báo cáo thực tập tại công ty TNHH đại bắc – miền nam

- Phòng kinh doanh: Là phòng do Phó Giám Đốc trực tiếp điều hành việc thực hiện các hoạt động kinh doanh, nắm bắt trực tiếp nhu cầu của khách hàng và công việc giao chuyển hàng hóa tới

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY

TNHH ĐẠI BẮC – MIỀN NAM1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

ngày 25/01/2005 (Tên cũ : Công ty TNHH PHAN XI PHĂNG) Với phương châm

“Hợp tác - Phát triển - Chia sẻ - Thành công”, công ty ra đời nhằm phục vụ nhu cầu

thiết yếu về chăm sóc sức khỏe thông qua việc phân phối các loại dược phẩm cho cácđại lý, nhà thuốc, bệnh viện trong và ngoài thành phố cũng như trên toàn quốc

- Tên tiếng Việt: Công ty TNHH ĐẠI BẮC – MIỀN NAM (Tên cũ : Công ty TNHHPHAN XI PHĂNG)

- Tên tiếng Anh: SOUTHERN DAI BAC COMPANY LIMITED

- Tên viết tắt: SOUNTHERN DAIBAC CO.LTD

- Địa chỉ trụ sở chính: 243/9/12P Tô Hiến Thành, P.13, Q.10, Tp.HCM

- Mã số doanh nghiệp: 0303646106

- Điện thoại: (08) 6265.0738 Fax: (08) 6264.7375

- Email: daibacmiennam@yahoo.com.vn

- WebSite: www.daibac.com

- Hình thức sở hữu: Công ty TNHH 2 thành viên trở lên

- Mặt hàng kinh doanh: Thuốc chữa bệnh, thực phẩm chức năng, mỹ phẩm và chấttẩy rửa, thiết bị, vật tư y tế…

- Vốn điều lệ: 5.000.000.000 đồng (năm tỷ đồng).

1.1.2 Quá trình phát triển

* Giai đoạn 1: (2005 – 2007)

- Bắt đầu hoạt động kinh doanh với tên Công ty TNHH PHAN XI PHĂNG.

- Tiến hành hoạt động tìm kiếm khách hàng và kinh doanh các mặt hàng đã đăng ký

- Tìm hiểu các nguồn cung cấp hàng hóa để có được nguồn hàng đảm bảo cả về chấtlượng và số lượng cùng với giá cả hợp lý

- Nghiên cứu thị trường và tìm hiểu các mặt hàng kinh doanh mới.

* Giai đoạn 2: (2008 – 2010)

- Công ty bước vào giai đoạn phát triển nhanh, mở rộng và đa dạng hóa các mặt hàngkinh mới để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng

- Các mặt hàng chiết xuất từ thiên nhiên được công ty ưu tiên và phát triển mạnh

- Công ty đã nhận được nhiều hợp đồng cung cấp dược phẩm, mua bán hàng hóa….cho các bệnh viện và công ty dược lớn tại Tp.Hồ Chí Minh và các tỉnh miền Nam

- Công ty mở rộng thêm các điểm phân phối sỉ và lẻ khắp các tỉnh miền Nam

* Giai đoạn 3: (2011 - đến nay)

- Công ty tiếp tục duy trì tốc độ phát triển kinh doanh và mở rộng thị trường tiêu thụ racác tỉnh Trung Bộ như: Khánh Hòa, Ninh Thuận, Bình Thuận…Bên cạnh đó, các công

ty sản xuất cũng là khách hàng thường xuyên của công ty

- Ngày 7/11/2013 công ty đổi tên thành Công ty TNHH Đại Bắc - Miền Nam

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

1.2.1 Chức năng

Chức năng chủ yếu của công ty là cung cấp các mặt hàng y tế: thuốc chữa bệnh,thực phẩm chức năng, mỹ phẩm và chất tẩy rửa, thiết bị, vật tư y tế… cho các đại lýthuốc, bệnh viện và các công ty dược trên toàn quốc

1.2.2 Nhiệm vụ

Để hoàn thành chức năng trên công ty cần phải thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Kinh doanh đúng mặt hàng đã đăng ký, đáp ứng ngày càng tốt hơn và thỏa mãn nhucầu tối đa của khách hàng

- Mở rộng mạng lưới tiêu thụ ra các vùng lân cận, quan hệ chặt chẽ với các nhà thuốc,bệnh viện và trung tâm y tế…

- Cung cấp hàng hóa cho khách hàng đúng yêu cầu về số lượng, chất lượng với giá cả hợp lý và dịch vụ tốt nhất

- Khắc phục những khó khăn hiện tại và phát huy - phát triển những thế mạnh nhằmnâng cao hiệu quả trong kinh doanh

- Quan tâm đến cuộc sống của cán bộ công nhân viên: các chế độ lương, khen thưởng,vui chơi, giải trí… phù hợp nhằm khích lệ tinh thần làm việc của đội ngũ nhân viên

- Huấn luyện đội ngũ nhân viên giao hàng chuyên nghiệp về tác phong và thái độ giaotiếp với khách hàng

