Xây dựng hệ thống thông tin quản lý quá trình học tập của sinh viên trường đại học Tây Nguyên

Trước thực trạng đó, được sự đồng ý của Khoa công nghệ thông tin, ĐHQG Hà Nội cũng như sự nhiệt tình giúp đỡ của Trường Đại học Tây nguyên mong muốn có được một chương trình để quản lý h

KHOA CÔNG NGHỆ

TRƯƠNG HẢI

XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

QUÁ TRÌNH HỌC TẬP CỦA SINH VIÊN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÂY NGUYÊN

Chuyên ngành : Công nghệ thông tin

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN Error! Bookmark not defined

MỤC LỤC i

LỜI NÓI ĐẦU 1

Chương I 3

TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ SINH VIÊN CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÂY NGUYÊN 3

1.1 Giới thiệu khái quát về trường Đại học Tây Nguyên 3

1.2 Thực trạng việc quản lý học tập của sinh viên 3

1.3 Thực trạng của việc tin học hoá hiện nay 4

1.4 Các vấn đề đặt ra và giải pháp cho chúng 5

1.5 Mục tiêu cần đạt của đề tài 5

1.6 Những yêu cầu và hạn chế đặt lên hệ thống 5

1.6.1 Yêu cầu đối với hệ thống chương trình 5

1.6.2 Những ràng buộc và hạn chế 6

Chương II 7

MÔ HÌNH DỮ LIỆU KHÁI NIỆM NGỮ NGHĨA 7

2.1 Mô hình dữ liệu thực thể - mối quan hệ (E-R) 7

2.1.1 Vai trò và ý nghĩa của mô hình 7

2.1.2 Các thành phần cơ bản của mô hình 8

2.2 Các khái niệm và ký pháp 8

2.2.1 Thực thể 8

2.2.2 Thuộc tính 8

2.2.3 Các mối quan hệ 9

2.3 Xây dựng một mô hình dữ liệu khái niệm 10

2.3.1 Liệt kê, chính xác hoá và lựa chọn các thông tin cơ sở 11

2.3.2 Xác định các thực thể và các thuộc tính của nó, sau đó xác định thuộc tính định danh cho mỗi thực thể tìm được 11

2.3.3 Xác định các mối quan hệ và các thuộc tính riêng của nó 12

2.3.4 Vẽ biểu đồ mô hình thực thể - mối quan hệ và xác định bản số cho các thực thể tham gia trong mối quan hệ 12

2.3.5 Chuẩn hoá và thu gọn biểu đồ 13

2.4 Chuyển mô hình E-R sang mô hình dữ liệu logic 13

2.4.1 Các bước chuyển mô hình E-R sang mô hình quan hệ 13

2.4.2 Những mặt mạnh của mô hình khái niệm dữ liệu ngữ nghĩa 17

Chương III 18

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỌC TẬP 18

3.1 Một số quy định (quy tắc nghiệp vụ) 18

3.2 Mô tả bài toán: 19

3.3 Mô hình nghiệp vụ của hệ thống 22

3.3.1 Biểu đồ ngữ cảnh 22

3.3.2 Sơ đồ phân rã chức năng gộp 22

3.3.3 Các biểu đồ phân rã chức năng chi tiết 23

3.3.4 Mô tả chi tiết các chức năng: 25

3.3.5 Các thực thể dữ liệu sử dụng 28

3.3.6 Ma trận thực thể chức năng 29

3.4 Mô hình mô tả xử lý nghiệp vụ 30

3.4.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 30

3.4.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 31

3.5 Mô hình dữ liệu 34

3.5.1 Liệt kê, chính xác hoá, chọn lọc thông tin 34

3.5.2 Xác định thực thể, gắn thuộc tính 41

3.5.3 Biểu đồ mô hình thực thể-mối quan hệ 44

Chương IV 45

THIẾT KẾ HỆ THỐNG MỚI 45

4.1 Thiết kế hệ thống lôgic (Chuyển mô hình E-R sang mô hình quan hệ) 45

4.1.1 Thực thể  quan hệ: 45

4.1.2 Mối quan hệ  quan hệ: 45

4.1.3 Chuẩn hoá 46

4.1.4 Sơ đồ mô hình dữ liệu quan hệ 47

4.2 Thiết kế hệ thống vật lý 48

4.2.1 Lựa chọn phần mềm nền 48

4.2.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý 48

4.2.3 Thiết kế các luồng hệ thống 54

Chương V 62

GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG CÀI ĐẶT 62

5.1 Hệ thống thực đơn 62

5.2 Những giao diện chủ yếu và hướng dẫn sử dụng 63

5.2.1 Thay đổi mật khẩu CSDL 63

5.2.2 Thay đổi đường dẫn đến CSDL: 64

5.2.3 Đăng nhập vào chương trình 64

5.2.4 Quản lý dữ liệu 65

5.2.5 Quản lý chương trình 66

5.2.6 Quản lý danh sách học, thi 67

5.2.7 Quản lý thi 70

5.2.8 Tổng hợp điểm 73

KẾT LUẬN 76

B PHỤ LỤC 77

1 Mã nguồn của một số chức năng 77

2 Các kết quả đưa ra 86

TÀI LIỆU THAM KHẢO 89

LỜI NÓI ĐẦU

Công tác quản lý đào tạo trong trường đại học là công việc phức tạp, rất cần sự

hỗ trợ của công nghệ thông tin Trường Đại học Tây Nguyên những năm qua chưa

áp dụng được hệ thống quản lý đào tạo như các trường đại học khác do có những đặc thù riêng Rất nhiều sự bất cập trong công tác quản lý nói chung và công tác quản lý kết quả học tập của sinh viên nói riêng đặt ra đòi hỏi Nhà trường giải quyết

để nâng cao chất lượng giảng dạy và đáp ứng yêu cầu phát triển quy mô ngày một lớn của Trường Là cán bộ giảng dạy của Trường, làm việc trong ngành công nghệ thông tin, tôi luôn cảm thấy mình phải có trách nhiệm trong việc hoàn thiện hoạt động này với sự trợ giúp của Công nghệ thông tin

Trước thực trạng đó, được sự đồng ý của Khoa công nghệ thông tin, ĐHQG

Hà Nội cũng như sự nhiệt tình giúp đỡ của Trường Đại học Tây nguyên mong muốn

có được một chương trình để quản lý hiệu quả công tác đào tạo hiện nay của

Trường, tôi chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý quá trình học tập của sinh viên trường Đại học Tây Nguyên” làm đề tài luận văn tốt nghiệp của

mình Thực hiện đề tài này, trước hết nhằm đáp ứng nhu cầu cấp thiết đang được đặt

ra của Trường, sau nữa là cố gắng vận dụng các kiến thức thu nhận được trong quá trình học tập vào thực tế, qua đó tích luỹ kinh nghiệm phục vụ công tác giảng dạy sau này

Nội dung đề tài gồm những phần sau:

Chương 1:Tổng quan về tổ chức và quản lý sinh viên trường Đại học Tây

Nguyên

Chương 2: Mô hình dữ liệu khái niệm ngữ nghĩa

Chương 3: Phân tích hệ thống quản lý học tập

Chương 4: Thiết kế hệ thống mới

Chương 5: Giới thiệu về hệ thống cài đặt

Kết luận

Luận văn này được hoàn thành là nhờ có sự giúp đỡ, động viên của Trường Đại học tây Nguyên, sự tận tình giúp đỡ của các thầy và cán bộ Khoa Công nghệ thông tin, sự hướng dẫn tận tình của PGS.TS Nguyễn Văn Vỵ Tôi xin gửi lời cám

ơn chân thành và biết ơn sâu sắc đến các thầy, đến Khoa Công nghệ, đến Trường

Đại học Tây Nguyên và tất cả bạn bè, người thân đã giúp tôi hoàn thành bản luận văn này

Do giới hạn về thời gian, đề tài chỉ tập trung vào giải quyết vấn đề quản lý điểm và kết quả học tập của sinh viên thuộc trường Đại học Tây Nguyên cho phù hợp với hoàn cảnh trang thiết bị về tin học của trường còn hạn chế Những vấn đề liên quan sẽ được giải quyết trong các nghiên cứu triển khai khác khi điều kiện cho phép Với điều kiện và khả năng cá nhân có hạn, đề tài không tránh khỏi những sai sót, rất mong sự đóng góp, xây dựng của quí thầy cô và và các bạn đồng nghiệp để

đề tài ngày một hoàn thiện hơn

ĐakLak, ngày 24 tháng 07 năm 2004

Học Viên

Trương Hải

Chương I TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ SINH VIÊN CỦA

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÂY NGUYÊN

1.1 Giới thiệu khái quát về trường Đại học Tây Nguyên

Trường Đại học Tây Nguyên được thành lập vào ngày 11 tháng 11 năm 1977 trên tỉnh Đăk Lăk, cách thành phố Buôn Ma Thuột chừng 4 km về phía nam Trường Đại học Tây Nguyên là trường đại học đa ngành, nhiệm vụ chủ yếu là đào tạo học viên có trình độ đại học, cung cấp nguồn nhân lực có đủ sức khỏe và năng lực đáp ứng nhu cầu về nhân lực ở khu vực miền Trung và Tây nguyên

Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của trường gồm:

– 01 Hiệu trưởng

– 02 Phó hiệu trưởng

– 05 phòng chức năng: phòng Đào tạo, phòng Hành chính quản trị, phòng Quản trị thiết bị, phòng Tài vụ kế toán, phòng Công tác chính trị & Quản lý sinh viên

– 03 trung tâm: Trung tâm Khảo thí, TT Tư liệu và Thư viên, TT phục vụ sinh viên

– 7 khoa: khoa Y dược, khoa Nông lâm, khoa Kinh tế - QTKD, khoa Sư phạm, khoa Mác - Lê nin, khoa Dự bị và Tại chức

– Hai hình thức đào tạo: Chính qui và phi chính qui

– Tổng số sinh viên hiện nay là trên 6000

1.2 Thực trạng việc quản lý học tập của sinh viên

Trường Đại học Tây Nguyên là một trường đại học đa ngành, đa lĩnh vực, đang áp dụng hệ thống niên chế Sinh viên được tổ chức theo lớp cùng chuyên ngành, số lượng môn học phụ thuộc vào kế hoạch học tập do Nhà trường phê duyệt hàng năm Hết thời gian học, Trung tâm Khảo thí sẽ tổ chức và quản lý thi Công việc của Trung tâm khảo thí bắt đầu từ việc lên lịch thi, tổ chức thi, tạo, ghi phách

và rọc phách Sau đó giao bài thi đã ghi phách cho giáo viên chấm thi Khi chấm xong, giáo viên nộp kết quả, Trung tâm sẽ ráp phách và cùng với giáo viên, Thanh

tra đào tạo kiểm tra, nếu không có sai sót sẽ in ra và ký nhận vào 03 bảng điểm Cho đến lúc này kết quả thi đã được công nhận chính thức Trong 03 bảng điểm trên sẽ được gửi về cho Khoa chủ quản, phòng Đào tạo và 01 bảng cho Trung tâm Khảo thí lưu trữ Bảng điểm sẽ được nhân bản từ Khoa, gửi về cho lớp trưởng các lớp sinh viên Việc quản lý điểm sẽ do phòng Đào tạo và Khoa thực hiện bằng cách nhập bảng điểm từ Trung tâm Khảo thí vào sổ điểm của riêng mình (chủ yếu là bảng tính Excel)

Qui trình trên gặp phải một số vấn đề trở ngại cơ bản sau đây:

– Việc nhập lại bảng điểm ở Khoa và phòng Đào tạo dễ gây nhiều sai sót

– Không đáp ứng được các nhu cầu đa dạng của các đối tượng khác nhau như: Kết quả học tập của một sinh viên, một lớp, một môn, kết quả sinh viên thi lại, học lại, kết quả xét tốt nghiệp

– Không công khai được kế hoạch đào tạo, học tập cho mọi người

– Thời gian kết quả thi đi từ Trung tâm khảo thí đến khoa rồi đến lớp là rất dài

và không đảm bảo độ tin cậy (nhiều bảng điểm không đến được nơi cần đến)

Hiện tượng thất lạc bảng điểm không có cơ sở để xác định Tình trạng này khiến sinh viên phải cố tìm kết quả học tập của mình ở các đơn vị hữu quan khác nhau như Trung tâm khảo thí, phòng Đào tạo và Khoa Khi biết được kết

quả không đạt (Có thể do thất lạc bảng điểm) thì thời gian học trả nợ đã qua, thậm chí đã hết thời gian được học trả nợ để tốt nghiệp (3 năm sau khi khoá

học kết thúc)

1.3 Thực trạng của việc tin học hoá hiện nay

Là một trường đại học cách xa các trung tâm văn hoá lớn nên có nhiều hạn chế trong việc ứng dụng tin học Tuy vậy, việc trang bị và sử dụng các công cụ tin học cũng đã và đang phát triển trong trường Trong trường có:

– 01 phòng 100 máy dùng chung cho sinh viên toàn trường thực tập

– 01 phòng 40 máy riêng của khoa Kinh tế

– 01 phòng 18 máy dành cho truy cập internet đang được đưa vào sử dụng – 01 phòng 06 máy phục vụ việc tra tìm sách của Trung tâm Thư viện

– Các khoa và phòng ban đều có từ 5 đến10 máy tính riêng

– Trung tâm Khảo thí dùng 03 máy nối mạng ngang hàng để tổ chức thi

Các ứng dụng hiện nay chủ yếu vẫn là soạn thảo văn bản và bảng tính Excel

- Việc đăng ký thi lại, trả nợ và tổ

chức thi không kịp thời do thiếu

thông tin

- Thông báo thông tin tổ chức thi lại trên mạng cùng với việc thông báo như đã làm

- Khó khăn chuyển giao dữ liệu với

điều kiện địa lý xa cách

- Truyền dữ liệu trên mạng

1.5 Mục tiêu cần đạt của đề tài

Xây dưng hệ thống cơ sở dữ liệu dùng chung phù hợp với thực trạng quản lý của trường Đại học Tây Nguyên Đồng thời dữ liệu cần thiết phải phân tán trên nhiều nơi khác nhau mà vẫn đảm bảo được tính đồng bộ và chính xác

