi ro khác ngoài thực tế mà nhóm chưa được biết. Phần bài tìm hiểu này vẫn có thể đáp ứng được nhu cầu tìm hiểu và học hỏi cơ bản của một sinh viên kế toán khi muốn tìm hiểu về hệ thống ERP. Vì hiểu biết của nhóm về hệ thống ERP là không quá chuyên sâu nên trong quá trình tìm hiểu không thể tránh khỏi những sai sót, nhóm rất mong nhận được sự thông cảm cũng như những góp ý từ thầy và các bạn sinh viên. Xin chân thành cảm ơn. Rủi ro kiểm toán trong môi trường ERP” Mục lục: 2 1.Khái niệm ERP: Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp - Enterprise Resource Planning (ERP) là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho doanh nghiệp quản lý các hoạt động chủ chốt, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng… Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tài chính là có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch. ERP là một hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp theo một kiến trúc tổng thể, giúp doanh nghiệp: Hoạch định, thực hiện, kiểm soát, ra quyết định. Với ERP, mọi hoạt động của một doanh nghiệp, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản xuất và cung ứng vật tư, quản lý tài chính nội bộ, đến việc bán hàng, tiếp thị sản phẩm, trao đổi với đối tác, khách hàng… đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất. ERP được xem là một giải pháp quản trị doanh nghiệp thành công nhất trên thế giới hiện nay. Nếu triển khai thành công ERP, doanh nghiệp sẽ có thể tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh và thêm cơ hội để phát triển vững mạnh. 3 2.Đặc điểm cơ bản của hệ thống ERP 2.1 Thành phần cơ bản: Nói tới hệ thống ERP, người ta nói tới hệ thống quản lý với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin. Một hệ thống ERP bao giờ cũng bao gồm các thành phần cơ bản: • Qui trình quản lý: Đây là qui trình thực hiện và xử lý các hoạt động kinh tế trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh. Chúng ta đã biết, một hoạt động kinh doanh muốn thực hiện cần kết hợp đồng thời cả hoạt động xử lý kinh doanh và xử lý thông tin. Ví dụ nhân viên bán hàng muốn thực hiện hoạt động bán hàng cần xử lý những thông tin liên quan tới yêu cầu khách hàng, thông tin hàng tồn trong kho và thông tin liên quan tới giá bán, điều kiện bán hàng. Dựa vào kết qủa xử lý này, nhân viên bán hàng quyết định chấp thuận hay không yêu cầu của khách hàng. Như vậy việc thực hiện hoạt động xử lý kinh doanh liên quan tới đặt hàng này cũng đồng thời là qui trình xử lý thông tin về đặt hàng của khách hàng. Vì lý do này, qui trình quản lý và qui trình xử lý của phần mềm ERP cần phù hợp và gắn chặt với nhau. • Phần mềm xử lý là phần mềm ERP • Hệ thống thiết bị là hệ thống gồm các máy tính đơn lẻ nối với nhau thành một hệ thống mạng và hệ thống truyền thông nội bộ. • Cơ sở dữ liệu toàn doanh nghiệp là tất cả các dữ liệu của toàn bộ doanh nghiệp được lưu trữ chung. • Con người tham gia trong qui trình xử lý của hệ thống ERP. 2.2 Đặc điểm cơ bản: Tính phân hệ và tích hợp. Phần mềm ERP là tích hợp nhiều phân hệ để xử các hoạt động kinh doanh, chia sẻ và chuyển thông tin thông qua một cơ sở dữ liệu chung mà các phân hệ này đều có thể truy cập được. Ở mức độ cơ bản, một phần mềm ERP thường bao gồm các phân hệ để xử lý hoạt động: Tài chính, kế toán: bao gồm hệ thống quản lý chính, hệ thống sổ cái của doanh nghiệp. Phân hệ tài chính là phân hệ xương sống, không thể thiếu của bất cứ phần mềm ERP nào. Nguồn nhân lực. Dùng để quản trị nguồn nhân lực