Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại công ty tnhh thương mại và dịch vụ ngọc long

PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KĨ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY THHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ NGỌC LONG THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ NGỌC LONG

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KĨ THUẬT VÀ

TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT

KINH DOANH CỦA CÔNG TY THHH THƯƠNG MẠI VÀ

DỊCH VỤ NGỌC LONG 2 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH thương

mại và dịch vụ Ngọc Long 2 1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty TNHH

thương mại và dịch vụ Ngọc Long: 4

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ

Ngọc Long: 41.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty TNHH

Thương Mại và Dịch Vụ Ngọc Long: 51.2.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất – kinh doanh của công ty TNHH

Thương Mại và Dịch Vụ Ngọc Long: 5

1.3 Tổ chức bộ máy quản lí hoạt động sản xuất – kinh doanh của

công ty TNHH thương mại và dịch vụ Ngọc Long: 7 1.4 Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty TNHH

thương mại và dịch vụ Ngọc Long 10 PHẦN 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ

TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ

NGỌC LONG 14 2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty công ty TNHH thương mại

và dịch vụ Ngọc Long 14

2.1.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại công ty: 142.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng người, từng phần hành và quan hệ

tương tác trong bộ máy kế toán: 15

2.2 Tổ chức hệ thống kế toán tại công ty TNHH thương mại và

dịch vụ Ngọc Long 16

2.2.1 Các chính sách kế toán chung: 16

2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán: 17

2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: 19

2.2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán: 19

2.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: 21

PHẦN 3: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ NGỌC LONG 23

3.1 Đánh giá tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ Ngọc Long 23

3.2 Đánh giá về tổ chức công tác kế toán tại công ty 24

KẾT LUẬN 25

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

NL, VL, CCDC Nhiên liệu, Vật liệu, Công cụ dụng cụ

DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1: Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm áo sơ mi nam

của công ty 6

Sơ đồ 2: Sơ đồ bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của công ty theo

cơ cấu chức năng 8

Sơ đồ 3: Sơ đồ cơ cấu bộ máy kế toán của công ty 15

Sơ đồ 4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung của công ty

20

DANH MỤC BẢNG

Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 11

cô, em đã được trang bị khá đầy đủ về những kiến thức về tổ chức công tác kếtoán nhưng mới chỉ là trên lý thuyết Vì vậy, đợt thực tập này rất cần thiết và

có ý nghĩa đã giúp em tìm hiểu thực tế tổ chức công tác kế toán mà doanhnghiệp đang vận dụng, so sánh, áp dụng các kiến thức đã được trang bị trongnhà trường vào thực tiễn, bước đầu làm quen với công việc kế toán Từ đó,đưa ra những đánh giá khái quát tổ chức hạch toán kế toán tại doanh nghiệp

và đề xuất hướng đề tài tốt nghiệp

Em xin chân thành cảm ơn quý công ty và các nhân viên trong công ty

đã giúp em hoàn thành báo cáo này Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn tới côNguyễn Thị Mai Anh đã nhiệt tình hướng dẫn em để em đạt được kết quả tốtnhất

Tuy nhiên, do thời gian thực tập và điều kiện để tìm hiểu tình hình thực

tế còn hạn chế nên báo cáo của em không tránh những thiếu sót Em mongnhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo để báo cáo được hoànthiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KĨ THUẬT VÀ

TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY THHH THƯƠNG MẠI

VÀ DỊCH VỤ NGỌC LONG

THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ NGỌC LONG

 Tên công ty:CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ NGỌCLONG

 Tên giao dịch: NGOC LONG SERVICE AND TRADING COMPANYLIMITED

 Tên viết tắt: NGOC LONG NL CO., LTD

 Địa chỉ trụ sở chính: Số 203, phố Khâm Thiên, Phường Thổ Quan,Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội

 Mã số thuế: 0101550585

 Điện thoại: 04.66555525 Fax: 04.36249434

 Công ty có nhà máy sản xuất đặt tại:

Thôn Vân Lôi, xã Bình Yên, huyện Thạch Thất, thành phố Hà Nội.Công ty được thành lập vào ngày 22 tháng 10 năm 2004 theo quyết định số

0102014661 của Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội

Ra đời với mục tiêu sản xuất để xuất khẩu là chủ yếu nên nhà máy đượcđầu tư với trang thiết bị công nghệ, nhà xưởng hiện đại đạt tiêu chuẩn xuấtkhẩu sang các thị trường phát triển như: Mỹ, EU, Nhật Bản

Năm 2004 khi mới thành lập và đi vào hoạt động công ty gặp nhiều khókhăn trong việc quản lý và sản xuất thời điểm này do bắt đầu đi vào hoạtđộng nên công ty chưa thể xây dựng cho mình một đội ngũ cán bộ quản lýcốt cán lại gặp khó khăn trong việc tuyển dụng và đào tạo công nhân sản

xuất phù hợp với quy trình sản xuất liên tục và máy móc hiện đại nên nhìntrung công việc tổ chức sản xuất kinh doanh vẫn gặp nhiều khó khăn.Nhưng tính đến thời điểm cuối năm 2006 đầu năm 2007 sau hai năm chínhthức đi vào hoạt động những khó khăn đã dần dần được khắc phục cụ thể

là công ty đã có tới 87 lao động trong bộ máy quản lý có trình độ đại học,cao đẳng, tổng số công nhân lên tới 2000 người đều được đào tạo vềchuyên môn và vẫn đang tiếp tục mở thêm các lớp đào tạo nguồn nhân lực

để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất ngày càng tăng trong tương lai, công ty

có 3 phân xưởng sản xuất với trang thiết bị, máy móc hiện đại Cuối năm

2007 đầu năm 2008 bắt đầu đi vào ổn định và hoạt động kinh doanh cóhiệu quả Về nguyên vật liệu, hàng hoá và thị trường công ty luôn cố gắngtìm mọi biện phát để khắc phục những khó khăn đó, không ngừng tìmkiếm nguồn nguyên liệu, tìm kiếm thị trường tiêu thụ Kết quả là trongnăm 2011 công ty đạt tổng doanh thu năm là 128.539.949.338 VNĐ trong

đó doanh thu hàng xuất khẩu chiếm 107.229.336.991 VNĐ chiếm 83,42%trong tổng doanh thu

Tính đến thời điểm này công ty đã có những thành công ban đầu tronglĩnh vực tuyển dụng và đào tạo lao động có chuyên môn làm việc, và trình

độ trong sản xuất để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty.Trong lĩnh vực kinh doanh cũng có những thành công trong giao lưu traođổi hàng hoá cụ thể là công ty đã có quan hệ trao đổi và sâm nhập vào thịtrường của hơn 20 nước trên thế giới trong đó có những thị trường mạnhđầy tiềm năng: EU, Nhật Bản, Mỹ Thị trường xuất khẩu chủ yếu vàthường xuyên của Công ty bao gồm: Mỹ , Đông Âu, EU, Đan Mạch, ThuỵĐiển, Châu Phi, Hồng Kông, Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan

Công ty luôn đặt quyền lợi và sự thoả mãn của khách hàng lên hàng đầu,luôn lấy chữ tín làm trọng Khách hàng ngày càng tín nhiệm và an tâm khigiao dịch với công ty Phương châm hoạt động của công ty là:

TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ NGỌC LONG:

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ

Ngọc Long:

- Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh;

- Dịch vụ uỷ thác xuất nhập khẩu;

- Tư vấn trong các lĩnh vực: tuyển sinh, đào tạo, giáo dục và việc làm;

- Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá./

- Nhiệm vụ chủ yếu của công ty là tổ chức sản xuất và kinh doanh các mặthàng theo đúng ngành nghề đăng ký và mục đích thành lập công ty