- Tuyển dụng các trình dược viên có nhiều kinh nghiệm

1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty

1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty TNHH Đại Bắc – Miền Nam

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

- Giám đốc công ty: Là người điều hành hoạt động kinh doanh của công ty, chịu trách

nhiệm trước hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình

- Phó Giám đốc công ty: Là người đứng thứ hai sau Tổng Giám đốc, quyết định mọi

vấn đề có liên quan đến công việc kinh doanh

- Phòng kế toán tài chính: Tham mưu giúp Giám đốc quản lý và sử dụng tài chính

trong mọi lĩnh vực chi tiêu trong hoạt động kinh doanh của công ty; cung cấp các số

liệu và tài liệu tài chính cho công tác lên kế hoạch điều hành phát triển các hoạt độngkinh doanh; chịu trách nhiệm thực thi tài chính và hạch toán chỉ đạo toàn bộ công tác

kế toán, thống kê ghi chép, kiểm tra và phân tích hoạt động tài chính của công ty

- Phòng hành chính: Tham mưu cho GĐ giải quyết các chế độ, chính sách của nhà

nước; thực hiện công tác quản lý lao động tiền lương và các chính sách cho công nhânviên toàn công ty; công tác kỷ luật và khen thưởng; công tác đào tạo và bồi dưỡng cán

bộ công nhân viên; công tác bố trí nhân lực và chăm lo tới đời sống nhân viên; thựchiện công tác tổ chức cán bộ, công việc lưu trữ hồ sơ, công văn toàn công ty

- Phòng kinh doanh: Là phòng do Phó Giám Đốc trực tiếp điều hành việc thực hiện

các hoạt động kinh doanh, nắm bắt trực tiếp nhu cầu của khách hàng và công việc giao

chuyển hàng hóa tới khách hàng, nhận các hợp đồng kinh tế và điều hành việc thựchiện hợp đồng, đề ra các phương thức kinh doanh, quản lý chính sách giá cả và chínhsách đối với khách hàng, đảm nhận và có trách nhiệm với các hoạt động mua - bán

Giám Đốc

Phòng Kế Toán

Phòng Kinh

Doanh

Phòng Hành Chính

Phó GĐ

Phòng Kho Vận

hàng Đồng thời, theo dõi và giám sát các hợp đồng mua - bán từ khi bắt đầu cho đếnkhi kết thúc.

- Phòng kho vận: Giúp công ty quản lý hàng hóa, theo dõi hàng hóa nhập vào xuất ra

hàng ngày, phối hợp cùng phòng kinh doanh trong việc nhận hợp đồng và giao chuyểnhàng hóa tới khách hàng

1.4 Tổ chức công tác kế toán tại công ty

1.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Sơ đồ 1.2 : Sơ đồ phòng kế toán của công ty TNHH Đại Bắc – Miền Nam

1.4.2 Nhiệm vụ của các bộ phận phòng kế toán

- Kế toán trưởng: Phụ trách chung mọi vấn đề liên quan đến tài chính, chịu sự chỉ đạo

trực tiếp của Ban giám đốc công ty về công việc thuộc phạm vi trách nhiệm và quyềnhạn của mình; tổ chức toàn diện công tác kế toán và chịu trách nhiệm về số lượng, chấtlượng sổ sách, báo cáo kế toán theo đúng chế độ kế toán hiện hành; tham mưu choGiám đốc công tác quản lý kinh tế tài chính và đề xuất những biện pháp đem lại hiệuquả kinh doanh cho công ty Đồng thời theo dõi và tính trích khấu hao tài sản cố địnhcủa công ty

- Kế toán tổng hợp: Định kỳ tập hợp sổ sách để lập báo cáo tài chính; hàng tháng có

nhiệm vụ tính lương cho nhân viên công ty, đồng thời lập bảng tổng hợp kê khai cácloại thuế của công ty; kiểm tra, quản lý chứng từ của kế toán theo đúng quy định của

cơ quan có thẩm quyền và của công ty

- Kế toán bán hàng: Theo dõi cập nhật hàng ngày các số liệu nhập, xuất, tồn hàng hóa

và cung cấp số liệu về hàng tồn kho cho bộ phận kinh doanh; kiểm kê đối chiếu số liệuhàng tồn kho thực tế với sổ sách theo định kỳ; xuất hóa đơn bán hàng

- Kế toán công nợ: Theo dõi tình hình công nợ của khách hàng và nhà cung cấp cho

Kế toán trưởng

Kế toán tổng hợp

Kế toán công nợ

Kế toán thanh toán

Thủ quỹ

Kế toán bán

hàng

công ty; đối chiếu chính xác khoản phải thu, phải trả cho từng khách hàng và từng nhàcung cấp thông qua thư xác nhận hoặc biên bản công nợ hàng tháng theo qui định vàyêu cầu; phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác và rõ ràng các nghiệp vụ phải thu, phảitrả theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán.

- Kế toán thanh toán: Theo dõi các thủ tục chứng từ để thanh toán cho người bán; cập

nhật và theo dõi sổ chi tiết tài khoản tiền mặt, tiền gửi và các khoản tiền vay; kiểm trađối chiếu số liệu sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay ngân hàng với sổ sách kế toán; cuối tuầnđối chiếu kiểm quỹ tiền mặt với thủ quỹ

- Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm về mọi vấn đề liên quan đến tài chính như: thu, chi tiền

mặt, kiểm quỹ và báo cáo quỹ, nộp- rút tiền gửi ngân hàng; thường xuyên theo dõi, đốichiếu với số liệu của ngân hàng về số tiền hiện có của công ty

