Nâng cao hiệu quả Quản trị nhân sự tại Công ty TNHH MTV TMDV Tốc Hành Toàn Cầu (GES)

Nâng cao hiệu quả Quản trị nhân sự tại Công ty TNHH MTV TMDV Tốc Hành Toàn Cầu (GES)

LỜI MỞ ĐẦU

“Mọi quản trị suy cho cùng cũng là quản trị con người” Thậtvậy, quản trị nhân sự có mặt trong bất kỳ một tổ chức hay mộtdoanh nghiệp nào nó có mặt ở tất cả các phòng ban, đơn vị Hiệuquả của công tác quản trị nhân sự là vô cùng lớn đối với mộtdoanh nghiệp Quản trị nhân sự bao gồm toàn bộ các biện pháp

áp dụng cho nhân viên của một doanh nghiệp để giải quyết tất cảcác trường hợp xảy liên quan đến công việc đó Nếu không cóquản trị nhân sự mọi việc sẽ trở nên vô tổ chức, vô kỷ luật Đây làmột công tác hết sức khó khăn vì nó động tới những con người cụthể có những sở thích năng lực riêng biệt Việc hoàn thiện côngtác quản trị nhân sự trong doanh nghiệp nhằm tạo ra được mộtđội ngũ người lao động nhiệt tình hăng hái, gắn bó với doanhnghiệp

Muốn hoàn thiện công tác quản trị nhân sự trong doanhnghiệp vai trò của nhà quản trị là rất quan trọng Ngoài kiến thức

và sự hiểu biết chuyên môn nhà quản trị phải là người có tư cáchđạo đức tốt, công minh Muốn công tác quản trị nhân sự đạt kếtquả tốt nhà quản trị phải biết mình, biết ta, có thái độ công bằngnghiêm minh không để mất lòng ai

Hoàn thiện công tác quản trị nhân sự để tạo động lực chotừng người trong doanh nghiệp và kết hợp động lực của tất cả mọingười trong doanh nghiệp Để tạo động lực cho người lao độngphải tiến hành những yếu tố cơ bản tác động lên động cơ làm việccủa họ: phải hợp lý hoá chỗ làm để tạo ra năng suất lao độngchung cho doanh nghiệp; phải đề cao tinh thần trách nhiệm và ýthức tự quản cho mỗi cá nhân, mỗi nhóm công tác; mỗi người

phải gắn bó với kết quả cuối cùng với công việc mà mình đã đảmnhận; phải có sự phân công lao động rõ ràng, để mọi người biếtmình làm việc dưới quyền ai và ai là người kiểm tra kết quả côngviệc của mình.

Hoàn thiện công tác quản trị nhân sự là sắp đặt những người

có trách nhiệm, có trình độ chuyên môn để làm các công việc cụthể trong chính sách nhân sự Là việc hình thành các quy chế làmviệc, cải thiện điều kiện lao động, tạo môi trường văn hoá hợp lýgắn bó mọi người trong doanh nghiệp với nhau, đồng thời thu hútđược các nhân sự từ nơi khác đến, đẩy mạnh việc đào tạo nângcao tay nghề người lao động, phải làm cho mọi người luôn thườngtrực ý nghĩ: “nếu không cố gắng sẽ bị đào thải”

Vì vậy có thể khẳng định được rằng việc hoàn thiện công tácquản trị nhân sự trong doanh nghiệp là thực sự cần thiết cho sựphát triển của các doanh nghiệp Em quyết định chọn đề tài:

“Nâng cao hiệu quả Quản trị nhân sự tại Công ty TNHH MTV TMDV Tốc Hành Toàn Cầu (GES)”

Báo cáo thực tập tốt nghiệp gồm ba chương:

Chương I: Cơ cở lý luận về quản trị nhân sự

Chương II: Thực trạng về quản trị nhân sự tại công ty TNHH MTV TMDV Tốc Hành Toàn Cầu (GES)

Chương III: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự tại GES

CHƯƠNG I:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ

1.1 Lý luận chung về quản trị nhân sự

1.1.1 Khái niệm

Nhân sự là một trong các nguồn lực quan trọng quyết định đến sự tồntại và phát triển của bất kỳ một doanh nghiệp nào Vì vậy vấn đề nhân sự luônđược quan tâm hàng đầu

- Quản lý nhân sự là một trong những chức năng cơ bản của quá trình quản

lý Con người bao giờ cũng là yếu tố quan trọng nhất của một doanh nghiệp Do

đó, việc lựa chọn, sắp xếp con người cho phù hợp với các vị trí trong bộ máy tổchức là nhiệm vụ hàng đầu của nhà quản lý

- Quản lý nhân sự là toàn bộ các việc liên quan đến con người trong doanhnghiệp; đó là việc tuyển mộ, tuyển chọn, bố trí sử dụng, đào tạo, phát triển, đãi ngộ

và xử lý các mối quan hệ về lao động nhằm phát huy tối đa năng lực của mỗingười bảo đảm hoàn thành tốt nhiệm vụ, đạt tới mục tiêu trước mắt cũng như lâudài của doanh nghiệp