- Thực hiện các nhiệm vụ và nghĩa vụ đối với nhà nước và các cơ quan chủquản

- Thực hiện nhiệm vụ đối với khách hàng về việc cung ứng và bảo hành sảnphẩm của doanh nghiệp

- Thực hiện phân phối theo kết quả lao động chăm lo và không ngừng cảithiện đời sống vật chất và tinh thần của cán bố công nhân viên toàn công ty -

Tổ chức bồi dưỡng và nâng cao trình độ văn hoá, khoa học kỹ thuật, chuyênmôn hoá nghiệp vụ của cán bộ công nhân viên trong toàn công ty

Căn cứ vào nhiệm vụ của công ty, công ty có trách nhiệm tổ chức bộmáy quản lý phù hợp với quy mô của công ty, thực hiện chức năng quản lýđảm bảo việc sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế cao

1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty TNHH

Thương Mại và Dịch Vụ Ngọc Long:

- Công ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Ngọc Long là công ty chuyên

về sản xuất các sản phẩm may mặc đáp ứng các nhu cầu của người tiêu dùngtrong nước và ngoài nước Sản phẩm của công ty rất đa dạng về kiểu cách vàmẫu mã như áo Jaket, áo sơ mi nam các loại quần áo phụ nữ trẻ em

- Ngoài ra công ty còn thực hiện chức năng kinh doanh vì ngoài việc sảnxuất ra công ty còn thực hiện kinh doanh tiêu thụ sản phẩm do công ty sảnxuất ra và thực hiện kinh doanh trao đổi một số các mặt hàng phụ kiện phục

vụ cho sản xuất hàng may mặc như: Khoá, cúc, chỉ

- Để hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục thì công ty còn phảithực hiện chức năng quản lý để đảm bảo việc sản xuất kinh doanh đạt hiệuquả cao

- Mặt khác là một đơn vị sản xuất kinh doanh công ty thực hiện chứcnăng duy trì và phát triển nền kinh tế của đất nước theo hướng Công nghiệphoá, Hiện đại hoá

1.2.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất – kinh doanh của công ty TNHH Thương

Mại và Dịch Vụ Ngọc Long:

Công ty TNHH Thương Mại và Dịch vụ Ngọc Long có hình thức hoạtđộng là: sản xuất – kinh doanh - xuất nhập khẩu với loại sản phẩm chủ yếunhư quần áo bò, quần áo sơ mi, bò dài, áo sơ mi cao cấp, áo jacket, áo khoáccác loại, quần áo trẻ em các loại Đặc điểm, công ty chủ yếu là gia công cácmặt hàng may mặc theo đơn đặt hàng nên quá trình sản xuất thường mangtính hàng loạt, số lượng sản phẩm lớn, chu kỳ sản xuất ngắn xen kẽ, sản phẩmphải qua nhiều giai đoạn công nghệ chế biến phức tạp kiểu liên tục theo mộttrình tự nhất định là từ cắt – may – là – đóng gói – đóng hòm - nhập kho

Công ty TNHH Thương Mại và Dịch vụ Ngọc Long là công ty sảnxuất, đối tượng là vải được cắt may thành nhiều mặt hàng khác nhau, kỹ thuậtsản xuất các cỡ vải của mỗi chủng loại mặt hàng có mức độ phức tạp khácnhau, nó phụ thuộc vào số lượng chi tiết của mặt hàng đó Ta có thể khái quátquy trình công nghệ này theo sơ đồ sau:

SƠ ĐỒ 1: SƠ ĐỒ QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT SẢN PHẨM ÁO

SƠ MI NAM CỦA CÔNG TY

Nguyên vật liệu vải

Phân xưởng cắt thân, tay, cổ áo

Khothành phẩm

Xuất trả kháchhàng

Phân xưởng

may thân áo

Phân xưởngmay tay áo

Phân xưởngmay cổ áo

(2c)

