THIẾT LẬP MỘT CHƯƠNG TRÌNH ĐÁNH GIÁ NHÂN VIÊN PHÙ HỢP VỚI CHIẾN LƯỢC CÔNG TY

 Chỉ tiêu chủ yếu đo lường kết quả thực hiện công việc của từng chức danh vị trí cụ thể, nó có ý nghĩa quyết định tới sự thành công và phát triển của doanh nghiệp  KPI gắn chặt với cá

• BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

Tiểu Luận môn quản trị nguồn nhân lực

KẾT CẤU BÀI TIỂU LUẬN

Kết luận

Thực hiện nghiên cứu

Cơ sở lý thuyết

Tổng quan

1 TỔNG QUAN

1.1 Lý do chọn đề tài

1 DN có thành công hay thất bại lệ thuộc lãnh đạo có tầm nhìn xa, thấy

được những nguy cơ hiện hữu và tiềm ẩn đối với công ty mình và quan

trọng hơn là tìm cách quản lý, cách đổi mới để từ đó lèo lái doanh nghiệp

không bị rơi vào khủng hoảng.

Nguồn nhân lực được xem như là năng lực cốt lõi của công ty, yếu tố tạo ra

sự khác biệt và mang lại lợi thế cạnh tranh cho công ty.

1

Đánh giá thực hiện công việc của nhân viên giúp cung cấp các thông tin cơ bản, dựa vào đó DN mới có thể ra quyết định về vấn đề thăng tiến và tiền lương của nhân viên Nó cũng giúp nhân viên có cơ hội xem xét lại các phẩm chất liên quan đến công việc cần thiết phải có của một nhân viên, đồng thời giúp cho cán bộ nhân sự và các nhân viên xây dựng kế hoạch điều chỉnh lại những sai sót trong việc thực hiện công việc

>>> Với những lý do trên, để tìm hiểu rõ thêm về công tác đánh giá nhân

viên theo chiến lược cụ thể của DN, đề tài nghiên cứu : “Thiết lập một chương trình đánh giá nhân viên phù hợp với chiến lược công ty

1 TỔNG QUAN

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

 Lập ra bảng mô tả công việc, chức năng, nhiệm vụ của

Giới thiệu sơ lược về công ty

Vinamilk

1 Sơ lược hình thành và phát triển của Vinamilk

Thành lập từ năm 1976 với tiền thân là Công ty Sữa – Café Miền Nam, trực thuộc Tổng Công Ty Lương Thực, với 6 đơn vị trực thuộc là Nhà máy sữa Thống Nhất, Nhà máy sữa Trường Thọ, Nhà máy sữa Dielac, Nhà máy Café Biên Hòa, Nhà máy Bột Bích Chi và Lubico Sau hai năm công ty được chuyển cho Bộ Công Nghiệp thực phẩm quản lý và công ty được đổi tên thành Xí nghiệp Liên hợp Sữa Café và Bánh kẹo I Và sau nhiều năm hoạt động công ty không ngừng phát triển mạnh mẽ, và để phù hợp với hình thức hoạt động của công ty hiện tại, nên công ty đã chính thức chuyển đổi thành Công ty cổ phần vào tháng 12 năm 2003 và đổi tên thành Công ty cổ phần Sữa Việt Nam

2 Những thành tích đã đạt được

 Danh hiệu Anh Hùng Lao Động

 Huân chương Lao động hạng nhất, nhì, ba

 Liên tiếp đứng đầu “Topten hàng Việt Nam chất lượng cao“ từ 1995 –

2004 (do bạn đọc báo Sài Gòn Tiếp Thị bình chọn)

 Giải thưởng sáng tạo khoa học công nghệ của Tổ chức sở hữu trí tuệ thế

giới (WIPO – World Intellectual Property Organization) năm 2000 và năm

2004

 Tháng 9/2005: Huân chương Độc lập hạng ba do chủ tịch nước Trần Đức

Lương trao tặng

3 Các nhóm sản phẩm của Công ty

 Sữa đặc, sữa vỉ

 Sữa bột, bột dinh dưỡng

 Bảo quản lạnh (kem, sữa chua, phô mai, bánh flan)

 Giải khát (đậu nành, nước trái cây, trà, nước tinh khiết)

 Thực phẩm (bánh quy)

 Cà phê

Chiến lược phát triển kinh doanh

Theo báo cáo thường niên năm 2011, HĐQT đã xác định chiến lược phát triển của Công ty sắp tới và trong dài hạn như sau:

 Tiếp tục chỉ tập trung vào ngành nghề kinh doanh chính của Công ty là

sản xuất sữa và mở rộng phát triển thêm ngành nước giải khát mới có lợi cho sức khỏe người tiêu dùng.

