4.2.3.1. Luồng hệ thống cho biểu đồ luồng dữ liệu "1. Quản lý dữ liệu"
Hình 4.2 Biểu đồ luồng hệ thống từ hình 3.5 "1.Quản lý dữ liệu"
Trong biểu đồ trên, các tiến trình (1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 1.5 và 1.6) đƣợc xử lý khi nhận thông tin đầu vào. Khi đó, tiến trình sẽ thực hiện công việc đơn giản là: thêm, bớt, cập nhật những thông tin cần thiết và lƣu lại vào hệ thống.
Hồ sơ SV
Khoa 1 NganhHoc 3 Lop 4 MonHoc 2
TRƢỜNG 1.1 Quản lý Khoa LLSV 5 DS Khoa 1.2 Quản lý Ngành học 1.2 Quản lý Ngành học 1.3 Quản lý Lớp học 1.4 Quản lý Hồ sơ SV 1.5 Quản lý Môn học 1.6 Quản lý Phòng học PhongHoc 6 Ngành học Hồ sơ môn học Hồ sơ phòng học
4.2.3.2 Luồng hệ thống cho biểu đồ luồng dữ liệu "2. Quản lý chương trình"
Hình 4.3 Biểu đồ luồng hệ thống từ hình 3.6 "2. Quản lý chương trình " Trong biểu đồ trên, cả hai tiến trình 2.1 và 2.2 đều đƣợc xử lý độc lập khi có nhu cầu thay đổi: thêm, bớt, sửa chữa khung chƣơng trình hay kế hoạch học tập. Những thay đổi này đƣợc lƣu trữ vào các file tƣơng ứng.
4.2.3.3 Luồng hệ thống cho biểu đồ luồng dữ liệu:"3.Quản lý danh sách học, thi"
Hình 4.4 Biểu đồ luồng hệ thống từ hình 3.7 "3.Quản lý danh sách học, thi"
Kế hoạch học tập KhungCT 7 2.1 Quản lý Khung chƣơng trình Khung CT Kế hoạch học tập 2.2 Quản lý Kế hoạch học tập TRƢỜNG KHHT 8 SINH VIÊN Khung CT DS thi lần 1 DSCấm thi D S học tr ả nợ D S th i lạ i KHHT 8 TRƢỜNG 3.1 Quản lý danh sách học, thi lần 1 3.3 Quản lý danh sách thi lại 3.2 Quản lý danh sách học trả nợ LLSV 5 BangDiem 9 DS Cấm thi SINH VIÊN MonHoc 2
1. Tiến trình "3.1. Quản lý danh sách học thi lần 1"
– Danh sách sinh viên theo lớp sẽ đƣợc lấy ra từ file LLSV, kết hợp với kế hoạch học tập của học kỳ (Gồm nhiều môn) lấy từ file KHHT cho ta danh sách sinh viên đăng ký học các môn đƣợc lƣu vào file BangDiem hay cung cấp cho SINHVIEN theo dõi.
– Kết hợp từ danh sách cấm thi từ TRUONG ta sẽ có danh sách thi lần 1 của các môn học theo KHHT.
2. Tiến trình "3.2 Quản lý danh sách học trả nợ"
– Dựa vào kết quả thi trƣớc đó của sinh viên lƣu trong Bangdiem, những sinh viên đã thi hai lần (thi chính và phụ) mà vẫn không đạt sẽ đƣợc quyền đăng ký học lại các môn học này theo kế hoạch học tập của các lớp khác (lƣu trong file KHHT), kết quả đăng ký học trả nợ sẽ thêm vào trong bảng điểm với lần thi tăng lên.
– Kết hợp danh sách cấm thi và danh sách đăng ký học trả nợ sẽ có đƣợc danh sách thi trả nợ ghi nhận trong bảng điểm.
3. Tiến trình "3.3 Quản lý danh sách thi lại"
– Sau khi có kết quả kỳ thi chính, những sinh viên không đạt sẽ đƣợc lập danh sách riêng và quyền thi lại.
– Danh sách thi lại cũng đƣợc lƣu trong bảng điểm với lần thi tăng lên.