1.5 Chính sách và chế độ kế toán áp dụng

1.5.1 Mô hình kế toán của công ty

Mô hình kế toán tại công ty TNHH Đại Bắc - Miền Nam được tổ chức tập trung Toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp được tiến hành tập trung tại phòng

kế toán doanh nghiệp Ở các đại lý phân phối khác không tổ chức bộ máy kế toánriêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toánban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách, hạch toán nghiệp vụ phục vụcho nhu cầu kinh doanh của từng đại lý phân phối đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyểnchứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán doanh nghiệp để xử lý và tiến hành công tác

kế toán

1.5.2 Hình thức tổ chức hệ thống sổ sách kế toán

Công ty sử dụng hình thức kế toán là Nhật kí chung bằng phần mềm trên máy

vi tính

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ sách kế toán chủ yếu sau đây:

- Sổ nhật ký chung (Xem PL_2 trang 1 đến trang 13)

- Sổ cái

- Sổ kế toán chi tiết

Ghi chú:

: Ghi hàng ngày

: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ

: Kiểm tra, đối chiếu

Sơ đồ 1.3 : Sơ đồ hạch toán nhật kí chung của Công ty

Trình tự ghi sổ kế toán:

Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc khi nghiệp vụ phát sinh ghi vào sổ Nhật

ký chung theo trình tự thời gian, sau đó căn cứ vào sổ nhật ký chung để ghi vào Sổ cái.Cuối tháng tổng hợp số liệu của Sổ cái và lấy số liệu của Sổ cái ghi vào bảng cân đối

số phát sinh của tài khoản tổng hợp Đối với các tài khoản có mở các sổ hoặc thẻ kếtoán chi tiết thì sau khi ghi sổ nhật ký, phải căn cứ vào các chứng từ gốc ghi vào các sổhoặc thẻ kế toán chi tiết liên quan, cuối tháng cộng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết củatừng tài khoản để đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh Sau khi kiểm tra đối chiếukhớp đúng các số liệu, bảng cân đối số phát sinh được dùng làm căn cứ để lập bảngcân đối kế toán vào các báo biểu kế toán khác

 Giới thiệu về phần mềm:

- Tên phần mềm: 3TSOFT

- Quy trình hạch toán: khi nhận được các hóa đơn, chứng từ phát sinh, kế toán viên

sẽ nhập vào theo từng phần hành tương ứng:

+ Kế toán tiền mặt, tiền gửi

+ Kế toán vật tư, hàng hóa

+ Kế toán tài sản, công cụ, chi phí

+ Kế toán tổng hợp

+ Quản lý kho

+ Quản lý hệ thống

Số liệu chạy vào hệ thống sẽ đổ vào các sổ cái, sổ chi tiết, sổ quỹ, tương ứng Cuối

kỳ, các số liệu được kết chuyển và lập hệ thống báo cáo (Báo cáo tài chính, Báo cáothuế GTGT )

1.5.3 Hệ thống báo cáo và chứng từ kế toán sử dụng

1.5.3.1 Danh mục chứng từ kế toán (Xem PL_ 4 trang 1)

1.5.3.2 Hệ thống báo cáo

Công ty sử dụng các báo cáo tài chính kế toán theo quy định của Bộ Tài Chính, baogồm:

- Bảng cân đối kế toán mẫu B-01/DNN

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh mẫu B-02/DNN

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ mẫu B-03/DNN

- Thuyết minh báo cáo tài chính mẫu B-09/DNN

1.6 Các chính sách kế toán áp dụng

- Công ty áp dụng chế độ kế toán Doanh nghiệp Việt Nam ban hành theo Quyết định

số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006

- Hệ thống tài khoản mà công ty sử dụng (Xem PL_4 trang 2)

- Kỳ kế toán: Năm (năm tài chính: Bắt đầu từ 01/01 và kết thúc 31/12 hàng năm)

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là: Việt Nam Đồng.

- Phương pháp kế toán hàng tồn kho:

+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho của công ty được ghi nhận

theo giá gốc Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua và các chi phí liên quan trựctiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại theochuẩn mực kế toán số 02

+ Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Giá trị hàng tồn kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ Đơn giá xuất kho bình quân của một

loại sản phẩm = (Giá trị hàng tồn đầu kỳ + Giá trị hàng nhập trong kỳ) / (Số lượnghàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ)

+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo

dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật tư,

hàng hoá trên sổ kế toán.

- Phương pháp ghi nhận TCSĐ: TSCĐ được ghi nhận theo thông tư

45/2013/TT-BTC ngày 25/04/2013 Nguyên giá TSCĐ bao gồm giá mua và những chi phí liênquan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào hoạt động như dự kiến

- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Sử dụng phương pháp khấu hao đường thẳng

dựa trên thời gian hữu dụng ước tính của các tài sản trong phạm vi thông tư45/2013/TT-BTC ngày 25/04/2013

- Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ

- Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: Doanh thu được ghi nhận theo chuẩn mực số 14

- Nguyên tắc ghi nhận chi phí đi vay: Được ghi nhận vào chi phí SXKD.

- Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả: Theo chi phí thực tế đã sử dụng

CHƯƠNG 2: THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG

TY TNHH ĐẠI BẮC – MIỀN NAM2.1 Kế toán Tiền mặt

2.1.1 Chứng từ sử dụng

 Chứng từ gốc:

o Hóa đơn GTGT hoặc Hóa Đơn Bán Hàng

o Giấy đề nghị thanh toán

2.1.3 Sổ kế toán

- Sổ Cái TK 111 (Xem PL_ 2 trang 14 đến trang 16)

- Sổ Quỹ tiền mặt 111 (Xem PL_2 trang 89 đến trang 91)

2.1.4 Quy trình thu tiền mặt

- Sơ đồ dòng dữ liệu:

Cập nhật

sổ KT, sổ quỹPhải thu KH

Phiếu thu của KH

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ dòng dữ liệu của kế toán thu tiền mặt