bao gồm tính, trả lương; tuyển dụng; huấn luyện và kiểm soát sử dụng nhân lực. Phân hệ này sẽ tích hợp với 4 phân hệ tài chính về vấn đề tính lương, chi phí sử dụng nhân lực, phát hành SEC thanh toán lương. Lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất. Phân hệ này quản lý các hoạt động sản xuất gồm kế hoạch sản xuất, kế hoạch yêu cầu nguyên liệu, theo dõi hoạt động sản xuất. Quản trị chuỗi cung ứng. Phân hệ này quản lý toàn bộ các hoạt động và các thông tin liên quan việc chuyển hàng hóa trong quá trình mua hàng từ người bán tới nhà máy hoặc kho của doanh nghiệp cũng như chuyển thành phẩm hay hàng hóa trong quá trình bán hàng từ doanh nghiệp tới khách hàng. Các thông tin được quản lý liên quan thường là các đặt hàng, cập nhật tình trạng giao nhận hàng. Quản trị quan hệ người cung cấp. Liên quan tới hoạt động mua hàng, doanh nghiệp cần lựa chọn và quyết định nhanh nhà cung cấp, thiết lập các chính sách quan hệ với người bán. Phân hệ này giúp doanh nghiệp có đầy đủ thông tin để hỗ trợ doanh nghiệp đạt các mục tiêu liên quan dễ dàng. Quản trị quan hệ với khách hàng. Đây là phần mềm với sự hỗ trợ của Internet để quản lý quan hệ khách hàng với doanh nghiệp nhằm giúp doanh nghiệp biết tốt nhất nhu cầu và phản hồi thông tin của khách hàng về dịch vụ và hàng hóa yêu cầu; giúp doanh nghiệp kết nối nhu cầu khách hàng với kế hoạch sản xuất và bán hàng của doanh nghiệp; giúp doanh nghiệp và cả khách hàng kiểm tra việc thực hiện đặt hàng và cung cấp dịch vụ khách hàng, biết lịch sử giao dịch của doanh nghiệp với khách hàng. Phân hệ này giúp doanh nghiệp đưa ra chính sách, thực hiện kiểm soát tốt nhất và hiệu quả nhất việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Thông minh kinh doanh. Đây là công cụ hỗ trợ quyết định thông qua việc phân tích, đánh giá nhiều chiều thông tin với các dữ liệu cập nhật kịp thời nhất. Chẳng hạn như thông tin quá khứ, hiện tại, dự đoán tương lai theo nhiều góc nhìn và so sánh khác nhau. Nhờ công cụ này việc ra quyết định sẽ hiệu quả, kịp thời và nhanh nhạy hơn rất nhiều. Tuy nhiên tên và số lượng các phân hệ cụ thể trong một phần mềm ERP rất khác nhau tùy theo nhà cung cấp phần mềm. Ví dụ như SAP đặt tên là phân hệ “kế toán tài chính” trong khi đó Oracle lại gọi nó là “tài chính”. Đứng từ phía doanh nghiệp, tùy theo nhu cầu và khả năng tài chính có thể lựa chọn và cài đặt nhiều hay ít hơn các phân hệ trong phần mềm ERP nhưng vẫn phải đảm bảo ở mức cơ bản những phân hệ về tài chính, bán hàng, kiểm soát kho hàng, quản lý người bán và khách hàng. Cơ sở dữ liệu quản lý tập trung và chia sẻ thông tin. Tất cả các dữ liệu của các phân hệ tích hợp được quản lý tập trung và tổ chức theo kiểu hệ quản trị cơ sở dữ liệu (database management system). Các phân hệ đều có thể truy cập và sử dụng chung nguồn dữ liệu này. Cách tổ chức dữ liệu tập trung này giúp việc thu thập và lưu trữ dữ liệu không bị trùng lắp, không mâu thuẫn với nhau, các dữ liệu được sử dụng hiệu quả cao. 5 Hoạch định toàn bộ nguồn lực của doanh nghiệp. Đây chính là điểm cốt lõi, cơ bản trong hệ thống ERP. Nguồn lực của doanh nghiệp có thể chia thành 3 loại chính là tài chính, nhân lực và vật lực. Liên quan tới một nguồn lực sẽ có nhiều bộ phận tham gia từ khi yêu cầu, hình thành cho tới khi sử dụng và thông tin về chúng được luân chuyển qua các bộ phận trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh. Ví dụ, khi nguyên vật liệu được bộ phận sản xuất yêu cầu sẽ được mua bởi bộ phận mua hàng, được trả