4.2.3.4. Luồng hệ thống cho biểu đồ luồng dữ liệu:"4. Quản lý thi"
Hình 4.5 Biểu đồ luồng hệ thống từ hình 3.8: "4.Quản lý thi"
Lịc h th i Bảng điểm Kết quả Phách TTKT 4.1 Lập lịch thi Phong 6 4.2 Quản lý phách 4.3 Nhập điểm thi KHHT 8 BangDiem 9 Lịch thi 10
SINH VIÊN Bảng điểm kết quả Lịch thi, DS thi
1. Tiến trình " 4.1 Lập lịch thi"
– Dựa theo kế hoạch học tập các lớp từ file KHHT và những phòng còn trống để Lập lịch thi, kết quả lƣu vào file LichThi
– Khi đã phân phòng thi ta sẽ có danh sách thi chính thức (có cả phòng thi) cung cấp cho các đơn vị cần thiết.
2. Tiến trình "4.2 quản lý phách"
– Lấy danh sách thi chƣa có điểm, chƣa có phách từ BangDiem, tiến trình sẽ thực hiện việc tạo phách ngẫu nhiên với nhiều hình thức (đơn giản hay phức tạp), lƣu kết quả phách trong BangDiem.
– Có một tiến trình chỉ thực hiện bằng tay không đƣa vào trong hệ thống đó là việc ghi phách vào bài thi, rọc phách và tổ chức chấm thi.
3. Tiến trình "4.3 Nhập điểm thi"
– Sau khi có kết quả thi (theo phách), cần nhập điểm theo mã phách và lƣu kết quả vào BangDiem.
– Việc hồi phách máy sẽ tự thực hiện vào in ra bảng điểm thi giao cho các đơn vị hữu quan.
4.2.3.5. Luồng hệ thống cho biểu đồ luồng dữ liệu:"5.Tổng hợp điểm"
Hình 4.6 Biểu đồ luồng hệ thống từ hình 3.9 "5.Tổng hợp điểm"
1.Tiến trình "5.1 Tổng hơp kết quả học kỳ & năm học"
– Sau mỗi học kỳ, kế hoạch học tập đã đƣợc thi hoàn tất và kết quả lƣu trong BangDiem. Lúc này sinh viên đã có các bảng điểm tƣơng ứng từng môn học. Mục tiêu của tiến trình này là phải tổng hợp lại thành một bảng điểm có dạng
5.1 Tổng hợp kết quả học kỳ & năm học KHHT 8 5.2 Kiểm soát bảng điểm 5.3 Tổng hợp kết quả cho sinh viên BangDiem 9 TongHop 11 Tập tin KHHT 8 BangDiem 9 SINH VIÊN
N hàng x M cột. Trong đó N hàng tƣơng ứng N sinh viên của lớp, M cột tƣơng ứng với số môn học trong học kỳ (hay năm học) và lƣu vào trong file tongHop.
– Đặc tả tiến trình nhƣ sau:
FOR (Mỗi sinh viên SV(i) trong lớp) Do BEGIN
FOR (mỗi môn học MH(j) trong HK ) DO BEGIN
Xác định điểm lần 1 và điểm max của SV(i) và MH(j) Tính điểm TBHK và số DVHT đạt
Ghi kết quả vào file TongHop END;
END;
– Từ file TongHop này ta dễ dàng in ra kết quả tổng hợp
2.Tiến trình "5.2 Kiểm soát bảng điểm"
– Thực hiện việc so sánh kết quả điểm đang chọn với điểm lƣu trữ từ tập tin để xác định những sai sót bất thƣờng theo đặc tả sau:
– FOR (mỗi ID điểm đang chọn) DO BEGIN
IF (ID điểm trong hệ thống <> ID điểm trong tập tin) THEN Ghi nhận bất thƣờng
END
3.Tiến trình "5.3 Tổng hợp kết quả cho sinh viên"
– Tiến trình này thực hiện công việc tập hợp kết quả điểm từ những file lƣu trữ nhƣ BangDiem, TongHop để kết xuất cho sinh viên những bảng điểm kết quả với nhiều hình thức khác nhau.