 Tiếp tục củng cố và mở rộng hệ thống phân phối: mở thêm điểm bán lẻ,

tăng độ bao phủ phân phối sản phẩm.

>>>Từ chiến lược trên ta thấy lập kế hoạch kinh doanh, mở rộng kênh

phân phối, nghiên cứu thị trường và phát triển sản phẩm mới là một

trong những mục tiêu chiến lược quan trọng nhất của công ty  là cơ sở

xây dựng chương trình đánh giá nhân viên theo chỉ số KPI cho phù hợp

CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1 KPI (key performance indicators) là gì?

 Chỉ tiêu chủ yếu đo lường kết quả thực hiện công việc của từng chức danh

vị trí cụ thể, nó có ý nghĩa quyết định tới sự thành công và phát triển của doanh nghiệp

 KPI gắn chặt với các mục tiêu chiến lược của DN

KPI What’s it?

2 Mục đích xây dựng chỉ số KPI

 Đánh giá Nhân viên theo phương pháp KPI nhằm giúp cho doanh nghiệp có

cái nhìn tổng thể về các hoạt động kinh doanh của mình, đo lường được hiệu quả Công việc của từng nhân viên, từng bộ phận/phòng ban nhằm nâng cao năng lực, khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên hoàn thành công việc được giao Tạo được thách thức trong công việc cho nhân viên

 Doanh nghiệp có thể kiểm soát được mục tiêu, chiến lược kinh doanh của

Doanh nghiệp mang lại hiệu quả cao

3 Ưu điểm của phương pháp đánh giá theo chỉ số KPI

Xác định được năng lực nhân viên rõ ràng, chính xác qua các mục tiêu, số liệu cụ thể

Giúp cho Ban lãnh đạo nhìn rõ hiệu quả hoạt động của Công ty hay phòng ban mình đúng với vị trí thực tế

•Đây là cách nhanh nhất để nhìn ra hiệu quả hoạt động tiến tới mục tiêu hay mục đích chiến lược của phòng ban hay Công ty

Giúp cho Ban Lãnh Đạo Công ty có thể đưa ra quyết định một cách dễ dàng khi mà kết quả đo lường chính xác và hữu hình

Ưu điểm

4 Nhược điểm

Ưu điểm

Tốn kém thời gian để xây dựng các công cụ, tiêu chí đánh giá cũng như theo dõi, kiểm tra, ứng dụng các chỉ số cụ thể bằng thước đo tài chính

Cần môi trường nội bộ lý tưởng

Cần sự tham gia của các cấp và cam kết xây dựngthực hiện theo mục tiêu chiến lược của Công ty

Sự nguy hiểm của tính cứng nhắc do ngần ngại thay

đổi mục tiêu

5 Hiệu quả mang lại

 Có khả năng đạt hiệu quả cao trong việc đạt được mục tiêu tăng trưởng và

lợi nhuận trong dài hạn

 Mục tiêu, chiến lược của Doanh nghiệp được cụ thể hóa, phân bổ đến từng

phòng ban, từng cá nhân

 Khuyến khích tính chủ động sáng tạo của cấp dưới tham gia vào việc lập

mục tiêu

 Tổ chức được phân định rõ ràng

 Có sự cam kết của cấp dưới về yêu cầu, hiệu quả công việc của họ

 Mục tiêu rõ ràng, cụ thể, đo lường được, thực tế, có thời hạn

• Làm căn cứ trả lương, thưởng cho nhân viên

• Đánh giá chất lượng nguồn nhân lực doanh nghiệp.

• Giao nhiệm vụ bằng mục tiêu cụ thể

• Sàng lọc nhân viên yếu kém

• Phát hiện ra những nhân tài của doanh nghiệp

• Quản lý được năng suất công ty.