1.1.2 Vai trò

Mọi thứ như: máy móc thiết bị, của cải vật chất, công nghệ kỹ thuật đều

có thể mua, học hỏi hay sao chép nhưng con người thì không thể Vì vậy có thểkhẳng định rằng quản trị nhân sự có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và pháttriển của doanh nghiệp

Các nhà quản trị có vai trò đề ra các chính sách, đường lối, chủ trương cótính chất định hướng cho sự phát triển của doanh nghiệp do đó nhà quản trị phải

là người biết nhìn xa trông rộng, có trình độ chuyên môn cao Người thực hiệncác đường lối chính sách mà nhà quản trị đề ra là các nhân viên thừa hành, kếtquả công việc hoàn thành tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào năng lực củanhân viên, vì vậy cho nên có thể nói rằng: “mọi quản trị suy cho cùng cũng làquản trị con người”

1.1.3 Chức năng

Trong các đơn vị sản xuất kinh doanh có quy mô nhỏ không có phòng nhân

sự riêng, các vị lãnh đạo trực tuyến phải thực hiện các chức năng sau:

 Đặt đúng người vào đúng việc

 Giúp đỡ nhân viên mới làm quen với công việc và tổ chức của xí nghiệp

 Đào tạo nhân viên

 Nâng cao trình độ thực hiện công việc của nhân viên

 Phối hợp hoạt động và phát triển tốt các mối quan hệ trong công việc

 Giải quyết các chính sách và thủ tục của công ty cho nhân viên

 Kiểm tra việc trả lương cho nhân viên

 Phát triển năng lực của các nhân viên

 Bảo vệ sức khỏe của nhân viên

Trong các đơn vị, tổ chức có phòng nhân sự riêng thì Giám đốc nhân sự(hoặc trưởng phòng nhân sự) phải thực hiện các chức năng sau:

 Lãnh đạo trực tiếp các nhân viên phòng nhân sự và có quyền hành mặcnhiên đối với các Giám đốc điều hành của công ty về các lĩnh vực nhânsự

 Phối hợp các hoạt động về nhân sự

 Giúp đỡ và cố vấn cho các quản lý gia trực tuyến về các vấn đề nhân sựnhư tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, khen thưởng

 Lưu trữ và bảo quản hồ sơ và nhân sự

1.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động QTNS

1.2.1 Môi trường bên ngoài

 Khung cảnh kinh tế: Chu kỳ kinh tế và chu kỳ kinh doanh ảnh hưởng

rất lớn đến quản trị nhân sự Trong giai đoạn suy thoái kinh tế hoặc kinh tếbất ổn có chiều hướng đi xuống thì sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến các chính sách vềnhân sự của doanh nghiệp

 Dân số, lực lượng lao động: Tỷ lệ dân số phát triển nhanh và lớn hơn tỷ

lệ phát triển kinh tế, lực lượng lao động hàng năm cần việc làm cao thì doanhnghiệp có nhiều cơ hội lựa chọn lao động có chất lượng

 Văn hoá- xã hội: Một nền văn hoá có nhiều đẳng cấp, nhiều nấc thang

giá trị không theo kịp với đà phát triển của thời đại rõ ràng nó kìm hãm,không cung cấp nhân tài cho doanh nghiệp Điều này đi đến hậu quả là bầukhông khí văn hoá trong doanh nghiệp bị ảnh hưởng

 Đối thủ cạnh tranh: Trong nền kinh tế thị trường nhà quản trị không

phải chỉ cạnh tranh về sản phẩm mà còn cạnh tranh về nhân sự Để tồn tại vàphát triển không có con đường nào bằng con đường quản trị nhân sự một cách

có hiệu quả Để thực hiện được điều này các doanh nghiệp phải có chính sáchnhân sự hợp lý, phải biết lãnh đạo, động viên, khen thưởng… tạo ra một bầukhông khí gắn bó trong doanh nghiệp Ngoài ra còn phải có chế độ lươngbổng đủ để giữ nhân viên, nếu doanh nghiệp không thực hiện tốt chính sáchnhân sự thì đối thủ cạnh tranh sẽ lợi dụng để lôi kéo những ngươì có trình độ,

doanh nghiệp sẽ mất dần nhân tài.

 Khoa học- kỹ thuật: Các nhà quản trị phải đào tạo nhân viên của mình

theo kịp với đà phát triển của khoa học- kỹ thuật Khi khoa học-kỹ thuật thayđổi một số công việc hoặc một số kỹ năng không còn cần thiết nữa do đódoanh nghiệp phải đào tạo lại lực lượng lao động của mình

 Khách hàng: Là mục tiêu của mọi doanh nghiệp Do vậy các nhà quản trị

phải đảm bảo được rằng nhân viên sẽ đưa ra các sản phẩm phù hợp với thị hiếucủa khách hàng Nhà quản trị phải làm cho nhân viên của mình hiểu là không

có khách hàng thì không cò doanh nghiệp, họ sẽ không có cơ hội làm việc vàdoanh thu của doanh nghiệp ảnh hưởng đến tiền lương của họ