Xây dựng hệ thống chương trình quản lý đáp ứng được các yêu cầu quản lý đặt ra, phù hợp với cấu hình máy thấp, đơn lẽ, dữ liệu vào một lần dùng ở nhiều nơi Kết quả học tập của sinh viên được phân phối và công bố kịp thời cả bằng văn bản

và trên mạng

1.6 Những yêu cầu và hạn chế đặt lên hệ thống

1.6.1 Yêu cầu đối với hệ thống chương trình

Hệ thống chương trình được xây dựng cần đáp ứng được các yêu cầu sau:

– Của người sử dụng : Giao diện thân thiện, đào tạo nhanh, dễ sử dụng và luôn

có hệ thống giúp đỡ, hướng dẫn trực quan

– Đòi hỏi của hoạt động quản lý: Tốc độ nhanh, an toàn bảo mật cao, kết quả

chính xác theo thời gian, dữ liệu dễ sao chép và đồng bộ

1.6.2 Những ràng buộc và hạn chế

– Về thiết bị: Máy tính cấu hình tương đối để nối mạng cục bộ và sử dụng được

hệ điều hành Windows98 trở lên Cần thiết có máy in để in kết quả, đặc biệt, trong một số trường hợp cần in trên giấy A3

– Về đầu tư: Hiện nay hệ thống mạng LAN của Nhà trường chưa hoạt động,

gây nhiều trở ngại cho công việc trao đổi và chia sẽ thông tin tài nguyên Rất mong, trong tương lai, Nhà trường hoàn chỉnh hệ thống này

– Về trình độ sử dụng: Với đối tượng muốn biết thông tin chỉ cần trình độ tin

học cơ bản (Sử dụng được bàn phím, chuột, biết kích hoạt chương trình ) Với

đố tượng sử dụng hệ thống thì ngoài trình độ tin học cần thiết còn phải nắm vững một số qui định về nghiệp vụ đào tạo

– Hạn chế: Mặc dù đã rất cố gắng, nhưng do khả năng và thời gian còn hạn chế

nên chương trình không tránh khỏi những hạn chế như: Chưa quản lý được toàn bộ hoạt động đào tạo của trường, chương trình cần chạy trên máy cấu hình tương đối cao, một số giao diện chưa thật hợp lý, tốc độ và an toàn của chương trình cần phải hoàn thiện hơn

Chương II

MÔ HÌNH DỮ LIỆU KHÁI NIỆM NGỮ NGHĨA

Mô hình dữ liệu khái niệm ngữ nghĩa (hay là mô hình thực thể - mối quan hệ) được sử dụng trong giai đoạn phân tích để mô tả dữ liệu của thế giới thực và là công

cụ giao tiếp với người dùng Mặc dù đã được phát hiện từ lâu, nhưng mãi về sau này người ta mới nhận biết được đầy đủ khả năng mô tả dữ liệu của thế giới thực một cách chính xác và đầy đủ với tất cả ngữ nghĩa của nó Chính vì vậy mô hình

này còn được gọi là mô hình dữ liệu ngữ nghĩa Nhờ khả năng này mà mô hình

không những là công cụ tốt cho việc phân tích mà nó còn cho phép chuyển sang mô hình dữ liệu lôgic một cách vô cùng thuận tiện

2.1 Mô hình dữ liệu thực thể - mối quan hệ (E-R)

2.1.1 Vai trò và ý nghĩa của mô hình

Mô hình thực thể - mối quan hệ do Peter Chen đề xuất năm 1976, được sử dụng rộng rãi từ năm 1988 Nó đã được mở rộng liên tục để bao hàm được những cấu trúc bổ sung của nhiều tác giả khác Mô hình E-R là một mô tả logic chi tiết dữ liệu của một tổ chức hay một lĩnh vực nghiệp vụ Nó cho một cách mô tả thế giới thực gần gũi với quan niệm và cách thức nhìn nhận bình thường của con người Một mô hình E-R biểu diễn bằng các thuật ngữ của các thực thể trong môi trường nghiệp vụ, các mối quan hệ giữa các thực thể, cũng như các thuộc tính của thực thể và các mối quan hệ giữa chúng

Mô hình E-R là mô hình mang tính trực quan cao, có khả năng mô tả thế giới thực tốt nhất với số các khái niệm và ký pháp được sử dụng là ít nhất Nó là một phương tiện quan trọng và hữu hiệu để các nhà phân tích có thể giao tiếp với người

sử dụng khi xác định yêu cầu thông tin của tổ chức

Mô hình dữ liệu khái niệm là mô hình mô tả bao quát toàn bộ cấu trúc dữ liệu của tổ chức mà không phụ thuộc vào hệ quản trị cơ sở dữ liệu cũng như cách thức

sử dụng dữ liệu sau này Một mô hình dữ liệu khái niệm bao gồm các thực thể có liên quan, các mối quan hệ giữa chúng và những thuộc tính cũng như các quy tắc nghiệp vụ và các ràng buộc quy định sử dụng dữ liệu như thế nào

2.1.2 Các thành phần cơ bản của mô hình

Mô hình E-R có các thành phần cơ bản sau đây:

– Các thực thể

– Các mối quan hệ giữa các thực thể

– Các thuộc tính của các thực thể và của các mối quan hệ

– Các đường kết nối

2.2 Các khái niệm và ký pháp

Những ký pháp cơ bản để mô hình hoá mô hình E-R được Peter Chen đưa ra

lúc đầu chỉ gồm ba ký pháp chính: Các thực thể dữ liệu (Entity), các mối quan hệ

(Relationships) và các thuộc tính (Attributes) gắn với chúng Về sau mô hình được

mở rộng và nhiều ký pháp mới được đưa vào để mô tả những khái niệm mới được

bổ sung vào mô hình

2.2.1 Thực thể

Một thực thể là một khái niệm để chỉ một lớp các đối tượng cụ thể hay các khái niệm độc lập có cùng những đặc trưng chung mà ta quan tâm Mỗi thực thể trong mô hình thực thể - mối quan hệ (E-R) được gán một cái tên Trong biểu đồ biểu diễn của mô hình E-R, một thực thể được biểu diễn bằng một hình chữ nhật có tên IN HOA bên trong

2.2.2 Thuộc tính

Thuộc tính là các đặc trưng của thực thể Mỗi thực thể có một tập các thuộc

tính gắn kết với nó Ví dụ: thực thể SINHVIEN có các thuộc tính là: mã sinh viên,

tên sinh viên, địa chỉ Thực thể và các thuộc tính của nó ta có thể mô tả bằng nhiều

hình thức khác nhau như:

SINHVIEN (Mã sinh viên, tên sinh viên, địa chỉ)

Trong mô hình E-R, thuộc tính được mô tả bằng chữ thường in nghiêng trong hình elip, nối với thực thể hay quan hệ bằng một đường gạch nối như hình 2.1

Hình 2.1 Biểu diễn thực thể và các thuộc tính

2.2.3 Các mối quan hệ

Các mối quan hệ gắn kết các thực thể với nhau, nó phản ánh mối quan hệ vốn

có giữa các bản thể của các thực thể đó Trong mô hình E-R, mối quan hệ được mô

tả bằng một hình thoi có tên bên trong Mối quan hệ có thể là quan hệ sở hữu hay

phụ thuộc (CÓ, THUỘC, LÀ ) hay mô tả sự tương tác giữa chúng Tên mối quan

hệ thường là động từ hay cụm danh động từ ngắn gọn nhằm thể hiện đầy đủ ý nghĩa cũng như bản chất của mối quan hệ này

