ẢNH HƯỞNG CỦA NHÂN TỐ ĐẾN QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN VÀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CỦA CÁC TỔ CHỨC

Nhiệm vụ và mục đích Có 3 nhiệm vụ chủ yếu trong việc phân tích công việc: - Định nghĩa về công việc một cách hoàn chỉnh và chính xác; - Mô tả các nhiệm vụ, trách nhiệm và các tiêu chuẩn

1. BẢN CHẤT CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

1.1. Khái niệm

Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xácđịnh điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện côngviệc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt côngviệc

1.2. Nhiệm vụ và mục đích

Có 3 nhiệm vụ chủ yếu trong việc phân tích công việc:

- Định nghĩa về công việc một cách hoàn chỉnh và chính xác;

- Mô tả các nhiệm vụ, trách nhiệm và các tiêu chuẩn hoàn thành công việc;

- Xác định yêu cầu của công việc

Các thông tin thu thập được khi phân tích công việc được dùng để lập ra:Bản mô tả công việc; Bản tiêu chuẩn công việc

a) Bản mô tả công việc

Là văn bản nêu ra các nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan tới một công việcđược giao và những điều kiện đối với người làm nhiệm vụ đó Bản mô tả công việcphải được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, tạo ra sự so sánh với các công việc khác và

dễ hiểu đối với người giao cũng như người nhận công việc đó

b) Bản tiêu chuẩn công việc

Là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn,kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặcđiểm cá nhân thích hợp nhất cho công việc Bản tiêu chuẩn công việc giúp chúng tahiểu được doanh nghiệp cần loại nhân viên như thế nào để thực hiện công việc tốtnhất

1.3. Ý nghĩa của việc phân tích công việc

- Cung cấp một khối lượng thông tin nhất định về yêu cầu, đặc điểm côngviệc ( tài lực, vật lực, nhân lực)

- Tạo cơ sở cho sự phối hợp giữa các bộ phận

- Giúp đánh giá nhân viên, kích thích sự sáng tạo, tạo thuận lợi cho tuyểndụng

- Phân tích công việc giúp nâng cao hiệu quả của hoạt động doanh nghiệp

1.4. Tác dụng

- Bảo đảm thành công trong việc thuyên chuyển, thăng thưởng, sắp xếpnhân viên

- Giảm bất bình đẳng về mức lương, tạo kích thích lao động

- Qua việc tiêu chuẩn hoá công việc, giúp tiết kiệm thời gian qua việc lậpthời gian biểu công việc

- Giảm bớt số người cần thay thế do thiếu hiểu biết về công việc

- Giúp cấp quản lý, quản trị và nhân viên hiểu nhau hơn

2. NỘI DUNG CỦA HOẠT ĐỘNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

2.1. Nội dung

Thành phần tham gia vào phân tích công việc tối thiểu phải có nhà phân tích,công nhân và cấp quản trị trực tiếp như quản đốc hay trưởng phòng Trong các tổchức lớn, thường có một hay nhiều nhà phân tích nhưng đối với các cơ quan nhỏ thìcấp quản đốc chịu trách nhiệm việc phân tích này Các công ty thiếu chuyên viên cóthể nhờ các chuyên viên tư vấn bên ngoài giúp

Trước khi thực hiện phân tích công việc, nhà phân tích phải nghiên cứu kỹcông việc càng nhiều càng tốt bằng cách xem lại sơ đồ tổ chức, nói chuyện với các

cá nhân quen thuộc với công việc đó Trước khi bắt đầu, các quản đốc hay trưởngphòng nên giới thiệu chuyên viên phân tích với công nhân, và giải thích lý do củaviệc phân tích công việc Mặc dù thái độ của công nhân không ảnh hưởng gì nhàphân tích, nhưng nhà phân tích phải cố gắng tạo ra một mối tin tưởng hỗ tương vớicông nhân Thất bại trong việc này dễ làm trì trệ công việc

2.2. Quy trình phân tích công việc

Tiến trình phân tích công việc thường được nhà phân tích tiến hành theo sáubước sau đây:

Bước 1: Xác định mục đích sử dụng thông tin phân tích công việc

Bước 2: Thu thập thông tin cơ bản

Bước 3: Lựa chọn các công việc tiêu biểu

Bước 4: Thu thập thông tin phân tích công việc

Bước 5: Kiểm tra lại thông tin với các thành viên

Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc

Bước 1: Xác định mục đích sử dụng thông tin phân tích công việc

Cần phải xác định được mục đích sử dụng thông tin chúng ta mới xác địnhđược phương pháp thu thập thông tin

Bước 2: Thu thập thông tin cơ bản

Bước kế tiếp nhà phân tích xem xét lại thông tin cơ bản như sơ đồ tổ chức,

sơ đồ tiến trình công việc và bản mô tả công việc hiện có, nếu có Sơ đồ tổ chức cho

ta biết công việc này có liên hệ với các công việc khác như thế nào, chức vụ vàtuyến quyền hạn Sơ đồ tiến trình công việc hay còn gọi là sơ đồ luồng công việchoặc lưu chuyển đồ giúp nhà phân tích hiểu rõ và chi tiết từ đầu vào đến đầu ra Saucùng bản mô tả công việc hiện có, nếu có sẽ giúp chúng ta xây dựng lại một bản mô

tả công việc hoàn chỉnh hơn

Bước 3: Lựa chọn các công việc tiêu biểu

Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để thực hiện phân tíchcông việc nhằm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong thực hiện phân tích cáccông việc tương tự như nhau.

Bước 4: Thu thập thông tin phân tích công việc

Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin cần thu thập, tùytheo loại hình công việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp có thể sử dụngmột hoặc kết hợp các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc sau đây:phỏng vấn, bản câu hỏi và quan sát

Bước 5: Kiểm tra lại thông tin với các thành viên

Cần kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin đã thu thập được với cáccông nhân đảm nhận công việc đó và cấp quản trị trực tiếp của đương sự Điều nàygiúp đạt được sự đồng tình của đương sự về bản phân tích công việc bởi vì họ có cơhội duyệt xét lại chính công việc mà họ thực hiện

Những thông tin thu thập để phân tích công việc cần được kiểm tra lại vềmức độ chính xác và đầy đủ thông qua các nhân viên thực hiện công việc hoặc các

vị lãnh đạo, có trách nhiệm giám sát công việc đó

Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc

Sau khi hoàn thành bản phân tích công việc, nhà quản trị phải soạn thảo haitài liệu là bản mô tả công việc và bản mô tả tiêu chuẩn công việc

2.2.1. Bản mô tả công việc

Một bản mô tả công việc là văn bản nêu ra các nhiệm vụ và trách nhiệm liênquan tới một công việc được giao và những điều kiện đối với người làm nhiệm vụ

đó Bản mô tả công việc phải được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, tạo ra sự so sánhvới các công việc khác và dễ hiểu đối với người giao cũng như người nhận côngviệc đó

a) Ý nghĩa của bản mô tả công việc:

- Để mọi người biết họ cần phải làm gì

- Định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho người làm nhiệm vụ đó

- Công việc không bị lặp lại do một người khác làm

- Tránh được các tình huống va chạm

- Mọi người biết ai làm và làm nhiệm vụ gì

b) Những thông tin mà một bản mô tả công việc cần có:

Không có một mẫu chuẩn nào dành cho các bản mô tả công việc vì có quánhiều công việc khác nhau Tuy nhiên một bản mô tả công việc được cho là hiệuquả đều gồm các thông tin sau:

- Tên công việc của người được tuyển vào cho việc đó, vị trí trong sơ đồ tổchức, nơi làm việc: Thành phố nào, nhà máy nào, phòng nào, máy móc gì,v.v

- Công việc cần thực hiện: Có bản mô tả chính xác ai là người thực hiệncông việc đó, người đó sẽ tiến hành ra sao và tại sao lại làm công việc đó.Xác định phạm vi và mục đích công việc Những hướng dẫn chi tiết baogồm công việc được giao, nhiệm vụ cụ thể, phạm vi trách nhiệm, quyềnhạn, quan hệ công việc, phương pháp cụ thể, thiết bị kĩ thuật, điều kiệnlàm việc và những ví dụ cụ thể được diễn đạt theo một trình tự thời gianhoặc logic

- Chỉ dẫn chi tiết về công việc: Những kĩ năng tinh thần (nền tảng giáo dục,kiến thức công việc, trách nhiệm công việc), những kĩ năng về thể chất vàđiều kiện làm việc là những yếu tố quan trọng trong bản mô tả công việc

