Công tác hạch toán và quản lý thu chi tại Trung tâm công nghệ thông tin tài nguyên môi trường Hà Nội.doc

Công tác hạch toán và quản lý thu chi tại Trung tâm công nghệ thông tin tài nguyên môi trường Hà Nội.

PHẦN I

LỜI MỞ ĐẦU

1.1 Đặt vấn đề

Công tác hạch toán và quản lý thu chi đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong qúa trình hoạt động của đơn vị

Công tác hạch toán thu chi góp phần phán ánh một cách thường xuyên liên tục và có hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động thu chi trong đơn vị Trong bất kì đơn vị nào, kể cả đơn vị hoạt động vì mục đích kinh tế hay chính trị xã hội thị trong quá trình hoạt động tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài chính nói chung và công tác thu chi nói riêng đều phải ghi chép một cách cẩn thận, đúng quy định, đúng chuẩn mực do Nhà nước ban hành nhằm làm cơ sở cho công tác hạch toán, quyết toán, lập dự toán, xây dựng các định mức trong quá trình hoạt động của mình

Công tác quản lý thu chi nhằm kiểm tra, giám sát tổ chức thực hiện hoạt động thu chi của đơn vị theo đúng quy định của Nhà nước, nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn tài chính của đơn vị, đồng thời đưa ra được các biện pháp, phương hướng ngày càng phù hợp nhằm tăng thêm nguồn thu, khoản thu, tiết kiệm được tối đa các khoản chi, tránh tình trạng lãng phí, thất thoát trong hoạt động.

Trung tâm công nghệ thông tin tài nguyên môi trường là một đơn vi hành chính sự nghiệp, chi tiêu cho hoạt động đơn vị mình từ khoản ngân sách nhà nước, ngoài ra đơn vị còn có những khoản thu dự án làm tăng thêm kinh phí hoạt động cho đơn vị mình Trong quá trình hoạt động đơn vị còn gặp phải một số khó khăn ảnh hưởng tới công tác hạch toán và quản lý thu chi

Từ thực tiễn trên chúng tôi tiến hành nghiên cứu đề tài : “ Công tác hạch

toán và quản lý thu chi tại Trung tâm công nghệ thông tin tài nguyên môitrường Hà Nội “

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

1.2.1 Mục tiêu chung

Tìm hiểu công tác hạch toán và quản lý thu chi tại Trung tâm công nghệ thông tin tài nguyên môi trường Hà Nội Trên cơ sở đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán và thu chi tại đơn vị.

1.2.2 Mục tiêu cụ thể

- Hệ thống hoá cơ sở lý luận về công tác hạch toán và quản lý thu chi tại các đơn vị hành chính sự nghiệp.

- Phản ánh thực trạng công tác hạch toán và quản lý thu chi tại Trung tâm công nghệ thông tin tài nguyên môi trường Hà Nội.

- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán và quản lý thu chi tại Trung tâm trong thời gian tới.

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

1.3.1 Đối tượng nghiên cứu

Nghiên cứu công tác hạch toán và quản lý thu chi tại trung tâm công nghệ thông tin tài nguyên môi trường Hà Nội.

1.3.2 Phạm vi nghiên cứu

Đề tài tiến hành nghiên cứu công tác hạch toán và quản lý thu chi tại Trung tâm công nghệ thông tin tài nguyên môi trường Hà Nội trong năm 2009 Do đó các số liệu thu thập chủ yếu là các số liệu kế toán đã phát sinh trong năm 2009.

Thời gian nghiên cứu từ 1/1/2010 đến 10/5/2010.

1.4 Kết quả nghiên cứu dự kiến

Phản ánh thực trạng và đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác hạch toán và quản lý thu chi tại Trung tâm công nghệ thông tin tài nguyên môi trường Hà Nội.

Làm phong phú thêm tài liệu tham khảo cho những ai muốn tìm hiểu về đề tài này

PHẦN II

TỔNG QUAN TÀI LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

2.1 Tổng quan tài liệu

2.1.1 Cơ sở lý thuyết

2.1.1.1 Công tác hạch toán thu chi trong đơn vị HCSN

* Các khái niệm về hạch toán thu chi

Hạch toán là một hệ thống kiểm tra, giám sát, tính toán đo lường và ghi chép, giám đốc một cách liên tục, toàn diện các quá trình kinh tế nhằm quản lý các quá trình đó một cách có hệ thống, khoa học và có hiệu quả.

Kế toán là một nghệ thuật quan sát, ghi chép, phân loại và tổng hợp các hoạt động của một đơn vị đồng thời trình bày kết quả của chúng nhằm cung cấp các thông tin hữu ích cho việc ra quyết định của các nhà quản lý.

Đơn vị HCSN là một loại hình đơn vị được Nhà nước quyết định thành lập, giao thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý Nhà nước về một lĩnh vực nào đó như: kinh tế - chính trị, văn hóa- xã hội, an ninh quốc phòng Nguồn kinh phí để đáp ứng nhu cầu chi tiêu của các đơn vị HCSN do ngân sách Nhà nước cấp và được bổ sung bởi các nguồn khác.

Hạch toán thu chi là một bộ phận quan trọng của hạch toán kế toán Hạch toán thu chi góp phần phản ánh, theo dõi, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thu chi trong đơn vị Phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ phát sinh đó theo một phương pháp, chuẩn mực đã được quy định nhằm làm cơ sở cho việc hạch toán kế toán, quyết toán, quản lý tài chính, lập dự toán thu chi, xây dựng, các định mức nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu chi của đơn vị.

* Nhiệm vụ hạch toán thu chi

Thu nhận, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, được hình thành từ các nguồn khác và tình hình sử dụng các khoản kinh phí tại đơn vị theo đúng chuẩn mực, quy định, chế độ kế toán được Nhà nứơc ban hành.

Kiểm tra, giám sát các khoản thu chi tài chính Tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản ở đơn vị, tình hình chấp nhận vật tư, tài sản ở đơn vị, tình hình chấp hành kỉ luật thu nộp ngân sách Nhà nước, kỷ luật thanh toán và chấp hành các chế độ của nhà nước, phát hiện và ngăn chặn các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán.

Kiểm tra tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu chi và quyểt toán kinh phí của đơn vị cấp dưới.

Tổng hợp số liệu, lập và gửi đầy đủ, đúng hạn các loại báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan chủ quản Đồng thời phải cung cấp thông tin số liệu kế toán cho các đối tượng khác theo quy định của Nhà nước.

