Kiểm toán khoản mục tiền mặt

Vấn đề đặt ra đối với mỗi kiểm toán viên là phải thiết kế được trình tự kiểm toán khoản mục tiền mặt chặt chẽ, hiệu lực, đủ để phát hiện và ngăn ngừa những gian lận, sai sót hoặc sự lạm

LỜI NÓI ĐẦU

Trong mỗi doanh nghiệp, tiền mặt là một loại tài sản lưu động quan trọng, có khả năng thanh toán nhanh và có ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính của doanh nghiệp

Mặt khác, các nghiệp vụ của doanh nghiệp liên quan nhiều đến việc thu hoặc chi trả bằng tiền, ví dụ như mua bán hàng hoá vật tư, tài sản cố định; các khoản chi phí phát sinh bằng tiền cũng diễn ra thường xuyên Do những đặc điểm trên, nên tiền mặt thường là đối tượng của sự gian lận và ăn cắp Vấn đề đặt ra đối với mỗi kiểm toán viên là phải thiết kế được trình tự kiểm toán khoản mục tiền mặt chặt chẽ, hiệu lực, đủ

để phát hiện và ngăn ngừa những gian lận, sai sót hoặc sự lạm dụng trong quá trình quản lý, hạch toán tài khoản tiền mặt, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất

cho doanh nghiệp Chính vì lý do đó, em đã quyết định chọn đề tài “Kiểm toán khoản

mục tiền mặt ”để có được cơ hội tìm hiểu sâu hơn nữa vấn đề này.

Bố cục của đồ án bao gồm các phần sau:

Chương 1:Giới Thiệu Khái Quát Về Công Ty Và Quy Trình Kiểm Toán Chung Tại Công Ty TNHH Trung Nhân

Chương 2:Thực Trạng Quy Trình Kiểm Toán Tiền Mặt Tại Công Ty TNHH Trung Nhân

và chỉ bảo về ý tưởng trong quá trình hình thành và hoàn thiện đồ án kiểm toán

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY VÀ QUY TRÌNH KIểM TOÁN CHUNG TẠI CÔNG TY TNHH TRUNG NHÂN.

1.1GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH TRUNG NHÂN

1.1.1 Lịch Sử Hình Thành Và Phát Triển Công Ty TNHH TRUNG NHÂN

Ngày 09/12/2007 được sự đồng ý của Sở Kế Hoạch Và Đầu Tư Tp HCM theo

giấy phép kinh doanh số 0304749658 ,công ty TNHH TRUNG NHÂN lần đầu

tiên ra đời và đi vào hoạt động Lĩnh vực hoạt động công ty là Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác.Sau đây là vài nét chính về công ty TNHH TRUNG NHÂN

-Tên giao dịch đầy đủvà hợp pháp của công ty : công ty TNHH TRUNG NHÂN-Địa chỉ: 55 Đường 232 Cao Lỗ, Phường 4, Quận 8, Thành Phố Hồ Chí Minh

-Giám đốc/Đại diện pháp luật: Nguyễn Văn Khanh

-Ngày hoạt động: 01/01/2007

-Mã số thuế: 0304749658

-Hoạt động chính: Bán buôn máy móc, trang thiết bị y tế và phụ tùng máy khác

-Điện thoại : 08 3850 7724

1.1.2 Lĩnh Vực Hoạt Động Của Công Ty TNHH TRUNG NHÂN

Bảng 1.1 DANH SÁCH NGÀNH NGHỀ KINH DOANH CÔNG TY TNHH

TRUNG NHÂN:

Ngành

Ngành Chính

1 Bán buôn máy móc,trang thiết bị và phụ tùng máy móc 43 Y

4 Bán lẻ thuốc ,dụng cụ y tế,mỹ phẩm và vật phẩm vệ sinh 64 N

6 Sản xuất thiết bị ,dụng cụ y tế,nha khoa,chỉnh hình và

1.1.3 Mục Tiêu Và Phương Hướng Hoạt Động Công Ty TNHH TRUNG NHÂN

A/ Mục tiêu

Cũng cố và mở rộng thị trường trong nước từng bước phát triển thị trường quốc tế với phương châm : “ Đa dạng hoá chức năng, đa dạng hoá sản phẩm, đa dạng hoá thị trường” Đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng, của sản xuất, tiêu dùng trong

xã hội trên cơ sở chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân và chấp hành nghiêm túc các quy định, chính sách của nhà nước

B/ Phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới

+ Đưa ra mục tiêu kinh doanh nhập khẩu, đặc biệt nhập khẩu nguyên liệu và thành phẩm tân dược nhóm Kháng sinh và nhóm Vitamin phục vụ trong va ngoài nước

+ Đẩy mạnh kinh doanh nội địa, bằng mọi biện pháp xúc tiến bán hàng, mở rộng hình thức kinh doanh, mở rộng thị trường nhằm tăng doanh số bán, tăng vòng quay của vốn

+Sử dụng các biện pháp chăm sóc khách hàng, tiếp thị quảng cáo về công ty hay từng sản phẩm cụ thể nhằm nâng cao uy tín cũng như sản phẩm của công ty

+ Coi công tác xuất khẩu như một mũi nhọn trong giai đoạn tới

1.1.4 Tổ Chức Bộ Máy Quản Lý Cua Công Ty TNHH TRUNG NHÂN

a) Bộ Máy Tổ Chức Quản Lý Công Ty

SƠ ĐỒ 1.1 BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY

GIÁM ĐỐC P.GĐ KD

b) Sơ Đồ Kiểm Toán Nội Bộ

SƠ ĐỒ 1.2 Kiểm Toán Nội Bộ

Trình Tự Ghi Sổ Kế Toán Theo Hình Thức Chứng Từ Ghi Sổ

Bảng cân đối số phát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

SƠ ĐỒ 1.3 Ghi Sổ Kế Toán Theo Hình Thức Chứng Từ Ghi Sổ

1.2 QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHUNG TẠI CÔNG TY TNHH TRUNG NHÂN 1.2.1 Giai Đoạn Chẩn Bị Kiểm Toán

Lập kế hoạch là cơ sở để đạt kết quả tốt trong mọi tổ chức Lập kế hoạch gắn với việc xây dựng các mục tiêu để tận dụng những điều kiện thuận lợi và nguồn lực có sẵn nhằm sử dụng hiệu quả những nguồn lực đó Lập kế hoạch kiểm toán là bước công việc đầu tiên và không thể thiếu của công tác kiểm toán nhằm tạo ra tất cả các tiền đề

và điều kiện cụ thể trước khi thực hành kiểm toán Đây là một bước quan trọng có ý nghĩa quyết định đến chất lượng của một cuộc kiểm toán, đặc biệt là đối với các cuộc kiểm toán diễn ra với quy mô lớn Việc lập kế hoạch kiểm toán nội bộ phải bằng văn bản và do người phụ trách kiểm toán nội bộ thực hiện Kế hoạch kiểm toán nội bộ phải nhất quán với Bản quy chế của bộ phận kiểm toán nội bộ và các mục đích của tổ chức Các nội dung mà bản kế hoạch phải đề cập tới bao gồm :

• -Xây dựng các mục tiêu kiểm toán và phạm vi công việc

• - Xác định những nguồn lực cần thiết để thực hiện cuộc kiểm toán

• - Thu thập thông tin cơ bản về các hoạt động sẽ được kiểm toán

• - Liên hệ với những người cần biết về cuộc kiểm toán

• - Viết chương trình kiểm toán

1.2.2 Giai Đoạn Thực Hiện Kiểm Toán

Thực hiện kiểm toán là quá trình thực hiện đồng bộ các công việc đã ấn định trong kế hoạch, chương trình kiểm toán Trong quá trình thực hiện kiểm toán, kiểm toán viên nội bộ cần tuân thủ các nguyên tắc chung cơ bản sau:

Thứ nhất: Kiểm toán viên phải tuyệt đối tuân thủ chương trình kiểm toán đã được

xây dựng Trong mọi trường hợp, kiểm toán viên không được tự ý thay đổi chương trình đã đặt ra

Thứ hai: Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên phải thường xuyên ghi chép

những phát giác, những nhận định về các nghiệp vụ, các con số, các sự kiện nhằm tích luỹ bằng chứng, nhận định cho những kết luận kiểm toán

Thứ ba: Định kỳ tổng hợp kết quả kiểm toán (trên các bảng tổng hợp) để nhận rõ

mức độ thực hiện so với khối lượng công việc chung Thông thường, cách tổng hợp rõ nhất là dùng các bảng kê chênh lệch hoặc bảng kê xác minh (bảng 1 và bảng 2)

Bảng minh họa 1 –Bảng kê chênh lệch

Trong quá trình thực hiện kiểm toán, các KTV đều phải thuần thục thực hiện các thủ tục kiểm toán Các thủ tục kiểm toán là những hành động đặc thù được thực hiện hoặc những phương pháp được sử dụng để thu thập dữ liệu cần thiết cho các kết luận kiểm toán Trong kiểm toán nội bộ, các thủ tục liên quan đặc biệt đến các hành động sau:

So sánh KTV nội bộ thường xuyên so sánh những thông tin có liên quan và phân tích

những sự khác biệt Ví dụ KTV nội bộ so sánh chi phí thực tế với chi phí định mức, rồi xem xét sự khác biệt đáng kể

Xác minh KTV nội bộ phải xem xét việc chứng minh cho các bút toán và số liệu

trong các báo cáo Việc này liên quan đến thanh tra chứng từ trên cơ sở trắc nghiệm Cách chọn mẫu thống kê có thể được sử dụng thích hợp để kết luận về chọn mẫu theo phán đoán chủ quan hoặc hiệu lực của thông tin

Khẳng định Các KTV cần mở rộng việc khẳng định của mình, nhất là trong những

trường hợp công việc kiểm soát nội bộ ở đơn vị được kiểm toán tỏ ra yếu kém, hoặc các chứng từ bị thiếu trong hồ sơ Ví dụ, việc khẳng định các số dư các tài khoản phải trả người bán phải thông qua các biên bản đối chiếu công nợ giữa các bên

Xem kỹ Trong một số trường hợp, KTV có thể muốn xem kỹ hoặc kiểm tra trực tiếp

các sổ sách và báo cáo để xác định có những khoản mục cần phải chú ý thêm không Thủ tục này không thay thế được cho việc trắc nghiệm, nó chỉ giúp các KTV làm quen với hệ thống và xác định các lĩnh vực phải điều tra

Phân tích Thông qua phân tích, KTV chia một quá trình hoặc một khoản mục ra

những phần nhỏ Việc phân chia này làm cho việc thẩm tra được dễ dàng thông qua các yếu tố nổi bật nhất Việc phân chia này cũng giúp cho việc xác định những nguyên nhân chủ yếu của những tình trạng đang tồn tại

Thẩm vấn Thông tin bằng lời nói là một phương tiện quan trọng để giải thích những

sự việc mà KTV thấy cần thiết phải làm rõ Nó cũng giúp KTV nội bộ hình dung những hoạt động và những quá trình trong nghiệp vụ kinh doanh để có định hướng thẩm tra sau đó KTV nội bộ có thể yên tâm về những giải thích như vậy từ các cá nhân có liên quan đến lĩnh vực cụ thể được kiểm toán, cũng như từ các cá nhân trong các bộ phận khác