Thu tiền,

ký xác nhận

Lưu

2Phiếu thu 1

Phiếu thu 1

ĐK, cập nhật sổ KT

2.1.5 Quy trình chi tiền mặt

- Sơ đồ dòng dữ liệu:

Nhân

viên

Xử lý thanh

Lưu dữ liệu

Cập nhật

sổ KT, sổ quỹ Phiếu chi đã duyệt

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ dòng dữ liệu của kế toán chi tiền mặt

Phiếu chi đã duyệt

Lưu

Phiếu chi đã duyệt

Ký xác nhận và chi tiền

u chi

No

YesGĐNTT

t

Yes

Phiếu chi đã duyệt

Ký duyệtNo

ĐK, cập nhật sổ KT

Cập nhật

sổ quỹ

Sơ đồ 2.4: Lưu đồ luân chuyển chứng từ của kế toán chi tiền mặt

- Diễn giải:

+ Nhân viên lập giấy đề nghị thanh toán (GĐNTT) chuyển qua cho Kế toán trưởng(KTT) và Giám đốc (GĐ) kiểm tra tính hợp lệ Nếu không được thì trả về, nếu đượcthì chuyển qua cho Kế toán thanh toán lập Phiếu chi

+ Kế toán thanh toán lập Phiếu chi rồi chuyển qua cho Kế toán trưởng và Giám đốckiểm tra và ký tên Nếu không được thì trả về cho Kế toán thanh toán, nếu được thìchuyển qua Thủ quỹ ký xác nhận và chi tiền

+ Kế toán thanh toán nhận PC đã duyệt, cập nhật Sổ kế toán, sau đó chuyển lại cho thủquỹ cập nhật Sổ quỹ và lưu lại

2.1.6 Trích dẫn một số nghiệp vụ phát sinh tại công ty

Nghiệp vụ 1: Ngày 24/12/2013: Thu tiền hàng nhà thuốc Việt Số 1 theo HĐ 2178, PT

464/12 (Xem PL_ 1 trang 1 đến trang 2) và sổ chi tiết (Xem PL_2 trang 100).

Nợ TK 1111: 2.160.900

Có TK 131: 2.160.900

Nghiệp vụ 2: Ngày 31/12/2013: Chi mua xăng theo HĐ 2048588, 2048674, 2048770,

2048915 và PC 090/12 (Xem PL_1 trang 3 đến trang 7).

Nợ TK 64227: 6.624.737

Nợ TK 1331: 662.473

Có TK 1111: 7.287.210

Nghiệp vụ 3: Ngày 31/12/2013: Chi mua đồng phục theo HĐ 6800, 7227 và PC

105/12 (Xem PL_1 trang 8 đến trang 10).

Nợ TK 64222: 1.260.910

Nợ TK 1331: 126.090

Có TK 1111: 1.387.000

Nghiệp vụ 4: Ngày 31/12/2013: Chi cước vận chuyển theo HĐ 1479 và PC 107/12

(Xem PL_1 trang 11 đến trang 12).

 Chứng từ dùng để ghi sổ:

o Giấy báo nợ

o Giấy báo có

2.2.2 Tài khoản sử dụng

2.2.3 Sổ kế toán

- Sổ cái TK 112 (Xem PL_2 trang 17 đến trang 19)

- Sổ hạch toán chi tiết của Ngân hàng MB (Xem PL_2 trang 92 đến trang 94)

- Bảng kê giao dịch của Ngân hàng ACB (Xem PL_2 trang 95 đến trang 97)

2.2.4 Quy trình thu tiền gửi ngân hàng

- Sơ đồ dòng dữ liệu:

Nhân

viên

Xử lý thanh

Lưu dữ liệu

Cập nhật

sổ KT, sổ quỹ Phiếu chi đã duyệt

Sơ đồ 2.5: Sơ đồ dòng dữ liệu của kế toán thu tiền gửi

Phản hồi lại cho NH hoặc KHNo

Yes

ĐK, cập nhật sổ KT

Sơ đồ 2.6: Lưu đồ luân chuyển chứng từ của kế toán thu tiền gửi

- Diễn giải:

+ Kế toán thanh toán nhận Giấy Báo có từ Ngân hàng gửi đến, tiến hành kiểm tra,xác nhận công nợ, nếu phát hiện sai sót, chênh lệch thì phản hồi lại Ngân hàng/Kháchhàng, nếu số liệu khớp với sổ sách thì tiến hành cập nhật Sổ kế toán, lưu chứng từ

2.2.5 Quy trình chi tiền gửi ngân hàng

- Sơ đồ dòng dữ liệu:

KTTT Ký duyệt cập nhật KTĐối chiếu,

Kế toán thanh toán Kế toán trưởng và Giám đốc Ngân hàng

Bắt đầu

Bộ CT cần

thanh toán

Ký duyệt

+ KTTT nhận Giấy báo nợ, tiến hành cập nhật Sổ kế toán và lưu chứng từ

2.2.6 Trích dẫn một số nghiệp vụ phát sinh tại công ty

Nghiệp vụ 1: Ngày 03/12/2013: Trả nợ khế ước LD1325900364 kèm Giấy báo nợ số

Nợ TK 64217: 400.000

Có TK 11213: 400.000

Nghiệp vụ 3: Ngày 04/12/2013: Trích ký quỹ MD 1333800040 – BV Da liễu

TP.HCM kèm GBN: MBN04/12 và Giấy bảo lãnh thực hiện Hợp đồng (Xem PL_1 trang 15 đến trang 17).