• Làm cơ sở hoạch định chiến lược, kế hoạch kinh doanh

• Làm cơ sở để hoạch định chính sách quản trị nguồn nhân lực

6 Quy trình xây dựng chỉ số KPI cho một bộ phận/chức danh công việc và tiêu chuẩn công việc

Xác định bộ phận/người xây dựng KPI

7 Bảng mô tả công việc , bản tiêu chuẩn công việc và việc tiến hành phân tích công việc

A Bảng mô tả công việc:

Bảng mô tả công việc thường bao gồm những nội dung sau:

 Nhận diện công việc

 Tóm tắt công việc

 Các mối quan hệ trong thực hiện công việc

 Chứ năng trách nhiệm trong công việc

 Thẩm quyền của người thực hiện công việc

 Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá nhân viên thực hiện công việc

 Điều kiện làm việc

B Bảng tiêu chuẩn công việc:

- Là văn bản liệt kê tất cả những yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện công việc

Những yếu tố chính thường đề cập đến trong bản tiêu chuẩn công việc là:

 Trình độ văn hóa,ngoại ngữ, chuyên môn

 Kinh nghiệm

 Các kỹ năng làm việc

 Các phẩm chất cá nhân

7 Bảng mô tả công việc , bản tiêu chuẩn công việc và việc tiến

hành phân tích công việc

C Trình tự thực hiện phân tích công việc:

Theo Dessler, quá trình thực hiện phân tích công việc gồm 6 bước:

 Xác định mục đích của phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích công việc hợp lý nhất

 Thu thập các thông tin cơ bản có sẵn trên cơ sở của các sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng quyền hạn của doanh nghiệp và các bộ phận cơ cấu, hoặc sơ đồ quy trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ (nếu có)

 Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong thực hiện phân tích các công việc tương tự như nhau

7 Bảng mô tả công việc , bản tiêu chuẩn công việc và việc tiến

hành phân tích công việc

 Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công

việc Tùy theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tùy theo loại hình công việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp có thể sử dụng 1 hoặc kết hợp các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc sau đây: phỏng vấn, bảng câu hỏi và quan sát

 Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin.Những thông tin thu thập

để phân tích công việc cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác và đầy đủ thông tin qua chính các nhân viên thực hiện công việc hoặc các vị lãnh đạo, có trách nhiệm giám sát thực hiện công việc đó

 Xây dựng bản miêu tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.

7 Bảng mô tả công việc , bản tiêu chuẩn công việc và việc tiến

hành phân tích công việc

Chương III THỰC HIỆN NGHIÊN CỨU

Xây dựng chương trình đánh giá nhân viên phòng kinh doanh theo chỉ số KPI (Key Performance Indicator) của công ty Vinamilk dựa theo chiến lược sắp tới và dài hạn của công ty theo báo cáo mới nhất trong báo cáo thường niên năm 2011

1 Chiến lược của DN

Theo báo cáo thường niên năm 2011 của Vinamilk thì chiến lược dài hạn hiện nay và sau này của Vianmilk nổi bật lên 2 vấn vấn đề chính mà bộ phận kinh doanh đóng vai trò quan trọng:

 Tiếp tục chỉ tập trung vào ngành nghề kinh doanh chính của Công ty là

sản xuất sữa và mở rộng phát triển thêm ngành nước giải khát có lợi cho sức khỏe người tiêu dùng.

 Tiếp tục củng cố và mở rộng hệ thống phân phối: mở thêm điểm bán lẻ,

tăng độ bao phủ phân phối sản phẩm

Từ chiến lược trên chúng ta xác định lựa chọn những mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể cần đạt được cửa từng vị trí, từ đó xác định tiêu chí đánh giá những mục tiêu quan trọng và xây dựng nên lược đồ

đánh giá.

2 Các chức năng nghiệp vụ của phòng kinh doanh

trữ hồ sơ, giao nhận hàng hóa.

