BÀI THUYẾT TRÌNH QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC ĐỀ TÀI TUYỂN DỤNG

- Lý do cuối cùng khiến các doanh nghiệp phải cân nhắc phương án chọn nhà quản lý từ trong số các nhân viên là bởi năng lựccủa các ứng viên này đã được thử thách và kiểm nghiệm thôngqua

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÀI THUYẾT TRÌNH QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

2 Ưu và nhược điểm của phương pháp trắc nghiệm 13

3 Thiết kế bài trắc nghiệm 13

4 Các hình thức trắc nghiệm trong tuyển chọn nhân viên 13

5 Kỹ năng cần thiết cho phỏng vấn viên 23

6 Một số câu hỏi phỏng vấn mô thức và tình huống 24

7 Thông báo kết quả phỏng vấn tuyển dụng 24

VI Đánh giá hiệu quả tuyển dụng 25 VII Xu hướng tuyển dụng hiện nay 26

1 Tuyển dụng nhân viên thời vụ 26

2 Tuyển dụng nhân tài ngay khi còn ở ghế nhà trường 26

3 Đầu tư chiều sâu 27

4 Không cần bằng cấp, kinh nghiệm 27

dễ dàng rời bỏ doanh nhgiệp để tìm đến chỗ làm việc khác.

 Nhân viên giới thiệu: Đây là nguồn ứng cử viên từ bên ngoài doanhnghiệp Nhân viên của doanh nghiệp có thể biết được nhiều ngườikhác trong cùng lĩnh vực thông qua các hiệp hội chuyên môn hoặc

đã cùng họ làm việc cho các doanh nghiệp trước đó Biện pháp này

có tác dụng rất cao khi các nhân viên có bạn bè sẽ nhiệt tình vớicông việc

Thuận lợi: Về bản chất, tuyển dụng nội bộ chính là thăng chức cho

nhân viên Có 5 lý do khiến bạn muốn nghĩ đến các nhân viên xuấtsắc, mỗi khi cần cân nhắc về vấn đề tuyển dụng:

- Thứ nhất, dường như việc này đã trở thành tiền lệ Tất cả nhânviên đều nghĩ rằng họ có quyền được cất nhắc lên vị trí cao hơnsau một thời gian nỗ lực làm việc tại công ty và điều này hoàntoàn phù hợp với năng lực cũng như kinh nghiệm họ tích lũyđược trong quá trình làm việc

- Thứ hai, việc này có tác dụng thúc đẩy tinh thần của toàn thểnhân viên Nhân viên thường cảm thấy vui vẻ, phấn khởi khi “mộtngười trong số họ” được đưa lên vị trí quản lý và giữ trọng tráchtrong công ty Và khi tinh thần làm việc được nâng cao, năng suấtcông việc cũng tăng theo, đặc biệt khi nhân viên yêu mến và kínhtrọng nhân cách nhà quản lý mới này

- Thứ ba, nhân viên thường có lối suy nghĩ rằng: “Nếu may mắnđến với anh ta, thì cũng có thể đến với tôi”, nên họ coi việc thăngcấp hay tuyển dụng trong nội bộ công ty là một mục tiêu hữu hình

và có thể vươn tới được Bất kỳ nhà tâm lý nào cũng đều nói vớibạn rằng việc tạo ra hoặc duy trì những mục tiêu rõ ràng, cũngnhư những nỗ lực lao động hiệu quả hơn để có thể hiện thực hóamục tiêu đó, là nguồn gốc và nền tảng của động cơ làm việc Kếtquả là với tinh thần hăng hái và nhiệt tình như vậy, nhân viên sẽlàm việc năng suất hơn và họ cũng cảm thấy thỏa mãn với côngviệc của mình hơn

- Thứ tư, các ứng viên từ trong nội bộ công ty gần như đã đượclàm quen với mọi khía cạnh chuyên môn của công việc mới Họbiết khá rõ về văn hoá của doanh nghiệp, về thủ tục, các chínhsách, phong cách làm việc, nhân viên, khách hàng của công ty

mà họ đã từng giao dịch

- Có thể nói họ hiểu rõ nguyên nhân các sự kiện bên trong và bênngoài liên quan đến công ty và hoạt động sản xuất tại đây, họ biếtcách giải quyết khó khăn vướng mắc, biết điều tiết sao cho mọiviệc diễn ra nhịp nhàng và thuận lợi nhất