(2b) (2a)

Cắt đóng gói đánh số theo đơn đặt hàng

Đây là quy trình công nghệ với các đặc trưng là tính thẳng tuyển, tínhliên tục nhịp nhàng là quy trình công nghệ tiến tiến hợp lý tính chuyên mônhoá tương đối cao Với quy trình công nghệ sản xuất này sẽ giúp cho côngviệc được tiến hành một cách nhanh chóng Khối lượng sản phấm được sảnxuất ra nhiều hơn và đảm bảo được chất lượng sản phẩm.

 Giải thích quy trình công nghệ sản xuất của công ty:

Để sản xuất ra một chiếc áo sơ mi nam phải trải qua một quy trình công nghệsản xuất như sau:

(1) Phòng kho cấp nguyên vật liệu là vải cho phân xưởng cắt để phânxưởng cắt tiến hành cắt vải cây thành những chiếc cổ áo, thân áo và tay

áo theo đúng kích cỡ quy định và đánh số bộ theo từng bộ

(2a) Phân xưởng cắt chuyển phần vải đã cắt thân áo cho phân xưởng maythân để hoàn thiện may thân

(2b) Phân xưởng cắt chuyển vải cắt tay áo cho phân xưởng may tay đểhoàn thiện may tay áo

(2c) Phân xưởng cắt chuyển vải cắt cổ áo xuống cho phân xưởng may cổ

áo để phân xưởng may cổ áo hoàn thiện phần may cổ áo

(2d) Sau khi đã hoàn thiện công tác gép áo thì chuyển áo xuống cho tổhoàn thiện để thực hiện thồ khuy, dập cúc, cắt chỉ thừa

(2e) Sau khi đã hoàn thiện áo chuyển cho phòng KCS để kiểm tra và đónggói, đóng hộp sản phẩm

(3) Sau khi đã đóng gói, đóng hộp thì chuyển xuống dưới kho thành phẩm

để quản lý

(4) Cuối cùng là xuất trả cho khách hàng

1.3 TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT –

KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH

VỤ NGỌC LONG:

 Sơ đồ bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của công ty:

Là một đơn vị sản xuất với quy mô tương đối lớn nên Giám đốc khôngthể trực tiếp quản lý toàn bộ mọi hoạt động của công ty vì vậy để thuận tiệncho công tác quản lý công ty đã áp dụng cơ cấu quản lý theo cơ cấu tổ chứcquản lý chức năng cụ thể như sau:

SƠ ĐỒ 2: SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA

 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận và mối quan hệgiữa các phòng ban, bộ phận trong công ty TNHH Thương Mại và Dịch vụNgọc Long:

Phó giám đốc điều

hành kỹ thuật

Phó giám đốc điều hành sản xuất

Phó GĐ điều hành tài chính

Phòng

kỹ thuật công nghệ

Phòng vật tư TTTM và

GTSP

Cửa hàng thời trang

Phân xưởng

SX1

Phân xưởng SX2

Phân xưởng SX3

GIÁM ĐỐC

- Giám đốc có chức năng quản lý, tổ chức quản lý, chỉ đạo, giám sát hoạtđộng chung của công ty Là người có trách nhiệm cũng như quyền hạn caonhất trong công ty, có nhiệm vụ đứng ra giải quyết và chịu trách nhiệm đốivới mọi hoạt động thường xuyên, liên tục của Công ty.