Nợ TK 1384: 550.000

Có TK 11213: 550.000

Nghiệp vụ 4: Ngày 25/12/2013: Công ty CP VPB thanh toán tiền hàng theo HĐ 2180

và GBC: AC080/12 (Xem PL_1 trang 18 đến trang 19) và sổ chi tiết (Xem PL_2 trang 98).

2.3.3 Sổ kế toán

- Sổ cái TK 131 (Xem PL_2 trang 20 đến trang 25)

- Sổ chi tiết theo từng khách hàng

2.3.4 Quy trình kế toán phải thu khách hàng

- Sơ đồ dòng dữ liệu:

nhật sổ KT

Theo dõi CN

Lưu chứng từ

bán hàng Bộ CT

Xét duyệt

Thư xác nhận CN, bảng kê HĐ tồn nợ

In sổ tổng hợp, sổ chi tiết CN

Xác nhận của khách hàng

Thư xác nhận Thư xác nhận,

bảng kê đã duyệt

Kiểm tra CN

bảng kê

Sơ đồ 2.9: Sơ đồ dòng dữ liệu của kế toán phải thu khách hàng

- Lưu đồ:

Xác nhận CN

In sổ tổng hợp và sổ chi tiết CN

Kiểm tra CN

A Lưu

2 Thư xác 1 nhận CN

Xét duyệt

2 Thư xác 1 nhận CN đã duyệt

2 Thư xác 1 nhận CN đã duyệt Bảng kê HĐ tồn nợ đã xác nhận

A KTCN

Lưu

Bảng kê HĐ tồn nợ đã duyệt

Bảng kê HĐ tồn nợ

KTCN

Yes Yes

Sơ đồ 2.10: Lưu đồ luân chuyển chứng từ của kế toán phải thu khách hàng

- Diễn giải:

+ Sau khi bán hàng, Kế toán bán hàng dựa vào bộ chứng từ tiến hành định khoản và

cập nhật sổ kế toán

+ Kế toán công nợ dựa vào Sổ kế toán để theo dõi công nợ Hàng tháng in sổ tổng hợp

và sổ chi tiết công nợ tiến hành đối chiếu giữa hai sổ để phát hiện chênh lệch, sai sót

và điều chỉnh kịp thời Đồng thời, lập bảng kê hóa đơn tồn nợ và thư xác nhận công nợlàm 2 bản trình lên Kế toán trưởng xét duyệt Nếu không được duyệt sẽ chuyển trả lại

cho KTCN lập lại Nếu được duyệt, KTCN chuyển bộ chứng từ trên cho khách hàngđối chiếu và xác nhận Nếu khách hàng thông báo có sự chênh lệch sẽ phản hồi lại choKTCN kiểm tra và điều chỉnh Nếu số liệu khớp sẽ chuyển 1 bản thư xác nhận lại choKTCN lưu làm căn cứ sau này.

2.3.5 Trích dẫn một số nghiệp vụ phát sinh tại công ty

Nghiệp vụ 1: Ngày 14/12/2013: Thu tiền hàng nhà thuốc Bạch Yến theo HĐ 1925, PT

348/12 (Xem PL_1 trang 21 đến trang 22) và sổ chi tiết (Xem PL_2 trang 99).

Nợ TK 1111: 945.000

Có TK 131: 945.000

Nghiệp vụ 2: Ngày 21/12/2013: Bán sản phẩm cho nhà thuốc Việt Số 1 theo HĐ số

2115, PXK 760/12 (Xem PL_1 trang 23 đến trang 24) và sổ chi tiết (Xem PL_2 trang 100).

Nợ TK 131: 1.728.720

Có TK 5111: 1.646.400

Có TK 33311: 82.320 Nghiệp vụ 3: Ngày 24/12/2013: Bán sản phẩm cho nhà thuốc Vân Dung theo HĐ

2162, PXK 807/12 (Xem PL_1 trang 25 đến trang 26) và sổ chi tiết (Xem PL_2 trang 101).

133 Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ

1331 Thuế VAT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ

2.4.3 Sổ kế toán

- Sổ cái TK 133 (Xem PL_2 trang 26 đến trang 27)

2.4.4 Quy trình kế toán kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng

- Sơ đồ dòng dữ liệu:

Cơ quan thuế

Tờ khai thuế GTGT

Tờ khai thuế GTGT

Sơ đồ 2.11: Sơ đồ dòng dữ liệu của kế toán kê khai và nộp thuế GTGT

- Lưu đồ:

Bắt đầu

Hóa đơn đầu ra

Nhập vào

bảng kê

mua vào

Nhập vào bảng kê bán ra

Tờ khai thuế GTGT kỳ trước

Lưu

Tờ khai 1thuế GTGT

No

Tờ khai thuế 1 GTGT đã duyệt

+ Kế toán trưởng xét duyệt Tờ khai thuế,nếu sai thì trả về cho Kế toán tổng hợp, nếuđúng thì đưa liên 1 cho Kế toán tổng hợp lưu, liên 2 đem nộp cho Cơ quan thuế

2.4.5 Trích dẫn một số nghiệp vụ phát sinh tại công ty

Nghiệp vụ 1: Ngày 02/12/2013: Trả phí chuyển tiền kèm GBN: AN005/12

(Xem PL_1 trang 27).

Nợ TK 64227: 13.636

Nợ TK 1331: 1.364

Có TK 11211: 15.000

Nghiệp vụ 2: Ngày 13/12/2013: Nhập hàng dược phẩm của CTy TNHH Dược Phẩm

Sao Đỏ theo HĐ 2267 – 09/12, PNK 552/12 (Xem PL_1 trang 28 đến trang 29) và sổ chi tiết (Xem PL_2 trang 102).