- Bên cạnh đó, việc thăng cấp cho nhân viên trong nội bộ công tycũng giảm đi rất nhiều, thậm chí có thể xóa bỏ hoàn toàn, các chiphí dành cho việc đăng quảng cáo tìm vị trí mới, phỏng vấn, sànglọc, đào tạo nhân viên mới để họ có thể bắt nhịp được với côngviệc và môi trường văn hóa trong công ty

- Lý do cuối cùng khiến các doanh nghiệp phải cân nhắc phương

án chọn nhà quản lý từ trong số các nhân viên là bởi năng lựccủa các ứng viên này đã được thử thách và kiểm nghiệm thôngqua quá trình làm việc tại công ty Không chỉ có cấp lãnh đạo nhìnthấy, mà toàn thể nhân viên trong công ty đều biết rõ, về điểmmạnh và điểm yếu của những người này trong vấn đề trình độchuyên môn, kỹ năng xử lý công việc cũng như đặc điểm tínhcách

Như vậy, chúng ta có thể thấy rằng tuyển dụng nội bộ là biệnpháp khá an toàn, hiệu quả, lại không mất nhiều thời gian và côngsức của các công ty mỗi khi có một vị trí quản lý còn trống Tuynhiên, có một cách làm khác mà các doanh nghiệp cũng thường

áp dụng là lựa chọn trong số các ứng viên bên ngoài công ty Vậyhình thức tuyển dụng từ bên ngoài này có những ưu điểm nàođáng chú ý?

- Trong doanh nghiệp sẽ dễ hình thành lên nhóm “ứng viên khôngthành công”, họ là những người ứng cử vào chức vụ nào đó còntrống nhưng không được tuyển chọn, từ đó hình thành lên tâm lýkhông phục lãnh đạo, bất hợp tác với lãnh đạo mới, dễ chia bèphái, mất đoàn kết và khó hợp tác trong làm việc

- Và nếu như việc tuyển dụng nội bộ không minh bạch, công tâm,mang tính cá nhân nhiều thì sẽ dẫn đến những người giỏi họ bấtmãn với kết quả tuyển dụng và dứt áo ra đi khiến cho đội ngũcông nhân viên trong doanh nghiệp ngày càng èo ọp về chấtlượng

b Tuyển dụng từ bên ngoài

 Quảng cáo: Các quảng cáo trên các phương tiện truyền thông đại

chúng (báo chí, tạp chí ngành, truyền hình…) Nói chung thu hútmột số lượng lớn ứng cử viên tham gia Thiết kế một mẫu quảngcáo có thể ảnh hưởng đến công ty và tới các ứng cử viên Mẫuquảng cáo cần phải đạt được những điều sau đây:

 Đầu đề quảng cáo nổi bật sẽ thu hút, chú ý của người xin việc

 Giới thiệu thông tin về tuyển dụng (chức năng gì ?).

 Những tiêu chuẩn liên quan được xác định một cách rõ ràng (tính đặc trưng của công việc)

 Nhấn mạnh đến khế ước và cơ hội ngang nhau.

 Những khía cạnh pháp luật về quảng cáo: Nếu có liên quan đến

phân biệt đối xử về giới tính, chủng tộc và độ tuổi, đừng sửdụng những từ ngữ liên quan đến “Anh/Ông” trong suốt mẫu

quảng cáo

 Hình thức:

• Quảng cáo trên báo, đài, tivi

• Thông qua các trung tâm dịch vụ lao động

• Yết thị trước cổng cơ quan, doanh nghiệp

 Chất lượng:

• Quảng cáo về uy tín của Công ty

• Yêu cầu cơ bản của công việc

• Tiêu chuẩn nhân viên cần áp ứng (ví dụ yêu cầu về trình độvăn hóa, ngoại ngữ, khả năng sử dụng máy tính, tuổi đời,sức khỏe v.v )

 Quyền lợi của ứng viên khi được nhận vào làm việc trong doanh

nghiệp

 Tổ chức cung cấp dịch vụ tuyển dụng: Các công ty này thường

sử dụng các vị trí có chọn lọc và cung cấp các ứng cử viên mộtcách tương đối nhanh chóng (dựa vào quy mô ứng cử viên sẵn cócủa họ) Một cty giới thiệu sẽ giúp bạn thiết lập các tiêu chuẩn lựachọn và kiểm tra các ứng cử viên không phù hợp Tuy nhiên, chiphí thường rất lớn