tiền bởi bộ phận tài chính và được sử dụng bởi bộ phận sản xuất. Như vậy thông tin liên quan nguyên vật liệu được luân chuyển từ khi bắt đầu có nhu cầu (tại nơi yêu cầu) tới khi hình thành (tại bộ phận mua hàng) và tới khi được sử dụng (tại bộ phận sản xuất). Kết thúc quá trình luân chuyển này là thông tin về việc sử dụng nguồn lực ảnh hưởng tới tình hình tài chính. Tương tự như vậy cho nguồn nhân lực. ERP ghi nhận và xử lý thông tin theo qui trình hoạt động kinh doanh. Hệ thống ERP ghi nhận và xử lý thông tin theo nguyên tắc: nếu bước hoạt động trước chưa được ghi nhận dữ liệu vào hệ thống thì sẽ không có căn cứ để hệ thống cho phép bước hoạt động sau thực hiện. Ví dụ khi nhân viên bán hàng nhập dữ liệu đặt hàng của khách hàng, hệ thống tìm kiếm thông tin xét duyệt tín dụng tự động, kiểm tra hàng tồn kho tự động v.v. và tạo lệnh bán hàng. Tuy nhiên lệnh bán hàng này phải được người quản lý xét duyệt bằng cách bấm nút cho phép chuyển trạng thái đặt hàng chờ xét duyệt sang trạng thái đặt hàng được duyệt. Lúc đó thông tin về lệnh bán hàng mới được chuyển sang các bộ phận kho hàng và gửi hàng; kế toán và các bộ phận liên quan mới biết mình được phép thực hiện điều gì và thế nào. Đặc điểm này giúp dữ liệu được kiểm soát chặt chẽ trong suốt quá trình thu thập dữ liệu theo qui trình hoạt động kinh doanh và gia tăng cập nhật kịp thời của dữ liệu. ERP tạo những thay đổi xử lý kinh doanh hay tái cấu trúc quản lý và qui trình kinh doanh. Đây là hệ quả của đặc điểm xử lý kinh doanh theo qui trình. Muốn ứng dụng ERP thì điều rất quan trọng là chuỗi qui trình hoạt động kinh doanh gồm xử lý quản lý (xét duyệt, ra quyết định); xử lý hoạt động (thực hiện hoạt động theo xét duyệt); và xử lý thông tin (thu thập và xử lý dữ liệu về xét duyệt và thực hiện hoạt động) phải được xây dựng thành qui trình hoàn chỉnh và ổn định. Tuy nhiên, hiện nay do vấn đề về chi phí, kinh nghiệm tạo lập và triển khai ERP nên thông thường các doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP “đóng gói” được viết theo một qui trình chuẩn về hoạt động kinh doanh. Phần lớn các doanh nghiệp khi triển khai ERP sẽ đồng ý thay đổi quy trình quản lý, cắt giảm những qui trình xử lý kinh doanh hay xử lý thông tin không hợp lý của doanh nghiệp để phù hợp với ERP nhằm đạt chất lượng phục vụ khách hàng tốt nhất. Vì lý do này, người ta nói ERP giúp doanh nghiệp tái cấu trúc quản lý và hoạt động kinh doanh. Do đó, ERP không chỉ là phần mềm quản lý mà còn là một phương pháp quảnlý. 6 3. Lợi ích và hạn chế của Hệ thống ERP: 3.1 Lợi ích: • Lợi ích về mặt hoạt động, cụ thể gồm: • Tăng hiệu quả hoạt động. Vì ERP đòi hỏi phải tích hợp và chuẩn hóa các qui trình hoạt động của doanh nghiệp nên nó giúp doanh nghiệp giảm chu trình thời gian thực hiện mỗi hoạt động của các vùng hoạt động liên quan, gia tăng khối lượng công việc được xử lý trong một khoản thời gian và giảm thời gian chết không hiệu quả. Đó đó, nó giúp doanh nghiệp giảm chi phí lao động trong tất cả các vùng hoạt động dịch vụ khách hàng, tài chính, quản lý nguồn lực, mua hàng, dịch vụ công nghệ thông tin và huấn luyện. • Ngoài chi phí nhân công, ERP còn giúp doanh nghiệp hoạch định dự trữ, luân chuyển hàng tồn kho tốt hơn nên giảm chi phí lưu kho bằng cách giảm số lượng hàng tồn, giảm chi phí quản lý kho hàng. Do tăng luân chuyển thông tin nên doanh nghiệp cũng giảm được chi phí quản lý, in ấn tài liệu, chứng từ liên quan. • Gia tăng chất lượng hoạt động kinh doanh, hoạt động xử lý thông tin. Do