1.2.2 Môi trường bên trong

 Sứ mạng, mục tiêu của doanh nghiệp: Đây là một yếu tố thuộc môi

trường bên trong của doanh nghiệp, ảnh hưởng tới các bộ phận chuyên mônkhác nhau và cụ thể là bộ phận quản trị nhân sự Mỗi bộ phận tác nghiệp phải dựavào mục tiêu chung để đề ra mục tiêu cụ thể của mình

 Chính sách chiến lược của doanh nghiệp: Một số chính sách ảnh

hưởng tới quản trị nhân sự : cung cấp cho nhân viên một nơi làm việc an toàn,khuyến khích mọi người làm việc hết khả năng của mình, trả lương và đãi ngộkhuyến khích nhân viên làm việc với năng suất cao…

 Bầu không khí- văn hoá của doanh nghiệp: Là một hệ thống các giá

trị, niềm tin, các thói quen được chia sẻ, tạo ra các chuẩn mực về hành vi ứng xửtrong kinh doanh, thống nhất các thành viên trong một tổ chức Các tổ chứcthành công là các tổ chức nuôi dưỡng, khuyến khích sự thích ứng năng động,sáng tạo

 Nhân tố con người: chính là nhân viên, trong doanh nghiệp mỗi người

lao động là một thế giới riêng biệt vì vậy họ có những nhu cầu ham muốn khácnhau Cùng với sự phát triển của khoa học- kỹ thuật thì trình độ của người laođộng cũng được nâng cao, khả năng nhận thức cũng tốt hơn Nhiệm vụ của

công tác nhân sự là phải nắm được những thay đổi về đòi hỏi công việc, phầnthưởng… sao cho người lao động cảm thấy thoả mãn, hài lòng, gắn bó vớidoanh nghiệp bởi vì thành công của doanh nghiệp trên thương trường phụthuộc rất lớn vào con người xét về nhiều khía cạnh khác nhau.

Quản trị nhân sự trong doanh nghiệp có đem lại kết quả như mong muốnhay không phụ thuộc rất nhiều vào thái độ của nhà quản trị với lợi ích chínhđáng của người lao động

1.3 Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả QTNS

1.3.1 Khái niệm

Hiệu quả quản trị nhân sự của doanh nghiệp là hiệu quả phản ánh kếtquả thực hiện các mục tiêu về nhân sự mà chủ thể đặt ra trong một giai đoạnnhất định trong quan hệ với chi phí để có được kết quả đó

1.3.2 Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả QTNS

Hiệu quả quản trị nhân sự của doanh nghiệp được đánh giá thông qua mộthoặc một số chỉ tiêu nhất định

Cũng như các hoạt động kinh tế, trong hoạt động quản trị nhân sự, doanhnghiệp thường đặt ra các mục tiêu cụ thể về hoạt động nhân sự Các mục tiêu đóthường là các mục tiêu sau đây:

- Chi phí cho lao động nhỏ nhất

- Lợi nhuận do người lao động tạo ra lớn nhất

- Đạt được sự ổn định nội bộ, tạo việc làm đầy đủ cho người lao động

và không có tình trạng dư thừa lao động

- Người lao động làm đúng ngành nghề đã được học của mình

- Nâng cao chất lượng lao động

- Tăng thu nhập của người lao động

- Đảm bảo công bằng giữa những người lao động

- Thái độ chấp hành và trung thành của người lao động đối với doanh nghiệp

Các mục tiêu trên có thể quy tụ thành các mục tiêu cơ bản, quyết định

sự tồn tại của một doanh nghiệp đó là đảm bảo nguồn nhân sự có chất lượng,

trình độ để thực hiện công việc và có thái độ chấp hành, trung thành vớidoanh nghiệp đồng thời đạt được sự ổn định nhân sự Với mục tiêu đó thì cáctiêu chí để đánh giá hiệu quả quản trị nhân sự là nguồn nhân sự có chấtlượng, trình độ và đạt được sự ổn định trong giai đoạn đề ra các mục tiêu đó.

1.4 Nội dung chính của QTNS

1.4.1 Hoạch định tài nguyên nhân sự

Hoạch định tài nguyên nhân sự là một tiến trình quản lý bao gồm việc phântích các nhu cầu nhân sự của một tổ chức dưới những điều kiện thay đổi và sau đótriển khai các chính sách và biện pháp nhằm thoả mãn nhu cầu đó

Tiến trình này bao gồm ba bước:

 Kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp là cơ sở cho hoạch định tài nguyênnhân sự

 Đánh giá những tài nguyên nhân sự cần có trong tương lai

 Xây dựng một chương trình đáp ứng những nhu cầu đó

1.4.2 Phân tích công việc

Phân tích công việc là việc tìm hiểu và xác định nội dung, đặc điểm củatừng công việc, đo lường giá trị và tầm quan trọng của nó để đề ra các tiêuchuẩn về năng lực, phẩm chất mà người thực hiện công việc cần phải có Phântích công việc có ý nghĩa quan trọng trong quản lý nhân sự, ảnh hưởng trực tiếpđến các nội dung khác của quản trị nhân sự: là công cụ cơ bản để hoạch định,tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ và đánh giá con người trong tổ chức

- Tuyển chọn là việc sàng lọc từ những người đã qua tuyển mộ, thẩm tra lạitheo tiêu chuẩn để lựa chọn những người đạt yêu cầu, chính thức thu nhận vào bộmáy với số lượng cần thiết.