Thực hiện phân tích, đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, vốn, quỹ ở đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn kinh phí, cung cấp các thông tin thực tế có gía trị phục vụ cho lãnh đạo, góp ý kiến cho ban lãnh đạo trong quá trình quản lý đơn vị.

* Yêu cầu hạch toán thu chi

Trong hạch toán thu chi cần chú trọng tới các chỉ tiêu hạch toán và số liệu hạch toán Các chỉ tiêu hạch toán phải thống nhất với nội dung các chỉ tiêu kế toán nhằm so sánh được việc thực hiện với kế hoạch đặt ra.

Số liệu kế toán phải đảm bảo tính trung thực, chính xác, nghiêm cấm mọi hành vi vi phạm xuyên tạc số liệu kế toán.

Phản ánh kịp thời đầy đủ chính xác và toàn diện tình hình thu chi trong đơn vị.

Chỉ tiêu kế toán phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và phương pháp tính toán

Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ rang dễ hiểu các mục, khoản mục phải đúng quy định của nhà nước ban hành nhằm cung cấp cho các nhà quản lý, các đối tượng có lien quan những thông tin cần thiết về tình hình tài chính, tình hình hoạt động của đơn vị.

Tổ chức công tác kế toán phải gọn nhẹ, tiết kiệm, linh hoạt có hiệu quả cao nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác hạch toán.

* Nội dung hạch toán thu chi

- Khái niệm:

Quyết toán thu chi là quá trình kiểm tra, rá soát, chỉnh lý các số liệu đã phản ánh sau một kỳ chấp hành dự toán nhằm rút ra các bài học, kinh nghiệm cho kỳ sau

- Nội dung:

Trong quá trình quyết toán kinh phí đơn vị phải lập đầy đủ các BCTC theo quy định Báo cáo quyết toán của đơn vị không được để xảy ra tình trạng quyết toán chi lớn hơn được giao.

Trình tự lập báo cáo quyết toán, duyệt và thông báo quyết toán, thẩm định quyết toán trong đơn vị HCSN phải theo quy định của Bộ Tài Chính.

* Ý nghĩa hạch toán thu chi

Hoạt động thu chi trong các đơn vị kinh tế nói chung và trong đơn vị hành chính sự nghiệp nói riêng là rất quan trọng và chi phối chủ yếu các hoạt động trong các đơn vị.

Nhất là đối với các đơn vị HCSN khi sử dụng nguồn ngân sách cấp phát của Nhà nước để thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ Nhà nước giao thì công tác hạch toán thu chi lại rất quan trọng không chỉ đối với đơn vị mà còn đối với một quốc gia nhằm nâng cao hiệu quả nguồn vốn Nhà nước giao, tránh tình trạng lãng phí, thất thoát nguồn NSNN.

Hạch toán thu chi rất quan trọng trong việc cấp phát ngân sách cho các đơn vị hoạt động đối với Nhà nước vì nó là cơ sở để lập các dự toán ngân sách và điều chinh ngân sách cấp phát khi có sự thay đổi trong hoạt động.

* Hạch toán thu

a Các khoản thu

- Thu nguồn kinh phí cấp phát

Nguồn kinh phí của các đơn vị hành chính sự nghiệp được tiếp nhận theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp để thực hiện các nhiệm vụ chính trị, xã hội cấp trên giao.

Kinh phí của đơn vị HCSN được hình thành từ các nguồn sau: Ngân sách Nhà nước cấp phát hàng năm.

Thu sự nghiệp được sử dụng theo quy định Thu hội phí, đóng góp của hội viên.

Bổ sung từ các khoản thu theo chế độ.

Nhận tài trợ của các tồ chức, cá nhân trong và ngoài nước.

Phải sử dụng kinh phí đúng mục đích, đúng nội dung dự toán đã được duyệt đúng tiêu chuẩn và quy định của Nhà nước Để theo dõi nguồn kinh phí ngân sách cấp phát trong quá trình hạch toán và quản lý Kế toán HCSN sử dụng các tài khoản sau đây:

Tài khoản 461: nguồn kinh phí hoạt động Tài khoản 462: nguồn kinh phí dự án - Nguồn kinh phí khác

Các khoản thu về phí và lệ phí theo chức năng tính chất hoạt động của đơn vị Nhà nước cho phép như: lệ phí cầu đường, phà, lệ phí chứng thư, lệ phí công chứng.

Các khoản thu sự nghiệp: sự nghiệp văn hóa, giáo dục y tế, sự nghiệp kinh tế như viện phí, học phí , thuỷ lợi phí, giống cây trồng, thuốc trừ sâu, thu về hoạt động văn hoá, văn nghệ, vui chơi giải trí

Các khoản thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ như sản xuất sản phẩm, hàng hoá, kinh doanh thương mại, kinh doanh dịch vụ cung cấp và chuyển giao khoa học kĩ thuật, dịch vụ công cộng.

Các khoản thu khác như: thu lãi tiền gửi, lãi mua kì phiếu, trái phiếu, thu về nhượng bán thanh lý tài sản vật tư.

Để hạch toán, ghi chép, theo dõi trên nguồn kinh phí khác kế toán HCSN sử dụng các tài khoản sau:

TK 511: các khoản thu Trong TK này lại được chia ra làm hai TK cấp 2: TK511.1: Thu phí và lệ phí

TK511.2: Thu sự nghiệp TK511.8: Thu khác

b Các tài khoản sử dụng trong hạch toán thu - Hach toán nguồn kinh phí hoạt động

+ Khái niệm

Nguồn kinh phí hoạt động là nguồn kinh phí nhằm duy trì và đảm bảo hoạt động theo chức năng của các cơ quan, đơn vị HCSN.

+ Một số quy định:

Kế toán nguồn kinh phí hoạt động phải theo dõi chi tiết từng nguồn hình thành.

Kinh phí hoạt động phải được sử dụng đúng mục đích theo định mức và dự toán đã được cấp trên duyệt.

Đơn vị cấp trên phải được phản ánh vào đơn vị mình cả số kinh phí được cấp của đơn vị và kể cả số kinh phí hoạt động mà các đơn vị cấp dưới nhận được thông qua đơn vị cấp trên nhận để quýêt toán với đơn vị chủ quản và các cơ quan tài chính.

Cuối kì đơn vị phải làm thủ tục quyết toán tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí hoạt động với các cơ quan tài chính, cơ quan chủ quản.

Số kinh phí sử dụng chưa hết phải xử lý theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

Cuối niêm độ kế toán, số chỉ hoạt động bằng nguồn kinh phí hoạt động chưa được quyết toán thì kế toán phải ghi chuyển nguồn kinh phí hoạt động năm nay sang kinh phí hoạt động năm trước để theo dõi.