 Săn đầu người: đây là nguồn thu hút nhân sự cao cấp, các vị trí

quản lý cấp trung đến các vị trí đứng đầu của doanh nghiệp

 Nguồn ở trường:Là nơi cung cấp những sinh viên mới ra trường,

học là những dễ tiếp thu cái mới Biện pháp thường áp dụng hiệnnay mà các công ty thường hay áp dụng là những chương trìnhquản trị viên tập sự…

 Internet và những trang giới thiệu việc làm: Mạng Internet đã trở

thành một phương tiện phổ biến để quảng cáo việc làm Nhữngngười sử dụng lao động đăng tải việc tuyển dụng trên một số trangWeb việc làm hoặc trên chính trang Web của riêng họ

 Mạng xã hội: Khủng hoảng, với hệ lụy là tỷ lệ thất nghiệp tăng cao,

đã mở ra cơ hội giúp các nhà tuyển dụng tiếp cận và thu hút đượcnguồn nhân lực có chất lượng với mức chi phí thấp hơn trước Mộtmặt, bối cảnh kinh tế hiện tại có thể trao cho bạn cơ hội ngàn vàng

để củng cố nhân sự cho nhóm làm việc của mình nhưng xét vềphương diện nào đó, nó cũng có thể khiến bạn phải bỏ ra chi phícao tuyển dụng cao hơn khi không thể tận dụng triệt để cơ hội do

nó đem lại Bởi sau khi đăng thông tin tuyển dụng, bạn có thể bịngập trong hàng núi hồ sơ của các ứng viên tiềm năng nhưng vớingân sách dành cho tuyển dụng bị hạn chế, bạn chẳng thể tiếnhành tuyển chọn thật sự kỹ càng Ví dụ: Facebook, Blog…

 Hội chợ việc làm.

Thuận lợi : 5 lợi thế của việc xem xét khả năng tuyển dụng từ bên

ngoài:

- Thứ nhất, mặc dù các nhân viên cũ trong công ty có kiến thức về

kỹ thuật và khá thành thục trong công việc của mình, nhưng cóthể họ không có năng lực quản lý hay trình độ quản lý chưa đạtyêu cầu Một ứng viên bên ngoài có thể đem tới những kỹ năngquản lý sẵn có của họ mà công ty đang tìm kiếm

Và chuyện gì sẽ xảy ra nếu như chúng ta nghĩ rằng khi một nhânviên có thể làm tốt nhiệm vụ được giao (công việc hàng ngày củahọ), thì sẽ có thể hoàn thành những đòi hỏi cao hơn ở trình độcao hơn, và đặt họ vào vị trí quản lý Thế nhưng công tác quản lýphải đối mặt với nhiều thách thức mới, đồng thời đòi hỏi nhiều kỹnăng tổng hợp khác mà không phải ai cũng có được

Nhân viên trong công ty bạn có thể là chuyên viên kỹ thuật caocấp, nhưng giữa những kỹ năng chuyên môn và kỹ năng quản lýlại hiếm khi có điểm tương đồng Đáng buồn là trong khá nhiềutrường hợp, nhân viên được thăng chức lại không chịu tham giacác khóa huấn luyện về năng lực lãnh đạo mà họ buộc phải trảiqua trước khi bắt đầu công việc tại vị trí mới, vì thế họ không thểđảm nhiệm tốt công việc này

- Thứ hai, những ứng viên tìm đến bạn là những người đã có sẵncác kỹ năng quản lý, và đấy cũng chính là lý do tại sao bạn lạimuốn tuyển dụng họ vào công ty Mặc dù các nhà quản lý mớiđược tuyển dụng từ bên ngoài này chưa quen thuộc lắm với vănhóa và phong cách làm việc tại công ty, nhưng họ có kinh nghiệmtrong việc điều hành các hoạt động thường nhật, biết chu trìnhlàm việc, chính sách…và hoàn toàn chủ động, tự tin trong vai tròquản lý Do đó, việc tuyển dụng một người đã được trang bị đầy

đủ các kỹ năng quản lý cần thiết sẽ là ưu thế hiển nhiên trong việclựa chọn giữa một ứng viên bên ngoài có kinh nghiệm quản lý vớimột nhân viên trong nội bộ chưa qua đào tạo