- Bố trí sử dụng là chương trình giới thiệu về tất cả những điều liên quanđến tổ chức, chính sách, điều lệ, công việc, môi trường làm việc để người lao độngnắm vững, thích ứng và hòa nhập với tư cách thành viên của doanh nghiệp

- Đánh giá thành tích công tác là một hệ thống chính thức để xem xét vàđánh giá sự hoàn thành chức trách của mỗi cá nhân, được thực hiện theo định kỳ

1.4.4 Đào tạo và phát triển nhân sự

Đào tạo và phát triển nhân sự là hai nội dung cơ bản trong vấn đề nângcao trình độ tinh thông nghề nghiệp cho nhân sự

1.4.4.1 Đào tạo nhân sự

Trong quá trình đào tạo mỗi người sẽ được bù đắp những thiếu hụttrong học vấn, được truyền đạt những khả năng và kinh nghiệm thiết thựctrong lĩnh vực chuyên môn và mở rộng tầm hiểu biết để không những có thểhoàn thành tốt công việc được giao mà còn có thể đương đầu với những biếnđổi của môi trường xung quanh ảnh hưởng tới công việc của mình Quá trìnhđào tạo được áp dụng cho những người thực hiện một công việc mới hoặcnhững người đang thực hiện một công việc nào đó nhưng chưa đạt yêu cầu.Ngoài ra còn có quá trình nâng cao trình độ đó là việc bồi dưỡng thêm chuyênmôn nghiệp vụ cho người lao động để họ có thể làm được những công việc phức

tạp hơn, với năng suất cao hơn.

1.4.4.2 Phát triển nhân sự

Mỗi một doanh nghiệp đều phải có sự quy hoạch về nhân sự và các cán bộtrong doanh nghiệp để mỗi một cá nhân có cơ hội thử sức mình, bộc lộ các nănglực của mình để có cơ hội thăng tiến Phát triển nhân sự là việc làm thườngxuyên của mỗi doanh nghiệp xuất phát từ yêu cầu mục tiêu kinh doanh củadoanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có đủ nguồn nhân lực Ngoài ra phát triểnnhân sự còn giúp cho người lao động tìm ra được hướng đi cho mình, tạo cho

họ môi trường thuận lợi để họ làm việc tốt hơn

Nội dung của công tác phát triển nhân sự :

- Thăng tiến và bổ nhiệm nhân sự vào các chức vụ quản trị

- Giải quyết chế độ cho nhân viên, quản trị viên khi họ rời bỏdoanh nghiệp

- Tuyển dụng đội ngũ lao động mới

1.4.5 Sắp xếp và sử dụng lao động

Đào tạo, lựa chọn chưa đủ để đảm bảo phát huy chất lượng của đội ngũngười lao động Vấn đề sắp xếp, bố trí cán bộ có vai trò quyết định đến hiệuquả hoạt động của bộ máy quản lý Việc bố trí người lao động cũng như cán bộquản lý phải được thể hiện ở kết quả cuối cùng, đó là hiệu quả và chất lượnghoạt động, là sự phù hợp giữa các thuộc tính có tính cá nhân kể cả tri thức vàphẩm chất với yêu cầu của công việc đảm nhận

1.4.6 Đánh giá khả năng hoàn thành công việc

Đánh giá nhân viên là một trong những vấn đề quan trọng hàng đầu củaquản trị nhân sự Là chìa khoá cho doanh nghiệp hoạch định, tuyển mộ cũngnhư phát triển nhân sự và đãi ngộ nhân sự Đánh giá là một thủ tục được tiếnhành thường xuyên nhằm thu thập thông tin về khả năng nghề nghiệp, kết quảcông tác, nguyện vọng cá nhân và phát triển của mỗi người

Đánh giá thành tích công tác là một việc làm rất khó khăn, đòi hỏi sựchính xác và công bằng Qua đánh giá biết rõ được năng lực và triển vọng của

mỗi người, từ đó có thể đưa ra các quyết định đúng đắn liên quan đến người

đó

Những người bị đánh giá có ý thức hơn về hành vi, lời nói, việc làm củamình nhưng những đánh giá hời hợt chủ quan có thể tạo nên tâm trạng bấtbình, lo lắng ấm ức làm cho họ không tập trung tư tưởng vào công việc, làmviệc kém năng suất và hiệu quả, có khi tạo nên sự chống đối ngấm ngầm, mâuthuẫn nội bộ và làm vẩn đục không khí tập thể

1.4.7 Đãi ngộ nhân sự

Công tác đãi ngộ nhân sự nhằm kích thích người lao động nâng caonăng suất lao động, nâng cao hiệu quả kinh doanh và thực hiện mục tiêu củadoanh nghiệp

