báo cáo thực tập tổng hợp khoa hệ thống thông tin tại Công ty Châu Á Thái Bình Dương

Tại đây được sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban giám đốc, các phòng ban chức năng em đã thu được số liệu cần thiết để hoànthành TTTN và làm báo cáo TTTH Báo cáo TTTH gồm có 2 phần

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ iii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT iv

A.LỜI MỞ ĐẦU v

B.NỘI DUNG 1

PHẦN 1 : THỰC TRẠNG CÔNG TY 1

1.1 Thông tin chung về công ty 1

1.1.1 Thông tin cơ bản 1

1.1.2 Bộ máy tổ chức 1

1.1.3 Ngành nghề kinh doanh 3

1.1.4 Sứ mệnh và tầm nhìn 3

1.1.5 Tình hình hoạt động kinh doanh 4

1.2 Khảo sát và đánh giá tình hình ứng dụng CNTT, HTTT Cơ sở hạ tầng CNTT:.5 1.2.1 Phần cứng 5

1.2.2 Phần mềm 7

1.2.3 Cơ sở dữ liệu và hệ thống mạng 9

1.2.4 Con người 9

PHẦN 2: PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TY 11

2.1 Ưu điểm 11

2.1.1 Về phần cứng 11

2.1.2 Về phần mềm 11

2.1.3 Về cơ sở dữ liệu và hệ thống mạng 11

2.1.4 Con người 12

2.2 Nhược điểm 12

2.2.1 Về phần cứng 12

2.2.2 Về phần mềm 12

2.2.3 Về cơ sở dữ liệu và hệ thống mạng 13

2.2.4 Về con người 14

2.3 Nguyên nhân 14

2.4 Giải pháp 14

2.5 Đề xuất hướng đề tài khóa luận tốt nghiệp 15

2.5.1 Phân tích, thiết kế HTTT quản lý nhân sự 15

2.5.2 Xây dựng website 15

2.6 Kết luận chung 15

TÀI LIỆU THAM KHẢO 17

PHỤ LỤC 1: MẪU PHIẾU ĐIỀU TRA 18

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức của công ty 2

Bảng 1.1: Hoạt động kinh doanh 4

Sơ đồ 1.2: Tình hình kinh doanh của CT 5

Bảng 1.2: Trang, thiết bị phần cứng 5

Bảng 1.3: Thông số phần cứng công ty 6

Hình 1.1 Hình ảnh giao diện phần mềm kế toán Fast Accouting 8

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

A.LỜI MỞ ĐẦU

Thực tập tốt nghiệp là một sự kiện quan trong trong suốt quá trình học tập, thựctập tốt nghiệp là quá trình kết thúc của chương trình đào tạo, trước khi sinh viên thi tốtnghiệp Đây là khoảng thời gian rất hữu ích với sinh viên.Trong thời gian thực tập sinhviên được tiếp cận với các trang thiết bị thực tế, các vấn đề công nghệ đang được sửdụng trong các đơn vị công ty thuộc lĩnh vực mình học Xuống cơ sở thực tập ngoàiviệc em được tiếp cận với công nghệ, còn là địa chỉ để em làm quen với môi trườngcông ty, điều kiện làm việc, tác phong và thái độ trong công việc Vì vậy với nhữngkiến thức đã học, em muốn vận dụng kiến thức đó để tiến hành phân tích, đánh giá cáclĩnh vực hoạt động thực tiễn cơ bản của công ty và củng cố lại những kiến thức đã học,rút ngắn khoảng cách giữa lý thuyết và thực hành.Do đó để thuận lợi hơn cho côngviệc thực tập và làm báo cáo tốt nghiệp của mình, em đã lựa chọn cho mình cơ sở thực

tập là Công ty Châu Á Thái Bình Dương Tại đây được sự giúp đỡ nhiệt tình của

Ban giám đốc, các phòng ban chức năng em đã thu được số liệu cần thiết để hoànthành TTTN và làm báo cáo TTTH Báo cáo TTTH gồm có 2 phần:

Phần 1: Thực trạng công ty

Phần 2: Phân tích, đánh giá thực trạng công ty

Bản báo cáo này được hoàn thành với sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của giảng viên Lê Việt Hà và các thầy cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Trường Đại

học Thương Mại, các phòng ban tại công ty Châu Á Thái Bình Dương Em xin chânthành cám ơn vì những giúp đỡ quý báu đó đã giúp em hoàn thành bản báo cáo này