Quan sát Theo thủ tục này, KTV nội bộ có thể liệt kê ra những cảm nghĩ và những

điều quan sát được trong quá trình thực hiện nhiệm vụ kiểm toán VD: KTV có thể quan sát tình hình tồn kho hàng hoá, các thủ tục nhập hàng về kho, từ đó có những đánh giá và đưa ra hướng hành động quan trọng trong quá trình thực hiện cuộc KT

Tính toán lại KTV phải kiểm tra những số tổng cộng hàng ngang, hàng dọc và các

phép tính khác, coi đó là một phần công việc trong quá trình thực hiện kiểm toán Việc thẩm tra lại những công việc kiểm soát kể cả những việc KTV kiểm soát bằng máytính

sẽ giúp KTV xác định bản chất và nội dung của việc trắc nghiệm phải làm

1.2.3.Hoàn Thành Kiểm Toán.

Một trong những giai đoạn quan trọng của toàn bộ quá trình kiểm toán nội bộ là

lập và gửi các báo cáo Báo cáo là phương tiện chủ yếu giúp nhiều người biết được kết quả thực hiện công việc của bộ phận KTV nội bộ và đánh giá sự đóng góp của bộ phận này Lập báo cáo một cách có hiệu quả hoàn toàn tuỳ thuộc vào chất lượng công việc

đã làm trước đó Tuy nhiên một báo cáo kiểm toán kém chất lượng có thể biến các kết quả công việc kiểm toán trước đó trở nên vô nghĩa Do vậy, việc lập báo cáo là một trong những mối quan tâm hàng đầu của các kiểm toán viên nội bộ ở tất cả các cấp, đặc nhiệm sau cùng về hiệu quả của toàn bộ công tác kiểm toán nội bộ

1.2.4 Theo dõi Sau Kiểm Toán Và Đánh Giá Công Việc Kiểm Toán

Sau khi đã có báo cáo kiểm toán thì công việc sau đó là theo dõi xem việc sửa chữa của các đơn vị được kiểm toán đúng như đã đề xuất hay không, tiến độ có phù hợp không

Công việc theo dõi sau kiểm toán có thể do bộ phận kiểm toán nội bộ trực tiếp đảm nhận hoặc do một bộ phận chức năng khác đảm nhận tuỳ theo sự phân công của ban giám đốc Thông thường ban giám đốc thường giao nhiệm vụ theo dõi sau kiểm toán cho bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện vì như thế sẽ giúp cho bộ phận kiểm toán nội

bộ có những trách nhiệm đối với những phát hiện kiểm toán đồng thời cho phép KTV

có những đánh giá thực tế khi anh ta tiến hành kiểm toán các đơn vị cơ sở ở lần sau Tuy nhiên kể cả trong trường hợp KTV nội bộ không trực tiếp đảm nhận nhiệm vụ theo dõi sau kiểm toán thì anh ta cũng phải biết được các thông tin chi tiết về các hành động và kết quả sửa chữa Trong một số trường hợp ban giám đốc có thể chỉ định một

bộ phận nhân viên thích hợp để thực hiện một chương trình chính thức giám sát những phản ứng, hoạt động và kết quả cuối cùng của mọi kiến nghị kiểm toán, bao gồm cả việc kết hợp những kiến nghị của KTV nội bộ và KTV bên ngoài Sau đó, giao cho bộ phận KTV nội bộ định kỳ đánh giá lại hiệu quả của chương trình giám sát này Như là một phần công việc của nhiệm vụ kiểm toán kỳ sau, KTV nội bộ cũng sẽ xem xét hành động đối với những kiến nghị kiểm toán đã đưa ra trước đây của bản thân mình cũng như những kiến nghị của KTV bên ngoài và kết hợp những phát hiện về sự không tuân thủ vào phần đánh giá kiểm toán kỳ này

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN TIỀN MẶT TẠI CÔNG

TY TNHH TRUNG NHÂN

2.1 TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

2.1.1Tìm Hiểu Về Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ

2.1.1.1 Bảng câu hỏi:

Câu hỏi

Trả lời

Không áp dụng

Có Không Yếu kém Quan

trọng

Thứ yếu

1.Công ty có phân trách nhiệm giữa thủ quỹ

3.Thủ quỹ có kiểm tra tính hợp lệ của phiếu

thu,chi trước khi thu, chi tiền hay không? 