- Tiêu chuẩn thực hiện công việc: Hầu hết những bản mô tả công việc đềunêu rõ nhiệm vụ cụ thể nhưng không yêu cầu cần phải thực hiện tốt côngviệc đó ở mức nào Những tiêu chuẩn đối với việc thực hiện công việc đãloại bỏ được yếu tố không rõ ràng này

c) Bản mô tả công việc có thể tiến hành theo 4 bước:

Bước 1: Lập kế hoạch

Việc chuẩn bị tốt dẫn tới kết quả tốt Giai đoạn chuẩn bị cần phải xác địnhcác trách nhiệm chính và công tác kiểm tra đánh giá?

- Công việc đó nhằm đạt được cái gì? (Nhiệm vụ)

- Người đảm đương công việc đó cần phải nỗ lực như thế nào? (Tráchnhiệm)

- Kết quả công việc được đánh giá như thế nào? (Kiểm tra)

Bước 2: Thu thập thông tin

Điều quan trọng là thu thập thông tin đầy đủ để đặt công việc vào một hoàncảnh có liên quan đến các công việc khác trong cơ cấu tổ chức và thông báo vềcác mối quan hệ có liên quan Vị trí công việc được miêu tả rõ nhất bằng sơ đồ.

Bước 3: Phác thảo bản mô tả công việc

Điều này nghĩa là chuyển những thông tin đã thu thập thành bản mô tả côngviệc nhằm mục đích giúp người làm công việc đó và người quản lý có thể hình dungcùng một bức tranh giống nhau và bao quát được phạm vi công việc Bản mô

tả công việc có thể do người làm công việc đó hoặc người quản lý soạn, đôi khingười quản lý viết bản thảo sau khi đã thảo luận với người đảm đương công việc

Bước 4: Phê chuẩn bản mô tả công việc

Người làm công việc đó và người quản lý phải cùng nhau thảo luận và nhấttrí về văn bản mô tả công việc Người làm công việc đó và người giám sát hoặcngười quản lý phải cùng thống nhất xem nên giải quyết như thế nào khi ngườilàm công việc đó gặp phải những vấn đề cần giải quyết Người quản lý cần chỉ đạocấp dưới sao cho cùng thống nhất về bản mô tả công việc đảm bảo công việc tiếnhành thuận lợi mà không có kẽ hở hoặc sự chồng chéo lên nhau

2.2.2. Bản tiêu chuẩn công việc

Các công việc rất đa dạng nên các yêu cầu của công việc cũng rất đa dạng,phong phú

Những yêu cầu chung của bản tiêu chuẩn công việc là:

- Trình độ văn hoá, chuyên môn và các khoá đào tạo đã qua

- Các môn học chủ yếu của các khoá được đào tạo, kết quả thi các mônhọc chủ yếu và tốt nghiệp

- Trình độ ngoại ngữ: Cần biết ngoại ngữ gì và mức độ về đọc, nghe vàviết

- Thâm niên công tác trong nghề và các thành tích đã đạt được

- Tuổi đời, sức khoẻ, ngoại hình, năng khiếu đặc biệt và các yêu cầu đặcbiệt

- Hoàn cảnh gia đình, tham vọng cầu tiến, sở thích, nguyện vọng cá nhân

- Các tiêu chuẩn đặc thù khác theo yêu cầu của công việc

3. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

3.1. Mục đích phân tích công việc

Phân tích công việc là một công cụ mang tính quyết định hiệu quả quản lýnguồn nhân lực mà mỗi nhà quản lý cần phải chú trọng thực hiện

- Đề ra tiêu chuẩn tuyển dụng

- Phân công, bố trí nhân viên

- Thiết kế chương trình đào tạo

- Đánh giá năng lực thực hiện công việc

- Cải thiện điều kiện làm việc

- Định giá công việc

- Trả công khen thưởng

Phân tích công việc cung cấp cho nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ

và trách nhiệm cụ thể của một công việc nào đó, mối tương quan của công việc nàyvới công việc khác, kiến thức kĩ năng cần thiết, các điều kiện làm việc, v.v Từ đó,nhà quản trị sẽ biết tuyển chọn người phù hợp hoặc đào tạo những nhân viên trongchính công ty mình để thực hiện công việc Phân tích công việc cũng cung cấpnhững thông tin cần thiết qua bản mô tả công việc để đánh giá tình hình thực hiệncông việc được chính xác, từ đó trả thù lao cho người lao động một cách công bằng,xứng đáng