- Thứ ba, chính là các kỹ năng tạo ra và điều hành môi trường laođộng Họ biết khuyến khích nhân viên, biết thúc đẩy tinh thần làmviệc của họ, có khả năng dẫn dắt và biết ủy thác, giao phó nhiệm

vụ cho nhân viên dưới quyền Họ biết rõ đâu là những việc làm tốt

và đáng được chú ý khen thưởng, biết đòi hỏi nhân viên làm việcthế nào, cũng như biết cách giao tiếp với cấp trên hay nhữngngười giữ trọng trách khác…

- Thứ tư, người mới đến không mang theo mình những ấn tượnghay hình ảnh tiêu cực nào về công ty bạn, trong khi các ứng viênnội bộ có thể không được thoải mái lắm về một số sai phạm của

họ trong quá khứ, né tránh trách nhiệm nào đó hay xích mích vớiđồng nghiệp… Vì thế, khi ở cương vị lãnh đạo, bạn có thể hìnhdung được các nhân viên đó sẽ khó khăn thế nào trong việc quản

lý những người đồng cấp cũ và bào chữa cho những hành độngtrước đây Nhà quản lý đến từ bên ngoài không bao giờ gặp phảinhững vấn đề rắc rối như vậy

- Cuối cùng, dường như đã có kinh nghiệm tiến hành những việctương tự ở các công ty họ từng làm việc trước đây, những ngườimới này thường đem lại cho công ty một nguồn năng lượng mới,những ý tưởng mới, tinh thần lạc quan và hy vọng về một tươnglai mới Ngược lại, các nhân viên cũ của bạn, do là người đã quáquen thuộc với bạn, có thể sẽ không tạo ra được hình ảnh mới

trong mắt các đối tác, đối thủ và thị trường nói chung về sự pháttriển và lớn mạnh của công ty bạn.

Khó khăn:

- Tốn kém và mất nhiều thời gian

- Các ứng viên sẽ cần thời gian để làm quen với văn hóa của công

ty khi được nhận vào làm việc

3 Quy trình tuyển dụng

Thông thường, quy trình tuyển dụng trong các doanh nghiệpthường được tiến hành theo 10 bước sau :

Nguồn : Giáo trình Quản trị nguồn nhân lực – TS Trần Kim Dung

II Thông báo tuyển dụng

Nội dung đăng tuyển dụng trên bất kỳ phương tiện truyền thông nàocũng cần phải bảo đảm các nội dung như sau:

 Tựa đề và tóm lược cơ cấu tổ chức công ty

 Tính rõ ràng và sáng tạo

 Xác định rõ đối tượng tuyển

 Đặc trưng của công việc và tiêu chuẩn công việc

 Quyền lợi của ứng viên

 Tính trung thực và địa điểm làm việc

 Hình thức đẹp, hấp dẫn và tính pháp lý

 Nơi đăng ký quảng cáo phù hợp

III Tiếp nhận hồ sơ

1 Hồ sơ

Lý lịch dự tuyển: bao gồm các thông tin cơ bản sau :

 Nguồn gốc: họ tên, tuổi tác, giới tính, địa chỉ, email và số điệnthoại liên lạc

 Vị trí mong muốn dự tuyển

 Đào tạo chuyên môn: nêu rõ bằng cấp, thời gian và nơi đào tạo

 Kinh nghiệm: đây là phần các ứng viên phải nêu bật được vai trònhiệm vụ và những thành tích đóng góp của từng vị trí cụ thểtrong quá trình làm việc Lưu ý rằng ứng viên phải nêu chính xácthời gian và cơ quan làm việc cụ thể trong từng giai đoạn của quátrình công tác

 Các kỹ năng khác: bao gồm trình độ ngoại ngữ, các khóa nghiệp

vụ chuyên môn và các kỹ năng mềm

 Người làm chứng: có thể là người quản lý trực tiếp hoặc gián tiếp,đồng nghiệp hoặc một người hiểu rõ quá trình làm việc của ứngviên Người làm chứng cần phải là người cung cấp những thôngtin khách quan lien quan đến công việc của ứng viên

Đơn dự tuyển: là lời chào đầu tiên của ứng viên đến các doanh

nghiệp Vì vậy, nội dung của đơn dự tuyển phải bao gồm các thôngtin sau:

 Lời chào cụ thể đến doanh nghiệp mà ứng viên muốn dự tuyển

 Giới thiệu sơ bộ ngắn gọn về chuyên môn và kinh nghiệm củaứng viên

 Lý do ứng viên chú ý đến thông báo tuyển dụng của doanhnghiệp

 Động cơ, lý do tại sao ứng viên quan tâm đến vị trí này

2 Cách sàng lọc

Nghiên cứu hồ sơ

 Nghiên cứu lý lịch và đơn dự tuyển so sánh với bản tiêu chuẩncông việc để đảm bảo ứng viên đáp ứng các yêu cầu tối thiểu.Nghĩa là giúp ta loại bỏ các ứng viên không đáp ứng được cácyêu cầu tối thiểu

 Khi xem xét lý lịch, đơn dự tuyển hãy tìm những điểm không rõràng hay không nhất quán để tìm hiểu kỹ hơn Những điểm cầnxem xét là:

o Các khoảng cách về trình tự thời gian trong lý lịch

o Ước lượng khoảng thời gian trung bình cho mỗi lần chuyểnđổi công việc

o Thay đổi liên tục định hướng nghề nghiệp: Điều này cho thấyứng viên là người thiếu định hướng, thiếu tính kiên định vàcác mục tiêu không rõ ràng

Phân loại hồ sơ

Hồ sơ sẽ được phân chia làm 3 loại:

 Hồ sơ loại bỏ ngay (Không đáp ứng được các tiêu chuẩn quantrọng, không rõ về các thông tin)

2 Ưu và nhược điểm của phương pháp trắc nghiệm

 Ưu điểm: Đơn giản, tiết kiệm chi phí, không tốn nhiều thời giancho quá trình đánh giá

 Nhược điểm: Chưa thật chính xác

3 Thiết kế bài trắc nghiệm

Một bài trắc nghiệm cần được thiết kế thông qua các bước sau:

 Phân tích công việc, xác định yêu cầu, nội dung cần trắc nghiệm

 Xác định mức độ quan trọng của từng yêu cầu, nội dung trắcnghiệm

 Phân tích các yêu cầu, nội dung trắc nghiệm thường được thểhiện như thế nào

 Xây dựng phương án trả lời

 Đánh giá kết quả trắc nghiệm

 Điều chỉnh

4 Các hình thức trắc nghiệm trong tuyển chọn nhân viên

 Trắc nghiệm kiến thức tổng quát

 Trắc nghiệm năng lực chuyên môn

 Các loại trắc nghiệm hình vẽ

 Trắc nghiệm sở thích hay nghề nghiệp

 Trắc nghiệm khả năng nhận thức

 Trắc nghiệm về sự khéo léo và thể lực

 Trắc nghiệm năng khiếu

 Trắc nghiệm cá tính

 Trắc nghiệm trí thông minh

 Trắc nghiệm tâm lý

NỘI DUNG CÁC HÌNH THỨC TRẮC NGHIỆM

a) Trắc nghiệm kiến thức tổng quát

Mục đích của trắc nghiệm này là tìm hiểu xem trình độ hiểu biết tổngquát của ứng viên đạt ở mức độ nào Trắc nghiệm này kiểm tra kiến thức ứngviên trên nhiều lĩnh vực như: toán học, văn học, lịch sử, triết học, địa lý, nghệthuật, thể dục thể thao …Trắc nghiệm này thường được dùng để tuyển chọncác ứng viên vào cấp quản trị hay các vị trí đòi hòi có sự hiểu biết rộng

b) Trắc nghiệm năng lực chuyên môn

Trắc nghiệm này người ta có thể yêu cầu ứng viên thực hành ngaymột phần trong công việc mà họ sẽ đảm nhận sau này nếu được tuyển Hoặccũng có thể những khả năng cần có cho công việc như: tài hùng biện đối vớiluật sư hay chính khách, trí nhớ tốt với những người trực tổng đài … Nănglực chuyên môn là rất cần thiết nhưng chưa đủ Các công ty của Mỹ cho rằngcần cả những kỹ năng đằng sau kiến thức chuyên môn để có thể trở thànhngười làm việc có hiệu quả như :

• Các kỹ năng cơ bản: đọc, viết, tính toán

• Kỹ năng truyền đạt: nói, nghe, trình bày

• Kỹ năng thích ứng: giải quyết vấn đề, tư duy sáng tạo

• Những kỹ năng phát triển: sự tự trọng, động viên, đề ra mục tiêu, vàhoạch định sự nghiệp

• Kỹ năng hiệu quả nhóm : quan hệ đồng nghiệp, làm việc theo đội, đàmphán

• Kỹ năng ảnh hưởng: hiểu biết về văn hóa tổ chức, chia sẻ vai trò lãnhđạo