4 Thủ quỹ có đảm bảo rằng luôn ký hoặc

đóng dấu xác nhận lên chứng từ không? 

5 Cuối ngày có kiểm kê quỹ hay không?

6.Có định kỳ đối chiếu giữa nhật ký quỹ với

7.Có các quy định về xét duyệt chi trong

8.Cuối ngày ,kế toán thanh toán có báo số dư

9.Đơn vị có xây dựng dự toán thu,chi tiền

BẢNG 1.2 :TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

2.1.1.2 Lưu đồ:

Lưu đồ thu tiền: BẢNG 2.1 LƯU ĐỒ THU TIỀN

Bảng

kê thu tiền 1

Giấy báo trả tiền

Bảng

kê thu tiền 2

Tiền check

Tiền check

Lập bảng

kê thu tiền

Giấy báo trả tiền

Bắt đầu KH

Phiếu thu 3

Lấy giấy nộp tiền

Tiền check

P.thu 3

2

Giấy nộp tiền 1

Dùng ghi sổ cái

NK thu tiền

Ghi nhật

ký thu tiền

Tiền check

Bảng kê thu tiền 3

D P.thu KH

4

Bảng kê thu tiền 2

Giấy báo trả tiền

Đối chiếu ghi sổ chi tiết

Bảng kê thu tiền2

Giấy báo trả tiền

Lưu riêng theo c từ

NH

Giấy nộp tiền 2

Đối chiếu sổ cái và sổ chi tiết NH

Đối chiếu

NK thu tiền ,p.thu KH

Kiểm tra STT

-Sổ chi tiết NH

Bảng

kê thu tiền 1

3

Phiếu thu 2 Phiếu thu 1

Lưu đồ chi tiền : BẢNG 2.2 LƯU ĐỒ CHI TIỀN

Kế toán phải trả (thanh toán) Thủ quỷ Kt

tổng hợp

Bộ hồ sơ chưa thanh toán

N Người bán

Kho

Phiếu yêu cầu

Hóa dơn

bán hàng

Đơn đặt hàng

thanh toán

3

2 Phiếu chi 1

Ghi sổ sec vào

Tính tổng cộng tháng Sec tiền

Giấy báo trả tiền 1

Bộ ctừ gốc

Người bán

Sổ chi sec

D

Sec đã được đối chiếu xét duyệt

Giấy báo trả tiền 2

Phiếu chi 3

Sổ thanh toán

Phiếu chi 2

Phiếu chi 1

Viết sec thanh toán,lập giấy báo trả tiền ,ghi vào sổ chi sec,sổ thanh toán

Kiểm tra ,đối chiếu ,đóng dấu.thanh toán

3 2 Phiếu chi 1

Bộ chứng từ gốc

Tính tổng cộng tháng

Sổ cái 1

2.1.2 Đánh Giá Sơ Bộ Rủi Ro Kiểm Soát

KTV chỉ có thể đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát đối với một cơ sở dẫn liệu nào đó

là thấp hơn mức tối da,khi mà đánh giá rằng các thủ tục kiểm soát có liên quan được thiết kế và thực hiện hữu hiệu.Đây là cơ sở giúp kiểm toán viên giới hạn phạm vi của các thử nghiệm cơ bản phải tiến hành đối với các khoản mục có liên quan.Ngược lại ,nếu mức rủi ro kiểm soát được đánh giá là tối đa và xét thấy không có khả năng giảm được trong thực tế ,KTV không thực hiện các thử nghiệm kiểm soát ,mà chỉ thực hiện các thử nghiệm cơ bản ở mức độ phù hợp