- Phó giám đốc điều hành kỹ thuật: Chuyên trách việc điều hành giám sáthoạt động sản xuất, cải tiến công nghệ sản phẩm mới, kiểm tra toàn bộ khâu

an toàn lao động đồng thời có nhiệm vụ nghiên cứu cải tiến kỹ thuật, đề ra cácgiải pháp cho việc đầu tư cải tiến kỹ thuật nhằm nâng cao hoạt động sản xuấtkinh doanh, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội

- Phó giám đốc điều hành sản xuất: Thực hiện chức năng tổ chức và điềuhành công tác sản xuất của toàn công ty, bố chí, điều hành các hoạt động sảnxuất sản phẩm, phân phối, tổ chức, đôn đốc thực hiện công việc sản xuất chophù hợp và mang lại hiệu quả cao Ngoài ra phó giám đốc điều hành sản xuấtcòn cùng với giám đốc thực hiện chức năng quản lý chung toàn công ty

- Phó giám đốc điều hành tài chính: Có chức năng tổ chức và điều hành côngtác tài chính trong công ty Và cùng với giám đốc thực hiện chức năng quản

lý chung trong công ty

Tiếp đến là các phòng ban chức năng thực hiện các nhiệm vụ cụ thểnhư sau:

- Phòng kỹ thuật cơ điện: Quản lý về công nghệ, máy móc, thiết bị sản xuấtcủa Công ty để luôn đảm bảo máy móc luôn được duy trì hoạt động ở trạngthái tốt nhất, tìm tòi, cải tiến máy móc để phục vụ sản xuất ra sản phẩm tốtnhất

- Phòng kế toán tài vụ: Thực hiện các nghiệp vụ tài chính đúng chế độ, đúngnguyên tắc tài chính của nhà nước ban hành để phân tích tổng hợp đánh giákết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Tính toán sao cho sửdụng nguồn vốn tài sản và nguồn vốn đúng mục đích, vòng quay của vốnngắn ngày, nhanh nhiều, thực hiện nghĩa vụ thanh toán quyết toán, trả lương

cho cán bộ công nhân viên kịp thời, quản lý trên sổ sách về vốn, giao dịch vớingân hàng Đồng thời cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác cho các cấp quanlý.

- Phòng kế hoạch đầu tư: Làm công tác hoạch định các kế hoạch, các chiếnlược sản xuất cụ thể của công ty trong từng thời gian cụ thể khác nhau

- Phòng kỹ thuật công nghệ: Có nhiệm vụ quản lý về công nghệ sản xuất vải,cải tiến nâng cao chất lượng sản phẩm sao cho đáp ứng đủ nhu cầu của thịtrương và của người tiêu dùng

- Phòng vật tư: Có nghĩa vụ cung cấp vật tư, bán thành phẩm, hàng gia công,bảo hộ lao động để phục vụ quá trình sản xuất của Công ty ( việc cung cấpdựa vào kế hoạch sản xuất của Công ty để tính toán mua vật tư sao cho khôngthừa, không thiếu, bất kì lúc nào sản xuất cần là có, không để ảnh hưởng đếntiến độ sản xuất của toàn Công ty)

- Trung tâm thương mại và giới thiệu sản phẩm: Chức năng chính là giớithiệu khuyếch chương sản phẩm của công ty với người tiêu dùng và bạn hàng

- Cửa hàng thời trang: Thực hiện chức năng bán các sản phẩm thời trang củacông ty và dịch vụ sau bán hàng

- Phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS): Chịu trách nhiệm kiểm tra chấtlượng, mẫu mã quy cách, chủng loại, đưa vào sản xuất và kiểm tra chất lượngsản phẩm sản xuất ra có đúng với các tiêu chuẩn chung của ngành vải và củaCông ty hay không Đồng thời kiểm tra, đánh giá chất lượng sản phẩm nhằmloại bỏ các sản phẩm hỏng, có lỗi trước khi nhập

- Dưới các phòng ban là cấp phân xưởng trực tiếp sản xuất: Thực hiện chứcnăng trực tiếp sản xuất ra sản phẩm hoàn thành

1.4 TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ NGỌC LONG

Trong quá trình hình thành và phát triển, do thị trường may mặc hiệnnay đang rất sôi động và nhiều cạnh tranh càng ngày càng khốc liệt Để có