Tiểu luận môn lý thuyết công ty LÝ THUYẾT TỔ CHỨC, THIẾT KẾ & THAY ĐỔI

MỤC TIÊU HỌC TẬP Tiếp theo Thảo luận về ma trận và cơ cấu nhóm sản phẩm khác nhau và tại sao, khi nào chúng được lựa chọn để phối hợp các hoạt động của tổ chức.. Ví dụ : bộ phận kinh doa

LÝ THUYẾT TỔ CHỨC, THIẾT KẾ &

THAY ĐỔI Fifth Edition Gareth R Jones

Chương 6 :

Thiết kế cơ cấu tổ chức Chuyên môn hóa và Phối hợp

MỤC TIÊU HỌC TẬP

Giải thích lý do tại sao hầu hết các tổ chức ban đầu có một cấu trúc chức năng và tại sao, theo thời gian, các vấn đề phát sinh với cấu trúc này đòi hỏi một sự thay đổi đến một cấu trúc phức tạp hơn

Phân biệt giữa ba loại cấu trúc bộ phận (sản phẩm, địa lý, thị trường), mô tả cách thức hoạt động của một cấu trúc bộ phận

Giải thích lý do tại sao nhiều tổ chức sử dụng cấu trúc này để phối hợp các hoạt động

MỤC TIÊU HỌC TẬP (Tiếp theo)

Thảo luận về ma trận và cơ cấu nhóm sản phẩm khác nhau và tại sao, khi nào chúng được lựa chọn để phối hợp các hoạt động của tổ chức

Xác định tính chất độc đáo của cấu trúc mạng lưới và các điều kiện có nhiều khả năng được lựa chọn như là thiết kế của sự lựa chọn

A - CẤU TRÚC CHỨC NĂNG

(Functional Structure )

Cấu trúc chức năng là một thiết kế mà các nhóm người trên cơ sở phổ biến kinh nghiệm và chuyên môn hoặc các nguồn lực mà họ sử dụng

Cấu trúc chức năng là nền tảng của sự khác biệt nằm ngang

Tổ chức các nhóm nhiệm vụ chức năng để tăng tính hiệu quả của mục tiêu mà nó đạt được

Ví dụ :

Những nhà sở hữu của các công ty rất nhỏ, có thể thuê các chuyên gia bên ngoài để điều hành kế toán và tiếp thị

Tuy nhiên khi tổ chức phát triển về qui mô và tính phức tạp nó thường phát triển các chức năng trong nội bộ

Vì thế việc điều hành kế toán và tiếp thị tự nó hiệu quả hơn đi thuê các chuyên gia bên ngoài

Hình 6-1A: Cấu trúc chức năng

Tiếp thị

& bán hàng

Tiếp thị

& bán hàng

Sản xuất

Quản lý nguyên vật liệu

Quản lý nguyên vật liệu

Tài chính

Tài chính

CEO

Hình 6-1B: Cấu trúc chức năng (tiếp theo)

Tiếp thị

& Bán hàng

Tiếp thị

& Bán hàng

Sản xuất

Quản

lý nguyên vật liệu

Quản

lý nguyên vật liệu

Tài chính

Tài chính

CEO

THUẬN LỢI CỦA CẤU TRÚC CHỨC

NĂNG :

Cung cấp cho mọi người có cơ hội để học hỏi ở người khác và trở nên chuyên nghiệp hơn và hiệu quả hơn

Những người có kỹ năng phổ biến được lắp vào một nhóm chức năng, có thể hỗ trợ và kiểm soát hành vi của nhau

Mọi người trong nhóm chức năng làm việc chặt chẽ, phát triển các chỉ tiêu và các giá trị, cho phép họ trở nên hiệu quả hơn trong những công việc họ phụ

KIỂM SOÁT VẤN ĐỀ TRONG MỘT

CẤU TRÚC CHỨC NĂNG

Vấn đề thông tin (Communication Problems) :

Khi nhiều chức năng của tổ chức phát triển, với hệ thống phân cấp riêng của mình, chúng trở nên ngày càng xa nhau