3.2. Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, cómối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm,quyền hạn nhất định được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm đảmbảo thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định củadoanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức một mặt phản ánh cơ cấu trách nhiệm của mỗi người trongdoanh nghiệp, mặt khác tác động tích cực đến việc phát triển doanh nghiệp

- Cấp độ cơ cấu vĩ mô: Sắp xếp, tổ chức vị trí, vai trò của từng cá nhântrong công ty

- Cấp độ vi mô: Quy định quyền hạn, trách nhiệm của từng vị trí mà các cánhân trong công ty

- Hệ thống bổ trợ: Bao gồm hệ thống điều hành của tổ chức, quá trìnhquản lý sự phát triển của công ty, văn hoá công ty và hệ thống quản lý

hoạt động

Cấu trúc doanh nghiệp sẽ tác động đến:

- Việc điều chỉnh cơ cấu hoạt động: Các mục tiêu chiến lược, chủng loại sảnphẩm, địa bàn hoạt động, v.v

- Việc phân công chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận, các cấpquản lý, các chức danh, v.v

- Cơ cấu thể chế: các cơ chế, chính sách thông qua sự rà soát, thay đổi hợp

lý hóa từ các quy trình công việc đến các quy chế, quy định

- Cơ cấu nguồn lực: đầu tư tạo lập các nguồn lực và phân bổ sử dụng cácnguồn lực hợp lý

3.3. Cơ sở vật chất, nguồn tài chính của doanh nghiệp

Các hoạt động nghiên cứu tài chính trong doanh nghiệp hay phân tích tàichính nội bộ giúp nhà quản trị doanh nghiệp hoàn thành nhiều mục tiêu khác nhaunhư tạo công ăn việc làm cho người lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm hànghoá dịch vụ, hạ chi phí sản xuất và bảo vệ môi trường Doanh nghiệp chỉ có thể đạtđược mục tiêu này khi doanh nghiệp kinh doanh có lãi và thanh toán được nợ

Người lao động có nhu cầu thông tin cơ bản về tình hình tài chính doanhnghiệp vì nó liên quan đến quyền lợi và trách nhiệm, đến khách hàng hiện tại vàtương lai của họ

Việc thường xuyên tiến hành phân tích tình hình tài chính sẽ giúp doanhnghiệp thấy được thực trạng hoạt động tài chính, từ đó xác định được nguyên nhân

và mức độ ảnh hưởng đến từng hoạt động kinh doanh Trên cơ sở đó có những biệnpháp hữu hiệu và ra các quyết định cần thiết để nâng cao chất lượng công tác quản

lý kinh doanh Thực hiện đãi ngộ tài chính tốt sẽ góp phần đạt mục tiêu thu hút vàgiữ chân nhân sự

3.4. Nhân sự, đối tượng thực hiện phân tích, đối tượng được phân tích

Ví dụ minh họa thực tế: Phân tích yếu tố nhân sự khi đảm nhiệm chức giám đốc kinh doanh công ty FPT

- Nghề: Công nghệ thông tin

- Công việc: Quản lý

- Vị trí: Giám đốc kinh doanh của công ty FPT

- Nhiệm vụ:

 Lập và tổ chức triển khai kế hoạch của công ty

 Phê duyệt và kiểm soát các hợp đồng cấp công ty

 Phê duyệt danh sách các nhà cung ứng

 Phê duyệt chính sách công ty và phương án kinh doanh

 Tham gia kiểm soát và xây dựng hệ thống chất lượng

 Xử lý các khiếu nại khách hàng cấp công ty

 Báo cáo kết quả hoạt động công ty cho các lãnh đạo cấp trên

 Quan hệ đối tác nước ngoài

Người đảm nhiệm vị trí giám đốc kinh doanh cần phải đáp ứng những tiêu chuẩn sau:

- Kiến thức : Am hiểu về hoạt động marketing và bán hàng trong lĩnh vực phân phối hàng công nghệ thông tin.