3 Bảng mô tả công việc của phòng kinh doanh ( Xây dựng chỉ số

thị trường và đưa ra đề xuất, kiến nghị

lẻ

cho đại lý bán lẻ; Lên kế hoạch bán hàng định

kỳ năm/quý/tháng chuỗi đại lý

2 Nghiên cứu nhu cầu người tiêu dùng về các dòng sản phẩm

3 Phát triển thị trường cho các sản phẩm mới theo kế hoạch

6 Tổng hợp các báo cáo về đánh giá người tiêu dùng bằng

cách sọan thảo, tập hợp, định dạng và tóm tắt thông tin, đồ thị, và trình bày

7 Khả năng kiểm tra, đánh giá, xử lý và phân tích chất lượng

nghiên cứu

8 Lập báo cáo kết quả công việc

quan, giao nhận, bảo hiểm

của từng mã hàng, nhân viên sẽ lên bảng kê đặt hàng, dự trữ hàng

1 Nhận và xử lý các khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm,

thời gian giao hàng

2 phối hợp với các phòng ban trong công ty và đối tác nội bộ giải

quyết các vấn đề khiếu nại của khách hàng

3 Theo dõi thông tin về khiếu nại và sự thoả mãn khách hàng

4 lập kế hoạch ngân sách chăm sóc khách hàng hàng năm, đề xuất kế

hoạch, phương pháp chăm sóc khách hàng trình TP, BGĐ

5 Phối hợp với marketing để thực hiện các chương trình khuyến mãi,

tặng quà, thăm hỏi khách hàng, ghi nhận ý kiến KH

6 Phối hợp với các phòng ban trong công ty và đối tác nội bộ giải

quyết các vấn đề khiếu nại của khách hàng

7 Theo dõi kế hoạch bảo hành sản phẩm, hoạt động bảo trì, sửa chữa

8 Tổ chức đo lường mức thõa mãn khoảng 2 lần/năm

9 Liên lạc qua điện thoại với các khách hàng, đại lý & giải đáp các vấn

đề có liên quan trong phạm vi trách nhiệm

10 Nhận và theo dõi danh sách khách hàng VIP, khách hàng thân thiết

1 Hỗ trợ phòng thi công trong việc làm hồ sơ nghiệm thu hàng

hóa và nghiệm thu lắp đặt

2 Đôn đốc công nợ cùng phòng kế toán

3 Lập báo cáo đúng tiến độ và đưa ra đề xuất xử lí

4 Kết quả Công việc (phụ thuộc vào quá trình thu công nợ)

3 Thống kê về lượng khách hàng tại cửa hàng và (khách xem , thử,

mua) đối với hàng công ty.Báo cáo được nguyên nhân tăng giảm tại cửa hàng

4 Cập nhật được các thông tin: hàng hoá, doanh thu và tỉ lệ tăng

giảm của các Nhà cung cấp tại cửa hàng

5 Theo dõi quá trình thanh lý hợp đồng, hỗ trợ phòng kế toán đốc thúc công nợ, chỉ xong trách nhiệm khi khách hàng đã thanh toán xong

6 Giao đầy đủ hàng hoá, hồ sơ cho người nhận, sau đó yêu cầu ký tên vào sổ giao nhận của mình

7 Thông tin kịp thời cho các bộ phận liên quan đảm bảo hàng hoá, tài liệu hồ sơ được giao đầy đủ, đúng thời hạn

8 Kiểm tra hàng hoá, hồ sơ

4 Bảng năng lực và phẩm chất (Xây dựng chỉ số KPI II)

Số Thể hiện Năng lực & Phẩm chất

  Làm việc nghiêm túc và nỗ lực để hoàn thành nhiệm vụ  Sẵn sàng chịu trách nhiệm và nhận thêm công việc

  Không nề hà khó khăn trong công tác

  Giữ gìn và bảo quản tài sản của Công ty

2 Tinh thần hợp tác và đoàn kết

  Sẵn sàng giúp đỡ đồng nghiệp trong bộ phận

  Sẵn sàng giúp đỡ đồng nghiệp ngoài bộ phận

  Tinh thần đồng đội và hợp tác trong công việc

  Chia sẽ thông tin, kinh nghiệm với đồng nghiệp

3 Chấp hành Nội qui lao động

  Luôn luôn chấp hành nội qui của Công ty

  Ý thức và nhắc nhỡ mọi người tuân thủ Nội qui lao động

  Sẳn sàng góp ý để hoàn thiện Nội qui Công ty

  Tính kỷ luật cao trong công việc hằng ngày

4 Chấp hành các Hướng dẫn công việc, Quy trình QLCL - ISO

  Thực hiện nghiêm túc các thao tác, nghiệp vụ SX - KD

  Thực hiện và nhắc nhỡ đồng nghiệp cùng thực hiện những  quy định, quy trình hệ thống QLCL - ISO