Đãi ngộ được thể hiện qua hai hình thức là đãi ngộ vật chất và đãi ngộtinh thần

1.4.7.1 Đãi ngộ vật chất

Đãi ngộ vật chất là một động lực quan trọng thúc đẩy nhân viên làmviệc nhiệt tình với tinh thần trách nhiệm, phấn đấu nâng cao hiệu quả côngviệc được giao

Tiền lương là giá cả sức lao động được hình thành qua thoả thuận giữa

người có sức lao động và người sử dụng sức lao động phù hợp với quan hệtrong nền kinh tế thị trường

Ngoài tiền lương người lao động còn nhận được các khoản tiền bổ xungnhư: phụ cấp, trợ cấp, tiền thưởng…

1.4.7.2 Đãi ngộ tinh thần

Đãi ngộ tinh thần giữ vai trò quan trọng nhằm thoả mãn tối đa nhu cầu đadạng của người lao động Mức sống càng cao thì nhu cầu về tinh thần ngày càngcao, khuyến khích tinh thần chính là biện pháp được áp dụng để thoả mãn nhucầu ngày càng cao của người lao động Các biện pháp như: thường xuyên thămhỏi, động viên cấp dưới, tạo điều kiện sinh hoạt, giải trí, khen ngợi, tuyêndương…

1.4.8 Tương quan nhân sự

Quan hệ về tương quan nhân sự bao gồm các quan hệ nhân sự chính thứctrong quản lý như thi hành kỷ luật, thăng chức, giáng chức, thuyên chuyển, chothôi việc, thương nghị tập thể, giải quyết tranh chấp lao động

1.4.8.1 Thi hành kỷ luật

Thi hành kỷ luật là hình phạt cho nhân viên không đáp ứng tiêu chuẩn đã ấnđịnh Mục đích chủ yếu của thi hành kỷ luật là nhằm đảm bảo cho hành vi củanhân viên phù hợp với các quy định của doanh nghiệp

1.4.8.2 Cho nghỉ việc

Đây là hình thức kỷ luật nặng nhất Bất kỳ một nhân viên nào khi bị buộcthôi việc đều gây tổn thương cho họ và gia đình họ Do vậy, hình thức này cầnphải được giữ và tiến hành một cách cẩn thận và chu đáo

1.4.8.3 Xin thôi việc

Ngay cả khi công ty có những nỗ lực tạo môi trường làm việc tốt vẫn cónhững người xin thôi việc Xin thôi việc thường rơi vào các lý do như: không có

cơ hội thăng tiến, không được cấp trên quan tâm chú ý, không hợp với đồngnghiệp, công việc quá nhàm chán, không hợp với chuyên môn, bất mãn…

1.4.8.4 Giáng chức

Đây là một việc bất đắc dĩ, chuyển một nhân viên xuống bậc thấp hơn vềnhiệm vụ và trách nhiệm, bao gồm cả việc giảm tiền lương Cần phải làm chu đáo,theo thủ tục, tìm mọi cách giảm bớt những thương tổn đối với người bị giáng chức

phận phòng ban khác nhau, làm cho nhân viên đa năng đa dụng để khi cần thiết họ

có thể thuyên chuyển công tác hoặc có thể thành một cấp quản lý viên

1.4.8.7 Về hưu

Có hai tâm lý về hưu: một là do tuổi tác sức khỏe, có người thường làm việcdưới mức mong đợi, công ty cho về hưu sớm; hai là công nhân viên có tay nghềcao lại muốn về hưu sớm để có lợi nhiều hơn

+ Tên công ty: Công ty TNHH MTV TMDV Tốc Hành Toàn Cầu

+ Tên Tiếng Anh: Global Express Servics Trading Company limited

+ Tên viết tắt: GES

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

Phòng Kỹ thuật

Phòng Kế toán

Phòng nhân

sự

Phòng Kinh doanh

Nhân viên giao phiếu

+ Vốn điều lệ: 1.000.000.000 đ (Một tỷ đồng)

+ Mã số thuế: 0302440085

+ Logo công ty:

+ Được thành lập năm 2001, GES đã không ngừng phát triển, nhằm đáp ứng kịpvới quy mô phát triển của Doanh nghiệp cũng như hướng tới việc đáp ứng nhu cầucủa khách hàng, GES với đội ngũ nhân viên nhiều năm kinh nghiệm và một yếu tốGES luôn đặt lên hàng đầu là không ngừng cải thiện chất lượng dịch vụ

2.1.2 Sơ cơ cấu tổ chức của công ty

Tổ chức công ty là hệ thống các phòng ban có quan hệ mật thiết với nhau chịu sựquản lý của Giám đốc

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của GES

2.1.2.1 Ban quản lý điều hành

Ban Giám đốc gồm 2 người:

+ Giám đốc: Là người có quyền lực cao nhất, là người đại diện theo pháp

luật của GES, được phép sử dụng con dấu riêng Là người ra quyết định chiến lược

và chiến thuật cho Công ty, là người có quyền điều hành và phân cấp hoạt độngkinh doanh của Công ty

Giám đốc có quyền ủy quyền cho cấp dưới thay mình điều hành các hoạtđộng của Công ty trong thời gian vắng mặt