+ Kết cấu TK461: Bên nợ

Kết chuyển số chi hoạt động đã đươc duyệt,quyết toán Số kinh phí nộp lại ngân sách hay cấp trên.

Các khoản làm giảm kháckhi được phép Bên có:

Số kinh phí đã nhận của NSNN hoặc cấp trên.

Số kinh phí nhận do tài trợ,do các hội viên đóng góp,bổ sung từ các khoản thụ sự nghiệp.

Số dư có:

Nguồn kinh phí hoạt động hiện còn hay chờ giải quyết Số kinh phí được cấp trên cấp cho năm sau.

+ Tài khoản 461 có 3 TK cấp hai:

TK 461.1: Năm trước:phản ánh nguồn kinh phí được cấp thuộc năm trước đã sử dụng nhưng quyết toán chưa được duyệt

TK461.1 có hai TK cấp 3 gốm:

TK461.1.1: nguồn kinh phí thường xuyên.

TK461.1.2: nguồn kinh phí không thường xuyên.

TK 461.2.:Năm nay:phản ánh nguồn kinh phí được cấp thuộc kinh phí năm nay bao gồm các khoản kinh phí năm trước chuyển sang, các khoản kinh phí được cấp năm nay Cuối năm số kinh phí đã sử dụng trong năm nếu quyết toán chưa được duyệt sẽ được chuyển từ tài khoản 461.2 sang tài khoản 461.1 để theo dõi đến khi quyết toán được duyệt Đối với khoản kinh phí đã nhận nhưng

chưa sử dụng hết được cơ quan tài chính cho phép chuyển sang TK 461.3 TK 461.2 có hai tài khoản cấp 3 gồm:

TK 461.2.1: nguồn kinh phí thường xuyên.

TK 461.2.2:nguồn kinh phí không thường xuyên.

TK 461.3:Năm sau:tài khoản này sử dụng cho các đơn vị có nguồn kinh phí được cấp trước cho năm sau, những khoản kinh phí chưa sử dụng hết được cơ quan tài chính cho phép chuyển năm sau Đầu năm sau khi mở sổ kế toán, số kinh phí phản ánh TK461.3 sẽ được chuyển sang TK461.2.

TK461.3.1:Nguồn kinh phí thường xuyên

TK461.3.2:Nguồn kinh phí không thường xuyên + Hạch toán TK461 được thể hiện qua sơ đồ sau:

năm nay chưa quyết toán

vào kinh phí năm trước TK466 TK661 Kc nguồn kp hình Thành TSCĐ

TK008 TK341 Khi có Khi nhận Nhận kinh phí đã kết

thông báo HMKP chuyển xuống cấp dưới

- Nguồn kinh phí dự án + Khái niệm:

Nguồn kinh phí dự án là nguồn kinh phí chỉ sử dụng cho những đơn vị được nhà nước cấp phát kinh phí hoặc được chính phủ, các tổ chức và cá nhân viện trợ, tài trợ trực tiếp nhằm thực hiện các chương trình, đề tài dự án đã được phê duyệt.

Để theo dõi tình hình biến động ,tiếp nhận và sử dụng, quyết toán nguồn kinh phí dự án Kế toán sử dụng TK462 để phản ánh.

+ Một số quy định:

Kinh phí chương trình dự án, đề tài phải được sử dụng đúng mục đích, đúng nội dung hoạt động và trong phạm vi dự toán đã được duyệt.

Để theo dõi, quyết toán tổng số kinh phí theo từng chương trình, dự án, đề tài đơn vị cấp trên không những phản ánh vào TK462 số kinh phí được cấp của đơn vị mình mà còn phải phản ánh cả số kinh phí đã cấp cho các đơn vị cấp dưới khi báo cáo quyết toán của đơn vị cấp dưới được duyệt.

Cuối kỳ kế toán và khi kết thúc đề tài chương trình dự án, đề tài đơn vị phải làm các thủ tục quyết toán tình hình tiếp nhận, sử dụng nguồn kinh phí dự án với các cơ quan tài chính, cơ quan chủ quản và từng nơi cấp phát kinh phí theo quy định của chế độ tài chính.

Ngoài ra các đơn vị còn phải làm thủ tục quyết toán theo nội dung công vịêc theo từng thời kì, từng giai đoạn theo các khoản mục chi tiết, theo quy định quản lí của từng chương trình dự án.

+ Kết cấu TK462: Bên nợ:

Nguồn kinh phí dự án sử dụng không hết nộp lại ngân sách Nhà nước, cơ quan cấp phát.

Kết chuyển dự án đã được duyệt Các khoản giảm giá khác.

Bên có:

Nguồn kinh phí chương trình dự án, đề tài được thực nhận trong kì Số dư có:

Nguồn kinh phí chương trình dự án chưa sử dụng hoặc chờ quyết toán + Hạch toán tài khoán 462 được thể hiện qua sơ đồ:

Khi có thông Khi nhận Nhận kinh phí đã kết

báo HMKP HMKP chuyển xuống cấp dưới

- Hạch toán nguồn kinh phí khác + Khái niệm:

Các khoản thu trong đơn vị HCSN là các khoản thu theo chế độ quy định theo Nhà nước cho phép.

+ Nội dung

Các khoản thu và lệ phí theo chức năng và tính chất hoạt động của đơn vị do Nhà nước cho phép như: thu lệ phí cầu đường, lệ phí chứng thư lệ phí cấp giấy phép dự án, lệ phí công chứng.

Các khoản thu sự nghiệp: sự nghiệp văn hoá, giáo dục, y tế, sự nghiệp kinh tế như viện phí, học phi, thuỷ lợi phí…

Các khoản thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ như sản xuất sản phẩm, kinh doanh thương mại, kinh doanh dịch vụ khoa học kỹ thuật, khoa học công cộng.

Các khoản thu khác như thu lãi tiền gửi, lãi mua kì phiếu, trái phiếu, thu về nhượng bán và thanh lý tài sản vật tư…

+ Nguyên tắc hạch toán

Khi thu tiền các đơn vị phải sử dụng biên lai thu tiền về hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ do bộ tài chính phát hành, được sự cho phép của bộ tài chính cho in và sử dụng Nếu được phép thì trước khi in phải đăng kí với bộ tài chính hoặc cơ quan được bộ tài chính uỷ quyền.

Tất cả các khoản thu trong đơn vị phải được phản ánh đầy đủ kịp thời vào

bên có của TK 511 “ các khoản thu “.

Kế toán phải mở sổ “ chi tiết theo dõi từng khoản thu “ của từng hoạt

động, từng loại thu.