4.2.3.6 Luồng hệ thống cho biểu đồ luồng dữ liệu:"6.Xét học bổng"
Hình 4.7 Biểu đồ luồng hệ thống từ hình 3.10: "6. Xét học bổng"
1.Tiến trình "6.1 Quản lý điểm rèn luyện"
– Chỉ là tiến trình cập nhật đơn giản nhằm lƣu trữ điểm bình xét kết quả rèn luyện của sinh viên trong từng học kỳ theo lớp.
2.Tiến trình "6.2 Quản lý điểm rèn luyện"
– Chỉ là tiến trình cập nhật đơn giản nhằm lƣu trữ kết quả xét học bổng chính sách và trợ cấp xã hội theo lớp.
3.Tiến trình "6.3 Quản lý học bổng học tập"
– Dựa vào kết quả điểm trung bình học tập lần 1 từng học kỳ của lớp, kết hợp với điểm rèn luyện và HBCS&TCXH để xét học bổng khuyến khích học tập cho lớp trong từng học kỳ vào lƣu trữ vào file HocBongHK.
– Tiến trình đặc tả nhƣ sau: BEGIN
Tính Điểm HB=Điểm TB học tập+Điểm RL_quiđổi
Chọn tất cả SV lớp có điều kiện: Không thi lại và Điểm HB >=7 và sắp xếp theo giảm dần theo thứ tự sau: Học bổng chính sách, Trợ cấp xã hội và Điểm HB 6.1 Quản lý điểm rèn luyện 6.2 Quản lý HBCS&TCXH 6.3 Quản lý học bổng học tập DiemRL 12 LỚP TRƢỜNG LLSV 5 HocBongHK 13 BangDiem 9 SINH VIÊN
DO WHILE (Quỉ HB>0) và (Số SV>0) BEGIN
Tính tiền học bổng tƣơng ứng cho SV Quỉ HB=QuỉHB-Tiền HBSV
Số SV=Số SV-1 END
END
4.2.3.7 Luồng hệ thống cho biểu đồ luồng dữ liệu:"7.1 Xét tốt nghiệp"
Hình 4.8 Biểu đồ luồng hệ thống từ hình 3.11: Xét tốt nghiệp
1.Tiến trình "7.1 Cấp chứng chỉ GDTC&GDQP"
– Chỉ là tiến trình cập nhật đơn giản nhằm lƣu trữ việc cấp chứng chỉ GDTC&GDP vào LLSV, đây là điều kiền cần để đƣợc xét tốt nghiệp cho sinh viên cuối khoá.
2.Tiến trình "7.2 Xét tốt nghiệp"
– Sau mỗi khoá học, kế hoạch học tập các học kỳ đã đƣợc thi hoàn tất và kết quả lƣu trong BangDiem. Lúc này sinh viên đã có các bảng điểm tƣơng ứng từng môn học. Mục tiêu của tiến trình này là phải tổng hợp lại thành một bảng điểm có dạng N hàng x M cột. Trong đó N hàng tƣơng ứng N sinh viên của lớp, M cột tƣơng ứng với số môn học trong khoá học và lƣu vào file TotNghiep.
Hồ sơ tốt nghiệp TRƢỜNG, SINH VIÊN 7.2 Xét tốt nghiệp KHHT 8 7.3 Lập danh sách tốt nghiệp 7.4 Lập danh sách nợ tốt nghiệp BangDiem 9 TotNghiep 14 7.1 Cấp chứng chỉ GDTC&GDQP TRƢỜNG LLSV 5
– Đặc tả tiến trình nhƣ sau:
FOR (Mỗi sinh viên SV(i) trong lớp) Do BEGIN
FOR (mỗi môn học MH(j) trong khoá học ) DO BEGIN
Xác định điểm lần 1 và điểm max của SV(i) và MH(j) Tính điểm TBC và số DVHT đạt
Ghi kết quả vào file TotNghiep END;
END;
3.Tiến trình "7.3 Lập danh sách tốt nghiệp"
– Từ kết quả trong file TotNghiep, tiến trình lọc ra những sinh viên đủ điều kiện tốt nghiệp.
