3.3.4.1 Chức năng quản lý dữ liệu
– Quản lý khoa: Thu thập, lƣu trữ và inra các thông tin về khoa. – Quản lý môn học: Xây dựng những thông tin về môn học.
– Quản lý ngành học: Xây dựng và lƣu trữ những thông tin về ngành học. – Quản lý lớp học: Xây dựng những thông tin về lớp học.
– Quản lý hồ sơ sinh viên: Quản lý những thông tin về hồ sơ sinh viên.... – Quản lý phòng học: Quản lý những thông tin về phòng học.
3.3.4.2 Chức năng quản lý chương trình
– Quản lý khung chương trình: Xây dựng và lƣu trữ những thông tin về khung chƣơng trình đào tạo các ngành học đang quản lý.
– Quản lý kế hoạch học tập: Xây dựng và kiểm tra những thông tin về kế hoạch học tập của các lớp hằng năm.
3.3.4.3 Chức năng quản lý danh sách:
– Quản lý danh sách học: Từ kế hoạch học tập các lớp, kết hợp với danh sách sinh viên trong từng lớp chuyên ngành để đƣa ra danh sách những sinh viên phải học các môn theo kế hoạch học tập của lớp. Đây cũng là danh sách theo dõi tính chuyên cần, điều kiện dự thi và kết quả là danh sách thi lần thứ nhất của sinh viên theo học.
7. Xét tốt nghiệp
7.1 Quản lý chứng chỉ GDTC&GDQP 7.2 Tổng hợp điểm toàn khoá
7.3 Lập danh sách xét tốt nghiệp 7.4 Lập danh sách nợ tốt nghiệp
– Quản lý danh sách học trả nợ: Sau 2 lần thi (Kỳ thi chính và thi phụ) mà sinh viên có kết quả chƣa đạt thì sẽ đợi những kỳ học tiếp theo, làm đơn xin đăng ký học lại những môn chƣa đạt cùng với các lớp khác theo qui định. Nếu có đủ điều kiện sẽ đƣợc dự thi cùng với lớp mới và sẽ lấy điểm cho môn học lớp cũ. – Quản lý danh sách thi trả nợ: Sau khi có kết quả kỳ thi chính (lần 1,3,5..), rút
ra những sinh viên chƣa đạt để tổ chức kỳ thi phụ.
3.3.4.4 Chức năng quản lý thi
– Lập lịch thi: Dựa trên kế hoạch học tập và số lƣợng sinh viên dự thi để xây dựng lịch thi (chính và phụ) cho phù hợp với qui định, sau đó in lịch thi dƣới nhiều hình thức khác nhau: Lịch thi trƣờng để xét duyệt chung, lịch thi theo khoa, theo lớp, theo sinh viên, theo ngày, theo phòng thi... để sử dụng trong các mục đích khác nhau.
– Quản lý phách: Tất các các môn thi tự luận (hình thức phổ biến nhất) sẽ đƣợc tạo phách tự động với nhiều mức độ phức tạp tuỳ chọn, sau đó in ra bảng hƣớng dẫn ghi phách cho cán bộ có trách nhiệm ghi phách lên bài thi, tiến hành rọc phách đúng qui trình và giao cho giáo viên chấm bài thi đã đƣợc bảo mật bằng mã số phách.
– Nhập điểm thi: Tuỳ hình thức thi mà có các qui trình nhập điểm thi khác nhau cho cả hai kỳ thi chính và phụ của một học kỳ.
Điểm tự luận sẽ đƣợc nhập theo mã phách tƣơng ứng.
Điểm thi trắc nghiệm sẽ nhập vào bảng điểm theo một qui trình riêng, đảm bảo tính trung thực, công bằng của thi trắc nghiệm.
Nhập điểm trực tiếp sẽ dành cho những hình thức thi mà kết quả thi đã đƣợc xác định nhƣ thi vấn đáp, thi thực hành, đồ án...