Riêng đối với các sản phẩm hàng hoá dịchvụ cung cấp bên ngoài phải theo dõi chi tiết cả về số lượng, giá vốn, đơn gía và số tiền thu được từng loại để căn cứ tính chênh lệch thu, chi vào thời điểm cuối kì kế toán.

+ Kết cấu TK511:

Bên nợ:

Số khoản thu phải nộp cho ngân sách Nhà nước.

Xác định số thu được bổ sung nguồn kinh phí theo quy định Kết chuyển chi phí thực tế theo đơn đặt hang của Nhà nước Kết chuyển các khoản thu sự nghiệp khác.

Bên có:

Các khoản thu trong kì, các khoản thu khác.

Gía trị khối lượng sản phẩm, dịch vụ hoàn thành theo đơn đặt hàng của Nhà nước đã thanh toán theo dự toán.

Số dư bên có:

Số thu phí, lệ phí và thu sự nghiệp khác chưa kết chuyển

Gía trị khối lượng sản phẩm công việc hoàn thành theo đơn đặt hàng của Nhà nước chưa kết chuyển.

+ TK511 có 3 TK cấp 2:

TK511.1: Thu phí, lệ phí TK này phản ánh các khoản thu về phí, lệ phí và việc sử dụng số thu đó Phí và lệ phí các khoản thu do Nhà nước quy định mà các khoản thu này gắn liền với chức năng hoạt động của đơn vị như: lệ phí công chứng, lệ phí cầu đường, thu các khoản tiền phạt, lệ phí cấp giấy phép…

TK511.2: Thu sự nghiệp TK này phản ánh các khoản thu sự nghiệp phát sinh ở các đơn vị HCSN có thu Thu sự nghiệp là các khoản thu từ hoạt động của đơn vị thuộc các lĩnh vực văn hoá, giáo dục, y tế… Các khoản thu sự nghiệp phải được quản lý và sử dụng theo đúng quy định của Nhà nước.

TK511.8 Thu sự nghiệp khác Phản ánh các khoản thu về cung cấp dịch vụ, các khoản thu từ thanh lý tài sản, các khoản thu bất thường.

+ Hạch toán TK511 thể hiện qua sơ đồ:

N 511 C

TK111,112,312,331 TK111,112 Các khoản chi trực Thu phí, lệ phí bằng

tiếp theo quy định TM, TGNH…

TK333,342 TK331 Các khoản phải nộp Các khoản thu chưa

Ngân sách hay cấp trên được duyệt

Đối với các đơn vị HCSN chỉ thực hiện chức năng của mình mà không có các hoạt động thu khác thì các khoản chi chỉ bao gồm chi cho các hoạt động chuyên môn và chi cho hoạt động của bộ máy quản lý trong đơn vị, chi cho các hoạt động chương trình dự án, đề tài và chi phí khác từ việc thanh lý, nhượng bán tài sản cố định mà được hình thành từ nguồn vốn ngân sách Nhà nước cấp phát.

Đối với các đơn vị hành chính có tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp các dịch vụ thì khoản chi còn bao gồm cả chi cho hoạt động sản xuất kinh doanh và cung cấp dịch vụ.

- Các tài khoản dùng trong hạch toán chi + Hạch toán chi hoạt động

TK661 chi hoạt động dung để phản ánh các khoản chi thường xuyên, không thường xuyên từ nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị theo dự toán chi đã được duyệt.

+ Một số quy định

Phải mở sổ chi tiết chi phí hoạt động theo từng nguồn kinh phí, theo niên độ kế toán, niên khoá ngân sách và theo phân loại của mục lục Ngân sách Nhà nước đã quy định.Riêng các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc khối Đảng, an ninh, quốc phòng hạch toán theo mục lục của khối mình.

Hạch toán chi hoạt động phải đảm bảo thống nhất với công tác lập dự toán về chỉ tiêu và phương pháp tính các chỉ tiêu, phải đảm bảo khớp đúng thống nhất giữa hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, giữa sổ kế toán với chứng từ kế toán và báo cáo tài chính.

Hạch toán vào tài khoản này những khoản chi thuộc kinh phí hàng năm của đơn vị bao gồm các khoản chi thường xuyên và các khoản chi không thường xuyên theo chế độ đã quy định ( gồm: nguồn kinh phí tinh giảm biên chế, kinh phí thực hiện nhiệm vụ đột xuất, kinh phí sửa chữa lơn, mua sắm TSCĐ,… do ngân sách cấp ).

Không hạch toán vào tài khoản này các khoản chi cho sản xuất, kinh doanh dịch vụ, chi phí đầu tư XDCB bằng kinh phí đầu tư XDCB, các khoản chi thuộc chương trình, đề tài, dự án, chi theo đơn đặt hang của Nhà nước theo giá hoặc khung giá của Nhà nước, chi phí trả trước.

Đối với đơn vị dự toán cấp 1, cấp 2 TK661 “ chi hoạt động “ ngoài việc tập hợp chi hoạt động của đơn vị còn dùng để tổng hợp số chi hoạt động của tất cả các đơn vị trực thuộc ( trên cơ sở quyết toán đã được duyệt của các đơn vị này ) để báo cáo với cấp trên và cơ quan tài chính.

Hết niên độ kế toán, nếu quyết toán chưa được duyệt thì toàn bộ số chi hoạt động trong năm được chuyển từ TK661.2 “năm nay “ sang TK661.1 “ năm trước” để theo dõi cho đến khi quyết toán được duyệt Riêng đối với số chi trước cho năm sau theo dõi ở TK661.3 “ năm sau “ sang đầu năm sau được chuyển sang TK661.2 “năm nay “để tập hợp chi hoạt động trong năm báo cáo.

+ Kết cấu TK661 Bên nợ:

Các khoản chi hoạt động phát sinh tại đơn vị Tổng hợp chi hoạt động của các đơn vị trực thuộc Bên có:

Các khoản được phép ghi giảm chi và các khoản chi không được duyệt Kết chuyển số chi hoạt động với nguồn kinh phí khi báo cao quyết toán

Trong từng TK cấp 2 trên còn có TK cấp 3 là chi thường xuyên và chi không thường xuyên.

TK661.1.1: Chi thường xuyên năm trước.

TK661.1.2: Chi không thường xuyên năm trước TK661.2.1: Chi thường xuyên năm nay.

TK661.2.2: Chi không thường xuyên năm nay TK661.3.1: Chi thường xưyên năm sau.