+ Phó giám đốc: điều hành những công việc được giám đốc uỷ quyền, chịu

trách nhiệm trước giám đốc về mọi việc, quyết định công việc trong phần được uỷquyền

2.1.2.2 Chức năng các phòng ban

+ Phòng nhân sự: (gồm 2 nhân sự)

Chịu trách nhiệm thực hiện các quy chế tuyển dụng, quản lý nhân sự, cácchế độ chính sách về lương bổng, phụ cấp khen thưởng thăng tiến và các quy định

về phúc lợi, các quy định về vệ sinh và an toàn cho nhân viên

Đảm bảo những công việc mang tính phục vụ cho các hoạt động của toàncông ty và các phòng ban khác

Quản lý, lưu trữ các loại tài liệu, công văn giấy tờ lien quan đến công táchành chính

+ Phòng kế toán: Gồm 1 kế toán tiền mặt, 1 kế toán Ngân hàng, 3 kế toán

cho 3 vùng (thành phố, miền Trung, miền Tây), 1 kế toán tổng hợp, 1 kế toán trưởng

Ghi chép hạch toán các số liệu tài chính của công ty, phụ trách công tác kếtoán tại công ty

Giải quyết các mối quan hệ tài chính trong quá trình luân chuyển vốn vàkinh doanh như: Mối quan hệ với cơ quan Nhà nước

Mối quan hệ trong nội bộ công ty

Mối quan hệ giữa công ty với các đơn vị khách hangPhân phối vốn hợp lý để sử dụng vốn có hiệu quả nhất, tiết kiệm chi phí vàtăng lợi nhuận.

Chuyển tiền cho nhân viên ở tất cả các tỉnh để chi tiền cho khách hàng theoyêu cầu người chuyển

Giúp ban Giám đốc nắm bắt được tình hình hoạt động kinh doanh của công

ty, từ đó đề ra các biện pháp giải quyết nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động củacông ty

+ Phòng Kỹ thuật: (gồm 3IT)

Phụ trách về kỹ thuật, yêu cầu nhân viên sử dụng thành thạo máy vi tính,phụ trách công tác bảo trì, bảo hành máy móc thiết bị văn phòng, nhập số liệu,chấm hồi báo lên hệ thống nội bộ của công ty

+ Phòng kinh doanh: (gồm 2 nhân viên)

Tiếp xúc, đàm phán với đối tác là các Ngân hàng về việc chuyển tiền chonhân viên giao phiếu, đề ra kế hoạch kinh doanh và những biện pháp thực hiện các

kế hoạch kinh doanh một cách tối ưu Phối hợp cùng phòng kế toán thực hiện phântích tình hình kinh doanh theo định kỳ để báo cáo trình Ban Giám đốc

Thúc đẩy các nhân viên giao tiền cho khách hàng kịp thời ngay trong ngày,tìm kiếm khách hàng và mở rộng thị trường, trả lời thắc mắc của khách hàng

+ Nhân viên giao phiếu (giao tiền): Gồm 22 nhân viên cho Thành phố, 25

nhân viên cho miền Trung và 15 nhân viên cho miền Tây

Nhận mail hoặc fax của nhân viên kế toán từng vùng, nhận tiền tại Ngânhàng do công ty chuyển, giao tiền cho khách hàng theo đúng địa điểm và đúng tênngười nhận kèm CMND theo yêu cầu của người chuyển tiền, nhận thông báo củacông ty và thực hiện đúng theo quy định của công ty

2.1.3 Các hình thức chi trả của GES

2.1.3.1 Nhận tiền tại quầy (công ty)

Ngay khi công ty nhận được phiếu của khách hàng sẽ gọi điện trực tiếpcho khách hàng qua điện thoại, người nhận chỉ việc mang theo giấy tờ tùy thân có

dán ảnh đến tại công ty để nhận tiền, thủ tục vô cùng đơn giản và nhanh chóng(trong vòng 2 phút khách hàng sẽ nhận được tiền ngay)

Với loại hình này nhân viên của GES sẽ liên lạc với ngưới nhận để hẹnthời gian đến giao tiền, người nhận chỉ cần cung cấp giấy tờ tuy thân có dán ảnh đểnhân viên giao phiếu kiểm tra, người nhận ký tên và nhận tiền

2.1.3.3 Nhận tiền qua tai khoản Ngân hàng

Tiền sẽ được chuyển trực tiếp vào chủ thẻ của người nhận, nhân viên sẽgọi điện trực tiếp qua điện thoại để thông báo và kiểm tra thông tin người nhận vàgởi tiền vào tài khoản của khách hàng sau khi kiểm tra thông tin chính xác Kháchhàng có quyền yêu cầu chuyển vào bất kỳ tài khoản của Ngân hàng nào

2.1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và hoạt động QTNS của GES

2.1.4.1 Môi trường bên ngoài

Đối thủ cạnh tranh: trong những năm gần đây xuất hiện nhiều những

doanh nghiệp, công ty kiều hối và theo thời gian các doanh nghiệp đó cũng đã pháttriển mạnh trở thành những đối thủ cạnh tranh lớn đối với GES trong việc nhận vàchi trả kiều hối như: Công ty Tú Uyên Chuyển Tiền Nhanh, Công ty Chuyển Tiền