Ví dụ : bộ phận kinh doanh nghĩ rằng cần thiết

phải thoả mãn nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng để làm tăng doanh số; bộ phận sản xuất nghĩ vấn đề chính là đơn giản hoá sản phẩm để giảm chi phí …

Khi trong nhận thức kết quả có sự khác nhau, sẽ

Vấn đề đo lường (Measurement Problems):

Khi tổ chức lớn mạnh, thông tin cần thiết để

đo lường lợi nhuận của các nhóm chức năng trong lợi nhuận tổng thể thường rất khó để có được

Vấn đề vị trí (Location Problems):

Khi công ty lớn mạnh cần phải thiết lập các cửa hàng ở các vị trí địa lý khác nhau để phục vụ nhu cầu của khách hàng

Việc kiểm soát tập trung cản trở khả năng đáp

KIỂM SOÁT VẤN ĐỀ TRONG MỘT

CẤU TRÚC CHỨC NĂNG (Tiếp theo)

KIỂM SOÁT VẤN ĐỀ TRONG MỘT

CẤU TRÚC CHỨC NĂNG (Tiếp theo)

Vấn đề chiến lược (Strategic Problems):

Những nhà quản lý cấp cao thường dành nhiều thời gian để tìm kiếm giải pháp cho những vấn đề hợp tác hàng ngày

Vì thế họ không có thời gian để xác định các vấn đề chiến lược dài hơi hơn phải đối mặt của công ty

KIỂM SOÁT VẤN ĐỀ TRONG MỘT

CẤU TRÚC CHỨC NĂNG (Tiếp theo)

GIẢI QUYẾT CÁC VẤN ĐỀ KIỂM SOÁT

Các nhà quản lý có thể giải quyết các vấn đề kiểm soát có liên quan với một cấu trúc chức năng, như sự kết nối thông tin nghèo nàn giữa các chức năng, bằng cách thiết kế lại cấu trúc chức năng để gia tăng sự liên kết giữa các chức năng với nhau

Thí dụ : các thách thức liên tục của một tổ

chức là làm thế nào để quản lý sự liên kết giữa kinh doanh và tiếp thị

Hình 6.2A : Các mối quan hệ truyền thống

CEO

R&D Bán hàng Tiếp thị Sản xuất

B - TỪ CẤU TRÚC CHỨC NĂNG ĐẾN CẤU

TRÚC BỘ PHẬN

Cấu trúc chức năng là thích hợp nếu công ty :

Chỉ sản xuất những sản phẩm nhỏ tương tự nhau

Sản xuất những sản phẩm đó trong một hoặc một vài khu vực nhất định

Bán chúng cho một loại khách hàng hoặc người tiêu dùng

Khi công ty phát triển, chúng bắt đầu sản xuất các sản phẩm có thể khác với nhau.

Tuy nhiên, khi công ty gia tăng sản xuất hàng hóa và dịch vụ, thường gia tăng thị trường tiêu thụ

và phục vụ các loại khách hàng khác nhau

Cần thiết một cấu trúc gia tăng sự kiểm soát điều hành của công ty đối với các bộ phận để các sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng

Để đưa ra một cấu trúc mới thì thường dựa trên 3 yêu cầu sau :

Gia tăng sự phân công theo chiều dọc :

Gia tăng số lượng thứ bậc trong hệ thống; thẩm quyền ra quyết định tập trung ở những ngưởi lãnh đạo cao nhất của công ty

Gia tăng sự phân công theo chiều ngang :

thể hiện ở việc phân chia thành những nhóm chức năng

Gia tăng sự hợp tác : Để đạt được quyền

kiểm soát cả về chiều dọc lẫn chiều ngang, công

ty cần gia tăng sự hợp tác giữa các bộ phận

Hình 6-3: Phân công và Phối hợp.

Công ty được minh họa gồm 2 cấp bậc và

3 bộ phận và cơ chế phối hợp được sử dụng là quyền lực tập trung

Hình 6-3: Phân công và Phối hợp (Tiếp theo)

CEO

Sự hợp tác

Khi công ty lớn mạnh và phức tạp thì nó phân thành 3 cấp và 8 phòng ban.