4.Tiến trình "7.4 Lập danh sách nợ tốt nghiệp"
– Từ kết quả trong file TotNghiep, tiến trình lọc ra những sinh viên chƣa đủ điều kiện tốt nghiệp và lý do nợ tốt nghiệp
Chương V
GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG CÀI ĐẶT 5.1 Hệ thống thực đơn
Tuỳ theo ngữ cảnh mà hệ thống sử dụng 3 hệ thống thực đơn khác nhau:
Thực đơn 1: có tên START chỉ sử dụng khi hệ thống khởi tạo lần đầu tiên, sai đƣờng dẫn hay sai password CSDL nhƣ sau:
Có 2 chức năng chính đó là:
1.Thay đổi và lƣu lại đƣờng dẫn đến cơ sở dữ liệu. 2. Thay đổi và lƣu lại mật khẩu cơ sở dữ liệu.
Thực đơn 2: có tên MSV với mục đích dùng cho những ngƣời không phận sự
Thực đơn 3: có tên AM (Admin) với mục đích dùng làm thực đơn chính khống chế quyền truy cập của nhiều ngƣời sử dụng chung trong hệ thống chƣơng trình.
5.2 Những giao diện chủ yếu và hƣớng dẫn sử dụng
Giới thiệu một số giao diện chính nhƣ sau:
5.2.1 Thay đổi mật khẩu CSDL
– Chỉ áp dụng khi biết đƣợc mật khẩu cũ đã lƣu trƣớc. (Lần đầu tiên thì mật khẩu cũ là Null).
– Tuỳ theo mật khẩu cũ mà hệ thông sẽ có một trong hai kết quả sau:
5.2.2 Thay đổi đƣờng dẫn đến CSDL:
Chỉ thực hiện chức năng này khi có đƣợc mật khẩu cho phép để tránh những ngƣời không phận sự thay đổi tuỳ ý nên phải xác nhận quyền nhƣ sau:
– Tuỳ thuộc mật khẩu nhập vào mà hệ thống cho phép thay đổi đƣờng dẫn chỉ đến CSDL hay không. (Mật khẩu cho phép là: 050860584)
Mật khẩu sai
Cho phép thay đổi đường dẫn đến CSDL
Tuỳ thuộc vào quyền sử dụng trong chƣơng trình mà sẽ có các ngữ cảnh phù hợp theo một số qui định.
Ngƣời dùng có thể thay đổi mật khẩu của riêng mình:
5.2.4 Quản lý dữ liệu
Mục đích quản lý các hồ sơ dữ liệu cơ bản trong hệ thống nhƣ: khoa, lớp, môn học, ngành học, phòng học và đặc biệt hồ sơ sinh viên cần đƣợc hỗ trợ khi có nhu cầu đánh mã số sinh viên cho những lớp sinh viên mới theo thứ tự hay cần chuyển danh sách từ nơi này đến nơi khác bằng tập tin, đó là mục Quản lý hồ sơ sinh viên nhƣ sau:
5.2.5 Quản lý chƣơng trình
Gồm 2 mục chính là:
Quản lý khung chương trình:
– Chọn khoa, ngành học
– Chọn môn học cần thêm hay bớt đi
– Chọn mũi tên để thêm môn học chƣa có, chọn để bớt đi môn học. Tên môn học, ĐVHT, học kỳ dự kiến có thể thay đổi đƣợc trong khung chƣơng trình.
Quản lý kế hoạch học tập các lớp:
– Chọn khoa, lớp và kỳ học
– Chọn môn học cần thêm hay bớt đi
– Chọn mũi tên để thêm môn học chƣa có, chọn để bớt đi môn học. Tên môn học, ĐVHT có thể thay đổi đƣợc trong kế hoạch học tập của lớp.
5.2.6 Quản lý danh sách học, thi
Gồm 3 chức năng cơ bản nhƣ sau:
Quản lý danh sách học lần 1
Thƣờng thì cả lớp sẽ cùng học tất cả các môn học trong kế hoạch học tập của lớp, trừ một số trƣờng hợp cá biệt chỉ có một số sinh viên của lớp đăng ký học, số còn lại đăng ký học môn khác.
– Chọn khoa, lớp, học kỳ và môn học trong kế hoạch học tập.