Lẹ, Công ty TNHH Kiều Hối Đông Á… Tùy từng công ty có mức phí chuyển tiền

và thời gian giao nhận khác nhau:

Bảng 2.1 : So sánh phí chuyển tiền của GES với đối thủ cạnh tranh

Nguồn: Phòng Kinh Doanh

Bảng 2.2 : So sánh thời gian chuyển tiền của GES với đối thủ cạnh tranh

Đơn vị tính: giờ

Nguồn: Phòng Kinh Doanh

Nhìn chung, GES có mức phí tương đối hợp lý nhưng chưa phải là thấp sovới đối thủ cạnh tranh trên thị trường, thời gian giao tiền cho khách hàng ngắn.Trong tình hình kinh tế khó khăn như hiện nay việc chọn một sản phẩm, dịch vụvừa rẻ, vừa đáp ứng được nhu cầu của khách hàng mới là sự lựa chọn hàng đầu.Một số khách hàng có thể sẽ chọn đối thủ của công ty để gởi tiền với mức phí thấp,

ảnh hưởng rất lớn đối với doanh thu của công ty mà còn ảnh hưởng đến hoạt độngnhân sự của công ty Khi công ty tuyển chọn được nhân sự phải tìm cách giữ chân

họ, đặc biệt là những nhân viên có năng lực và thâm niên kinh nghiệm, họ khôngchỉ quan tâm đến tiền mà còn quan tâm rất nhiều đến sự thỏa mãn của chính họ.Bởi một khi họ ra di, thông thường họ sẽ đến với đối thủ cạnh tranh của công tyhiện tại

Khách hàng: Khách hàng là yếu tố vô cùng quan trọng đối với GES và tất

cả doanh nghiệp, hiện tại GES đang cố gắng giữ chân khách hàng cũ bằng cáchgiao phiếu (giao tiền) cho người nhận trong khoảng thời gian ngắn nhất (tối đa 24hđối với khách hàng nhận tại TPHCM và 48h đối với khách hàng tỉnh), tiếp đãikhách hàng ân cần, chu đáo, tránh sự thô lỗ, lớn tiếng làm mất lòng khách hàng.Bên cạnh đó là tìm kiếm khách hàng mới để tăng doanh số cho công ty Doanh thucủa công ty tỷ lệ thuận với lượng tiền chuyển của khách hàng, khi doanh thu tăng(tức lượng tiền chuyển của khách hàng nhiều) công ty sẽ xem xét tăng lươngthưởng, tạo sự nhiệt huyết cho nhân viên khi làm việc và dễ dàng giữ chân họ

2.1.4.2 Môi trường bên trong

Công ty có bộ máy tổ chức phù hợp, đơn giản, không cồng kềnh, mọi quyếtđịnh trong công ty đều có sự bàn bạc cụ thể và có sự nhất trí giữa các thành viêntrong Ban Giám đốc Công ty có đội ngũ lãnh đạo với trình độ cao và nhân viênnăng động, nhiệt tình, có kinh nghiệm, bầu không khí thoải mái, mọi người hỗ trợ

và giúp đỡ nhau trong công việc Công ty là một tập thể đoàn kết, vững mạnh

2.2 Phân tích kết quả kinh doanh của GES giai đoạn (2009-2010)

2.2.1 Tình hình hoạt động kinh doanh giai đoạn (2009-2010)

Bảng 2.3: Kết quả hoạt động kinh doanh

Đơn vị tính: đồng

Stt Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010

Chênh lệch 2009/2008 Chênh lệch 2010/2009

1 DT bán hàng 10,031,256,122 8,512,610,145 8,997,435,380 (1,518,645,977) (15.14) 484,825,235 5.70

2 Các khoản giảm trừ DT

3 DT thuần về bán hàng 10,031,256,122 8,512,610,145 8,997,435,380 (1,518,645,977) (15.14) 484,825,235 5.70 (3)=(1)-(2)

4 Giá vốn hàng bán

5 LN gộp về bán hàng 10,031,256,122 8,512,610,145 8,997,435,380 (1,518,645,977) (15.14) 484,825,235 5.70 (5)=(3)-(4)

6 DT hoạt động tài chính

7 Chi phí tài chính 800,156,755 812,563,540 1,446,855,366 12,406,785 1.55 634,291,826 78.06 -Trong đó: chi phí lãi vay 213,564,050 700,125,650 213,564,050 486,561,600

8 Chi phí quản lý kinh doanh 7,651,251,235 7,050,613,435 6,050,545,292 (600,637,800) (7.85) (1,000,068,143) (14.18)

9 Tổng Chi phí (7)+(8) 8,451,407,990 7,863,176,975 7,497,400,658 (588,231,015) (6.96) (365,776,317) (4.65)

10 LN thuần từ hoạt động KD 1,579,848,132 649,433,170 1,500,034,722 (930,414,962) (58.89) 850,601,552 130.98 (10)=(5)+(6)-(9)

