ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN CHƢƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CỬA HÀNG BÁN NHẠC CỤ

Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1 Trang 1 TRƢỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG TP.HCM KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN _________________________ ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN: CHƢƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CỬA HÀNG BÁN NHẠC CỤ NHÓM 4: GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN:  Phạm Đại Hàn Nguyễn Văn Danh  Nguyễn Trần Thanh Bằng  Nguyễn Huy Hoàng  Nguyễn Minh Tiến 1/3/2013 Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1 Trang 2 I. Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống và các bảng phỏng vấn cụ thể từng chủ đề: 1. Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống: 2. Các bảng kế hoạch phỏng vấn cụ thể: a. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 1: Người thực hiện: Nguyễn Trần Thanh Bằng Kế Hoạch Phỏng Vấn Người Được Hỏi: Lê Minh Phương Người Phỏng Vấn: Nguyễn Trần Thanh Bằng Địa Chỉ: 16/39 Kỳ Đồng P9.Q3 Thời Gian Hẹn: 15h30’, ngày 1/3/2013 Thời Điểm Bắt Đầu: 15h30’ Thời Điểm Kết Thúc: 17h50’ Đối Tượng:  Nhân viên cửa hàng  Dữ liệu thu thập là quá trình bán hàng Các Yêu Cầu Đòi Hỏi:  Người được hỏi là nhân viên bán hàng Chương Trình:  Giới thiệu Ước Lượng Thời Gian:  1 phút Kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống Hệ thống: Quản lý cửa hàng bán nhạc cụ Người lập: Nhóm 4 Ngày lập: 1/3/2013 STT Chủ đề Yêu cầu Ngày bắt đầu Ngày kết thúc 1 Quá trình bán hàng Nắm rõ về cách bán hàng 1/3/2013 1/3/2013 2 Quá trình quản lý nhạc cụ Biết rõ việc phân loại nhạc cụ 2/3/2013 2/3/2013 3 Quá trình bảo hành Cách thức bảo hành,các trường hợp nào không được bảo hành 3/3/2013 3/3/2013 4 Quá trình nhập xuất kho Hiểu rõ quá trình nhập xuất kho 4/3/2013 4/3/2013 Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1 Trang 3  Tổng quan về dự án  Tổng quan về phỏng vấn Chủ Đề Sẽ Đề Cập: vấn đề bán hàng  Câu hỏi 1: trả lời  Câu hỏi 2: trả lời  Câu hỏi 3: trả lời  Câu hỏi 4: trả lời  Câu hỏi 5: trả lời  Câu hỏi 6: trả lời  Câu hỏi 7: trả lời  Câu hỏi 8: trả lời  Câu hỏi 9: trả lời  Câu hỏi 10: trả lời  Câu hỏi 11: trả lời  Câu hỏi 12: trả lời  Câu hỏi 13: trả lời Tổng hợp các thông tin thu thập. Kết thúc phỏng vấn. Xin cám ơn thông tin mà anh đã cung cấp!  2 phút  2 phút  5 phút  10 phút  10 phút  5 phút  10 phút  15 phút  10 phút  5 phút  5 phút  5 phút  10 phút  5 phút  5 phút  20 phút  3 phút Dự kiến tổng cộng: 140 phút Phiếu phỏng vấn Dự án: Quản lý cửa hàng nhạc cụ Tiểu dự án: Quá trình bán hàng Người Được Hỏi: Lê Minh Phương Người Phỏng Vấn: Nguyễn Trần Thanh Bằng Địa Chỉ: 16/39 Kỳ Đồng P9.Q3 Thời Gian Hẹn: 15h30’, ngày 1/3/2013 Thời Điểm Bắt Đầu: 15h30’ Thời Điểm Kết Thúc: 17h50’ Câu 1:Xin anh cho biết cửa hàng có những hình thức mua hàng nào ? Trả lời: Cửa hàng của tôi chi mua bán trực tiếp tại cửa hàng. Câu 2:Hoạt động bán hàng diễn ra như thế nào ? Trả lời: Sau khi khách hàng đã lựa chọn và dùng thử nhạc cụ,nếu thấy ưng ý thì