Trong quá trình thực hiện mặc dù đã có cố gắng nhưng do thời gian và trình độcòn hạn chế nên bản báo cáo không tránh khỏi nhiều sai sót Em rất mong các thầy cô

và các bạn đóng góp ý kiến để bổ sung cho báo cáo được hoàn thiện hơn

B.NỘI DUNG

PHẦN 1 : THỰC TRẠNG CÔNG TY 1.1 Thông tin chung về công ty

1.1.1 Thông tin cơ bản

Tên đơn vị viết bằng Tiếng Việt: Công ty Châu Á Thái Bình Dương.

Tên công đơn vị viết tắt bằng tiếng Anh: ASIA PACIFIC PRODUCT DEVELOPMENT CORPORATION.

Tên viết tắt: A.P.P

Địa chỉ trụ sở: Xã Ái Quốc, thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương

Số điện thoại:

Fax:

Được sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Hải Dương cấp giấy chứng nhận đăng kí kinhdoanh số 0410430000105 lần đầu vào ngày 28 tháng 6 năm 20011 và đăng kí thay đổilần 2 ngày 06 tháng 9 năm 2012 với vốn điều lệ 46.800.000.000 VND ( bốn mươi sáutỷ, tám trăm triệu đồng ) Công ty kinh doanh ngành nghề liên quan đến trồng rau quả,chế biến nông sản thực phẩm và hải sản xuất khẩu

1.1.2 Bộ máy tổ chức

Nhân sự và phòng ban.

Ban lãnh đạo: 1 tổng giám đốc và 1 giám đốc

Tổng số nhân viên: khoảng 100 nhân viên đang làm việc trong 8 phòng ban Cácphòng ban bao gồm:

Sơ dồ cấu trúc tổ chức

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức của công ty Nguồn: Phòng Nhân sự

Chức năng các phòng ban

- Ban giám đốc: Điều hành hoạt động công ty Dựa vào tình hình hoạt động và

phát triển của công ty để đưa ra chiến lược phát triển Theo dõi và điều chỉnh hoạtđộng của các phòng ban trong công ty

- Phòng kinh doanh: Nghiên cứu, đánh giá thị trường địa phương, đề xuất phát

triển, nghiên cứu các gói thầu phù hợp với công ty từ đó lập hồ sơ đấu thầu Khai tháccác nghiệp vụ, thực hiện các dịch vụ khách hàng, chăm sóc khách hàng Thực hiện cácchương trình xúc tiến bán hàng và chính sách bán hàng Tiếp nhận thông tin phản hồi

từ khách hàng và cung cấp các phòng liên quan Xây dựng và quản lý mạng lưới cácnhà thầu phụ và các đối tác của phòng Giải quyết bồi thường trong phân cấp, quyềnhạn là đàm phán trực tiếp với khách hàng về các điều khoản hợp đồng

- Phòng kế hoạch: Dựa vào hợp đồng với khách hàng, lập kế hoạch hoàn thành

cho các dự án mà công ty đang thực hiện Dịch vụ hậu cần, vận chuyển, văn thư lưu

TỔNG GIÁM ĐỐC

GIÁM ĐỐC

KHỐI QUẢN LÝ:

Phòng kế hoạchPhòng nhân sựPhòng kế toán

Phòng dự án

KHỐI KINH DOANH:

Phòng kinh doanh 1Phòng kinh doanh 2

trữ, lễ tân, thi đua khen thưởng, hành chính quản trị, hệ thống thông tin Quản lý vềhiện vật tài sản, dụng cụ, công cụ, văn phòng phẩm, tài sản thu hồi sau bồi thường.Quan hệ chính quyền, địa phương Quyền thay mặt công ty giao dịch với cơ quanchính quyền địa phương.