ERP là hoạt động có đặc điểm kết hợp nhiều giai đoạn, cùng kiểm tra lẫn nhau nên khi thực hiện hoạt động, việc sai sót sẽ bị phát hiện ngay và đòi hỏi sự sửa chữa kịp thời. Nhờ vậy nó giúp doanh nghiệp giảm tỷ lệ sai sót, gia tăng tính chính xác của dữ liệu. • Gia tăng dịch vụ khách hàng do người thực hiện hoạt động dịch vụ khách hàng dễ dàng truy cập dữ liệu và các yêu cầu liên quan tới dịch vụ mình thực hiện. • Lợi ích về mặt quản lý. • Quản trị nguồn lực của doanh nghiệp tốt hơn. Các nguồn lực được quản lý tốt về mặt hiện vật, chất lượng cũng như các ghi chép về các nguồn lực này. Chẳng hạn như việc luân chuyển hàng tồn kho sẽ được quản lý dễ dàng hơn nhất là doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở nhiều vùng địa lý khác nhau. Doanh nghiệp còn dễ dàng kết hợp việc cung ứng và nhu cầu, do đó thực hiện sản xuất và kinh doanh với chi phí thấp hơn. • Gia tăng việc lập kế hoạch và ra quyết định. Nhờ việc được cung cấp thông tin kịp thời và phong phú về tất cả các vùng hoạt động của doanh nghiệp cũng như việc kiểm soát chi phí chặt chẽ hơn, việc đưa ra các quyết định cũng nhanh chóng và dễ dàng hơn. Nhờ các thông tin đầy đủ, kịp thời nên việc ứng phó với các thay đổi môi trường kinh doanh cũng tốt hơn, nhanh hơn. • Gia tăng hiệu quả việc thực hiện quản lý ở tất cả các cấp quản lý. Thông tin hữu ích giúp người quản lý thực hiện hoạt động tốt hơn, hiệu quả hơn. • ERP là công cụ giúp doanh nghiệp tái cấu trúc hiệu quả hơn. 7 • Lợi ích về mặt chiến lược. ERP giúp doanh nghiệp thực hiện dễ dàng và hiệu quả các chiến lược bằng cách tăng cường việc cạnh tranh lành mạnh. Nó được thể hiện thông qua việc: • Hỗ trợ doanh nghiệp phát triển kinh doanh • Hỗ trợ doanh nghiệp liên kết các hoạt động phù hợp với chiến lược phát triển chung toàn doanh nghiệp • Hỗ trợ việc tạo các dòng sản phẩm phù hợp với nhu cầu thị trường • ERP cũng giúp doanh nghiệp thực hiện các hoạt động thương mại điện tử một cách hiệu quả và do đó có thể mở rộng hoạt động cũng như gia tăng cạnh tranh trong phạm vi toàn cầu. • Lợi ích về mặt tổ chức ERP đòi hỏi các cá nhân hợp tác và tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu cũng như kỷ luật doanh nghiệp. Kết quả hoạt động mỗi cá nhân sẽ ảnh hưởng quan trọng tới kết quả hoạt động của các cá nhân khác trong toàn doanh nghiệp, ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện hoạt động của cả doanh nghiệp và như thế lợi ích mỗi cá nhân sẽ ảnh hưởng tới lợi ích của toàn doanh nghiệp và ngược lại. Lợi ích về mặt tổ chức được thể hiện qua quan điểm, đạo đức và động lực mỗi cá nhân cũng như những giao tiếp, hợp tác giữa các nhân viên trong doanh nghiệp. Điều này tạo nên văn hóa chung toàn doanh nghiệp là tất cả hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp, phong cách làm việc mới: kỷ luật, hợp tác và chịu trách nhiệm. • Lợi ích cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin Đặc điểm ERP là tích hợp và tránh dư thừa, trùng lặp. Vì vậy ứng dụng ERP sẽ giúp doanh nghiệp loại bớt các trung tâm dữ liệu riêng lẻ, tách biệt và do đó giảm bớt các chi phí liên quan tới hệ thống cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin như thiết bị lưu trữ, tránh trùng lắp chương trình xử lý. Ngoài ra nhờ tích hợp hệ thống một cách khoa học và chuẩn mực nên hiệu quả hoạt động của các hệ thống tăng lên, chẳng hạn như hạn chế được sự không đồng bộ cơ sở hạ tầng dẫn tới các tắc nghẽn xử lý thông tin, tiếp nhận và truyền thông tin. • Lợi ích về cung cấp thông