TK661.3.2: Chi không thường xuyên năm sau + Hạch toán TK661 được thể hiện qua sơ đồ:

Xuất kho VTHH cho chi Các khoản chi sai

hoạt động chế độ phải thu hồi

TK332,334 TK6611 Chi lương, BHXH, BHYT, Kc chi hoạt động sang

cho CBCNV năm sau chờ quyết toán

Quyết toán VTHH vào kinh Phí của năm báo cáo

TK661.3

Kết chuyển chi HĐ năm trước chuyển sang năm sau

Sơ đồ 2.4: Sơ đồ hạch toán chi hoạt động

- Hạch toán chi dự án ( TK662 ) + Khái niệm:

TK662 dùng để phản ánh tình hình tiếp nhận, sử dụng và quyết toán chi tiêu cho các chương trình dự án, chương trình mục tiêu quốc gia, các đề tài nghiên cứu khoa học.

+ Các quy định:

TK662 chỉ sử dụng trong các đơn vị được giao nhiệm vụ quản lý, thực hiện chương trình, dự án, đề tài và được cấp kinh phí để thực hiện chương trình, đề tài, dự án của Nhà nước, của ngành Đối với những đơn vị chỉ tham gia nhận thầu lại một phần hay toàn bộ dự án thì không sử dụng TK này ( mà sử dụng TK631: chi hoạt động sản xuất kinh doanh ).

Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết chi phí cuả từng chương trình, dự án, đề tài và tập hợp chi phí cho việc quản lý dự án, chi dự án theo mục lục NSNN và theo nội dung trong dự án được duyệt cuả từng chương trình, dự án, đề tài.

Đối với những khoản thu (nếu có) trong quá trình thực hiện chương trình, dự án, đề tài được hạch toán vào bên có của TK511 “các khoản thu “ ( chi tiết thu thực hiện dự án ) Tuỳ thuộc vào quy định của cơ quan cấp phát kinh phí, số thu trong quá trình thực hiện dự án được kết chuyển vào TK có liên quan.

Số chi chương trình dự án chưa hoàn thành, hoặc đã hoàn thành nhưng chưa được quyết toán, chưa được duyệt.

Chi lương, BHXH, BHYT Chi dự án còn thừa

Cho CBCNV nộp lại quỹ

TK341 TK311.8 Tổng hợp chi hoạt động Số chi sai không được

TK466 TK009

Hình thànhTSCĐ từ kinh Khi có Rút dự toán phí cấp cấp phát thông báo kinh phí TK337 HMKP dự án Quyết toán VTHH vào

Kinh phí của năm báo cáo

Sơ đồ 2.5: Sơ đồ hạch toán tài khoản 662

2.1.1.2 Công tác quản lý thu chi trong đơn vị HCSN

* Các khái niệm về quản lý thu chi

Quản lý là một môn khoa học và phải gắn liền với một tổ chức và mục tiêu của nó Mỗi tổ chức có thể có mục tiêu hoặc đa mục tiêu, lâu dài Qúa trình quản lý gồm nhiều bước từ xác định mục tiêu, lập dự toán, lập kế hoạch, triển khai thực hiện, kiểm tra đánh giá.

Quản lý thu chi trong đơn vị HCSN là một quá trình gồm nhiều bước từ xác định mục tiêu, lập dự toán thu chi, lập kế hoạch thu chi, triển khai thực hiện để kiểm tra, đánh giá phân tích công tác thu chi, kiểm tra, giám đốc quá trình thực hiện các dự toán, các chỉ tiêu đã đề ra và được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt nhằm cân đối giữa thu và chi NSNN phân phát cho.

* Chức năng quản lý thu chi

Quản lý là một chu kỳ khép kín và lặp đi lặp lại Quá trình này được đặt trong một môi trường nhất định Trong quá trình quản lý, các nhà quản lý phải thực hiện các chức năng quản lý chủ yếu là:

Lập kế hoạch: để đạt được mục tiêu đã đề ra của đơn vị, lập kế hoạch nhằm liên kết các hoạt động của toàn bộ tổ chức bằng cách thống nhất các kế hoạch, các chỉ tiêu thu chi, mục đích để làm căn cứ đánh giá việc thực hiện thu chi tại đơn vị sau đó tìm ra các nguyên nhân, các bộ phận trong đơn vị làm tốt cần phát huy và những bộ phận chưa làm tốt để có hướng điều chỉnh kịp thời.

Tổ chức điều hành: sau khi lập kế hoạch thì người quản lý phải tổ chức bộ máy đơn vị, sắp xếp các phòng ban và điều hành hoạt động hàng ngày sao cho có hiệu quả nhất, phù hợp với kế hoạch và mục tiêu đã đề ra, giao công việc nhiệm vụ rõ rang cho từng người từng bộ phận.

Đánh giá việc thực hiện thu chi: hàng tháng, quý sau khi thực hiện việc thu, chi kinh phí tại đơn vị người quản lý phải tiến hành đánh giá kết quả thực hiện so với kế hoạch, dự toán, đay là một vấn đề quan trọng giúp nâng cao hiệu quả sử dụng kinh phí NSNN giao, tăng thu tiết kiệm chi để có tích luỹ đầu tư trang thiết bị máy móc, cơ sở hạ tầng.

* Nhiệm vụ quản lý thu chi

Lập dự toán thu chi Ngân sách nhà nước trong phạm vi có thẩm quyền giao cho hàng năm.

Tổ chức chấp hành dự toán thu chi tài chính hàng năm theo chế độ chính sách của nhà nước Chủ trì hoặc phối hợp với các nghành hữu quan xây dựng các chế độ chi tiêu của từng ngành đặc thù của từng nghanh, từng lĩnh vực, từng địa phương theo sự ủy quyền của cơ quan chức năng.

Chấp hành chế độ kế toán, chứng từ, thống kê theo pháp luật, nhà nước Kiểm tra giám sát, đánh giá kết quả thu chi tại đơn vị theo quy định của luật ngân sách nhà nước.

Tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ, linh hoạt, khoa học trong đơn vị Bố trí các phòng ban thuận lợi cho công tác quản lý nhằm tạo ra sự gắn bó khăng khít và phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận phòng ban với nhau Tiết kiệm tối đa các chi phí trùng chéo do sự sắp xếp không hợp lý giữa các bộ phận phòng ban với nhau Đây là một vấn đề quan trọng trong công tác quản lý của bất kì một đơn vị nào Tổ chức bộ máy quản lý bao gồm tổ chức các bộ phận, phòng ban trong đơn vị sao cho mỗi bộ phận đó đảm nhận tốt một phần công việc theo chức năng của mình Mặt khác giữa các bộ phận phòng ban có sự ăn ý, phối hợp nhịp nhàng trong hoạt động đưa hiệu suất công việc ngày càng cao Tiết kiệm được các khoản chi không cần thiết Đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ của toàn đơn vị.