2.5.3 Sổ kế toán

- Sổ cái TK 138 (Xem PL_2 trang 28 đến trang 29)

2.5.4 Sơ đồ hạch toán

TK 111, 112 TK 138 TK 334, 632

TK 515 TK 111, 112

TK 241, 642

TK 211 TK 214

2.5.5 Trích dẫn một số nghiệp vụ phát sinh tại công ty

Nghiệp vụ 1: Ngày 04/12/2013: Trích ký quỹ MD 1333800040 – BV Da liễu

TP.HCM kèm GBN số MBN04/12 và Giấy bảo lãnh thực hiện HĐ (Xem PL_1 trang

15 đến trang 17).

Nợ TK 1384: 550.000

Có TK 11213: 550.000

Nghiệp vụ 2: Ngày 31/12/2013: Hoàn ký quỹ MD 1302300039 kèm SHTCT của

Ngân hàng MB (Xem PL_2 trang 94).

2.6.3 Sổ kế toán

- Sổ cái TK 156 (Xem PL_2 trang 30 đến trang 34)

2.6.4 Quy trình mua hàng hóa

- Sơ đồ dòng dữ liệu: Sơ đồ 2.13 (Xem PL_4 trang 3)

- Lưu đồ: Sơ đồ 2.14 (Xem PL_4 trang 4)

- Diễn giải: (Xem PL_4 trang 5)

2.6.5 Quy trình bán hàng hóa

- Sơ đồ dòng dữ liệu: Sơ đồ 2.15 (Xem PL_4 trang 6)

- Lưu đồ: Sơ đồ 2.16 (Xem PL_4 trang 6)

- Diễn giải: (Xem PL_4 trang 7)

2.6.6 Trích dẫn một số nghiệp vụ phát sinh tại công ty

Nghiệp vụ 1: Ngày 09/12/2013: Bán hàng dược phẩm cho Công ty CP VPB theo HĐ

1671, PXK 319/12 (Xem PL_1 trang 30 đến 31) và sổ chi tiết (Xem PL_2 trang 98).

Nợ TK 6321: 213.206.990

Có TK 156: 213.206.990

Nghiệp vụ 2: Ngày 27/12/2013: Bán dược phẩm cho Trung tâm y tế Dự Phòng Cần

Giờ theo HĐ số 2307, PXK 949/12 (Xem PL_1 trang 32 đến 33) và sổ chi tiết (Xem PL_2 trang 103).

Nợ TK 6321: 5.230.048

Có TK 156: 5.230.048

Nghiệp vụ 3: Ngày 30/12/2013: Nhập hàng dược phẩm của Cty TNHH Đại Bắc theo

HĐ số 8795, PNK 1015/12 (Xem PL_1 trang 34 đến trang 35) và sổ chi tiết (Xem PL_2 trang 104 đến trang 105).

Nợ TK 156: 175.859.600

Nợ TK 1331: 8.792.980

Có TK 331 : 184.652.580

Nghiệp vụ 4: Ngày 30/12/2013: Nhập hàng dược phẩm của Cty TNHH Đại Bắc theo

HĐ 7901, PNK 1020/12 (Xem PL_1 trang 36 đến 37) và sổ chi tiết (Xem PL_2 trang

Nghiệp vụ 5: Ngày 30/12/2013: Nhập hàng dược phẩm của Cty TNHH Dược Phẩm

Sao Đỏ theo HĐ 2575, PNK 1022/12 (Xem PL_1 trang 38 đến trang 39) và sổ chi tiết (Xem PL_2 trang 102).

- Sổ cái TK 211 (Xem PL_2 trang 35 đến trang 37)

2.7.4 Quy trình mua tài sản cố định

- Sơ đồ dòng dữ liệu: Sơ đồ 2.17 (Xem PL_4 trang 8)

- Lưu đồ: Sơ đồ 2.18 (Xem PL_4 trang 8)

- Diễn giải: (Xem PL_ 4 trang 9)

2.7.5 Trích dẫn một số nghiệp vụ phát sinh tại công ty

Nghiệp vụ 1: Ngày 31/12/2013: Mua xe ô tô Ford Focus – HĐ 7100 Công ty Tân

Thành Đô theo HĐ 7100 (Xem PL_1 trang 40) .

Nợ TK 21113: 732.727.273

Nợ TK 1331: 73.272.727

Có TK 331 : 806.000.000

Nghiệp vụ 2: Ngày 31/12/2013: Điều chỉnh giảm TSCĐ do không đủ điều kiện là

TSCĐ theo Thông tư 45/2013/TT-BTC kèm Bảng tính khấu hao TSCĐ (Xem PL_1

trang 41 đến trang 42) và Phiếu kế toán số PK05/12 (Xem PL_1 trang 43).

2141 Hao mòn tài sản cố định hữu hình

2143 Hao mòn tài sản cố định vô hình

2.8.3 Sổ kế toán

- Sổ cái TK 214 (Xem PL_2 trang 38 đến trang 40)

2.8.4 Tóm tắt quy trình ghi sổ kế toán

Khi TSCĐ bắt đầu đưa vào sử dụng, kế toán sẽ theo dõi và hạch toán khấu haoTSCĐ hàng kỳ theo thời gian sử dụng hữu ích dự tính Kế toán chỉ cần nhập nguyêngiá và thời gian sử dụng hữu ích, phần mềm kế toán sẽ tự động trích khấu hao hàng kỳvào chi phí tương ứng cho bộ phận sử dụng, kế toán sẽ tự kiểm tra và lập bảng kê theodõi khấu hao định kỳ

2.8.5 Trích dẫn một số nghiệp vụ phát sinh tại công ty

Nghiệp vụ 1: Ngày 31/12/2013: Khấu hao TSCĐ kèm Bảng tính khấu hao TSCĐ

(Xem PL_1 trang 41 đến trang 42) và Phiếu khấu hao KH12/24 (Xem PL_1 trang 44).