tin. Về phương diện thông tin, ERP có thể cung cấp các lợi ích sau: • Thu thập dữ liệu kịp thời, giảm thời gian lập báo cáo nên ERP cung cấp cho người sử dụng thông tin kịp thời hơn. Vì ERP là hệ thống tích hợp thông tin và các hoạt động xử lý trên cơ sở thông tin cho tất cả các vùng hoạt động của doanh nghiệp nên ERP không những tích hợp thông tin từ các bộ phận, các vùng hoạt động khác nhau mà nó còn cho phép chia sẻ thông tin, dữ liệu. 8 • ERP sử dụng thông tin tích hợp nên nó cũng giúp người quản lý có nhiều thông tin phong phú, đánh giá tình hình tài chính doanh nghiệp một cách tổng hợp, đầy đủ, toàn diện hơn. • ERP loại trừ được các rào cản giữa các vùng chức năng của doanh nghiệp nên nó cho phép người quản lý truy cập thông tin kịp thời và do đó tăng tính sẵn sàng của thông tin. 3.2 Hạn chế Vấn đề gì cũng có hai mặt. Việc ứng dụng ERP thường đem lại lợi ích cho các doanh nghiệp lớn nhiều hơn và gây một số hạn chế đối với doanh nghiệp qui mô nhỏnhư chi phí cho ERP quá lớn, thời gian thực hiện dự án lâu dài (từ 2-5 năm) và đòi hỏi doanh nghiệp chuẩn bị đủ các điều kiện về công nghệ, về huấn luyện khả năng quản lý và thay đổi văn hóa doanh nghiệp nên nhiều khi ứng dụng ERP làm xáo trộn và thậm chí gây lỗ, thiệt hại tài chính cho doanh nghiệp. Một khó khăn khác liên quan tới ứng dụng ERP là chưa có một chuẩn đầy đủ cho các phần mềm ERP. Tùy nhà cung cấp, các phân hệ của ERP có thể thay đổi và do đó sẽ có những khó khăn khi tích hợp các ứng dụng khác nhau của các nhà cung cấp khác nhau. Một khó khăn nổi bật khác của việc ứng dụng ERP là sự không phù hợp hay nói cách khác là khoảng cách giữa các chức năng được cung cấp bởi phần mềm ERP và yêu cầu của tổ chức sử dụng ERP về các vấn đề tổ chức dữ liệu, xử lý và nội dung cũng như hình thức thông tin. Khó khăn khác cũng rất quan trọng trong việc thực hiện ERP là tỷ lệ giữa tái cấu trúc doanh nghiệp và mục tiêu tùy chỉnh (sửa chữa theo yêu cầu khách hàng). Không phải qui trình xử lý và kinh doanh nào của ERP viết sẵn nào cũng phù hợp với doanh nghiệp sử dụng nó. Tuy vậy, nếu việc sửa chữa theo yêu cầu tùy chỉnh sẽ mất rất nhiều thời gian, chi phí và thậm chí làm mất luôn mục tiêu ban đầu của phần mềm ERP là nâng cao chất lượng cho xử lý kinh doanh. Ngoài ra trong môi trường ERP, người sử dụng có thể lợi dụng kỹ thuật công nghệ cao để thực hiện các hoạt động gian lận đối với thông tin, với tài sản của doanh nghiệp. 4. Sự khác nhau giữa hệ thống ERP và kế toán truyền thống: Một trong những khó khăn lớn nhất khi ứng dụng ERP ở VN là sự khác biệt giữa phương pháp hạch toán kế toán (KT) trong hệ thống ERP và các phương pháp tổ chức hạch toán KT truyền thống của các doanh nghiệp (DN). Đây là vấn đề chung đối với hầu hết các DN VN khi sử dụng các giải pháp ERP, nhất là giải pháp ERP của nước ngoài.Tiêu chí đầu tiên của các PM ERP là quản lý đồng bộ, chặt chẽ và khoa học hơn toàn bộ thông tin của DN. Trong đó, thông tin KT là một phần cốt lõi. Để đạt được tiêu chí đó, hệ thống đòi hỏi người sử dụng phải tuân thủ quy trình tác nghiệp chặt chẽ, đôi khi phức tạp, với 9 một khối lượng thông tin đầu vào khổng lồ. Không ít DN đã không thể chấp nhận thực tế này và họ đã nỗ lực đơn giản hoá quy trình tác nghiệp của ERP. Kết quả, họ đã biến ERP thành một PM KT và làm mất đi ý nghĩa lớn nhất của ERP là quản lý thông tin một cách tổng thể và đồng bộ. 4.1Ghi nhận bằng bút toán hạch toán Trong hệ thống ERP nước ngoài, hạch toán KT không phải là điểm bắt đầu mà là kết quả của