Tổ chức quản lý nhân sự: bố trí nguồn lao động phù hợp đúng người đúng việc, tạo năng suất lao động cao đối với tài sản đơn vị, tiết kiệm các khoản chi không cần thiết về con người trong công tác quản lý của đơn vị, nâng cao chất lượng công việc có như vậy thì mới tiết kiệm được các khoản chi, nâng cao hiệu quả sử dụng ngân sách, kinh phí, tăng nguồn thu cho đơn vị.

2.1.2 Cơ sở thực tiễn

Các nghiên cứu có liên quan trước đây:

- Đề tài: “ Công tác hạch toán và quản lý thu chi hoạt động tại bệnh viện đa

khoa huyện Quỳnh Lưu” của sinh viên Ngô Văn Danh lớp KE48A, chuyên

ngành kế toán doanh nghiệp

Đề tài đã hệ thống hoá được cơ sở lý luận về công tác hạch toán thu chi trong đơn vị hành chính sự nghiệp có thu, phản ánh được thực trạng công tác hạch toán và quản lý thu chi tại bệnh viện đa khoa huyện Quỳnh Lưu trong năm 2006 là cơ sở vật chất, trang thiết máy móc phục vụ công tác và quản lý của đơn vị còn chưa cao, trình độ chuyên môn trong công tác hạch toán và quản lý của một số cán bộ công nhân viên còn chưa đáp ứng được nhu cầu công việc từ đó đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý thu chi tại bệnh viện trong trong thời gian tới.

- Đề tài: “ Thực trạng sử dụng kinh phí ngân sách tại viện nghiên cứu rau

quả “ Sinh viên Nguyễn Thị Hà Chung lớp KE50B, chuyên ngành quản trị kinh

Đề tài đã phản ánh được thực trạng sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước tại viện nghiên cứu rau quả trình bày rõ quá trình từ nhận kinh phí đến quá trình sử dụng kinh phí như thế nào, Viện đã sử dụng những biện pháp quản lý gì để quản lý ngân sách, những vấn đề gì còn gặp khó khăn trong quản lý để từ đó đưa ra biện pháp khắc phục.

2.2 Phương pháp nghiên cứu

2.2.1 Khung phân tích

2.2.2 Phương pháp thu thập số liệu

Là phương pháp thu thập các thông tin sơ cấp, thông tin thứ cấp để phục vụ cho đề tài nghiên cứu.

2.2.3 Phương pháp xử lý số liệu

Dựa trên số liệu thu thập được tiến hành xử lý số liệu bằng máy tính và các công cụ trên máy tính.

2.2.4 Phương pháp phân tích số liệu

Phương pháp phân tích số liệu dùng phương pháp thống kê mô tả và thống kê so sánh, phân tích chủ yếu giữa các thời gian, giữa dự toán và thực hiện.

2.2.5 Phương pháp chuyên môn nghiệp vụ kế toán

2.2.5.1 Phương pháp tài khoản

Là phương pháp phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm ghi chép, theo dõi sự biến động, luân chuyển các loại tài sản nguồn vốn.

Công tác hạch toán và quản lý thu chi NSNN tại Trung tâm

2.2.5.2 Phương pháp ghi sổ kép

Là phương pháp phân loại sự biến động của các đối tượng kế toán theo mối quan hệ khách quan giữa chúng do nghiệp vụ kinh tế phát sinh tạo ra vào các tài khoản kế toán.

2.2.5.3 Phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán

Là phương pháp khái quát tình trạng tài chính và kết quả hoạt động của đơn vị trong từng thời kì nhất định bằng cách lập báo cáo tài chính.

2.2.5.4 Phương pháp kiểm kê

Là phương pháp xác định số hiện có của các loại tài sản nhằm làm cho số liệu kế toán trên sổ sách khớp đúng thực trạng kinh tế tài chính của đơn vị.

2.2.6 Phương pháp chuyên gia

Là phương pháp tham khảo ý kiến của cán bộ tại trung tâm đặc biệt là các cán bộ trong lĩnh vực quản lý tài chính.

PHẦN III

KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN

3.1 Đặc điểm địa bàn nghiên cứu

3.1.1 Tình hình cơ bản

3.1.1.1 Chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm

* Chức năng của Trung tâm

Trung tâm CNTT tài nguyên môi trường Hà Nội có chức năng thu thập, cung cấp thông tin về tài nguyên môi trường phục vụ công tácquản lý và nhu cầu khai thác của cá nhân và tổ chức theo đúng quy định hiện hành của Nhà nườc và của Thành phố.

* Nhiệm vụ của Trung tâm

Tham mưu cho lãnh đạo Sở triển khai chiến lược ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin nghành tài nguyên môi trường trên địa bàn thành phố Hà Nội thực hiện theo quyết định số 179/2004/QĐ-TTG ngày 06/10/2004 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt chiến lược ứng dụng và phát triển cônog nghệ thông tin tài nguyên môi trường đến năm 2015 và định hướng phát triển đén năm 2020.

Xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, dự án, đề án về ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin thuộc phạm vi quản lý Nhà nước về tài nguyên môi trường ở Thành phố Hà Nội.

Tổ chức, thu thập, xây dựng, tích hợp, xử lý, quản lý, khai thác và dịch vụ cơ sở dữ liệu tài nguyên môi trường theo quy định tại Điều 3 Nghị định số 102/2008/NĐ-CP ban hành ngày 15/9/2008 của Chính phủ về việc thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng dữ liệu vè tài nguyên môi trường.

Quản lý, thu thập, biên tập, chỉnh lý, tụ bổ, phục chế các loại hồ sơ, tài liệu liên quan đến hồ sơ lưu trữ bằng giấy của ngành Tài nguyên môi trường trên địa bàn Thành phố Hà Nội gồm: Các loại hồ sơ, tài liệu về quản lý đất đai, tài nguyên nước, địa chất khoáng sản, môi trường, khí tượng thuỷ văn, đo đạc bản đồ, kết quả giải quyết tranh chấp, khiếu nại, tố cáo về tài nguyên đã được Nhà nước có thẩm quyền giải quyết, các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, định mức kinh tế - kỹ thuật về tài nguyên và môi trường Kết quả dự án, chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học công nghệ và tài nguyên môi trường.

Chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng, trình cấp có thẩm quyền ban hành các quy định về quản lý cung cấp thông tin tài nguyên môi trường thuộc thẩm quyền Sở Tài nguyên và Môi trường thành phố Hà Nội Quy chế về quản lý, khai thác và bảo trì cơ sở dữ liệu nghành tài nguyên và môi trường, thực hiện các dịch vụ cung cấp các thônog tin tư liệu về tài nguyên và môi trường, phối hợp với văn phòng Đăng kí đất đai Hà Nội thực hiện dịch vụ sao trích lục bản đồ, bản đồ nền, các loại bản đồ chuyên đề cho các đối tượng có nhu cầu.

Chịu trách nhiệm quản lý, cập nhật thông tin lên Tổng Thông tin Điện tử của Sở Tài nguyên và Môi trường Hà Nội, xây dựng, quản lý khai thác dịch vụ thư viện điện tử thông tin tài nguyên môi trường, thực hiện dịch vụ tư vấn, chuyển giao liên quan dến công nghệ tin học, xử lý thông tin, thiết kế, xây dựng phần mềm tin học, đào tạo bồi dưỡng kỹ thuật trong lĩnh vực thông tin và tài nguyên môi trường cho các đối tượng có yêu cầu.

Hướng dẫn trình tự, thủ tục xây dựng, quản lý và chủ trì nghiệm thu các dự án công nghệ thông tin thuộc phạm vi quản lý của Sở, tham gia thẩm định, kiểm tra, giám sát, các đề án, dự án đầu tư công nghệ thông tin liên lạc đến lĩnh vực tài nguyên môi trường, chủ trì thực hiện các dự án công nghệ thông tin được giao, tư vấn thiết kế, triển khai lắp đặt hệ thồng trang thiết bị thuộc cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin.

Quản lý, bảo trì mạng thông tin Sở tài nguyên môi trường thành phố Hà Nội, chủ trì xây dựng cơ sở dữ liệu, thông tin tài nguyên môi trường, thực hiện các đề án, dự án phục vụ công tác cải cách hành chính và các hoạt động quản lý, điều hành của Sở, chủ trì các chương trình, đề tài nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin, các dự án hợp tác trong nước và quốc tế.

Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường thành phố Hà Nội

3.1.1.2 Tổ chức bộ máy của Trung tâm

Giám đốc là quản lý chung mọi hoạt động của Trung tâm, là người có trách nhiệm các kế hoạch mà tỉnh và sở giao cho trong năm, là người giám sát các hoạt động chung của các phòng ban và là người thừa hành các chế độ quản lý tài chính chung của Trung tâm.

Phó giám đốc là người cùng với giám đốc quản lý chung các hoạt động của các cơ quan Đề xuất các phương án, biện pháp thực hiện về phần việc mình được phân công và chịu hoàn toàn trách nhiệm trước tập thể về việc đề xuất đó khi được sự thống nhất của tập thể, thường kỳ phải xây dựng kế hoạch, công việc Được phân công để phù hợp với điều kiện làm việc của trung tâm

Phòng hành chính - tổng hợp là phòng chịu trách nhiệm quản lý đội ngũ công, viên chức của trung tâm chịu trách nhiệm cung cấp thông tin về tình hình lao động tại trung tâm cho giám đốc trong quá trình hoạt động Tổ chức công tác chỉ đạo trong quá trình thực hiện nghiệp vụ chuyên môn, đưa ra kế hoạch thực hiện cho từng kỳ hoạt động của trung tâm Phòng hành chính tổng hợp kiêm nhiệm vụ của bộ phận kế toán có chức năng tiếp nhận và thực hiện kế hoạch chỉ tiêu nguồn kinh phí do ngân sách cấp xuồng,, trực tiếp hạch toán, quản lý và quyết toán thu chi với cơ quan chủ quản về vấn đề tài chính, cùng với giám đốc chịu trách nhiệm trong quá trình tổ chức thực hiện các chỉ tiêu, dự toán cấp trên đã duyệt Đây là một bộ phận có vai trò rất quan trọng.

Phòng thông tin - lưu trữ có nhiệm vụ lưu trữ tài liệu của trung tâm, cung cấp thông tin của trung tâm khi Giám đốc cần.

Phòng khai thác - dịch vụ có nhiệm vụ khai thác và cung cấp dịch vụ liên quan đến lĩnh vực tài nguyên và môi trường.

3.1.1.3 Tình hình lao động

Bảng 3.1: Bảng tổng hợp tình hình lao động tại Trung tâm

Qua bảng tình hình lao động của trung tâm ta thấy lao động của trung tâm không thay đổi nhiều Cụ thể là cán bộ biên chế tăng lên 6.25% tương ứng là 1 người Cán bộ hợp đồng và lao động khác không thay đổi

Trình độ đại học tăng lên 6.66% tương ứng là 1 người Còn trình độ cao đẳng, trung cấp và lao động phổ thông không thay đổi.

3.1.1.4 Tình hình tài sản

Bảng 3.2: Bảng tổng hợp tình hình tài sản của Trung tâm

Đơn vị tính: VNĐ

Máy biến áp điện và thiết bị nguồn2.400.0002.400.000

Máy điều hoà lưu thông không khí21.425.00021.425.0000100.00Máy móc thiêt bị văn phòng khác4.400.0004.400.000

1.2 Máy móc thiêt bị cho công tác

Giá kệ để tài liệu chứng từ47.378.00047.378.0000100.00Thiết bị, phương tiện quản lý khác970.000970.0000100.00

II Tài sản cố định vô hình24.981.00035.981.00011.000.000144.03

Giá trị phần mềm chạy máy vi tính24.981.00035.981.00011.000.000144.03

Tổng cộng1.127.670.0041.284.616.004156.946.000113.92

( Nguồn: Phòng hành chính - tổng hợp )

Tài sản là một yếu tố rất quan trọng trong quá trình hoạt động của các đơn vị Quy mô tài sản, mức độ áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật của máy móc

trang thiết bị góp phần không nhỏ vào chất lượng làm việc, nâng cao năng suất hiệu quả làm việc.