11 Thu nhập khác

12 Chi phí khác

13 LN khác (12)=(11)-(12)

14 Tổng LN trước thuế 1,579,848,132 649,433,170 1,500,034,722 (930,414,962) (58.89) 850,601,552 130.98 (14)=(10)+(13)

15 Chi phí thuế thu nhập DN 394,962,033 162,358,293 375,008,681 (232,603,741) (58.89) 212,650,388

16 LN sau thuế thu nhập DN 1,184,886,099 487,074,878 1,125,026,042 (697,811,222) (58.89) 637,951,164 130.98 (16)=(14)-(15)

Nguồn: Phòng Kế toán

2.2.2 Phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh

Tình hình hoạt động kinh doanh của GES năm 2009 so với năm 2008:

Doanh thu năm 2009 giảm hơn 1.5 tỷ đồng so với doanh thu năm 2008 tức

phí năm 2009 giảm chỉ gần 7% so với năm 2008, tốc độ giảm chi phí chậm hơn rấtnhiều so với tốc độ giảm doanh thu, năm 2009 có cắt giảm nhân sự nhưng khôngnhiều và xuất hiện chi phí lãi vay hơn 213 triệu đồng trong khi năm 2008 không cókhoản chi phí này Doanh thu giảm nhiều trong khi chi phí không thuyên giảm baonhiêu dẫn đến tình trạng lợi nhuận giảm trầm trọng so với năm 2008 (giảm58.89%)

Tình hình hoạt động kinh doanh của GES năm 2010 so với năm 2009:

Doanh thu năm 2010 tăng hơn 480 triệu đồng so với doanh thu năm 2009,tức tăng 5.7%, trong khi đó chi phí giảm 14.18% nên lợi nhuận đạt được của năm

2010 tăng khá cao so với năm 2009 (lợi nhận tăng 130.98%)

GES nhìn nhận thấy đã lãng phí quá nhiều nhân sự trong công ty, công việccủa mỗi người quá ít nên đã áp dụng chính sách cắt giảm nhân sự, để giảm chi phíbên cạnh đó là tích cực tìm kiếm khách hàng để tăng doanh thu trong năm 2010.Ngoài ra chi phí lãi vay xuất hiện với số tiền khá lớn trong năm 2010 là do công ty

đã thay đổi Ngân hàng giao dịch (để chuyển tiển cho nhân viên tại các tỉnh) làNgân hàng Đông Á có mức phí quá cao so với những Ngân hàng khác những nămtrước đã giao dịch như Eximbank hoặc Sacombank

Nhìn chung tốc độ tăng lợi nhuận nhanh hơn tăng doanh thu, điều này chothấy công ty đã hoạt động khá tốt trong thời gian vừa qua

2.3 Thực trạng QTNS tại GES

2.3.1.Mối liên hệ giữa hiệu quả QTNS và hiệu quả sản xuất kinh doanh

Quản trị nhân sự có vai trò to lơn đối với hoạt động kinh doanh của mộtdoanh nghiệp, nó là hoạt động bề sâu chìm bên trong doanh nghiệp nhưng lạiquyết định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Ngay khi mới thành lập, GES có số lượng nhân sự khá ít và tăng dần quacác năm, đến năm 2010 GES tiến hành sắp xếp, bố trí lao động một cách hợp lý và

có hiệu quả, sử dụng nhiều biện pháp tối ưu hoá tổ chức, sử dụng lao động phùhợp với công ty để giám chi phí, tăng lợi nhuận

Đối với GES nhân viên không những là những người giàu kinh nghiệmtrong công việc mà còn có nhân cách tốt, thật thà, siêng năng, có trách nhiệm vớicông việc để tạo thiện cảm với khách hàng nhằm tăng doanh số vì vậy GES thường

ít tuyển nhân viên mới, nhân viên phải là người được tin tưởng và có thế chấp đốivới nhân viên giao phiếu

2.3.2 Thực trạng sử dụng lao động hiện nay của GES

2.3.2.1 Đánh giá về số lượng lao động

Số lao động được bố trí theo cơ cấu tổ chức công ty:

Bảng 2.4 : Lao động trong các phòng ban và NV giao phiếu

Đơn vị: Người

Phòng ban Năm

2008

Năm 2009

Năm 2010

Chênh lệch 2009/2009 Chênh lệch 2010/2009

Nhận xét: Số lượng lao động bố trí trong các phòng ban của GES không

đồng đều nhau, có phòng nhiều nhân viên, có phòng lại quá ít Ban lãnh đạo chỉ có

2 người (1 Giám Đốc và 1 Phó Giám đốc), việc quản lý các phòng ban sẽ gặp rấtnhiều khó khăn

Nhìn chung nhân viên GES năm 2009 ít thay đổi so với năm 2008 nămnhưng 2010 giảm nhiều so với năm 2009, do công ty nhìn nhận năm 2009 một vàinhân viên công việc quá ít, hiệu quả công việc ko nhiều đặc biệt là nhân viên giaophiếu tại các tỉnh miền Trung, năm 2010 áp dụng chính sách cắt giảm nhân sựtrong công ty để giảm chi phí (một tỉnh thành chỉ có một hoặc hai nhân viên giao