- Phòng nhân sự: Thực thi chính sách nhân sự (cơ cấu tổ chức, tuyển dụng,

đào tạo, đánh giá KQCV, trả lương) Thực hiện các nghĩa vụ và chế độ chính sáchngười lao động Quyền hạn quyền đề xuất tổ chức thực hiện các công tác nhân sự,hành chính Quyền yêu cầu các phòng cung cấp thông tin về nhân sự

- Phòng kế toán: Vận hành bộ máy kế toán và quản lý chứng từ Hướng dẫn

thực hiện các văn bản quy định TCKT của Nhà nước và công ty Kiểm tra, kiểm soátviệc chấp hành chế độ thu chi tài chính của các phòng Thực hiện thu chi và hạch toánthu chi theo quy định Xác nhận, đối chiếu, đôn đốc thu hồi công nợ Lập báo cáoquyết toán Quản lý giá trị trên sổ sách tài sản, quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, quản

lý hóa đơn, ấn chỉ Quyền hạn quyết định về nghiệp vụ tài chính kế toán theo chínhsách của CT và quy định của Nhà nước

- Phòng dự án: Quản lý các dự án đang được thực hiện Quản lý, cung ứng

nguyên vật liệu cho các công trình Đốc thúc các công trình hoàn thành an toàn, đúngthời hạn

1.1.3 Ngành nghề kinh doanh

Kể từ khi đi vào hoạt động đến nay, A.P.P đã đem đến cho khách hàng những sảnphẩm nông sản và hải sản có chất lượng cao nhằm mang lại những lợi ích to lớn nhất đối vớingười tiêu dùng Việt Nam nói riêng và người tiêu dùng trên các nước nói chung

Ngành nghề kinh doanh chính của doanh nghiệp bao gồm 2 lĩnh vực chính đó là:

- Trồng và chế biến các mặt hàng nông và hải sản tiêu dùng

- Xuất khẩu các mặt hàng nông và hải sản

1.1.4 Sứ mệnh và tầm nhìn

Sứ mệnh:

Là một công ty phát triển hoạt động trồng và chế biến các mặt hàng nông và

hải sản, A.P.P luôn mong muốn được cung cấp các sản phẩm nông sản và hải sản tốtnhất, chất lượng nhất, nhằm làm hài lòng các nhu cầu của khách hàng, đó là sứ mệnh

hàng đầu của A.P.P Với tinh thần “ cùng hợp tác phát triển và chia sẻ sự thành công “,IDB đặc biệt tôn trọng các đối tác hợp tác và luôn dành sự ưu đãi cho đối tác của mình.

 Tầm nhìn:

Các mặt hàng nông sản và hải sản có tầm quan trong rất lớn trong đời sống củangười dân, chính vì vậy A.P.P luôn mong muốn có thể chế biến được những sản phầmnông và hải sản đạt chất lượng tố nhất để cung cấp đến cho người tiêu dùng, trở thànhthương hiệu chuẩn mực trong ngành chế biến Lấy khách hàng làm trọng tâm phục vụ.Lấy sự hài lòng của khách hàng làm mục tiêu và thước đo hiệu quả của tổ chức vàtừng thành viên Lấy sự tin tưởng của khách hàng tạo dựng uy tín cho công ty

Phát triển bền vững:

Chế biến được những mặt hàng nông và hải sản đạt chất lượn quốc tế, đem lại

sự tin tưởng cho người tiêu dùng Bằng sự đoàn kết, nổ lực sáng tạo không ngừng của

đội ngũ cán bộ công nhân viên chuyên nghiệp, giàu nhiệt huyết và giỏi chuyên môn, chia sẻ một phần trách nhiệm xã hội đối với cộng đồng vì mục tiêu Phát triển bền vững của công ty và đất nước.

1.1.5 Tình hình hoạt động kinh doanh

Trong ba năm: 2010, 2011, 2012 hoạt động kinh doanh của công ty có sự tăng trưởng

Bảng 1.1: Hoạt động kinh doanh

Doanh thu 43.537.642.000 45.648.300.000 46.373.850.000Chi phí 39.146.730.000 40.121.750.000 40.745.635.000Lợi nhuận trước thuế 4.390.912.000 5.526.550.000 5.628.215.000