Bởi vì có sự gia tăng trong sự phân công, nó cần có nhiều sự phối hợp hơn và

do đó tạo nên các đội đặc nhiệm để giám sát các hoạt động của các bộ phận

CẤU TRÚC BỘ PHẬN (Divisional Structure)

Là cấu trúc mà các công ty sử dụng đề giải quyết các vấn đề kiểm soát xuất phát từ quá trình sản xuất ra các sản phẩm khác nhau trong nhiều khu vực cho nhiều loại khách hàng khác nhau

Mục tiêu thay đổi sang cấu trúc bộ phận là tạo nên những bộ phận nhỏ hơn và có khả năng tự quản lý nhiều hơn trong cùng một công ty

Tùy theo đặc tính của vấn đề cần giải quyết mà

sử dụng cấu trúc sản phẩm, cấu trúc địa lý hay cấu

Các dạng cơ cấu bộ phận mà những người quản

lý lựa chọn dựa vào các đặc tính của vấn đề cần giải quyết Nếu đó là vấn đề do số lượng và độ phức tạp của sản phẩm thì công ty sẽ sẽ chia các hoạt động của nó theo sản phẩm và sử dụng cơ cấu sản phẩm.

Nếu vấn đề liên quan đến số lượng địa điểm mà công ty sản xuất và bán sản phẩm thì công ty sẽ chia hoạt động của mình theo vùng địa lý và sử dụng cơ cấu địa lý.

Nếu vấn đề nhu cầu để phục vụ nhiều nhóm khách hàng khác nhau thì công ty sẽ chia hoạt động của

Cấu trúc theo sản phẩm thường được sử dụng bởi các công ty thực phẩm, đồ gỗ, các công ty sản xuất sản phẩm chăm sóc cá nhân, sản xuất giấy và các sản phẩm khác mà có sự tương đồng và sử dụng các chức năng trợ giúp giống nhau

Bởi vì việc sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau trong cùng 1 dây chuyền thì khó khăn và chi phí cao, nên một công ty có thể tạo ra các bộ phận sản xuất khác nhau.

Ví dụ : trong công ty sản xuất thực phẩm đông lạnh thì có thể chia thành các bộ phận như rau quả đông lạnh, thức ăn đầu bữa đông lạnh, súp đông lạnh hay thực phẩm nướng

Việc phân chia như vậy đã làm tăng phân công lao động theo chiều ngang Mỗi một bộ phận có 1 dây chuyền sản xuất riêng, các bộ phận có 1 hệ thống cấp bậc riêng - đứng đầu là 1 giám đốc bộ phận sản phẩm

Mỗi một giám đốc bộ phận sản phẩm ngoài việc chịu trách nhiệm cho các hoạt động sản xuất

và bảo quản của bộ phận mình còn phải chịu trách nhiệm cho các hoạt động của các chức năng hỗ trợ chính như là marketing và quản lý tài nguyên.

Những người quản lý bộ phận sản phẩm đã thêm 1 cấp hệ thống cấp bậc của công ty và làm

Trong cơ cấu bộ phận sản phẩm, các chức năng

hỗ trợ như là bán hàng, nghiên cứu và phát triển sản phẩm quản lý tài nguyên và tài chính được tập trung vào bộ phận cấp cao của công ty Mỗi một bộ phận sản phẩm sử dụng sự phục vụ của các trung tâm chức năng hỗ trợ và nó không có chức năng hỗ trợ riêng.

Mỗi nhóm sản phẩm sẽ được nhận 1 chuyên gia chức năng cho từng chức năng, dựa vào yêu cầu đặc biệt của từng bộ phận sản phẩm Ví dụ như chức năng nghiên cứu và phát triển sản phẩm được phân vào trong bốn nhóm, mỗi một nhóm

Sự sắp xếp này làm cho mỗi nhóm chuyên môn hơn và trở nên thành thạo hơn trong việc quản lý các yêu cầu của nhóm sản phẩm mà họ chịu trách nhiệm Bởi vì tất cả các nhóm nghiên cứu và phát triển sản phẩm cùng thuộc về trung tâm chức năng, họ có thể chia sẽ các kiến thức và thông tin cho nhau