quá trình xử lý thông tin. Mỗi thao tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều được ghi nhận bằng một bút toán hạch toán trên hệ thống. Cùng với quy trình nghiệp vụ được chia thành nhiều công đoạn khác nhau, các nghiệp vụ KT cũng được chia thành nhiều cặp bút toán khác nhau. Ví dụ, trong quy trình mua hàng, có bút toán nhận hàng tương ứng với việc nhận hàng hoá vào kho; bút toán ghi nhận công nợ phải trả tương ứng với việc chấp nhận chứng từ mua hàng; bút toán thanh toán tương ứng với việc chấp nhận thanh toán…Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ, hệ thống ERP định nghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán và các quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất với nhau. 4.2Thiết lập tài khoản trung gian Mặc dù đây là một điểm khác biệt so với KT VN, nhưng trên góc độ kinh tế thì sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong các nghiệp vụ trên vẫn không có gì thay đổi. Để đảm bảo cho bảng cân đối KT của DN không phát sinh thêm nhiều so với cách hạch toán cũ, DN VN có thể sử dụng các tài khoản không thuộc hệ thống tài khoản chính thức của mình và xem đó là các tài khoản trung gian. Như vậy, việc phát sinh giao dịch ở các tài khoản trung gian không làm ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính của DN và các DN có thể dựa vào số dư của các tài khoản này để kiểm tra quy trình tác nghiệp đã được thực hiện đầy đủ chưa. 4.3 Hạch toán tự động Ngoài phân hệ KT tổng hợp thực hiện các bút toán một cách trực tiếp như các PM KT thông thường, tất cả các phân hệ khác của ERP đều tiến hành hạch toán tự động và quy tắc hạch toán 1:n hay n:1 không được đặt ra. Vì thế, không thể thực hiện việc tách số dư của các tài khoản theo từng tài khoản đối ứng. Đây là một vấn đề khá quan trọng đối với hầu hết những người làm KT ở VN vì chúng ta vẫn quen kiểm soát số liệu theo kiểu đối ứng. Tuy nhiên, cần lưu ý một điểm khác biệt rất lớn giữa ERP và các phần mềm KT là bút toán được sinh ra một cách tự động và được kiểm soát nhiều tầng thông qua quá trình phê duyệt, vì thế những sai sót về định khoản hầu như không xảy ra. 10 [...]... ánh 5 .Rủi ro kiểm toán Khái niệm: Rủi ro kiểm toán là rủi ro xảy ra khi kiểm toán viên đưa ra ý kiến rằng báo cáo tài chính được trình bày trung thực và hợp lý trong khi chúng có những sai sót trọng yếu Để quản trị rủi ro kiểm toán, người ta sử dụng mô hình rủi ro kiểm toán như là kết quả của các rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát và rủi ro phát hiện 5.1 Rủi ro tiềm tàng Rủi ro tiềm tàng là rủi ro tiềm... khi kiểm toán cho doanh nghiệp 5.4 Mô hình rủi ro kiểm toán Mô hình rủi ro kiểm toán phản ảnh quan hệ giữa ba loại rủi ro nói trên với rủi ro kiểm toán, theo đó rủi ro kiểm toán là kết quả của ba loại rủi ro trên Một sai sót khi tiềm ẩn trong báo cáo tài chính (rủi ro tiềm tàng) nhưng không được ngăn chặn bởi hệ thống kiểm soát nội bộ (rủi ro kiểm soát) sẽ có thể được phát hiện thông qua các thủ tục kiểm. .. kiểm toán IR (Inherent risk): Rủi ro tiềm tàng CR (Control risk): Rủi ro kiểm soát DR (Detection risk): Rủi ro phát hiện Dựa vào mô hình trên ta có : DR = AR / ( IR x CR) Như vậy rủi ro phát hiện phụ thuộc vào rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát Việc đánh giá rủi ro phát hiện sẽ được thực hiện sau khi kiểm toán viên đánh giá rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát Mô hình rủi ro cũng cho thấy yêu cầu ban... các rủi ro kiểm toán trong môi trường ERP, từ đó