liên hệ với nhân viên bán hàng để được báo giá và viết hóa đơn mua hàng Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1 Trang 4 Câu 3:Cửa hàng có lưu thông tin của khách hàng không ? Nếu có thì lưu những thông tin nào ? Trả lời: Tất nhiên là có,những thông tin cần lưu bao gồm: họ tên, địa chỉ, chứng minh nhân dân, số điện thoại Câu 4:Cừa hàng có những hình thức thanh toán nào ? Trả lời: Cửa hàng chúng tôi có 2 cách thanh toán:  Thanh toán bằng tiền mặt  Thanh toán bằng thẻ tín dụng Câu 5:Cừa hàng bán bao nhiêu loại nhạc cụ ? Trả lời: Cửa hàng chúng tôi bán chủ yếu 4 loại nhạc cụ: đàn,trống,sáo,kèn. Ngoài ra còn bán các phụ kiện đi kèm Câu 6:Khi khách hàng muốn mua 1 số lượng lớn nhạc cụ lớn hơn số lượng hiện có thì cửa hàng sẽ xử lý như thế nào ? Trả lời: Trả lời: Chúng tôi sẽ xem xét lại, nếu có thể đáp ứng được yêu cầu của khách hàng thì tùy vào số lượng mà khách đặt chúng tôi sẽ hẹn 1 ngày cụ thể để giao hàng cho khách Câu 7:Khi khách hàng mua 1 số lượng lớn thì có phải đặt cọc không ? Nếu có thì đặt bao nhiêu % ? Trả lời: Khách hàng sẽ phải đặt cọc 20% giá trị của đơn đặt hàng Câu 8:Nếu khách hàng mua từ 2 lần trở lên thì có sự khác biệt nào không ? Trả lời: Khi khách hàng mua từ lần thứ 2 trở lên thì do thông tin của khách hàng đã được lưu sẵn cho nên quá trình đặt hàng sẽ diễn ra nhanh hơn Câu 9: Có 1 số nhạc cụ rất có giá trị nhưng người mua không đủ tiền ngay tại thời điểm đó vậy thì công ty có chính sách gì không ? Trả Lời: Tất nhiên là có. Nếu khách hàng có khó khăn về tài chính nhưng vẫn muốn sở hữu cho mình một nhạc cụ ưng ý thì công ty chúng tôi sẽ bán cho khách hàng với hình thức trả góp Câu 10: Nếu mua trả góp thì khách hàng cần phải làm gì ? Trả Lời: Thủ tục đơn giản, chỉ cần bản sao sổ hộ khẩu nguyên cuốn, bản sao chứng minh thư, hóa đơn điện nước tại nơi ở không cần công chứng  Không thế chấp  Xét duyệt nhanh Câu 11: Xin anh cho biết cụ thể hơn về hình thức mua trả góp ? Trả Lời: Khi thỏa mãn những điều kiện của chúng tôi, khách hàng sẽ chỉ phải trả trước 20% giá trị nhạc cụ. Sau đó tùy theo ý muốn của khách hàng mà có thể trả góp theo 12, 18, hoặc 24 tháng. Lãi suất là 1,66% 1 tháng. Câu 12: Nếu tới kì hạn mà khách hàng không thanh toán tiền trả góp thì công ty sẽ xử lý như thế Trả Lời: Nếu quá kì hạn trả góp 1 tuần mà vẫn chưa thấy khách hàng đến trả góp thì chúng tôi sẽ gọi điện nhắc nhở khách Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1 Trang 5 nào ? hàng.Nếu quá kì hạn trả góp 2 tuần mà vẫn chưa thấy khách hàng đến trả góp thì chúng tôi sẽ cho nhân viên đến nơi ở của khách hàng để làm việc Câu 13:Cửa hàng có thường dùng máy tính để lưu trữ dữ liệu không ? Và lưu những thông tin gì ? Trả lời: Có, tôi thường lưu lại những số liệu đã nhập hay xuất Nhận Xét: Các câu hỏi dễ hiểu và câu trả lời sát với trọng tâm câu hỏi. Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1 Trang 6 b. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 2: Người thực hiện: Phạm Đại Hàn Kế Hoạch Phỏng Vấn Người Được Hỏi: La Hồng Ân Người Phỏng Vấn: Phạm Đại Hàn Địa Chỉ: 16/39 Kỳ Đồng P9.Q3 Thời Gian Hẹn: 9h, ngày 2/3/2013 Thời Điểm Bắt Đầu: 9h Thời Điểm Kết Thúc: 10h Đối Tượng:  Nhân viên cửa hàng  Dữ liệu thu thập là quá trình quản lý nhạc cụ Các Yêu Cầu Đòi Hỏi:  Người được hỏi là nhân viên phụ trách quản lý nhạc cụ Chương Trình:  Giới thiệu  Tổng quan về dự án  Tổng quan về phỏng vấn Chủ Đề Sẽ Đề Cập: vấn đề quản lý nhạc cụ  Câu hỏi 1: trả lời  Câu hỏi 2: trả lời  Câu hỏi 3: trả lời  Câu hỏi 4: trả lời Tổng hợp các thông tin thu thập. Kết thúc phỏng vấn. Xin cám ơn thông tin mà anh đã cung cấp! Ước Lượng Thời Gian:  1 phút  2 phút  2 phút  5 phút  10 phút  5 phút  5 phút  10 phút  3 phút Dự kiến tổng cộng: 50 phút Phiếu phỏng vấn Dự án: Quản lý cửa hàng nhạc cụ Tiểu dự án: Quá trình bán hàng Người Được Hỏi: La Hồng Ân Người Phỏng Vấn: Phạm Đại Hàn Địa Chỉ: 16/39 Kỳ Đồng P9.Q3 Thời Gian Hẹn: 9h, ngày 2/3/2013 Thời Điểm Bắt Đầu: 9h Thời Điểm Kết Thúc: 10h Câu 1: Cửa hàng bán bao nhiêu loại nhạc cụ ? Trả lời: Cửa hàng chúng tôi bán chủ yếu 4 loại nhạc cụ: đàn,trống,sáo,kèn. Ngoài ra còn bán các phụ kiện đi kèm Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1 Trang 7 Câu 2: Cửa hàng phân loại và bố trí các nhạc cụ như thế nào ? Trả lời: Cừa hàng sẽ phân loại nhạc cụ và chia ra từng khu nhằm giúp khách hàng dễ tìm kiếm hơn Câu 3: Cửa hàng có lưu thông tin của các nhạc cụ hay không ? Trả lời: Có Câu 4: Cửa hàng có thường xuyên cập nhật các mẫu mã nhạc cụ mới cũng như tìm hiểu giá cả thị trường để có giá bán cho phù hợp hay không ? Trả lời: Có, mỗi tháng chúng tôi đều cho nhân viên đi tìm hiểu thị trường để cập nhật thêm những mẫu mã mới cũng như là giá cả để điều chỉnh giá bán cho phù hợp. Nhận xét: Câu hỏi sát với thực tế nên nhân viên trả lời lưu loát,dễ hiểu. Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1 Trang 8 c. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 3: Người thực hiện: Nguyễn Huy Hoàng Kế Hoạch Phỏng Vấn Người Được Hỏi: Trần Minh Nhật Người Phỏng Vấn: Nguyễn Huy Hoàng Địa Chỉ: 16/39 Kỳ Đồng P9.Q3 Thời Gian Hẹn: 14h30’, ngày 3/3/2013 Thời Điểm Bắt Đầu: 14h30’ Thời Điểm Kết Thúc: 15h15’ Đối Tượng:  Nhân viên kĩ thuật  Dữ liệu thu thập là quá trình bảo hành nhạc cụ cho khách hàng Các Yêu Cầu Đòi Hỏi:  Người được hỏi là nhân viên bộ phận bảo hành Chương Trình:  Giới thiệu  Tổng quan về dự án  Tổng quan về phỏng vấn Chủ Đề Sẽ Đề Cập: vấn đề bảo hành  Câu hỏi 1: trả lời  Câu hỏi 2: trả lời  Câu hỏi 3: trả lời  Câu hỏi 4: trả lời Tổng hợp các thông tin thu thập. Kết thúc phỏng vấn. Xin cám ơn thông tin mà anh đã cung cấp! Ước Lượng Thời Gian:  1 phút  2 phút  2 phút  7 phút  4 phút  10 phút  4 phút  5 phút  3 phút Dự kiến tổng cộng: 45 phút Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1 Trang 9 Phiếu phỏng vấn Dự án: Quản lý cửa hàng nhạc cụ Tiểu dự án: Quá trình bảo hành Người Được Hỏi: Trần Minh Nhật Người Phỏng Vấn: Nguyễn Huy Hoàng Địa Chỉ: 16/39 Kỳ Đồng P9.Q3 Thời Gian Hẹn: 14h30’, ngày 3/3/2013 Thời Điểm Bắt Đầu: 14h30’ Thời Điểm Kết Thúc: 15h15’ Câu 1: Chính sách bảo hành của cửa hảng như thế nào ? -Trả lời :  Khi khách hàng mua một sản phẩm tại cửa hàng thì đều đuợc cấp một giấy bảo hành kèm theo sản phẩm do cửa hàng chúng tôi cung cấp với ngày mua và thời gian bảo hành ghi trên giấy. Do vậy muốn duợc bảo hành thì sản phẩm phải còn giấy bảo hành và thời gian bảo hành còn, sản phẩm bị lỗi do ki thuật, và một số truờng hợp khác được ghi rõ trên sản phẩm.  