Cũng như thực thể, mối quan hệ cũng có thuộc tính Ví dụ:

Hình 2.2 Biểu diễn mối quan hệ có một các thuộc tính Lực lượng của mối quan hệ là một đặc trưng mô tả tổ chức dữ liệu Lực lượng đó thể hiện qua số thực thể tham gia vào quan hệ và số lượng các bản thể của mỗi thực thể tham gia vào một quan hệ cụ thể

2.2.3.1 Các bản số của thực thể trong các mối quan hệ

Mối quan hệ một - một (1:1) là mối quan hệ mà một bản thể của thực thể này

liên kết với một bản thể của thực thể kia và ngược lại

Mối quan hệ một - nhiều (1:N) là mối quan hệ mà một bản thể của thực thể

này liên kết với nhiều bản thể của thực thể kia

Mối quan hệ nhiều - nhiều (M:N) là mối quan hệ mà một bản thể của thực

thể này liên kết với nhiều bản thể của thực thể kia và nhiều bản thể của thực thể này

có liên kết với một bản thể của thực thể kia

Bản số lớn nhất và bản số nhỏ nhất: Trong các bản số của một thực thể (xét

trong mối quan hệ với các thực thể khác) người ta đặc biệt quan tâm đến bản số lớn nhất và bản số nhỏ nhất của nó Bản số lớn nhất là khả năng số bản thể nhiều nhất của thực thể tham gia trong mối quan hệ Bản số nhỏ nhất là khả năng số bản thể nhỏ nhất có thể tham gia trong gia trong mối quan hệ

Trong mô hình E-R, để mô tả số bản thể tham gia trong mối quan hệ, ta dùng

ba ký hiệu sau: O, hay để chỉ các bản số tương ứng là 0,1 hay nhiều Ký

hiệu đầu tiên nằm gần thực thể, trên đường nối giữa thực thể tới mối quan hệ biểu diễn bản số lớn nhất, ký hiệu nằm xa thực thể hơn chỉ bản số nhỏ nhất

Hình 2.3 Các cách biểu diễn các bản số của một thực thể trong mối quan hệ

Nếu bản số nhỏ nhất là 1 thì tham gia mối quan hệ là bắt buộc (phải tham gia), nếu bản số nhỏ nhất là 0 thì tham gia là tuỳ chọn (có hay không tham gia)

2.2.3.2 Bậc của mối quan hệ

– Mối quan hệ bậc một: Hay còn gọi là mối quan hệ đệ quy, là mối quan hệ giữa

2.3 Xây dựng một mô hình dữ liệu khái niệm

Có thể có nhiều cách khác nhau để xây dựng sơ đồ mô hình dữ liệu khái niệm Sau đây là các bước để xây dựng biểu đồ mô hình dữ liệu E-R từ các tài liệu

và hồ sơ thu được

2.3.1 Liệt kê, chính xác hoá và lựa chọn các thông tin cơ sở

Từ các tài liệu, hồ sơ khảo sát, ta xây dựng một từ điển dữ liệu bao gồm tất

cả các thuộc tính thu được từ nội dung của các hồ sơ Với mỗi hồ sơ, ta ghi tên hồ

sơ và các đặc trưng dữ liệu của nó bên dưới và tuân thủ nguyên tắc là không bỏ sót bất kỳ một thông tin nào

Sau khi đã liệt kê các thuộc tính ta cần chính xác hoá các thuộc tính đó bằng cách bổ sung thêm các từ vào tên gọi thuộc tính sao cho tên gọi của nó mang đầy đủ

ý nghĩa, để khi đọc lên ta không cảm thấy mơ hồ nhầm lẫn và chỉ hiểu đúng một nghĩa duy nhất

Để lựa chọn các đặc trưng cần thiết, ta duyệt lần lược từ trên xuống dưới và chỉ chọn giữ lại các thuộc tính đảm bảo các yêu cầu sau đây:

– Mỗi thuộc tính cần phải đặc trưng cho cả lớp hồ sơ được xét Nếu nó chỉ mang đặc thù của một hồ sơ cụ thể thì có thể bỏ đi

– Một thuộc tính chỉ được chọn một lần Nếu một thuộc tính gặp lần thứ hai trong khi duyệt từ trên xuống thì bỏ đi

– Mỗi thuộc tính phải là sơ cấp Điều này có nghĩa là, nếu một thuộc tính có thể suy trực tiếp từ các thuộc tính đã chọn trước đó thì cũng loại đi

2.3.2 Xác định các thực thể và các thuộc tính của nó, sau đó xác định

thuộc tính định danh cho mỗi thực thể tìm được

Duyệt lần lược từ trên xuống dưới các thuộc tính đã chọn và chưa bị loại để

tìm các thuộc tính "tên gọi" Mỗi thuộc tính tên gọi sẽ có tương ứng một thực thể,

nhờ vậy mà suy ra thực thể tương ứng với nó Tên thực thể phải chọn sao cho gần với tên hồ sơ chứng từ được sử dụng và phản ánh đúng các đối tượng nghiệp vụ liên quan

Với mỗi thực thể đã xác định được, hãy tìm trong các thuộc tính còn lại (chưa đánh dấu loại) những thuộc tính thực sự là của thực thể này và ghi chúng vào danh sách các thuộc tính của thực thể, đồng thời đánh dấu loại thuộc tính vừa chọn khỏi danh sách được xét Lặp lại quá trình này để tìm mọi thực thể và các thuộc tính của

nó cho đến khi không thể tiếp tục được nữa

Tiếp theo, xét lần lược các thực thể và xác định thuộc tính định danh của nó từ các thuộc tính sẵn có, nếu cần có thể thêm thuộc tính mới làm thuộc tính định danh

2.3.3 Xác định các mối quan hệ và các thuộc tính riêng của nó

Trước hết ta tìm các mối quan hệ tương tác: Trong các thuộc tính còn lại của

bảng danh sách các thuộc tính, hãy tìm tất cả các động từ Với mỗi động từ tìm được, hãy trả lời các câu hỏi sau đây cho động từ đó:

Ai?(cho ai?) cái gì?(cho cái gì?) ở đâu? khi nào? bằng cách nào? như thế nào? bao nhiêu? để tìm ra các thực thể (trong số các thực thể đã xác định ở bước

trước) tham gia vào mối quan hệ (được xác định bằng động từ này) cũng như các thuộc tính (từ các thuộc tính còn chưa bị loại) trong danh sách được xét làm thuộc tính riêng của nó đồng thời đánh dấu loại khỏi danh sách các thuộc tính vừa chọn Lặp lại quá trình này để tìm mọi mối quan hệ và các thuộc tính của nó cho đến khi không thể tiếp tục được nữa

Tiếp theo ta xét xem có những mối quan hệ phụ thuộc hay sở hữu nào giữa các

thực thể hay không Các mối quan hệ phụ thuộc hay sở hữu thường được thể hiện bằng các động từ như: CỦA, THEO, LÀ, CÓ Sau đó xem xét các thuộc tính chưa

bị loại có thuộc tính nào của mối quan hệ tìm được thì đánh dấu loại khỏi danh sách