2.9.2 Tài khoản sử dụng

2.9.3 Sổ kế toán

- Sổ cái TK 241 (Xem PL_2 trang 41)

2.9.4 Sơ đồ hạch toán

TK 111,112 TK 241 TK 211

2.9.5 Trích dẫn một số nghiệp vụ phát sinh tại công ty

Nghiệp vụ 1: Ngày 09/12/2013: Chi thành lập mốc cao độ Quốc Gia bằng GPS theo

2.10.3 Sổ kế toán

- Sổ cái TK 242 (Xem PL_2 trang 42)

2.10.4 Sơ đồ hạch toán

TK 111, 112 TK 242 TK 642

o Phiếu kế toán

TK 211

TK 331

2.10.5 Trích dẫn một số nghiệp vụ phát sinh tại công ty

Nghiệp vụ 1: Ngày 31/12/2013: Chi mua thiết bị văn phòng theo HĐ số 1298 và PC

087/12 (Xem PL_1 trang 47 đến trang 48).

Nợ TK 242: 2.818.200

Nợ TK 1331: 281.820

Có TK 1111: 3.100.020

Nghiệp vụ 2: Ngày 31/12/2013: Điều chỉnh giảm TSCĐ do không đủ điều kiện là

TSCĐ theo Thông tư 45/2013/TT-BTC kèm Bảng tính khấu hao TSCĐ (Xem PL_1

trang 41 đến trang 42) và Phiếu kế toán số PK05/12 (Xem PL_1 trang 43).

2.11.4 Quy trình vay ngắn hạn:

- Sơ đồ dòng dữ liệu:

Lưu dữ liệu

Hồ sơ vay

Hồ sơ vay đã duyệt

GBC

Sơ đồ 2.19: Sơ đồ dòng dữ liệu của kế toán Vay ngắn hạn

2.11.5 Trích dẫn một số nghiệp vụ phát sinh tại công ty

Nghiệp vụ 1: Ngày 03/12/2013: Trả nợ khế ước LD1325900364 kèm Giấy báo nợ số

2.12.3 Sổ kế toán

- Sổ cái TK 331 (Phụ lục 2 trang 44 đến trang 45)

- Sổ chi tiết theo từng nhà cung cấp

2.12.4 Quy trình kế toán phải trả nhà cung cấp

- Sơ đồ dòng dữ liệu:

Kế toán

bán hàng

Theo dõi CN

In sổ tổng hợp, sổ chi tiết CN

Lưu chứng từ

Bộ CT mua hàng

ĐK, cập nhật sổ KT

Kiểm tra CN

- Lưu đồ:

Kế toán bán hàng Kế toán công nợBắt đầu

Xác nhận CN

LưuYes

Bộ CT mua hàng

ĐK, cập nhật sổ KT

Theo dõi CN

In sổ tổng hợp

và sổ chi tiết CN

Kiểm tra CN

2Thư xác 1 nhận CN đã xác nhậnBảng kê HĐ tồn nợ đã xác nhận

2Thư xác 1 nhận CNBảng kê HĐ tồn nợ

+ Kế toán công nợ dựa vào Sổ sách để theo dõi công nợ Hàng tháng in sổ tổng hợp và

sổ chi tiết công nợ tiến hành đối chiếu giữa hai sổ để phát hiện chênh lệch, sai sót vàđiều chỉnh kịp thời

+ KTCN khi nhận được thư xác nhận công nợ và bảng kê hóa đơn tồn nợ từ nhà cungcấp gửi tới sẽ tiến hành đối chiếu với sổ kế toán Nếu không khớp sẽ thông báo lại chonhà cung cấp kiểm tra và điều chỉnh Nếu số liệu khớp sẽ chuyển 1 bản thư xác nhậnlại cho NCC, 1 bản thư xác nhận và bảng kê HĐ tồn nợ đem lưu làm căn cứ sau này.

2.12.5 Trích dẫn một số nghiệp vụ phát sinh tại công ty

Nghiệp vụ 1: Ngày 02/12/2013: Công ty chuyển khoản trả tiền cho Công ty TNHH

Đại Bắc theo Giấy báo nợ AN004/12 (Xem PL_1 trang 49) và sổ chi tiết (Xem PL_2 trang 104 đến trang 105).

Nợ TK 331: 420.000.000

Có TK 11211: 420.000.000

Nghiệp vụ 2: Ngày 05/12/2013: Công ty chuyển khoản thanh toán tiền quảng cáo –

HĐ 100 cho Công ty TNHH XD – TM và TT Ánh Dương theo GBN: AN007/12 (Xem PL_1 trang 50).

Nợ TK 331: 61.200.000

Có TK 11211: 61.200.000

Nghiệp vụ 3: Ngày 07/12/2013: Nhập hàng dược phẩm của Công ty TNHH Dược

Phẩm Sao Đỏ theo HĐ 2134, PNK 200/12 (Xem PL_1 trang 51 đến trang 52) và sổ chi tiết (Xem PL_2 trang 102).