- Khả năng: Có khả năng lập, theo dõi và thực hiện kế hoạch kinh daonh theo định kỳ Có khả năng xử lý tình hướng, giải quyết vấn đề một cách hiệu quả Có khả năng thu hút, lãnh đạo, quản lý, đào tạo và phát triển nhân viên Có khả năng lãnh đạo, xây dựng và làm mạnh văn hóa tổ chức.

- Trình độ học vấn: Tốt nghiệp đại học trở lên.

- Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp các trường đại học như Bách khoa, kinh tế, ngoại thương, luật hoặc các ngành có liên quan.

- Khả năng giao tiếp : Có thể giao tiếp lưu loát bằng tiếng Việt và tiếng Anh, có khả năng thuyết trình, dẫn dắt vấn đề tốt và thuyết phục người nghe.

- Kinh nghiệm: Đã làm việc tại FPT ít nhất 2 năm, có tối thiểu 5 năm kinh nghiệm quản lý Marketing và quản lý tốt (ưu tiên trong lĩnh vực CNTT),

có hiểu biết về sản phẩm.

3.5. Phạm vi công việc cần thực hiện phân tích

- Nhận diện công việc

- Tiêu chuẩn thực hiện công việc

và an toàn sử dụng vốn trong hoạt động kinh doanh.

- Tiêu chuẩn để thực hiện công việc:

 Công tác hạch toán kế toán của Công ty được thực hiện đúng các chuẩn mực, chế độ kế toán của Nhà nước và quy định của Công ty

 Kế hoạch tài chính được lập chi tiết, khả thi, phù hợp với định hướng và chiến lược kinh doanh của Công ty

 Các báo cáo hạch toán kế toán, kế toán quản trị được lập kịp thời, chính xác, đầy đủ nội dung theo yêu cầu

 Cán bộ và nhân viên hiểu, tuân thủ đúng nội quy, kỷ luật Nhân viên được phân công, giao việc hợp lý, đánh giá đúng quy định.

- Trách nhiệm và nhiệm vụ:

 Tham mưu Giám đốc, xây dựng và kiện toàn hệ thống quản lý tài chính - kế toán phù hợp với các quy định của pháp luật và đặc điểm của Công ty

 Chủ trì việc lập và tổ chức thực thi kế hoạch tài chính của Công ty

 Tổ chức triển khai và chỉ đạo, kiểm tra việc sử dụng, quản lý chi phí, tài sản, nguồn vốn của Công ty

 Tổ chức thực hiện nghiệp vụ hạch toán kế toán

 Tham gia thẩm định các dự án/kế hoạch đầu tư sản xuất/tài chính – tiền tệ

 Quản lý, điều hành công việc của cán bộ, nhân viên trong phòng

 Phối hợp thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của quản lý trực tiếp

3.6. Quan hệ phối hợp công việc

- Cấp trên – cấp dưới

- Giám sát trực tiếp

- Đồng nghiệp

- Bên ngoài công ty

Ví dụ minh họa thực tế: Công tác phân tích công việc tại Kinh đô được thực hiện theo cách thức sau:

- Tổng giám đốc và Phó tổng giám đốc điều hành: Chỉ đạo phòng nhân sự phối hợp với các phòng ban khác trong Công ty thực hiện công tác phân tích công việc để đảm bảo sự phân công rõ ràng trong nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn giữa những người lao động làm các công việc khác nhau, để giúp cho người lao động hiểu rõ mình phải thực hiện những nhiệm vụ và trách nhiệm gì.

- Phòng nhân sự: Sẽ có công văn đề nghị các trưởng phòng, ban khác trong Công ty thực hiện công tác phân tích công việc cho tất cả các công việc trong phòng, ban mình Trong đó có hướng dẫn, tại mỗi công việc cần nêu rõ cho người lao động cần phải thực hiện nhiệm vụ, trách nhiệm

và có những quyền hạn nào

- Các trưởng phòng, ban khác chủ yếu bằng kiến thức chuyên môn, nghiệp

vụ, bằng sự hiểu biết về các công việc, bằng kinh nghiệm bản thân trong lĩnh vực của phòng, ban mình; một phần kết hợp với thông qua hàng ngày làm việc với người lao động, trao đổi, thảo luận với họ

để bổ sung thông tin vê những nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện, thực