Sản phẩm đã hết bảo hành, hư hỏng do khách hàng gây ra hoặc các sản phẩm hết thời hạn bảo hành nhưng mua tại các cửa hàng của chúng tôi cũng sẽ được sửa chữa nhưng sẽ tính phí. Câu 2: Các trường hợp không được bảo hành là gì ? -Trả lời: Nếu nhạc cụ bị hư hỏng, thiệt hại mà không phải do lỗi kỹ thuật thì sẽ không được bảo hành. Câu 3: Khi tiếp nhận một nhạc cụ cần bảo hành thì bộ phận bảo hành sẽ xử lý như thế nào ? -Trả lời:  Nếu như còn hạn bảo hành: Đầu tiên chúng tôi sẽ kiểm tra nhạc cụ bị hư hỏng như thế nào, nếu như đủ tiêu chuẩn để bảo hành thì chúng tôi sẽ viết phiếu bảo hành cho khách kèm theo ngày hẹn cụ thể để khách hàng đến nhận lại nhạc cụ.  Nếu như hết thời hạn bảo hành: Đầu tiên chúng tôi sẽ kiểm tra nhạc cụ bị hư hỏng như thế nào, sau đó sẽ báo giá lại cho khách nếu khách đồng ý thì chúng tôi sẽ viết phiếu sửa chữa cho khách kèm theo ngày hẹn cụ thể để khách hàng đến nhận lại nhạc cụ Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1 Trang 10 Câu 4: Nếu nhạc cụ không phải là mua tại cửa hàng thì bên anh có nhận sửa chữa hay không ? -Trả lời: Tất nhiên là có ! Cửa hàng anh vẫn thường xuyên sửa cho khách ngoài. Nhận xét: Các câu hỏi dễ hiểu, nhân viên trả lời rõ ràng, cụ thể. [...]... những hình thức xử lý đối với những khách hàng không trả góp đúng kì hạn  Quản lý nhạc cụ: Cửa hàng bán nhạc cụ và phụ kiện cho nhạc cụ. Mỗi nhạc cụ được quản lý theo các thông tin: như mỗi nhạc cụ sẽ có một mã nhạc cụ, tên nhạc cụ, loại nhạc cụ, dòng nhạc cụ, đơn giá, số lượng Trong cửa hàng, các sản phẩm được trưng bày theo các khu riêng biệt để để cửa hàng dễ quản lý và khách hàng dễ tìm kiếm được... mua hàng trực tiếp: Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1 Trang 15 Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ  Hóa đơn mua hàng qua thẻ tín dụng: Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1 Trang 16 Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ IV Sơ đồ phân rã chức năng (BFD): Chương trình quản lý bán nhạc cụ Quản lý bán hàng Kiểm tra khách hàng Lập hóa đơn Quản lý nhạc. .. khách hàng lẻ cho tới những đối tác làm ăn thường xuyên Đề tài được xem xét ở đây là “xây dựng chương trình quản lý cửa hàng bán nhạc cụ Trong quá trình khảo sát thực tế tại cửa hàng bán nhạc cụ chúng tôi đã thu thập được các thông tin  Bán hàng: Khi khách hàng muốn mua nhạc cụ, nhân viên kiểm tra khách hàng mới hay cũ rồi sau đó sẽ tiến hành lập hóa đơn bán nhạc cụ, trong cửa hàng mỗi nhạc cụ sẽ... đó mà các cửa Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1 Trang 12 Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ hàng bán nhạc cụ ra đời Các cửa hàng bán nhạc cụ là nơi cung cấp các loại nhạc cụ đa dạng về chủng loại và mẫu mã , kèm theo là các phụ kiện của từng nhạc cụ Các sản phẩm này được trưng bày tại cửa hàng và lưu trữ trong kho hàng Sau đó cung cấp tới