Nợ TK 156: 5.640.000

Nợ TK 1331: 564.000

Có TK 331 : 6.204.000

Nghiệp vụ 4: Ngày 30/12/2013: Công ty thanh toán tiền mua xe FORD FOCUF 2.04

cho Công ty CP Tân Thành Đô CITYFORD theo GBN: AN047/12 và UNC (Xem PL_1 trang 53 đến 54).

o Phiếu kế toán

o Tờ khai thuế TNDN

o Bảng kê khai tổng hợp nghĩa vụ ngân sách Nhà nước 2013

2.13.2 Tài khoản sử dụng

2.13.3 Sổ kế toán

- Sổ cái TK 333 (Xem PL_2 trang 46 đến trang 53)

2.13.4 Quy trình kế toán kê khai và nộp thuế GTGT (Xem tài khoản 133)

2.13.5 Trích dẫn một số nghiệp vụ phát sinh tại công ty

Nghiệp vụ 1: Ngày 18/12/2013: Nộp Thuế TNCN và Thuế TNCN đầu tư vốn tháng

11 năm 2013 Giấy báo nợ MBN24/12 (Xem PL_1 trang 55).

Nợ TK 3335: 5.448.536

Nợ TK 3336: 12.775.000

Có TK 11213: 18.223.536

Nghiệp vụ 2: Ngày 27/12/2013: Bán dược phẩm cho Công ty Cổ phần Thương Mại và

Thiết Bị Y Tế Thịnh Vượng theo hình thức xuất trả hàng HĐ số 2298 và PXK 941/12

(Xem PL_1 trang 56 đến trang 57).

Nợ TK 331: 23.919.910

Có TK 5111: 21.745.373

Có TK 33311: 2.174.537

Nghiệp vụ 3: Ngày 31/12/2013: Xác định thuế TNDN phải nộp 2013 theo Phiếu kế

toán PK06/12 (Xem PL_1 trang 58).

Nợ TK 821: 83.988.273

Có TK 3334: 83.988.273

Nghiệp vụ 4: Ngày 31/12/2013: Lương, BHXH phải thu, phải trả, thuế TNCN phải

thu T12/2013 theo Phiếu kế toán PK03/12 (Xem PL_1 trang 59).

Nợ TK 334: 4.794.811

Có TK 3335: 4.794.811

2.14.3 Sổ kế toán

- Sổ cái TK 334 (Xem PL_2 trang 54)

2.14.4 Hình thức trả lương và các khoản trích theo lương

o Hình thức trả lương:

- Lương thực tế =

- Tổng lương = Lương thực tế + Các khoản phụ cấp (nếu có)

- Thực lĩnh = Tổng lương – Thuế TNCN, các khoản trích theo lương, tạm ứnglương (nếu có)

o Các khoản trích theo lương:

- Trích BHXH: Được trích 24% trên tổng số lương cơ bản trong đó công tychịu 17%, người lao động chịu 7%

- Trích BHYT: Được trích 4.5% trên tổng số lương cơ bản trong đó công tychịu 3%, người lao động chịu 1.5%

- Trích BHTN: Được trích 2% trên tổng số lương cơ bản trong đó công tychịu 1%, người lao động chịu 1%

2.14.5 Quy trình kế toán phải trả người lao động

- Sơ đồ dòng dữ liệu:

đã duyệt

Sơ đồ 2.22: Sơ đồ dòng dữ liệu của kế toán phải trả người lao động

- Lưu đồ:

Bắt đầu

Bảng chấm công

2.14.6 Trích dẫn một số nghiệp vụ phát sinh tại công ty

Nghiệp vụ 1: Ngày 31/12/2013: Chi lương nhân viên PC 096/12 (Xem PL_1 trang

60) và Bảng lương (Xem PL_1 trang 61 đến trang 62).

2.15.2 Tài khoản sử dụng

2.15.3 Sổ kế toán

- Sổ cái TK 335 (Xem PL_2 trang 55 đến trang 58)

- Sổ chi tiết theo từng đối tượng vay

- Sổ tổng hợp lãi vay phải trả

2.15.4 Sơ đồ hạch toán

TK 111, 112 TK 335 TK 635

TK 333

2.15.5 Trích dẫn một số nghiệp vụ phát sinh tại công ty

Nghiệp vụ 1: Ngày 31/12/2013: Chi lãi vay tháng 12/2013 cho bà Nguyễn Thị Bích

Diệp theo PC: 099/12, Giấy biên nhận (Xem PL_1 trang 63 đến trang 64) và sổ chi tiết (Xem PL_2 trang 106 đến 107) và sổ tổng hợp lãi vay phải trả (Xem PL_2 trang 108).

338 Phải trả và phải nộp khác

2.16.3 Sổ kế toán

2.16.4 Sơ đồ hạch toán

TK 111, 112 TK 338 TK 111

TK 334, 642

2.16.5 Trích dẫn một số nghiệp vụ phát sinh tại công ty

Nghiệp vụ 1: Ngày 31/12/2013: Lương, BHXH phải thu, phải trả, thuế TNCN phải

thu T12/2013 theo Phiếu kế toán PK03/12 (Xem PL_1 trang 65) và Bảng lương (Xem PL_1 trang 61 đến trang 62).

Nợ TK 64221: 59.195.012

Nợ TK 334: 26.778.698

Có TK 3383: 85.973.710

Nghiệp vụ 2: Ngày 31/12/2013: BHXH giữ lại quỹ 2013, Phiếu kế toán PK04/12

(Xem PL_1 trang 66) và Bảng lương (Xem PL_1 trang 61 đến trang 62).