Rủi ro tiềm tàng : là khả năng có sai sót trọng yếu trong số dư tài khoản ,hoặc

loại hình nghiệp vụ ….Rủi ro tiềm tàng là những gì bất thường tiềm ẩn trong hoạt động kinh doanh,trong môi trường kinh doanh ,hay trong bản chất của số dư tài khoản hoặc các loại nghiệp vụ…

Rủi ro kiểm soát :là khả năng có sai sót trọng yếu có thể xảy ra với một số dư tài

khoản ,hoặc một một loại nghiệp vụ…Mà hệ thống kiểm soát nội bộ đã không ngăn chặn,hoặc không phát hiện kịp thời.Rủi ro kiểm soát luôn xuất hiện ,và khó tránh khỏi

vì những hạn chế vốn có của mọi hệ thống kiểm soát nội bộ

Rủi ro phát hiện :là những rủi ro ma KTV không phát hiện ra sai sót hiện có

trong các số dư tài khoản ,hoặc các loại nghiệp vụ ….Mức độ rủi ro phát hiện có quan

hệ trực tiếp với phương pháp kiểm toán của KTV

Rủi ro kiểm toán : là những rủi ro mà KTV có thể mắc phải khi đưa ra những ý

kiến nhận xét không xác đáng về BCTC đã được kiểm tra kho mà các báo cáo này còn chứa đựng nhiều sai sót trọng yếu

Từ bảng kết quả câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ liên quan đến việc kiểm soát tiền của dơn vị được thực hiện bằng cách phỏng vấn cán bộ nhân viên có liên quan (trong bảng 20 câu mộti câu trả lời được 1 điểm,kết quả tỷ lệ câu trả lời “có’ 90%.Tuy nhiên những câu trả lời “không” chiếm 10% là những câu không ảnh hưởng nghiêm trọng đến hệ thống kiểm soát nội bộ).Thêm vào đó là la hai chu trình thu –chi tiền của

công ty được mô tả qua lưu đồ,chứng từ…….=>Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty thiết kế như vậy có thể ngăn ngừa và phát hiện được những gian lận và sai sót.

Từ đó:

Rủi ro kiểm soát CR=30%

Rủi ro kiểm toán mong muốn AR=5%

Rủi ro tiềm tàng IR=75%

Do đó: DR=AR/(IR*CR)=5%/(30%*70%)=22,22%

Xác định các sai sót tiềm tàng và các thủ tục kiểm soát chủ yếu

Rủi ro tiềm tàng Thủ tục kiểm soát Thử nghiệm kiểm soát

1.Tiền mặt có thể bị sử

dụng ai mục đích hoặc

mất cắp

-Quy định hằng ngày thủ quỹ cần ghi chép thu ,chi tiền mặt vào sổ quỹ.Các nghiệp vụ thu chi phải có phiếu thu và chi đã được xét duyệt của cấp có thẩm quyền

-Thủ tục hạn chế tiếp cận tiền và phải có nơi cất giữ tiền an toàn

-Kiểm tra chứng từ liên quan đến thu chi tiền mặt

-Phỏng vấn xem thủ quỹ có biết điều này hay không?

-Quan sát nơi cất giữ tiền ,số lượng nhân viên nắm giữ tiền

-Quan sát chứng từ có đầy

đủ thông tin và chữ kíXét duyệt của cấp thẩm quyền

2.Tiền mặt có thể bị

chiếm dụng ,tham ô -Thanh toán bằng chuyển khoản đối với số tiền trên

20 triệu

-Hằng ngày ,đối chiếu số

dư trên sổ cái với quỹ tiền

-Cuối mõi ngày kiểm kê quỹ tiền mặt,lập bảng kê thu tiền và nộp số tiền thu được vào quỹ

- Quan sát việc ktra sổ cái và

sổ chi tiết

-Phỏng vấn công ty đó xem nhân viên biết điều đó không

-Kiểm tra biên bản kiểm kê quỹ và bản kê thu tiền

-Quan sát việc đối chiếu sổ cái và sổ tiền mặt