Ví dụ như trong công ty sản xuất thực phẩm đông lạnh nói trên thì nhóm R&D tập trung vào rau quả đông lạnh có thể chia sẽ các sáng kiến về phương pháp làm lạnh nhanh chóng với súp đông

Hình 6-4 : Cấu trúc sản phẩm

GĐ

bán hàng

GĐ R&D

GĐ Sản xuất

GĐ tài chính CEO

Cấu trúc đa bộ phận (Multidivisional

structure):

Cấu trúc trong đó chức năng hỗ trợ được đặt trong các bộ phận độc lập

Mỗi bộ phận có thiết lập của riêng chức năng

hỗ trợ và kiểm soát giá trị riêng của mình

Trụ sở chính công ty : chịu trách nhiệm giám sát các hoạt động của các nhà quản lý nhóm từng

bộ phận

Cho phép một công ty hoạt động trong nhiều ngành kinh doanh khác nhau

Thuận lợi : Cấu trúc đa bộ phận.

Tăng hiệu quả tổ chức : rõ ràng phân chia lao động giữa các nhà quản lý doanh nghiệp và bộ phận thường thường làm tăng hiệu quả tổ chức.

Tăng kiểm soát : Quản lý cấp cao giám sát các quản lý bộ phận Quản lý cấp bộ phận được thúc đẩy thực hiện nhiệm vụ bởi quản lý cấp cao

Tăng lợi nhuận : cấp công ty dễ dàng phân biệt được bộ phận nào mang lại nhiều lợi nhuận nhất Vì vậy có thể phân phố vốn tốt hơn để đẩy mạnh sự lớn mạnh chung

Thị trường lao động nội bộ : các quản lý bộ phận có khả năng nhất được thúc đẩy để trở thành các

Bất lợi : Cấu trúc đa bộ phận.

Quản lý mối quan hệ của công ty và bộ phận: tìm kiếm sự cân bằng giữa tập trung và phân cấp

Vấn đề phối hợp giữa các bộ phận : bộ phận bắt đầu cạnh tranh cho các nguồn lực và các vấn đề phối hợp giữa các bộ phận

Chuyển giá : vấn đề giữa các bộ phận thường xoay quanh giá chuyển nhượng, nghĩa là, giá mà tại đó một bộ phận bán một sản phẩm hoặc thông tin về sự đổi mới cho bộ phận khác.

Vấn đề thông tin : hệ thống thứ bậc cao có xu hướng có vấn đề thông tin, đặc biệt là sự biến dạng của thông tin

Cấu trúc nhóm sản phẩm (Product team structure):

Cấu trúc nhóm sản phẩm : các chuyên gia từ các chức năng hỗ trợ được đưa vào các nhóm phát triển sản phẩm để chuyên môn hóa các yêu cầu chi tiết của loại sản phẩm

Phân quyền hơn cấu trúc chức năng hay cấu trúc bộ phận sản phẩm Các chuyên gia trong trong những nhóm sản phẩm khác nhau sẽ được quyền quyết định cho sản phẩm của mình

Hình 6-7 : Cấu trúc nhóm sản phẩm

GĐ

bán hàng

GĐ R&D

GĐ Sản xuất

GĐ tài chính CEO

II- Cấu trúc bộ phận thứ hai : Theo địa lý

(Geographic Structure)

Khi một tổ chức lớn mạnh, nó sẽ phát triển khách hàng của 1 quốc gia Khi nó lan toả ra những vùng khác nhau của đất nước, nó cần điều chỉnh cấu trúc để năng lực sản xuất đáp ứng được nhu cầu của khách hàng ở những vùng địa lý khác nhau

Cấu trúc địa lý cho phép những cấp chức năng được tập trung tại trụ sở chính và ngoài ra thì được phân quyền ở cấp địa phương

Trung tâm chức năng hỗ trợ

Vùng hoạt động

Vùng hoạt động

Vùng hoạt động

Các cửa

hiệu độc lập

Hình 6-8:

Cấu trúc địa lý

III- Cấu trúc bộ phận thứ ba : Cơ cấu thị trường

(Market Structure)