tiến hành cuộc kiểm toán một cách hiệu quả và đạt được các mục tiêu kiểm toán đã đề ra Bên cạnh đó, kiểm toán viên cần không ngừng trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết để đáp ứng nhu cầu của nghề nghiệp – kiểm toán trong môi trường ERP 8 Tài liệu tham khảo: Giáo trình Kiểm toán ( Bộ môn Kiểm toán – Đại học Kinh tế TP.HCM) Hệ thống thông tin kế toán. .. (mẫu không đại diện cho tổng thể), kiểm toán viên thực hiện thiếu các thủ tục kiểm toán cần thiết hoặc lựa chọn thủ tục kiểm toán không phù hợp Kiểm toán trong môi trường ERP đòi hỏi kiểm toán viên phải có hiểu biết sâu rộng về cả tài chính kế toán lẫn công nghệ thông tin Trong trường hợp này, rủi ro phát hiện còn có thể xuất phát từ lỗi của kiểm toán viên, kiểm toán viên thiếu kinh nghiệm, thiếu hiểu... các thủ tục kiểm toán nhằm giảm rủi ro kiểm toán thấp xuống tới mức có thể chấp nhận được.” Như vậy, công việc đánh giá rủi ro kiểm toán không chỉ là việc cần thiết trong kiểm toán nói chung và kiểm toán báo cáo tài chính nói riêng mà đây còn là quy định, công việc bắt buộc phải thực hiện trong khi lập kế hoạch kiểm toán Việc đánh giá rủi ro kiểm toán sẽ giúp cho kiểm toán viên xác định rõ công việc cần... chứng kiểm toán Cụ thể, để đạt mức rủi ro kiểm toán mong muốn, nếu rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát được đánh giá càng cao thì mức rủi ro phát hiện càng thấp, khi đó số 15 lượng bằng chứng mà kiểm toán viên cần thu thập sẽ tăng lên Ngược lại, nếu rủi ro phát hiện càng cao thì số lượng bằng chứng mà kiểm toán viên cần phải thu thập sẽ ít hơn 5.5 Tầm quan trọng của việc đánh giá rủi ro kiểm toán: ... mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400) về Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ: “ Kiểm toán viên phải có đủ hiểu biết về hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ của khách hàng để có thể lập kế hoạch kiểm toán tổng thể và chương trình kiểm toán thích hợp, có hiệu quả Kiểm toán viên phải sử dụng khả năng xét đoán chuyên môn của mình để đánh giá rủi ro kiểm toán và xác định các thủ tục kiểm toán nhằm giảm rủi. .. toán thích hợp Tuy nhiên, khi các thủ tục kiểm toán thất bại (rủi ro phát hiện), sai sót trên sẽ xuất hiện trên báo cáo tài chính đã kiểm toán cùng với ý kiến là báo cáo tài chính trình bày trung thực và hợp lý (rủi ro kiểm toán) Có nhiều cách diễn đạt mối quan hệ giữa các loại rủi ro, một trong những cách đó là mô tả thông qua một công thức AR= IR x CR x DR Trong đó: AR (Audit risk): Rủi ro kiểm toán. .. ứng thích hợp với các quy định kế toán mới • Sự phức tạp nghiệp vụ: ERP là một phần mềm duy nhất mang tính tích hợp do đó các nghiệp vụ trong hệ thống sẽ phức tạp hơn nhiều so với các phần mềm riêng lẻ khác Đây cũng chính là điểm mang đến nhiều rủi ro cho doanh nghiệp • 5.2 Rủi ro kiểm soát: 5.2.1 Kiểm soát nội bộ trong môi trường ERP Mổi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung . luận sai khi kiểm toán cho doanh nghiệp. 5.4 Mô hình rủi ro kiểm toán Mô hình rủi ro kiểm toán phản ảnh quan hệ giữa ba loại rủi ro nói trên với rủi ro kiểm toán, theo đó rủi ro kiểm toán là kết. hợp lý trong khi chúng có những sai sót trọng yếu. Để quản trị rủi ro kiểm toán, người ta sử dụng mô hình rủi ro kiểm toán như là kết quả của các rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát và rủi ro phát. qua các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện. 5.2.2 Rủi ro kiểm soát Rủi ro kiểm soát là rủi ro xảy ra sai sót trọng yếu, mà kiểm soát nội