Quá trình kết thúc khi mọi thuộc tính đã bị loại và không còn tìm thấy thêm được mối quan hệ nào khác

2.3.4 Vẽ biểu đồ mô hình thực thể - mối quan hệ và xác định bản số cho

các thực thể tham gia trong mối quan hệ

Trước hết hãy vẽ các thực thể, sau đó vẽ các mối quan hệ liên kết chúng với nhau Sau khi đã điều chính, sắp xếp và bố trí lại các thực thể và mối quan hệ sao cho biểu đồ hợp lý, ít đường cắt nhau thì bổ sung vào các thuộc tính của chúng Thuộc tính định danh được vẽ ở góc trái trên của thực thể rồi đến các thuộc tính tên gọi và thuộc tính mô tả

Tiếp theo là xác định bản số cho mỗi bản thể trong các mối quan hệ

2.3.5 Chuẩn hoá và thu gọn biểu đồ

Ta có thể chuẩn hoá biểu đồ nếu trong nó nó có các thuộc tính lặp, nhóm lặp hay thuộc tính phụ thuộc thời gian để chuyển biểu đồ về dạng chỉ còn các thực thể đơn và thuộc tính đơn Ngoài ra, khi xét đến các qui tắc nghiệp vụ, ta có thể sửa đổi biểu diễn của biểu đồ để nó bao hàm được các qui tắc nghiệp vụ trong trường hợp

có thể được

Về nguyên tắc, biểu đồ càng ít thực thể sẽ càng tốt Vì vậy, cần thu gọn biểu

đồ nếu có thể được Dưới đây là một trường hợp có thể rút gọn được biểu đồ:

– Là một thực thể treo (chỉ tham gia vào một mối quan hệ) và chỉ chứa một thuộc tính duy nhất thực sự là của nó (có thể thuộc tính thứ hai thêm vào là thuộc tính định danh)

– Mối quan hệ mà thực thể tham gia là mối quan hệ bậc hai và không có thuộc tính riêng

– Mối quan hệ của hai thực thể có dạng một - nhiều (1:N) hay một - một (1:1) Khi đó có thể loại thực thể treo này khỏi biểu đồ và chuyển thuộc tính riêng của nó vào thành thuộc tính của thực thể có mối quan hệ với nó

2.4 Chuyển mô hình E-R sang mô hình dữ liệu logic

Quá trình chuyển một mô hình khái niệm ở dạng mô hình E-R sang mô hình

dữ liệu lôgic dạng quan hệ gồm một loạt các bước như sau đây:

2.4.1 Các bước chuyển mô hình E-R sang mô hình quan hệ

a Bước 1: Biểu diễn mỗi thực thể thành một quan hệ

Trước tiên, biểu diễn mỗi thực thể của biểu đồ E-R thành một quan hệ theo nguyên tắc sau :

tên thực thể  tên quan hệ

thuộc tính của thực thể  thuộc tính của quan hệ

thuộc tính định danh  khoá của quan hệ

Một quan hệ có thể được biểu diễn ở dạng bảng hay dạng cấu trúc của một lược đồ quan hệ Mô hình thực thể KHÁCH hình 2.4a được biểu diễn thành quan hệ khách ở hình 2.4b

b Bước 2: Biểu diễn các mối quan hệ

Biểu diễn một mối quan hệ phụ thuộc vào bậc cũng như bản số của mối quan

hệ đó Ta xét hai trường hợp sau đây:

b1 Mối quan hệ bậc hai, dạng một-nhiều và không có thuộc tính riêng

Một mối quan hệ bậc hai 1:N không có thuộc tính riêng trong biểu đồ E-R được biểu diễn bằng cách thêm khoá của quan hệ tương ứng với bên 1 vào quan hệ tương ứng với bên nhiều để trở thành một khoá ngoại của quan hệ này

Đối với quan hệ bậc hai nhưng có dạng 1:1, khi áp dụng qui tắc trên ta chỉ cần chọn một trong hai thực thể đo làm bên nhiều Biểu đồ mô hình E-R hình 2.5a có kết quả biểu diễn ở hình 2.5b

b2 Mối quan hệ không thuộc trường hợp thứ nhất

Trong trường hợp này cần thêm một quan hệ mới có các thuộc tính là các thuộc tính định danh của các thực thể tham gia vào mối quan hệ này và các thuộc tính riêng của mối quan hệ được xét (nếu có) Sau đó cần xác định khoá cho quan

hệ Các quan hệ hình 2.6b nhận được từ việc biểu diễn các thực thể và các mối quan

hệ của biểu đồ E-R hình 2.6a

HÀNG (mãhàng, tênhàng, đơnvị)

KHÁCH (mãkhách, tênkhách, địachỉ, khuvực)

ĐƠNHÀNG (sốđơn, ngàyđặt, mãkhách, mãhàng, sốlượng)

Hình 2.6b Các quan hệ nhận được từ mô hình E-R hình 2.6a

c Bước 3: Chuẩn hoá các quan hệ

Trong các quan hệ nhận được ta chỉ cần xét và chuẩn hoá những quan hệ được

thêm vào khi biểu diễn những mối quan hệ trong sơ đồ E-R (các quan hệ khác đã là

chuẩn 3) theo cách thức sau:

Chuẩn hoá là quá trình chuyển một quan hệ có cấu trúc dữ liệu phức hợp thành các quan hệ có cấu trúc dữ liệu đơn giản hơn và vững chắc Chuẩn hoá thường được tiến hành khi kiểm tra một quan hệ còn chưa phải là một dạng chuẩn có cấu trúc tốt

Hình 2.6a Sơ đồ mô hình E-R

tênkhách mãkhách

ngàyđặt

sôđơn

và hoàn thành sau một số bước mỗi bước sẽ nhận được các quan hệ đơn giản hơn

và thường tương ứng với một dạng chuẩn cao hơn hay bằng dạng chuẩn trước đó nhưng đơn giản hơn

Nếu quan hệ không phải là chuẩn một:

Khi một quan hệ không phải là chuẩn một, nghĩa là nó có chứa thuộc tính lặp khi đó ta phân rã quan hệ thành hai quan hệ:

– Quan hệ 1: Gồm các thuộc tính lặp và phần khoá chính xác định chúng

– Quan hệ 2: Gồm các thuộc tính còn lại và khoá chính nhưng không kể thuộc

tính lặp

Nếu quan hệ không là chuẩn hai

Khi quan hệ là chuẩn một nhưng chưa phải chuẩn hai có nghĩa là nó chứa thuộc tính phụ thuộc một phần khoá Ta phân rã thành hai quan hệ:

– Quan hệ 1: Các thuộc tính phụ thuộc một phần khoá chính và phần khoá chính

xác định chúng

– Quan hệ 2: Các thuộc tính còn lại và khoá chính

Nếu quan hệ không phải là chuẩn ba

Khi quan hệ là chuẩn hai, nhưng chưa phải chuẩn ba, có nghĩa tồn tại phụ thuộc bắc cầu trong quan hệ, ta phân rã thành hai quan hệ:

– Quan hệ 1: Gồm các thuộc tính phụ thuộc bắt cầu và thuộc tính cầu

– Quan hệ 2: Gồm các thuộc tính còn lại và thuộc tính cầu

nếu quan hệ không phải là chuẩn BCNF

Khi quan hệ là chuẩn ba, nhưng chưa phải là chuẩn BCNF, nghĩa là còn tồn tại phụ thuộc hàm không phải khoá dự tuyển Ta phân rã quan hệ thành hai quan hệ:

– Quan hệ 1: Gồm các thuộc tính (A,B) của một quan hệ phụ thuộc hàm AB

mà BA và A không phải khoá dự tuyển của quan hệ

– Quan hệ 2: Gồm các thuộc tính còn lại và các thuộc tính A

Khi tích hợp các quan hệ, ta cần phải hiểu ý nghĩa của dữ liệu và cần giải

quyết những vấn đề như: sự đồng nghĩa, đồng danh, phụ thuộc bắt cầu, quan hệ

thực thể chính và thực thể con Trong một số trường hợp, quan hệ nhận được có thể

chứa phụ thuộc bắc cầu, tức là chưa phải chuẩn ba, khi đó ta cần chuẩn hoá một lần nữa

2.4.2 Những mặt mạnh của mô hình khái niệm dữ liệu ngữ nghĩa

Trong trường hợp mô hình khái niệm là mô hình E-R được xây dựng đúng với đặc trưng ngữ nghĩa của nó, thì ngoài các ưu điểm là mô tả thế giới thực rõ ràng, chính xác và làm công cụ giao tiếp tốt, nó còn có những mặt mạnh sau đây :

– Việc chuyển nó sang mô hình quan hệ là khá đơn giản (xem 2.4.1)

– Khi tiến hành chuẩn hoá (đây thường là công việc khó và nặng nhọc) ta chỉ phải chuẩn hoá một số quan hệ được thêm vào trong bước 2(b) Tất cả các quan hệ khác đã là chuẩn BCNF Ngoài ra, các quan hệ cần chuẩn hoá thường chưa phải chuẩn 1 Sau khi chuẩn hoá nó bằng cách tách các thuộc tính lặp, ta nhận ngay được các chuẩn 3

Chương III PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỌC TẬP

3.1 Một số quy định (quy tắc nghiệp vụ)

Công việc chủ yếu của hoạt động quản lý kết quả học tập của sinh viên bao gồm việc quản lý điểm thi các môn học của sinh viên trong từng học kỳ Căn cứ vào kết quả học tập từng học kỳ, từng năm học để phân loại sinh viên, xét cấp học bổng, xét dừng học, thôi học và xét tốt nghiệp ra trường cho sinh viên

Thời gian đào tạo các khoá học là từ 4 đến 6 năm tuỳ chuyên ngành Mỗi năm

có 2 học kỳ, mỗi kỳ học từ 2 đến 10 môn (không quá 15 môn), mỗi môn từ 2 đến 6

đơn vị học trình, mỗi đơn vị học trình bằng 15 tiết lý thuyết Một tiết lý thuyết bằng

2 hoặc 3 tiết thực hành, thí nghiệm hoặc thảo luận hay bằng 3-6 tiết thực tập tại cơ

sở, bằng 3-4 tiết làm tiểu luận, đồ án, khoá luận tốt nghiệp

Việc đào tạo luôn tuân thủ một số quy chế sau:

 Hình thức thi kết thúc học phần do bộ môn quyết định với các hình thức cơ bản sau: Viết, trắc nghiệm, thực hành, đồ án, vấn đáp

 Sinh viên vắng thi không lý do chính đáng và sinh viên không đủ tiêu chuẩn dự thi được xem đã dự thi 1 lần và nhận điểm 0

 Sinh viên vắng có lý do chính đáng và sinh viên có đủ điều kiện quy định có sự cho phép của phòng đào tạo được tham gia kỳ thi phụ và xem như thi lần đầu

 Điểm kiểm tra, điểm kết thúc học phần tính theo thang điểm từ 0 đến 10

 Điểm trung bình chung học tập của mỗi học kỳ, mỗi năm học hoặc mỗi khoá học được tính theo công thức sau đây:

Trong đó: A là điểm trung bình chung học tập

n

n a A

1 1

.

3.2 Mô tả bài toán:

Quá trình học tập của sinh viên bắt đầu từ lúc vào trường đến khi kết thúc khoá học trải qua các giai đoạn cơ bản sau đây:

– Giai đoạn nhận hồ sơ sinh viên: Nhà trường quyết định tạo lớp mới, nhận hồ

sơ trúng tuyển phù hợp, sau đó sẽ tập hợp theo đơn vị lớp chuyên ngành, lên danh sách lớp sinh viên, gán mã sinh viên cho sinh viên các lớp mới Lúc này thí sinh trúng tuyển chính thức trở thành sinh viên của lớp chuyên ngành Cả lớp sẽ học cùng chương trình theo kế hoạch học tập đã được nhà trường phê duyệt từ trước

– Giai đoạn đăng ký học: Dựa trên kế hoạch học tập và danh sách sinh viên theo

lớp, phòng Đào tạo in danh sách sinh viên theo học các học phần theo mẫu của nhà trường Đối với những sinh viên học trả nợ phải lên danh sách từ lớp, thông qua khoa và được phòng Đào tạo chấp nhận Danh sách đăng ký học cả lần đầu và học trả nợ được giao cho giáo viên giảng dạy theo dõi

– Giai đoạn xét dự thi: Trước khi kỳ thi diễn ra, phòng Đào tạo xét tư cách dự

thi của các lớp sinh viên thông qua danh sách học đã được các giáo viên phụ trách theo dõi Một số trường hợp xảy ra: Được dự thi là bình thường, Cấm thi lần 1 là nhận điểm 0 ở kỳ thi chính nhưng được phép dự thi kỳ thi phụ, cấm thi (cả 2 lần thi) thì sinh viên nhận điểm 0 ở lần học này và phải đăng ký học lại học phần cùng với các lớp khoá sau Sau khi xét xong, danh sách dự thi được chuyển đến Trung tâm Khảo thí để tổ chức thi

– Giai đoạn thi lại: Sinh viên không đạt (kết quả điểm <5) ở kỳ thi chính mà

không bị cấm thi ở kỳ thi phụ sẽ được quyền tham dự kỳ thi phụ do Trung tâm Khảo thí tổ chức sau đó

– Kết thúc kỳ thi, kết quả học tập của sinh viên các lớp sẽ được thông báo cho

toàn thể sinh viên, chuyển giao cho phòng Đào tạo và khoa chủ quản để cùng theo dõi, quản lý Ngoài bảng điểm là kết quả thi chính thức được các thành viên liên quan xác nhận thì cần có các hình thức thống kê như: Tổng hợp kết quả các môn học của của lớp theo từng học kỳ, từng năm học Danh sách thi lần 1 của những sinh viên đạt từ loại khá trở lên để tiện việc xét cấp học bổng – Kết thúc học kỳ, giáo viên chủ nhiệm lớp kết hợp với khoa chủ quản tổ chức

họp xét kết quả rèn luyện của từng sinh viên (theo qui định của Nhà trường)

Kết quả điểm rèn luyện được tính theo thang điểm 0 đến 100 sau đó qui đổi ra điểm rèn luyện qui đổi như sau:

Tổng điểm kết quả rèn luyện Xếp loại rèn luyện Điểm rèn luyện qui đổi

– Kết thúc năm học, cần in ra các thống kê như danh sách sinh viên được học

tiếp, buộc thôi học hay phải tạm dừng học (theo qui chế của Bộ Giáo dục và

Đào tạo)

– Tại mọi thời điểm, sinh viên dễ dàng xem khung chương trình đào tạo, kế hoạch học tập của các lớp, xem toàn bộ kết quả học tập của mình khi nhập đúng mã số sinh viên

– Cuối khoá học cần các thống kê nhƣ danh sách sinh viên đủ điều kiện tốt nghiệp, danh sách những sinh viên chƣa đủ điều kiện tốt nghiệp kèm theo những lý do cụ thể

– Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ có dạng sau đây (Những nghiệp vụ cơ bản):

CTCT&QLSV

Trung tâm Khảo thí

Phòng Đào tạo

Khoa và Giáo viên

Hình 3.1 Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ hệ thống

Lập kế hoạch học tập

Kiểm tra kế hoạch học tập

kế hoạch

Kiểm tra hồ sơ , Lập danh sách lớp

Hồ sơ SV Nộp hồ sơ

Đăng ký học theo kế hoạch Danh sách học

Lập lịch thi,

tổ chức thi Lịch thi, bài thi Tạo, ghi, rọc phách bài thi Kiểm soát chấm thi Nhập điểm Kết quả thi

Xét học bổng Xét dừng học Xét tốt nghiệp

Theo dõi điểm Nhận

3.3 Mô hình nghiệp vụ của hệ thống

3.3.1 Biểu đồ ngữ cảnh

3.3.2 Sơ đồ phân rã chức năng gộp

Để quản lý quá trình học tập của Trường Đại học Tây Nguyên, hệ thống gồm các chức năng cơ bản sau đây:

0

HỆ THỐNG QUẢN LÝ THI

VÀ KẾT QUẢ HỌC TẬP

SINH

VIÊN

TRƯỜNG (Phòng Đào tạo, Khoa, TTKT)

Kết quả học tập Lịch thi

DS học, thi KHHT Khung CT

Kết quả học tập Khung CT, KHHT

Báo cáo

Lịch thi

DS phòng

DS Lớp, SV DS.khoa, lớp

Hình 3.2 Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống quản lý thi và kết quả học tập

QUẢN LÝ QUÁ TRÌNH HỌC TẬP

Quản lý

dữ liệu

chung

Quản lý Chương trình, kế hoạch

Quản lý Danh sách học, thi

Quản lý Thi

Tổng hợp Điểm

Xét học bổng Xét tốt nghiệp

Hình 3.3 Biểu đồ phân rã chức năng mức gộp

3.3.3 Các biểu đồ phân rã chức năng chi tiết

3.3.3.1 Chức năng quản lý dữ liệu

3.3.3.2 Chức năng quản lý chương trình

3.3.3.3 Chức năng quản lý danh sách

1.Quản lý dữ liệu

1.1 Quản lý khoa 1.2 Quản lý môn học 1.3 Quản lý ngành học 1.4 Quản lý lớp

1.5 Quản lý hồ sơ sinh viên 1.6 Quản lý phòng học

3.3.3.4 Chức năng quản lý thi

3.3.3.5 Chức năng Tổng hợp điểm thi

3.3.3.6 Chức năng Xét học bổng

4.Quản lý thi

4.1 Lập lịch thi 4.2 Quản lý phách 4.3 Nhập điểm thi

6 Xét học bổng

6.1 Quản lý điểm rèn luyện 6.2 Quản lý học bổng chính sách và trợ cấp xã hội 6.3 Quản lý học bổng khuyến khích học tập

5.Tổng hợp điểm

5.1 Tổng hợp theo học kỳ và năm học 5.2 Kiểm soát bảng điểm

5.3 Tổng hợp kết quả cho sinh viên

3.3.3.7 Chức năng Xét tốt nghiệp

3.3.4 Mô tả chi tiết các chức năng:

3.3.4.1 Chức năng quản lý dữ liệu

– Quản lý khoa: Thu thập, lưu trữ và in ra các thông tin về khoa

– Quản lý môn học: Xây dựng những thông tin về môn học

– Quản lý ngành học: Xây dựng và lưu trữ những thông tin về ngành học

– Quản lý lớp học: Xây dựng những thông tin về lớp học

– Quản lý hồ sơ sinh viên: Quản lý những thông tin về hồ sơ sinh viên

– Quản lý phòng học: Quản lý những thông tin về phòng học

3.3.4.2 Chức năng quản lý chương trình

– Quản lý khung chương trình: Xây dựng và lưu trữ những thông tin về khung

chương trình đào tạo các ngành học đang quản lý

– Quản lý kế hoạch học tập: Xây dựng và kiểm tra những thông tin về kế hoạch

học tập của các lớp hằng năm

3.3.4.3 Chức năng quản lý danh sách:

– Quản lý danh sách học: Từ kế hoạch học tập các lớp, kết hợp với danh sách

sinh viên trong từng lớp chuyên ngành để đưa ra danh sách những sinh viên phải học các môn theo kế hoạch học tập của lớp Đây cũng là danh sách theo dõi tính chuyên cần, điều kiện dự thi và kết quả là danh sách thi lần thứ nhất của sinh viên theo học

7 Xét tốt nghiệp

7.1 Quản lý chứng chỉ GDTC&GDQP 7.2 Tổng hợp điểm toàn khoá

7.3 Lập danh sách xét tốt nghiệp 7.4 Lập danh sách nợ tốt nghiệp

– Quản lý danh sách học trả nợ: Sau 2 lần thi (Kỳ thi chính và thi phụ) mà sinh

viên có kết quả chưa đạt thì sẽ đợi những kỳ học tiếp theo, làm đơn xin đăng

ký học lại những môn chưa đạt cùng với các lớp khác theo qui định Nếu có đủ điều kiện sẽ được dự thi cùng với lớp mới và sẽ lấy điểm cho môn học lớp cũ

– Quản lý danh sách thi trả nợ: Sau khi có kết quả kỳ thi chính (lần 1,3,5 ), rút

ra những sinh viên chưa đạt để tổ chức kỳ thi phụ

3.3.4.4 Chức năng quản lý thi

– Lập lịch thi: Dựa trên kế hoạch học tập và số lượng sinh viên dự thi để xây

dựng lịch thi (chính và phụ) cho phù hợp với qui định, sau đó in lịch thi dưới nhiều hình thức khác nhau: Lịch thi trường để xét duyệt chung, lịch thi theo khoa, theo lớp, theo sinh viên, theo ngày, theo phòng thi để sử dụng trong các mục đích khác nhau

– Quản lý phách: Tất các các môn thi tự luận (hình thức phổ biến nhất) sẽ được

tạo phách tự động với nhiều mức độ phức tạp tuỳ chọn, sau đó in ra bảng hướng dẫn ghi phách cho cán bộ có trách nhiệm ghi phách lên bài thi, tiến hành rọc phách đúng qui trình và giao cho giáo viên chấm bài thi đã được bảo mật bằng mã số phách