Cấu trúc theo thị trường sắp xếp những kỹ năng thuộc chức năng và hoạt động với nhu cầu của từng nhóm khách hàng khác nhau

Marketing, không phải sản xuất, trở thành cơ bản nhất trong việc tổ chức thành lập các bộ phận

Chức năng hỗ trợ trung tâm

Thương mại Người tdùng Chính quyền Công ty

Hình 6-9 : Cấu trúc thị trường

C- CẤU TRÚC MA TRẬN

(Matrix Structure)

Cấu trúc ma trận : một thiết kế tổ chức các nhóm người và nguồn lực trong hai cách đồng thời, theo chức năng và sản phẩm

Ma trận là một mạng lưới hình chữ nhật cho thấy một dòng chảy thẳng đứng của trách nhiệm chức năng và dòng chảy ngang trách nhiệm sản phẩm

PCT

Kỹ thuật

PCT

KD &

Tiếp thị

PCT Tài chính

PCT

NC &

Phát triển

PCT Mua hàng

Hình 6-10:

Cấu trúc

ma trận

Thuận lợi của một cấu trúc ma trận

Việc sử dụng chéo các nhóm chức năng được thiết kế để giảm các rào cản chức năng và khắc phục vấn đề định hướng

Mở rộng giao tiếp giữa các chuyên gia chức năng

và cung cấp cơ hội cho các thành viên nhóm từ chức năng học hỏi lẫn nhau và phát triển kỹ năng của họ

Ma trận cho phép một tổ chức để tối đa hóa việc

sử dụng các chuyên gia lành nghề, những người di chuyển từ sản phẩm đến sản phẩm khi cần thiết

Bất lợi của một cấu trúc ma trận

Ma trận thiếu một cấu trúc điều khiển dẫn các nhân viên để phát triển kỳ vọng ổn định của một người khác

Việc thiếu một hệ thống phân cấp được xác định rõ ràng thẩm quyền cũng có thể dẫn đến xung đột giữa các chức năng và các đội sản phẩm về việc sử dụng các nguồn tài nguyên

Cấu trúc ma trận đa bộ phận (The Multidivisional Matrix Structure)

Cấu trúc ma trận đa bộ phận : cho phép

một tổ chức điều phối các hoạt động có hiệu quả nhưng rất khó để quản lý

Một cấu trúc cung cấp cho phối hợp tốt hơn giữa các nhà quản lý doanh nghiệp và giám đốc khu vực và giữa các giám đốc khu vực với nhau

Cấu trúc mạng lưới (Network Structure)

Cấu trúc mạng là một nhóm các tổ chức khác nhau có những hành động được điều phối bởi hợp đồng và thỏa thuận hơn là thông qua một hệ thống phân cấp chính thức của cơ quan

Rất phức tạp như các công ty dưới hình thức thỏa thuận với nhiều nhà cung cấp, nhà sản xuất và nhà phân phối

Thỏa thuận như vậy là cần thiết như tổ chức outsources, các hoạt động tạo ra giá trị liên quan đến hàng hóa dịch vụ trong sản xuất và tiếp thị

Ví dụ :

Nike, lớn nhất và hầu hết lợi nhuận đến từ nhà sản xuất giày thể thao trên thế giới, đã phát triển một cấu trúc mạng rất phức tạp để sản xuất giày của

họ

Tại trung tâm của mạng là chức năng thiết kế và nghiên cứu sản phẩm của Nike nằm ở Beaverton, Oregon, nơi mà các nhà thiết kế tiên phong của Nike phát minh thiết kế giày thể thao

Hầu như tất cả các chức năng khác của Nike đều được đem thuê ngoài cho các công ty trên khắp thế

Thuận lợi của cấu trúc mạng lưới

Để mức độ mà một đối tác mạng có thể thực hiện một hoạt động cụ thể chức năng đáng tin cậy, và với chi phí thấp hơn, chi phí sản xuất giảm

Cho phép một tổ chức hành động một cách hữu cơ

Các đối tác mạng có thể được thay thế nếu họ không thực hiện đạt tiêu chuẩn