  Đóng góp ý kiến để hoàn thiện hệ thống QLCL

  Phát hiện những lỗi không phù hợp đối với hệ thống ISO

  Tự trao giồi nghiệp vụ chuyên môn, học hỏi đồng nghiệp

  Tinh thần cầu tiến, tìm tòi, sáng tạo đạt hiệu quả cao

  Tham gia đầy đủ các buổi huấn luyện của Công ty

  Chấp nhận khó khăn và thử thách trong công việc

5 Xây dựng bảng mô tả công việc và năng lực phẩm chất theo chỉ

số KPI

Dựa vào chiến lược kinh doanh của công ty:

 Tiếp tục chỉ tập trung vào ngành nghề kinh doanh chính của Công

ty là sản xuất sữa và mở rộng phát triển thêm ngành nước giải khát

có lợi cho sức khỏe người tiêu dùng.

 Tiếp tục củng cố và mở rộng hệ thống phân phối: mở thêm điểm bán

lẻ, tăng độ bao phủ phân phối sản phẩm.

>>>Ta thấy lập kế hoạch kinh doanh, mở rộng kênh phân phối,

nghiên cứu thị trường và phát triển sản phẩm mới là một trong

những mục tiêu quan trọng nhất của công ty Từ đây ta xây dựng

trọng số đánh giá theo hệ số KPI theo bảng mô tả công việc (KPI

I-hệ số 2) và bảng năng lực phẩm chất (KPI II-I-hệ số 1) như sau:

Trọng số đánh giá Thang điểm đánh giá

yêu cầu tối thiểu)2: trung bình (đạt yêu cầu tối thiểu)3: Khá (đạt yêu cầu công việc)

4: Giỏi (đạt yêu cầu

và vượt trội)5: Xuất sắc (hoàn toàn vượt trội yêu cầu)

Thưc hiện nghiệp vụ KD, xuất nhập khẩu 0.05

Dịch vụ hậu mãi, chăm sóc KH, tiếp nhận và

Các nghiệp vụ thu tiền, thanh toán 0.05

Phối hợp trong việc cải tiến sản phẩm 0.3

Theo dõi và thực hiện các hợp đồng, thanh lý

hợp đồng, lưu trữ hồ sơ, giao nhận hàng hóa 0.05

Thể hiện Năng lực & Phẩm chất Trọng số Thang điểm

cầu tối thiểu)2: trung bình (đạt yêu cầu tối thiểu)

3: Khá (đạt yêu cầu cơng việc)

4: Giỏi (đạt yêu cầu và vượt trội)

5: Xuất sắc (hồn tồn vượt trội yêu cầu)

Tinh thần hợp tác và đoàn kết 0.2

Chấp hành Nội qui lao động 0.1

Chấp hành các Hướng dẫn công việc,

Quy trình QLCL – ISO

0.3

TC

Bảng đánh nhân viên theo hệ số KPI I và II

IV Kết Luận

Việc xây dựng một chương trình đánh giá nhân viên, như bảng mô tả công việc theo chi số KPI sẽ giúp DN đạt được những mục tiêu quan trọng như:

 Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên biết mức độ thực hiện công

việc của họ so với các tiêu chuẩn mẫu và so với các nhân viên khác, từ đó giúp nhân viên điều chỉnh, sửa chữa các sai lầm nếu có trong quá trình làm việc

 Kích thích động viên nhân viên có những ý tưởng sáng tạo, phát triển nhận

thức về trách nhiệm và thúc đẩy nỗ lực thực hiện công việc tốt hơn thông qua các điều khoản về đánh giá, ghi nhận, hỗ trợ

 Lập các kế hoạch nguồn nhân lực: cung cấp thông tin làm cơ sở cho việc

lập các kế hoạch nguồn nhân lực như đào tạo, trả lương, khen thưởng,

thuyên chuyển nhân viên, cải tiến cơ cấu tổ chức…