– Chọn mũi tên cho cả lớp đăng ký học, chọn đăng ký cho 1 sinh viên đang chọn
– Chọn mũi tên để xoá danh sách cả lớp, chọn để xoá 1 sinh viên đang chọn
– ID trong bảng điểm sẽ đƣợc chƣơng trình tự động tăng lên (là số kế tiếp lớn hơn các ID khác), điều này đảm bảo ID sẽ tăng dần theo thời gian, giúp cho việc kiểm soát bảng điểm sau này.
Quản lý danh sách học trả nợ:
– Sinh viên còn nợ điểm sẽ xin học trả nợ cùng lớp khác sau đó.
– Chọn khoa, lớp, học kỳ có tổ chức học. Chọn môn học theo kế hoạch học tập của lớp tổ chức học.
– Chọn khoa, lớp, kỳ học, môn học và lần xin học lại của lớp còn nợ điểm. – Phần cửa sổ bên trái sẽ là danh sách sinh viên còn nợ điểm cần học lại của
môn đang chọn. Phần cửa sổ bên phải là danh sách những sinh viên đã đăng ký học lại.
– Chọn sinh viên cần đăng ký học hay không đăng ký. Sau đó chọn mũi tên hay để thêm hay bớt sinh viên đăng ký học trả nợ.
– Chọn mũi tên hay để thêm hay bớt cả lớp.
– Chú ý: Phải kiểm tra môn học lại và môn cần trả nợ có phù hợp về chƣơng trình học, nội dung học hay số đơn vị học trình theo qui định hay không.
Quản lý danh sách thi lại: Kỳ thi phụ
– Khi có kết quả kỳ thi chính thì số sinh viên chƣa đạt sẽ đƣợc quyền dự thi kỳ thi phụ sau đó. Trừ một số trƣờng hợp cá biệt thì sinh viên có thể không thi. – Chọn khoa, lớp, học kỳ và môn học cần thi lại, cửa sổ bên trái là tất cả những
sinh viên đã thi kỳ thi chính mà kết quả không đạt của môn học đang chọn (kể các những sinh viên đăng ký học trả nợ).
– Chọn mũi tên hay để thêm hay bớt cả lớp.
5.2.7 Quản lý thi
Gồm các mục sau:
Lập lich thi
– Chọn Khoa, Lớp và Kỳ học sẽ có đƣợc Kế hoạch học tập tƣơng ứng. – Trong kế hoạch học tập ta xác định ngày thi, buổi thi và hình thức thi
– Khi có thời gian thi (ngày thi và buổi thi) đƣợc xác định sẽ xác định đƣợc phòng trông vào thời điểm đó để tiếp tục phân phòng thi.
– Các Report có thể chọn để in gồm có: danh sách thi, danh sách thi tốt nghiệp, lịch thi HK và lịch thi tốt nghiệp.
Quản lý phách
– Tạo phách cho các môn thi tự luận: Chọn khoa, lớp và học kỳ
– Chọn môn học chƣa tạo phách, chọn hình thức tạo phách và nhấn nút "Tạo Phách".
– Chú ý: Nếu môn học đã có phách rồi hay thậm chí đã có điểm thì phải rất thận trọng vì sẽ dễ bị tráo phách nên hệ thống sẽ nhắc nhỡ.
– Nếu môn học không phải là hình thức tự luận sẽ nhận cảnh báo sau:
Nhập điểm thi tự luận
– Chọn Khoa, lớp, kỳ học (112) và kỳ thi (chính hay phụ)
– Chọn môn thi cần nhập điểm. Chỉ có môn thi Tự luận thì mớ có thể nhập điểm ở đây.
– Nếu nhƣ ngƣời dùng có đủ quyền để nhập điểm và cột chính thức đang còn chƣa đúng, nghĩa là bảng điểm vẫn chƣa chính thức công nhận thì chƣơng trình mới cho nhập điểm. Nếu không thoả mãn các điều kiên trên thì chƣơng trình không cho nhập điểm.
– Khi nhập điểm xong sẽ in ra bảng kiểm tra phách cho chính xác và xác nhận vào bằng cách chuyển cột chính thức trở thành True. Lúc này bảng điểm chính thức công nhận, bảng điểm không đƣợc quyền thay đổi.