Nguồn: Phòng Kế toán

4.391 5.527 5.628

Lợi nhuận Doanh thu

Sơ đồ 1.2: Tình hình kinh doanh của CT Nguồn: Phòng Kế toán

Để có được những thành công trong 3 năm vừa qua, A.P.P luôn không ngừngphát huy và cải thiện những thành quả công ty đạt được Bên cạnh đó việc chú trọngphát triển CNTT trong hoạt động kinh doanh của công ty đã mang lại những thànhcông vô cùng to lớn, giúp giảm thiểu chi phí, thời gian và tiền bạc trong các hoạt độngcủa mình Sắp tới công ty sẽ chú trọng hơn vào việc phát triển CNTT để tạo bước tiếnvững vàng hơn cho công ty trong tương lai sắp tới

1.2 Khảo sát và đánh giá tình hình ứng dụng CNTT, HTTT Cơ sở hạ tầng CNTT:

Công ty hiện tại có 2 máy chủ đặt tại phòng kinh doanh và phòng dự án Tất cả mọi thông tin sẽ được tổng hợp ở đây để lên kế hoạch hoạt động của công ty.

Công ty còn trang bị 15 máy tính bàn, 15 Laptop và 4 máy in máy scan với các thông số như sau :

Bảng 1.3: Thông số phần cứng công ty

Số lượng

- Máy quét Scanner tốc độ cao khổ A4,

- Độ phân giải 600x600dpi Optical

- Màu 24bit color

- Tốc độ quét 25 trang A4 đen/ phút, 13 trang màu/phút

- Khay nạp bản gốc tự động ADF để được

50 tờ

- Tự động quét 2 mặt

- Tương thích với Win 98/ME/2000/XP

- Cổng giao tiếp: USB 2.0HS port

- O/Bay HS 2.5in SATA/SAS

và hỗ trợ bảo vệ tố nhất

Phần mềm tin học văn phòng : Microsoft office 2010 Cũng giống như hệ điều hành window 2007 tất cả các máy tính của công ty đều được trang bị phần mềm

Microsoft office 2010 bản quyền nên được hỗ trợ tốt nhất từ nhà phát hành

Bên cạnh đó công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting trong côngviệc tính toán sử lý các tuyến trình lien quan đến các nghiệp vụ kế toán

- Giới thiệu sơ lược về phần mềm kế toán Fast Accounting như sau :

Fast Accounting là phần mềm kế toán dành cho các công ty có quy mô vừa vànhỏ Fast Accounting được phát triển và liên tục hoàn thiện từ năm 1997, hiện có hơn8.500 khách hàng và đạt nhiều giải thưởng khác nhau như BIT CUP, Sản phẩm đượcnhiều người sử dụng, CUP CNTT…

Hình 1.1 Hình ảnh giao diện phần mềm kế toán Fast Accouting

Nguồn : Phòng kế toán

Phần mềm kế toán Fast Accounting có 16 phân hệ:

1 Hệ thống

2 Kế toán tổng hợp

3 Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay

4 Kế toán bán hàng và công nợ phải thu

5 Kế toán mua hàng và công nợ phải trả

6 Kế toán hàng tồn kho

7 Kế toán TSCĐ

8 Kế toán CCLĐ

9 Báo cáo chi phí theo khoản mục

10 Kế toán giá thành dự án, công trình xây lắp

11 Kế toán giá thành sản phẩm sản xuất liên tục

12 Kế toán giá thành sản phẩm sản xuất theo đơn hàng

13 Báo cáo thuế

14 Báo cáo quản trị các trường do người dùng tự định nghĩa

15 Quản lý hóa đơn

16 Thuế thu nhập cá nhân

Trong đó doanh nghiệp đã ứng dụng được các phân hệ bao gồm : Kế toán tổnghợp, kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay, kế toán bán hàng, kế toán hàng tồn kho, báocáo thuế, kế toán giá thành sản phầm sản xuất theo đơn hàng vào trong lĩnh vực kinhdoanh của mình

1.2.3 Cơ sở dữ liệu và hệ thống mạng

Về cơ sở dữ liệu doanh nghiệp sử dụng phần mềm Microsoft SQL Server bảnMSDE 2010 (bản quyền); Nền tảng phát triển: Microsoft Net Framework 1.1

Phương thức thu thập dữ liệu hoặc thông tin của công ty: thông tin được thuthập từ nhiều nguồn khác nhau Cụ thể như:

Bên trong công ty: nguồn dữ liệu (thông tin) này được thu thập chủ yếu bêntrong công ty từ các sổ sách, báo cáo kinh doanh thường kì của công ty hoặc được thuthập từ hồ sơ dữ liệu phòng hành chính, phòng kĩ thuật, phòng kinh doanh, phòng pháttriển dự án… Việc thu thập này thường bị trùng lặp và có thể bị xâm nhập và lấy đimột số thông tin quan trọng trong công ty (tính bảo mật kém) vì vậy việc quan tâm đếnbảo mật thông tin tại công ty cần được chú trọng và đầu tư hơn trong thời gian tới

Bên ngoài công ty như trên mạng Internet, báo chí, khách hàng, đối thủ cạnhtranh, các công ty có liên quan và các nguồn khác Ngoài ra công ty còn sử dụngđường truyền của mạng Lan, wifi và Internet để truyền nhận dữ liệu (thông tin) giữacấp trên và cấp dưới, giữa nhân viên các phòng ban với nhau

Về hệ thống mạng : Sử dụng mạng cục bộ (LAN) Hệ thống mạng bao gồm 3Switch 8 cổng nhằm liên kết các máy tính trong mạng với nhau Các máy tính trongmạng được liên kết với nhau theo kiểu hình sao, các máy tính chịu sự quản lý của 2máy chủ

Toàn bộ máy trạm được kết nối internet băng thông rộng 1.5gbps

Chương trình phòng chống bảo vệ cho mạng: Sử dụng FireWall ( cứng và mềm), phần mềm diệt virus kaspersky open space security

1.2.4 Con người

Đội ngũ cán bộ công nhân viên công ty:

 Nhân viên kinh doanh, chăm sóc khách hàng: 6

 Cán sự, nhân viên kế toán, hành chính, tổng hợp: 5

Ngoài ra công ty lien tục tiến hành mở các đợt cho nhân viên đi đào tạo cáckiến thức về tin học văn phòng, nhằm nâng cao chất lượng nhân sự của công ty

PHẦN 2: PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TY

2.1 Ưu điểm

2.1.1 Về phần cứng

Trong 2 năm trở lại đây công ty có những đầu tư mạnh mẽ về trang thiết bị phầncứng cho nhân viên Điển hình là việc đầu tư them Laptop cho các nhân viên văn phòng và việc đầu tư thêm 1 máy chủ nữa nhằm tạo điều kiện phát triển và quản lý cácthiết bị và quản lý dữ liệu trong công ty

Nhìn chung so với quy mô công ty chỉ dừng lại là một công ty vừa và nhỏ thìviệc đầu tư các trang thiết bị về phần cứng như vậy là đáp ứng được những nhu cầu màcông ty đặt ra, giải quyết nhanh các khó khăn vướng mắc trong công ty

2.1.2 Về phần mềm

Ưu điểm mạnh mẽ nhất của công ty đó là tất cả các phần mềm mà công ty đang

sử dụng đều là các phần mềm có bản quyền, không phải là phần mềm lậu hay phầnmềm crack Chính nhờ điều này mà công ty luôn nhận được sự hỗ trợ tối ưu từ cáccông ty phát hành phần mềm, giảm thiểu tối đa rủi ro về bảo mật trong quá trình sửdụng phần mềm

Công ty đã ứng dụng được phần mềm Fast Accouting trong việc quản lý cáccông việc liên quan đến kế toán Chính nhờ việc ứng dụng phần mềm này mà giảmthiểu những rủi ro, đẩy mạnh việc xử lý các công việc liên quan đến các hoạt động kếtoán của công ty

Bên cạnh đó công ty còn trang bị bộ nhớ khủng cho các máy tính giúp cho dữliệu lưu trữ lớn, thuận tiện cho việc quản lý thông tin của công ty

2.1.3 Về cơ sở dữ liệu và hệ thống mạng

Ưu điểm nổi bật của công ty về cơ sở dữ liệu và hệ thống mạng đó là công ty đãđầu tư đường truyền internet tốc độ cao giúp cho việc tìm kiếm và xử lý thông tin củacông ty vô cùng thuận lợi Bên cạnh đó các phương thức thu thập và xử lý thông tincủa công ty đều thông qua các phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu giúp cho công ty luôn

có được nguồn dữ liệu đáng tin cậy và nhanh chóng