Để đảm bảo (tương đối) tính tin cậy của kết quả thi lƣu trữ lâu dài, quá trình nhập điểm sẽ yêu cầu kiểm tra và xác nhận tính chuẩn xác của kết quả nhập vào. Khi đã đƣợc xác nhận (việc xác nhận điểm chỉ xảy ra một chiều, nghĩa là khi kết quả chưa được công nhận thì có quyền thay đổi, sau khi đã kiểm tra chính xác sẽ chuyển từ chế độ chưa xác nhận sang chế độ đã xác nhận, không cho phép chuyển ngược lại) thì kết quả điểm mới đƣợc công nhận và những cán bộ tham gia công việc nhập điểm sẽ không đƣợc phép thay đổi kết quả. Trƣờng hợp thật sự có sai sót
cần thiết phải sửa chữa thì cần phải có ngƣời với quyền cao hơn. Giải pháp này sẽ tăng đƣợc tính tin cậy cho kết quả lƣu trữ.
3.3.4.5 Chức năng Tổng hợp điểm
– Tổng hợp điểm theo học kỳ và năm học: Từ kết quả các môn học khác trong học kỳ, chức năng này sẽ gộp lại thành kết quả tổng hợp chung để đánh giá, theo dõi kết quả học tập của sinh viên trong học kỳ hay năm học đó nhằm theo dõi, đánh giá và đƣa ra các quyết định liên quan nhƣ dừng học, thôi học hay lên lớp của sinh viên.
– Kiểm soát bảng điểm: Chức năng này cho phép ghi kết quả điểm ra tập tin theo tiêu chí nào đó, và cũng có thể cho sao chép kết quả điểm từ máy này sang máy khác nhằm đồng bộ kết quả học tập của sinh viên mà không mất công phải nhập lại bảng điểm. và quan trọng hơn, chức năng này còn có thể phát hiện những sai lạc kết quả bảng điểm từ tập tin so với bảng điểm hiện tại, mục đích để phát hiện ra những sai lạc bất thƣờng kết quả điểm, nhằm giảm đi cơ hội sửa kết quả điểm trong quá trình lƣu trữ.
– Tổng hợp điểm cho sinh viên: Nhằm đáp ứng các nhu cầu khác nhau của sinh viên về kết quả học tập của mình.
3.3.4.6 Chức năng xét học bổng
– Quản lý điểm rèn luyện: Cuối mỗi học kỳ, các lớp sinh viên sẽ họp dƣới sự chỉ đạo của giáo viên chủ nhiệm để bình xét két quả rèn luyện của từng sinh viên trong lớp. Kết quả dƣới thang điểm 100 sẽ đƣợc nhập vào để theo dõi. Ngoài ra chức năng này còn thực hiện việc chuyển đổi từ điểm rèn luyện sang điểm rèn luyện qui đổi theo qui định.
– Quản lý học bổng chính sách và trợ cấp xã hội: nhằm theo dõi những sinh viên có chế độ ƣu tiên này.
– Quản lý học bổng khuyến khích học tập: dựa vào quỹ học bổng của từng lớp và các qui định về thứ tự ƣu tiên: Học bổng chính sách, trợ cấp xã hội và điểm trung bình chung mở rộng của từng học kỳ để đƣa ra danh sách những sinh viên có đủ điều kiện nhận học bổng khuyến khích học tập của lớp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.3.4.7 Chức năng xét tốt nghiệp:
– Quản lý danh sách đuợc cấp chứng chỉ giáo dục thể chất và giáo dục quốc phòng: Giáo dục thể chất và giáo dục quốc phòng là những học phần bắt buộc theo qui định của Bộ Giáo dục và đào tạo. Các học phần này do Bộ môn Giáo dục thể chất và Trung tâm quốc phòng quản lý và cấp chứng chỉ riêng khi có đủ điểm. Sinh viên chỉ đuợc xét tốt nghiệp khi có đủ 2 chứng chỉ này.
– Tổng hợp điểm toàn khoá: Từ những kết quả các môn học riêng lẽ, tổng hợp lại thành kết quả tổng hợp toàn khoá học cho một lớp nhằm mục đích chuẩn bị xét tốt nghiệp cũng nhƣ tổng hợp điểm toàn khoá cho sinh viên.
– Danh sách xét tốp nghiệp: đƣa ra danh sách những sinh viên đủ điều kiện tốt nghiệp.
– Danh sách nợ tốp nghiệp: đƣa ra danh sách những sinh viên chƣa đủ điều kiện tốt nghiệp cùng với các lý do cụ thể.