các đối tượng khách hàng khác... tra khách hàng Lập hóa đơn Quản lý nhạc cụ Lưu thông tin nhạc cụ Phân loại nhạc cụ Lưu thông tin khách hàng Thanh toán Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1 Bảo hành nhạc cụ Quản lý kho Kiểm tra phiếu bảo hành Kiểm tra số liệu Viết phiếu bảo hành Nhập hàng Lưu thông tin sản phẩm Xuất hàng Trang 17 Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ V Mô hình E-R: Sinh viên thực hiện: Nhóm... viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1 Trang 18 Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ VI Mô hình quan hệ: Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1 Trang 19 Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ Từ điển dữ liệu: NhacCu(MaNC, TenNC, LoaiNC, DongNC, #SoPhieuBH) Phần mềm ứng dụng quảnlý Cửa hàng bán nhạc cụ Mô hình quan niệm Ngày Lập:30/04/2013 Loại thực thể: NhacCu... ghi rõ thông tin, hiện trạng của nhạc cụ và ngày hẹn giao nhạc cụ  Nhập xuất kho: Khi đến thời điểm nhập nhạc cụ định kỳ hoặc số lượng nhạc cụ dưới mức quy định , thủ kho sẽ lập một đơn nhạc cụ nhập gồm : Mã phiếu nhập, ngày nhập , nhập mã nhạc cụ nào và tên nhạc cụ nào, số lượng bao nhiêu, đơn giá bao nhiêu Sau khi nhạc cụ được nhập về thì sẽ được kiểm tra và lưu trữ các thông tin về kiện nhạc cụ nhập... hàng tháng cửa hàng luôn cập nhật các mẫu mã và giá cả thị trường để điều chỉnh giá bán cho phù hợp Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1 Trang 13 Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ  Bảo hành: Các nhạc cụ được mua tại cửa hàng đều có phiếu bảo hành ghi rõ thông tin bảo hành : ngày mua, thời hạn bảo hành, tên khách hàng, số điện thoại, CMND Nếu nhạc cụ bị lỗi kỹ thuật và. .. 1 MaKH Mã khách hàng Text 10 2 TenKH Tên khách hàng Text 50 3 CMND Chứng minh nhân dân Number 10 4 DiaChi Địa chỉ Text 100 5 SDT Số điện thoại Text 15 Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1 Trang 23 Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ 1 NhacCu(MaNC, TenNC, LoaiNC, DongNC) Mỗi nhạc cụ cần có MaNC để phân biệt các nhạc cụ, tên nhạc cụ, loại nhạc cụ, dòng nhạc cụ 2 PhieuNhap(MaPN,... được Hóa đơn nhạc cụ thì mới cho xuất và khi xuất thủ kho sẽ lưu lại những thông tin như: Mã phiếu xuất, ngày xuất, xuất cho hóa đơn nào , xuất cho khách hàng nào và số tiền thanh toán là bao nhiêu Lưu nhưng thông tin ấy để tiện đối chiếu nếu có vấn đề gì xảy ra và cũng để tiện tổng kết Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1 Trang 14 Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ B Các . tra khách hàng Thanh toán Lưu thông tin nhạc cụ Phân loại nhạc cụ Quản lý nhạc cụ Bảo hành nhạc cụ Quản lý kho Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ Sinh viên. thức xử lý đối với những khách hàng không trả góp đúng kì hạn.  Quản lý nhạc cụ: Cửa hàng bán nhạc cụ và phụ kiện cho nhạc cụ. Mỗi nhạc cụ được quản lý theo các thông tin: như mỗi nhạc cụ sẽ. chương trình quản lý cửa hàng bán nhạc cụ ” . Trong quá trình khảo sát thực tế tại cửa hàng bán nhạc cụ chúng tôi đã thu thập được các thông tin.  Bán hàng: Khi khách hàng muốn mua nhạc cụ,