Qua bảng tổng hợp tình hình tài sản tại trung tâm ta thấy trung tâm đã chú trọng đầu tư vào tài sản để nâng cao hiệu quả làm việc Cụ thể như máy móc thiết bị tăng 13,01% tương ứng với 72.997.500 đ trong đó máy móc thiết bị văn phòng tăng 21,64% tương ứng với 72.997.500 đ Thiết bị truyền dẫn tăng 39229000 đ trong đó tổng đài điện thoại tăng 37.829.000 đ, điện thoại di động, cố định tăng 400.000 đ Thiết bị dụng cụ quản lý tăng 234,92% tương ứng với 34 719.500 đ Tài sản cố định hữu hình là giá trị phần mềm máy vi tinh tăng 44,03 % tương ứng 11.000.000 đ

3.1.1.5 Đặc điểm công tác kế toán

Hiện nay, cũng như nhiều đơn vị hành chính sự nghiệp khác Trung tâm cũng áp dụng phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp Trung tâm áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 19/2006/ QĐ - BTC Với việc sử dụng phần mềm kế toán đã giảm bớt gánh nặng công việc hằng ngày của kế toán đồng thời cũng đã tận dụng được các ưu thế của phần mềm kế toán trong sử dụng Sử dụng phần mềm kế toán, kế toán phải thực hiện theo quy trình tại sơ đồ:

(Nguồn: QĐ 19/2006/QĐ – BTC)

Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối kỳ Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 3.7: Sơ đồ hình thức kế toán của Trung tâm

Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại( bảng này được kế toán lập trên cơ sở chứng từ kế toán các nghiệp vụ đã phát sinh) đã được kiểm tra, xâc định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp ( Sổ cái hoặc Nhật ký- Sổ cái…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

Cuối tháng ( hoặc vào bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng

hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.

Cuối kỳ kế toán sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.

3.2 Kết quả nghiên cứu

3.2.1 Thực trạng hạch toán thu chi tai Trung tâm lưu trữ Hà Nội

3.2.1.1 Hạch toán các khoản thu

* Các khoản thu

Trung tâm CNTT tài nguyên môi trường Hà Nội là một đơn vị hành chính sự nghiệp có thu, tự đảm bảo một phần kinh phí cho các hoạt động ngoài nguồn kinh phí Nhà nước cấp phát.

a Thu từ ngân sách nhà nước cấp phát

Nguồn kinh phí cấp phát hàng năm cho trung tâm dựa trên bảng dự toán thu chi do trung tâm lập và gửi cho Sở Tài nguyên môi trường Hà Nội xem xét, Sở tài chính Hà Nội thẩm định, UBND Thành phố Hà Nội giao dự toán

Bảng dự toán thu chi cho năm sau được lập vào cuối quý III năm hạch toán dựa trên tình hình thu chi trong năm hiện tại và tình hình mới thay đổi theo quy định của Nhà nước.

Sơ đồ 3.8: Sơ đồ lập dự toán kinh phí ở Trung tâm

Trong quá trình hoạt động, nếu có những thay đổi về giá cả, lương cán bộ công nhân viên… do Bộ Tài Chính, Bộ Tài Nguyên Môi Trường quyết định thì có thể được bổ sung thêm kinh phí Nhà nước so với bảng dự toán ban đầu được duyệt.

Các khoản được biếu, tặng, tài trợ cho trung tâm của các cá nhân trong và ngoài nước.

b Thu ngoài ngân sách

Thu phí và lệ phí khi khai thác và sử dụng dữ liệu liên quan đến lĩnh vực tài nguyên môi trường trên địa bàn thành phố Hà Nội:

- Cấp bản sao các loại hồ sơ, tài liệu, các loại văn bản pháp quy liên quan đến lĩnh vực tài nguyên môi trường.

- Khai thác, sử dụng tài liệu hồ sơ, các loại văn bản pháp quy liên quan đến lĩnh vực tài nguyên môi trường.

- Khai thác tài liệu bản đồ địa chính, toạ độ độ cao.

- Cung cấp thông tin nguồn nhà đất.

- Chuyển đổi toạ độ VN2000, số hoá, biên tập, xây dựng bản đồ chuyên đề - Xây dựng phần mềm tin học, xử lý dữ liệu, xây dựng hệ thống thông tin về lĩnh vực tài nguyên môi trường.

Thực hiện dịch vụ tư vấn, chuyển giao liên quan dến công nghệ tin học, xử lý thông tin, thiết kế, xây dựng phần mềm tin học, đào tạo bồi dưỡng kỹ thuật trong lĩnh vực thông tin và tài nguyên môi trường cho các đối tượng có yêu cầu.

* Chứng từ sổ sách trong hạch toán thu

Phục vụ cho công tác tiếp nhận, theo dõi sử dụng và quyết toán nguồn thu tại trung tâm thì kế toán sử dụng các chứng từ sổ sách sau nhằm theo dõi, phản ánh và báo cáo quyết toán trong năm sử dụng:

- Bảng tổng hợp nguồn kinh phí thực nhận trong năm 2009 - Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại

- Chứng từ ghi sổ

- Sổ, thẻ kế toán chi tiết - Sổ cái

- Bảng báo cáo kết quả hoạt động có thu - Sổ theo dõi kinh phí ngoài hạn mức - Sổ tài khoản 511.8

- Sổ tài khoản 461

* Các tài khoản sử dụng

a Tài khoản theo dõi nguồn kinh phí NSNN

Để theo dõi sử dụng tình hình tiếp nhận, sử dụng và quyết toán nguồn kinh phí, nguồn ngân sách nhà nước hang năm cấp phát kế toán sử dụng TK 461 để theo dõi.

TK 461: nguồn kinh phí hoạt động

TK 461.1: nguồn kinh phí hoạt động năm trước TK 461.2: nguồn kinh phí hoạt động năm nay

TK 461.3: nguồn kinh phí hoạt động năm sau

Việc theo dõi, phản ánh thu nguồn kinh phí này hết sức chặt chẽ theo từng tháng, từng quý trong năm và theo dự toán đã được duyệt.

b Tài khoản sử dụng theo dõi ngoài ngân sách

Để phục vụ cho công tác kiểm tra, giám sát các khoản thu ngoài hạn mức ngân sách Nhà nước theo quy định của Nhà nước thì kế toán sử dụng TK 511.8 để hạch toán.

TK511.8: thu khác

* Quá trình hạch toán

a Quá trình hạch toán nhận hạn mức kinh phí từ NSNN cấp phát

Sơ đồ 3.9: Quá trình hạch toán thu NSNN

Hạn mức kinh phí là nguồn kinh phí chính của Trung tâm được ngân sách cấp theo chỉ tiêu trong năm, dựa trên dự toán đơn vị lập và gửi cho Sở tài nguyên môi trường, Sở tài nguyên môi trường tổng hợp quyết toán gửi lên Sở tài chính Hà Nội, sau đó Sở tài chính trình lên UBND Thành phố Hà Nội Khi dự toán được duyệt UBND Thành phố tiến hành gửi giấy thông báo hạn mức kinh phí được duyệt cấp cho Trung tâm kèm theo bảng dự toán và gửi tiền vào tài khoản của Trung tâm tại ngân hàng Đông Á.