– Nhập điểm thi: Tuỳ hình thức thi mà có các qui trình nhập điểm thi khác nhau

cho cả hai kỳ thi chính và phụ của một học kỳ

 Điểm tự luận sẽ được nhập theo mã phách tương ứng

 Điểm thi trắc nghiệm sẽ nhập vào bảng điểm theo một qui trình riêng, đảm bảo tính trung thực, công bằng của thi trắc nghiệm

 Nhập điểm trực tiếp sẽ dành cho những hình thức thi mà kết quả thi đã được xác định như thi vấn đáp, thi thực hành, đồ án

Để đảm bảo (tương đối) tính tin cậy của kết quả thi lưu trữ lâu dài, quá trình

nhập điểm sẽ yêu cầu kiểm tra và xác nhận tính chuẩn xác của kết quả nhập vào

Khi đã được xác nhận (việc xác nhận điểm chỉ xảy ra một chiều, nghĩa là khi kết

quả chưa được công nhận thì có quyền thay đổi, sau khi đã kiểm tra chính xác sẽ chuyển từ chế độ chưa xác nhận sang chế độ đã xác nhận, không cho phép chuyển ngược lại) thì kết quả điểm mới được công nhận và những cán bộ tham gia công

việc nhập điểm sẽ không được phép thay đổi kết quả Trường hợp thật sự có sai sót

cần thiết phải sửa chữa thì cần phải có người với quyền cao hơn Giải pháp này sẽ tăng được tính tin cậy cho kết quả lưu trữ

3.3.4.5 Chức năng Tổng hợp điểm

– Tổng hợp điểm theo học kỳ và năm học: Từ kết quả các môn học khác trong

học kỳ, chức năng này sẽ gộp lại thành kết quả tổng hợp chung để đánh giá, theo dõi kết quả học tập của sinh viên trong học kỳ hay năm học đó nhằm theo dõi, đánh giá và đưa ra các quyết định liên quan như dừng học, thôi học hay lên lớp của sinh viên

– Kiểm soát bảng điểm: Chức năng này cho phép ghi kết quả điểm ra tập tin

theo tiêu chí nào đó, và cũng có thể cho sao chép kết quả điểm từ máy này sang máy khác nhằm đồng bộ kết quả học tập của sinh viên mà không mất công phải nhập lại bảng điểm và quan trọng hơn, chức năng này còn có thể phát hiện những sai lạc kết quả bảng điểm từ tập tin so với bảng điểm hiện tại, mục đích để phát hiện ra những sai lạc bất thường kết quả điểm, nhằm giảm đi

cơ hội sửa kết quả điểm trong quá trình lưu trữ

– Tổng hợp điểm cho sinh viên: Nhằm đáp ứng các nhu cầu khác nhau của sinh

viên về kết quả học tập của mình

3.3.4.6 Chức năng xét học bổng

– Quản lý điểm rèn luyện: Cuối mỗi học kỳ, các lớp sinh viên sẽ họp dưới sự chỉ

đạo của giáo viên chủ nhiệm để bình xét két quả rèn luyện của từng sinh viên trong lớp Kết quả dưới thang điểm 100 sẽ được nhập vào để theo dõi Ngoài

ra chức năng này còn thực hiện việc chuyển đổi từ điểm rèn luyện sang điểm rèn luyện qui đổi theo qui định

– Quản lý học bổng chính sách và trợ cấp xã hội: nhằm theo dõi những sinh

viên có chế độ ưu tiên này

– Quản lý học bổng khuyến khích học tập: dựa vào quỹ học bổng của từng lớp

và các qui định về thứ tự ưu tiên: Học bổng chính sách, trợ cấp xã hội và điểm trung bình chung mở rộng của từng học kỳ để đưa ra danh sách những sinh viên có đủ điều kiện nhận học bổng khuyến khích học tập của lớp

3.3.4.7 Chức năng xét tốt nghiệp:

– Quản lý danh sách đuợc cấp chứng chỉ giáo dục thể chất và giáo dục quốc phòng: Giáo dục thể chất và giáo dục quốc phòng là những học phần bắt buộc theo qui định của Bộ Giáo dục và đào tạo Các học phần này do Bộ môn Giáo dục thể chất và Trung tâm quốc phòng quản lý và cấp chứng chỉ riêng khi có

đủ điểm Sinh viên chỉ đuợc xét tốt nghiệp khi có đủ 2 chứng chỉ này

– Tổng hợp điểm toàn khoá: Từ những kết quả các môn học riêng lẽ, tổng hợp

lại thành kết quả tổng hợp toàn khoá học cho một lớp nhằm mục đích chuẩn bị xét tốt nghiệp cũng nhƣ tổng hợp điểm toàn khoá cho sinh viên

– Danh sách xét tốp nghiệp: đƣa ra danh sách những sinh viên đủ điều kiện tốt

nghiệp

– Danh sách nợ tốp nghiệp: đƣa ra danh sách những sinh viên chƣa đủ điều kiện

tốt nghiệp cùng với các lý do cụ thể

3.3.5 Các thực thể dữ liệu sử dụng

1 Thông tin các khoa

2 Thông tin các môn học

14 Bảng tổng hợp điểm toàn khoá

15 Danh sách đậu tốt nghiệp

16 Danh sách nợ tốt nghiệp

3.4 Mô hình mô tả xử lý nghiệp vụ

3.4.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0

Kết quả HT báo cáo

Kết quả tốt nghiệp Danh sách học bổng

Kết quả tổng hợp Kết quả thi

Kết quả thi

DS dự thi

DS học, thi Khung CT, KHHT

2.0

Quản lý danh sách Học, thi

4.0

Quản lý thi

5.0 Tổng hợp điểm

6.0 Xét học bổng

LLSV 5

7.0 Xét tốt nghiệp

Kế hoạch HT 8

Phòng học 6

SINH VIÊN

Bảng điểm 9 Phòng học 6

SINH VIÊN

Bảng điểm tổng hợp 11 Lịch thi 10

3.4.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1

3.4.2.1 Mô hình chức năng Quản lý dữ liệu

Hình 3.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý dữ liệu 3.4.2.2 Mô hình chức năng Quản lý chương trình

Hình 3.6 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý chương trình

1.2 Quản lý Ngành học

1.3 Quản lý Lớp học

1.4 Quản lý

Hồ sơ SV

1.5 Quản lý Môn học

1.6 Quản lý Phòng học

Khung chương trình

2.2 Quản lý

Kế hoạch học tập TRƯỜNG

Kế hoạch học tập 8

SINH VIÊN

Khung CT

Kế hoạch học tập

3.4.2.3 Quản lý danh sách học, thi

Hình 3.7 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý danh sách học, thi

danh sách

học, thi lần 1

3.3 Quản lý danh sách thi lại

3.2 Quản lý danh sách học trả nợ

LLSV 5

Bảng điểm 9

DS Cấm thi

SINH VIÊN

4.3 Nhập điểm thi

Lịch thi 10

Lịch thi, DS thi

5.3 Tổng hợp kết quả cho sinh viên

rèn luyện

6.2 Quản lý HBCS&TCXH

6.3 Quản lý học bổng học tập

SINH VIÊN

7.2 Xét tốt nghiệp

7.3 Lập danh sách tốt nghiệp

7.4 Lập danh sách